Mẹo sử dụng PowerPiont chuyên nghiệp

Trêng THCS S¬n LÔ TÝch lòy chuyªn m«n
Vấn đề 3
Mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp
Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam.
Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây
xin giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên
nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn được định
nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,…
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003, chọn
Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện
các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt.
- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư
viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download
trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác.
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy
thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn
toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003, chọn View > Master > Slide Master. Lúc này
PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ
trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master
View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo
mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các
quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation)
cũng có tác dụng tốt cho người xem.

Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn.
Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation.
------------------ ♣ ♣ 9 ♣ ♣------------------
GV: §µo Minh HiÕu

Trêng THCS S¬n LÔ TÝch lòy chuyªn m«n
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho
đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi
từ trên xuống dưới…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến
(TCVN, VNI, font thư pháp…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính
khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung
như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint chọn Save as. Tại hộp
thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn
ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint
lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các
chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ
gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các
font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ
có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo
cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint chọn Movies and Sounds > Movie from file. Từ
đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.

5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng
thời Shift+F3.
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở
về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình
thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời
Shift+F5.
------------------ ♣ ♣ 10 ♣ ♣------------------
GV: §µo Minh HiÕu

Trêng THCS S¬n LÔ TÝch lòy chuyªn m«n
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter.
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Chèn đối tượng vào PowerPoint
Thao tác chèn đối tượng (hình ảnh, file nhạc, file video,...) vào slide trong PowerPoint
hoàn toàn giống như trong Word, thậm chí còn dễ hơn vì không phải định dạng.
Chèn hình
Đặt con nháy ở vị trí cần chèn, bấm menu Insert > Picture > From File rồi bấm đúp chuột lên
file hình cần chèn. Nếu hình cần chèn là một cửa sổ chương trình đang nằm trên desktop,
bạn bấm tổ hợp hai phím Alt+PrintScreen (để chụp nguyên màn hình) vào bộ nhớ rồi bấm
Ctrl+V ở cửa sổ PowerPoint để dán hình vào slide.
Ngoài cách dán trực tiếp như trên có thể dán vào một chương trình xử lý ảnh như Paint
(trong Start > Program > Accessories) hay Photoshop để thực hiện chỉnh sửa, lưu thành file.
Sau đó dùng tính năng chèn file ảnh của PowerPoint như đã nói ở trên để đưa hình vào slide.
Để tăng thêm phần sinh động khi trình chiếu, sau khi chèn hình, bạn thực hiện tạo hiệu ứng
cho hình.
Chèn các đối tượng khác
Để chèn một đối tượng khác, bạn bấm menu Insert rồi bấm chọn đối tượng cần chèn như:
------------------ ♣ ♣ 11 ♣ ♣------------------

GV: §µo Minh HiÕu

Trêng THCS S¬n LÔ TÝch lòy chuyªn m«n
bảng biểu (Table), biểu đồ (Chart), sơ đồ (Diagram), ứng dụng (Object), phim và âm thanh
(Movies and Sounds), liên kết (Link)...
Đối với việc chèn file âm thanh, phim hoặc liên kết, bạn tạo một thư mục mới rồi copy các
file định chèn vào đó trước khi thực hiện. Sau khi chèn xong, bạn thực hiện lưu file
PowerPoint vào thư mục này. Khi copy file PowerPoint dạng này thì copy nguyên cả thư
mục nói trên.
Khi chèn liên kết, bạn có thể bấm nút Place in This Document để liên kết đến một slide khác
trong cùng file đang thực hiện.
Định dạng cách hiển thị đối tượng
Đối tượng chèn vào có thể nằm trên hoặc dưới chữ (hoặc một đối tượng khác). Muốn đối
tượng nằm trên, bạn bấm chuột phải lên đối tượng, chọn Order > Bring to Front hoặc Bring
to Forward. Còn muốn đưa đối tượng xuống dưới, bạn thực hiện lại cách trên và chọn một
trong hai lệnh còn lại của menu Order.
Trong trường hợp muốn gộp nhiều đối tượng lại thành một nhóm để dễ tạo chung một hiệu
ứng hoặc dễ chỉnh sửa, bạn bấm giữ phím Ctrl trong khi bấm chọn các đối tượng rồi bấm
chuột phải lên một đối tượng và chọn Grouping > Group.
Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint
------------------ ♣ ♣ 12 ♣ ♣------------------
GV: §µo Minh HiÕu

Trêng THCS S¬n LÔ TÝch lòy chuyªn m«n
Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện
nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy...
Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho
việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp.
Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được một
bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay để ứng

phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint.
Chọn màu cho dương bản
Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người
xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ.
Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm.
Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn
Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects.
Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ
xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và
chỉnh các thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở
về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới
cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và
Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất. Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho
màu giống dương bản một thì nhấn chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái
(thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide.
Màu và kích cỡ cho Font chữ
Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng,
xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 20-44
pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng
số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).
Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?
Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn
người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu
quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ
có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi dương
bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian
vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2
hiệu ứng cho chữ.
Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination.
Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ

như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)...
------------------ ♣ ♣ 13 ♣ ♣------------------
GV: §µo Minh HiÕu