Quản lý dự án xây dựng với Microsoft Project

Chuyên đề

Tổng quan về MS Project và QLDA

Biên soạn : Lưu Trường Văn
1


Nội dung
Tổng quan về QLDA
4 bước chính của QLDA

Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn

2


1. Tổng quan về quản lý dự án
(QLDA) (1)
• QLDA là duy trì quy mô, tiến độ, và nguồn
lực cân bằng nhau.
• Nói chung, QLDA có nghĩa là lập kế hoạch,
tổ chức, và theo dõi các nhiệm vụ của một
dự án; nhận dạng và lập tiến độ tài nguyên
để hoàn thành các nhiệm vụ đó.
Nguồn lực mà đã được phối
hợp với thời gian để hoàn
thành dự án của bạn phải
tương xứng với quy mô dự
án của bạn
3

1. Tổng quan về QLDA (2)

Quy
mô

Tiến
độ

Nguồn
lực

Quy mô là
một chuỗi của
các nhiệm vụ
đã được yêu
cầu để hoàn
thành các
mục tiêu dự
án.

Một tiến độ
chỉ ra thời
gian và thứ tự
của mỗi nhiệm
vụ cũng như
là thời gian
hoàn thành
toàn bộ dự án

Nguồn lực là
con người và
thiết bị mà
cần để hoàn
thành các
nhiệm vụ dự
án.
4


1. Tổng quan về QLDA (3)
• Khi bạn quản lý các dự án, bạn mong
muốn chắc chắn rằng những mục tiêu
cụ thể của dự án được đáp ứng càng
hiệu quả càng tốt.
• Kế hoạch dự án là công cụ để giúp bạn
đạt được mục đích nói trên.
• Nhưng nếu QLDA không phải là công
việc chính của bạn, bạn có thể sẽ né
tránh việc tạo ra 1 kế hoạch và né tránh
sử dụng nó.
5


1. Tổng quan về QLDA (4)
• Không có 1 kế hoạch chính thức, bạn
giảm đi cơ hội để hoàn thành các mục tiêu
dự án.
• Nếu bạn không thể dể dàng kiểm tra ai

đang làm gì hoặc khi nào các công tác sẽ
được hoàn thành, bạn đang hủy hoại các
cơ hội của bạn để đáp ứng các mục tiêu
đó.
6


1. Tổng quan về QLDA (5)
• Và nếu có gì đó sai lầm, chẳng hạn như quá
hạn chót đã quy định hoặc trễ tiến độ, bạn có
thể chạm trán những khó khăn không cần thiết
trong sự xác định nguồn gốc của vướng mắc
cũng như là tác động của nó lên tiến độ.
• Quản lý dự án tốt giúp bạn tiếp tục công việc. Mọi
người trong ban QLDA sẽ có lợi từ sự phối
hợp và sự giao tiếp được cải thiện mà tạo ra
từ sự tập trung mạnh hơn vào các kết quả.
Bạn sẽ đạt được sự an tâm rằng mọi thứ đang
được kiểm soát.
7


2. 4 bước chính của QLDA (1)

Bước 4

4. Kết thúc dự án

Bước 3
3. Theo dõi và duy trì kế hoạch dự án

2. Lập kế hoạch dự án

1. Định nghĩa dự án

Bước 2

Bước 1

8


2. 4 bước chính của QLDA (2)
• Bạn có thể dùng MS Project cho bước 2 và

bước 3 để tạo ra một kế hoạch dự án, theo dõi
và QLDA.
• Nhưng không có chương trình QLDA nào có thể
giúp bạn nhiều trong các bước 1 và 4.
• Với bước 1, bạn cần viết ra các mục đích của
bạn và các giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn
hoặc là ngân sách dự án).
• Dẫu rằng bước 4 không yêu cầu 1 chương trình
QLDA, MS Project vẫn có thể để giúp bạn đánh
giá và lưu trữ 1 dự án tại lúc nó kết thúc. Đó là
hầu hết của những gì bạn cần làm trong bước 4 kết thúc 1 dự án.
9


2. 4 bước chính của QLDA (3)

Định nghĩa quy mô dự án

Xác định nguồn lực của bạn

Bước 1:
Định nghĩa
dự án

Xác định các giới hạn
tiến độ của bạn

10


2. 4 bước chính của QLDA (4)
Bước 1: Định nghĩa dự án
– Định nghĩa quy mô dự án.
• Bạn muốn hoàn thành các mục đích gì? Để hoàn thành những
mục đích này, những công tác chính nào và bao nhiêu công
tác là được yêu cầu?

– Xác định nguồn lực của bạn.
• Nguồn lực gì (con người và thiết bị) là có sẳn để giúp bạn đạt
được các mục tiêu dự án?

– Xác định các giới hạn tiến độ của bạn.
• Cần bao nhiêu lâu để hoàn thành dự án? Cái gì là những cột
mốc thời gian quan trọng và các hạn chót?

– Một khi bạn đã quyết định chọn các mục tiêu dự án và
cơ cấu tổ chức cho dự án của bạn, bạn sẽ làm cho nó
dồi dào hơn bởi việc tạo ra một kế hoạch dự án.
11


2. 4 bước chính của QLDA (5)
Bước 2: Lập kế hoạch dự án
KẾ HOẠCH DỰ ÁN CỦA BẠN: MỘT CÔNG
CỤ KHÔNG THỂ THIẾU
• Kế hoạch dự án là trái tim của QLDA.
• Nó định nghĩa quy mô, nguồn lực và tiến độ
trong một tài liệu, vì thế nó cho phép bạn giữ
những nhân tố này trong sự cân bằng xuyên
suốt dự án của bạn.
12


2. 4 bước chính của QLDA (6)
Bước 2: Lập kế hoạch dự án
• Một kế hoạch dự án sẽ giải thích rõ ràng
những nhân tố như là:
– bao nhiêu và công tác gì cần phải được làm,
– ai sẽ làm từng công tác,
– chi phí đã ước lượng của mỗi công tác, và chi phí đã
ước lượng của toàn dự án,
– thứ tự các công tác,
– quan hệ trước sau giữa các công tác, và
– thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.
13

2. 4 bước chính của QLDA (7)
Bước 3: Lập kế hoạch dự án
Để một kế hoạch hiệu quả, bạn cần:
• Nhận dạng tất cả các công tác dự án và ai sẽ thực hiện
chúng.
• Đạt được công việc và ước lượng thời gian cho các
công tác: tốt nhất từ những ai chịu trách nhiệm trực
tiếp cho các công tác đó.
• Xác định quan hệ giữa các công tác.
– Ví dụ, khám phá nếu một công tác không thể bắt đầu mãi cho
đến khi một công tác khác kết thúc, nếu một vài công tác phải
được bắt đầu cùng thời điểm, hoặc nếu 2 công tác phải hoàn
thành tại cùng một thời điểm.

• Đưa ra công tác và các ràng buộc của dự án.
– Ví dụ, bạn có thể muốn một công tác bắt đầu vào một ngày cụ
thể.

14


2. 4 bước chính của QLDA (8)
Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án
• Khi dự án của bạn bắt đầu, kế hoạch
của bạn trở nên 1 công cụ đáng giá
giúp bạn định hướng và thực hiện dự
án.
• Với 1 kế hoạch dự án bạn có thể phân

tích cái gì đang thực hiện đúng và cái
gì đang sai sót suốt tiến trình dự án.

15


2. 4 bước chính của QLDA (9)
Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án
Sử dụng kế hoạch, bạn có thể:
• Theo dõi tiến trình dự án, so sánh dữ liệu thực
tế với những gì đã ước lượng.
• Xem xét lại các nhân tố nguồn lực, quy mô, và
tiến độ để cân bằng các ưu tiên của bạn.
• Nhận dạng các vướng mắc mà có thể làm cho
dự án của bạn chậm tiến độ.
• Phân tích các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt
dự án để đảm bảo rằng , ví dụ, không có ai
trong Ban QLDA là quá tải trong công việc.
• Thực hiện những thay đổi mà sẽ giúp bạn đạt
được các mục tiêu dự án sớm hơn.
16


2. 4 bước chính của QLDA (10)
Bước 4: Kết thúc dự án
• Một khi bạn đã đạt được các mục tiêu
của dự án và đáp ứng tất cả các tiêu
chuẩn mà báo hiệu kết thúc dự án, đó
chính là thời điểm để kết thúc dự án.
• Kết thúc dự án cũng quan trọng như bắt

đầu dự án, nếu bạn có thể áp dụng
những gì bạn học trong suốt giai đoạn
này đến các dự án tương lai.
17


2. 4 bước chính của QLDA (11)
Bước 4: Kết thúc dự án
Lúc kết thúc dự án, bạn có thể:
• So sánh kế hoạch ban đầu của bạn với quá
trình thực tế của những sự kiện dự án.
• Phân tích những vướng mắc và nhận dạng
các cho sự cải thiện trong tương lai.
• Đạt được các tài liệu dự án.
Không có chương trình QLDA nào có thể kết
thúc dự án thay cho bạn, nhưng một kế hoạch
dự án do bạn tạo ra bằng MS Project có thể giúp
bạn thiết lập một con đường thành công cho dự
án tương lai của bạn.
18


3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (1)
Microsoft Project là công cụ mạnh giúp
bạn tổ chức, theo dõi những cái khác
thường trong dự án của bạn

19

3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (2)
MS Project
có thể giúp bạn

Tính toán
hầu hết các
chi tiết của
tiến độ

Dể dàng cân
bằng các
nhân tố tiến
độ “găng”

20


3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (3)
Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ
• Bạn chỉ cần nhập vào một lương thông tin
tương đối, và Microsoft Project chăm sóc
phần còn lại.
– Ví dụ, nếu bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực hiện
một công tác, Microsoft Project tính toán ngày bắt đầu
và kết thúc của công tác đó. Một cách tự động, nếu
bạn định nghĩa nguồn lực một ngày làm việc 8 giờ,
Microsoft Project có thể cảnh báo bạn nếu có những
ngày mà nguồn lực sẽ là yêu cầu làm thêm.

21

3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (4)
Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ
• Ngoài ra, khi bạn thay đổi bất kỳ nhân tố nào,
Microsoft Project tính toán lại tiến độ, vì thế
bạn có thể nhìn thấy ảnh hưởng của thay đổi
lên dự án.
• Hãy nhớ rằng, khả năng lập tiến độ của
Microsoft Project là càng tốt tùy theo thông
tin bạn cung cấp cho nó, vì thế nên đảm bảo
rằng thông tin của bạn là đầy đủ và chính xác.

22


3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (5)
Dể dàng cân bằng các nhân tố tiến độ
“găng”
• Tại cấp độ dự án, Microsoft Project giúp bạn duy trì
một sự cân bằng trong vòng quy mô, nguồn lực, và
thời gian:
– Có phải nhiều công tác đã được thêm vào dự án của bạn nhưng
thời gian thực hiện không tăng?

• Một cái nhìn lướt qua tiến độ Microsoft Project của
bạn sẽ chỉ ra cho bạn những nguồn lực hiện tại là có
đủ để hoàn thành các công tác mới mà không có sự
mở rộng của hạn chót.

23


3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (6)
Phất cờ các vướng mắc – trước khi chúng tác động đến dự
án của bạn
• Khả năng để nhìn thấy phía trước và phòng tránh
những vướng mắc trong tiến độ trước khi chúng
xuất hiện là có ý nghĩa trong đảm bảo dự án thành
công.
• Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn nhận dạng và và
hiệu chỉnh các vướng mắc như là như là nguồn lực
quá tải; các công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách
của dự án, và mâu thuẩn tiến độ mà có thể đẩy hạn
chót của dự án ra xa.
• Bằng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp
bạn quản lý những dự án phức tạp, đảm bảo rằng
bạn tốn ít thời gian vào các chi tiết QLDA và bạn sẽ
có nhiều thời gian cho những công việc quan trọng
24
của bạn.


3. Làm thế nào MS Project giúp bạn (7)
Phất cờ các vướng mắc – trước khi chúng tác
động đến dự án của bạn
• Một khi bạn đang sẳn sàng phát triển kế
hoạch dự án của bạn, Microsoft Project trở
thành trợ lý tất-cả-trong-1 về QLDA cho bạn.
• Mặc dù Microsoft Project không thể định

nghĩa dự án của bạn – chỉ bạn mới có thể làm
điều đó – nó thực hiện hầu hết các công việc
của việc tạo ra và theo dõi một kế hoạch dự
án, và dàn xếp kết thúc dự án.
25