Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
------------

ĐẶNG HỒNG SƠN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ
TÀI CHÍNH
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
MÃ SỐ: 60.34.03.01

Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. THỊNH VĂN VINH

HÀ NỘI, NĂM 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc
lập của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn
gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

ĐẶNG HỒNG SƠN


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP..................................................................3
1.1 Khái quát về đơn vị hành chính sự nghiệp...................................................3
1.1.1 Khái niệm..................................................................................................3
1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp......................................................3
1.2 Khái quát về Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp..........................4
1.2.1 Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp...................................................4
1.2.2 Nội dụng công tác kế toán trong các đơn vị HCSN...................................5
1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các đơn
vị HCSN.............................................................................................................6
1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.....8
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán............................................................................8
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu..........21
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..........................................26
1.3.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán.....32
1.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán............................................................36
1.3.6 Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán nội bộ...............................................39
1.3.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.................41
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1......................................................................................44
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC
TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH............................................................45
2.1. Tổng quan về cục tin học và thống kê tài chính........................................45
2.1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................45


2.1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................51

2.1.3. Quản lý tài chính tại Cục Tin học và Thống kê tài chính........................52
2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại cục tin học và thống kê tài chính.....54
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán.........................................................54
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu....56
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán........................66
2.2.4. Thực trạng tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ
kế toán..............................................................................................................67
2.2.5. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán..........................................73
2.2.6. Thực trạng tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán nội bộ.............................75
2.2.7. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 78
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán cục
tin học và thống kê tài chính............................................................79
2.3.1. Những kết quả đạt được..........................................................................79
2.3.2. Hạn chế tồn tại........................................................................................81
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại................................................................................90
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2......................................................................................92
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH...........................................93
3.1 Sự cần thiết, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
tại Cục Tin học và Thống kê tài chính..............................................................93
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán...........................................93
3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán...................94
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê
tài chính.................................................................................................................. 96
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán.........................................................96
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu.....100
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.......................103
3.2.4 Hoàn thiện tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán. 104

3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán........................................106
3.2.6. Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán nội bộ...........................107
3.2.7 Hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán110
3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp................................................................113
3.3.1. Đối với Nhà nước và Hiệp hội nghề nghiệp..........................................113
3.3.2 Về phía Cục Tin học và Thống kê tài chính...........................................115
3.3.3 Về phía các cơ sở đào tạo.......................................................................117
KẾT LUẬN..........................................................................................................118
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC
CTGS
HCSN
KBNN
NKC
NKCT
NKSC
NSNN
TSCĐ
THTK
XDCB

Báo cáo Tài chính
Chứng từ ghi sổ
Hành chính sự nghiệp
Kho bạc Nhà nước
Nhật ký chung

Nhật ký chứng từ
Nhật ký sổ cái
Ngân sách Nhà nước
Tài sản cố định
Tin học và Thống kê tài chính
Xây dựng cơ bản


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
BẢNG
Bảng 1.1: Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt...................................18
Bảng 1.2: Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp......................................18
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1:

Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức tập trung..................................11

Sơ đồ 1.2:

Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán..................................13

Sơ đồ 1.3:

Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán......16

Sơ đồ 2.1:

Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán tại Cục THTK...........55

Sơ đồ 2.2:

Quy trình thu tiền mặt của Cục THTK................................................61

Sơ đồ 2.3:

Quy trình chi tiền mặt của Cục THTK................................................62

Sơ đồ 2.4:

Quy trình rút dự toán ở kho bạc tại cục THTK...................................63

Sơ đồ 2.5:

Quy trình tăng tài sản..........................................................................65

Sơ đồ 2.6:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ..........71


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của dề tài
Trong bối cảnh hiện nay, nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế
quốc tế, phát triển nền kinh tế thị trường, tính chất xã hội hóa ngày càng cao,
cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bên cạnh đó, sự phát triển luôn tiềm ẩn nhiều
yếu tố rủi ro, vì thế công tác tin học và thống kê tài chính ngày càng có vai trò
quan trọng.
Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, có
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước và tổ chức thực hiện các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin

và thống kê trong ngành tài chính. Trong đó, kế toán với vai trò là công cục
quản lý hữu hiệu, cũng ngày càng được ban lãnh đạo quan tâm nhiều hơn.
Tuy nhiên, hiện nay Cục Tin học và Thống kê tài chính vẫn phải đối mặt với
những khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói
riêng. Định mức, chế độ chi tiêu lạc hậu, thiếu cụ thể, phương thức cấp phát
kinh phí HCSN còn chưa đồng bộ và có tính quy chuẩn; thiếu cơ chế hướng
dẫn, theo dõi, đánh giá và giám sát là những điểm tồn tại làm giảm hiệu quả
hoạt động quản lý tài chính. Bên cạnh đó, sự ảnh hưởng những đặc thì ngành
nghề, lĩnh vực hoạt động đến hiệu quả hoạt động tổ chức kế toán của đơn vị
cũng cần được nghiên cứu để cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp, đặc biệt việc
tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính còn nhiều hạn
chế. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
Cục Tin học và Thống kê tài chính” nhằm mục đích hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán cho Cục Tin học và Thống kê tài chính.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại
đơn vị HSCN
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin
1


học và Thống kê tài chính chỉ rõ tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tổn tại,
hạn chế đó
- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục
Tin học và Thống kê tài chính
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị
HCSN
- Phạm vi nghiên cứu: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin
học và Thống kê tài chính kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị ở

một mức độ.
- Thời gian nghiên cứu từ 2014 đến tháng 10 năm 2015.
4. Ý nghĩa Khoa học và thực tiễn
Thông qua nghiên cứu này, đề tài sẽ hệ thống hóa và làm rõ hơn lý luận
về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị HCSN, đồng thời đề tài sẽ làm rõ thực
trạng và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục
Tin học và Thống kê tài chính.
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục…
đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị HCSN
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị HCSN
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin
học và Thống kê tài chính

2


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1 Khái quát về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1 Khái niệm
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà
nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hóa, giáo dục, thể thao sự nghiệp khoa học
công nghệ, sự nghiệp kinh tế, ... hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp,
cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí thu
từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng,... theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà
nước giao.

1.2

Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Theo tính chất các đơn vị HCSN bao gồm:
Các đơn vị hành chính thuần túy: Đó là các cơ quan công quyền trong bộ

máy quản lý hành chính Nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính Nhà nước)
Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự
nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học, ...
Các tổ chức đoàn thể xã hội nghề nghiệp quần chúng, ...
Theo phân cấp quản lý tài chính,đơn vị HCSN được tổ chức theo hệ
thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp
hành ngân sách cấp đó.Cụ thể đơn vị HCSN chia thành 3 cấp:
Đơn vị dự toán cấp I: Là cơ quan chủ quản các ngành HCSN trực thuộc
trung ương và địa phương như các Bộ, Tổng cục, Sở, Ban, ...đơn vị dự toán
cấp 1 trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán
nguồn kinh phí cấp phát.
Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp I chịu sự lãnh đạo
trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn
vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị dự toán cấp I phân

3


phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn
vị dự toán cấp III trực thuộc.
Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II chịu sự lãnh
đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II.
Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách chấp hành các
chính sách về chi tiêu, về hoạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên

đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
Đơn vị dự toán cấp dưới của cấp III: Được nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết
toán với đơn vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự toán cấp III
và với cấp II và với cấp I.
Như vậy đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động
chủ yếu được thông qua nguồn kinh phí nhà nước cấp phát. Đặc điểm nổi bật
của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ
yếu không phải là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiêu,nhiệm vụ
của Nhà nước.
Cục THTK thuộc loại hình đơn vị tài chính thuần túy, là đơn vị dự toán
cấp III trực thuộc Bộ Tài chính là đơn vị dự toán cấp I. Các Phòng/Trung tâm
là đơn vị dự toán cấp dưới của Cục THTK.
1.2 Khái quát về Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
1.2.1 Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu, chi
tại các cơ quan đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, các
văn bản hướng dẫn thực hiện Luật kế toán trong lĩnh vực kế toán Nhà nước và
các nội quy cụ thể trong Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp.

4


1.2.2 Nội dụng công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
(1) Thu nhập thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị: Là
công việc kế toán lập chứng từ kế toán các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài

chính phát sinh và hoàn thành theo đúng nội dung kinh tế, số liệu, thời gian và
địa điểm phát sinh, ... vào các chứng từ phù hợp. Người ta gọi đây là công
việc lập chứng từ kế toán.
(2) Hệ thống hóa, xử lý thông tin: Đó là các công việc kế toán ghi chép
(phản ánh) các nghiệp vụ kinh tế tài chính (đã được phản ánh trên các chứng
từ hợp pháp,hợp lệ) vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết liên quan thông
qua phương pháp tài khoản kế toán và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán
phù hợp. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các phương pháp tính giá, cũng như
kĩ thuật tính toán, phân bổ, ... để tính ra những chỉ tiêu cần thiết phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán. Người ta gọi đây là công việc ghi sổ kế toán.
(3) Cung cấp thông tin: Đây là giai đoạn lập các báo cáo kế toán (báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị) và cung cấp cho các đối tượng liên
quan theo quy định. Công việc của kế toán ở giai đoạn này là dựa trên cơ sổ
số liệu, thông tin đã được phản ánh, ghi chép trên các sổ kế toán tổng hợp,
sổ kế toán chi tiết lập nên các báo cáo kế toán theo các nguyên tắc, quy định
về nội dung, phương pháp lập các chỉ tiêu và mẫu biểu báo cáo, ... Sản phẩm
của hoạt động kế toán là hệ thống các báo cáo kế toán (Báo cáo tài
chính,Báo cáo kế toán quản trị). Sản phẩm đó chính là hệ thống các thông tin
kế toán đã được những người làm kế toán thiết lập trên cơ sở tuân thủ theo
quy trình chuyên môn, phương pháp kế toán và kĩ thuật nghiệp vụ, theo các
nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và các quy định chung về chuẩn mực chuyên
môn, ... Hệ thống báo cáo kế toán được cung cấp cho các đối tượng sử dụng
thông tin kế toán.
Tất cả các công việc kế toán nêu trên đều được thực hiện thông qua

5


việc tổ chức các công việc từ tổ chức bộ máy kế toán đến tổ chức công tác
hoạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống sổ và ghi sổ kế toán, ... Đó chính là

những nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở đơn vị.
1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các
đơn vị HCSN
1.2.3.1 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị có những ý nghĩa sau:
- Cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản
lý kế toán tài chính tại các đơn vị.
- Đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các
khoản nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng
tài sản,sử dụng vốn đúng mục đích.
- Tính toán đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thúc đẩy
hoạch toán kinh tế, mở rộng hoạch toán kinh tế nội bộ.
- Thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán
trong từng thời kì.
1.2.3.2 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
Để tổ chức công tác kế toán phát huy tốt nhất vai trò của mình, khi tổ
chức công tác kế toán ở địa vị cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý,
trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính
sách, chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành.
- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm
tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ
và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có;
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng
nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin

6

kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị và của Nhà nước;
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của
thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán
1.2.3.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phù hợp với đặc điểm, điều
kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài
chính ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng đảm bảo hoàn thành mọi
nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất. Thực hiện kế
hoạch hóa công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng
nhân viên kế toán. Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế
toán với các bộ phận quản lý khách trong đơn vị.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với
các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công
tác kế toán và thu nhập, cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho
các nhà quản lý.
- Tổ chức vân dụng chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế
toán, luật kế toán đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình
thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa họa kĩ thuật, khoa học quản
lý; từng bước trang bị và sử dụng những phương tiện kỹ thuật tính toán hiện
đại. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho
cán bộ kế toán. Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kế
toán cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Tổ chức kiểm tra kế toán trong
nội bộ.
1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu của
các đối tượng sử dụng, mọi trong những khâu quan trọng và có ý nghĩa quyết
7

định là khâu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở đơn vị là một bộ phận
quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của đơn vị. Bộ máy kế toán bao gồm
tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cũng công tác để thực hiện toàn bộ công tác
kế toán, thống kê và công tác tài chính (tài vụ) ở đơn vị.
Những công việc chính của nội dung tổ chức này:
- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị cho phù
hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt động.
Mỗi đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc
điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô
hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi đơn vị cũng khác nhau.
Để cho bộ máy kế toán phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao
nhất, đơn vị phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán
khoa học và hợp lý. Việc lựa chọn, áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán
ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Do vậy, việc lựa chọn
mô hình phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán là nội dung đầu tiên và quan
trọng trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
Lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp nhắm thu nhập, xử lý, hệ thống
hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế,
tài chính phát sinh của đơn vị. Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán
khoa học, hợp lý sẽ giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi
phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, ... Điều này có ý nghĩa quan
trọng và tác động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán,
giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng,
nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý
kinh tế, tài chính ở đơn vị.
Về mặt lý thuyết và thực tế có 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán chủ
yếu là:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung;
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán;

8


- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập chung vừa phân tán.
Việc lựa chọn, áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị phải
dựa vào các căn cứ sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động của
đơn vị; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động của đơn vị. Trong trường hợp đơn vị
có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán thường áp dụng mô hình tổ chức
bộ máy kế toán phân tán hoặc kết hợp giữa tập trung và phân tán; trường hợp
các đơn vị có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung thường áp dụng mô
hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn vị.
Các đơn vị có phân cấp quản lý, phân cấp hoạch toán đến từng đơn vị trực
thuộc thường áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Còn các đơn
vị không có phân cấp quản lý và hoạch toán đến dơn vị trực thuộc áp dụng mô
hình tổ chức kế toán tập trung.
- Biên chế bộ máy kế toán; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ,
nhân viên kế toán. Biên chế bộ máy kế toán lớn có thể phù hợp với mô hình tổ
chức bộ máy kế toán phân tán, trong kho đó mô hình tổ chức bộ máy kế toán
tập chung chỉ cần bộ máy kế toán với biên chế gọn nhẹ.
- Tình hình trang bị các phương tiện kĩ thuật tính toán và thông tin
trong công tác kế toán của đơn vị. Các đơn vị đã trang bị các phương tiện kĩ
thuật và thông tin trong công tác kế toán trình độ cao có thể áp dụng mô hình
tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Ngược lại, có thể áp dụng bộ máy kế toán
phân tán.
Nội dung cụ thể của các mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, toàn đơn vị tổng thể chỉ tổ

chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính còn ở
các đơn vị phụ thuộc đều không tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ

9


công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn bộ đơn vị
tổng thể. Còn ở các đơn vị phụ thuộc chỉ được bố trí nhân viên hoạch toán
làm nhiệm vụ hướng dẫn hoạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ
ban đầu để định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (hoạch
toán báo sổ)

10


Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung thể hiện qua sơ đồ sau:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Trưởng Phòng kế toán)

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

tài chính,

kế toán

kế toán

kế toán vật

kế toán

tổng hợp

tập hợp

tư, nguyên

vốn bằng

và kiểm

chi phí và

vật liệu, tài

tiền, vay

tra kế toán

tính giá

sản cố

và thanh

thành (nếu

định

toán

có)

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

kế toán

kế toán

kế toán,

kế toán,...

tiền lương

thành

quyết toán

và các

phẩm và

vốn đầu tư

khoản

tiêu thụ,

xây dựng

trích theo

thuế

lương
Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ
thuộc
Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo

Sơ đồ 1.1: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức tập trung
Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toàn này đảm bảo sự lãnh đạo
tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giói hóa công

11

tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế
toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán,
nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Nhược điểm của mô hình này là hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra
của kế toán các đơn vị phụ thuộc,...
Điều kiện áp dụng cho mô hình tổ chức này chủ yếu là những đơn vị có
quy mô nhỏ, hoặc có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa
bàn, hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng
đã được trang bị và áp dụng phương tiện kĩ thuật ghi chép tính toán, thông tin
hiện tại và tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy
kế toán tập trung.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập
phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản
lý kinh tế, tài chính nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng (các đơn vị kế toán
phụ thuộc).
Trong trường hợp này, công việc kế toán ở toàn đơn vị được phân công,
phân cấp như sau:
- Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
+ Thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính; công tác
tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị:
+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;
+ Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực
thuộc gửi lên và lập báo cáo kế toán thống kê tổng hợp cho các đơn vị.
- Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực
hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ
khâu hoạch toán ban đầu, ghi sổ sách kế toán lên lập được các báo cáo kế
toán, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình phân tán thể hiện qua (sơ đồ 1.2)

12


Bộ phận kế toán tập hợp
chi phí và tính giá thành
sản phẩm (nếu có)

Bộ phận kế toán tiền lương
và các khoản trích theo lương

Bộ phận kế toán tổng hợp
và kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán thành phẩm
và tiêu thụ, thuế ...

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán
Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán này là công tác kế toán
gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ thuộc ,tạo điều
kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra ,giám sát trực tiếp các hoạt động kinh tế
13


tài chính ,phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận phụ thuộc trong việc
điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó ,tạo điều
kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ;
Nhược điểm của mô hình này là bộ máy kế toán cồng kềnh,thông
thường thông tin cung cấp không được kịp thời hạn chế sự kiểm tra,chỉ đạo

sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị.
Điều kiện áp dụng cho mô hình này là phù hợp với các đơn vị có quy
mô lớn,hoạt động trên địa bàn phân tán chưa trang bị và ứng dụng phương
tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này,ở đơn vị chính thành lập
phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hương dẫn kiểm tra kế toán đơn vị ở
các đơn vị phụ thuộc lớn,đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài
chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị
phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý
kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không cho tổ chức kế toán riêng mà
chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu ,
thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng
kế toán trung tâm (trong trường hợp đơn vị phụ thuộc nhỏ được ghép với đơn
vị phụ thuộc khác có tổ chức kế toán riêng thì chuyển chứng từ về đơn vị kế
toán phụ thuộc đó);
Trong trường hợp này công việc kế toán của toàn đơn vị tổng thể được
phân cấp như sau:
- Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
+ Thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị
phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng;
+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

14


+Thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức
kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị tổng thể;
+ Thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo
cáo kế toán đơn vị.

- Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công
việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê trong phạm
vi đơn vị mình và định kì lập các báo cáo kế toán, thống kê gửi về phòng kế
toán trung tâm.
Các nhân viên hoạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức
kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế
toán trung tâm giao dịch và định kì gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán
trung tâm.
Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện cho kế toán gắn với các
hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách
có hiệu quả.
Nhược điểm của mô hình này là bộ máy kế toán vẫn cồng kềnh.
Điều kiện áp dụng cho mô hình này là phù hợp với đơn vị có quy mô
lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, các đơn vị phụ thuộc
được hạch toán quản lý ở mức độ khác nhau.
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán thể
hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.3)

15


KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Trưởng phòng kế toán)

Bộ phận tài chính, kế
toán vốn bằng tiền,
vay và thanh toán

Bộ phận kế toán tổng
hợp và kiểm tra kế

toán

Bộ phận kế toán tập
hợp chi phí và tính
giá thành

Bộ phận kế toán vật
tư, nguyên vật liệu,
tài sản cố định

Bộ phận kế toán tiền
lương và các khoản
trích theo lương

Bộ phận kế toán
thành phẩm và tiêu
thụ, thuế

Bộ phận kế toán,
quyết toán vốn đầu tư
xây dựng

Bộ phận kế toán,...

KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Trưởng phòng kế toán các đơn vị phụ thuộc)

Bộ phận kế toán vốn bằng tiền,
vay và thanh toán

Bộ phận kế toán tài sản cố định,
vật tư, công cụ dụng cụ

Bộ phận kế toán tiền lương và
các khoản trích theo lương

Bộ phận kế toán tập hợp chi phí
và tính giá thành sản phẩm (nếu
có)

Bộ phận kế toán hàng hóa và
bán hàng, thuế

Bộ phận kế toán tổng hợp và
kiểm tra kế toán

Sơ đồ 1.3:Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức vừa tập

16


trung vừa phân tán
Lựa chọn mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Công tác kế toán trong đơn vị bao gồm kế toán tài chính và kế toán
quản trị.
- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung
cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng sử dụng
thông tin của đơn vị kế toán.
- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông
tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính

trong nội bộ đơn vị kế toán.
Khi tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị,
đơn vị đồng thời phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
- Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin
tổng quát về hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử
dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản,
tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin
chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo
từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán. Số liệu kế toán chi tiết
phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kì kế toán
Khi tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị phải
căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động; tính chất và yêu cầu quản lý của mình
để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo một trong ba mô
hình sau:
- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tách rời với kế toán quản
trị (mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt);
- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản
trị (mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp);
- Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp.
Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt
Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt được thể hiện tại bảng 1.1.
17


Bảng 1.1: Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt
Nội dung

Kế toán tài chính
Kế toán quản trị

Bộ phận riêng: thu nhận, xử Bộ phận riêng: thu nhận, xử lý và cung
Bộ máy
lý và cung cấp thông tin qua cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế
kế toán
hệ thống báo cáo tài chính
toán quản trị
Xây dựng hệ thống chứng từ riêng biệt cho
Chứng từ Tổ chức thực hiện theo
phù hợp: mẫu biểu, nội dung, lập và luân
kế toán quy định
chuyển tùy theo yêu cầu quản trị đơn vị
Áp dụng hệ thống tài Xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho
Hệ thống
khoản kế toán thống nhất phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của
tài khoản
theo quy định: gồm tài đơn vị. Các tài khoản được mở chi tiết
kế toán
khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 tùy theo yêu cầu
Tổ chức hệ thống sổ kế
Xây dựng hệ thống sổ kế toán với nội
toán được quy định trong
Hệ thống
dung, mẫu biểu riêng theo yêu cầu. Bao
chế độ theo hình thức kế
sổ kế toán
gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán đơn vị đang áp dụng
toán chi tiết
cho phù hợp
Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản

Hệ thống Tổ chức lập, trình bày hệ trị trên cơ sở thông tin của kế toán quản
báo cáo kế thống báo cáo tài chính trị (báo cáo thực hiện và báo cáo dự
toán
theo quy định
toán). Hệ thống báo cáo này tách biệt hệ
thống báo cáo tài chính
Thực hiện mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt này có rất
nhiều hạn chế: tổ chức nhiều nội dung có sự trùng lặp giữa kế toán tài
chính và kế toán quản trị; tổ chức công tác kế toán riêng biệt khá phức tạp;
hiệu quả không cao; bộ máy kế toán cồng kềnh; chưa phát huy được vai trò
của từng bộ phận kế toán cũng như hiệu quả của việc trang bị các phương
tiện kĩ thuật tính toán và thông tin hiện tại trong công tác kế toán.
Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp
Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp được thể hiện tại
bảng 1.2
Bảng 1.2: Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp

18