Thiết kế tổng thể hệ thống CNTT cho viện đại học mở hà nội giai đoạn 2014 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
*********

BÁO CÁO TỔNG KẾT
Đ
ĐỀ TÀI KHCN CẤP VIỆN NĂM 2014

THIẾT KẾ TỔ
ỔNG THỂ HỆ THỐNG
NG CNTT CHO VIỆN
VI
ĐẠI HỌC
CM
MỞ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2014--2020
Mã số: V2014-03

Chủ nhiệm
nhi
đề tài

TS. Trương
ương Tiến
Ti Tùng

Hà Nội, 2014

1


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
**********

BÁO CÁO TỔNG KẾT
ĐỀ TÀI KHCN CẤP VIỆN NĂM 2014

THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ THỐNG CNTT CHO VIỆN
ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2014-2020
Mã số: V2014-03

Xác nhận của cơ quan chủ trì đề

Chủ nhiệm đề tài

tài

TS. Trương Tiến Tùng

Hà Nội, 2014

2


DANH SÁCH THÀNH VIÊN THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. TS.Trương Tiến Tùng

- Chủ nhiệm đề tài

2. ThS. Trần Tiến Dũng

- Ủy viên

3. ThS. Nguyễn Xuân Dũng - Ủy viên
4. ThS. Nguyễn Thành Huy - Ủy viên

3


MỤC LỤC
1 PHẦN I MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 10
1. Lý do lựa chọn đề tài .................................................................................................... 10
2. Mục đích nghiên cứu .................................................................................................... 11
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................... 12
4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................. 12
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của đề tài ................................................................... 13
6. Cấu trúc đề tài............................................................................................................... 14
1 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT .............................................................................. 15
1.1 Quan điểm về hệ thống ................................................................................... 15
1.2 Hệ thống thông tin quản lý ............................................................................. 16
1.3 Các đặc điểm của hệ thống thông tin .............................................................. 17
1.3.1 Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý ....................... 17
1.3.2 Bản chất của việc xây dựng hệ thống thông tin trong một tổ chức ....... 18
1.3.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin................... 19
1.3.4 Quá trình phát triển một hệ thống thông tin ........................................... 20
1.3.5 Mô hình không gian phát triển hệ thống ................................................ 24
1.3.6 Ba mô hình phát triển hệ thống thông tin cơ bản nhất ........................... 26
1.4 Các nguyên lý tiếp cận hệ thống ..................................................................... 29
1.4.1 Nguyên lý 1 ............................................................................................ 29
1.4.2 Nguyên lý 2 – nguyên lý phân cấp......................................................... 34
1.4.3 Nguyên lý 3- nguyên lý cân bằng nội .................................................... 35

4


1.4.4 Nguyên lý 4 – nguyên lý bổ sung ngoài ................................................ 39
1.5 Quan điểm tổ chức và xây dựng hệ thống thông tin ....................................... 41
1.5.1 Quan điểm vòng đời ............................................................................... 41
1.5.2 Nguyên tắc thiết kế theo chu trình ......................................................... 43
1.5.3 Các giai đoạn chính của vòng đời hệ thống (life cycle) ........................ 45
2 CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CNTT TẠI VIỆN ĐH MỞ HÀ NỘI .... 46
2.1 Các luồng thông tin trao đổi trong Viện Đại học Mở Hà Nội ........................ 46
2.1.1 Sơ đồ phân bố các phòng ban tại Cơ sở 1 Viện ĐH Mở Hà Nội ........... 46
2.1.2 Các luồng thông tin trao đổi................................................................... 46
2.1.3 Các hệ thống sử dụng: ............................................................................ 49
2.2 Thực trạng sử dụng và khai thác nền tảng CNTT tại Khoa CNTT ................ 50
2.2.1 Sơ đồ tổ chức.......................................................................................... 50
2.2.2 Phân bố tài nguyên ................................................................................. 52
2.2.3 Nhu cầu trao đổi thông tin...................................................................... 54
2.2.4 Ưu điểm của các hệ thống CNTT đang được triển khai ........................ 60
2.2.5 Những nhược điểm tồn tại ở Khoa CNTT và Viện ĐH Mở. ................. 64
2.3 Các vấn đề tồn tại trong quản lý thông tin Đoàn viên. ................................... 70
2.4 Thực trạng sử dụng và khai thác nền tảng CNTT tại Khoa Sau Đại học ....... 71
2.4.1 Yêu cầu thực tiễn của ứng dụng CNTT ................................................. 71
2.4.2 Thực trạng ứng dụng CNTT .................................................................. 72
3 CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ HỆ THỐNG
CNTT CHO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2014-2020 ..................................... 76
3.1 Giải pháp quản lý luồng thông tin .................................................................. 76
5


3.2 Tập trung các hệ thống khai thác tài nguyên chung. ...................................... 78

3.3 Xây dựng đội ngũ phát triển ứng dụng riêng .................................................. 78
3.4 Quy chuẩn hóa tên miền, quy cách đặt tên miền ............................................ 79
3.5 Xây dựng hệ thống văn bản quy chuẩn về chính sách người dùng CNTT ..... 80
3.6 Xây dựng hệ thống an ninh bảo mật thông tin ................................................ 80
3.7 Xây dựng hệ thống quản lý lịch làm việc, quản lý văn bản............................ 81
3.8 Xây dựng hệ thống Quản lý đoàn viên ........................................................... 81
3.9 Xây dựng hệ thống diễn đàn chung ................................................................ 82
3.10

Đề xuất mô hình cơ sở hạ tầng ................................................................. 83

4 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 86

6


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1-1 Các giai đoạn phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin ....................... 20
Hình 1-2. Mô hình không giam phát triển hệ thống .................................................. 25
Hình 1-3. Mô hình vòng đời cổ điên ......................................................................... 26
Hình 1-5 Trình tự thiết kế hệ thống thông tin ............................................................ 44
Hình 2-2. Luồng thông tin công khai trên Website hou.edu.vn ................................ 47
Hình 2-3. Luông thông tin hoạt động nội bộ của các đơn vị ..................................... 48
Hình 2-4. Thông tin hoạt động nội bộ Viện............................................................... 49
Hình 2-5. Sơ đồ tổ chức Khoa CNTT ........................................................................ 51
Hình 2-6 Sơ dồ hoạt động tại Khoa CNTT ................................................................ 52
Hình 2-8. Sơ đồ phân bố CSHT tại Cơ sở 2 .............................................................. 53
Hình 2-9. Sơ đồ ngữ cảnh tổng thể các luồng thông tin ............................................ 57
Hình 2-10. Sơ đồ luồng dữ liệu nội bộ ...................................................................... 58
Hình 2-11. Luồng thông tin trong hệ thống nội bộ .................................................... 59

Hình 2-12. Luồng thông tin về quản lý đào tạo ......................................................... 60
Hình 2-13. Giao diện Website đầu tiên của Khoa CNTT .......................................... 61
Hình 2-14. Các sản phẩm được nâng cấp .................................................................. 61
Hình 2-15. Hệ thống trao đổi diễn đàn ...................................................................... 62
Hình 2-16 Hệ thống trao đổi tin tức nội bộ ............................................................... 62
Hình 2-17. Hệ thống quản lý học tập CTMS ............................................................. 63
Hình 2-18. Hệ thống thông tin tuyển sinh ................................................................. 64
Hình 3-1 Hệ thống đưa cả tên, tuổi thí sinh lên mạng .............................................. 77
Hình 3-2. Ghi rõ phân bổ kinh phí cho các đơn vị .................................................... 77
Hình 3-3. Lịch tuần hiển thi quá chi tiết .................................................................... 78
Hình 3-4. Mô hình cơ sở hạ tầng đề xuất .................................................................. 84

7


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2-1 Thống kê tên miền tại Viện ĐH Mở Hà Nội ............................................. 50
Bảng 2-2. Bảng xác định luồng thông tin .................................................................. 56
Bảng 2-3 Danh sách tên miền .................................................................................... 66

8


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Viết tắt

Diễn giải

1

BCH TW

Ban chấp hành Trung ương

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

ĐH

Đại học

4

TS

Tiến sỹ

5

HT

Hệ thống

6

HTTT

Hệ thống thông tin

7

CS1

Cơ sở 1

8

CS2

Cơ sở 2

9

CSHT

Cơ sở hạ tầng

10

CVHT

Cố vấn học tập

11

QLĐT

Quản lý đào tạo

12

CNK

Chủ nhiệm Khoa

13

CTMS

Credit Training Management System
(Hệ thống quản lý đào tạo Tín chỉ)

14

TW

Trung ương

9


1

PHẦN I MỞ ĐẦU

1. Lý do lựa chọn đề tài
Công nghệ thông tin là ngành cơ sở để phát triển đất nước trong giai đoạn phát triển
hiện nay, với nhận định đó nghị quyết số 13-NQ/TW Khóa XI của BCH TW Đảng về:
“Xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ nhằm đưa nước ta cơ bản trở thành nước
công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020” là kim chỉ nam cho các Doanh nghiệp,
các Trường Đại học, Viện nghiên cứu thay đổi chiến lược đào tạo và phát triển hạ tầng
Công nghệ thông tin một cách đồng bộ. Nghị quyết đã chỉ ra những hạn chế, yếu kém và
sự bất đồng bộ trong nền tảng cơ sở hạ tầng của nước ta từ đó vạch ra các mục tiêu chiến
lược trong đào tạo tại các trường Đại học và các Viện nghiên cứu để nâng cao chất lượng
đội ngũ Công nghệ thông tin từ đó thay đổi kết cấu cả về chất và lượng cơ sở hạ tầng
Công nghệ thông tin ở nước ta nhằm đưa đất nước phát triển theo hướng công nghiệp hiện
đại và đích đến là năm 2020.
Tại Viện ĐH Mở Hà Nội, do đặc thù riêng nên các Khoa chuyên ngành phân bố rải
rác tại các địa điểm khác nhau nên bài toán quản lý thông tin sinh viên, quản lý, nắm bắt
tư tưởng chính trị của sinh viên trong điều kiện không tập trung là bài toán khó khăn và
phức tạp.
Bên cạnh đó với nhiệm vụ chiến lược được Chính phủ giao phó Viện ĐH Mở Hà
Nội chịu trách nhiệm nghiên cứu phát triển các loại hình đào tạo để đáp ứng nhu cầu học
tập của mọi người dân trong xã hội, xây dựng xã hội học tập suốt đời, Viện đã thành lập
Trung tâm đào tạo E-learning năm 2009 với hình thức đào tạo học viên qua mạng. Sau 5
năm thành lập từ những ngày đầu công nghệ hạ tầng Công nghệ thông tin của Trung tâm
còn phải nhờ sự hỗ trợ công nghệ của các đối tác doanh nghiệp bên ngoài thì cho đến nay
chương trình đào tạo EHOU đã được đưa vào triển khai dựa trên nền tảng Công nghệ
thông tin của chính Viện ĐH Mở Hà Nội xây dựng và phát triển. Qua 21 năm phát triển,
đặc biệt trong những năm gần đây các đơn vị phòng ban, Trung tâm, các Khoa trong Viện

10

ĐH Mở Hà Nội đã chú trọng vào vấn đề phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý nghiệp vụ và quản lý thông tin tại các đơn vị mình.
Sự phát triển nền tảng công nghệ thông tin tại các đơn vị trong những năm gần đây
tuy đã đem lại hiệu quả to lớn trong hoạt động tại các đơn vị trong Viện ĐH Mở Hà Nội
nhưng bên cạnh đó đo đặc thù nghiệp vụ của các đơn vị có giao nhau nhưng lại tồn tại các
hệ thống con xử lý nghiệp vụ độc lập với các đơn vị khác nên dẫn đến vấn đề chồng chéo
nghiệp vụ và dư thừa tài nguyên công nghệ. Điều này sẽ gây lãng phí và sẽ tiếp tục gây
khó khăn cho công tác quản lý tập trung dữ liệu nếu các hệ thống con tiếp tục phát triển
độc lập mà không có mối quan hệ chung thống nhất.
Trong bối cảnh chung của sự phát triển Internet trên thế giới, vấn đề bảo mật, an
toàn, an ninh thông tin ngày càng phức tạp và càng có nhiều hacker thâm nhập các hệ
thống an ninh và cả các trường đại học nhằm tìm kiếm, đánh cắp thông tin cá nhân. Trong
khi đó, các hệ thống nhằm đảm bảo an toàn thông tin của Viện ĐH Mở Hà Nội chưa được
triển khai mạnh mẽ, chưa có quy hoạch cụ thể nhằm tăng cường an ninh thông tin cho các
đơn vị, phòng ban thực hiện các nhiệm vụ chiến lược, nhiệm vụ đặc biệt trong Viện.
Trước những yêu cầu và thách thức cần phải đổi mới toàn diện nền tảng công nghệ
thông tin trong giai đoạn mới, xây dựng hệ thống chung,thống nhất, đưa các hệ thống con
về cùng quy chuẩn trong tổng thể kiến trúc công nghệ của Viện ĐH Mở Hà Nội. Với khả
năng công nghệ được đào tạo nhóm tác giả đã lựa chọn vấn đề: “Thiết kế tổng thể hệ
thống CNTT cho Viện Đại học Mở Hà Nội giai đoạn 2014-2020”làm đề tài nghiên cứu.
2. Mục đích nghiên cứu
Dựa trên nền tảng công nghệ thông tin đang triển khai tại Viện Đại học Mở Hà Nội.
Ứng dụng lý thuyết về tiếp cận, xây dựng và điều khiển hệ thống nói chung, lý thuyết về
quản lý và phát triển hệ thống thông tin nói chung, nhóm nghiên cứu sẽ đánh giá khả năng
hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin toàn Viện, thu thập các thông tin nghiệp vụ
đang sử dụng và các hệ thống đang được triển khai tại Viện Đại học Mở Hà Nội. Từ đó
11

nhóm nghiên cứu sẽ chỉ ra những vấn đề tồn tại trong nền tảng hạ tầng Công nghệ thông
tin tại Viện Đại học Mở Hà Nội và các vấn đề, yêu cầu cần thiết để xây dựng các hệ thống
quản lý thông tin, xử lý nghiệp vụ trong một hệ thống tổng thể thống nhất. Qua đề tài này,
nhóm nghiên cứu sẽ chỉ ra các vấn đề còn tồn tại trong các hệ thống đang vận hành, một
số hạn chế tiêu biểu của cơ sở hạ tầng tại các đơn vị, những yêu cầu cần thay đổi để quy
hoạch các hệ thống con trong Viện vào 1 hệ thống tổng thể chung thống nhất.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục đích của đề tài, nhóm nghiên cứu phải thực hiện các giai
đoạn nghiên cứu cụ thể như sau:
Nghiên cứu tổng quan về cơ sở lý luận: nhóm thực hiện nghiên cứu về cơ sở lý luận
về điều khiển học, lý luận về xây dựng và quản lý hệ thống thông tin. Các phương pháp
tiếp cận, biểu diễn bài toán dưới dạng mô hình toán học. Lựa chọn mô hình, phương pháp
luận để thực hiện tiếp cận hệ thống hiện tại của Viện Đại học Mở Hà Nội.
Khảo sát thực trạng cơ sở hạ tầng tại Viện Đại học Mở Hà Nội, khảo sát các hệ
thống đang hoạt động trong Viện, phân tích nhằm tìm ra các “điểm mất chốt” để có đưa
các hệ thống con về chung 1 khối thống nhất trong toàn Viện Đại học Mở Hà Nội.
Phân tích nhược điểm của cơ sở hạ tầng, phân tích dữ liệu xử lý của các đơn vị từ
đó đề xuất các giải pháp để: xây dựng hệ thống, cập nhật hệ thống đang sử dụng tại Viện
Đại học Mở Hà Nội nhằm tiến tới tạo ra hệ thống khai thác dữ liệu trên cùng nguồn dữ
liệu chung.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu nhóm đề tài đã áp dụng một số phương
pháp nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin như:
Sử dụng các kinh nghiệm điều hành nhiệm vụ hỗ trợ thiết kế hệ thống: dựa vào năng
lực và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tích lũy khi làm việc với các hệ thống khác nhau
12


trong Viện Đại học Mở Hà Nội của TS. Trương Tiến Tùng (Chủ nhiệm đề tài) để mô
phỏng lại nghiệp vụ, giám sát và xác định các luồng thông tin đang tồn tại trong Viện Đại

học Mở Hà Nội, các chính sách bảo mật, công cụ bảo vệ an toàn các luồng thông tin đó.
Từ đó lập ra kế hoạch xác định các nhiệm vụ khảo sát cho các thành viên trong nhóm
nghiên cứu thực hiện khảo sát và thu thập dữu liệu.
Phân tích các yêu cầu thông tin: Dựa trên các thông tin được khảo sát từ các thành
viên trong nhóm nghiên cứu. Các yêu cầu về thông tin sẽ được phân tích kỹ lưỡng nhằm
đưa về các hệ thống có thể dùng chung, tái sử dụng luồng thông tin này trong hệ thống
quản lý chung của toàn Viện.
Tổng quát hóa và đưa ra thách thức: Kết thúc giai đoạn phân tích yêu cầu thông tin,
nhóm nghiên cứu sẽ đưa ra thiết kế tổng quan về hệ thống CNTT tại Viện Đại học Mở Hà
Nội. Đồng thời nhóm nghiên cứu cũng đưa ra các thách thức, các vấn đề cần phải giải
quyết trong tương lại để xây dựng hệ thống CNTT chung cho toàn Viện Đại học Mở Hà
Nội đến toàn bộ các đơn vị phòng ban chức năng có thể đăng ký thực hiện.
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa về mặt lý luận đóng góp cho chính sách, chiến lược phát triển nền
tảng Công nghệ thông tin thống nhất của Viện Đại học Mở Hà Nội trong giai đoạn tới.
Về ý nghĩa thực tiễn đề tài sẽ chỉ ra các vấn đề tồn tại trong các hệ thống công nghệ
đang sử dụng hoặc các lỗi xảy ra trong quá trình vận hành mà có thể ảnh hưởng đến thông
tin của Viện Đại học Mở Hà Nội hoặc ảnh hưởng đến an ninh thông tin của các đơn vị,
phòng ban chức năng trong Viện Đại học Mở Hà Nội
Bên cạnh đó, đề tài cũng sẽ mở ra các cơ hội phát triển hoặc nâng cấp các hệ thống
con trong Viện Đại học Mở Hà Nội để tạo thành hệ thống phát triển chung. Vấn đề phát
triển các hệ thống CNTT có thể được thực hiện bởi các đơn vị có đủ tiềm lực về công
nghệ trong toàn Viện ĐH Mở Hà Nội.
13


6. Cấu trúc đề tài
Đề tài được phân chia làm 2 phần:
• Phần mở đầu: phần này trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục đích, nhiệm vụ,
phương pháp nghiên cứu. Ngoài ra, cũng đề cập đến ý nghĩa lý luận, thực tiễn

của đề tài.
• Phần nội dung nghiên cứu: phần này được chia làm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2:Khảo sát thực trạng CNTT tại Viện Đại học Mở Hà Nội
Chương 3: Đề xuất giải pháp thiết kế tổng thể hệ thống CNTT cho Viện Đại
học Mở Hà Nội giai đoạn 2014-2020.
• Kết luận
• Tài liệu tham khảo

14


1

CHƯƠNG ICƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Quan điểm về hệ thống
Hệ thống không phải là khái niệm nguyên thủy, nghĩa là chúng ta có thể dùng những
khái niệm đã biết để định nghĩa thế nào là hệ thống, nhưng hệ thống là khái niệm được
nghiên cứu và ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau nên việc nêu lên một định
nghĩa hình thức hóa về hệ thống, có đủ tính khái quát để có thể áp dụng trong những lĩnh
vực khác nhau là một việc vô cùng khó khăn. Vì lẽ đó và cũng để có thể thấy được hết
những khía cạnh phức tạp và những vấn đề tinh tế trong quá trình xác định một hệ thống,
thay vì định nghĩa hệ thống, chúng ta mô tả hệ thống là một giải pháp thích hợp. Chúng ta
sẽ đưa ta một vài ví dụ để thấy rõ điều đó. Trước hết ta hãy xét một hệ thống nhân tạo,
nghĩa là một hệ thống do con người thiết kế và chế tạo ra, chẳng hạn một chiếc đồng hồ,
một chiếc xe máy, 1 chiếc ti vi, thì định nghĩa về hệ thống sau đây là hoàn toàn thích hợp:
“Hệ thống là tập hợp nhưng phần tử liên kết với nhau một cách rất chặt chẽ thành
một nhất thể, nhằm thực hiện được một số chức năng nhất định”.
Trong quá trình tìm hiểu về hệ thống nói chung, có những điều cần lưu ý sau đây:

Khi xác định một hệ thống, điều quan trọng đầu tiên là khi đưa ra một đối tượng thì
ta phải khẳng định được đối tượng ấy có thuộc vào hệ thống hay không, nghĩa là nó có
phải là phần tử của hệ thống hay không. Đối với chiếc đồng hồ nói riêng và hệ thống máy
móc nhân tạo nói chung, điều này rất rõ ràng, rõ ràng đến mức không cần quan tâm và
bàn cãi; ai cũng rễ ràng chấp nhận mỗi chi tiết máy là 1 phần tử, nhưng như sẽ thấy sau
này, có rất nhiều hệ thống, việc phân định đối tượng nào thuộc hệ thống và đối tượng nào
không thuộc hệ thống cũng như việc xác định cái gì là phần tử của hệ thống, cái gì không
phải là phần tử của hệ thống, lại là những vấn đề vô cùng phức tạp, không rễ ràng nhận ra,
cũng không rễ ràng thống nhất ý kiến.
Điều quan trọng tiếp theo là phải chỉ rõ những liên kết giữa các phần tử của hệ
thống. Đối với hệ thống máy móc nhân tạo, các liên kết này là rõ ràng, vừa là liên kết
định vị, vừa là liên kết chức năng nghĩa là chi tiết nào lắp đặt ở đâu và móc nối với các
chi tiết khác như thế nào. Những liên kết này do các nhà thiết kế hoạch định thông qua
15


một sơ đồ được hình thành từ những nguyên lý khoa học rất chặt chẽ về cơ học, vật lý,
hóa học, thủy động học, khí động học, sóng điện từ … Chính nhờ những liên kết này mà
từ những phần tử (chi tiết hoặc linh kiện) rời rạc đã tạo nên một nhất thể (tức là hệ thống)
có thể thực hiện được những chức năng nhất định. Sự liên kết này chặt chẽ đến mức nếu
ta bỏ đi một phần tử nào đó, chẳng hạn bỏ đi chiếc bugi của xe máy thì máy không nổ
được, xe không chạy được, hệ thống không còn là xe máy nữa, khi ấy ta nói rằng “hệ
thống tan rã” theo nghĩa không thể thực hiện được chức năng của nó nữa. Tuy nhiên trong
thực tế có rất nhiều hệ thống mà giữa các phần tử của chúng có nhiều loại liên kết khác
nhau, thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và với nhiều mức độ chặt chẽ khác nhau
nên việc lựa chọn những liên kết để đưa vào hệ thống không phải là một vấn đề đơn giản.
Hãy xét một xí nghiệp, ông Giám đốc là người quan trọng nhất vì ông ta có mối quan hệ
mật thiết với mọi người trong xí nghiệp, nhưng ông ta có thể vắng mặt 1 tuần lễ mà xí
nghiệp vẫn hoạt động bình thường. Điều đó chứng tỏ mối liên kết giữa những người trong
một xí nghiệp khác rất xa với mối liên kết giữa các chi tiết máy của 1 chiếc đồng hồ.

Mỗi hệ thống thực hiện một số chức năng nhất định. Đối với hệ thống máy móc thì
các chức năng này do con người đề ra và từ đó người ta tìm cách thiết kế và chế tạo ra hệ
thống có khả năng thực hiện được những chức năng đó. Tuy nhiên đối với những hệ
thống tự nhiên (được hình thành một cách tự nhiên ngoài ý muốn của con người) thì chức
năng của chứng cũng được hình thành một cách tự nhiên.Việc nghiên cứu để biết được tất
cả các chức năng của một hệ thống để sử dụng và điều khiển nó theo những mục tiêu của
con người là những vấn đề có nội dung rất phong phú và phức tạp.
1.2 Hệ thống thông tin quản lý
Trước hết nói về hệ thống thông tin. Trong hệ thống kinh tế xã hội nếu chỉ xét về
hoạt động kinh tế thì mối liên kết giữa các phần tử hay giữa các hệ thống con là một liên
kết kinh tế. Đó là dòng sản phẩm và dịch vụ đi theo một chiều và dòng phương tiện tài
chính đi theo chiều ngược lại; các dòng này phải tương thích với nhau. Các số liệu về các
dòng sản phẩm, dịch vụ, và phương tiện tài chính được ghi lại dưới một dạng nào đó và
16


gọi là thông tin kinh tế. Như vậy hệ thống thông tin được định nghĩa như là một hệ thống
mà mối liên kết giữa các phần tử thuộc hệ đó cũng như liên kết của hệ đó với môi trường
đều là các liên kết thông tin. Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý gọi là hệ
thống thông tin quản lý.
Ta có định nghĩa: hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được phát triển
và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức. Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả
nếu nó hoàn thành được các mục tiêu của những con người hay tổ chức sử dụng nó.
1.3 Các đặc điểm của hệ thống thông tin
1.3.1 Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý
Việc mô tả hệ thống thông tin quản lý một cách tường minh theo quan điểm hệ
thống (gồm các phần tử, cac mối quan hệ) là không thể , do sự đa dạng của các quan hệ
được thiết lập trong mỗi hệ thống thông tin cụ thể, vì sự không nhìn thấy của nhiều mối
quan hệ trong hệ thống vốn chỉ hình thành khi nó hoạt động. Cho nên, người ta chỉ có thể
nêu ra các yếu tố cấu thành của nó.

Năm yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: các
thiết bị tin học như máy tính, các thiết bị ngoại vi như mạng, các đường truyền,..(phần
cứng), các chương trình, dữ liệu (phần mềm), thủ tục – quy trình và con người.
Việc liên kết giữa các thiết bị trong hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là các
mối liên hệ của hệ thống đó có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết giữa các
thành phần lớn các yếu tố nêu trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng chỉ được hình
thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ
liệu vào máy để xử lý, việc truyền dự liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu lên
các thiết bị từ…
Sơ đồ này cho đến nay chủ yếu mang ý nghĩa triết học sâu sắc: Lực lượng lao
động bao gồm con người cùng với kỹ năng, kiến thức được tổ chức thông qua các quy tắc,
thủ tục của quản lý, tổ chức khi kết hợp với công cụ lao động là các thiết bị công nghệ
17


thông tin tác động lên đối tượng lao động là các dữ liệu sẽ cho ra các sản phẩm thông
tin- đó chính là sản phẩm của hệ thống. Nếu con người và các thiết bị là nhân tố có trước,
thì công việc xây dựng hệ thống thông tin chính là tạo ra các phần mềm, là tổ chức các dữ
liệu và xây dựng các thiết chế hoạt động của tổ chức biểu hiện qua các thủ tục và quy tắc
về tổ chức và quản lý.
Thành phần các thủ tục, các quy trình quản lý liên quan chặt chẽ đến các quy
trình xử lý, lưu truyền va biểu diễn thông tin. Trong nhiều trường hợp chúng đã bao hàm
trong nội dung làm việc của các chương trình, hoặc trong hoạt động cụ thể của con người
trong khi làm việc của hệ thống. Ngày nay, người ta quan điểm cơ sở dữ liệu thuộc phần
mềm. Tuy nhiên việc tách riêng một cách hình thức như các thành phần là hoàn toàn cần
thiết xét về mặt cấu trúc.
Trên quan điểm xây dựng hệ thống sự mô tả trên đây là cần thiết. Nó giúp cho
việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống. Tuy nhiên, sự mô tả này là chưa
đủ. Cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống thực
và cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần kế

trên trong hệ thống thông tin. Điều đó nói lên rằng, hệ thống thông tin trong tương lai của
một tổ chức còn chưa được định hướng, chừng nào đó nó còn chưa được thiết kế .
Trước đây, người ta cho rằng hệ thống thông tin mang ý nghĩa chung, chưa quan
tâm đến công cụ xử lý (bằng tay hay bằng máy). Vì vậy khi hiểu tin học là tập hợp các
ngành khoa học, ký thuật, kinh tế xã hội vào việc xử lý thông tin và tự động hóa nó thì hệ
thống tin học chính là hệ thống có mục đích xử lý thông tin và có sự tham gia của máy
tính.
1.3.2 Bản chất của việc xây dựng hệ thống thông tin trong một tổ chức
- Xây dựng hệ thống thông tin là một giải pháp cho những vấn đề mà tổ chức đang
gặp phải. Những vấn đề có thể là những cản trở hoặc hạn chế không cho phép tổ chức
thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay. Nó cũng có thể là những công việc
18


mà tổ chức cần tiến hành để tạo ra những ưu thế mới, nhờ nó mà tổ chức có thể đạt được
những mục tiêu mong muốn trước những cơ hội lớn, Điều đó cũng có nghĩa là không phải
lúc nào việc xây dựng hệ thống thông tin cũng được chấp nhận để giải quyết những vấn
đề đặt ra cho một tổ chức.
Theo cách tiếp cận tổng hợp, hệ thống thông tin của tổ chức là một thực thể xã hội –
kỹ thuật (Social – technical). Việc đưa một hệ thống thông tin vào một tổ chức không chỉ
đơn thuần đưa vào phần cứng, phần mềm mà là sự thay đổi trong công việc, trong thói
quen, ký năng, quản lý và cả về tổ chức nữa. Thiết kế một hệ thống tin mới thực chất là
thiết kế lại hệ thống. Cho nên, việc xây dựng hệ thống thông tin phải là một bộ phận chủ
yếu trong quá trình lập kế hoạch của tổ chức. Kế hoạch phát triển hệ thống thông tin phải
hướng vào mục tiêu chiến lược của tổ chức, phải nằm trong khuôn khổ của kế hoạch
chiến lược, phải tính đến thực trạng, đến chiến lược quản lý, đến kế hoạch ứng dụng và
khả năng ngân sách của tổ chức. Kế hoạch phát triển hệ thống cần chỉ ra được công nghệ
thông tin sẽ hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức như thế nào.
- Một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin là xây dựng chiến lược quản lý để
chuyển dịch tổ chức từ hiện trạng đến tương lai. Những thay đổi tổ chức cần được mô tả

bao gồm những yêu cầu về quản lý, về đào tạo người sử dụng, về tăng cường các nỗ lực
và thay đổi trong lãnh đạo, trong cơ cấu và thực tiễn quản lý.
1.3.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin
Các giai đoạn phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin được đặc tả bởi sơ đồ
theo trình tự thực tế I, II, III, IV trên cơ sở 2 mức mô hình sau:

19


Hình 1-1 Các gi
giai đoạn phân tích và thiết kế một hệ thống
ng thông tin
1.3.4 Quá trình phát triểnn m
một hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống
ng thông tin là tích hhợp các hoạt động tạo sản
n phẩm
ph
là hệ thống
thông tin
Có nhiểu phương
ng pháp khác nhau để phát triển hệ thống
ng thông tin. Theo
The đó, số các
bước đề xuất của các phương
ương pháp ccũng khác nhau. Về cơ bản,
n, quá trình phát triển
tri gồm
các công đoạn sau: lập kế ho
hoạch dự án, Phân tích hệ thống, Thiết kế hệ

h thống, Xây dựng
phần mềm và thử nghiệm,
m, Cài đặt và chuyển đổi hệ thống, Vận
n hành và bảo
b trì. Các bước
trên đây thường được thựcc hi
hiện lần lượt, nhưng ở một vài bước có thể lặp lại và cũng có
thể quay lại từ đầu.
u. Tùy thu
thuộc vào mỗi phương pháp sử dụng, thởii gian thực
th hiện các
bước có thể dài ngắnn khác nhau và ssự gối đầu hay lặp lại cũng giống nhau.
hau.
20


1. Lập kế hoạch dự án
- Ý nghĩa:
Quyết định việc có xây dựng hệ thống thông tin hay không.
Là một yêu cầu bắt buộc để tiến hành những bước sau: không có dự án thì
cũng không có việc xây dựng hệ thống thông tin.
-

Mục tiêu:
Trình được dự thảo xây dựng hệ thống thông tin khả thi lên nhất lên lãnh đạo.

-

Nội dung: bao gồm các công việc phải được thực hiện sau:
• Xác định mục tiêu ( mục tiêu chiến lược và trước mắt).

• Xác định các nhân tố quyết định thành công.
• Phân tích phạm vi, ràng buộc
• Xác định các vấn đề có tác động và ảnh hưởng đến các yếu tố đạt mục tiêu,
lý do
• Xác định các nguồn lực.
• Lựa chọn các giải pháp hợp lý.

-

Yêu cầu:
Làm rõ hệ thống trong tương lai đáp ứng nhu cầu gì (nhu cầu trước mắt,

tương lai, tường minh, tiềm ẩn).
Các nội dung trên có tính thuyết phục: đúng, đủ, đáng tin, khả thi đủ để lãnh
đạo thông qua.
2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là việc sử dụng các phương pháp và công cụ để nhận thức
và hiểu biết được hệ thống, tìm các giải pháp giải quyết các vấn đề phức tạp nảy
sinh trong hệ thống đang được nghiên cứu.
-

Ý nghĩa của giai đoạn phân tích hệ thống là công việc trung tâm khi xây dựng
hệ thống thông tin: đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống.
Mục tiêu:
Xác định nhu cầu thông tin( cho dữ liệu và xử lý trong tương lai)
Nội dung: bao gồm các giai đoạn phân tích:
• Nghiên cứu hiện trạng
21

Nhằm hiểu rõ tình trạng hoạt động của hệ thống cũ.
• Xây dựng mô hình hệ thống
Dựa vào kết quả điều tra để lên một mô hình nghiệp vụ( vật lý) của hệ thống,
từ đó làm rõ mô hình thông tin(khái niệm) và mô hình hoạt động của hệ thống.
Đây là giai đoạn quan trọng nhất.
• Nghiên cứu khả thi
Có tầm quan terongj đặc biệt vì nó liên quan đến việc lựa chọn giải pháp vì
thực chất là tìm ra một điểm cân bằng giữa nhu cầu và khả năng giải quyết vấn đề.
Việc phân tích tính khả thi của dự án được tiến hành trên ba mặt:
+ Khả năng kỹ thuật: Xem xét khả năng kỹ thuật hiện có đủ đảm bảo thực
hiện giải pháp của công nghệ sẽ được áp dụng trong điều kiện có thể.
+ Khả thi kinh tế:
Khả năng tài chính của tổ chức có đủ thực hiện giải pháp này?
Lợi ích mà dự án phát triển hệ thống thông tin mang lại đủ bù đắp chi phí
phải bỏ ra xây dựng nó.
Tổ chức chấp nhận những chi phí thường xuyên khi hệ thống hoạt động?
+ Khả thi hoạt động: hệ thống có thể vận hành trôi chảy trong môi trường
quản lý.
• Lập hồ sơ nhiệm vụ
Hồ sơ bao gồm:
Các chức năng hệ thống cần đạt được
Các xử lý
Các thủ tục
Các giao diện
Cá hồ sơ này chính xác là các phác thảo, các yêu cầu đối với thiết kế.
-

Yêu cầu:
Xác định rõ và đầy đủ hệ thống làm gì, sử dụng dữ liệu gì, dữ liệu có cấu trúc

như thế nào.
3. Thiết kế hệ thống
-

Ý nghĩa:
22


Cũng là giai đoạn trung tâm cho một phương án cụ thể hay một mô hình đầy
đủ về hệ thống thông tin tương lai.
Mục đích: đạt được các đặc tả về hình thức và cấu trúc hệ thống, môi trường
mà trong đó hệ thống hoạt động, nhằm hiện thực hóa các kết quả phân tích và đưa
ra quyết định về việc cài đặt hệ thống như thế nào?
Nội dung:
-

Thiết kế logic: Gồm các thành phần của hệ thống và liên kết giữa chúng (cơ sở
dữ liệu, các xử lý, các giao diện…. ). Các đối tượng và quan hệ được mô tả là
những khái niệm, không phải các thực thể vật lý. Kết quả: thu được các mô
hình khái niệm dữ liệu và xử lý.

-

Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ
thuật của hệ thống: hệ thống các thiết bị và các chức năng của người mà máy
tính trên hệ thống. Kết quả là tạo ra các đặc tả cụ thể về thiết bị phần cứng,
phần mềm … và sự sắp đặt các thành phần vật lý trên trong không gian, thời
gian.
Yêu cầu: Đảm bảo hệ thống thỏa mãn những yêu cầu đã phân tích và dung

hòa với khả năng thực tế
4. Xây dựng phần mềm và kiểm thử
Ý nghĩa: Thể hiện kết quả phân tích và thiết kế và đây chính là giai đoạn thi
công
Mục tiêu: Xây dựng được phần mềm đáp ứng được yêu cầu đặt ra
Nội dung:
-

Chọn phầm mềm hạ tầng

-

Chọn các phần mềm đóng gói

-

Chọn các đặc tả thiết kế thành các phần mềm cho máy tính

-

Kiểm tra, thử nghiệm các modul chức năng, hệ thống con, cả hệ thống
Yêu cầu:
23


-

Chuyển tải mọi kết quả phân tích thiết kế hệ thống trên giấy thành phần mềm
chạy được trên máy tính.

-

Cho sản phảm đúng và đúng sản phẩm.

5. Cài đặt và chuyển đổi hệ thống
Ý nghĩa: Làm thay đổi và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức.
Mục tiêu: Chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức từ cũ sang mới
Nội dung: Chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắp xếp đội ngũ cán bộ làm việc trên hệ
thống mới.
Yêu cầu: hệ thống mối hoạt động tốt và mang lại hiệu quả cao hơn hệ thống cũ.
6. Vận hành và bảo trì
• Ý nghĩa: Chứng tỏ sức sống của sản phẩm
• Mục tiêu: Đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu
• Nội dung:
• Đề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung.
• Tiến hành những sửa đổi, bổ sung về phần cứng, phần mềm
• Kiểm tra tính đáp ứng được những yêu cầu vốn có và yêu cầu mới hoặc cải
tiến. Hiệu quả xử lý của hệ thống
Yêu cầu: hệ thống luôn sẵn sàng, các hoạt dộng không bị gián đoạn.
1.3.5 Mô hình không gian phát triển hệ thống
Có thể coi mỗi bước trong phân tích và thiết kế là một điểm trong không gian ba
chiều: Chiều thành phần của hệ thống thông tin, chiều mức bất kiến và chiều các giai
đoạn phát triển. Việc nghiên cứu, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cần phải tiến
hành theo mỗi chiều của không gian.

24


Hình 1-2. Mô hình không giam phát triển hệ thống
ng

Z. Liên quan đđến cách tiếp cận, phương pháp luận,
n, xác định
đ
các giai đoạn,
các điểm chuyển bắtt bu
buộc dẫn đến một lời giải có thể hoàn hảảo chưa nhưng khả
thi.
X. Cho phép xác định thành phần cơ bản của một hệ thống
ng thông tin: dữ
d liệu,
xử lý…
+ Thông tin: thểể hiện mặt tĩnh của HTTT
+ Xử lý: thể hiệện mặt động của hệ thống thông tin
+ Con người:
i: Quy
Quyết định và can thiệp vào tiến
n trình khái niệm
ni hóa
+ Thiết bị: Thự
ực hiện các xử lý

25