chương trình quản lý thư điện tử

chơng trình quản lý th điện tử
1.1.Giới thiệu về Exchange
Exchange server là một phơng tiện cho phép con ngời liên lạc và chia sẻ
thông tin lẫn nhau . Đây chính là một phơng tiện đầy tính năng và rất đáng tin
cậy , với nhiều đặc tính và chức năng đối với cả ngời sử dụng cuối lẫn ngời quản
lý .Mục đích chính của nó thật đơn giản: cung cấp một cách thực hiện dễ dàng nh-
ng đầy quyền năng đối với những ngời liên lạc và cộng tác , đồng thời cung cấp
một bộ trình phong phú để tạo những trình ứng dụng có tính cộng tác.
E_mail(th điện tử)là một trong những phơng tiện chính của sự liên lạc bằng
điện tử của ngày nay, và Exchange server nổi tiếng là một hệ thống E_mail máy
chủ/ khách hàng mang tính thực thi cao và có thể tin cậy đợc. Exchange 2000 mở
rộng các thế mạnh trong lĩnh vực này, bổ xung sự hỗ trợ đối với Internet protocols
và các định dạng thông báo và do đó hỗ trợ phần lớn các trình ứng dụng khách
hàng E_mail trên một hệ điều hành hay một bộ trình bất kì phiên bản Exchange
2000 còn mở rộng tính năng th mục công cộng (public folder). Sự hợp nhất này tạo
điều kiện dễ dàng hơn đối với các kịch bản quyền năng mà trong đó ngời sử dụng
có thể tiếp súc với các bài thảo luận và các nhóm tin Internet bằng cách sử dụng
các kĩ thuật tơng tự với các kĩ thuật mà họ sử dụng đối với các trình ứng dụng
public folder khác hay các hộp th cá nhân của họ. Cùng một lúc, thông tin folder
công cộng ngày nay có sẵn đối với các khách hàng và máy chủ Internet News , chỉ
nêu các nghi thức tin tức chuẩn. Các công ty bây giờ có thể chia sẻ và sao chép
không chỉ Internet News ( tin Internet) giữa các tổ chức của họ mà còn bất kì
thông tin folder công cộng nào sử dụng các nghi thức Internet News .Các folder
công cộng của Exchange server với phiên bản Exchange 2000 đã trở thành các kho
tàng cộng tác và thảo luận có thể đợc truy cập một cách rộng rãi , đồng thời
Exchange còn cung cấp một loạt các đặc tính quyền năng từ tính an toàn và các
quy tắc dựa trên máy chủ đến các nhóm điều biến nhằm làm cho sự cộng tác thêm
phong phú.
Nhng có lẽ nơi mà Exchange server thật sự phân phối tính năng mới và hấp
dẫn nhất là nằm trong sự hợp nhất của nó với World Wide Web. Ngoài việc bổ
xung một khách hàng cộng tác và E_mail cho các trình kiểm duyệt Internet World

Wide Web , Exchange thật sự còn cung cấp một hệ thống phong phú về các giao
diện trình ứng dụng nhằm để trng ra bất kì dữ liệu Exchange với web. Đợc biết nh
là Active Messaging, các giao diện này cho phép các tác giả trình ứng dụng cộng
tác sử dụng công nghệ Windows NT server Active server pages để làm mờ ranh
giới giữa các môi trờng Web truyền thống và các trình ứng dụng groupware truyền
thống. Ngày nay, bổ xung các bài bình luận hay tính năng làm việc theo nhóm vào
các môi trờng Intranet web hoặc việc trng bày th mục đoàn thể trên môi trờng
Internet web thật dễ dàng. Nói tóm lại, Microsoft đã mang tính năng của Exchange
server vào thế giới của web
Microsoft sử dụng tên Exchange cho 2 sản phẩm. Sản phẩm thứ nhất là
Microsoft Exchange server một bộ phận của microsoft back office. Exchange
server bao gồm cả mộ máy chủ và một nhóm các khách hàng nối với máy chủ.
Microsoft còn sử dụng tên Exchange để chỉ khách hàng Exchange với đặc
tính giới hạn đi kèm với các hệ điều hành của Microsoft. Windows inbox tơng tự
Exchange client, không thể làm việc với Exchange server. Bạn cần cài đặt toàn bộ
Exchange client với Exchange Server để đạt đợc tính năng đó
1.2. Các thành phần của Exchange
Mục này cung cấp những thông tin tổng quan về đặc trng và các thành phần
của Microsoft Exchange 2000 Server. Chủ đề này bao gồm:
Đợc tích hợp cùng với Windows 2000
Kỹ thuật lu trữ th mới
Phân cấp tổ chức Exchange
Tơng thích với các phiên bản trớc của Exchange
Có thể thông tin với các hệ thống th khác
Công cụ truy cập qua Web
Phát triển các ứng dụng của Exchange
1.2.1 Đợc tích hợp cùng với Windows 2000- Integration with Windows 2000
Server
Exchange 2000 sử dụng Windows 2000 Active Directory để lu trữ và chia
sẻ thông tin với Win2000

Exchange 2000 sử dụng các giao thức vận chuyển đợc xây dựng trong hệ
điều hành qua IIS
Exchange 2000 dùng DNS trong Win2000 để cho phép các clients và
Server đăng kí tự động với chính nó mà không cần công việc của ngời quản
trị mạng
Exchange 2000 sử dụng các thành phần mạng của Win2000 vì vậy không
cần xây dựng các thành phần mạng hay duy t cho Exchange 2000
1.2.1.1 Active Directory (Danh bạ tích cực)
Có thể sử dụng AD nh là một nguồn chính cho toàn bộ các đối tợng trong cơ
quan hay tổ chức chẳng hạn: các ngời dùng và máy in. Với AD, Có thể lu trữ và tổ
chức các thông tin về tài khoản ngời dùng, chẳng hạn nh: Tên truy cập, mật khẩu số
điện thoại. Đồng thời có thể mở rộng phạm vi của AD bao gồm các thuộc tính, các
loại đối tợng để tập trung hoá, tối u hoá công việc quản trị, cũng nh làm các dữ liệu
luôn sẵn sàng cho các ứng dụng truy cập các thông tin trong Active Directory
Hình 2.1 Hệ thống Exchange và Active Directory Users and Computers lấy
thông tin
Hình 2.2
Hơn thế nữa để lu trữ các thông tin về tài khoản ngời dùng, có thể lu trữ đồng
thời các thông tin cấu hình Exchange 2000 và các thông điệp của ngời dùng. Vì
Exchange 2000 sử dụng Active Directory, toàn bộ thông tin th mục đợc tạo ra và duy
trì trong Windows 2000, chẳng hạn nh các đơn vị tổ chức, các nhóm có thể đợc sử
dụng trong Exchange
1.2.1 .2. Tích hợp các giao thức vận chuyển-Integrated Transport
Protocols
Windows 2000 Server tích hợp các giao thức vận chuyển (transport protocols) sử
dụng các dịch vụ thông tin trên Internet IIS, khi cài đặt Exchange 2000, toàn bộ các
giao thức đợc cung cấp , không kể HTTP, đợc quản lý từ Exchange 2000, đúng hơn
là từ IIS
HTTP là giao thức theo tiêu chuẩn Internet cho phép các trình duyệt Web trên
các clients, (chẳng hạn nh IE) truy cập các thông tin và các ứng dụng.

Exchange 2000 cung cấp HTTP và DAV Distributed Authoring and
Version. Giao thức DAV cho phép HTTP clients vừa có thể đọc vừa có thể ghi
thông tin. Exchange 2000 mở rộng giao thức DVA vì vậy HTTP/DVA clients
có thể đọc và ghi thông tin tới các hệ thống lu trữ WEB của Microsoft
Internet Mail Access Protocol version4 (IMAP4) là giao thức thông điệp
Internet cho phép các clients truy cập Mail từ server đúng hơn là download nó
từ Server đến các máy tính của ngời sử dụng. IMAP4 đợc thiết kế cho môi tr-
ờng cho các ngời dùng logon vào Server từ bất kì các Workstation khác nhau.
Giao thức truyền tin trên mạng (Network News Transfer Protocol-NNTP) là
một giao thức chuẩn trên Internet đợc sử dụng trên giao thức TCP/IP cho việc
truy cập hệ thống thông tin nhờ các clients tơng thích NNTP. Cũng nh
Microsoft Internet Explorer, sử dụng NNTP để cho phép các clients tham gia
thảo luận trực tuyến và truy cập vào các th mục public
Pots Office Protocol version3 (POP3) là một giao thức trên Internet cho phép
các clients download th điện tử từ hòm th trên server tới các máy ngời dùng.
Giao thức này làm việc hiệu quả đối với các máy tính không thể duy trì các kết
nối thờng xuyên với server
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Giao thức truyền th đơn giản là một
giao thức theo tiêu chuẩn công nghiệp đối với việc gửi th trên Internet, giao
thức này đợc Exchange sử dụng để truyền thông tin giũa các server. Exchange
mở rộng dịch vụ SMTP của Microsoft bằng việc năng cao tính năng gửi thông
tin cơ bản của giao thức này để các ngời quản trị mạng điều khiển mạnh mẽ
hơn qua việc định tuyến và gửi các thông điệp
1.2.1.3.Domain Name System
Exchange 2000 cần phải đợc chạy cùng với dịch vụ DNS. Exchange 2000 sử
dụng DNS bao gồm nâng cao khả năng bảo mật , phân giải tên cho các thông điệp
đợc gửi ra các địa chỉ ở bên ngoài Internet , che giấu địa chỉ IP và thực hiện việc
phân giả ngợc tên DNS
1.2.2 Kỹ thuật lu trữ trong Exchange 2000
Hệ thống lu trữ Exchange 2000 Server lu trữ cả thông điệp và file sử dụng kỹ

thuật lu trữ trên Web . Bạn có thể lu trữ và truy cập các files từ hệ thông lu trữ trên
công nghệ Web. Đồng thời hệ thống lu trữ trên Web có thể đợc sử dụng nh một
server cộng tác và một diễn đàn công cộng trên mạng Internet.
1.3 Mô hình quản trị của Exchange
Mô hình quản trị tổ chức hệ thống Microsoft Exchange 2000 thành tổ chức có địa
chỉ và để xử lý các vấn đề liên quan
Mô hình quản trị bao gồm:
Các nhóm định tuyến và các nhóm quản trị: Các nhóm quản trị đợc sử dụng để
xác định lu đồ(mô hình) quản trị của tổ chức, chẳng hạn nh các bộ phận hoặc
các đơn vị . Nhóm định tuyến đợc sử dụng để xác định mô hình mạng vật lý
của các Server Exchange
Các chính sách : Thu thập các thiết định về cấu hình cho các đối tợng của
Exchange trong AD. Ngời quản trị có thể xác định các chính sách để điều
khiển các thiết bị cấu hình qua nhiều Server. Mỗi chính sách đợc xác định và
hoàn toàn độc lập , có thể thay đổi các thông số cấu hình toàn bộ cho các
server bằng việc thiết lập các chính sách và ấn định các chính sách đó.
Quyền hạn : Exchange dùng mô hình bảo mật của Win2k và AD để quản lý
các đối tợng của nó. Mỗi đối tợng của Exchange là một đối tợng trong AD với
việc tạo quyền hạn của ngời dùng và nhóm ngời dùng chẳng hạn nh: quyền
đọc ,ghi và xoá.
Quản lý Public Folder
Khi cơ quan hay tổ chức của bạn có các files hay tài liệu, sẵn dùng cho mọi
ngời, thì có thể tạo các th mục public (public folder) để phân phối thông tin. Public
folder có thể lu trữ các thông điệp hoặc chúng có thể cung cấp các share chung hay
các vị trí lu trữ cho mỗi cá nhân. Có thể tạo nhiều Folder khi cần nếu năng lực của
Server cho phép. Các th mục có thể đợc sao chép tới các Server khác trong tổ chức .
Một public folder cho trớc có thể c trú trong bất kì Exchange server nào trong
tổ chức Exchange. Sự trích dẫn tầng dữ liệu là cho phép User truy xuất các dữ liệu
trong tổ chức mà không cần phải lo lắng về nơi data đợc định vị về mặt vật lý(có
nghĩa là phải xác định đúng Exchange server), thay vào dó User chỉ cần biết nơi data

đợc định vị về mặt logic ở trong hệ phân cấp public folder.
Sự truy cập public folder đợc duy trì bởi một tập hợp các danh sách kiểm soát
truy cập (ACLs) có thể đợc xác lập trên mỗi cơ sở th mục. Sự truy cập th mục có thể
đợc gán theo một cơ sở mặc định hoặc mang tính cá nhân cho mỗi User đợc chỉ định,
hoặc cho toàn bộ các thành viên của danh sách phân bổ (DL). Nếu bạn trao quyền
cho một DL thì bất cứ thành viên nào của DL này cũng sẽ kế thừa quyền đó . Bạn sẽ
không bị giới hạn về quyền riêng lẻ trong mỗi ACL đối với một th mục cho trớc, bởi
vì bạn có thể gán nhiều trạng thái truy cập khác nhau cho nhiều User hoặc nhiều DL.
Một public folder có thể là một nơi lu trữ của nhiều loại đối tợng dữ liệu , bao
gồm các tin nhắn Mail, tập tin tài liệu và mẫu điện tử.
Tin nhắn Mail là một đối tợng thông dụng nhất mà bạn sẽ thấy trong public
folder. Tin nhắn có thể đợc di chuyển bằng thủ công hoặc copy sang một public
folder thông qua client . Bởi vì một public folder chỉ là một dạng khác của client
trong Exchange, nên tin nhắn có thể đợc gửi đến và gửi đi trực tiếp vào một public
folder.
Bạn cũng có thể lu giữ tài liệu trong một public folder. Tài liệu này không phải
là một phần đính kèm trong một tin nhắn mail , thay vào đó tập tin tài liệu chính là
một đối tợng. Ngay khi bạn có thể lu một tài liệu Word hoặc một bản tính Excel vào
một th mục hệ thống file trên ổ cứng của bạn, thì bạn có thể đặt các file độc lập vào
một public folder. Bởi vì các th mục công cộng đã có sẵn trong nhiều User nên bất cứ
User nào đợc cho phép cũng có thể mở, hiệu chỉnh và lu lại các tài liệu này ngay
trong public folder. Điều này cho phép một sự hợp tác làm việc trên một tài liệu đơn
lẻ.
Th mục công cộng hoạt động tơng tự nh các th mục trong mail box của bạn.
Các đối tợng có thể đợc di chuyển hay đợc copy sang các public folder bằng một số
phơng pháp quen thuộc:
- User có thể dùng chuột để kéo và thả một đề mục từ một th mục này
sang một th mục khác.
- User có thể xác lập các quy tắc Inbox Assistant trong Inbox cá nhân
của họ để di chuyển và copy các mail đặc biệt vào một public folder.

- User có thể bố trí một đề mục vào một public folder bằng cách dùng đề
mục tuỳ chọn New post trong đề mục This folder bên trong menu
compose của Exchange client. Phơng pháp này đợc dùng để khởi tạo
một đầu vào mới trong một public folder mà không cần phải tạo nó bất
kì nơi nào rồi copy hay di chuyển nó vào public folder. Nó sử dụng một
mẫu đặc biệt để hỗ trợ cho User trong việc điền vào các thông tin thích
hợp cho sự bố trí này.