Giáo trình tin học (CB IU04 su dung bang tinh co ban) Thi Giảng viên chính 2020

Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN
(Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014)

MODULE 04: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN (IU04)
Bài 1: Kiến thức cơ bản về bảng tính
1.1.
1.1.1.

Khái niệm bảng tính
Hiểu khái niệm và công dụng của bảng tính

Bảng tính: Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được
trình bày dưới dạng bảng. Với các chức năng chính như sau: (i) Biểu diễn dữ liệu dưới
dạng bảng; (ii) Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào; (iii) Biểu
diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ; (iv) Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; (v) Tổng hợp dữ
liệu từ nhiều nguồn.

Thay đổi tính toán và lưu trữ kết quả: Bảng tính giúp thực hiện việc tính toán
trên số liệu. Sai sót tính toán có thể được sửa chữa dễ dàng thông qua việc thay đổi các
công thức tính toán, không như máy tính bạn phải tính lại từ đầu. Hơn nữa máy tính
không có khả năng lưu trữ kết quả lâu dài như bảng tính.
Ý nghĩa sử dụng bảng tính: Excel được gọi là ứng dụng bảng tính vì nó trình
bày dữ liệu dưới dạng bảng. Bảng này cho phép nhập số, thực hiện tính toán, sinh biểu đồ
tương ứng với số liệu. Hình trên minh họa biểu đồ được sinh ra dựa trên số liệu trong
bảng tính.
Lưu trữ và xử lý thông tin dạng bảng: Bảng là một trong những cách thức lưu
trữ/mô tả thông tin thông dụng: (i) Không bị lặp lại; (ii) Dễ theo dõi; (iii) Dễ tính toán.
Cách thức tổ chức thông tin: Trong các chương trình bảng tính, các thông tin

được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu thông thường, ví dụ: kiểu text, kiểu số, kiểu
ngày tháng, kiểu logic…Các thông tin dưới lưu trữ dưới dạng một trường dữ liệu (field).
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

1


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Mỗi một đối tượng được lưu trữ gọi là một bản ghi (record) chứa các thuộc tính của đối
tượng đó, mỗi thuộc tính được lưu trữ tại một trường.
Ứng dụng của bảng tính: Hiện nay bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi trong
rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề cụ thể: (i) Các công việc văn phòng, hành chính; (ii) Các
công việc kế toán; (iii) Công việc quản lý; (iv) Công việc phân tích và thiết kế; vv...
1.1.2.

Xây dựng và ứng dụng bảng tính thông thường

Việc xây dựng một bảng tính, sử dụng các tính năng của nó để thực hiện những
công việc về thu thập, tính toán, xử lý, lưu trữ dữ liệu được thực hiện theo những bước
sau:
Nhập và biên tập dữ liệu, công thức vào bảng: Các phần mềm, ứng dụng bảng
tính cung cấp cho người sử dụng những công cụ dùng để nhập và biên tập dữ liệu. Các số
liệu thông thường có nhiều dạng và kiểu. Để đạt được hiệu quả cao trong công việc, trước
khi nhập dữ liệu để tính toán và xử lý đòi hỏi dữ liệu phải có tính đúng đắn, duy nhất.
Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm:
Excel và các phần mềm ứng dụng bảng tính khác đều cung cấp những hàm (function)
dùng để tính toán các số liệu thành kết quả qua một số phép tính cụ thể (sum, average,
max, min…). Để xây dựng các công thức, biểu thức, các ứng dụng cũng cung cấp các
phép tính thông dụng như: +, - , *, /, ^… cho phép người dùng xử lý và tính toán.

Biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ: biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ
là một trong những hình thức biểu diễn trực quan và có ý nghĩa lớn trong việc theo dõi,
phân tích và xử lý thông tin. Biểu đồ cho chúng ta cái nhìn tổng quan, chi tiết về một vấn
đề nào đó đang theo dõi và phân tích. Do đó, các ứng dụng bảng tính cung cấp cho chúng
ta các công cụ chuyển đổi từ bảng tính sang dạng biểu đồ.
Ứng dụng cao cấp: Ngoài ra các ứng dụng còn cung cấp cho người dùng những
công cụ cao cấp để phân tích, dự báo dữ liệu, đặc biệt trong Excel còn có những công cụ
dùng để tính toán như giải các bài toán tối ưu, bài toán vận tải. Đây là những công cụ rất
hữu ích trong việc tính toán, xử lý dữ liệu.
In, phân phối và lưu trữ các bảng tính: Đây là phần công việc cuối cùng của
quá trình thu thập, phân tích, xử lý và phân phối kết quả. Các ứng dụng cũng cung cấp
các công cụ phù hợp cho các thao tác in ấn, phân phối và lưu trữ dữ liệu.
1.2.
1.2.1.

Phần mềm bảng tính
Một số phần mềm bảng tính khác nhau

LibreOffice Calc: LibreOffice là một bộ phần mềm văn phòng toàn diện, năng
suất chất lượng chuyên nghiệp có thể tải về và cài đặt tự do. Có rất nhiều người hài lòng
khi sử dụng LibreOffice trên toàn thế giới, và nó được dịch sang hơn 30 ngôn ngữ và cho
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

2


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

tất cả các hệ điều hành, bao gồm Microsoft Windows, Mac OS X và GNU/Linux (Debian,
Ubuntu, Fedora, Mandriva, OpenSUSE, ...)

OpenOffice Calc: là phần mềm văn phòng mã nguồn mở hàng
đầu hiện nay, hoàn toàn có thể thay thế bộ MS Office. OpenOffice là đề
án phần mềm nguồn mở với mục đích qua sự đóng góp của cộng đồng
những người viết phần mềm, soạn thảo ra một chương trình ứng dụng
văn phòng hoạt động được với tất cả các hệ điều hành phổ biến và khai
thác các chức năng và tài liệu thông qua các thành phần mở dựa trên các
thư viện nguồn API và dạng hồ sơ XML.
Microsoft Excel: Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng
tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft
được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng
bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có
trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3,
Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi
các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những
điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện
với người dùng.
Trong khuôn khổ của module này, chúng ta sẽ tập trung vào nghiên cứu và trao
đổi những tính năng và các công cụ chủ yếu của ứng dụng bảng tính Microsoft Excel
phiên bản 2010 trong bộ ứng dung công cụ văn phòng Office.
1.2.2.

Thành phần chính tạo nên bảng tính Excel

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc
(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet
(bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau
chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy
thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn
được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các

cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.
Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào
tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

3


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

1.2.3.

Chức năng của một phần mềm bảng tính Excel

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi
chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng
hơn trong việc thực hiện: (i) Tính toán đại số, phân tích dữ liệu; (ii) Lập bảng biểu báo
cáo, tổ chức danh sách; (iii) Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau; (iv) Vẽ đồ thị và các
sơ đồ; (v) Tự động hóa các công việc bằng các macro; (vi) Và nhiều ứng dụng khác để
giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Bài 2: Sử dụng phần mềm bảng tính Excel
2.1.
2.1.1.

Làm việc với phần mềm bảng tính Excel

Mở phần mềm bảng tính Excel

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là
“.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu
giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng
chuẩn trước đây là “.XLS”. Chúng ta thường sử dụng hai
cách mở một bảng tính đó là: mở trực tiếp và gián tiếp. Tại
cửa sổ quản lý tệp tin, chạy trực tiếp tệp tin bảng tính hoặc
chúng ta khởi động chương trình MS-Excel trước, sau đó mở file (open) từ hệ thống
menu của ứng dụng. Hai cách mở này là tương đương, tùy thuộc sự tiện lợi, yêu cầu của
người sử dụng.
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở
tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như
thực đơn File của các phiên bản trước.
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay
sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và tích vào các lệnh cần cho hiện
lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn
More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.
2.1.2.

Các thành phần trong giao diện (màn hình làm việc)

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

4


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh

thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn
hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas,
Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm
việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng
hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…; Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính
như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …; Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc
hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn; Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel; Data: Các nút
lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…;
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết
lập bảo vệ bảng tính; View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu
nhỏ, chia màn hình, …; Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho
các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút
Office  Excel Options  Popular  Chọn Show Developer tab in the Ribbon; AddIns: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các
hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu): Khi muốn thực hiện một thao tác
nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy
nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh
thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
2.1.3.

Thiết đặt để mở và lưu bảng tính như chọn thư mục mặc định, tên tệp mặc
định, định dạng mặc định. Sử dụng chức năng trợ giúp của phần mềm

Thiết lập mở và lưu bảng tính: Thông thường, sau khi cài đặt và chưa thiết lập
các quy định về lưu theo yêu cầu thì Excel thiết lập như hình dưới đây:
Save files in this format: Trong Excel cho phép chúng ta lưu lại với rất nhiều
định dạng khác nhau tùy theo công việc. Tuy nhiên, mặc định của Excel 2007 trở lên là

*.docx. Bạn có thể chọn kiểu định dạng mặc định tùy ý trong box này.
Save AutoRecover information every: Cho phép bạn thiết lập thời gian Excel
sẽ tự động lưu lại các thông tin thay đổi của bạn tránh trường hợp mất dữ liệu trong quá
trình làm việc. Mặc định là 10 phút, bạn có đặt thời gian ngắn hoặc dài hơn.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

5


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Keep the last autosaved version if I close without saving: Hệ thống sẽ lưu lại
bản cập nhật mới nhất của bạn khi bạn thoát khỏi mà không lưu hoặc đột ngột mất điện,
hoặc lỗi hệ thống dẫn đến bị trục trặc của phần mềm
AutoRecover file location: đây là thư mục (vị trí) để lưu các bản cập nhật mà hệ
thống tự động ghi lại ở trên. Bạn có thể thay thế bằng cách gõ đường dẫn thư mục của
bạn muôn lưu thay cho thư mục mặc định này.
Defaut file location: tất cả các ứng dụng của Microsoft Office thông thường
được lưu mặc định tại thư mục Documents. Bạn có thể thay thế bởi thư mục bất kỳ để
tiện cho việc sử dụng và quản lý, hãy thay thế đường dẫn trên bằng đường dẫn của bạn,
sau đó nhấn OK để đóng cửa sổ và lưu lại thiết lập.
Sử dụng chức năng trợ giúp: Trong Excel chúng ta có 2
cách để sử dụng công cụ trợ giúp. (C1) nhấn phím F1; (C2) nhấn vào
biểu tượng có dấu ? ở góc trên bên phải màn hình. Cửa sổ trợ giúp sẽ bật ra và sẵn sàng
trợ giúp với những từ khóa bạn đưa vào.
Trong hộp Search, bạn nhập vào từ khóa hoặc những gì bạn muốn phần mềm
trợp giúp. Về nguyên tắc, từ khóa bạn đưa vào càng chính xác và càng gần với thư viện
trợ giúp thì kết quả mà phần mềm đưa ra sẽ chính xác hơn. Nếu từ khóa không tốt, bạn sẽ
phải tìm kiếm sự trợ giúp mong muốn trong rất nhiều các nội dung mà trợ giúp đưa ra.
Giả sử muốn hướng dẫn sử dụng hàm Average ta gõ từ khóa vào ô search, Excel

sẽ hiện thị tất cả những gì có trong thư viện trợ giúp có liên quan đến từ khóa Average.
2.2.
2.2.1.

Làm việc với bảng tính Excel
Biết mở, đóng, sắp xếp bảng tính

Mở bảng tính: Cũng như các ứng dụng khác của Microsoft Office, để mở ứng
dụng bảng tính Excel thực hiện những bước sau: (b1) Từ màn hình (Desktop) chính của
Windows nhấp chuột nút Start; (b2) Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi
di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ
Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại; (b3) Nhấp chuột vào biểu tượng
để khởi động Excel.
Đóng bảng tính: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi
Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel.
Lưu ý: khi khỏi Excel, những cập nhật chưa được lưu lại sẽ được Excel hỏi trước
khi thoát hẳn. Nên lưu ý các thông báo của Excel tránh việc mất mát dữ liệu.
Sắp xếp bảng tính: Window7 là một hệ điều hành đa nhiệm và Excel cũng cho
phép người dùng mở nhiều bảng tính cùng một lúc (hình dưới minh họa). Chúng ta có thể
sắp xếp để làm việc với các bảng tính sao cho hợp lý.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

6


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

2.2.2.

- Tiled: Xếp cạnh nhau

- Horizontal: Xếp lần lượt theo chiều ngang
- Vertical: Xếp lần lượt theo chều dọc
- Cascade: Xếp chồng lên nhau
Phóng to, thu nhỏ khi xem một bảng tính

Thu nhỏ cửa sổ Excel: Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to.
Nhấp chuột chuột vào nút
ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu
gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.
Phóng to cửa sổ Excel: Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu
nhỏ. Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn
hình.
2.2.3.

Tạo bảng tính mới, các kiểu tệp dùng để lưu bảng tính

Tạo bảng tính mới: Trong Excel cho phép chúng ta tạo một bảng tính mới theo
hai cách sau: (i) tại tab File  New Blank Workbook  Creat; (ii) hoặc chúng ta
nhấn tổ hợp phím Ctrl +N.
Các định dạng lưu bảng tính: Cũng như Excel 2007, Excel 2010 có phần mở
rộng là .xlsx. Do đó, mặc định các bảng tính được ghi sẽ có phần mở rộng là *.xlsx. Tuy
nhiên, Excel cũng cho phép lưu ở một số kiểu khác như: (i) XLS: Lưu định dạng Excel
cho các phiên bản cũ hơn 97-2003; (ii) PDF: Lưu định dạng file PDF; (iii) XLTX: định
dạng template của Excel; HTM, HTML: định dạng web; vv...
2.2.4.

Lưu bảng tính

Cũng như Word, Excel cho phép chúng ta 2 kiểu lưu bảng tính: Save và Save As.
Với 2 kiểu này nếu chúng ta lưu bảng tính ở lần đầu tiên là có tác dụng như nhau. Chúng

ta cần chỉ rõ tên bảng tính cần lưu và thư mục cần lưu nếu muốn (nếu không sẽ lưu vào
thư mục mặc định).
Tuy nhiên, ở lần lưu từ thứ 2 trở đi. Save mang ý nghĩa là cập nhật những thay
đổi của bảng tính. Nhưng Save As thì khác, hành động của Save As các lần là như nhau,
tức là chúng ta có thể thay đổi tên cũng như thư mục cần lưu bảng tính.
2.2.5.

Chuyển từ bảng tính đang mở này sang bảng tính đang mở khác

Khi chúng ta mở nhiều bảng tính để làm việc cùng một lúc. Excel cung cấp cho ta
công cụ để di chuyển giữa các bảng tính. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Tab. Nên nhớ rằng
nếu bạn nhấn Alt + Tab sẽ di chuyển sang ứng dụng khác nếu bạn đang mở, chẳng hạn:
Word, Internet Explorer, vv...

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

7


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Bài 3: Thao tác đối với ô (ô tính)
3.1.
3.1.1.

Nhập dữ liệu vào ô
Ô (cell)

Khái niệm: Ô là phần tử cơ bản của trang tính và chỉ chứa một phần tử dữ liệu.
Các dữ liệu trong ô được định dạng bởi những kiểu nhất định (text, number, date, …). Ở

chế độ mặc định, Excel sẽ gán cho ô kiểu general, khi bạn nhập dữ liệu vào Excel sẽ tự
nhận biết kiểu dữ liệu cho bạn. Excel cũng có nhưng quy định nhỏ như nếu kiểu text dữ
liệu căn lề trái của ô, kiểu number, date căn lề phải của ô.
Địa chỉ ô: mỗi ô được xác định bởi địa chỉ của nó. Khi làm việc, bạn chỉ cần
tham vấn tơi địa chỉ ô, Excel sẽ lấy các giá trị của ô đó qua địa chỉ tham chiếu mà bạn
yêu cầu. Địa chỉ của ô các ba dạng: Địa chỉ tuyệt đối ($A$1); Địa chỉ tương đối (A1); Địa
chỉ ô hỗn hợp (;$A1; A$1)
3.1.2.

Kiểu dữ liệu trong bảng tính

Để thay đổi và xác định kiểu dữ liệu của một ô, hoặc một vùng (định dạng dữ
liệu). Chọn ô hoặc vùng đó nhấn chuột phải chọn Format Cells… trong tab Number
một categoty các kiểu dữ liệu của Excel hiện ra. Có thể chọn và định dạng theo yêu cầu:
Kiểu General: Định dạng mặc định (có thể là số hoặc kí tự…) trường hợp bạn chưa
chọn kiểu định dạng Excel mặc định General; Kiểu Number: Định dạng kiểu số; Kiểu
Currency: Định dạng kiểu tiền tệ. Giống như định dạng Number chỉ có điều khác biệt
định dạng này cho phép thêm đơn vị tiền tệ vào bên trái của giá trị, ví dụ $...;
Accounting: Tương tự như định dạng Currency chỉ khác biệt đơn vị tiền tệ được căn
thẳng lề với nhau; Date: Định dạng ngày tháng; Time: Cho phép người dùng nhập thời
gian theo nhiều định dạng khác nhau. Bạn chọn định dạng hiển thị thời gian tại mục
Type.; Percentage: Định dạng về phần trăm, bạn lựa chọn số chữ số thập phân được hiển
thị tại mục Decimal Places. Với định dạng này luôn có dấu "%" đi kèm sau con số;
Fraction: Định dạng phân số cho phép người dùng chọn kiểu định dạng để hiển thị trong
mục Type. Excel cung cấp rất nhiều cách hiển thị; Scientific: Hiển thị các số dưới dạng
số mũ. Ví dụ: 2.00E+0.5=200.000; 2.05E+0.5 = 205.000. Bạn lựa chọn số chữ số hiển thị
sau dấu chấm thị tại mục Decimal Places. Ví dụ: chọn giá trị 1  kết quả 6.8E + 03;
Text: Định dạng kiểu văn bản. Chú ý trên vùng dữ liệu này không thể thao tác tính toán
được ngay cả khi bạn nhìn chúng là những con số; Special: Các kiểu định dạng đặc biệt
về số điện thoại. Lựa chọn kiểu hiển thị trong mục Type, có 4 kiểu lựa chọn; Custom:

Định dạng do người dùng tự định nghĩa có thể dựa vào định dạng có sẵn. Ví dụ dựa vào
định dạng "m/d/yyyy" có thể có định dạng " Tháng m Ngày d Năm yyy" bằng cách bạn
nhập vào mục Type.
3.1.3.

Chọn (đánh dấu) một ô, vùng, toàn bộ trang tính

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

8


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Chọn một ô: Chọn ô nào nhấn chuột, hoặc di chuyển bằng tổ hợp phím mũi tên
hoặc Tab vào (đến) ô đó; Chọn vùng: Nếu dùng chuột, trước tiên dùng chuột di chuyển ô
hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới
qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô
đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi di chuyển bằng tổ hợp phím mũi tên đến ô cuối của
vùng và thả các phím. (Cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo
chọn đến ô đầu tiên). Nếu các ô trong vùng không liền nhau, phối hợp các thao tác và giữ
phím Ctrl; Chọn toàn trang tính: Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn Ctrl+A,
còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên
thanh Sheet tab và chọn Select All Sheets.
3.1.4.

Nhập nội dung (số, ngày tháng, văn bản) vào một ô

Nếu chắc chắn được nội dung và kiểu dữ liệu cho một ô, hoặc một vùng nào đó,
chọn ô (vùng)  nhấn chuột phải  Format Cells. Định dạng theo dữ liệu yêu cầu. Nếu

không chắc chắn, bạn cứ nhập dữ liệu bình thường, Excel sẽ mặc định dữ liệu của bạn
kiểu General.
3.1.5.

Hủy kết quả vừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo)

Undo các thay đổi: Có thể làm ngược lại hầu hết các hành động trong excel
bằng cách sử dụng lệnh Undo.
Redo các thay đổi: Cũng có thể làm lại những hành động đã làm với lênh undo
trong excel bằng cách sử dụng lệnh Redo.
3.2. Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô
3.2.1. Xóa, sửa đổi nội dung một ô
Để xóa nội dung của một ô, bạn chỉ cần chọn ô đó rồi nhấn Delete. Để sửa nội
dung của một ô, nếu muốn thay đổi toàn bộ nội dung của ô đó, xóa nội dung cũ và nhập
nội dung mới. Nếu bạn muốn sửa một phần, bạn có thể sử dụng 2 cách sau: (i) nhấp đúp
chuột vào ô cần sửa; (ii) chọn ô cần sửa nhấn F2.
3.2.2.

Tìm và thay thế ô theo nội dung

Hộp thoại Find & Replace trong Excel 2010: Truy cập vào Find & Replace,
chọn Home  Find & Select  Find hoặc nhấn phím Ctrl + F đối với tìm kiếm. Nếu
bạn muốn thay thế, chọn Home  Find & Select  Replace hoặc nhấn phím Ctrl + H.
Tìm hiểu các tùy chọn: các tùy chọn trong hộp thoại Find có nghĩa như sau:
-

Within: Xác định rõ sự tìm kiếm là trong Sheet hoặc Workbook.
Search By: Xác định tìm kiếm trong hàng hay trong cột.
Look In: Nếu bạn muốn tìm kiếm đoạn trích trong công thức.
Match Case: Nếu bạn muốn kết nối kiểu của các từ là chữ hoa hay chữ thường.

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

9


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

3.2.3.

- Match Entire Cell Content: Nếu bạn muốn kết nối chính xác của từ với ô.
Sắp xếp các ô

Sắp xếp dữ liệu trong Excel là sắp xếp lại các hàng dựa trên nội dung của một cột
cụ thể. Có thể muốn sắp xếp lại một sheet theo thứ tự sheet chữ cái.
3.3.
3.3.1.

Sao chép, di chuyển nội dung của ô
Sao chép, cắt, dán
MS Excel cung cấp nhiều cách khác nhau để sao chép và dán

Sao chép và dán trong Excel 2010: Chọn một ô mà bạn muốn sao chép. Chọn
Copy sau khi nhấn chuột phải hoặc nhấn Ctrl+C. Chọn một ô mà bạn muốn dán nội
dung đã sao chép. Nhấn chuột phải và chọn Paste hoặc nhấn Ctrl+V.
Trong trường hợp này, MS Excel sẽ sao chép tất cả nội dung trong ô như giá trị,
công thức toán, lời bình… MS Excel sẽ ghi đè nội dung bạn sao chép lên ô bạn muốn dán.
Nếu bạn muốn làm lại, nhấn Ctrl+Z.
Copy Paste sử dụng Office Clipboard trong Excel 2010: Khi bạn sao chép
trong MS Excel, nó sẽ đặt nội dung sao chép vào trong Window and Office Clipboard.

Bạn có thể quan sát bằng cách chọn Home, chọn Clipboard. Chọn ô bạn muốn dán, và
nhấn vào Paste để dán nội dung đó.
Copy Paste theo cách đặc biệt trong Excel 2010: Bạn có thể không sao chép tất
cả mọi thứ trong một ô, ví dụ bạn chỉ muốn sao chép các giá trị hoặc định dạng của ô.
Chọn tùy chọn Paste Special.
3.3.2.

Sử dụng công cụ tự động điền nội dung (autofill), công cụ sao chép (copy) để
tự động sinh một dãy số

Chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống
hoặc điền một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế của tuỳ
chọn Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô
hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle).
3.3.3.

Di chuyển nội dung của một ô, của nhiều ô bên trong trang tính, từ trang tính
này sang trang tính khác, từ bảng tính này sang bảng tính khác

Di chuyển trong trang tính: Khi muốn di chuyển dữ liệu từ một ô đến một ô
khác, chẳng hạn nội dung của A1 đến ô D3, tại ô D3 ta chỉ cần gõ =A1. Khi muốn di
chuyển nhiều ô, chúng ta sẽ di chuyển 1 ô và sử dụng phương pháp sao chép công thức
để hoàn thành thao tác.
Di chuyển từ trang tính này sang trang tính khác: Khi muốn di chuyển dữ
liệu từ một ô trong một trang tính đến một ô trong một trang tính khác, chẳng hạn nội
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

10

Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

dung của A1 trong sheet1 đến ô D3 trong sheet 3, tại ô D3 trong sheet3 ta chỉ cần gõ
=sheet1!A1. Khi muốn di chuyển nhiều ô, chúng ta sẽ di chuyển 1 ô và sử dụng phương
pháp sao chép công thức để hoàn thành thao tác.
Di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác: Khi muốn di chuyển dữ liệu
từ một ô trong một trang tính của một bảng tính đến một ô trong một trang tính của một
bảng tính khác, chẳng hạn nội dung của A1 trong sheet1 của bảng tính book1 đến ô D3
trong sheet 3 của bảng tính book2, tại ô D3 trong sheet3 của bảng tính book2 ta chỉ cần
gõ =[book1]sheet1!A1. Khi muốn di chuyển nhiều ô, chúng ta sẽ di chuyển 1 ô và sử
dụng phương pháp sao chép công thức để hoàn thành thao tác.

Bài 4: Thao tác trên trang tính
4.1.
4.1.1.

Dòng và cột
Chọn một dòng, một nhóm dòng kề nhau, nhóm các dòng không kề nhau,
chọn một cột, nhóm các cột kề nhau, nhóm các cột không kề nhau
Để chọn một dòng hoặc một nhóm dòng kề nhau, chúng ta có 2 cách để thực hiện:

Cách 1: Ở bên trên và bên trái của trang tính có các chỉ số dòng và cột, muốn
chọn hàng nào (chỉ số dòng) hoặc cột nào (chỉ số cột) ta nhấn chuột vào đó. Với các
nhóm dòng và cột liền nhau ta chỉ cần nhấn vào dòng hoặc cột đầu tiên, giữ phím Shift,
nhấn vào vào dòng hoặc cột cuối cùng. Chẳng hạn ta nhấn vào chữ D sẽ chọn cột D, số 5
sẽ chọn dòng 5.
Cách 2: Với chọn hàng, chọn các ô thuộc hàng cần chọn nhấn Shift + Space; với
chọn cột, chọn các ô thuộc cột cần chọn nhấn Ctrl + Space.
Để chọn 1 nhóm hàng và cột không kề nhau, ta thực hiện cách 1 nhưng thay
phím Shift trong thao tác bằng phím Ctrl.

4.1.2.

Chèn và xóa một dòng, một cột trong trang tính

Chèn dòng hoặc cột: để chèn một dòng, hoặc một cột, chọn một dòng hoặc một
hàng sau vị trí nhấn chuột phải chọn Insert.
Xóa dòng hoặc cột: để xóa một dòng, hoặc một cột, chọn dòng hoặc hàng đó
nhấn chuột phải chọn Delete.
4.1.3.

Sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng

Để thay đổi độ rộng của cột và dòng trong Excel, chúng ta có thể sử dụng một
trong hai cách dưới đây:

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

11


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí ngăn cách của dòng và cột đến khi con
trỏ chuột thay đổi hình dạng như hình dưới. Nhấn và giữ rồi kéo chuột lên, xuống (với
thay đổi kích thước dòng), nhấn và giữ rồi kéo chuột sang trái, phải (với thay đổi kích
thước cột).
Cách 2: Chọn dòng hoặc cột cần thay đổi kích thước, nhấn chuột phải. Nhấn
Row Height hoặc Column Width … sau đó nhập kích thước dòng và cột cần thay đổi
Lưu ý: Nếu muốn thay đổi kích thước của một nhóm dòng, nhóm cột. Chọn các
dòng hoặc các cột cần thay thế. Sau đó, thực hiện lại các bước trên.

4.1.4.

Ẩn/hiện, cố định (freeze)/thôi cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột

Nếu thiết lập sheet với tiêu đề của hàng và cột thì khi bạn cuốn trang xuống hay
sang phải, những tiêu đề này sẽ không được nhìn thấy. MS excel cung cấp một giải pháp
hữu hiệu cho vấn đề này với chức năng đông cứng một phần
4.2.
4.2.1.

Trang tính
Thêm một trang tính mới, đóng lại, xóa trang tính đang mở

Trong Microsofr Excel 2010 khi mở một bảng tính mới, mặc định bảng tính mới
của bạn có 3 sheets. Nhưng giả sử rằng muốn thêm hoặc bớt một hoặc nhiều sheet trong
quá trình làm việc. Sau đây là các bước đơn giản để làm điều đó:
Bước 1: Nhấn Sheet Name và chọn Insert
Bước 2: Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại Insert với lựa chọn sheet trong mục
General. Nhấn nút OK. Hoặc bạn có thể nhấn Ctrl + F11 để thêm một sheet mới
Để xóa một sheet nào đó, bạn thực hiện bước 1 rồi nhấn Delete.
Để đóng (ẩn) hoặc mở (hiện) một sheet, bạn chọn sheet đó thao tác như bước 1
rồi nhấn Hide hoặc Unhide.
4.2.2.

Vai trò của tên trang tính. Đặt tên, sửa tên trang tính hợp lý

Tên trang tính hay định danh trang tính là thuộc tính giúp cho người dùng dễ nhớ
hơn phù hợp với tinh chất công việc của bản thân. Mặc định các trang tính của Excel có
tên: sheet1, sheet2, .., bạn có thể thay đổi tên của chúng như sau:
Bước 1: Bấm chọn sheet cần đổi tên, nhấn chuột phải

Bước 2: Nhấn Rename rồi nhập tên mà bạn muốn thay đổi
4.2.3.

Chuyển từ trang tính này sang trang tính khác

Trong một bảng tính, chúng ta có thể sử dụng rất nhiều trang tính. Việc di chuyển
và thực hiện các thao tác với chúng xảy ra thường xuyên. Do đó, Excel cung cấp có
chúng ta công cụ để di chuyển giữa các sheet.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

12


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Cách 1: Chúng ta muốn làm việc với sheet nào thì nhấn vào sheet đó
Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + PgUP hoặc Ctrl + PgDn để di chuyển đến
và quay lại lần lượt từng sheet.
Cách 3: Sử dụng các nút First, Previous, Next, Last để đến các sheet đầu tiên,
lùi một sheet, tiến một sheet và sheet cuối cùng.
4.2.4.

Sao chép, di chuyển các trang tính bên trong bảng tính

Sao chép: Để sao chép, chọn sheet cần sao chép nhấn chuột phải chọn Move or
Copy, hộp thoại xuất hiện liệt kê các sheet đang tồn tại. Thông thường, nếu bạn muốn di
chuyển đến 1 sheet mới nhấn Move the end nếu bạn muốn copy thì tích vào Creat a
copy. Ví dụ: Bạn copy sheet Bai 1 thì sheet mới có tên Bai 1 (2).
Di chuyển: Để di chuyển, sắp xếp lại vị trí các sheet, bạn chỉ cần chọn rồi nhấn
và giữ chuột (hình trang giấy sẽ hiện ra), di chuột đến vị trí mới của sheet.

Bài 5: Biểu thức và hàm
5.1.
5.1.1.

Biểu thức số học
Khái niệm biểu thức (expression) và ứng dụng của biểu thức

Biểu thức là một tập hợp các toán tử và toán hạng theo quy tắc số học bình
thường. Biểu thức trả về kết quả là sự tính toán kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.
Biểu thức trong Excel có chứa các địa chỉ ô liên quan. Mỗi địa chỉ ô này chúng ta coi đó
là một toán hạng, ngoài ra trong biểu thức có thể chứa các hàm (function), mỗi hàm này
cũng là một toán hạng.
Công thức: Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các
công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Vậy công thức có các
thành phần gì? Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau
đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

13


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Các toán tử trong công thức.
Thứ tự ưu tiên của các toán tử.
5.1.2.

Tạo biểu thức số học đơn giản bằng cách sử dụng các phép tính số học (cộng,

trừ, nhân, chia)

Dưới đây là một số biểu thức đơn giản. Chúng ta sẽ gặp lại rất nhiều các biểu
thức chứa trong các công thức ở những phần tiếp theo.

5.1.3.

- (A2+A3)^2
- MOD(3,2)*$A$4
- IF(AND(A2,B4),TRUE,FALSE)
Hiểu các lỗi gặp phải khi sử dụng biểu thức

Excel có 7 giá trị lỗi của công thức gồm: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!,
#NUM!, #REF! và #VALUE!
Lỗi #DIV/0!: là do công thức thực hiện phép chia cho không.
Lỗi #N/A: là do công thức không thể trả về một kết quả hợp lệ.
Lỗi #NAME?: Lỗi #NAME? là do Excel không thể nhận biết một cái tên mà
bạn sử dụng trong công thức.
Lỗi #NULL!: là một trường hợp lỗi rất riêng biệt trong Excel. Lỗi #NULL! xuất
hiện khi bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) trên hai dãy không giao nhau (không
có ô chung).
Lỗi #NUM!: là do có vấn đề gì đó với một con số trong công thức.
Lỗi #REF!: là do công thức của bạn chứa một tham chiếu ô không hợp lệ.
Lỗi #VALUE!: là do bạn đã sử dụng một đối số không thích hợp trong một hàm.
5.2.

Hàm

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng
nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời

gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao
trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một
hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.
Giả sử cần xác định giá trị lớn nhất trong một dãy nào đó. Một công thức không
thể cho bạn kết quả mà không sử dụng hàm. Chúng ta sẽ sử dụng công thức mà chứa hàm
MAX để trả lại kết quả giá trị lớn nhất trong dãy từ B3:B8 là =MAX(A1:D100)
5.2.1.

Ý nghĩa và cách sử dụng các hàm thống kê
Hàm COUNT:

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

14


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Công dụng: Đếm số ô trong danh sách
Cú pháp: COUNT(value1, value2, …)
Các tham số: value1, value2,…: các giá trị (số, chuỗi, logic,…)
Ví dụ: =COUNT(A15:A22) trả về kết quả là 3

-

Hàm COUNTA:
Công dụng: Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danh sách
Cú pháp: COUNTA(value1, value2, …)
Tham số: value1, value2,…: các giá trị (số, chuỗi, logic,…);
Ví dụ: COUNTA(A15:A22) trả về kết quả là 6

-

Hàm MAX:
-

Công dụng: Trả ra số lớn nhất trong danh sách
Cú pháp: MAX (value1, value2, …)
Tham số: value1, value2,…: các giá trị số.
Ví dụ: Max(1,5,9,4,9,2,4,5) trả về kết quả là 9

Hàm MIN:
-

Công dụng: Trả ra số nhỏ nhất trong danh sách
Cú pháp: MIN(value1, value2, …)
Tham số: value1, value2,…: các giá trị số.
Ví dụ: Min(1,5,9,4,9,2,4,5) trả về kết quả là 1

Hàm AVERAGE:
-

Công dụng: Tính trung bình cộng các giá trị trong danh sách
Cú Pháp: AVERAGE(number1, number2, …)
Tham số: number1, number2, …: các giá trị số
Ví dụ: AVERRAGE(1,2,3,4,5,6,7) trả về kết quả là 4

Hàm AVERAGEIF
Công dụng: Tính trung bình cộng của các giá trị trong danh sách theo một điều
kiện

Cú pháp: AVERAGEIF(range, criteria, [avegare_rang]):
Tham số: range: là vùng xét điều kiện; criteria: là giá trị để so sánh với các giá
trị trong vùng điều kiện; [avegare_rang]: vùng tính trung bình
Ví dụ: Tính trung bình Đơn Giá cùa Tên Hàng là Sắt Phi 6;

-

=AVERAGEIF(B25:B36,”Sắt Phi 6″,E25:E36) trả về kết quả là 15833.33333
Hàm SUM:
-

Công dụng: Tính tổng các giá trị trong danh sách

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

15


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

-

Cú pháp: SUM (number1, number2, …)
Tham số: number1, number2, …: các giá trị số
Ví dụ: sum(1,2,3,4,5,6,7,8,9) trả về kết quả là 45

Hàm SUMIF:
-

Công dụng: Tính tổng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện

Cú pháp: SUMIF (range, criteria1)
Tham số: range: là vùng xét điều kiện; criteria: là giá trị để so sánh với các giá
trị trong vùng điều kiện; [sum_rang]: vùng tính tổng
Ví dụ: Tính tổng giá trị thành tiền của Ciment Hà Tiên;
=SUMIF(B25:B36,”Ciment Hà Tiên”,F25:F36) trả về kết quả là 2169540000

Hàm COUNTIF:
-

Công dụng: Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong một dãy
Cú pháp: COUNTIF(range, criteria)
Tham số: range: vùng xét điều kiện: criteria: giá trị điều kiện
Ví dụ: Đếm các đơn hàng có Số Lượng >2000;
=COUNTIF(D25:D36,”>2000″)trả về kết quả là 10
Ý nghĩa và cách sử dụng hàm luận lý

5.2.2.

Hàm IF:
-

Chức năng: Trả về một giá trị nếu điều kiện có giá trị TRUE, và một giá trị
khác nếu điều kiện có giá trị FALSE.
Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Tham số: logical_text: Biếu thức giá trị hay công thức có thể trả về true hoăc
false; value_if_true: Giá trị trả về nếu biếu thức hay giá trị ở tham số
logical_text là true; value_if_false: Giá trị trả về nếu biếu thức hay giá trị ở
tham số logical_text là false.

Hàm AND:

-

Chức năng: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số là đúng; trả về giá trị
FALSE nếu có một hay nhiều đối số là sai.
Cú pháp: AND(logical1, [logical2], …)
Tham số: logical: có thể có từ 1 đến 255 biểu thức được xét xem đúng (True)
hay sai (False).

Hàm OR:
-

Chức năng: Trả về giá trị TRUE nếu có một hay nhiều đối số là đúng; trả về
giá trị FALSE nếu tất cả các đối số là sai.

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

16


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

-

Cú pháp: OR(Logical1, [logical2], …)
Tham số: logical: có thể có từ 1 đến 255 biểu thức được xét xem đúng (True)
hay sai (False).

Hàm NOT:
5.2.3.

Chức năng: Kết quả TRUE nếu biểu thức logic là FALSE và ngược lại.
Cú pháp: NOT(logical)
Tham số: logical: có thể có từ 1 đến 255 biểu thức được xét xem đúng (True)
hay sai (False).
Ý nghĩa và cách sử dụng các hàm thời gian, ngày tháng

Hàm TODAY:
-

Công dụng: trả về ngày hiện tại trong máy tính
Cú pháp: Today ()
Tham số: không có tham số.

Hàm NOW:
-

Công dụng: trả về ngày và giờ hiện tại trong máy tính
Cú pháp: NOW()
Tham số: không có tham số

Hàm DATE:
-

Công dụng: nhập vào ngày tháng năm theo đúng định dạng của máy tính
Cú pháp: DATE(year, month, day)
Tham số: Year: nhập số năm; Month: nhập số tháng; Day: nhập số ngày
Ví dụ: DATE(2016,9,10) trả về kết quả là 10/9/2016

Hàm DAY:
-

Công dụng: trả về ngày trong tháng (1-31)
Cú pháp: DAY(serial_number)
Tham số: serial_number: giá trị là ngày tháng năm
Ví dụ: DAY(42623) trả về kết quả là 10

Hàm MONTH:
-

Công dụng: trả về tháng trong năm (1-12)
Cú pháp: MONTH(serial_number)
Tham số: serial_number: giá trị là ngày tháng năm
Ví dụ: MONTH(DATE(2016,9,10) trả về kết quả 9; MONTH(42623) trả về
kết quả 9

Hàm YEAR:
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

17


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

5.2.4.

Công dụng: trả về năm
Cú pháp: DAY(serial_number)
Tham số: serial_number: giá trị là ngày tháng năm
Ví dụ: YEAR(DATE(2016,9,10) trả về kết quả 2016; YEAR(42623) trả về kết
quả 2016

Ý nghĩa và cách sử dụng các hàm văn bản

Hàm UPPER:
-

Chức năng: Chuyển một chuỗi viết thường thành viết hoa.
Cú pháp: UPPER(Text)
Tham số: Text: chuỗi muốn chuyển.
Ví dụ: UPPER(“abcd”) trả về kết quả là ABCD.

Hàm LOWER:
-

Chức năng: Chuyển một chuỗi viết hoa thành viết thường.
Cú pháp: LOWER(Text)
Tham số: Text: chuỗi muốn chuyển.
Ví dụ: LOWER(“ABCD”) trả về kết quả abcd

Hàm TRIM:
-

Chức năng: Cắt bỏ những khoảng trắng thừa trong một chuỗi.
Cú pháp: TRIM(Text)
Tham số: Text: chuỗi.
Ví dụ: TRIM(“ A B C “) trả về kết quả là A B C.

Hàm LEFT:
-

Chức năng: Cắt và trả về chuỗi ký tự bên trái của chuỗi.

Cú pháp: LEFT(Text,[num_chars])
Tham số: Text: chuỗi; num_chars: số ký tự muốn cắt từ bên trái.
Ví dụ: LEFT(“ABCD”,2) trả về kết quả là AB

Hàm MID:
-

Chức năng: Cắt và trả về chuỗi ký tự ở giữa của chuỗi.
Cú pháp: MID(Text, start_num, num_chars)
Tham số: Text: chuỗi; Start_num: Số vị trí bắt đầu cắt; Num_chars: Số ký tự
muốn cắt bắt đầu từ start_num.
Ví dụ: MID(“ABCD”,2,1) trả về kết quả là B

Hàm RIGHT:
-

Chức năng: Cắt và trả về chuỗi ký tự bên phải của chuỗi.

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

18


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

-

Cú pháp: RIGHT(Text,[num_chars])
Tham số: Text: chuỗi; Num_chars: Số ký tự muốn cắt từ bên phải.
Ví dụ: RIGHT(“ABCD”,2) trả về kết quả là CD

Hàm LEN:
-

Chức năng: Trả về tổng số độ dài của một chuỗi.
Cú pháp: LEN(Text)
Tham số:Text: chuỗi muốn đếm số ký tự.
Ví dụ: LEN(“ABCD”) trả về kết quả là 4.

Hàm FIND:
-

Chức năng: Trả về số vị trí bắt đầu của chuỗi mình cần tìm và có phân biệt chữ
hoa và chữ thường.
Cú pháp: FIND(Find_text, within_text, [start_num])
Tham số: Find_text: chuỗi cần tìm; Within_text: chuỗi; Start_num: Bắt đầu tìm
từ vị trí từ bên trái chuỗi trở đi.
Ví dụ: FIND(“e”,”MS Excel”,1) trả về kết quả là 7

Hàm VALUE:
-

Chức năng: Chuyển một số chuỗi thành số value.
Cú pháp: VALUE(Text)
Tham số: Text: số kiểu chuỗi.
Ví dụ: VALUE(“4”) trả về kết quả là 4

Hàm TEXT:
5.2.5.

Chức năng: Chuyển một số thành dạng chuỗi theo định dạng được chỉ định.
Cú pháp: Text(value, format_text)
Tham số: Value: Giá trị; Format_text: Kiểu định dạng.
Ví dụ: Text(“123000”,”#,## [$VNĐ]”) trả về kết quả là 123,000 VNĐ
Ý nghĩa và cách sử dụng các hàm toán học và lượng giác

Hàm ABS:
-

Công dụng: trả về giá trị tuyệt đối của số đó
Cú pháp: ABS(number)
Tham số: Number: số cần tính
Ví dụ: ABS(-33) trả về kết quả là 33 ; ABS(33) trả về kết quả là 33

Hàm SQRT:
-

Công dụng: Tính căn bậc hai của 1 số
Cú pháp: SQRT(number)

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

19


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

-

Tham số: Number: số cần tính

Ví dụ: =SQRT(25) trả về kết quả là 5

Hàm POWER:
-

Công dụng: Tính lũy thừa
Cú pháp: POWER(number,power)
Tham số: Number: là số cơ sở (số thực); Power: là số mũ
Ví dụ: =POWER(2,3) trả về kết quả là 8

Hàm ROUND:
-

Công dụng: Làm tròn 1 số thập phân đến n chữ số sau dấu phẩy
Cú pháp: ROUND(number, num_digits)
Tham số: Number: số cần làm tròn; num_digits: số chữ số thập phân muốn làm
tròn
Ví dụ: làm tròn không lấy chữ số thập phân nào =ROUND(123.456,0) trả về
kết quả là 123

Hàm MOD:
-

Công dụng: Trả về phần dư của phép chia 2 số
Cú pháp: MOD(number,divisor)
Tham số: Number: số bị chia; Divisor: số chia
Ví dụ: =MOD(20,3) trả về kết quả là 2

Hàm INT:
-

Công dụng: lấy phần nguyên của 1 số thực
Cú pháp: INT(number)
Tham số: Number: số thực muốn lấy phần nguyên
Ví dụ: =INT(123.456) trả về kết quả là 123

Hàm ODD:
-

Công dụng: Làm tròn lên đến giá trị số nguyên lẻ gần nhất
Cú pháp: ODD(number)
Tham số: Number: là giá trị cần làm tròn.
Ví dụ: =ODD(122) à 123 ; =ODD(123) trả về kết quả là 123

Hàm RAND:
5.2.6.

Công dụng: Trả về một số ngẫu nhiên giữa 0 và 1
Cú pháp: RAND()
Tham số: không có tham số
Ý nghĩa và cách sử dụng các hàm dò tìm và tham chiếu

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

20


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Hàm LOOKUP:

-

Chức năng: trả về một giá trị từ một vùng dữ liệu gồm 1 cột hoặc 1 hàng, hoặc
từ một mảng.
Cú pháp:LOOKUP(lookup_value, array)
Tham số: lookup_value: giá trị cần tìm kiếm trong một mảng, lookup_value
có thể là số, văn bản, giá trị logic, tên hoặc tham chiếu tới một giá trị; array:
vùng tìm kiếm bao gồm các ô có chứa văn bản, số hoặc giá trị logic mà các
bạn muốn tìm lookup_value trong đó.

Hàm VLOOKUP:
-

-

Chức năng: Dò tìm một hàng (row) chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái)
của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị
ở cột đã chỉ định trước.
Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,
[range_lookup])
Tham số:Lookup_value: Giá trị dò; Table_array: Bảng dò (dạng cột);
Col_index_num: Cột cần tìm; Range_lookup: Kiểu dò (True-False).

Hàm HLOOKUP:
-

-

Chức năng: Dò tìm một cột (column) chứa giá trị cần tìm ở hàng đầu tiên (trên
cùng) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong cột. này, và sẽ lấy

giá trị ở hàng đã chỉ định trước.
Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,
[range_lookup])
Tham số: Lookup_value: Giá trị dò; Table_array: Bảng dò (dạng cột);
Row_index_num: Dòng cần tìm; Range_lookup: Kiểu dò (True-False).

Bài 6: Định dạng một ô, một dãy ô
6.1.

Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ
Đã trình bày ở phần trên.

6.2.
6.2.1.

Văn bản
Thay đổi định dạng phông chữ (cỡ chữ, kiểu chữ), kiểu hiển thị (đậm, nghiêng,
gạch dưới, gạch dưới hai lần)

Nhấn chuột phải vào ô, chọn Format cells, chọn Font tab hoặc Nhấn Ctrl+1
hoặc Shift+Ctrl+F.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

21


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

6.2.2.

- Đổi thay đổi phông chữ chọn trong danh sách Font
- Để thay đổi kiểu chữ chọn danh sách Font Style (Ctrl +B, Ctrl + I, Ctrl + U,
Ctrl +D)
- Để thay đổi cỡ chữ chọn Size
- Để thay đổi màu của nội dung ô chọn trong box Color
Áp dụng các màu khác nhau đối với nền của ô

Chọn ô hoặc vùng cần thay đổi màu. Nhấn chuột phải vào ô, chọn Format cells,
chọn Fill tab. Sau đó chọn màu nền hoặc mẫu màu trong Background và Pattern Color.
6.2.3.

Sao chép định dạng từ một ô, một dãy ô tới ô khác, dãy ô khác

Chọn ô hoặc một dãy ô có chứa định dạng cần sao chép. Trong Home tab, nhóm
Clipboard nhấn Format Painter. Con trỏ chuột chuyển hình dạng chổi sơn, di chuột đến
ô hoặc dãy ô để sao chép định dạng.
6.3.
6.3.1.

Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền
Áp dụng việc cuộn văn bản (text wrapping) đối với nội dung của ô, dãy ô

Nếu có đoạn văn bản quá rộng, không vừa so với độ rộng của cột và bạn muốn
phần văn bản này không tràn sang ô khác. Bạn có thể sử dụng công cụ Wrap Text hoặc
Shrink to Fit để dàn xếp phần văn bản đó.
6.3.2.

Đặt hướng thể hiện nội dung ô theo chiều ngang, chiều dọc và cách điều
chỉnh hướng thể hiện nội dung ô

Để đặt hướng thể hiện nội dung ô theo chiều ngang, chiều dọc và cách điều chỉnh
hướng thể hiện nội dung ô. Chọn ô cần điều hướng, trong Home tab, nhóm Alignment,
chọn biểu tượng như dưới hình vẽ. Chọn hướng cần chuyển theo ý muốn.
Hoặc có thể nhấn chuột phải vào ô cần chỉnh hướng, trong menu sổ xuống chọn
Format Cells, hộp thoại Format Cells hiện ra chọn thẻ Alignment, trong khung
Orientation tùy chỉnh độ nghiêng theo ý bạn.
6.3.3.

Ghép (merge) các ô và căn tiêu đề, nội dung trong ô đã ghép

MS Excel cho phép bạn hợp nhất hai hay nhiều ô lại với nhau. Khi bạn hợp ô,
bạn không kết hợp nội dung của các ô. Bạn có thể kết hợp một nhóm các ô thành một mà
nó xuất hiện tại cùng một địa điểm.
6.3.4.

Thêm đường viền (nét, màu) cho ô, dãy ô.

Trước tiên chọn ô, hoặc dãy ô cần thực hiện thao tác đường viền (nét, màu), nhấn
phải chuột chọn Format Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện:
- Tạo đường viền, bạn chọn tab Border… chọn nét ở Style Line, màu ở
Color…
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

22


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

- Để định dạng font, cỡ, màu chữ trong nội dung ô chọn thẻ Font
- Để định dạng màu nền ô chọn thẻ Fill…

Bài 7: Biểu đồ
Biểu đồ là hình ảnh đại diện của các giá trị số. Biểu đồ là một phần không tách
rời của sheet. Biểu đồ lúc đầu mới tạo ra còn khá thô, tuy nhiên trong những năm qua nó
đã được cải thiện đáng kể. Excel cung cấp cho bạn nhiều công cụ để tạo ra nhiều loại
biểu đồ đa dạng. Dữ liệu hiển thị trong biểu đồ giúp bạn dễ dàng hiểu rõ hơn ý nghĩa các
cón số. Bởi vì các hình trong biểu đồ cho phép bạn tổng hợp và so sánh các đối tượng với
nhau một cách đơn giản.
7.1.
Tạo biểu đồ
7.1.1. Các loại biểu đồ. Tạo biểu đồ các từ dữ liệu bảng tính.
Các loại biểu đồ: Có nhiều loại biểu đồ có trong MS Excel như hình dưới.
- Column: Biểu đồ dạng cột chỉ sự thay đổi dữ liệu qua thời gian hoặc sự so
sánh các mục với nhau.
- Bar: Biểu đồ bar là một phiên bản nằm ngang của biểu đồ cột, dùng để so
sánh các đối tượng với nhau.
- Pie: Biểu đồ hình tròn cho thấy sự đóng góp của các đối tượng vào tổng thể,
so sánh chúng với nhau. Bạn dùng biểu đồ này để nhấn mạnh một đối tượng
quan trọng trong dữ liệu.
- Line: Biểu đồ dạng đường chỉ khuynh hướng của dữ liệu.
- Area: Biểu đồ vùng cho thấy sự thay đổi về độ lớn qua thời gian.
- X Y Scatter: Biểu đồ phân tán (xy) chỉ mối quan hệ trong các giá trị số của
một loạt các dữ liệu.
- Stock: Biểu đồ stock (biểu đồ kỹ thuật) thường được sử dụng cho các dữ liệu
về giá chứng khoán, nhưng cũng có thể sử dụng cho các dữ liệu về khoa học
(như chỉ sự thay đổi về nhiệt độ).
- Surface: Biểu đồ mặt hữu ích khi bạn muốn tìm sự kết nối tối ưu giữa hai bộ
dữ liệu. Như trong bản đồ địa hình, màu sắc và các mẫu cho thấy khu vực đó
đang ở phạm vi hay vùng nào.
- Doughnut: Giống dạng biểu đồ tròn, biểu đồ doughnut (bánh rán) chỉ mối

quan hệ giữa các phần trong một tổng thể, tuy nhiên, nó chứa nhiều hơn một
cơ sở dữ liệu.
- Bubble: Biểu đồ bọt chỉ ra sự liên hệ của ba biến. Một biến được biểu diễn
trên trục X, và một biến trên trục Y tương ứng, biến còn lại là kích thước
tương đối của mỗi bọt khí. Hộp thoại chuỗi dữ liệu cho một biểu đồ bọt có một
mục nhập để xác định phạm vi dữ liệu cho kích thước bọt khí.
Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

23


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

- Radar: Biểu đồ dùng để so sánh những giá trị tập hợp của một vùng dữ liệu.
Qua đó thể hiện được sự thay đổi của trước và sau quá trình.
Tạo biểu đồ: Bạn làm theo các bước sau để tạo biểu đồ:

7.1.2.

- Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ cho nó.
- Chọn Insert Tab  chọn biểu đồ hoặc chọn nhóm biểu đồ để thấy các kiểu
biểu đồ đa dạng.
- Nhấn OK vào loại biểu đồ mà bạn chọn.
Thay đổi một biểu đồ
Có thể chỉnh sửa biểu đồ bất cứ lúc nào sau khi bạn đã tạo ra nó.

7.2.
7.2.1.

- Có thể nhập các dữ liệu khác nhau cho biểu đồ bằng cách nhấn chuột phải vào

biểu đồ, sau đó chọn dữ liệu. Chọn dữ liệu mới sẽ tạo ra biểu đồ mới cho dữ
liệu đó, thể hiện như hình dưới:
- Cũng có thể thay đổi trục X bằng cách thay đổi đơn vị cũng như giá trị trên đó.
Bạn có thể làm tương tự với trục Y.
Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ
Chỉnh sửa (thêm, xóa, sửa), di chuyển tiêu đề, ghi chú cho biểu đồ

Thêm tiêu đề: Chọn biểu đồ cần thêm tiêu đề, chọn Layout tab, chọn Chart
Title: None: không có tiêu đề, Centered…: Tiêu đề ở giữa, Above…: tiêu ở phía trên.
Gõ tên tiêu đề rồi nhấn ra ngoài biểu đồ để kết thúc
Sửa tiêu đề: Nhấn chọn tiêu đề rồi sửa
Xóa tiêu đề: Nhấn chọn tiêu đề nhấn Delete hoặc chọn Layout tab, chọn Chart
Title  None
7.2.2.

Thêm, di chuyển nhãn dữ liệu (ví dụ: giá trị, tỷ lệ phần trăm) cho biểu đồ

Thêm nhãn dữ liệu: Chọn biểu đồ cần thêm nhãn dữ liệu, chọn Layout tab,
chọn Data Labels: None: không có nhãn, Center: giữa cột, Inside End: Bên trong trên
cùng, Inside Base: Bên trong dưới cùng, Outside End: Ở ngoài trên cùng
Di chuyển nhãn dữ liệu: Chọn dữ liệu, nhấn giữ chuột trái và di chuyển
7.2.3.

Thay đổi màu nền, màu phụ đề và thay đổi màu sắc hình (cột, thanh, đường,
bánh tròn) trong biểu đồ

Muốn thay đổi màu nền, màu phụ đề, màu sắc biểu đồ. Chọn vị trí cần thay đổi,
chọn Format tab  Shape Fill  Chọn màu sắc cần thay đổi.
7.2.4.

Thay đổi kích cỡ, phông chữ, màu của tiêu đề, trục, chú giải biểu đồ.

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

24


Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản

Muốn thay đổi kích cỡ, phông chữ, màu của tiêu đề, trục, chú giải biểu đồ. Chọn
đối tượng cần thay đổi. Chọn Home tab, trong nhóm Font thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu
chữ, kiểu chữ, vv...
7.2.5.

Thay đổi kích thước biểu đồ.

Chọn phần biểu đồ cần thay đổi kích thước, đưa trỏ chuột đến góc dưới bên phải
, nhấn giữ và di chuột để tăng hoặc giảm kích thước của biểu đồ.
7.2.6.

Cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ.

Các thao tác cắt, dán, xóa biểu đồ chúng ta thao tác như các đối tượng khác trên
trang tính bằng cách chọn biểu đồ nhấn Ctrl + X (cắt), Ctrl +V (dán), Delete (xóa). Còn
muốn di chuyển, chọn biểu đồ đưa trỏ ra viền sao cho con trỏ chuột hiện
di chuyển.

nhấn giữ và

Bài 8: Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính

8.1.
8.1.1.

Trình bày trang tính để in ra
Thay đổi lề: trên, dưới, trái, phải.
Canh lề giấy (Margins):

8.1.2.

- Cách 1: Ribbon  Page Layout  Page Setup  Margins  chọn kiểu lề
- Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Margins  nhập các giá trị
vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề
tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn
canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically
(canh giữa trang theo chiều dọc)
Thay đổi hướng trang: dọc, ngang; cỡ trang; điều chỉnh để nội dung trang
tính khớp với các trang in.
Chiều trang in (Orientation):
- Cách 1: Ribbon  Page Layout  Page Setup Orientation chọn
Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)
- Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Orientation 
chọn chiều trang in Portrait / Landscape
Khổ giấy (Size):

8.2.

- Cách 1: Ribbon  Page Layout  Page Setup  Size  chọn khổ giấy
- Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Page size  chọn
giấy
Kiểm tra và in

Module 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

25