Giáo trình Thực hành kế toán doanh nghiệp trên excel Nghề: Kế toán doanh nghiệp (Trung cấp) CĐ Nghề Đà Lạt

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT

GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: THỰC HÀNH KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÊN EXCEL
NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Ban hành kèm theo Quyết định số:...... /QĐ-CĐNĐL ngày … tháng… năm……
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Đà Lạt, năm 2017


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Vài nét về xuất xứ giáo trình:
Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng
12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng chương
trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy trình độ trung cấp.
Quá trình biên soạn:
Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về Thực hành kế toán trên Excel,
kết hợp với thực tế nghề nghiệp của nghề Kế toán Doanh nghiệp, giáo trình này được

biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên có kinh nghiệm, cùng với những
ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia về lĩnh vực Thực hành kế toán trên
Excel.
Mối quan hệ của tài liệu với chương trình mô đun:
Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung cấp cho
người học những kiến thức và kỹ năng cơ bản về Thực hành kế toán trên Excel, từ
đó người học có thể vận dụng những kiến thức và kỹ năng này trong quá trình sử
dụng phần mềm Excel để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của một doanh
nghiệp.
Cấu trúc chung của giáo trình Thực hành kế toán trên Excel bao gồm 4 bài:
Bài 1: Lập hệ thống cơ sở dữ liệu của kế toán
Bài 2: Lập các sổ chi tiết
Bài 3: Lập các sổ tổng hợp
Bài 4: Lập báo cáo tài chính
Sau mỗi bài đều có các bài tập để củng cố kỹ năng cho người học.
Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và
tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn
không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự
cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp
cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn.
Đà Lạt, ngày……tháng……năm………
Tham gia biên soạn
Chủ biên
Nguyễn Thị Ngọc Lan


MỤC LỤC
TRANG
LỜI GIỚI THIỆU
BÀI 1: LẬP HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA KẾ TOÁN ...................... 1

1.

Khái niệm về cơ sở dữ liệu ......................................................................... 1

1.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ......................................................................... 1
1.2. Quản lý dữ liệu........................................................................................... 2
2.

Tổ chức dữ liệu trong kế toán ..................................................................... 4

2.1. Các khái niệm vùng dữ liệu ........................................................................ 4
2.2. Các dạng tiêu chuẩn và cách thiết lập vùng tiêu chuẩn ............................... 4
2.3. Các lệnh quản lý dữ liệu ............................................................................. 5
3.

Lập hệ thống thông tin của đơn vị .............................................................. 6

3.1. Tạo File bảng tính cho kỳ kế toán mới ....................................................... 6
3.2. Tạo các thông tin đơn vị của một đơn vị kế toán ........................................ 7
4.

Lập hệ thống tài khoản kế toán, các danh mục ........................................... 7

4.1. Tạo bảng tính cho danh mục tài khoản kế toán ........................................... 7
4.2. Tạo bảng tính cho danh mục mã hàng hóa, mã khách hàng của một đơn vị kế
toán ................................................................................................................... 7
4.3. Tạo bảng tính cho danh mục số dư đầu kỳ.................................................. 8
5.

Lập hệ thống cơ sở nhập dữ liệu................................................................. 9

Bài tập thực hành bài 1..................................................................................... 11
BÀI 2: LẬP CÁC SỔ CHI TIẾT ................................................................... 14
1.

Lập Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ................................................ 14

1.1. Các hàm excel sử dụng............................................................................. 14
1.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 14
2.

Lập sổ quỹ tiền mặt .................................................................................. 15

2.1. Các hàm excel sử dụng............................................................................. 15
2.2. Tạo bảng tính ............................................................................................ 15
3.

Lập sổ chi tiết kế toán tiền gửi ngân hàng ................................................ 16

3.1. Các hàm excel sử dụng............................................................................. 16
3.2. Tạo bảng tính ............................................................................................ 16
4.

Lập chi tiết thanh toán với người mua (người bán) ................................... 18

4.1. Các hàm excel sử dụng............................................................................. 18


4.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 18
5.

Lập chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.................................... 19

5.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 19
5.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 19
6.

Lập Sổ chi tiết bán hàng ........................................................................... 21

6.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 21
6.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 21
7.

Lập Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh ......................................................... 23

7.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 23
7.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 23
8.

Lập Sổ chi tiết các tài khoản ..................................................................... 25

8.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 25
8.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 26
Bài tập thực hành bài 2 ..................................................................................... 28
BÀI 3: LẬP CÁC SỔ TỔNG HỢP................................................................ 31
1. Lập sổ tổng hợp theo các hình thức kế toán .................................................. 31
1.1. Tạo bảng tính sổ nhật ký chung: ............................................................... 31
1.2. Tạo bảng tính các sổ nhật ký đặc biệt ........................................................ 32
2.

Lập sổ cái tài khoản .................................................................................. 37

2.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 37
2.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 37
3.

Lập bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải thu, phải trả ............................... 38

3.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 38
3.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 38
4.

Lập bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho ................................................... 39

4.1. Các hàm excel sử dụng ............................................................................. 39
4.2. Tạo bảng tính ........................................................................................... 40
5.

Lập bảng cân đối tài khoản ....................................................................... 40

5.1. Lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 ............................................................. 41
5.2. Lập bảng cân đối tài khoản cấp 2............................................................... 42
Bài tập thực hành bài 3 ..................................................................................... 44
BÀI 4: LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH ............................................................ 47


1. Lập bảng cân đối Kế toán ............................................................................. 47
2. Lập báo cáo kết quả kinh doanh ................................................................... 73
3. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ ..................................................................... 77
3.1. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp ....................... 77

3.2. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp ...................... 83
4. Lập thuyết minh báo cáo tài chính ................................................................ 89
Bài tập thực hành bài 4................................................................................... 111
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 114


GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Tên mô đun: Thực hành kế toán trên Excel
Mã mô đun: MĐ 17
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:
- Vị trí: Mô đun Thực hành kế toán trên Excel là môn khoa học chuyên ngành trong
nội dung chương trình đào tạo của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy
sau khi học các môn học cơ sở Kinh tế học, Nguyên lý kế toán, mô đun Kế toán
doanh nghiệp, mô đun Thực hành kế toán doanh nghiệp trên chứng từ thực
- Tính chất: Mô đun Thực hành kế toán trên Excel là môn học cung cấp các kiến
thức và kỹ năng để tự thiết lập cơ sở dữ liệu, xây dựng và quản lý chương trình kế
toán bằng phần mềm Microsoft Excel.
- Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Mô đun cung cấp cho người học kiến thức và kỹ
năng lập và ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp bằng
phần mềm Excel.
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
Trình bày được nguyên tắc, nội dung, công thức excel sử dụng trong lập các sổ kế
toán
- Về kỹ năng:
+ Xây dựng được một cơ sở dữ liệu căn bản của kế toán
+ Nhập được số liệu trên cơ sở dữ liệu đã xây dựng
+ Lập được các sổ chi tiết, sổ tổng hợp một cách tự động
+ Lập được các báo cáo tài chính, báo cáo thuế
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Có khả năng tự nghiên cứu, tham khảo tài liệu có liên quan đến mô – đun
+ Có khả năng vận dụng kiến thức của mô – đun vào các môn học, mô – đun tiếp
theo
+ Có khả năng liên hệ các nội dung của mô – đun vào thực tế hiện nay
+ Có ý thức, động cơ học tập chủ động, đúng đắn, tích cực tự rèn luyện tác phong
làm việc công nghiệp, khoa học và tuân thủ các quy định hiện hành
Nội dung của mô đun:



BÀI 1: LẬP HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA KẾ TOÁN
Mã Bài: Bài 1
Giới thiệu:
Bài 1: Lập hệ thống cơ sở dữ liệu của kế toán hướng dẫn cách sử dụng phần mềm
Excel để lập một cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp theo hướng dẫn tại thông tư
200/2014/TT-BTC
Mục tiêu:
- Về kiến thức:
Trình bày được khái niệm về cơ sở dữ liệu
Trình bày được cách quản lý của hệ thống, của một đơn vị kế toán
- Về kỹ năng:
Xây dựng được một cơ sở dữ liệu của kế toán trong excel
Thiết lập được hệ thống thông tin của một đơn vị kế toán
Xây dựng được hệ thống tài khoản, các danh mục của một đơn vị kế toán
Lập được hệ thống cơ sở nhập dữ liệu của một đơn vị kế toán
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Có khả năng tự nghiên cứu, tham khảo tài liệu có liên quan
+ Có khả năng vận dụng kiến thức của bài vào các bài tiếp theo
+ Có khả năng liên hệ các nội dung của bài vào thực tế hiện nay
+ Có ý thức, động cơ học tập chủ động, đúng đắn, tích cực tự rèn luyện tác phong

làm việc công nghiệp, khoa học và tuân thủ các quy định hiện hành
Nội dung chính:
1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu
1.1.Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Tất cả các dữ liệu (DL) được lưu trữ và được sử dụng bởi doanh nghiệp tạo thành
CSDL của doanh nghiệp.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên
các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ...) để có thể thỏa mãn yêu
cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình
ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
Trong định nghĩa này ta thấy, trước hết, CSDL phải là một tập hợp các thông tin
mang tính hệ thống chứ không phải là các thông tin rời rạc, không có mối quan hệ
với nhau. Các thông tin này phải có cấu trúc và tập hợp các thông tin này phải có
khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác của nhiều người sử dụng một cách đồng
1


thời. Đó cũng chính là các đặc trưng của CSDL.
1.2.Quản lý dữ liệu
1.2.1.

Sheet

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn
được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành
các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa
được 16,384 cột và 1,048,576 dòng

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa
sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào

tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
1.2.2.

Mở Sheet mới

Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại.
Cách 1: Vào Insert > Worksheet.
Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... > chọn Worksheet > Ok:
1.2.3.

Đặt tên Sheet

Nếu muốn đổi tên sheet nào thì click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click chuột
phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.
1.2.4.

Copy Sheet

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn
toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau:
2


Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…

To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc.
Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước
Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng.
Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu không chọn lựa chọn này
thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

1.2.5.

Xóa Sheet

Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá
sheet nào bạn phải chắc chắn.
Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete.
Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit > Delete Sheet
1.2.6.

Sắp thứ tự (Sort)

Bôi đen toàn bộ bảng
Chọn thẻ “Data” trên thanh ribbon
Chọn Sort
Sau khi chọn nút “Sort” sẽ hiện cửa sổ Sort để bạn tiến hành chọn điều kiện
sắp xếp.
Để sắp xếp dữ liệu trong excel ta cần phải biết Sắp xếp theo chỉ tiêu nào
Sort on:
Ta có 4 tùy chọn
+ Giá trị của các ô trong cột (chọn ở phần sort by)
+ Cell color: Màu ô
+ Font color: Màu chữ
+ Cell icon: Biểu tượng được chèn vào các ô
Order: Quy luật sắp xếp dữ liệu trong excel
3


+ Đối với chuỗi ký tự (text): ta có thể sắp xếp theo chiều A->Z hoặc Z->A
+ Đối với số: sắp xếp từ lớn tới nhỏ và ngược lại từ nhỏ tới lớn

+ Đối với màu và icon set
1.2.7.

Lệnh lọc tự động (Auto Filter)

Chọn toàn bộ dòng tiêu đề của báo cáo
Click chọn DATA => FILTER
Sau khi click chuột vào nút Filter, kết quả hiện ra mũi tên ở góc các ô tiêu đề hoàn
tất việc bật tính năng autofilter
Muốn chọn điều kiện lọc ở tiêu đề nào thì nhấn vào mũi tên ở tiêu đề đó và lựa
chọn điều kiện lọc.
2. Tổ chức dữ liệu trong kế toán
2.1.Các khái niệm vùng dữ liệu
Vùng dữ liệu: (Database)
Là vùng CSDL ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Dòng còn lại
chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Record)
Vùng tiêu chuẩn (Criteria)
Là vùng chứa điều kiện để: Tìm kiếm, Xóa, rút trích hay trích lọc. Vùng này gồm
ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa điều kiện
Vùng rút trích (Extract)
Là vùng trích dữ liệu chứa mẫu tin của vùng dữ liệu thỏa điều kiện của vùng tiêu
chuẩn. Vùng rút trích cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích
2.2.Các dạng tiêu chuẩn và cách thiết lập vùng tiêu chuẩn
- Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện chứa kiểu số
- Tiêu chuẩn chuỗi:Ô điều kiện chứa kiểu chuỗi
- Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa toán tử so sánh (> ; < ; > = ; < = ; < >)
- Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức. Lưu ý:
Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải khác với tất cả tiêu đề của vùng dữ liệu
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên
- Liên kết tiêu chuẩn

Có thể lọc, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng dữ liệu bằng phép giao (AND)
hay hội (OR)
Phép AND: Nếu các ô điều kiện khác cột
Phép OR: Nếu các ô điều kiện khác dòng

4


Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn >5 và điểm Địa >5.
Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn lớn hơn hoặc = 6.
- Phương pháp rút trích các dữ liệu (Advanced Filter)
Sử dụng các nhóm hàm DataBase
Tên Hàm(<Database>,<Field>,<Criteria>)
Database : Là vùng dữ liệu
Field: Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chứa tiêu đề cột hoặc thứ tự cột
Criteria : Vùng tiêu chuẩn
DSUM, DMAX, DMIN, DCOUNT, DCOUNTA, DVAERAGE
2.3.Các lệnh quản lý dữ liệu
- Tạo bảng tổng cộng (Sub-Total)
Sub – Total là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng
dữ liệu tùy theo phép tính mà bạn chọn lựa
Là chương trình tính toán giúp tính tổng một cách tự động bằng tổng phụ. Chương
trình tự động phân nhóm và tạo công thức tính tổng cho phân nhóm này
Tạo bảng tổng cộng ( Subtotal )
Cách thực hiện
Sắp xếp dữ liệu thành các nhóm bằng lệnh sort, trong đó khóa là trường cần chia
nhóm để tính Sub-total
Đặt con trỏ trong phần bảng cần tính tổng, Chọn Data Sub – Total, xuất hiện
hộp thoại, chọn các điều kiện.
- Pivot Tabe

Pivot Table Là công cụ phân tích và lập bảng tổng hợp số liệu
Có thể tạo một bảng Pivot Table từ một vùng dữ liệu để tổng hợp và thống kê số
liệu
Chọn InsertPivot Table: Xuất hiện hộp thoại
Trong hộp thoại, chọn vùng dữ liệu và vị trí đặt bảng kết quả
Chọn các trường đưa vào báo cáo, cấu trúc của báo cáo
Định dạng kiểu dữ liệu, đổi tên các trường, kẻ khung, hoàn chỉnh báo cáo
- Consolidate
Dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng tính hoặc các tập tin phục vụ cho việc báo
cáo và phân tích dữ liệu
+ Trường hợp Các bảng tính thành viên có cùng cấu trúc, điều kiện:

5


Có số dòng và số cột trên các bảng bằng nhau
Tiêu đề dòng, cột trên các bảng giống nhau
Vị trí bảng trên các bảng tính cùng địa chỉ
Bảng chứa kết quả tổng hợp có vị trí, số dòng, số cột, tiêu đề dòng giống các bảng
khác
Thiết lập cấu trúc bảng
Chọn phần chứa kết quả tính toán , chọn Data  Consolidate, xuất hiện hộp thoại
Thiết lập thông tin
+ Trường hợp Các bảng tính thành viên khác cấu trúc, cách thực hiện:
Đặt con trỏ tại vùng chứa giá trị tổng hợp Chọn Data  Consolidate, xuất hiện
hộp thoại
Thiết lập thông tin
3. Lập hệ thống thông tin của đơn vị
3.1.Tạo File bảng tính cho kỳ kế toán mới
Mỗi kỳ kế toán, kế toán tạo một file bảng tính riêng. Tại sheet đầu tiên, tạo menu

các sổ kế toán trong kỳ

6


3.2.Tạo các thông tin đơn vị của một đơn vị kế toán

THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
Nội dung

Thông tin

Tên doanh nghiệp:
Địa chỉ:
Mã số thuế:
Điện thoại:
Giám đốc:
Kế toán trưởng:
Người lập bảng
Kỳ kế toán:

4. Lập hệ thống tài khoản kế toán, các danh mục
4.1.Tạo bảng tính cho danh mục tài khoản kế toán
Doanh nghiệp:
Địa chỉ:
Mã số thuế:

BẢNG SỐ DƯ ĐẦU KÌ
Số TT

SỐ HIỆU TK

TÊN TÀI KHOẢN

SỐ HIỆU
2

CẤP
3

2

111
1111

I
II

Tiền mặt
Tiền Việt Nam

3

1112

II

Ngoại tệ

4

1113

II

Vàng tiền tệ

5

112

I

Tiền gửi Ngân hàng

6

1121

II

Tiền Việt Nam

7

1122

II

Ngoại tệ

8

1123

II

Vàng tiền tệ

9

113
1131

I
II

Tiền đang chuyển
Tiền Việt Nam

1
1

10

4

11

1132

II

Ngoại tệ

12

121

I

Chứng khoán kinh doanh

SỐ DƯ ĐẦU KỲ
NỢ
5

CÓ
6

Lưu ý: Số hiệu tài khoản kế toán định dạng kiểu chuỗi ký tự.
4.2.Tạo bảng tính cho danh mục mã hàng hóa, mã khách hàng của một đơn vị
kế toán

7


Doanh nghiệp:
Địa chỉ:
Mã số thuế:

MÃ HÀNG HÓA, VẬT LIỆU
Mã hàng
hóa

Tên hàng hóa

Đơn vị
tính Số lượng

Số dư đầu kỳ
Đơn giá
Thành tiền

Kho

Ghi
chú

Cột Mã hàng hóa đánh mã cho các mặt hàng tồn kho theo quy tắc sau:
- Các nguyên vật liệu mã bắt đầu bằng 152, ví dụ: 152VAI
- Công cụ dụng cụ mã bắt đầu bằng 153, ví dụ: 153QUAT
- Thành phẩm mã bắt đầu bằng 155, ví dụ: 155AO
- Hàng hóa mã bắt đầu bằng 156, ví dụ 156RO
Doanh nghiệp:
Địa chỉ:
Mã số thuế:

MÃ KHÁCH HÀNG
Mã khách

hàng
1

Tên khách hàng

Địa chỉ

Mã số thuế

Dư nợ

Dư có

2

3

4

5

6

Ghi
chú
7

Cột Mã khách hàng đánh mã cho các khách hàng, nhà cung cấp theo quy tắc sau:
- Các khách hàng mã bắt đầu bằng 131, ví dụ: 131HC
- Nhà cung cấp mã bắt đầu bằng 331, ví dụ: 331TK

4.3.Tạo bảng tính cho danh mục số dư đầu kỳ
Tại bảng danh mục tài khoản kế toán, thêm các tài khoản chi tiết cho các tài khoản
hàng tồn kho, nợ phải thu, nợ phải trả.

8


Doanh nghiệp:
Địa chỉ:
Mã số thuế:

BẢNG SỐ DƯ ĐẦU KÌ
Số TT

SỐ HIỆU TK
CẤP
3

2

111
1111

I
II

Tiền mặt
Tiền Việt Nam

3

1112

II

Ngoại tệ

4

1113

II

Vàng tiền tệ

5

112

I

Tiền gửi Ngân hàng

6

1121

II

Tiền Việt Nam

7

1122

II

Ngoại tệ

8

1123

II

Vàng tiền tệ

9

113
1131

I
II

Tiền đang chuyển
Tiền Việt Nam

1
1

10

SỐ DƯ ĐẦU KỲ

TÊN TÀI KHOẢN

SỐ HIỆU
2

NỢ
5

4

11

1132

II

Ngoại tệ

12

121

I

Chứng khoán kinh doanh

CÓ
6

Nhập số dư đầu kỳ theo nguyên tắc:
- Nếu tài khoản không có tài khoản chi tiết thì nhập số dư trực tiếp
- Nếu tài khoản có tài khoản chi tiết thì nhập số dư cho tài khoản chi tiết, tài khoản
cấp 1 dùng hàm sum tính tổng số dư các tài khoản chi tiết tương ứng.
Tổng số dư đầu kỳ bên nợ, có: Tính tổng số dư các tài khoản cấp I:
- Bên nợ: = SUMIF($D$10:$D$273,"I",F10:F273)
- Bên có: =SUMIF($D$10:$D$273,"I",G10:G273)
5. Lập hệ thống cơ sở nhập dữ liệu
Tạo bảng tính mới cho cơ sở dữ liệu nhập vào (ứng dụng được 4 hình thức ghi sổ
kế toán), đặt tên là sổ nhập phát sinh (NPS)
SỐ
NGÀY GHI SỔ CHỨNG
TỪ

NGÀY
CHỨNG
TỪ

SỐ HÓA
ĐƠN

NGÀY
HÓA
ĐƠN

DIỄN GIẢI

TK GHI
NỢ

TK GHI CÓ

MÃ HH

SỐ LƯỢNG

ĐƠN GIÁ

SỐ PHÁT SINH

THUẾ
SUẤT
THUẾ
GTGT

THUẾ GTGT

Thiết lập một số công thức cho một số cột như sau:
- Cột TK GHI NỢ, TK GHI CÓ: Dùng chức năng Data Validation lấy danh mục
tài khoản kế toán
THUẾ GTGT = SỐ PHÁT SINH * THUẾ SUẤT THUẾ GTGT
THÀNH TIỀN THANH TOÁN = SỐ PHÁT SINH + THUẾ GTGT
MÃ HH, MÃ KHÁCH HÀNG: Dùng chức năng Data Validation lấy danh mục
Mã hàng hóa, mã khách hàng.
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy tắc sau:

9

THÀNH TIỀN
THANH TOÁN


Cột NGÀY GHI SỔ: Là ngày định khoản kế toán.
- Cột SỐ CHỨNG TỪ: Phản ánh chứng từ phát sinh.
- Cột NGÀY CHỨNG TỪ: Phản ánh chứng từ phát sinh.
- Cột SỐ HÓA ĐƠN: Phản ánh số hóa đơn GTGT (nhập dạng chuỗi ).
- Cột NGÀY HÓA ĐƠN: Phản ánh ngày hóa đơn GTGT
- Cột DIỄN GIẢI: Ghi trích yếu nội dung nghiệp vụ (nhập dạng chuỗi ).
- Cột TK GHI NỢ, TK GHI CÓ: Nhập tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có của
bút toán định khoản (nhập dạng chuỗi). Định khoản trên tài khoản chi tiết theo các
bút toán đơn, mỗi dòng 1 tài khoản ghi nợ, 1 tài khoản ghi có.
- Nhập MÃ HH, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ (Nếu có)
- Nhập số phát sinh
- Nhập thuế suất thuế GTGT
- Nhập MÃ KHÁCH HÀNG, NGƯỜI GIAO DỊCH, ĐƠN VỊ/BỘ PHẬN, ĐỊA
CHỈ (Nếu có)
Các bút toán phát sinh của cùng một chứng từ thì các thông tin chung như: Ngày
ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải,… sẽ có chung nội dung.
Để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu sau này ta nên đặt tên một số vùng tham
chiếu đến bảng tổng hợp chúng từ gốc như sau:
- Từ ô A2:M65536 đặt tên là SKTM.
- Từ ô G3:G65536 đặt tên là TKGHINO.
- Từ ô H3:H65536 tên là TKGHICO.
- Từ ô L3:L65536 tên là SOTIENPS.

10

BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 1
I/ Giới thiệu về Công ty:
- Tên Công ty: Công ty CP Hoàng Minh:
- Địa chỉ: 260 Đà Nẵng Ngô Quyền, Hải Phòng.
- Mã số thuế: 0200673637
- Số tài khoản: 2010200045675 Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng.
- Các chế độ kế toán áp dụng:
+ Chế độ kế toán áp dụng: TT 200/2014/TT-BTC.
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
+ Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
+ Sản phẩm của công ty: Đồ nội thất.
II/ Tại Công ty Cổ phần Hoàng Minh có tài liệu tháng 12 năm 2015 như sau
Dư đầu kỳ các tài khoản:
111 334.800.000
112 1.786.567.000
223.500.000 (Công ty TNHH Mỹ Hưng, 30 Tôn Đức Thắng Hải Phòng
131 120.500.000đ; Công ty CP Hoàng Hà Khu Công nghiệp Đình Vũ hải Phòng
103.000.000
133 14.500.000
152

223.000.000 (2.000kg tôn trắng giá 67.000đ/kg; 5.000kg thép hình giá
17.800đ/kg)

155

210.000.000 (Tủ tôn đựng tài liệu nhỏ 800c đơn giá 155.000đ/c, tủ tôn đựng tài

liệu lớn 100c giá 860.000đ/c)

156 260.000.000 (Đồng hồ treo tường 1.000c giá 260.000đ/c)
211 2.546.700,000
214 (763.000.000)
311 235.000.000
334 29.000.000

11


464.367.000 (Trong đó: Công ty TNHH Bình Minh, 278 Trần Quang Khải,
331 Hồng Bàng, Hải Phòng 300.000.000đ; Công ty CP Biển Đông, 224 Đường Hà
Nội, Hồng Bàng, Hải Phòng 164.367.000đ
411 3.800.000.000
421 307.700.000
I/ Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau:
1. Phiếu nhập kho số 01 kèm theo hóa đơn GTGT số 036829 ngày 01 tháng 12 năm
2012, Mua vật liệu từ Công ty Bình Minh 1.000kg tôn trắng giá mua chưa thuế
GTGT 72.000đ/kg và 2.000kg thép hình giá mua chưa thuế 19.000đ/kg, thuế
GTGT 10% chưa thanh toán. Khi mua được bên bán chiết khấu thương mại 1%
trên giá chưa thuế GTGT trừ vào nợ phải trả vì mua với số lượng lớn.
2. Phiếu xuất kho số 01 kèm theo hoá đơn GTGT số 045632 ngày 03 tháng 12 bán
trực tiếp cho Công ty Hoàng Hà mã số thuế 0200783647 số hàng 300c đồng hồ
treo tường giá bán chưa thuế GTGT 290.000đ/c, thuế GTGT 10% thu bằng
chuyển khoản (giấy báo có 12).
3. Ngày 06 tháng 12 năm 2012, Chuyển khoản thanh toán cho Công ty Bình minh
tiền hàng kỳ trước 300.000.000đ (Giấy báo nợ 10)
4. Ngày 11 tháng 12, Phiếu xuất kho số 02, Xuất kho vật liệu cho sản xuất 2.500kg
tôn trắng và 5.500kg thép hình để sản xuất tủ đựng tài liệu loại lớn.

5. Ngày 15 tháng 12 mua CCDC chuyển ngay vào sử dụng tại bộ phận sản xuất giá
mua chưa thuế GTGT 22.000.000đ. Biết CCDC thuộc loại phân bổ 2 lần. chưa
thanh toán tiền cho người bán. Hóa đơn GTGT số 092839 ngày 14 tháng 12 năm
2012 của Công ty TNHH Mai Linh địa chỉ 28 Lạch Tray Hải Phòng
6. Ngày 18 tháng 12 Tính lương phải trả cho các bộ phận như sau: Công nhân sản
xuất trực tiếp 22.500.000đ, nhân viên quản lý phân xưởng 7.800.000đ, bộ phận
bán hàng 12.200.000đ, Bộ phận quản lý doanh nghiệp 15.500.000đ. Đồng thời
trích các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định.
7. Ngày 20 tháng 12, Phiếu chi 01 chi tiền mặt thanh toán tiền điện 9.350.000đ bao
gồm 10% thuế GTGT phân bổ cho các bộ phận như sau: Bộ phận sản xuất
5.000.000đ, bộ phận bán hàng 1.500.000đ bộ phận quản lý doanh nghiệp
2.000.000đ theo hóa đơn số 983927 ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Công ty
Điện Lực Hải Phòng.
8. Ngày 28 tháng 12, Bảng tính khấu hao trong kỳ: khấu hao tài sản thuộc bộ phận
sản xuất 34.000.000đ, khấu hao thuộc bộ phận bán hàng 4.000.000đ, khấu hao
tài sản tại bộ phận quản lý doanh nghiệp 12.000.000đ.
12


9. Ngày 30 tháng 12 năm 2012, Trong kỳ Bộ phận sản xuất hoàn thành 400c tủ
đựng tài liệu loại lớn nhập kho. (Phiếu nhập kho số 02)
10. Ngày 30 tháng 12, Phiếu xuất kho số 03 kèm theo hoá đơn GTGT số 045633,
xuất kho thành phẩm bán cho Công ty Thiên Hải mã số thuế 0201008937 số
hàng 400c tủ tài liệu nhỏ giá chưa thuế GTGT 276.000đ/c và 350c tủ tài liệu lớn
giá chưa thuế GTGT 1.050.000đ/c, thuế GTGT 10% thu bằng chuyển khoản
(Giấy báo có 13).
11. Ngày 31 tháng 12, nhận được giấy báo có 14 về lãi tiền gửi trong tháng 665.000đ
12. Ngày 31 tháng 12, nhận giấy báo có 15 từ ngân hàng do Công ty Mỹ Hưng
chuyển khoản thanh toán tiền hàng 125.000.000đ.
13. Ngày 31 tháng 12, hoá đơn GTGT số 045634 thanh lý một TSCĐ cho Công ty

Hùng Cường địa chỉ 45 Trần Quang Khải Hồng Bàng Hải Phòng mã số thuế
0200782637 thu bằng tiền mặt (Phiếu thu số 01) 55.000.000đ đã gồm 10% thuế
GTGT biết TS có nguyên giá ghi sổ 224.000.000đ đã khấu hao 70%.
14. Ngày 31 tháng 12, Chuyển khoản (giấy báo nợ 11) thanh toán nợ vay ngắn hạn
200.000.000đ đồng thời chi tiền mặt (phiếu chi 02) thanh toán lãi tiền vay trong
tháng 12.000.000đ.
Biết rằng:
- Kỳ này doanh nghiệp chỉ sản xuất tủ tài liệu lớn.
- Cuối kỳ doanh nghiệp không có sản phẩm dở dang.
- Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 22%
III/ Yêu cầu:
1. Lập hệ thống thông tin của đơn vị
2. Lập bảng danh mục tài khoản kế toán, mã hàng hóa, mã khách hàng
3. Tạo bảng tính số dư đầu kỳ
4. Tạo hệ thống cơ sở nhập dữ liệu

13


BÀI 2: LẬP CÁC SỔ CHI TIẾT
Mã Bài: Bài 2
Giới thiệu:
Bài 2: Lập các sổ chi tiết hướng dẫn cách thức Lập Thẻ tính giá thành sản phẩm,
dịch vụ, Lập sổ quỹ tiền mặt, Lập sổ chi tiết kế toán tiền gửi ngân hàng, Lập chi tiết
thanh toán với người mua (người bán), Lập chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng
hóa, Lập Sổ chi tiết bán hàng, Lập Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, Lập Sổ chi tiết
các tài khoản bằng phần mềm Excel theo hướng dẫn tại thông tư 200/2014/TT-BTC
Mục tiêu:
- Về kiến thức:
Trình bày được các công thức lập các sổ chi tiết

- Về kỹ năng:
Lập được các sổ chi tiết dữ liệu cập nhật tự động của một đơn vị kế toán
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Có khả năng tự nghiên cứu, tham khảo tài liệu có liên quan
+ Có khả năng vận dụng kiến thức của bài vào các bài tiếp theo
+ Có khả năng liên hệ các nội dung của bài vào thực tế hiện nay
+ Có ý thức, động cơ học tập chủ động, đúng đắn, tích cực tự rèn luyện tác phong
làm việc công nghiệp, khoa học và tuân thủ các quy định hiện hành
Nội dung chính:
1. Lập Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
1.1.Các hàm excel sử dụng
Hàm sumif:
- Cú pháp: SUMIF(Vùng, Điều kiện, Khối tính tổng)
- Chức năng: Tính tổng các ô của khối tính tổng trong Vùng thỏa mãn điều kiện
1.2.Tạo bảng tính
Đơn vị:
Địa chỉ:
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH
CHỈ TIÊU

CPSPDDĐK

CPPST TK

SPHT
TỔNG GIÁ
CPSPDDCK PHẾ LIỆU
THÀNH

GIÁ THÀNH ĐƠN VỊ

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sản xuất chung
TỔNG CHI PHÍ

Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Ngày..... tháng.... năm .......
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

14


Lấy số chi phí SXKD dở dang đầu kỳ từ sổ tồn đầu kỳ (TĐK)
CPPSTK: Lấy từ sổ nhập phát sinh, nếu có các tài khoản chi tiết thì dùng hàm
sum tính tổng
CPSPDDCK: Xác định chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ để điền vào ô tương
ứng
PHẾ LIỆU: Lấy từ sổ NPS
TỔNG GIÁ THÀNH = CPSPDDĐK+CPPSTK-CPSPDDCK-PHẾ LIỆU
Điền số sản phẩm hoàn thành
GIÁ THÀNH ĐƠN VỊ = TỔNG GIÁ THÀNH/SPHT
2. Lập sổ quỹ tiền mặt
2.1.Các hàm excel sử dụng

VLOOKUP
IF
OR
LEFT
SUBTOTAL
2.2. Tạo bảng tính

SỐ HIỆU: 111. Nhập dạng chuỗi
Số dư đầu kỳ: Điền tại cột 9: =VLOOKUP($F$6,TDK!$C$10:$G$273,4,0)
Cột
1:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!$F$6),NPS
!A2,"")
Cột
2:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!$F$6),NPS
15


!C2,"")
Cột 3:
= IF(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,NPS!B2,"")
Cột 4:
= IF(LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!$F$6,NPS!B2,"")
Cột 5:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!$F$6),N
PS!F2,"")
Cột 6:
=IF(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,NPS!H2,IF(LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!
$F$6,NPS!G2,""))

Cột 7:
= IF(LEFT(NPS!G2,3)=SOQUY!$F$6,NPS!L2,0)
Cột 8:
= IF(LEFT(NPS!H2,3)=SOQUY!$F$6,NPS!L2,0)
Cột 9:
= I10+G11-H11
Chép công thức cho toàn bảng tính
Tính cộng số phát sinh:
Bên nợ: =SUBTOTAL(9,G12:G301)
Bên có: =SUBTOTAL(9,H12:H301)
Tính Số dư cuối kỳ: =I10+G302-H302
Lọc tại cột 6
3. Lập sổ chi tiết kế toán tiền gửi ngân hàng
3.1.Các hàm excel sử dụng
VLOOKUP
IF
OR
LEFT
SUBTOTAL
3.2. Tạo bảng tính

16


Nhập số hiệu tài khoản và nơi mở tài khoản.
SỐ HIỆU: 112. Nhập dạng chuỗi ký tự
Số dư đầu kỳ: Điền tại cột 3: =VLOOKUP($E$8,TDK!$C$10:$F$273,4,0)
Cột A:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,LEFT(NPS!H2,3)=SOTGNH!$E$8
),NPS!A2,"")

Cột B:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,LEFT(NPS!H2,3)=SOTGNH!$E$8
),NPS!B2,"")
Cột C:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,LEFT(NPS!H2,3)=SOTGNH!$E$8
),NPS!C2,"")
Cột D:
=IF(OR(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,LEFT(NPS!H2,3)=SOTGNH!$E$8
),NPS!F2,"")
Cột E:
=IF(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,NPS!H2,IF(LEFT(NPS!H2,3)=SOTGN
H!$E$8,NPS!G2,""))
Cột 1: =IF(LEFT(NPS!G2,3)=SOTGNH!$E$8,NPS!L2,0)
Cột 2: =IF(LEFT(NPS!H2,3)=SOTGNH!$E$8,NPS!L2,0)
Cột 3: =H12+F13-G13
Chép công thức cho toàn bảng tính
Tính cộng số phát sinh:
Bên nợ: =SUBTOTAL(9,F14:F300)

17