Sáng kiến kinh nghiệm: Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ – Tin học

Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỌC VIÊN
CÁC LỚP CHỨNG CHỈ NGOẠI NGỮ - TIN HỌC
I. MỞ ĐẦU:
1. Đặt vấn đề:
Trung tâm giáo dục thường xuyên Gò Quao là đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Sở GD&ĐT Kiên Giang. Với chức năng nhiệm vụ chính hiện nay là đào tạo
nghề phổ thông, chứng chỉ Ngoại ngữ - Tin học (NN-TH), bổ túc văn hóa (bậc
THPT), dạy nghề ngắn hạn theo đề án 1956 và tổ chức liên kết đào tạo.
Với chức năng nhiệm vụ trên hàng năm trung tâm đào tạo từ 700 đến 900
học viên các loại hình, riêng học viên các lớp chứng chỉ NN-TH chiếm từ 200300 học viên. Qua đó góp phần đa dạng hóa hình thức học tập, tạo điều kiện
nâng cao trình độ cho cán bộ và nhân dân trên địa bàn, góp phần nâng cao mặt
bằng dân trí, giải quyết việc làm.
Việc tổ chức đào tạo nhiều loại hình nêu trên giúp cho trung tâm có điều
kiện phát triển ngày càng lớn mạnh. Mặt khác cũng tạo nên không ít khó khăn
và áp lực. Trong đó việc quản lí hồ sơ học viên, hồ sơ thi, thống kê số liệu…
cũng khá phức tạp và đòi hỏi thường xuyên, liên tục. Vì vậy việc ứng dụng
CNTT vào quản lí là hết sức cần thiết nhất là đối với lĩnh vực đào tạo chứng chỉ
NN-TH vì hàng năm trung tâm có từ 4-6 khóa khai giảng với số lượng học viên
từ 200-300 người.
2. Mục đích nghiên cứu:
Qua thực tế công việc quản lí học viên các lớp NN-TH ở trung tâm
GDTX Gò Quao tôi nhận thấy cần phải có một phần mềm chuyên dụng để việc
quản lí thông tin và hồ sơ học viên ở các trung tâm có đào tạo chứng chỉ NN-TH
một cách thuận lợi và dễ dàng.
Tuy nhiên hiện nay ở Trung tâm GDTX Gò Quao nói riêng và đối với
ngành giáo dục Kiên Giang nói chung vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng, các
1

Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

đơn vị chủ yếu là sử dụng phần mềm MicroSoft Excel để lập hồ sơ, quản lí danh
sách… điều này dẫn đến việc quản lí hồ sơ không tập trung, không đồng bộ, dữ
liệu rời rạc khó tra cứu, tổng hợp, thống kê.
Trên cơ sở nhu cầu thực tiễn nêu trên tôi đã nghiên cứu và viết phần mềm
quản lí học viên các lớp chứng chỉ NN-TH để áp dụng cho đơn vị trong quá
trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ đào tạo NN-TH hàng năm. Phần mềm được sử
dụng Microsoft Access để viết nên có ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng, gần gũi và
thân thiện với người dùng.
3. Phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên cứu:
3.1 Phạm vi:
Phần mềm Quản lí học viên các lớp NN-TH được viết dựa trên các qui
định về tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ NN-TH của Sở GD&ĐT Kiên giang,
có thể áp dụng cho các đơn vị có đào tạo các lớp chứng chỉ NN-TH trên địa bàn
tỉnh. Chức năng chủ yếu là hỗ trợ việc quản lí hồ sơ học viên, tổng hợp, lập hồ
sơ thi theo qui định của Sở GD&ĐT.
3.2 Đối tượng áp dụng: Tất cả đơn vị có đào tạo chứng chỉ NN-TH trên
địa bàn tỉnh.
3.3 Phương pháp: Tổng hợp, nghiên cứu, thống kê thông qua các qui định
về tổ chức đào tạo và tổ chức thi chứng chỉ NN-TH của Sở GD&ĐT Kiên
Giang.
II. NỘI DUNG:
1. Những vấn đề cơ bản của công tác quản lí học viên các lớp NN-TH:
Lĩnh vực đào tạo NN-TH ở Trung tâm GDTX Gò Quao gồm các loại hình
như sau:
- Ngoại ngữ: Chứng chỉ A-B-C Tiếng Anh, Tiếng Pháp; Chứng chỉ Tiếng
Kh’mer.

2


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

- Tin học: Chứng chỉ A-B tin học văn phòng, chuyên đề thiết kế bài giảng
điện tử (E-Learning), hỗ trợ bồi dưỡng các ứng dụng chuyên ngành.
Hình thức tổ chức của trung tâm như sau:
+ Học viên làm đơn đăng ký nhập học, trung tâm tổ chức khai giảng, sắp
lớp và giảng dạy theo chương trình khung của Sở GD&ĐT Kiên Giang. Sau khi
hoàn thành khóa học, trung tâm lập hồ sơ, đề nghị Sở GD&ĐT tổ chức thi và
cấp chứng chỉ theo qui định.
+ Mỗi lớp Trung tâm phân công một giáo viên phụ trách, trong quá trình
học giáo viên sẽ tổ chức khảo sát, kiểm tra định kỳ từng phần nhằm củng cố
kiến thức trọng tâm. Sau khi hoàn thành chương trình giáo viên sẽ tổ chức cho
học viên ôn tập tổng quan trước khi thi.
Với hình thức tổ chức trên thì việc quản lí thông tin, hồ sơ học viên các
lớp bao gồm: Đơn đăng ký nhập học, danh sách đầu vào thí sinh, các biểu mẫu
quản lí hồ sơ thi, kết quả cuối khóa, cấp chứng nhận tạm thời, quản lí chứng chỉ,
thống kê báo cáo…
2. Thuận lợi:
- Sở GD&ĐT Kiên giang có qui định, hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức
đào tạo, tổ chức thi và cấp chứng chỉ NN-TH cho các Trung tâm, cơ sở trên địa
bàn.
- Việc đào tạo NN-TH là một trong những nhiệm vụ chính của Trung tâm
GDTX Gò Quao nên được sự quan tâm sâu sát của Sở GD&ĐT, Huyện ủy,
UBND Huyện về việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho đơn vị trong
những năm qua.
- Đội ngũ cán bộ, quản lí, giáo viên có trình độ chuyên môn sâu, đáp ứng

được yêu cầu tổ chức đào tạo NN-TH và quản lí học viên.

3


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

3. Khó khăn:
- Nếu không có phần mềm chuyên dụng mà sử dụng những phần mềm
ứng dụng như MS Excel… thì để thực hiện những công việc trên trong thời gian
dài, kế thừa từ năm này sang năm khác là hết sức khó khăn, không đồng bộ và
thiếu tính liên tục.
- Đa số Cán bộ, giáo viên đơn vị có thói quen sử dụng phần mềm bảng
tính MS Excel hoặc tương tự. Nên việc sử dụng phần mềm chuyên dụng chưa
quen, cần có thời gian tiếp cận, thích nghi.
- Thời gian nghiên cứu và viết phần mềm chưa nhiều, chưa thực tế ở
nhiều đơn vị nên không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót.
- Qui định về tổ chức thi của Sở thì cụ thể, rõ ràng. Tuy nhiên về mặt đào
tạo thì còn nhiều điểm khác nhau giữa các trung tâm, cơ sở trên địa bàn nên việc
quản lí hồ sơ học viên còn nhiều bất cập.
4. Giới thiệu về phần mềm quản lí học viên các lớp NN-TH:
- Yêu cầu phần cứng và phần mềm: Máy tính cài đặt và sử dụng tốt bộ
MS Officce 2003 trở lên, trong đó phải có MS Access.
- Sao chép File QLHV-NNTH.mdb về đĩa và kích hoạt.

4


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

Hình 1. Giao diện chính của phần mềm
Tại đây ta có ba lựa chọn: Giới thiệu, Bắt đầu và Thoát.
- Click nút Giới thiệu để xem Sơ lược về Trung tâm GDTX Gò Quao và
giới thiệu về chức năng của Phần mềm Quản lí học viên các lớp NN-TH.

Hình 2. Form giới thiệu
Để sử dụng phần mềm ta click nút bắt đầu:

Hình 3. Giao diện điều khiển sử dụng chương trình

5


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

4.1 Phần nhập dữ liệu: Bao gồm các chức năng:
- Nhập thông tin đơn vị sử dụng:

Tại đây bạn hãy nhập thông tin đơn vị sử dụng (Chỉ nhập một mẫu tin
đơn vị duy nhất khi sử dụng để lấy thông tin chung). Bao gồm Mã đơn vị, tên
đơn vị, tên đơn vị chủ quản, điện thoại cơ quan, Fax, Email, họ tên giám đốc.
- Nhập thông tin giáo viên:

Nhập thông tin vắn tắt về giáo viên giảng dạy lớp. Bao gồm mã giáo viên,
họ và tên giáo viên, điện thoại, ghi chú.

6


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

- Nhập thông tin môn học:

Nhập thông tin về các môn học, loại hình đào tạo. Bao gồm mã môn học,
tên môn, loại hình đào tạo.
- Nhập thông tin lớp học:

Nhập thông tin về lớp học.. Bao gồm mã đơn vị, mã lớp, cấp loại đào tạo,
năm học, ngày bắt đầu, ngày kết thúc (khóa thi),mã giáo viên, sĩ số lớp, phòng
học, mã môn học.
- Nhập hồ sơ học viên đầu vào:

7


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

Nhập thông tin về học viên: Trước tiên hãy chọn lớp (Thông tin về lớp
học không cập nhật thêm) sau đó nhập thông tin học viên đầu vào bao gồm: mã
học viên, mã môn, mã lớp, họ tên, phái, ngày sinh, dân tộc, nơi sinh, địa chỉ, số
biên lai thu học phí.
- Nhập điểm kiểm tra, thi:

Nhập kết quả sau khi thi của học viên: Phần này chia ra hai giai đoạn:
Một: Nhập điểm bảo lưu: Hãy chọn lớp, sau đó nhập môn bảo lưu và
điểm số để cập nhật cho danh sách dự thi.
Hai: Nhập điểm sau khi có kết quả thi của học viên bao gồm: Điểm ba
môn thi, sau đó click vào cột Tbmonthi, kết quả và xếp loại sẽ tự động cập nhật
theo qui định.
4.2 Phần in ấn các biểu mẫu và hồ sơ thi: Bao gồm các chức năng:

- In đơn đăng ký nhập học: Mẫu này được
dùng chung cho tất cả các đối tượng học viên khai
thông tin đăng ký nhập học và để quản lí hồ sơ
đầu vào.

8


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

- Thông tin giáo viên - lớp học: Bao
gồm thông tin của giáo viên giảng dạy và lớp
học đã được mở.

- Danh sách đầu vào: Danh sách này dùng để in danh sách chính thức
sau khi khải giảng lớp. Chọn lớp học cần in
danhs ách đầu vào tại cửa sổ:

- Danh sách cấp chứng chỉ: Danh sách này dùng để lập sổ cấp phát
chứng chỉ sau khi có kết quả chính thức. Nhập khóa thi, cấp loại tại cửa sổ:

9


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

- Tìm kiếm thông tin học viên: Để tìm thông tin một học viên trước và
sau khi học hãy nhập họ và tên học viên tại cửa sổ:

- Thống kê số liệu: Phần này phục vụ công tác thống kê số liệu các lớp

sau đào tạo như tổng số, đậu, rớt, xếp loại ….
- In ấn các mẫu hồ sơ thi (Theo mẫu của Sở GD&ĐT Kiên Giang) bao
gồm:
+ Đơn đăng ký dự thi, đơn bảo lưu kết quả:

10


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

+ Bản đề nghị tổ chức hội đồng coi thi, danh sách thí sinh dự thi:

11


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

+ Danh sách kết quả thi: Hãy nhập khóa thi, cấp loại tại cửa sổ:

+ In giấy chứng nhận tạm thời: Biểu mẫu này sử dụng khi thí sinh cần cấp
giấy chứng nhận tạm thời trong thời gian chờ nhận chứng chỉ chính thức. Hãy
nhập thông tin về khóa thi, họ và tên thí sinh cần in giấy chứng nhận tạm thời tại
cửa sổ:

12


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

5. Kết quả đạt được:

Qua nhu cầu thực tế của đơn vị, nhu cầu về việc tổ chức và quản lí các lớp
NN-TH. Phần mềm quản lí học viên NN-TH đã giúp ích rất nhiều cho bản thân
tôi trong công tác quản lí năm học qua, với tính năng gọn nhẹ để sử dụng, phần
mềm có thể dành cho mọi giáo viên, cán bộ trong đơn vị chỉ cần biết thao tác
máy tính cơ bản là có thể sử dụng và khai thác một cách thuận tiện, hiệu quả,
đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu công việc và tiết kiệm nhiều thời gian.
Qua việc ứng dụng phần mềm quản lí học viên NN-TH trên, đến nay tất
cả dữ liệu các lớp NN-TH trong năm học 2011-2012 của đơn vị đều được cập
nhật đầy đủ. Việc tra cứu thông tin học viên, thông tin giáo viên, lớp học, kết
quả của học viên và in ấn các biểu mẫu hồ sơ thi đăng ký dự thi, cập nhật kết
quả sau khi thi rất tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
Dữ liệu hàng năm của đơn vị sẽ được quản lí đồng bộ, kế thừa từ đó giúp
cho việc lưu trữ gọn nhẹ, công tác tra cứu, tổng hợp rất tiện ích.
III. KẾT LUẬN:
1. Bài học kinh nghiệm:
Từ những giải pháp xây dựng phần mềm nêu trên cho thấy việc đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giảng dạy là hết sức cần thiết,
muốn vậy:
- Công tác tổ chức các lớp học phải có nề nếp, chặt chẽ từ khi khai giảng
đến kết thúc. Tuân thủ các qui định về chương trình, mẫu biểu và công tác tổ
chức do Sở GD&ĐT Kiên Giang qui định.
- Cập nhật thông tin kịp thời, chính xác vào phần mềm để quản lí.
- Cần chú trọng quan tâm đến cơ sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ
trong quản lí và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác chiêu sinh, quản lí hồ sơ
học viên các lớp để hình thành kỹ năng ứng dụng phần mềm, ứng dụng công
nghệ thông tin.
13


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

- Có kế hoạch tổ chức tuyên truyền ứng dụng phần mềm này trong quản lí
học viên, từng bước nhân rộng và cập nhật để phần mềm hoàn thiện hơn.
2. Kết luận:
Ngày nay công nghệ thông tin đã đi sâu vào cuộc sống, công việc của mỗi
con người chúng ta. Nó không ngừng phát triển và vươn tới những thành tựu cao
hơn. Chính vì vậy tiếp cận với công nghệ là tiếp cận với tri thức, với khoa học.
Chúng ta không được dừng lại dù chỉ là một khoảng thời gian ngắn, có như thế
mới có thể sở hữu được công nghệ, ứng dụng được những sản phẩm mới vào
trong cuộc sống, công việc một cách hiệu quả nhất.
Với phần mềm quản lí học viên các lớp NN-TH này Trung tâm và bản
thân tôi đã thu được những thành tựu, kết quả đáng kể. Đó là giải pháp hoàn
toàn gần gủi, có thể đưa vào thực tiễn và nhân rộng đến tất cả các đơn vị có đào
tạo loại hình chứng chỉ NN-TH trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.
3. Đề xuất kiến nghị:
- Sở GD&ĐT sớm thành lập phòng GDTX nhằm đẩy mạnh công tác tổ
chức, quản lí và đào tạo hệ GDTX theo qui chế. Sớm có qui định về quản lí, tổ
chức đào tạo NN-TH đối với các trung tâm, cơ sở trên địa bàn một cách cụ thể
hơn.
- Tổ chức đánh giá và phát triển phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại
ngữ - tin học nhằm giúp cho việc quản lí học viên ở các trung tâm, cơ sở một
cách tốt hơn.
Rất mong được sự góp ý của quí đồng nghiệp và các bạn.
Xin trân trọng kính chào !
Người viết

LỮ BÌNH PHỤC
14

Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quyết định số 30/2008/QĐ-BGDĐT ngày 06 tháng 6 năm 2008 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định về tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng, kiểm tra và cấp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học theo chương trình giáo dục
thường xuyên.
2. Giáo trình MicroSoft Access 2003.
3. Website ThuthuatAccess.com
4. Quy chế tổ chức đào tạo và bồi đưỡng NN-TH của Trung tâm GDTX Gò
Quao.

15


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

MỤC LỤC

NỘI DUNG

Trang

I. Phần mở đầu ................................................................................................ 1
1. Đặt vấn đề ..................................................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu ..................................................................................... 1
3. Phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên cứu............................................ 2
3.1 Phạm vi ....................................................................................................... 2
3.2 Đối tượng .................................................................................................... 2

3.3 Phương pháp nghiên cứu............................................................................. 2
II. Nội dung ...................................................................................................... 2
1. Những vấn đề cơ bản của công tác quản lí học viên các lớp NN-TH ............. 2
2. Thuận lợi ....................................................................................................... 3
3. Khó khăn ....................................................................................................... 4
4. Giới thiệu phần mềm quản lí học viên các lớp NN-TH .................................. 4
4.1 Phần nhập dữ liệu ....................................................................................... 6
4.2 Phần in ấn các biểu mẫu và hồ sơ thi .......................................................... 8
5. Kết quả đạt được ..........................................................................................13
III. Kết luận ....................................................................................................13
1. Bài học kinh nghiệm .....................................................................................13
2. Kết luận và đề xuất kiến nghị .......................................................................14
3. Danh mục tài liệu tham khảo ........................................................................15

16


Phần mềm quản lí học viên các lớp Ngoại ngữ - Tin học

PHỤ LỤC (CÁC BIỂU MẪU)

1. Đơn đăng ký nhập học.
2. Danh sách học viên (đầu vào).
3. Đơn đăng ký dự thi.
4. Đơn đăng ký bảo lưu điểm.
5. Bản đề nghị tổ chức thi.
6. Danh sách đăng ký dự thi.
7. Mẫu giấy chứng nhận tạm thời.

17