tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan TIỂU LUẬN

Đề tài: tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan


MỞ ĐẦU
1. Khái niệm:
+ Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất
cả những người tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ
làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì trong cơ quan văn phòng đó.
Loài người muốn tồn tại và phát triển thì cần có lao động và trí
óc, lao động là hoạt động của con người nhằm cải tiến tự nhiên,
thông qua đó phục vụ cho mục đích của lao động trong sản xuất kinh
doanh, quyết định sự phát triển đi lên của xã hội loài người. Còn trí
óc thì thực hiện hàng loạt nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức
điều hành, phối hợp, quản lý sử dụng thông tin trong cơ quan, đơn
vị. Đây là một phần rất quan trọng của con người khi phải trực tiếp
làm việc trong một cơ quan đơn vị đó.
Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ
chức nào cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao
động. Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về
mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ
chức). Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số
lượng sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng
lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện,
hoàn cảnh cụ thể. Cho dù các cơ quan, đơn vị có đầu tư, trang bị các


thiết bị hiện đại, tinh xảo đến đâu cũng phải chịu sự điều khiển trực
tiếp hay gián tiếp của người lao động. Do có vai trò trọng trách như
vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức
nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng.

Nhân sự có vai trò to lớn như đã trình bày song nếu mỗi người,
mỗi nhóm không được gắn kết thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc,
biệt lập với nhau thì không những không phát huy được năng lực
của mỗi người mà còn làm suy yếu, thậm chí làm tan vỡ tổ chức.
Theo Lênin: "Những người nông dân nếu không được tổ chức
thì cũng chỉ giống như những củ khoai trong túi". Muốn phát huy
được sức mạnh của cá nhân trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu
của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp các cá nhân theo một trật
tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự trong cơ
quan, đơn vị.
Như vậy, nhân sự quả thật là rất quan trọng đối với mỗi doanh
nghiệp. Nếu cơ quan đơn vị không muốn lãng phí thời gian, công
sức và tiền bạc. Nếu cơ quan đơn vị không muốn có bầu không khí
tiêu cực trong cơ quan đơn vị do không được thoả mãn nhu cầu, do
không được quan tâm, do để mất lòng tin thì hoạt động quản trị nhân
sự phải được coi là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan, đơn vị.
+ Quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng


Để hiểu thật sâu sắc quản trị nhân sự là gì thì điều đầu tiên phải
biết là quản trị văn phòng là gì? Bởi vì quản trị nhân sự là một bộ
phận không thể thiếu trong quá trình quản trị văn phòng. Vậy:
- Quản trị văn phòng được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ
chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ
quan, đơn vị nhằm đạt những mục tiêu nhất định.
- Quản trị văn phòng là công việc thường xuyên hàng ngày của
nhà quản trị, nó bao gồm các hoạt động, hành vi của nhà quản trị
được thực hiện thông qua các giác quan của họ như: nghe, nói, đọc,
viết, nhìn, suy nghĩ… (nhà quản trị đưa ra các quyết định đó là thực
hiện các chức năng quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm

soát).
Từ đó, người ta đưa ra các quan điểm khác nhau về quản trị
nhân sự.
Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi
quản trị nhân sự suy cho cùng là quản trị con người". Chính vì vậy,
mà nội dung của quản trị nhân sự rất phức tạp và liên quan đến
nhiều vấn đề.
Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ,
tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp
những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức".(


Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Nguyễn Hữu Thân,
NXB Thống Kê
)

Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố
trí, sử dụng những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị,
những phương pháp công nghệ, công nghệ sản xuất, những nguồn
nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, đơn vị".
**) Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của QTKD,
PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn, NXB Khoa học và Kĩ thuật 1994
**)

Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng
cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi
sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên,
khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm
việc tận tâm trung thành với công ty"
***) Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim

Dung, NXB Thống kê.
***)

Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm
ngắn gọn và đầy đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự
được hiểu là một quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong
doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có


khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua
phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi
ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc".
Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì
công tác quản trị văn phòng gồm dự thảo chiến lược, chính sách,
thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp thời chính xác những thông tin,
đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quả các quyết định
của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Nói tóm lại, quản trị văn phòng chính là việc phát triển
và sử dụng con người.
Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan văn
phòng
Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà
quản trị nhân sự được giữ một trọng trách khá lớn đối với công tác
văn phòng, đó chính là vấn đề sống còn đối với bất kì cơ quan, đơn
vị nào và thực tế cho thấy: Quản trị suy cho cùng là quản trị con
người.
Trong cơ quan, đơn vị mỗi người là một cá thể có những đặc
tính chung và riêng khác nhau. Khi hoà hợp vào trong một tập thể sẽ
dẫn đến mâu thuẫn, do đó quản trị nhân sự có vai trò làm cho mỗi cá
nhân tồn tại phát triển và không tách rời trong tập thể. Mỗi cá nhân

luôn có những tâm tư tình cảm, tính cách khác nhau nhưng đồng


thời họ có những cái chung đó là muốn được tôn trọng, được quan
tâm, thăng tiến vì thế các nhà quản trị phải biết liên kết các thành
viên lại với nhau thành một tập thể vững mạnh, biết phát huy sở
trưởng của mỗi người, gắn kết họ với nhau thực hiện mục tiêu chung
của cơ quan văn phòng. Qua đó thoả mãn được nhu cầu riêng của
mỗi thành viên.
Trong đội ngũ quản trị của cơ quan, đơn vị một khi họ tuyển
chọn được đúng người, sắp xếp đúng người, đúng việc, động viên
khuyến khích nhân viên, tạo môi trường và điều kiện làm việc thuận
lợi thì công tác quản trị nhân sự sẽ là động lực lớn giúp con người
trong cơ quan đó đạt được những kết quả mong muốn, và đoàn kết
tập hợp được họ và thúc đẩy họ hoàn thành công việc được giao.
Quản trị nhân sự còn góp phần quan trọng vào việc giải quyết
mặt chính trị xã hội của vấn đề lao động, thông qua việc thực hiện
chiến lược con người của nhà nước. Bởi vì xét cho cùng mọi hoạt
động của con người diễn ra trong nền kinh tế quốc dân hay trong cơ
quan, đơn vị nào đó cũng để đạt mục đích cuối cùng là con người
được hưởng mọi thành quả mà bản thân họ và xã hội đã tạo ra.
Trong một cơ quan, đơn vị, đội ngũ quản trị, họ vừa là đối tượng
quản trị đồng thời họ vừa là chủ thể của quản trị nhân sự.
Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong cơ quan
văn phòng.


Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại
của mỗi một cơ quan, đơn vị. Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự
trong mỗi cơ quan văn phòng rất phức tạp đòi hỏi phải có sự quan

tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt động quản trị nhân sự bao
gồm 5 nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và
thủ tục) nhằm xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất
và đặc điểm của mỗi công việc đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng
thực hiện theo yêu cầu của công việc đó là gì? phức tạp hay đơn
giản, chức trách đảm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi
những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có.
Để tiến hành phân tích công việc người ta thường hay sử dụng
các phương pháp như phương pháp trực quan bằng cách quan sát
trực tiếp quá trình hoạt động của nhà nhân sự - phương pháp phân
tích thống kê qua các số liệu thống kê thu thập được về kết quả và
quá trình hoạt động của các loại lao động hiện có, để đánh giá về
nhân sự của cơ quan, đơn vị đó và phương pháp trắc nghiệm.
- Tuyển dụng nhân sự:
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao
động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một
thời kỳ nhất định.


Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công việc và
trở thành những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau:
+ Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan văn
phòng đang làm.
+ Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc
tuyển dụng nhân sự.
+ Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng
cử viên.
+ Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của
người dự tuyển.

+ So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân
sự.
- Đào tạo và phát triển nhân sự:
Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn
bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ
hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong
cơ quan văn phòng. Mỗi công việc trong cơ quan đơn vị đều cần đến
một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở mức nhất định, phải có
kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công
việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được
giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi


các bộ phận nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật
chất và giữa các bộ phận.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và
đòi hỏi về năng lực người lao động ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ
quan, đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề quản trị
nhân sự.
- Đãi ngộ nhân sự
Trong quản trị nhân sự đã ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái
hay không của người lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả
công việc. Đãi ngộ nhân sự có thể được thông qua.
+ Đãi ngộ vật chất: Thể hiện việc thoả mãn nhu cầu về vật chất
của người lao động qua tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội,
đây là một nhu cầu cơ bản của con người.
+ Đãi ngộ tinh thần: Đó là việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần
của con người, thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có
niềm vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng
tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi

gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra đối với bản thân và gia đình
họ.
- Đánh giá kết quả qua thực hiện công việc
Trước công việc được giao, các nhà quản trị cần đánh giá đúng
mực trung thực công bằng những thành tích mà người lao động đạt


được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút ra những tồn
tại yéu kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự trong cơ quan
văn phòng
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị bao gồm:
Nhóm nhân tố thuộc về người lao động,
Nhóm nhân tố thuộc về người lao động có ảnh hưởng đến công
tác quản trị nhân sự trog cơ quan như: Nhân thức của người lao
động, trình độ và chế độ kích thích người lao động làm việc.
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và sự bùng nổ
thông tin thì trình độ của người lao động ngày càng nâng cao, khả
năng nhận thức của họ ngày càng tốt hơn. Điều này sẽ làm ảnh
hưởng đến cách nhìn nhận, thái độ của nhân viên đối với công việc,
quyền hạn và sự tham gia của mỗi người trong tổ chức. Nó cũng làm
thay đổi những đòi hỏi thoả mãn, hài lòng với công việc cũng như
phần thưởng đối với họ.
Nếu trước kia mong muốn của người đi làm chỉ giản đơn là có
việc làm ổn định và mức lướng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ
đã đa dạng, phong phú hơn nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần.
Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, đó là công cụ
quan trọng để thu hút lực lượng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh

mẽ, ngoài ra tiền thưởng cũng có vai trò quan trọng trong việc kích
thích thi đua, tăng năng suất lao động.
Tuy nhiên tiền lương, tiền thưởng không phải là mục đích duy
nhất của nhân viên. Họ còn cần:
- Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện
làm việc phải thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý.
- Được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý
kiến đề xuất của họ.
- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai trong nghề
nghiệp.
Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào
việc nắm bắt và thoả mãn được nhu cầu chính đáng cuả nhân viên
hay không? Song vẫn phải đảm bảo được mục tiêu của cơ quan, đơn
vị đề ra.
Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị
Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp lãnh
đạo của nhà quản trị.
Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hưởng rất nhiều đến công
tác quản trị nhân sự. Nếu nhà quản trị có trình độ giao tiếp tốt với
nhân viên, biết quan tâm và động viên họ, thì ở đó công tác quản trị
nhân sự sẽ thành công.


Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác quản
trị nhân sự. Có 3 phong cách lãnh đạo thường thấy là: Phong cách
lãnh đạo chuyên môn, phong cách lãnh đạo tản quyền và phong cách
lãnh đạo dân chủ. Một câu hỏi luôn đặt ra đối với nhà quản trị là "áp
dụng phương pháp quản lý nào là hợp lý nhất? tuỳ thuộc vào từng
doanh nghiệp, từng cơ cấu tổ chức mà nhà quản trị đưa ra những
phong cách lãnh đạo hợp lý.

Nhóm nhân tố thuộc môi trường lao động
Môi trường lao động là tổng thể các yếu tố liên quan đến các
điều kiện lao động. Môi trường lao động của công ty có thể hiểu là
một nền văn hoá được hình thành và phát triển cùng với quá trình
vận hành của tổ chức, đó là triết lý kinh doanh, các tập quán thói
quen truyền thống, phong cách sinh hoạt, nghệ thuật ứng xử. Tất cả
các yếu tố này tạo ra một bầu không khí, một bản sắc tinh thần đặc
trưng riêng cho từng cơ quan, đơn vị. Những vấn đề này ảnh hưởng
rất lớn đến công tác quản trị nhân sự và tuỳ từng điều kiện môi
trường mà nhà quản trị áp dụng phong cách quản trị riêng với nhân
viên của mình.

•