MOT SO GIAI PHAP NANG CAO HIEU QUA CONG TAC TDKT

UBND HUYỆN EA H’LEO
PHÒNG NỘI VỤ

Sáng kiến kinh nghiệm
GIẢI PHÁP TĂNG HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC THI ĐUA,
KHEN THƯỞNG TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN,
GÓP PHẦN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
LĨNH VỰC THI ĐUA, KHEN THƯỞNG ĐÚNG HẸN
Người thực hiện: Phạm Tấn Thành.
Chức vụ, đơn vị công tác: Chuyên viên Phòng Nội vụ huyện Ea H’Leo.
Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý Nhà nước về thi đua, khen thưởng
có tích hợp công tác cải các hành chính.

Ea H’Leo, tháng 10 năm 2019.

I. SƠ LƯỢC LÝ LỊCH CÁ NHÂN


1. Họ và tên: Phạm Tấn Thành.
2. Ngày tháng năm sinh: 28/4/1988.
3. Giới tính: Nam.
4. Địa chỉ: Tổ dân phố 9, thị trấn Ea Drăng, huyện Ea H’Leo, tỉnh Đắk Lắk.
5. Điện thoại di động: 0919.463.161.
6. Email công vụ: ;
Email cá nhân:
7. Chức vụ, đơn vị công tác: Chuyên viên phòng Nội vụ huyện Ea H’Leo.
8. Nhiệm vụ được giao: Phụ trách tham mưu lãnh đạo phòng Nội vụ, UBND
huyện, Hội đồng thi đua, khen thưởng và xét duyệt sáng kiến huyện về lĩnh vực thi
đua, khen thưởng. Tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm cơ quan. Học tập và làm theo tư
tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh. Trực để tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện.

9. Trình độ đào tạo:
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học.
- Năm tốt nghiệp Cao đẳng: 2009; năm tốt nghiệp Đại học: 2015.
- Chuyên ngành đào tạo: Công nghệ thông tin.
II. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
1. Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý Nhà nước về thi đua, khen
thưởng; quản lý Nhà nước về thanh niên; quản lý Nhà nước về Hội, tổ chức phi Chính
phủ; công tác học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh; công
tác dân vận Chính quyền. Thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ lĩnh vực nội vụ.
2. Số năm có kinh nghiệm công tác: 03 năm khối Đảng và 07 năm ngành Nội
vụ.
3. Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 05 năm gần đây: Năm 2016 được
Hội đồng xét duyệt sáng kiến huyện công nhận tại Quyết định số 30/QĐ-UBND ngày
12/01/2017 về việc công nhận sáng kiến năm 2016: “Giải pháp nâng cao chất lượng
công tác thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện”.
III. TÊN ĐỀ TÀI, SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Một số giải pháp tăng hiệu quả trong công tác thi đua, khen thưởng trên
địa bàn huyện, góp phần giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực thi đua,
khen thưởng đúng hẹn.
IV. LÝ DO, BỐI CẢNH CHỌN ĐỀ TÀI, SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Theo Luật tổ chức Chính quyền địa phương 2015 thì UBND huyện là cơ quan
do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa
phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên là
UBND tỉnh.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện thực hiện theo Điều 28 Luật tổ chức
Chính quyền địa phương 2015 là hết sức sâu rộng và nặng nề bao hàm trên tất cả các
2

lĩnh vực, đặc biệt là tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm
dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn
huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm
việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính,
giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
Tổng số lượng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trên địa bàn
huyện trong 04 năm từ năm 2016 đến năm 2019 1 đề nghị khen thưởng và đã được
khen thưởng các danh hiệu thi đua dao động trung bình khoảng 1.551 người. Như vậy,
để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trên địa bàn huyện này tham
gia tích cực vào thực hiện nhiệm vụ chính trị của huyện và không ngừng nổ lực, phấn
đấu phát huy tinh thần sáng tạo trong lao động, sản xuất, công tác, học tập, chiến đấu
nhằm tạo ra những sản phẩm có ích cho đất nước, cho xã hội thì công tác thi đua,
khen thưởng đã đóng góp một phần không nhỏ. Để làm tốt công tác thi đua, khen
thưởng của huyện thì đòi hỏi công chức phụ trách lĩnh vực này phải luôn nhạy bén,
ngoài việc chịu khó nghiên cứu tìm tòi kỹ càng các Nghị định, Thông tư hướng dẫn về
công tác thi đua, khen thưởng thì còn phải biết soạn thảo được các văn bản hướng dẫn
về công tác thi đua, khen thưởng một cách đơn giản, ngắn gọn dễ hiểu nhất, chính xác
nhất để các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện. Nếu không
các cơ quan, đơn vị sẽ đánh giá không đúng vai trò của công tác thi đua, khen thưởng,
từ đó dẫn đến việc chây ỳ trong công tác, thiếu động lực phấn đấu mà biểu hiện đầu
tiên là không triển khai đăng ký thi đua, không xét trình khen thưởng hoặc trình khen
thưởng cho có trình khen, thiếu tính biểu dương. Trình khen không đảm bảo hồ sơ, thủ
tục, điều kiện tiêu chuẩn theo quy định, trình khen thưởng chậm trễ thời gian.
Để đánh giá đúng vị trí, vai trò, tác dụng của công tác thi đua, khen thưởng như

đã nêu, tôi đã chọn đề tài sáng kiến giải pháp: “Một số giải pháp tăng hiệu quả
trong công tác thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện, góp phần giải quyết hồ
sơ thủ tục hành chính đúng hẹn”.
V. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
Trước hết, tôi xin khẳng định triết lý, quan điểm của cá nhân tôi đó là: “Nơi
nào có sáng tạo, nơi đó có thành công”. Đó là câu nói mà tôi luôn khắc ghi trong trí
nhớ để tự nhắc nhủ bản thân mình trong công việc cũng như trong cuộc sống, làm gì
cũng phải suy nghĩ để có sáng tạo dù việc đó lớn hay nhỏ.
1 Năm 2016: 1.431 người, năm 2017: 1.535 người, năm 2018: 1.611 người, năm 2019: 1.628 người.

3


Thời phong kiến, Anh hùng dân tộc-Danh nhân văn hóa thế giới Nguyễn Trãi
(1380-1442) thì cho rằng: “Một Nhà nước mà thưởng phạt nghiêm minh, kịp thời là
Nhà nước vững mạnh. Nhà nước nào phạt nhiều hơn thưởng là Nhà nước đang suy
tàn. Nhà nước nào thưởng nhiều hơn phạt là Nhà nước phồn vinh”.
Ờ thời đại Hồ Chí Minh, với mục đích khuyến khích, động viên đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động, quân và dân đem tài năng, sức lực, trí tuệ cống
hiến cho hoạt động nghiên cứu, sáng tạo phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc. Ngày 11/6/1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nhấn mạnh: “Thi đua là yêu
nước, yêu nước thì phải thi đua” và “Thi đua, khen thưởng là động lực phát triển và
là biện pháp quan trọng để xây dựng con người mới. Thi đua yêu nước phải được tiến
hành thường xuyên, liên tục hàng ngày”.
Triển khai thực hiện lời dạy của Bác, Đảng và Nhà nước ta đã triển khai thực
hiện nhiều biện pháp, giải pháp trong đó có việc ban hành nhiều văn bản quan trọng
trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng, tôi xin hệ thống lại một số văn bản cơ bản còn
hiệu lực tính đến thời điểm hiện tại, cụ thể như sau:
1. Chỉ thị số 34-CT/TW ngày 07/4/2014 của Bộ Chính trị về tiếp tục đổi mới
công tác thi đua, khen thưởng;

2. Luật thi đua, khen thưởng năm 2003;
3. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi đua, khen thưởng năm 2013;
4. Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31/7/2017 của Chính phủ Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng;
5. Thông tư số 08/2017/TT-BNV ngày 27/10/2017 của Bộ Nội vụ Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31/7/2017 của Chính
phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng;
Như vậy, các công cụ pháp lý về thi đua, khen thưởng gần như đã đầy đủ, hoàn
chỉnh, phần còn lại chỉ là yếu tố con người để thực hiện. Con người ở đây là cán bộ,
công chức, viên chức thực thi công tác thi đua, khen thưởng và kể cả các đối tượng
được khen thưởng. Để thực thi tốt thì quan trọng là phải tăng cường công tác cải cách
hành chính (CCHC) trong giải quyết hồ sơ thủ tục khe thưởng, bao hàm nhiều tiêu
chí, cụ thể:
1. Cải cách thể chế: Chủ yếu là việc rà soát các văn bản QPPL về thi đua, khen
thưởng để thực hiện CCHC.
2. Cải cách thủ tục hành chính: Rà soát, cập nhật, công bố, công khai tất cả
các TTHC; thực hiện cơ chết một cửa, một cửa liên.
3. Cải cách tổ chức bộ máy hành chính: Tổ chức, sắp xếp lại bộ máy hệ
thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
4. Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức:
Công tác quản lý đội ngũ CBCCVC như sắp xếp theo đề án vị trí việc làm, tuyển
dụng, đào tạo, bồi dưỡng; sắp xếp bố trí cán bộ, công chức cấp xã đạt chuẩn; thi hành
kỷ luật, kỷ cương hành chính.
4


5. Cải cách tài chính công: Thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
biên chế, kinh phí. Xã hội hóa các đơn vị sự nghiệp.
6. Hiện đại hóa hành chính: Tăng cường, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, khoa
học kỹ thuật tiên tiến hiện đại vào giải quyết thủ tục hành chính như ký số, văn bản

điện tử, văn bản pháp lý về quản lý CNTT…
7. Công tác chỉ đạo điều hành: Đề cao vai trò người đứng đầu trong chỉ đạo,
điều hành CCHC; tăng cường thanh tra, kiểm tra, tuyên truyền vận động CCHC.
8. Đánh giá tác động của CCHC qua công tác điều tra xã hội học: Theo dõi,
lấy ý kiến sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp về CCHC.
Như vậy, ở đây tôi chọn các tiêu chí 1, 2, 3 và 6 làm đề tài trong thực hiện
nhiệm vụ cải cách hành chính để nâng cao kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục lĩnh vực thi
đua, khen thưởng đúng hẹn vì các tiêu chí này phù hợp với khả năng, thẩm quyền của
cá nhân tôi đã tham mưu triển khai thực hiện. Đồng thời bên cạnh việc thực hiện
CCHC thì tôi cũng xây dựng một số giải pháp giúp tăng cường hiệu quả trong công
tác thi đua, khen thưởng.
VI. NỘI DUNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
1. Giải pháp về cải cách thể chế trong công tác thi đua, khen thưởng:
Do Luật không giao nên tôi không tham mưu UBND huyện ban hành văn bản
quy phạm pháp luật (QPPL) về lĩnh vực thi đua, khen thưởng mà chỉ triển khai thực
hiện. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc quán triệt, triển khai các công cụ
pháp lý, bản thân tôi đã thực hiện nghiên cứu rà soát các văn bản QPPL của Trung
ương, tỉnh để từ đó thường xuyên cập nhật và đưa vào hướng dẫn khen thưởng hàng
năm kịp thời.
Cách thức thực hiện như sau: Trong năm 2019 đã tổ chức 02 Hội nghị, tại
Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng ngày 05/3/2019 tôi đã tham mưu lãnh
đạo Phòng Nội vụ đóng tập tài liệu để triển khai phổ biến Quyết định số 22/QĐUBND ngày 04/01/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định tổ chức và
hoạt động cụm, khối thi đua của tỉnh Đắk Lắk và Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày
25/02/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tiếp tục đẩy mạnh thực hiện Luật thi
đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh. Hội nghị ngày 26/7/2019 kết hợp tổng kết công
tác CCHC 2018 và phát động thi đua 40 năm ngày thành lập huyện, tôi đã tham
mưu lãnh đạo Phòng trình UBND huyện ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày
18/6/2019 phát động thi đua 40 năm thành lập huyện, đây là một văn bản mang
tính thể chế làm cơ sở để thúc đẩy phong trào thi đua.
2. Giải pháp về cải cách thủ tục hành chính:

Được sự phân công của UBND huyện tại Quyết định số 3177/QĐ-UBND ngày
29/10/2018 về việc kiện toàn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo cơ chế
một cửa hiện đại của UBND huyện Ea H’Leo và Trưởng Phòng Nội vụ tại Quyết định
số 74/QĐ-PNV ngày 05/3/2019 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số
54/QĐ-PNV ngày 13/02/2019 của Trưởng Phòng Nội vụ về việc phân công nhiệm vụ
5


cho công chức theo vị trí việc làm, trong đó có giao nhiệm vụ “làm việc tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả (một cửa) của huyện”. Ngay từ đầu năm 2019, bản thân tôi đã
nghiêm túc trực và nhận hồ sơ, trả hồ sơ giải quyết TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả huyện.
Cách thức thực hiện: Đầu tiên là rà soát các Quyết định công bố thủ tục hành
chính của UBND tỉnh đã ban hành để niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả huyện, lĩnh vực Nội vụ cấp huyện có 04 lĩnh vực chính:
- Quyết định số 1857/QĐ-UBND ngày 13/8/2018 của UBND tỉnh về việc công
bố Danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng thuộc thẩm
quyền giải quyết của Sở Nội vụ, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh
Đắk Lắk (lĩnh vực thi đua, khen thưởng).
- Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 24/4/2018 của UBND tỉnh về việc công
bố Danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực tín ngưỡng, tôn giáo thuộc thẩm
quyền giải quyết của Sở Nội vụ, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh
Đắk Lắk (lĩnh vực tôn giáo).
- Quyết định số 1962/QĐ-UBND ngày 28/7/2017 của UBND tỉnh về việc công
bố thủ tục hành chính lĩnh vực Nội vụ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp
huyện trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk (lĩnh vực Hội, tổ chức phi Chính phủ và lĩnh vực tổ
chức, biên chế).
Sau khi rà soát các TTHC đã được công bố, tiếp tục nghiên cứu và thực hiện
Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một
cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Thông tư số 01/2018/TTVPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ về Hướng dẫn thi hành một số quy

định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ
chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Vì tình hình
chung hiện nay là hệ thống phần mềm tại trang motcua.daklak.gov.vn chưa kịp thời
cập nhật các biểu mẫu cũng như TTHC kịp thời như mẫu 01 còn ở khổ giấy A4 thay
vì A5 theo quy định, lãnh đạo cơ quan chưa có tài khoản hoặc có nhưng chưa quen
biết cách sử dụng phần mềm. Do đó, tôi phải triển khai thực hiện bằng thủ công trên
giấy tờ, sổ sách thay vì phần mềm. Trong đó, việc quan trọng trước hết là lấy 06 biểu
mẫu từ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP:
Mẫu số 01
Mẫu số 02
Mẫu số 03
Mẫu số 04
Mẫu số 05
Mẫu số 06

Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

Các mẫu từ số 01 đến số 05 đều ở khổ giấy A5 nên tôi cài đặt in ngang trên
giấy A4 rồi cắt đôi làm 02 phần thì ra A5. Riêng mẫu 06 thì A4 nên tôi in đúng khổ, số
lượng thì tính theo thống kê TTHC đã nhận khen thưởng các năm trước đây để in ra
6


01 tập khoảng 60 trang gồm 300 TTHC dự phòng. Tính đến ngày 03/10/2019 đã tiếp
nhận 107 TTHC lĩnh vực thi đua, khen thưởng.

Hình 1-Mẫu số 01 được trình bày trên khổ A4

Hình 2-Bìa sổ theo dõi TTHC lĩnh vực nội vụ năm 2019

7


Hình 3-Bên trong là nội dung sổ theo dõi hồ sơ
3. Giải pháp về cải cách tổ chức bộ máy hành chính:
Như đề nêu, ở giải pháp này tôi đề cập đến vấn đề sắp xếp tinh gọn tổ chức, bộ
máy làm công tác thi đua, khen thưởng trước hết là tham mưu sắp xếp tinh gọn Hội
đồng thi đua, khen thưởng huyện, Hội đồng xét duyệt sáng kiến huyện. Hội đồng tinh
gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả nhưng cũng phải cơ cấu đảm bảo đúng số lượng,
thành phần vì nếu thiếu thành phần cơ cấu hoặc thừa đều là chưa hợp lý, gây lãng phí
hoặc Hội đồng sẽ xét khen thưởng, xét duyệt sáng kiến không chuẩn xác được, không
thể hoàn thành được nhiệm vụ công tác, hơn nữa đây là Hội đồng hoạt động kiêm
nhiệm.
Cách thức đã thực hiện giải pháp: Năm 2018, được sự chỉ đạo của Trưởng
Phòng Nội vụ, bản thân tôi đã trăn trở suy nghĩ và tham mưu lãnh đạo Phòng Nội vụ
trình Chủ tịch UBND huyện Quyết định thành lập Hội đồng thi đua, khen thưởng và
xét duyệt sáng kiến huyện 2 trên cơ sở ghép 02 Hội đồng trước đây (Hội đồng thi đuakhen thưởng và Hội đồng xét duyệt sáng kiến) thành 01 Hội đồng với tên gọi: “Hội
đồng thi đua, khen thưởng và xét duyệt sáng kiến huyện”. Đồng thời, tham mưu xây
dựng quy chế hoạt động (Quyết định số 1213/QĐ-UBND ngày 17/4/2018 về việc ban
hành Quy chế hoạt động của Hội đồng TĐKT và XDSK huyện).
4. Giải pháp về hiện đại hóa hành chính:
a) Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để tăng hiệu suất sọan thảo văn
bản: Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản, trong 10 năm công
tác đã qua, dựa trên các tiện ích ứng dụng có sẵn trong phần mềm soạn thảo văn bản
2 Quyết định số 868/QĐ-UBND ngày 19/3/2018 về việc thành lập Hội đồng TĐKT và XDSK huyện gồm 19 thành

viên.

8


Word, mạng internet, bản thân tôi đã thực hiện một số thủ thuật đơn giản giúp giảm
thời gian soạn thảo văn bản và hạn chế đến mức thấp nhất các lỗi chính tả trong văn
bản.
Cách thức thực hiện như sau:
- Trong phần mềm Word có tiện ích Auto correct option giúp người soạn thảo
tự chỉnh sửa các ký tự khi người dùng nhập sai. Ví dụ: Khi lỡ nhập cụm từ: “Phòng
Nội vụt” bị dư 1 ký tự t do lỗi đánh máy nhầm thì tiện ích trên sẽ tự sửa, tự bỏ chữ t
đã nhập dư cho người soạn thảo thành “Phòng Nội vụ”.
Một số từ thường xuyên lặp đi lặp lại như tên các phòng, ban, ngành…tên một
số lãnh đạo, chức danh, địa danh. Việc nhập các từ, cụm từ này nếu thực hiện theo
cách thông thường cũng không trở ngại nhưng mất thời gian và đôi khi không đồng
nhất hoặc bị sai. Ví dụ: Phòng Tài chính – Kế hoạch nhưng một số phòng thì lại ghi là
Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Lao động – thương binh và xã hội, Phòng Tài
chính và Kế hoạch.
Để khắc phục hạn chế này, tôi sử dụng tiện ích Auto correct option, từ đó tạo
và bổ sung các bảng mặc địch sẵn như:
Nhập vào

Word sẽ tự động thay bằng

ub

UBND

hd

HĐND

pnv

Phòng Nội vụ

Ea

Ea H’Leo

ntd

Nguyễn Tấn Đức

pvt

Phạm Văn Thời

hdtdkt

Hội đồng thi đua, khen thưởng và xét duyệt sáng kiến
huyện

Đlie Yang

Dliê Yang

….

…..

- Tiện ích Auto text: Trong soạn thảo văn bản chúng ta thường phải soạn một
đoạn văn bản lặp đi lặp lại nhưng không có cách nào để bớt chút thời gian này thì tiện
ích Auto text trong Word là một giải pháp tuyệt vời. Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN EA H’LEO
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:

/QĐ-UBND

Ea H’Leo, ngày

tháng 10 năm 2019

Hoặc cụm từ:
9


Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, NV (T03b).

CHỦ TỊCH

Lê Thăng Long
Nơi nhận:
- UBND huyện;

- Chi bộ Nội vụ-Dân tộc;
- Công chức cơ quan;
- Lưu: NV (T10b).

TRƯỞNG PHÒNG

Phạm Văn Thời
Để khắc phục tình trạng phải soạn đi soạn lại lặp hoặc thay vì phải mở văn bản
cũ để copy những đoạn văn bản trên cho văn bản mới thì chúng ta có thể soạn sẵn 1
bản như trên, sau đó chọn hết và đưa vào Auto text và chọn Add để lưu lại. Khi sử
dụng đến đoạn văn bản đó chúng ta chỉ cần đưa chuột lên thanh công cụ Auto text và
bấm chọn đoạn văn lặp cần thì đoạn văn bản sẽ hiện thị ngay không cần soạn lại.

Hình 4-Tiện ích Auto text mà tôi hay dùng
10


b) Giải pháp tăng cường áp dụng ký số văn bản trong các loại Giấy khen,
giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo UBND huyện:
Trong nhiều năm phụ trách tham mưu lĩnh vực thi đua, khen thưởng. Bản thân
tôi đã phải tốn rất nhiều thời gian vào sổ thi đua bằng cách viết tay, sau đó là tiến hành
in ấn với khối lượng giấy khen các loại rất nhiều trung bình 01 năm khoảng 2.500
giấy khen các loại. Bản thân mình đã tốn thời gian nhưng đến lãnh đạo UBND huyện
cũng phải tốn nhiều thời gian để ngồi ký chữ ký tươi từng số lượng Giấy khen nêu
trên.
Để khắc phục tình trạng nêu trên, trong năm 2019 tôi nghiên cứu các văn bản
QPPL về ký số, chữ ký điện tử và đã mạnh dạng tham mưu lãnh đạo phòng Nội vụ
trình UBND huyện cho phép ký số scan chữ ký của ông Đoàn Tử Minh, Phó Chủ tịch
UBND huyện trên Giấy khen các loại của ngành Giáo dục và Đào tạo (Quyết định số
2797/QĐ-UBND ngày 20/8/2019 về việc cho phép Phòng Nội vụ được sử dụng chữ ký

scan của ông Đoàn Tử Minh, Phó Chủ tịch UBND huyện ký trên các loại Giấy khen
của ngành Giáo dục). Đồng thời, việc vào sổ in ấn tôi đã triển khai thực hiện từ năm
2014, vào sổ số Giấy khen thưởng trên phần mềm Word, cuối năm in ra giấy A4, đóng
tập và đóng dấu giáp lai để lưu trữ theo dõi.

Hình 5-Sổ vào số Giấy khen để lưu theo dõi trên phần mềm Word thay vì phải mua sổ
giấy và viết tay điền theo dõi.
Thuận tiện ở việc vào sổ số theo dõi Giấy khen trên phần mềm Word là khi đã
nhập dữ liệu trên các báo cáo thẩm định, tờ trình, quyết định thì tôi chỉ cần copy lại số
liệu đó để dán vào sổ theo dõi mà không cần phải viết tay như trước, giúp giảm khá
nhiều thời gian, khi cần tra cứu số liệu khen thưởng thì lại nhanh chóng.

11


Đối với ký số văn bản giấy khen tôi kẻ sẵn mẫu định dạng trên khổ giấy B4
theo quy định tại Nghị định số 85/2014/NĐ-CP ngày 10/9/2014. Sau đó scan chữ ký
tươi của lãnh đạo UBND huyện để in ấn rất thuận tiện.

Hình 6-Scan chữ ký số của lãnh đạo UBND huyện để in trên khổ giấy B4
Như đã đề cập, tiết kiệm thời gian ở đây là chỉ cần in ra Giấy khen các loại rồi
chuyển văn thư đóng dấu đỏ. Trước kia phải in ấn xong ôm một chồng giấy khen lên
phòng gặp lãnh đạo UBND huyện ký tươi, chờ khoảng 02-03 ngày nếu lãnh đạo
không bận họp hành, còn bận họp thì có khi phải chờ cả tuần lãnh đạo ký tươi xong
mới nhận giấy khen chuyển xuống cho văn thư UBND huyện đóng dấu.
Ký số giấy khen
Lúc trước chưa ký số
giúp tiết kiệm thời gian
Vào sổ, In ấn

Lãnh đạo ký

Vào sổ, In ấn

Ký số
Văn thư
đóng dấu

Văn thư
đóng dấu
VII. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
Về tính hiệu quả: Bằng cách áp dụng và sử dụng những giải pháp nên trên vào
công việc hàng ngày, bản thân tôi đã khắc phục được triệt để các lỗi như đã nêu trên
trong việc soạn thảo văn bản, tiết kiệm được nhiều thời gian nên giải quyết công việc
luôn được nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời giao trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính
12


đúng hẹn tính đến thời điểm hiện tại 107/107 trả trước thời hạn, đúng hẹn. Văn bản do
tôi soạn nhanh, gần như 99% không bị lỗi chính tả.
Về tính mới của các giải pháp: Bản thân tôi đã tự đúc kết kinh nghiệm và kiến
thức chuyên môn về Công nghệ thông tin để triển khai áp dụng sáng tạo nên hoàn
toàn mới, không sao chép bất kỳ ai.
VIII. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Những kinh nghiệm của tôi được đúc kết qua thực tiễn giúp tiết kiệm thời gian
và đã được tôi thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên, sẽ vẫn còn những hạn chế, thiếu sót nhất
định chưa được khai phá hết. Do vậy, rất mong sự góp ý chân thành của đồng nghiệp,
lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo UBND huyện, các thành viên Hội đồng TĐKT và XDSK
huyện, các bạn đọc để tôi ngày càng nghiên cứu đề tài sáng kiến hoàn thiện hơn. Góp
phần đưa công tác thi đua, khen thưởng, cải cách hành chính là động lực thúc đẩy

kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh của huyện ngày càng phát triển vững mạnh thời
kỳ mới công nghệ 4.0./.
Người thực hiện, viết sáng kiến

Phạm Tấn Thành
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
KT. TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Nguyễn Tấn Đức

13