Hướng dẫn hồ sơ

UBND TỈNH TUYÊN QUANG
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số: 993 /HD -GD&ĐT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tuyên Quang, ngày 20 tháng 10 năm 2006
HƯỚNG DẪN
Thực hiện nền nếp trường trung học
Kính gửi: - Trưởng phòng giáo dục các huyện, thị xã;
- Hiệu trưởng các trường THPT;
- Hiệu trưởng trường THCS Lê Quý Đôn;
Căn cứ Điều lệ Trường trung học ban hành theo Quyết định số
23/2000/QĐ-BGDĐT ngày 11/7/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Quy chế công nhận trường trung học đạt chuẩn quốc gia (giai đoạn
2001-2010 ban hành kèm theo Quyết định số 27/2001/QĐ-BGDĐT ngày
05/7/2001 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ văn bản số 3481/GDTrH ngày 06/5/2005 của Bộ Giáo dục và Đào
tạo về việc hướng dẫn xây dựng trường chuẩn quốc gia;
Căn cứ Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS, THPT ban hành kèm
theo Quyết định số 40/2006-BGDĐT ngày 05/10/2006 của Bộ trưởng Bộ
GD&ĐT.
Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các trường trung học thực hiện một số
nội dung sau:
Phần I
HỆ THỐNG HỒ SƠ SỔ SÁCH CỦA NHÀ TRƯỜNG
I. Hệ thống hồ sơ sổ sách theo dõi hoạt động dạy học và giáo dục.
1. Đối với nhà trường.
1.1. Sổ kế hoạch năm học của nhà trường.
1.2. Sổ biên bản họp cơ quan.
1.3. Sổ nhật ký công tác của nhà trường.
1.4. Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên về công tác chuyên môn.

1.5. Sổ công văn đi và đến.
1.6. Sổ đăng bộ.
1.7. Sổ gọi tên và ghi điểm.
1
1.8. Sổ ghi đầu bài.
1.9. Học bạ học sinh.
1.10. Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
1.11. Sổ theo dõi phổ cập giáo dục.
1.12. Sổ thanh tra giáo viên.
1.13. Sổ khen thưởng, kỷ luật học sinh.
1.14. Hệ thống sổ về công tác tài chính.
1.15. Hệ thống sổ thư viện.
1.16. Hệ thống sổ thiết bị dạy học.
1.17. Hệ thống sổ y tế học đường.
1.18. Hệ thống sổ của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Đội TNTP Hồ Chí Minh).
1.19. Hệ thống sổ của Công đoàn nhà trường.
1.20. Bảng ghi điểm thi tốt nghiệp THPT (hoặc xét tốt nghiệp THCS).
1.21. Bảng ghi kết quả tuyển sinh đầu cấp.
2. Đối với giáo viên.
2.1. Giáo án.
2.2. Sổ dự giờ thăm lớp.
2.3. Sổ công tác.
2.4. Sổ ghi điểm của giáo viên.
2.5. Sổ kế hoạch giảng dạy của giáo viên.
2.6. Lịch báo giảng.
2.7. Sổ bồi dưỡng thường xuyên.
2.8. Sổ liên lạc (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm).
2.9. Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm).
3. Đối với tổ chuyên môn
3.1. Sổ kế hoạch.

3.2. Sổ chuyên đề.
3.3. Sổ biên bản họp tổ chuyên môn.
3.4. Sổ theo dõi dạy thay.
4. Đối với tổ Hành chính – Quản trị
4.1. Sổ kế hoạch
4.2. Sổ biên bản họp tổ
II. Hướng dẫn sử dụng hồ sơ sổ sách
1. Đối với sổ kế hoạch nhà trường
2
1.1. Sổ kế hoạch nhà trường (theo mẫu có sẵn của Sở GD&ĐT) nhằm quản lý
các hoạt động dạy học và giáo dục chủ yếu của nhà trường theo Điều lệ trường
trung học và theo biên chế năm học của Bộ GD&ĐT. Đầu năm học, Hiệu trưởng
chịu trách nhiệm hoàn chỉnh sổ kế hoạch nhà trường theo đúng hướng dẫn của Sở
GD&ĐT.
a) Phần kế hoạch bắt buộc hàng tháng
- Đối với những công việc tổ chức thực hiện được ngay: Hiệu trưởng ấn
định thời gian và trực tiếp phân công người thực hiện.
- Đối với những công việc cần xây dựng kế hoạch chi tiết: phân công người
dự thảo kế hoạch trình Hiệu trưởng phê duyệt để tổ chức thực hiện.
b) Phần kế hoạch bổ sung
- Hàng tháng, Hiệu trưởng ghi các công việc mới phát sinh (chưa có trong
phần kế hoạch bắt buộc) hoặc các công việc chưa hoàn thành thuộc phần kế hoạch
bắt buộc của những tháng trước đó hoặc những công việc của các tổ chức trong
nhà trường, ấn định thời gian và phân công người tổ chức thực hiện.
1.2. Căn cứ vào các công việc của cả 2 phần kế hoạch bắt buộc và bổ sung
hàng tháng, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm công khai trên bảng thông báo của nhà
trường:
a) Những công việc chính phải tổ chức thực hiện trong tháng của nhà
trường (kể cả các công việc của các tổ chức trong nhà trường)
b) Thời gian biểu làm việc của cán bộ, giáo viên, học sinh và các tổ chức

trong nhà trường theo từng tuần (kể cả các công việc phải tổ chức thực hiện ngoài
giờ hành chính hoặc vào các ngày nghỉ).
1.3. Sổ kế hoạch nhà trường phải được cơ sở giáo dục trực tiếp quản lý duyệt
trước khi tổ chức thực hiện (trừ phần kế hoạch bổ sung hàng tháng). Mỗi trường
làm thành 2 bản, 1 bản để tại nhà trường, 1 bản gửi Sở GD&ĐT (đối với các
trường trực thuộc Sở GD&ĐT) hoặc phòng Giáo dục (đối với các trường trực
thuộc phòng Giáo dục).
2. Đối với sổ biên bản họp cơ quan và sổ nhật ký công tác của nhà trường
- Đầu năm học, Hiệu trưởng cử một giáo viên ghi biên bản tất cả các cuộc
họp cơ quan trong năm học vào sổ biên bản họp cơ quan và ghi toàn bộ các hoạt
động thực tế hàng ngày của nhà trường vào sổ nhật ký công tác của nhà trường (kể
cả các công việc phải tổ chức thực hiện ngoài giờ hành chính hoặc vào các ngày
nghỉ).
- Giáo viên ghi biên bản họp cơ quan phải ghi đủ các mục: thời gian, địa
điểm tổ chức họp, thành phần tham dự (ghi rõ tên các thành viên vắng mặt có lý
do, không có lý do), họ và tên người chủ trì cuộc họp; ghi đầy đủ nội dung cuộc
họp, ý kiến phát biểu của các thành viên và kết luận của người chủ trì cuộc họp.
3
- Biên bản lập xong phải đọc lại cho tất cả thành viên dự họp cùng nghe sau
đó người chủ trì và thư ký phải ký vào biên bản.
- Nếu nội dung kết luận cần phải ra nghị quyết của tập thể thì thư ký ghi nội
dung nghị quyết vào phần cuối của biên bản (thay cho kết luận của người chủ trì);
ghi rõ số lượng và tỷ lệ % thành viên dự họp nhất trí sau đó người chủ trì, thư ký,
lãnh đạo nhà trường, Tổ trưởng chuyên môn, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn
TNCS Hồ Chí Minh (Tổng phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh), Trưởng ban thanh
tra nhân dân,... đều ký vào biên bản.
3. Đối với sổ chuyên đề của tổ chuyên môn
Sổ chuyên đề của tổ chuyên môn bao gồm các nội dung:
Phần 1: Kế hoạch sinh hoạt chuyên đề các môn học trong năm học
STT Tên chuyên đề

Họ và tên người thực hiện
(hoặc tên nhóm chuyên
môn thực hiện)
Thời gian
hoàn thành
Kinh phí
tổ chức
1
2
3
...
Chú ý: Một số chuyên đề cần tập trung là:
- Các bài mới và khó trong chương trình;
- Chuyên đề phát hiện và bồi dưỡng học sinh giỏi;
- Chuyên đề dạy phụ đạo học sinh yếu, kém;
- Đổi mới phương pháp dạy – học;
- Ra đề kiểm tra trắc nghiệm khách quan;
- Sử dụng có hiệu quả thiết bị dạy học;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy – học,...
Phần 2: Kế hoạch tổ chức thực hiện từng chuyên đề
Đầu năm học, Tổ trưởng chuyên môn xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện
lần lượt các chuyên đề trong năm học. Mỗi chuyên đề cần nêu rõ:
- Tên chuyên đề.
- Lý do xây dựng chuyên đề.
- Phạm vi ứng dụng của chuyên đề.
- Phân công các thành viên chuẩn bị.
- Thời gian hoàn thành, tổ chức báo cáo và nghiệm thu.
4
- Việc triển khai áp dụng chuyên đề đã được nghiệm thu.
- Kinh phí tổ chức thực hiện.

4. Đối với sổ biên bản sinh hoạt tổ chuyên môn
Đầu năm học, Tổ trưởng chuyên môn cử 1 giáo viên trong tổ ghi biên bản
tất cả các cuộc họp tổ chuyên môn thường kỳ và đột xuất, bao gồm các nội dung:
- Triển khai thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch của nhà trường.
- Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sinh hoạt chuyên đề các bộ môn.
- Tổ chức kiểm tra, thanh tra, rút kinh nghiệm dự giờ.
- Triển khai công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Các công việc khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
Chú ý: Nếu trong tổ chuyên môn có nhiều nhóm chuyên môn thì phần sinh
hoạt chuyên đề sẽ ghi riêng theo nhóm chuyên môn, mỗi nhóm chuyên môn có 1
sổ ghi biên bản riêng. Việc chia nhóm chuyên môn do Hiệu trưởng quyết định tuỳ
theo số lượng giáo viên các môn học, mỗi nhóm có giáo viên của một môn học hay
một số môn học.
5. Đối với lịch báo giảng
Giáo viên phải hoàn thành lịch báo giảng theo tuần và để tại nơi quy định
chung của nhà trường vào thứ hai hàng tuần. Khi có việc phải nghỉ, giáo viên gửi
lại lịch báo giảng và giáo án cho Tổ trưởng chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường
để bố trí dạy thay kịp thời.
6. Đối với giáo án
- Trước khi lên lớp, giáo viên của tất cả các môn học phải chuẩn bị giáo án
theo đúng Quy định về cấu trúc và hình thức trình bày giáo án gửi kèm theo văn
bản này.
- Khi lên lớp, giáo viên bắt buộc phải mang theo giáo án do chính mình
chuẩn bị, không được dùng giáo án cũ hoặc giáo án của người khác (trừ trường
hợp đột xuất phải dạy thay).
- Giáo viên được sử dụng máy vi tính hỗ trợ việc soạn bài nếu chính người
dạy biết vận hành máy vi tính để soạn tất cả các nội dung của giáo án. Hiệu trưởng
chịu trách nhiệm duyệt danh sách những người được sử dụng máy vi tính hỗ trợ
soạn giáo án trong năm học.
7. Đối với các hồ sơ còn lại.

Yêu cầu cập nhật thông tin thường xuyên, đầy đủ và chính xác các nội dung
theo đúng quy định đã ghi ở từng hồ sơ sổ sách.
III. Quy định về quản lý, kiểm tra và bảo quản hồ sơ sổ sách
1. Về quản lý, kiểm tra hồ sơ sổ sách
1.1. Tất cả các loại hồ sơ sổ sách được quy định tại văn bản này do Hiệu
trưởng quản lý. Tuỳ theo đặc trưng của mỗi loại hình công việc, Hiệu trưởng có
5
thể giao quyền quản lý trực tiếp cho Phó hiệu trưởng, Tổ trưởng chuyên môn,
người đứng đầu các tổ chức trong nhà trường song Hiệu trưởng vẫn là người chịu
trách nhiệm trước cơ quan cấp trên.
1.2. Đầu năm học, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm
tra, giám sát và đôn đốc mọi người thực hiện quy định về sử dụng và bảo quản hồ
sơ sổ sách. Kế hoạch tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:
a) Đối tượng kiểm tra.
Tất cả cán bộ, giáo viên và nhân viên sử dụng hồ sơ sổ sách theo quy định
trên (kể cả Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và các tổ trưởng, tổ phó chuyên môn).
b) Hình thức kiểm tra.
- Kiểm tra định kỳ.
- Kiểm tra đột xuất.
c) Số lần kiểm tra định kỳ tối thiểu (thực hiện theo Quy định về số lần kiểm
tra định kỳ tối thiểu, thời hạn lưu giữ và đóng dấu giáp lai hồ sơ sổ sách quản lý
gửi kèm theo văn bản này).
Số lần kiểm tra đột xuất không hạn chế đối với đối tượng kiểm tra. Hiệu
trưởng cần tăng cường tổ chức kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm quy định
về sử dụng hồ sơ sổ sách.
d) Nội dung kiểm tra
Kiểm tra các nội dung theo quy định của từng hồ sơ sổ sách. Người kiểm tra
phải ghi rõ ngày tháng kiểm tra, ưu điểm, khuyết điểm, yêu cầu khắc phục, sửa
chữa vào biên bản kiểm tra hoặc trực tiếp vào hồ sơ sổ sách (căn cứ vào đặc điểm
của từng loại hồ sơ sổ sách).

2. Về bảo quản hồ sơ sổ sách
- Tất cả hồ sơ sổ sách phải được được giữ gìn sạch sẽ, không để nhàu nát,
mất trang. Một số hồ sơ phải đóng dấu giáp lai giữa các trang ngay từ đầu năm học
(thực hiện theo Quy định về số lần kiểm tra định kỳ tối thiểu, thời hạn lưu giữ và
đóng dấu giáp lai hồ sơ sổ sách quản lý gửi kèm theo văn bản này).
- Hồ sơ sổ sách nhà trường phải có người chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo
quản. Khi người lưu giữ đi vắng phải bàn giao cho người được uỷ nhiệm thay thế.
- Kết thúc năm học, người sử dụng bàn giao đầy đủ các loại hồ sơ sổ sách
cần tiếp tục lưu giữ cho phòng hành chính quản trị nhà trường. Khi bàn giao phải
lập biên bản chi tiết. Nhà trường phải đầu tư cơ sở vật chất (tủ đựng có khoá chắc
chắn, đóng bìa cứng một số hồ sơ quan trọng,..) để việc lưu giữ hồ sơ sổ sách
khoa học, ngăn nắp và tuyệt đối an toàn.
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ sổ sách theo các tiêu chuẩn trường chuẩn quốc gia.
Phần 2
6