Bài tập môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho trung tâm siêu thị điện máy long giang

PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

BÀI TẬP MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO TRUNG TÂM
SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY LONG GIANG

Giảng viên hướng dẫn: Đào Thụy Ánh

Danh sách nhóm 8- Lớp ĐH Tin5A HN

Lê Đức Anh(Nhóm Trưởng)
Đào Hữu Đức

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
Page | 1


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………..…………………..…………………..

…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..…………………..…………………..
…………………..…………………..…………………..
………………………………………..…………………..…………………..
…………………..……
Hà Nội,ngày….tháng….năm 2013

Giảng viên
Đào Thụy Ánh

Page | 2


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng và đã đạt được nhiều
thành tựu to lớn trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt với sự phát triển của công
nghệ thông tin đã làm cho việc quản lý hệ thống thông tin trở lên tiện lợi, an toàn và có tính
tự động cao. Trong số đó phải kể đến hệ thống quản lý bán hàng tại các siêu thị.Đó là một
công việc khá phức tạp và có một lượng thông tin cần quản lý lơn. Toàn bộ các hoạt động
trong công việc quản lý bán hàng như giá cả, doanh thu, số lượng hàng tồn kho,…đòi hỏi mất
rất nhiều thời gian và nhân lực. Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số siêu thị tại
thành phố Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việc quản lý bán hàng nói chung tại các siêu thị
vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu của các nhà quản lý cũng như của khách hàng. Việc
khách hàng phải đi lòng vòng chỉ để tìm kiếm một mặt hàng nào đó trong siêu thị cũng đã tốn
rất nhiều thời gian, có khi còn không thấy.Công việc báo cáo thống kê trong công tác quản lý
bán hàng cũng gặp vô vàn khó khăn. Chỉ với việc thống kê số lượng hàng đã bán, các mặt
hàng đã bán cũng mất rất nhiều thời gian, nhiều khi còn xảy ra sai sót do khối lượng hàng hóa
quá nhiều lại không được sắp xếp, quản lý một cách hợp lý. Vì vậy cần phải có những cải tiến
tích cực các quy trình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây
dựng một mô hình quản lý bán hàng mới phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý bán hàng tại các
siêu thị sẽ là một vấn đề cấp thiết hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp lắm bắt thông tin về
hàng hóa, vật tư, thông tin khách hàng và các trạng thái đơn đặt hàng...Một cách chính xác và
kịp thời. Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi

phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động và sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó và qua quá trình học tập môn phân tích thiết kế hệ
thống cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo nhóm chúng em đã tìm hiểu và lựa chon đề tài
phân tích hệ thống bán hàng của siêu thị điện máy Long Giang để khảo sát và phân tích thiết
kế hệ thống quản lý bán hàng cho siêu thị này.

Page | 3


PTTKHT

I.

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Khảo sát thực tế hệ thống trung tâm siêu thị điện máy Long giang
Khảo sát sơ bộ.

Hê thống trung tâm siêu thị điện máy Long Giang là siêu thị điện máy lớn, bao gồm 2 tòa nhà
showroom bán sản phẩm và một trung tâm bảo hành.
Showroom thứ nhất là trụ sở chính có 6 tầng, mỗi tầng 200m2:
Tầng 1: là nơi trưng bày các sản phẩm kỹ thuật số như máy ảnh, camera, điện thoại,…
Tầng 2: là nơi trưng bày các sản phẩm về công nghệ như là:destop,case máy tính, các
linh kiện máy tính
Tầng 3: là nơi trưng bày các loại laptop của các hãng như
acer,HP,compact,Asus,Dell,Samsung,….
Tâng 4: là nơi trưng bày các sản phẩm Iphone,Macbook, của hãng Apple
Tầng 5: là nơi trưng bày các sản phẩm điện lạnh đồ gia dụng phục vụ cho gia đình
như: máy giặt, tivi, tủ lạnh, điều hòa,bếp…
Tầng 6: có phòng giám đốc, phòng marketing,phòng họp hội đồng quản trị,phòng kế

toán,phòng chăm sóc khách hàng và một phòng sever
Trung tâm bảo hành gồm 2 tầng, mỗi tầng 50m2:
Tầng 1: Nơi nhận và trả sản phẩm của khách hàng đến bảo hành
Tầng 2: phòng kế toán, phòng sever, 1 phòng bảo hành
-

-

Hiện nay ở siêu thị Long Giang việc mua hàng hóa được tiến hành dưới hình thức là:Bán
hàng trực tiếp
Hệ thống thực hiện bán hàng tự động.
Một phần sử dụng các phần mềm trợ giúp các thao tác như nhập,tính tiền, tra cứu giá, tran
cứu mặt hàng, in hóa đơn, biên lai. Một phần vẫn làm thủ công như quá trình nhân viên
bán hàng viết thông tin khách hàng và thông tin bán hàng.
Việc bán hàng được chia thành 2 giai đoạn là:

+ Thanh toán và in hóa đơn tại quầy thu ngân
+

Giao hàng tại nơi bàn giao hàng

-

Ưu điểm:
• Cơ cấu quản lý cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu được thực hiện đúng các nguyên
tắc của quy trình quản lý thì công việc được thực hiện một cách chính xác và đảm
bảo yêu cầu
• Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra
cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc,
trang thiết bị hiện đại…

Page | 4


PTTKHT

-

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Nhược điểm:mất thời gian, sức lao động
• Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ
thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng
lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn thời gian và
công sức cho công tác quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu , kiểm kê
phức tạp
• Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp
nhiều khó khăn. Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch
đi rồi sửa lại sang bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần
• Việc thông kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp
II.

Khảo sát chi tiết

1- Khảo sát nghiệp vụ
 Cơ cấu tổ chức của siêu thị điện máy Long Giang

Ban giám đốc
Phòng thu
ngân

Phòng kinh
doanh

Phòng quản lý
hàng

Phòng bảo vệ

Phòng tin học

 Các chức năng nghiệp vụ của từng phòng ban

a- Ban giám đốc
-

Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị.
Ban giám đốc phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị và nhận các báo
cáo từ các phòng ban liên quan. Việc nhận báo cáo này được thực hiện hàng tháng, hàng
quý hoặc cũng có khi nhận báo cáo đột xuất
b- Phòng thu ngân

-

Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng
hóa bán được của mỗi loại để báo cáo cho phòng quản lý hàng sau mỗi ca làm việc

Page | 5

PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

c- Phòng kinh doanh
-

-

-

-

-

Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tham mưu cho ban giám
đốc về các hoạt động kinh doanh của siêu thị
d- Phòng quản lý hàng
Nhiệm vụ của phòng là kiểm tra chất lượng hàng hóa và nắm được tình trạng hàng hóa
của siêu thị, đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng.
Khi phát hiện hàng hóa hư hỏng phải báo cáo ngay cho ban giám đốc để kịp thời giải
quyết và điều phối hàng.
e- Phòng tin học
Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát hệ thống trang thiết bị có trong siêu thị đặc biệt là hệ
thống máy tính, đảm bảo sự vận hành thông suốt trong quá trình hoạt động tránh để ra sự
cố
f- Phòng bảo vệ
Kiểm tra bảo vệ an ninh của toàn siêu thị, đặc biệt là phòng tránh cháy nổ xảy ra nhằm
đảm bảo tài sản của siêu thị cũng như tính mạng của khách hàng và nhân viên
 Tài liệu khảo sát

• Khảo sát qua phỏng vấn
Nhân dịp kỷ niêm 10 năm thành lập siêu thị điện máy Long Giang chúng em đã gặp mặt
và có cuộc phỏng vấn ngắn phó giám đốc kinh doanh, một trong những người đã sáng lập
ra siêu thị Long Giang :
+PV: thưa ông xin ông cho biết ý tưởng của việc hình thành siêu thị điện máy Long
Giang?
Với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm điện máy, các thành
viên ban lãnh đạo công ty thấy rằng nhu cầu của thị trường nội địa đối với các mặt hàng
điện tử, điện lạnh, điện da dụng… đang ngày một tăng. Các hãng kinh doanh mặt hàng
này đã khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường trong nước ta. Vì vậy để
đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội địa, ý tưởng về việc xây dựng một siêu thị điện máy
ra đời.
+PV: ông có thể mô tả sơ qua về mô hình siêu thị Long Giang?
Với mặt bẳng rộng trên 1000m2 với 2 trụ sở chính, siêu thị phân phối bán lẻ các sản
phẩm điện máy của nhiều hãng như Samsung, khatoco, Hanosime…các giải pháp công
nghệ hiện đại về quản lý sản phẩm, quản lý bán hàng, thanh toán, quản lý nhân sự,…
cũng được chúng tôi áp dụng cho siêu thị Long Giang
+PV: ông vui lòng cho biết những lợi ích mà siêu thị đem lại cho khách hàng?
Lợi ích đầu tiên và cơ bản nhất mà siêu thị chúng tôi đem lại được cho khách hàng là tạo
ra cầu nối giữa các thương hiệu điện máy trong và ngoài nước đến với bà con trong nước.
Ngoài ra với cơ cấu sản phẩm đa dạng từ các đồ điện lạnh, điện da dụng đến các sản
phẩm công nghệ khác như tivi, máy tính,…Siêu thị Long Giang còn đem lại thuận lợi cho
khách hàng về mặt tiết kiệm thời gian với mô hình mua sắm hiện đại, văn minh. Thay vì
việc phải đi từng đại lý của các hãng để tìm mua sản phẩm, đến với Long Giang khách
hàng có thể mua các sản phẩm của hầu hêt các thương hiệu điện máy nổi tiếng trong nước
cuối cùng cũng không kém phần quan trọng đó là khách hàng sẽ được hưởng một mức giá
cạnh tranh khi mua sản phẩm tại siêu thị Long Giang

-

Khảo sát qua tài liệu:
Bảng giá
Page | 6


PTTKHT
-

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Phiếu xuất kho
Biên bản bàn giao
Bảng giá

Page | 7


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Phiếu xuất kho

Page | 8


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Phiếu bàn giao

Page | 9


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

2- Bài toán
 Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng
-

Giao diện trên môi trường access vẫn còn gây nhiều khó khăn trong việc thao tác, tìm
kiếm. Đặc biệt giao diện vẫn còn đơn giản ít chức năng.
Giải pháp: Giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình VB.net, cung
cấp cho người dùng một môi trường làm việc than thiện, dễ sử dụng và thao tác với các
nút lệnh và tiện ích.
 Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê

-

-

Yêu cầu về báo cáo thống kê đòi hỏi theo nhiều tiêu chí khác nhau như báo cáo về sản
phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho, tổng doanh thu,…điều này đã gây ra rất nhiều khó
khăn cho nhân viên.
Giải pháp: Xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: báo cáo doanh thu,
báo cáo các mặt hàng bán chạy, báo cáo các mặt hàng tồn kho,…
 Vấn đề hỗ chợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm

-

Muốn biết được siêu thị đang có những mặt hàng nào có thể đáp ứng được nhu cầu mua
sắm của mình, khách hàng phải trực tiếp đến quầy hàng để xem, như thế sẽ gây khó khăn
cho khách hàng và tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, siêu thị với một quầy hàng trong một
khuôn viên rộng lớn, nếu hàng hóa không được sắp xếp theo chủng loại một cách thuận
tiện cho việc tìm kiếm thì khách hàng sẽ không tìm thấy được mặt hàng họ cần. Mặc dù
các sản phẩm trong siêu thị có thể đáp ứng được nhu cầu của họ.

Giải pháp: Cung cấp chứng năng hỗ chợ khách hàng trong việc tìm kiếm sản phẩm. Chức
năng này cho phép khách hàng xem các thông tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần tìm bao
gồm: nhãn hiệu, giá cả, trọng lượng,…Do đó, khách hàng có thể xác định được mặt hàng
họ cần và phù hợp với khả năng tài chính mà không cần phải tốn nhiều thời gian tìm
kiếm.
3- Hoạt động của hệ thống quản lý bán hàng mới tại siêu thị điện máy Long Giang
-

-

Siêu thi Long Giang là nơi chuyên cung cấp hàng hóa bán buôn cho các đại lý ở nhiều
nơi. Hàng ngày mở cửa từ 6 giờ sang cho đến 10 giờ tối. Hoạt động quản lý bán hàng tại
siêu thị như sau:

 Quản lý nhập hàng
-

Khi có nhu cầu nhập hàng thì bộ phận nhập hàng sẽ liên hệ và đặt hàng với các nhà cung
cấp. Việc nhập hàng dựa vào việc chọn lựa các mặt hàng từ các nhà cung cấp gửi tới và
bộ phận này sẽ lập đơn hàng gửi cho nhà cung cấp. Thông tin về đơn hàng bao gồm: mã

Page | 10


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

đơn hàng, ngày đặt hàng, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ và các
thông tin về hàng hóa bao gồm: mà hàng, tên hàng, loại hàng, số lượng, đơn giá, thành
tiền, tổng số tiền, chữ ký của người đặt hàng. Sauk hi nhận được các mặt hàng mà nhà
cung cấp gửi đến thì bộ phận này tiến hành kiểm tra, nếu hàng hóa đảm bảo như trong
đơn đặt hàng thì tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Nếu hàng hóa không
đúng như trong đơn đặt hàng thì thông báo từ chối nhập. Một nhà cung cấp có thể cung
cấp nhiều đơn hàng, nhưng mỗi đơn hàng chỉ do một nhà cung cấp cấp.
 Quản lý thông tin các loại hàng
-

Khi có loại hàng mới thì thông tin về loại hàng được thêm mới, ngoài ra chúng ra có thể
sửa, xóa thông tin về các loại hàng khi cần thiết. Thông tin về loại hàng bao gồm: mà loại
hàng, tên loại hàng.
 Quản lý gian hàng

-

Thêm mới các gian hàng khi có hàng mới, sửa thông tin về các gian hàng khi cần thiết
hoặc xóa bỏ khi gian hàng đó không còn sử dụng. Thông tin về gian hàng gồm: mã gian
hàng, tên gian hàng, mã loại hàng, mỗi gian hàng chỉ chứa được một loại hàng, mỗi loại
hàng có thể có ở nhiều gian hàng.
 Quản lý thông tin về nhà cung cấp

-

Khi có nhà cung cấp hàng mới thì thông tin của họ được lưu chữ bằng thao tác thêm mới.
Thông tin về nhà cung cấp có thể sửa chữa khi có thay đổi. Khi không còn giao dịch với
nhà cung cấp nữa thì xóa bỏ thông tin. Thông tin về nhà cung cấp gồm: mã nhà cung cấp,
tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế. Một nhà cung cấp có thể cung cấp
nhiều mặt hàng, một mặt hàng chỉ do một nhà cung cấp.
 Các đại lý muốn mua hàng hóa

-

Tại siêu thị phải đăng ký trở thành hội viên của hệ thống. Việc quản lý các hội viên được
thực hiện như sau: tạo hội viên mới gồm các thông tin: họ tên, giới tính, điện thoại, địa
chỉ , tên cơ quan, mã số thuế, và các đặc điểm khác để xác nhận như: số giấy phép kinh
doanh. Mỗi đại lý có một định danh duy nhất là mã hội viên. Sau khi đã xác nhận các
thông tin về hội viên, hệ thống tạo một thẻ hội viện gửi cho đại lý. Trên thẻ ghi rõ: mã
thẻ, tên hội viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn, các thông tin về hội viên và thẻ được
lưu trữ lại. Mỗi đại lý tại mỗi thời điểm chỉ có một thẻ hội viên duy nhất. Nếu đại lý bị
mất hay hết hạn thì phải xin cấp lại, khi đó hệ thống sẽ hủy mọi thông tin về thẻ cũ và tạo
lại thẻ hội viên khác.
 Khi mua hàng tại siêu thị

-

Các đại lý có thể mua với một số lượng bất kỳ. Nhưng trước khi vào chọn hàng họ phải
trình thẻ hội viên ở cửa kiểm soát. Hoạt động bán hàng tại siêu thị được thực hiện như
sau: khi các đại lý chọn xong các hàng hóa mà mình muốn mua thì đến các quầy thu ngân
để thanh toán. Tại đây nhân viên siêu thị sẽ yêu cầu đại lý cung cấp thông tin thẻ hội viên
Page | 11

PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

để kiểm tra xem có đúng là hội viên đã đăng ký hay không? Nếu đúng là hội viên đã đăng
ký thì thực hiện việc thanh toán cho các đại lý bằng cách lập hóa đơn. Thông tin trong hóa
đơn gồm: số hóa đơn, ngày lập, mã thẻ, mã hội viên, họ tên, địa chỉ, mã số thuế và các
thông tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, mã loại hàng, đơn vị tính, số lượng,
đơn giá, tổng số tiền phải thanh toán và ghi chú. Mỗi nhân viên có thể lập nhiều hóa đớn,
mỗi hóa đơn chỉ do một nhân viên lập.
 Để theo dõi và quản lý nhân viên
-

-

Siêu thị thực hiện việc thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi
thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ thông tin nhân viên khi hết hợp đồng
hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại
liên hệ, các mô tả khác
Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của siêu thị , hàng tuần siêu thị lập các bản báo
cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tuần, danh sách các mặt hàng bán chạy, báo
cáo về mặt hàng tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.

Yêu cầu của hệ thống mới
-

Xây dựng hệ thống mới với các chức năng chính:
• Xem bảng giá
• Quản lý việc bán hàng

• In hóa đơn bán hàng

-

Lợi ích của hệ thống mới mang lại:
• Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong công việc bán hàng, thay thế một số thao tác thủ
công như in hóa đơn thay cho việc phải viết hóa đơn, tra cứu giá sản phẩm trên hệ
thống một cách nhanh chóng thay vì phải tìm kiếm thủ công trên giấy tờ, văn bản.
• Tiết kiệm thời gian, sức lao động

III.
Phân tích hệ thống
1. Phân tích chức năng
a. Vẽ mô hình phân rã chức năng

Quản lý bán hàng của siêu thị điện
máy Long Giang
Quản lý thông tin hàng

Nhập thêm hàng mới
Sửa thông tin hàng
Xóa thông tin hàng

Page | 12


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Nhập thêm loại hàng mới

Quản lý thông tin các loại
hàng

Quản lý gian hàng

Sửa thông tin loại hàng
Xóa thông tin loại hàng
Nhập thêm gian hàng mới
Sửa thông tin gian hàng
Xóa thông tin gian hàng

Quản lý nhập hàng
Quản lý thông tin nhà
cung cấp
Quản lý hội viên

Lập đơn hàng
Kiểm tra hàng
Thêm mới nhà cung cấp
Sửa thông tin nhà cung cấp
Xóa thông tin nhà cung cấp
Tạo hội viên mới
Tạo thẻ hội viên
Hủy thẻ hội viên

Quản lý bán hàng

Kiểm tra thẻ hội viên

Lập hóa đơn

Quản lý nhân viên

Thêm mới nhân viên
Sửa thông tin nhân viên
Xóa thông tin nhân viên

Báo cáo thống kê

Báo cáo doanh thu
Lập danh sách hàng bán chạy
Báo cáo hàng tồn kho

b. Mô tả các chức năng trong mô hình đã phân rã
• Chức năng quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin hàng

Nhập thông tin hàng khi các nhà cung cấp giao hàng
cho siêu thị,sửa thông tin hàng khi có những biến đổi
Nhập thêm
về giá cả, số lượng hoặc cần phải ghi chú them thông
hàng mới
• Chức năng quản lý
tin về hàng hóa,… thì bộ phận này sẽ tiến hánh sửa
thông tin các loại mặt
thông tin hàng, xóa thông tin hàng khi hàng hết hạn sử
Sửa thông tin
hàng

dụng hoặc hàng đã bị thanh lý. Những thông tin về
hàng
hàng được nhân viên quản lý nhập hàng chuyển đến.
Hệ thống siêu thị điện máy Long Giang cung cấp cho các
Thông tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, mã
khách hàng các chủng loại mặt hàng đa dạng và toàn
Xóa thông tin
loại hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã nhà cung
diện. Với hơn 25000 mặt hàng hiện có thì việc quản lý sẽ
hàng
cấp và ghi chú.
Mỗi mặt hàng do một nhà cung cấp cấp, mỗi nhà cung
Page | 13
cấp có thể cung nhiều mặt hàng.
Quản lý thông tin các loại
hàng


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

gặp nhiều khó khan nên chúng ta phải phân nó ra thành
các loại hàng, nhóm hàng để dễ quản lý, dễ tìm kiếm, dễ
thống kê.
Khi có 1 loại hàng mới được nhập về thì bộ phận này sẽ
them mới loại hàng, khi các loại hàng cần phải thay đổi
thì bộ phận này phải tiến hành sử chữa.
Ngoài ra khi các loại hàng không còn được bầy bán,
không còn được cung cấp nữa thì phải được xóa bỏ.

Mỗi loại hàng thì có một hoặc nhiều mặt hàng nhưng
mỗi mặt hàng chỉ thuộc một loại nhất định.

Nhập thêm loại
hàng mới
Xóa
thông tin
tin
Sửa thông
loại
hàng
loại hàng
Quản lý gian hàng

•

Chức năng quản lý gian hàng
Khi có gian hàng mới được đưa vào hoạt động thì bộ phận
này sẽ phải thêm mới gian hàng đó vào hệ thống bằng các
thao tác nhập thêm hàng mới. Khi gian hàng không còn
đảm bảo cho việc trưng bầy, cất giữ sản phẩm thì phải tiến
hành sửa chữa hoặc xóa bỏ khi đó nhân viên phải lựa chọn
chức năng sửa thông tin, xóa bỏ thông tin gian hàng.

Nhập thêm
gian hàng mới
Sửa thông tin
gian hàng
Xóa thông tin
gian hàng

-

• Chức năng quản lý nhập hàng
Mô tả chức năng lập đơn hàng:

Quản lý nhập hàng
Việc nhập hàng của siêu thị có 2 hình thức là nhập hàng mới( các
mặt hàng chưa có trong hệ thống của siêu thị và nhập hàng đã có
trong siêu thị ( đối với các mặt hàng đã hết hoặc gần hết)
Lập đơn hàng
Đối với hình thức nhập hàng mới : siêu thị có một bộ phận nghiên
cứu thị trường, bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật và nắm bắt các
nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, biết được người tiêu dùng
Kiểm tra hàng
cần gì, từ đó đặt ra các mối quan hệ với các nhà cung cấp để nhập
các mặt hàng cần thiết vào trong hệ thống của siêu thị, đồng thời
bổ xung thêm các mặt hàng đó vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Đối với hình thức nhập hàng đã có: được thực hiện hoàn toàn tự động bởi hệ thống quản
lý siêu thị, hệ thống sẽ yêu cầu cần cập nhật mặt hàng nào đó nếu mặt hàng đó đã hết
hoặc gần hết ( số lượng gần hết được quy định bởi người quản lý siêu thị, đối với hầu hết
các mặt hàng, nếu số lượng còn lại trong siêu thị tới một mức nào đó( mức này được quy
định trước cho mỗi mặt hàng) thì mặt hàng đó sẽ phải nhập thêm). Quy trình nhập hàng
như sau:
Khi hệ thống có yêu cầu cần nhập hàng nào đó, nhân viên siêu thị sẽ lập một đơn đăth
hàng để nhập hàng từ các nhà cung cấp ( các công ty, các siêu thị khác…) Đơn đặt hàng
Page | 14


PTTKHT

-

bao gồm các thông tin như : tên hàng, nhà cung cấp, số lượng, ngày tháng đặt,… Trên cơ
sở đơn đặt hàng đó, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng cho siêu thị.
Mô tả chức năng kiểm tra hàng:
Nhà cung cấp dựa trên đơn đặt hàng và giao hàng chô siêu thị, trước khi thanh toán, bộ
phận kiểm tra hàng nhập của siêu thị sẽ tiến hành kiểm tra các mặt hàng đó. Đầu tiên
nhân viên kiểm tra hàng của siêu thị sẽ kiểm tra các mặt hàng, họ kiểm tra số lượng từng
loại mặt hàng, kiểm tra nhà cung cấp được ghi trên mặt hàng đó, kiểm tra năm sản xuất…
Cuối cùng, sau khi kiểm tra và nhập thông tin đầy dủ, hệ thống sẽ căn cứ vào đơn đặt
hàng đó mà đưa ra thông báo xem hàng nhập là hợp lệ hay không hợp lệ
Nếu kết quả trả về là “không hợp lệ” thì hệt hống sẽ đưa ra thông báo “từ chố nhập”, kèm
theo thông báo lý do từ chối với các trường hợp như sau:
+ Số lượng hàng cung cấp không đúng với đơn đặt hàng
+ Mặt hàng này không đúng nhà cung cấp
+ hàng hóa không đảm bảo chất lượng
Nếu kết quả hệ thống trả về là ‘hợp lệ” thì tức là mặt hàng đã đủ tiêu chuẩn kiểm định và
có thể nhập về kho.Khi đó, nhân viên sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
và chuyển đơn hàng cho bộ phận quản lý hàng để bộ phận này nhập thông tin bán hàng.

•
-

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp

Nhập thông tin nhà cung cấp khi có nhà cung cấp mới đến giao
dịch bằng chức năng thêm mới nhà cung cấp, bộ phận quản lý

nhà cung cấp sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin. Nhà
cung cấp ở đây là các đại lý hoặc các công ty cung cấp hàng.
Ngoài ra bộ phận này có thể sửa thông tin nhà cung cấp khi có
nhà cung cấp thay đổi thông tin như số điện thoại hay địa chỉ…
xóa thông tin nhà cung cấp khi không còn giao dịch với siêu thị
bằng các thao tác sửa thông tin, xóa thông tin

Quản lý thông tin nhà
cung cấp
Thêm mới nhà
cung cấp
Sửa thông tin
nhà cung cấp
Xóa thông tin
nhà cung cấp

•

Chức năng quản lý hội viên

Page | 15


PTTKHT
-

-

Khi khách hàng có nhu cầu làm thẻ hội viên thì bộ phận này sẽ phải
yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin như họ tên, số chứng

minh thư nhân dân, địa chỉ, ngày sinh, …Để tạo hội viên mới. Sau
khi khách hàng khai báo đầy đủ thông tin cần thiết thì tiến hành tạo
thẻ hội viên cho khách hàng.
Mỗi khách hàng chỉ có duy nhất một thẻ hội viên, khi hội viên
không có nhu cầu giao dịch nữa thì bộ phận này sẽ phải hủy thẻ
bằng thao tác hủy thẻ hội viên. Trong trường hợp mất thẻ hoặc thông
tin của thẻ hội viên thay đổi thì bộ phận này cũng sẽ phải hủy thẻ
hội viện cũ để tạo thẻ hội viên mới cho khách hàng. Các thông tin về
thẻ hội viên bao gồm: mã thẻ, tên hội viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày
hết hạn.
•

-

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Thêm mới
nhân viên
Sửa thông tin
nhân viên
Xóa thông tin
nhân viên

Chức năng quản lý bán hàng

Khi một khách hàng (cá nhân, đơn vị,…) đến siêu thị Long Giang
xem và quyết định mua hàng, họ sẽ chọn các mặt hàng và thanh
toán với nhân viên bán hàng của siêu thị, tại đây khách hàng bắt
buộc phải trình thẻ hội viên để bộ phận này kiểm tra xem đây có
đúng là hội viên của siêu thị hay không? Nếu đúng thì nhân viên sẽ

quét các mã vạch của các mặt hàng mà khách hàng đã chọn vào hệ
thống và hệ thống sẽ đưa ra một hóa đơn xuất hàng. Còn nếu thông
tin trên thẻ không chính xác hoặc khách hàng không có thẻ thì bộ
phận này sẽ yêu cầu khách hàng làm thẻ hội viên. Thông tin của hóa
đơn bao gồm: số hóa đơn, ngày lập, mã thẻ, mã hội viên, họ tên, địa
chỉ, mã số thuế và các thông tin về hàng hóa gồm: mã hàng, tên
hàng, mã loại hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải
thanh toán và ghi chú.

Tạo hội viên
mới
Tạo thẻ hội
viên
Hủy thẻ hội
viên

Kiểm tra thẻ
hội viên
Lập hóa đơn
•
-

Chức năng quản lý nhân viên
Nhập thông tin nhân viên khi có nhân viên mới đến làm việc, xóa
thông tin nhân viên khi nhân viên bị xa thải hoặc không làm việc
nữa, sửa thông tin nhân viên khi thông tin nhân viên thay đổi do một
lý do nào đó. Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, tên nhân
viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.

Page | 16

PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

•
-

-

-

-

Chức năng báo cáo-thống kê
Siêu thị hoạt động một cách liên tục, không ngắt quãng trong
thời gian làm việc và các thông tin, các mặt hàng sẽ liên tục thay
đổi. Vì vậy, các thống kê, báo cáo sẽ giúp cho nhà quản lý siêu
thị dễ dàng có một cái nhìn tổng quát và chính xác về tình hình
hoạt động của siêu thị, tìm ra những mặt hạn chế, những mặt
tích cực, từ đó họ sẽ có những định hướng cụ thể để quản lý
cũng như tạo những bước đi mới cho hệ thống siêu thị
Trong hệ thống siêu thị các thống kê chủ yếu được dùng để thực
hiện hai công việc chính đó là: thống kê tình trạng hàng hóa và
thống kê doanh thu.
Mô tả chức năng hàng bán chạy:
+ Hàng bán chạy được định nghĩa riêng cho từng loại hàng, ví
dụ như đối với mặt hàng thuộc loại bánh kẹo, thực phẩm thì một
sản phẩm gọi là bán chạy nếu trong một ngày lượng sản phẩm đó

bán ra là hơn 400 trở lên, đối với mặt hàng thuộc loại thiết bị gia
dụng thì con số đó là 150…
+ Các mặt hàng bán chạy sẽ được in ra dưới dạng một báo cáo
và hiển thị khi có yêu cầu thống kê của người quản lý siêu thị.
Mô tả chức năng báo cáo hàng tồn kho:
+ Kho là nơi để cất giữ hàng hóa nhập về. Hàng cũng được lấy
từ đây ra để bán. Quản lý hàng trong kho bao gồm những công
việc chủ yếu sau: quản lý số lượng hàng hóa nhập về, quản lý
các mặt hàng không thể bán được nữa( hàng quá hạn sử dụng,
hàng hư hỏng…), quản lý số lượng từng mặt hàng còn trong kho,
đưa ra các yêu cầu nhập hàng,…Mỗi lần nhập hàng, số lượng
hàng hóa trong kho sẽ tăng lên, và đôi khi có cả những mặt hàng
mới, hệ thống đảm bảo cập nhật được những thay đổi đó. Hàng
hóa trong kho được chia thành từng loại và mỗi mặt hàng được
lưu chữ trong hệ thống với các thông tin như: tên hàng, chủng
loại, số lượng, tình trạng,…
+ Doanh thu sẽ được tính theo ngày, theo tháng, theo quý, theo
năm. Cuối mỗi buổi làm việc, người quản lý có thể biết được
doanh thu của siêu thị sau mỗi ngày làm việc. Mỗi khi có một
mặt hàng nào đó được bán, khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn
với nhân viên thu ngân, đồng thời số tiền mà khách hàng thanh
toán với nhân viên thu ngân cũng đã được lưu vào hệ thống
thông qua hóa đơn xuất hàng. Cuối mỗi buổi làm việc, toàn bộ
số tiền được tập trung để kiểm kê, số tiền này phải đúng bằng
với con số thống kê doanh thu mà hệ thống đưa ra thì mới đảm
bảo không có mất mát. Với cách quản lý này, người quản lý siêu
thị có thể dễ dàng quản lý được doanh thu của siêu thị một cách
chính xác và tránh được thất thoát.

Báo cáo doanh

thu
Lập danh sách
hàng bán chạy
Báo cáo hàng
tồn kho

Page | 17


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

2. Phân tích dữ liệu
a. Mô hình luồng dữ liệu
 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý bán hàng tại siêu thị
Long Giang

 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin hàng

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin các loại hàng

Page | 18


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin gian hàng

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý nhập hàng

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp
Page | 19


PTTKHT

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý hội viên

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý bán hàng

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Page | 20


PTTKHT

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý nhân viên

•

Mô hình luồng dữ liệu của chức năng báo cáo- thống kê

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

b. Xây dựng mô hình thực thể liên kết
Page | 21


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

 Xác định các thực thể và định danh tương ứng
o Hàng: Mã Hàng
o Loại Hàng: Mã loại Hàng
o Gian Hàng: Mã gian hàng

o Nhà Cung Cấp: Mã nhà cung cấp
o Đơn hàng: Mã số đơn hàng
o Hội viên: Mã hội viên
o Thẻ hội viên: Mã thẻ
o Hóa đơn: Số hóa đơn
o Nhân viên: Mã nhân viên
 Xác định liên kết và kiểu liên giữa các thực thể

 Xác định các thuộc tính

Page | 22


PTTKHT

Giảng Viên:Đào Thụy Ánh

Page | 23