Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình

Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình
Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục

”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi biết về công ty của mình không ?”. Đó là
những lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một thân
chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng. Điều khẳng định chắc chắn ở đây
rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ làm hỏng cơ hội này.

Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng. Mặc dù đó chỉ là một lời
mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với đầy đủ nhân vật quan trọng của giới kinh
doanh nhưng bạn biết rằng mình phải nắm vững những gì định nói và nói như thế nào.

Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới bước vào giới kinh
doanh. Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách các khách hành tiềm năng và một người rất
quan trọng trong số đó đã mời tôi đi ăn trưa. Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi
hiếm khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà tôi đã viết trên những
tờ giấy nhắc việc. Tôi cũng kiểm tra lại đầu tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau
đó tôi nhìn đồng hồ, rồi lại nhìn lại những tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách
trang điểm … cứ liên tục như vậy.

Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết. Trên thực tế vị khách hàng đó đã giúp đỡ
tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới chập chững bước vào công việc kinh
doanh. Kể từ đó tôi đã thực hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã học được một số kĩ
năng quan trọng sau đây :

• Tạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì điều quan trọng nhất
chính là BẠN. Trong khi bạn tập trung vào bản thuyết trình của mình thì mọi người cũng
chăm chú phán đoán xem bạn có phải là kiểu người mà họ có thể tin tưởng và cùng hợp
tác được không. Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng các mối quan hệ cá nhân .

• Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình : Ngay cả khi bạn

không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình trang trọng, thì cũng đừng đi lạc chủ
đề Hãy xác định rõ những điểm quan trọng nhất và trình bày chúng. Bạn không hề muốn
mình rời cuộc họp và chỉ trích bản thân rằng mình đã quên một điểm quan trọng có thể
đem lại cơ hội cho mình chứ ?

• Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những gì bạn định trình bày mà bạn còn phải
hiểu thính giả muốn gì nữa . Tri thức là sức mạnh !

• Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc biệt đối với những
buổi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên sử dụng chương trình này . Nó khiến
bạn làm chủ mình và nhắc bạn đề cập đến những điểm quan trọng . Chuẩn bị chương
trình POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điểm mà bạn muốn trình bày
ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết bằng cách chỉ sử dụng mỗi chương
trình đó.

• Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của mình nhiều lần trước
khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn cũng phải vạch ra các viễn cảnh có thể xảy
ra . Hãy sử dụng những bài thuyết trình này như là cách để làm cho ngôn từ và khả năng
trình bày của bạn sắc bén hơn .

• Đừng cho rằng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của bạn : Ngay cả khi bạn
đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết trình , thì một điều hầu như có thể chắc
chắn là hầu như họ chưa đọc nó hoặc là không hiểu rõ nó lắm . Tôi đã từng gửi cho một
số khách hàng tiềm năng của mình bản copy những quyển sách của tôi nhưng một số
người thậm chí đã rất ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi là tác giả!

• Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt ra càng nhiều câu hỏi
có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng . Bằng
cách này bạn sẽ không bị bối rối và có thể trả lời “ Tôi rất vui khi ngài hỏi tôi vậy “ rồi
trả lời những câu trả lời đã chuẩn bị sẵn của mình .

• Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những vấn đề không nên đem ra
thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những chỗ đông người . Bạn cần có những
câu trả lời đánh lạc hướng những câu hỏi đó . Ví dụ như “ có thể là đó chưa phải là lúc
thích hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “. Cũng nên chuẩn bị nhưng câu trả
lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm để bàn về vấn đề này bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn
nắm rõ về dự án này “

• Đưa ra những dự định tiếp theo : đừng quên trình bày rõ ràng về những gì tiếp theo .
Hoàn toàn có thể nói “ Vậy, bước tiếp theo là gì ? “ . Đừng mong chờ thính giả sẽ đề xuất
bước tiếp theo bởi vì có thể họ mong chờ bạn sẽ chỉ ra điều đó . Có thể bạn sẽ cần phải
quyết định một thời hạn chót để cho kết thúc chương trình .

Một số phương pháp cho bài thuyết trình

Nếu bạn có tài liệu thì cũng không nên đọc từ đó ra. Thính giả sẽ không biết nên đọc theo
bạn hay là nghe bạn đọc.

Đừng cho cả hai tay vào trong túi quá lâu, như thế trông bạn sẽ không chuyên nghiệp.
Bạn có thể đút một tay vào trong túi nhưng phải đảm bảo sẽ không phát ra tiếng động gì
tương tự như tiếng chìa khoá leng keng. Điều này sẽ làm phân tâm các thính giả đang
theo giõi.

Đừng quay bút vì điều này trông giống như việc bạn đang vung gươm chiến đấu với một
con rồng vậy. Chỉ dùng bút khi thật cần thiết và đặt bút xuống nếu không thính giả sẽ chú
ý tới “thanh gươm” này thay vì chú ý tới bạn.

Đừng dựa vào bục diễn thuyết quá lâu, thính giả sẽ bắt đầu đoán xem khi nào thì bạn vấp
ngã.

Hãy thuyết trình với thính giả chứ không phải là các thiết bị hỗ trợ hình ảnh hoặc là nhìn
lên trần nhà. Cũng đừng đứng giữa các thiết bị hỗ trợ hình ảnh và khán giả.

Nói to, rõ ràng cho mọi người cùng nghe, đừng phát biểu với một giọng đều đều. Hãy lên
giọng khi cần thiết để nhấn mạnh những điểm quan trọng.

Một điều bất lợi khi diễn thuyết đó là thính giả không thể biết khi nào có dấu chấm câu,
điều này rất dễ gây hiểu lầm. Cách tốt nhất để khắc phục vấn đề này là tạm dừng khi cần
thiết.

Sử dụng phông nền màu cho các hình minh hoạ và phim đèn chiếu (ví dụ như màu vàng)
vì đèn sáng quá có thể làm chói mắt thính giả và rất dễ gây cảm giác mỏi mắt. Nếu hình
minh hoạ của bạn trong suốt, bạn nên đặt một tờ giấy màu vàng ở dưới. Đối với phim
máy đèn chiếu, hãy dùng một chiếc kẹp cao su cố định tờ giấy bóng kính màu với bề mặt
kính.

Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt. Để tạo không khí nên gọi thính giả bằng họ
hoặc gọi là: quí bà, quí ông, quí cô...

Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn được gọi.

Chú ý lắng nghe ý kiến và nhận xét. Sử dụng phương pháp tư duy phiến diện (tiếp thu ý
kiến có lợi hơn là bác bỏ) thính giả sẽ thấy ý tưởng, ý kiến, nhận xét của họ là rất có ích.

Khi thuyết trình bạn nên đi quanh phòng. Điều này sẽ tạo cảm giác thân thiện giữa bạn và
thính giả.

Lên danh sách và thảo luận về những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để thính
giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu của họ như thế
nào. Thảo luận về một số vấn đề khó khăn mà cả họ và bạn cùng gặp phải. Cho họ biết

những gì họ có thể hy vọng ở bạn và bạn sẽ hoàn tất công việc như thế nào.

Thay đổi các phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu phim, sử dụng phim
đèn chiếu, sách tham khảo...)

Chuẩn bị bài thuyết trình trước khi thính giả đến và là người ra về cuối cùng.

Chuẩn bị để có thể chuyển phương án mới trong trường hợp bài diễn thuyết của bạn gặp
trục trặc. Cần phải tự tin vào những gì bạn đã chuẩn bị để gây được sự chú ý, quan tâm
của thính gi, không phải chỉ là phác thảo bài thuyết trình mà cần xác định rõ cách thức
tiến hành. Vận dụng kinh nghiệm và kiến thức để liên kết các vấn đề với nhau.

Đừng trình bày quá 7 chủ đề trong một trang hoặc bảy từ trong một dòng (quy tắc 77).
Nên sử dụng các màu sáng rõ, hình minh hoạ cũng cần phải rõ ràng.

Cân nhắc thời gian thích hợp trong ngày và thời lượng buổi diễn thuyết, bởi yếu tố này
cũng ảnh hưởng nhiều tới thính giả. Đối với các diễn giả chuyên nghiệp thời điểm sau
bữa trưa được coi là thời điểm bất lợi nhất. Thính giả dường như muốn ngủ trưa hơn là
nghe diễn thuyết.

Hầu hết mọi người đều thấy rằng dù họ đã chuẩn bị sẵn thì bài diễn thuyết vẫn dài hơn
25% so với dự định.Việc sử dụng các tập giấy lớn để trên bàn và các dụng cụ hỗ trợ hình
ảnh cũng gây mất thời gian. Hãy nhớ rằng: kết thúc bài diễn thuyết sớm hơn dự định bao
giờ cũng tốt hơn là việc vượt quá thời gian cho phép.

Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi khi diễn thuyết trước đám đông

Nếu như có ai đó hỏi bạn danh sách những việc mà bạn sợ nhất trong cuộc sống , tôi dám
nói rằng việc sợ đứng phát biểu trước công chúng sẽ đứng đầu tiên hay gần vị trí này nhất
trong danh sách của bạn. Theo các số liệu thống kê, nỗi sợ này còn đứng trên cả nỗi lo sợ

về rủi ro tài chính, sợ nhện và rắn. Theo từ điền thì “lo sợ” là: “cảm giác hoảng hốt hay
khiếp sợ gây ra do nguy hiểm, bệnh tật hay các thảm hoạ”.

Lo sợ là cảm xúc tự nhiên mà tất cả chúng ta đã từng trải qua để cảnh báo bản thân trước
những mối nguy hiểm. Nếu thiếu chúng, hầu như chác chắn rằng chúng ta không thể tồn
tại được .Tuy nhiên lo lắng một cách vô lí lại là một cảm xúc mang tính tiêu cực và tự
chuốc lấy thất bại cho bản thân vì nó sẽ ngăn cản chúng ta trong việc đạt đến tiềm năng
tối đa của mình.

Để giảm thiểu tối đa nỗi lo lắng và giải quyết các khó khăn,việc quan trọng là phải xác
định rõ nguyên nhân. Các khách hàng của tôi đã cho rằng những nỗi lo sợ chủ yếu của họ
là:

1. Sợ gây ra sai lầm : Ai cũng có thể mắc sai lầm nhưng vấn đề quan trọng ở đây là bạn
giải quyết sai lầm như thế nào. Nếu như đó chỉ là một sai lầm nhỏ, bạn hãy lờ nó đi và
tiếp tục diễn thuyết.Thính giả sẽ không chú đến nó trừ khi bạn hiển nhiên thể hiện phản
ứng với nó bằng lời nói. Nếu như đó là sai lầm mà bạn không thể cho qua được, cũng
đừng xin lỗi.Hãy thừa nhận nó và nếu có thể, hãy nhìn nhận nó dưới khiá cạnh hài
hước.Thính giả sẽ đánh giá cao việc bạn giải quyết nó một cách thoải mái.

2. Cảm thấy tẻ nhạt: Nếu bạn nghĩ là mình tẻ nhạt, bạn sẽ trở nên như vậy. Hãy nắm rõ và
kĩ lưỡng chủ đề của bạn, phát biểu với sự nhiệt thành nhất. Hãy chân thành và chứng tỏ
cho khán giả biết bạn đang rất hạnh phúc. Sử dụng các biến tố, cụm từ , trọng âm từ hay
các đoạn tạm dừng để nhấn mạnh sác thái và tầm quan trọng của những gì bạn đang nói.
Nếu bạn tỏ ra thú vị bạn sẽ không thấy mình tẻ nhạt.

3. Vô cảm hoặc hay quên: Tránh việc học thuộc lòng bài diễn thuyết. Nếu như bạn quá
bồn chồn lo lắng, bạn sẽ hay quên. Việc ghi nhớ phần mở đầu của bài diễn thuyết sẽ giúp
bạn ổn định và vượt qua sự hồi hộp trong những phút đầu. Đồng thời, việc ghi nhớ phần
kết thúc sẽ khiến bạn có thể kết thúc cùng với tiếp xúc trực tiếp bằng mắt. Nếu như bạn

có sử dụng các ghi chép, ghi chú hãy sử dụng các font chữ lớn với khoảng cách rộng để
dễ đọc.Tránh việc lúc nào cũng dính chặt với bản thảo của bạn bằng cách thường xuyên
có tiếp xúc mắt với thính giả bởi vì họ muốn nhìn thấy sự biểu lộ trong mắt cũng như trên
khuôn mặt bạn.

4. Chuẩn bị bản thân kĩ lưỡng: Bạn càng nắm chắc chủ đề của mình bao nhiêu, bạn càng
ít bị stress và kiểm soát nỗi lo sợ của mình dễ dàng bấy nhiêu. Sẽ rất khó để giao tiếp
hiệu quả khi bạn đang lo sợ, hồi hộp hay stress. Hãy hình dung bạn đang diễn thuyết như
một nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ mọi suy nghĩ tiêu cực và thay vào đó là những suy nghĩ
tích cực.

5. Thực hành : Không có biện pháp thay thế nào khác ngoài việc thực hành, có thể nó
không khiến bạn hoàn hảo hơn nhưng chắc chắn nó sẽ khiến bạn thư giãn và dễ chịu hơn.
Sử dụng đài ghi âm hay camera để làm quen với giọng nói, phong cách và ngôn ngữ cơ
thể của mình hơn. Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn và hỏi họ lời nhận xét
cũng như các lời khuyên.

6. Thư giãn và luôn là chính bạn: Trứơc khi bắt đầu diễn thuyết, việc hít sâu vài lần sẽ
giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn. Trao đổi với thính giả chứ không phải một mình bạn nói.
Hãy sôi nổi trong việc phát biểu và sử dụng văn phong đàm thoại thoải mái để thể hiện
tính cách của bạn. Cũng đừng quá lo ngại khi có một số thời điểm mọi thứ rơi vào im
lặng.

7. Sử dụng khiếu hài hước : Hài hước ngay từ lúc mở đầu sẽ khiến bạn thoải mái và khiến
thính giả đựơc khởi động. Bất cứ lúc nào có thể, hãy làm phong phú bài diễn thuyết của
bạn bằng cách kể những câu chuyện hay sự kiện hài hước thích hợp nhay cả khi đề tài
của bạn cực kì nghiêm túc. Điều này sẽ thiết lập nên một mối liên hệ với thính giả.

Nỗi lo sợ có thể sẽ khiến bạn lo lắng nhưng lo lắng không khiến bạn sợ hãi được. Mặc dù
nỗi lo sợ rất khó thay đổi nhưng khi lo lắng được chuyển thành năng lượng thì nó có thể

là một sức mạnh tích cực mang đến sự nhiệt tình và sinh khí cho bài diễn văn của bạn.
Tất cả mọi người đều có thể dựa vào năng lượng sinh ra do lo lắng của mình để tăng
cường hoạt động của họ và bạn cũng có thể làm như vậy. Hãy điều khiển nỗi sợ hãi của
bạn chứ đừng để chúng điều khiển bạn.

Mục tiêu của bạn là cảm thấy thoải mái khi diễn thuyết trứơc đám đông, hãy tận dụng
mọi cơ hội để trình bày trước đám đông nhiều nhất có thể bởi vì nó không hề đáng sợ như
bạn nghĩ thậm chí trái lại nó còn rất thú vị !

Những kĩ năng giao tiếp

Quan sát

Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những
dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp
nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ
không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy
đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng
nói, những lời nói và cả những sự im lặng.

Hỏi những câu hỏi mở

Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với người
khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu hỏi Có/
Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có hay Không mà
thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người khác vào thế phòng thủ.
Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi như „Tại sao bạn lại
đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”.

Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác

Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những vấn
đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên, nhưng thay vào đó
đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như „Thật đau khổ cho anh.
Anh trông có vẻ giận dữ. Hình như là anh đang cảm thấy chán nản” dường như khá yếu
ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói chuyện trực tiếp và đưa ra những
mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc
lắng nghe theo kiểu này. Một khi người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ
sẽ trao cho bạn nhiều thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho
bạn quyền điều khiển.

Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ

Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn không nên, tôi
nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ,
nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác của
bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và nói rõ
những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải quyết vấn
đề mang tính hợp tác.

Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực), tôi cảm
thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn liệu mình có
bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay không (đưa ra những
hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó). Tôi mong sao anh đưa nó cho tôi
sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện
a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng
định những lợi ích). Anh nghĩ sao về điều này?”…

Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể

Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó. Nếu bạn
cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa bạn đi xa. Là
một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những
lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của bạn.