tiểu luận môn logistics thực trạng và giải pháp tối ưu hóa kho thường cho công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ tràng an

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, thuật ngữ “Logistics” bắt đầu được sử dụng rộng rãi tại Việt
Nam. Trên thế giới Logistics đã xuất hiện từ lâu được ghi nhận như một chức năng kinh tế
chủ yếu, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp cả trong khu
vực sản xuất và dịch vụ. Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi
các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại, được thực hiện
một cách khoa ọc và có hệ thống qua các bước nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản lí,
thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện. Logistics liên quan đến nhiều hoạt động khác
nhau trong tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện
chiến lược.
Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ
còn đang gặp nhiều khó khăn và bất cập trong việc xây dựng, quản lí và vận hành
logistics. Với mong muốn vận dụng các kiến thức chuyên môn đã học tại trường Đại học
Ngoại thương để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề thực tế, chúng em đã tiến hành
đi thực tế tại công ty Tràng An và quyết định chọn “Dịch vụ kho bãi” là chủ đề nghiên
cứu. Trong bài tiểu luận “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU HÓA KHO
THƯỜNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ TRÀNG AN”,
chúng em sẽ chỉ ra những vấn đề cụ thể của công ty Tràng An, so sánh với các doanh
nghiệp khác và đưa ra những giải pháp khắc phục cho doanh nghiệp.

1


I.

Tổng quan về vai trò của kho hàng trong lĩnh vực y tế

Cùng với sự tăng trưởng của kinh tế và tốc độ gia tăng của việc lưu thông hàng hóa, nhà
kho ngày càng được sử dụng như một nơi ‘trung chuyển’ hơn là một nơi ‘giao hàng’ như
trước đây. Các tổ chức ngày càng tích cực thu thập, cập nhật thông tin, tổ chức tốt hoạt
động logistics để giảm, tiến tới không phải lưu kho, mua hàng với số lượng thích hợp, và

sử dụng nhà kho như một địa điểm để gom, tách, ghép đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để
phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ
khác.
1.

Đối với nền kinh tế nói chung

Kho là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi logistics. Để phục vụ cho các nhu cầu
của đời sống xã hội thì trên trái đất ở đâu cũng có kho, từ những kho rất hiện đại, chuyên
môn hoá cao của các công ty logistics, các công ty giao nhận - kho vận, các cảng biển, sân
bay, đến các kho riêng của các tập đoàn, công ty, xí nghiệp sản xuất, cho đến các kho
chứa dụng cụ làm vườn…
Kho hàng logistics hỗ trợ cho luồng trung chuyển các giao dịch kinh tế. Nền kinh tế chỉ
có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ khi dây chuyền logistics trong đó có kho hoạt động
liên tục, nhịp nhàng.
2.

Đối với lĩnh vực y tế

Dịch vụ logistics y tế là logistics của dược phẩm, vật tư y tế và phẫu thuật, thiết bị y tế và
các sản phẩm khác cần thiết để hỗ trợ bác sĩ, y tá, và các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc
sức khoẻ và chăm sóc nha khoa khác. Bởi vì khách hàng cuối cùng của dịch vụ logistics
là những người chịu trách nhiệm về cuộc sống và sức khoẻ của bệnh nhân, logistics trong
y tế độc đáo ở chỗ nó tìm cách tối ưu hóa hiệu quả hơn là năng suất. Các chức năng của
logistics y tế là một phần quan trọng của hệ thống chăm sóc sức khoẻ: sau nhân viên chi
phí, vật tư y tế chính là yếu tố đắt nhất trong việc chăm sóc sức khoẻ.
Vai trò của kho hàng trong logistics y tế vô cùng to lớn như vai trò của chính ngành y tế
đối với xã hội. Sự phát triển của công nghệ đã giúp ngành y ngày càng lớn mạnh với
nhiều chủng loại sản phẩm. Khi lượng sản phẩm ngày càng lớn, việc đảm bảo chất lượng
2

của chúng trong hành trình trước khi đến tay các nhà thuốc hay bênh viện là điều vô cùng
bức thiết.

II.

Công ty Cổ phần Sản xuất và dịch vụ Tràng An

1.

Tổng quan Công ty Cổ phẩn sản xuất và dịch vụ Tràng An

Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Tràng An, nằm ở lô 06-9B, Khu TTCN Hoàng Mai,
Hà Nội, được thành lập năm 1996 với loại hình kinh doanh là Công ty Dịch vụ. Công ty
hiện có 2 cơ sở, một cơ sở ở khu Công nghiệp Hoàng Mai, Quận Hoàng Mai và một cơ sở
ở Phường Định Công, Quận Hoàng Mai. Hiện tại, công ty hiện có khoảng 20 nhân viên.
2.

Thực trạng quản lý kho thường của công ty Tràng An

II.1. Cơ sở hạ tầng
Nhà kho của Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An nằm ở Khu Công nghiệp
Hoàng Mai, Hà Nội đảm bảo điều kiện thông thoáng, thuận tiện giao thông. Kho hàng
gồm có 4 tầng, được tận dụng từ tòa nhà văn phòng cũ công ty mua lại. Tại nhà kho có 2
thang máy, tuy nhiên, chất lượng của thang máy không được tốt và tần suất sử dụng
không nhiều. Nhà kho của công ty bao gồm 1 phòng quản lý giấy tờ ở tầng 1, các khu vực
còn lại được sử dụng để làm khu vực chứa dược phẩm, không có phòng chuyên dụng. Tuy
khu vực bên ngoài có diện tích khá hẹp nhưng bên trong kho hàng, công ty hiện nay đã tối
đa hóa sử dụng các không gian còn trống để thuận tiện cho việc lưu trữ hàng hóa.

Nguyên tắc bảo quản dược phẩm, các thiết bị y tế là phải bảo quản nguyên liệu, dược
phẩm theo điều kiện phù hợp được ghi trên nhãn. Với điều kiện bảo quản đặc biệt sẽ đòi
hỏi nhiệt độ và độ ẩm cụ thể tùy theo đối tượng, cần phải sử dụng kho lạnh, kho mát, kho
có máy điều hòa không khí hay kho có máy khử độ ẩm. Điều kiện bảo quản thường là khô
mát, nhiệt độ 15-25°C (có thể lên đến 30°C ), tránh ánh sáng trực tiếp hay nguồn gây
nhiễm (mùi). Độ ẩm không quá 60%. Các thiết bị theo dõi nhiệt độ và độ ẩm phải được
kiểm định trước khi dùng và kiểm tra lại định kỳ. Đồng thời, phải lưu các hồ sơ theo dõi
nhiệt độ và độ ẩm một năm sau khi nguyên liệu hay dược phẩm hết hạn dùng.
Nhìn chung, công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An đảm bảo được các tiêu
chuẩn kỹ thuật, tuy nhiên vẫn có sự thiếu hụt về cơ sở vật chất kho hàng. Kho hàng của
3


Công ty hiện nay chưa lắp đặt thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, không có hệ thống điều
hòa không khí, quạt thông gió, dẫn tới tình trạng không nắm bắt được nhiệt độ cũng như
độ ẩm hiện tại của kho hàng để có các biện pháp phòng tránh kịp thời. Kho hàng hiện tại
không đủ điều kiện để bảo vệ hàng hóa khỏi các điều kiện tự nhiên như mưa, nắng, độ ẩm
cao,... Hàng hóa ở một số khu vực vẫn có tình trạng để ở gần cửa sổ không che chắn, tiếp
xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời hoặc bị nước mưa phả vào làm ẩm hàng hoá. Bên cạnh
đó, kho hàng vẫn chưa lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, tạo sự không an toàn cho
cả người và hàng hóa. Ngoài ra, kho hàng của Công ty hiện tại gần bãi rác, gây ảnh hưởng
về mùi đến hàng hóa được xếp ở tầng 1 của kho.
Ngoài các điều kiện cơ bản của một kho hàng, cơ sở vật chất của kho được trang bị thêm
các palét và các xe nâng hàng để thuận tiện cho việc di chuyển và sắp xếp hàng hơn. Tuy
nhiên, do thực trạng dù hàng hóa được phân theo phòng và khu vực nhưng chưa có các kệ
hàng nên đôi khi vẫn xảy ra tình trạng lẫn lộn khu vực hàng hóa.
II.2. Hệ thống quản lý
Phòng quản lý của công ty nằm ở tầng 1 gần lối ra vào, được trang bị với bàn ghế, các
thiết bị máy tính đơn giản, chủ yếu sử dụng sổ sách giấy tờ để kiểm kê hàng hóa.
Hiện nay, nhiều công ty Logistics trang bị cho công ty mình các hệ thống quản lý tiên

tiến, cố gắng phát huy hết công dụng của hệ thống như cải thiện hiệu quả hoạt động kho,
tăng năng suất lao động, giảm thiểu công việc quản lý hành chính, phòng ngừa các sai
phạm, sử dụng hiệu quả không gian tồn trữ, ngăn ngừa và giảm thiểu mất mát hàng hóa,
tiêu chuẩn hóa các hoạt động,...
Tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An có sử dụng hệ thống để quản lý
kho nhưng hệ thống quản lý kho của công ty chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý kho
chưa đáp ứng được hầu hết các nhu cầu thực tế của kho mà hiện tại vẫn phải thực hiện
trên giấy tờ nhiều.

4


II.3. Hàng hoá
II.3.1. Sắp xếp hàng hóa trong kho
Hàng hóa sau khi được chuyển từ container vào kho tại tầng 1 để tiến hành bàn giao và
kiểm kê. Sau đó được chuyển lên tầng 2, sắp xếp theo sơ đồ tại các phòng riêng biệt.

Hình 1: Sơ đồ kho tầng 2 công ty Trường An
Tuy nhiên khi quan sát thực tế, nhóm nhận thấy hàng hóa tại phòng chứa Hemosol chưa
được xếp đúng như sơ đồ. Cụ thể:
-

Thứ nhất, một số kiện hàng sau khi được nhập vào kho không được xếp theo trật

tự, theo lô, theo hạn dùng. Khi xếp hàng lên pallets để đóng gói sẽ mất công chọn lọc lại,
nếu không chú ý sẽ bị xếp nhầm.
-

Thứ hai, một số kiện hàng bị hư hỏng đã được lấy ra, nhưng vị trí xếp chưa hợp lí:

để ở gần cửa ra vào, một số kiện thì để ở dưới mặt đất, một số lại đặt ở trên những kiện

5


hàng nguyên khác, dễ gây nhầm lẫn khi bốc dỡ hoặc có thể lây lan sự hỏng hóc trong
trường hợp hư hỏng do nhiệt độ, độ ẩm, nước mưa … gây ra
II.3.2. Bảo quản
Trên thực tế, hàng hóa trong kho được bảo quản thô sơ, không có bạt che, đồng thời diện
tích kho còn hạn chế, và nguyên nhân chính là kho không phù hợp nên nhiều kiện hàng
phải để gần cửa sổ, khi ánh sáng mặt trời chiếu vào làm thay đổi nhiệt độ, độ ẩm hoặc dễ
có nguy cơ bị ngấm nước mưa.
II.3.3. Quy trình dán tem cảnh báo và tem phụ
Từ các kiện hàng được sắp xếp sau khi nhập kho, các nhân viên sẽ tiến hành dán tem. Đối
với mặt hàng tại kho vào ngày quan sát, ta dán 2 loại tem: tem cảnh báo và tem phụ. Quá
trình này hoàn toàn được làm thủ công bằng tay. Trong lúc dán có xảy ra một số sơ suất
nhỏ cần chú ý: Một số tem bị dán lệch, dán chưa đúng mặt, dán ngược chiều.
II.3.4. Quy trình xếp hàng vào pallet
Hàng sau khi được dán đầy đủ tem sẽ được xếp lên pallets theo quy chuẩn nhất định. 12
thùng hàng/lớp/pallet. Không được xếp quá 5 lớp/pallet. Các thùng hàng được xếp vừa
khít với diện tích pallet và đều phải lộ ra ngoài mặt có dán tem phụ (tem chứa thông tin)
để phục vụ quá trình kiểm tra hàng hóa.
II.3.5. Cách xử lý hàng hỏng
Hàng hoá bị hỏng có thể do nhiều nguyên nhân, có thể bị hỏng trong quá trình bốc hàng ở
nơi đi, hỏng trong quá trình vận chuyển, cơ sở vật chất của container không đủ để bảo
quản hàng hoá. Trên thực tế, ở công ty Tràng An, khi nhận hàng để nhập kho, người giám
sát phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá. Khi mở container đang còn niêm phong, kẹp chì đầy
đủ, nếu người giám sát phát hiện ra hàng hoá bị hỏng thì sẽ từ chối tiếp nhận hàng hoá đó.
Hàng hoá bị hỏng là do chủ hàng hoặc do người chuyên chở. Lúc này, nhân viên tiếp nhận
hàng hoá của công ty sẽ lập biên bản mô tả tình trạng của hàng hoá, dưới sự chứng kiến

của người chuyên chở và người giám định (nếu có), xác nhận lỗi không phải ở công ty
Tràng An.
Bên cạnh đó, trong quá trình nhập kho và lưu trữ hàng hoá, dưới sự bảo quản của công ty
Tràng An, có xảy ra hiện tượng hàng hoá bị hỏng. Việc đầu tiên khi phát hiện hàng hoá
6


hỏng, người nhân viên phụ trách sẽ giữ nguyên hiện trạng, chụp ảnh hàng bị hỏng. Sau đó
thùng hàng bị hỏng sẽ được di chuyển sang một khu vực khác, cụ thể là ở cửa ra vào của
nhà kho bên trái, để tránh gây ảnh hưởng đến các thùng hàng khác. Tiếp theo người nhân
viên sẽ xác định mức độ hỏng hóc của thùng hàng. Nếu thùng hàng bên ngoài bị ẩm ướt
nhưng không gây thiệt hại đến hàng hoá bên trong thì có cách giải quyết là nhập hàng lẻ
cho bệnh viện nào cần. Nếu hàng hoá bên trong bị hỏng toàn bộ, sẽ lập biên bản để làm
việc với công ty bảo hiểm và chủ hàng.
II.3.6. Thiết bị trong kho
-

Pallet: Pallet mới, chắc chắn. Số lượng pallet lớn. Tuy nhiên vẫn gặp tình trạng

không đủ pallet cùng loại để xếp hàng. Nguyên nhân là do thiếu pallet; nhân viên bốc dỡ
không nắm được vị trí cất trữ pallet.
-

Camera: K ho và các phòng được trang bị camera. Màn hình theo dõi đặt tại phòng

bảo vệ. Tuy nhiên số lượng camera ở các phòng còn hạn chế.
-

Thang máy: Kho có 2 thang máy, đã cũ. Nhóm chưa quan sát và kiểm tra trực tiếp

nên chưa thể đưa ra đánh giá cụ thể.
-

Thiết bị nâng đỡ: Có xe di chuyển để nâng đỡ pallet

II.4. Nhân sự
Hệ thống nhân sự của công ty Tràng An có khoảng 20 nhân viên, bao gồm:
-

Giám sát kho

-

Nhân viên kho

-

Nhân viên hành chính

-

Công nhân bốc vác

-

Bảo vệ

Thực tế quy mô hoạt động của công ty Tràng An đang còn nhỏ lẻ, công việc chưa có
nhiều nên không thực hiện được chuyên môn hoá. Người giám sát kho thực hiện công
việc giám sát, quản lý hệ thống hàng hoá xuất nhập và sắp xếp trong kho. Các nhân viên

trong kho chịu trách nhiệm sắp xếp hàng hoá, làm hàng và vận chuyển hàng hoá trong
kho. Nhân viên hành chính quản lý giấy tờ, đơn hàng, biên bản giao nhân hàng hoá và các
7


giấy tờ khác. Bảo vệ kho luôn trực 24/24h, đảm bảo an toàn cho kho và giải quyết các vấn
đề phát sinh.

8


III.

Mô hình kho thường trong lĩnh vực bảo quản dược phẩm thiết bị vật tư y tế

1.

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á

1.1.

Giới thiệu chung

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (Dong A Pharma) là nhà cung cấp dịch
vụ phát triển thị trường trong lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe. Công ty cung cấp những dịch
vụ như Logistics, Sales, Marketing và các dịch vụ khác theo yêu cầu. Lĩnh vực chính của
công ty Dược phẩm Đông Á là Dược phẩm, Thiết bị y tế và Thực phẩm chức năng.
1.2.

Mô hình kho thường của công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á

1.2.1. Cơ sở hạ tầng
Hiện nay, tại Cụm Công nghiệp Từ Liêm, Hà Nội, công ty TNHH Thương mại Dược
phẩm Đông Á có 03 kho hàng tiêu chuẩn GSP với tổng diện tích 3.010m2, sức chứa là
2.890 pallet. Độ ẩm trong kho luôn được duy trì dưới 70%, nhiệt độ < 25 độ C với kho
thường; kho có lắp đặt thiết bị để kiểm tra định kì nhiệt độ và độ ẩm. Tầng của kho cao
9m, giá chứa hàng cao 5 tầng; có đầy đủ xe nâng phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa. Nhà kho
có hệ thống sàn nâng thủy lực (dock leveler) hiện đại; hệ thống mái được lắp vật liệu cách
nhiệt, giúp nhiệt độ luôn đạt chuẩn GSP. Bên cạnh đó, nhà kho lắp đặt hệ thống phun
sương tự động, phòng cháy chữa cháy hiện đại. An ninh cũng được đảm bảo tuyệt đối với
camera và bảo vệ túc trực 24/24h. Khu vực bên ngoài kho có diện tích lớn, thuận tiện cho
việc ra vào của các phương tiện cơ giới (xe hàng, xe cứu hỏa). Ngoài ra, công ty còn sở
hữu một kho GSP tại Tp Hồ Chí Minh (diện tích 1.400 m2, sức chứa 1.404 pallet); kho
GSP tại KCN Hòa Khánh - Đà Nẵng (diện tích 3516m2, sức chứa 3900 pallets).

9


Hình 2:Toàn cảnh bên ngoài kho GSP 1 của Dược phẩm Đông Á

Hình 3: Toàn cảnh bên trong nhà kho của Dược phẩm Đông Á

10


Hình 4:Thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm trong kho của Dược phẩm Đông Á

Hình 5: Nhân viên kho đang dỡ hàng bằng xe nâng trong kho của Dược phẩm Đông Á
11

1.2.2. Hệ thống quản lý
Công ty sử dụng phần mềm quản lý FAST (trên nền tảng SAP), dễ dàng trong việc quản
lý tồn kho và lập kế hoạch hàng hóa.
1.2.3. Hệ thống nhân sự
Nhân viên Logistics (kho, giao hàng, phân phối) của công ty Dược phẩm Đông Á gồm 48
người (theo số liệu năm 2014), tất cả đều được đào tạo bài bản về quy trình xuất nhập
hàng hóa và quy trình phòng cháy chữa cháy.

2.

Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO)

2.1.

Giới thiệu chung

Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) là công ty nhập khẩu
và phân phối dược phẩm thiết bị y tế có trụ sở chính ở Số 2 Hàng Bài, Hoàn Kiếm, Hà
Nội và chi nhánh ở Nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ - Quận
Tân Phú - TPHCM.
2.2.

Mô hình kho thường của công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội

(HAPHARCO)
2.2.1. Cơ sở hạ tầng
Tại nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ - Quận Tân Phú TPHCM, Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) có kho bảo quản với
quy mô là 1.100 m2, bao gồm các hạng mục: Kho thường, kho mát (8ºC-15 ºC), Kho lạnh
((2ºC-8ºC) với trang thiết bị đồng bộ, hiện đại, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, tiêu

chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP- Good Storage Practices) của Tổ chức Y tế thế
giới (WHO – World Health Organization).Tại kho, các thông số nhiệt độ, độ ẩm,… luôn
được theo dõi và quản lý theo thời gian thực và có thể theo dõi, quản lý trực tiếp thông
qua các hình thức: Trực quan (đèn cảnh báo, Chuông cảnh báo), Emai cảnh báo, và gửi tin
nhắn ngay lập tức tới 05 số điện thoại tùy chọn.

12


Hình 6: Mặt ngoài công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội

Hình 7: Trong kho công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội

13


Hình 8: Các giá kệ được sắp xếp trong kho

2.2.2. Hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý của kho có khả năng lưu trữ số liệu, thông tin tới 1 năm và được trích
xuất ra file (dạng file exels). Đặc biệt, số liệu phân tích và biểu đồ nhiệt độ, độ ẩm được
lập theo thời gian thực. Tại bất kỳ thời điểm nào, người quản lý cũng có thể theo dõi, cài
đặt thông qua mạng Internet (Máy tính, Máy tính bảng, Smartphone) hoặc thông qua nhắn
tin điện thoại.

3.

Công ty TNHH DKSH Việt Nam

3.1.

Giới thiệu chung

DKSH là nhà cung cấp Dịch vụ Phát triển Thị trường giúp cho các công ty muốn phát
triển kinh doanh tại Việt Nam. Có trụ sở chính ở Tầng 10, Tòa nhà CEO, Lô HH2-1, KDC
Mới Mễ Trì Hạ, Phạm Hùng, Quận Từ Liêm, Hà Nội, mạng lưới của công ty hiện nay đã
bao gồm 19 địa điểm kinh doanh, gồm có văn phòng, trung tâm phân phối và trạm trung
chuyển và 5.300 nhân viên. Lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm cung cấp dịch vụ
14


kho bãi, vận chuyển và dịch vụ tiếp thị các sản phẩm dinh dưỡng, sản phẩm chăm sóc sức
khoẻ con người, dược phẩm, hoá chất, thuốc thú y,....
3.2.

Mô hình kho thường của Công ty TNHH DKSH Việt Nam

3.2.1. Cơ sở hạ tầng
Trung tâm điều phối của Công ty TNHH DKSH Việt Nam được xây dựng tại khu công
nghiệp Thạch Thất (Quốc Oai, Hà Nội) với tổng diện tích là 12.000m2 và tổng giá trị đầu
tư 5 triệu USD. Nằm trên một vị trí chiến lược rất thuận tiện cho việc vận chuyển hàng
nhanh chóng trên toàn miền Bắc, với hiệu quả hoạt động thuộc mức cao nhất trong lĩnh
vực kho vận và phân phối, TTĐP sẽ phục vụ cho hơn 5.500 bệnh viện, phòng khám, và
các hiệu thuốc cũng như hơn 20.000 cửa hàng bán lẻ và nhà sản xuất trên toàn miền Bắc
Việt Nam. TTĐP có thể lưu trữ hơn 7.000 pallet cao tầng, tăng khả năng lưu trữ của
DKSH tại miền Bắc Việt Nam lên hơn 50%. Trong giai đoạn đầu tiên, hơn 5.000 pallet
được đưa vào sử dụng và 2.000 pallet còn lại sẽ được vận hành trong giai đoạn thứ hai.
3.2.2. Hệ thống quản lý
Trung tâm là một tòa nhà "thông minh" được trang bị Hệ thống BAS (Building
Automation System) giám sát các thông số quan trọng của các thiết bị xây dựng, độ ẩm,

nhiệt độ phòng, thông gió, và hệ thống điện dự phòng. Hơn nữa, TTĐP có hệ thống lưu
trữ đặc dụng và các thiết bị xử lý vật liệu hiện đại bao gồm hệ thống xe nâng, hệ thống kệ
sâu hai lớp, hệ thống nâng san bằng, hệ thống giá đỡ hai tầng,…
3.2.3. Hệ thống nhân sự
Cơ cấu tổ chức kho của công ty DKSH bao gồm Giám đốc kho vận, Giám đốc bộ phận
hàng dược, Điều hành hoạt động kho vận, Giám sát bộ phận kế hoạch, Trưởng nhóm kiểm
soát dữ liệu tồn kho, Giám sát bộ phận hàng hư hỏng. Mỗi bộ phận đều đảm nhận những
nhiệm vụ riêng. Bộ phận Điều hành hoạt động kho vận chịu trách nhiệm Nhập hàng,
Đóng gói & dán nhãn, Di dời & soạn hàng, Xuất hàng, Kiểm soát hàng tồn. Bộ phận
Giám sát bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm lên kế hoạch chuyển hàng, vận chuyển, kiểm
soát hàng khuyến mãi và báo giá. Bộ phận Kiểm soát dữ liệu tồn kho sẽ kiểm soát hàng
tồn và cập nhật vào hệ thống quản lý tồn kho (WMS). Bộ phận giám sát hàng hư hỏng
chịu trách nhiệm quản lý hàng hư hỏng và sắp xếp tiến trình huỷ hàng. Nhìn chung, cơ
15


cấu tổ chức của công ty DKSH khá hoàn thiện và chặt chẽ, chuyên môn hoá đến từng bộ
phận, phân bổ rõ trách nhiệm của từng bộ phận và sâu hơn nữa là từng cá nhân.

IV.

Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho công Cổ phần Sản xuất và dịch

vụ Tràng An
1.

Tiêu chuẩn GSP

1.1.

Khái niệm

“Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices, viết tắt: GSP) là các
biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất
cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo
cho thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng.
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT vào ngày 29/01/2001 ban hành nguyên tắc Thực
hành tốt bảo quản thuốc thì GSP áp dụng cho các nhà sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu,
buôn bán, tồn trữ thuốc.Bảo quản thuốc: là việc cất giữ an toàn các thuốc, bao bì đóng
gói, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ tài liệu phù
hợp, kể cả các giấy biên nhận và phiếu xuất.
1.2.

Một số tiêu chuẩn của GSP

1.2.1. Nhân sự
Theo qui mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công
việc được giao làm việc tại khu vực kho. Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo
về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được qui định rõ
trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản.
1.2.2. Nhà kho
Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống sao
cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự
thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng, đảm bảo
thuốc có chất lượng đã định.

16


1.2.2.1.

Địa điểm

Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để
đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn, và lũ lụt..
Kho phải có một địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển,
bảo vệ.
1.2.2.2.
-

Thiết kế, xây dựng

Kho phải đủ rộng, và khi cần thiết, cần phải có sự phân cách giữa các khu vực sao

cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu.
-

Tuỳ theo mục đích, qui mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối,

kho của khoa dược bệnh viện...) cần phải có những khu vực xác định, được xây dựng, bố
trí hợp lý, trang bị phù hợp.
1.2.3. Các điều kiện bảo quản trong kho
Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc. Theo qui định
của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện
khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể
lên đến 300C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu
ô nhiễm khác.
Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường. Đối
với kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-25 0C, trong từng khoảng thời gian
nhiệt độ có thể lên đến 300C.

1.2.4. Vệ sinh
Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn trùng sâu bọ.
Phải có văn bản qui định chương trình vệ sinh, xác định rõ tần số và phương pháp vệ sinh
nhà xưởng, kho.
Tất cả thủ kho, công nhân làm việc tại khu vực kho phải được kiểm tra sức khoẻ định kỳ.
Người mắc các bệnh về đường hô hấp, hoặc có vết thương hở đều không được làm việc
trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc (nguyên liệu, thành phẩm...) còn hở.

17


Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực
tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc).
Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp.

2.

Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho công ty Cổ phần Sản xuất và

dịch vụ Tràng An
2.1.

Quy trình nhập và lưu trữ hàng hoá

2.1.1. Lập sơ đồ kho
Sau khi nhận được thông báo về việc có container hàng chuyển đến kho, trưởng kho là
người nắm được loại hàng, lô hàng và số lượng hàng sẽ nhập vào trong một chuyến. Từ
đó trưởng kho sẽ phác thảo sơ đồ kho cho việc xếp hàng nhập.
Dựa trên điều kiện cơ sở vật chất hiện tại của kho, một phòng chứa không có đủ diện tích
để xếp hàng thông thoáng theo chuẩn điều kiện GSP. Tuy nhiên, hàng nhập kho có thể

được xếp cùng một lô theo khối. Những kiện hàng cùng lô được xếp sát nhau tạo thành
một khối 3x3 hoặc 4x4 tùy thuộc vào số lượng. Trong trường hợp số kiện hàng lẻ thì vẫn
nên xếp kiện hàng đó cạnh cùng một kiểu lô để thuận tiện cho việc dán tem và xếp pallet
trước khi xuất.
2.1.2. Tổng quan về quy trình lên hàng
Mục đích: Đảm bảo đặt hàng theo đúng quy định, tăng năng suất xếp hàng, tạo điều kiện
thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho việc xuất hàng sau này.
Phạm vi: Hàng hóa được đưa đến kho thường của công ty Tràng An.
Trách nhiệm: Trưởng kho, giám sát kho, nhân viên kiểm kê.
Chứng từ liên quan: Phiếu nhập kho.
Quy trình:
-

Xếp hàng từ container vào tầng 1 của kho hàng, kiểm kê hàng hóa; dán tem phụ

bên ngoài bao bì.
Xếp kiện hàng đã được dán tem lên tầng 2 của kho, sắp xếp theo đúng vị trí đã
được xếp trước.
18


2.1.2.1.

Quy trình xếp hàng từ container vào tầng 1 của kho

Thông thường theo tiêu chuẩn GSP, cửa kho cần có kích thước phù hợp cho việc sử dụng
các loại các loại xe chuyên dùng cho xuất nhập hàng hóa. Hiện tại ở công ty Tràng An nhà
kho được tận dụng từ một cơ quan văn phòng cũ vì vậy cửa kho không đủ cao cùng với
khoảng sân phía trước là trở ngại khiến container không thể trực tiếp tiến vào. Vì thế
container phải đứng từ ngoài để công nhân xếp hàng thực hiện công việc. Bên cạnh đó, do

tính chất công việc nhiều và có trọng lượng đáng kể, công ty Tràng An cần thuê các công
nhân bốc vác để hoàn thành việc đưa hàng vào kho.
Về tổng quan, hàng trên container được xếp theo từng pallet, sau khi chuyển vào kho sẽ
được dỡ ra để dán tem nhưng được xếp lộn xộn vì thế công đoạn xếp lại hàng vào pallet
chuẩn bị xuất sau khi dán tem rất vất vả. Chính vì vậy để tăng hiệu quả cho việc xếp hàng
cần có hai người quản lý ở khâu này: một người là Người giám sát và một người là Nhân
viên kiểm kê. Người giám sát có trách nhiệm chỉ đạo công nhân bốc xếp hàng hóa từ
container vào kho theo đúng thứ tự của từng lô hàng và loại hàng. Nhân viên kiểm kê có
trách nhiệm lập phiếu nhập kho, sau đó quan sát quá trình đưa hàng vào kho để kiểm tra
số lượng và chất lượng hàng hóa. Trong quá trình ấy nếu có phát hiện bất cứ vấn đề nào
về số lượng và chất lượng của hàng nhân viên kiểm kê cần chụp ảnh và lập biên bản, xác
định nguyên nhân để truy cứu trách nhiệm và đòi bồi thường.
Về quy trình nhập hàng, trong trường hợp hàng xếp nguyên container, trước tiên cần dỡ
một pallet xuống bằng cách cắt bọc nilong bên ngoài và dỡ từng kiện hàng. Việc đem
hàng vào kho phải diễn ra dưới sự chỉ đạo chặt chẽ của người giám sát để đảm bảo theo
đúng trật tự loại hàng và lô hàng, đồng thời để nhân viên kiểm kê dễ kiểm soát tình hình.
Sau khi dỡ được một pallet hàng, một nhân công xếp hàng sẽ đứng trên container bóc dỡ
từng pallet và chuyển xuống cho người nhân công tiếp theo ở dưới, sau đó chuyển vào
kho. Tại kho tầng 1 lúc này còn có hai nhân viên của kho dán tem phụ cho từng kiện
hàng. Những kiện hàng sẽ được các công nhân bốc vác khác chuyển tiếp lên tầng 2 để lưu
trữ.

19


2.1.2.2.

Quy trình xếp hàng từ tầng 1 vào tầng 2 của kho

Sau khi hàng hoá đã được vận chuyển từ container vào tầng 1 và được dán tem phụ, sẽ có

công nhân bốc vác chuyển từ tầng 1 lên tầng 2. Theo như sơ đồ kho đã chuẩn bị từ trước,
người công nhân sắp xếp hàng hoá vào đúng vị trí đã quy đinh. Nếu trường hợp hàng hoá
bị lẻ, thì người công nhân đó sẽ xếp hàng vào vị trí gần với nơi quy định trước và báo cáo
lại với người giám sát ở tầng 2.
Khu vực kho hàng ở tầng 2 sẽ có một người giám sát. Công việc của người này sẽ là chỉ
rõ cho công nhân bốc vác hàng nào sẽ đặt ở vị trí nào. Họ cũng sẽ phải quan sát được
công nhân bốc vác đó có thực hiện đúng theo như chỉ dẫn không. Trong quá trình giám
sát, người giám sát cũng cần phải nhận ra được hàng hoá có vấn đề gì không. Nếu hàng
hoá gặp vấn đề như thùng hàng bị méo, bị ẩm hay hàng bị hỏng, mà vấn đề phát sinh
trong khi hàng được đưa từ tầng 1 lên tầng 2, thì người giám sát này phải chịu trách
nhiệm cho những phát sinh đó
2.1.3. Trách nhiệm của người chuyên chở và nhân viên kho đối với hàng hoá
Trách nhiệm của nhà kho Tràng An và bên vận chuyển (đưa hàng đến bằng container)
được phân định dựa trên hợp đồng kí kết giữa hai bên. Để tránh những tranh chấp sau này
hai bên nên quy định chặt chẽ trong hợp đồng về trách nhiệm của từng bên và tuân thủ
đúng những gì đã thỏa thuận.
2.1.3.1.

Người chuyên chở

Người chuyên chở hàng hoá đã hoàn thành trách nhiệm khi toàn bộ hàng hoá đã được dỡ
hết khỏi container bởi những công nhân xếp dỡ do công ty Tràng An thuê.
2.1.3.2.

Nhân viên kho

Toàn bộ những sơ suất xảy ra trong quá trình dỡ hàng từ container vào kho hàng tầng 1
cho đến trước khi nhân công xếp hàng đưa kiện hàng đã được dán tem lên tầng 2 sẽ thuộc
về hai người quản lí ở tầng 1, chính là Người giám sát và Người kiểm kê.
Toàn bộ những sơ suất xảy ra trong quá trình hàng hoá được công nhân bốc vác đưa từ

tầng 1 lên tầng 2 và đặt vào các vị trí quy định sẽ thuộc về người giám sát tầng 2.

20


2.1.4. Quy trình soạn và đóng gói hàng hoá
Theo như quy trình soạn và đóng gói hàng hoá của nhân viên kho, hàng hoá sẽ được dán
tem phụ và tem cảnh báo, sao đó được xếp vào pallet theo như quy định chuẩn quốc tế và
cuối cùng được quấn ni lông xung quanh pallet hàng. Tuy nhiên để tăng hiệu quả cho việc
soạn và đóng gói hàng hoá, tem phụ đã được dán ngay khi hàng hoá được nhập vào kho ở
tầng 1. Ở quy trình mới này, sẽ có hai người dán tem cảnh báo cho tất cả các thùng hàng
thuộc lô hàng cần được đóng gói ngày hôm đó. Tiếp theo sẽ có hai người nhân viên vận
chuyển hàng đã được dán tem cảnh báo từ khu vực tập trung hàng đến pallet. Ở pallet sẽ
có một hoặc hai người nhận hàng và xếp vào pallet theo tiêu chuẩn quốc tế (Một pallet sẽ
có 48 thùng hàng chia làm 4 lớp, mỗi lớp gồm 12 thùng). Cuối cùng sẽ có một hoặc hai
nhân viên ghi số lô hàng, date hàng và dán lên thùng trên cùng của pallet hàng, quấn ni
lông quanh pallet hàng và di chuyển pallet hàng ra khu vực hàng lang tầng 2. Người nhân
viên này còn có nhiệm vụ sử dụng thang máy chuyển hàng từ tầng 2 xuống tầng 1 nếu
hàng cần được xuất ngay.
2.2.

Đào tạo nhân viên

Theo tiêu chuẩn GSP, kho hàng cần có đủ số lượng nhân viên cho các vị tí và tất cả nhân
viên của kho hàng đều phải có hiểu biết rõ về công việc của mình. Dựa trên thực trạng
hiện tại về nhân sự của công ty Tràng An, chúng em có đề xuất như sau:
-

Quản lý kho và giám sát kho phải được trang bị kiến thức cơ bản về được phẩm và

được đào tạo bài bản về nghiệp vụ vận hành kho hàng.
-

Quy định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong kho hàng.

-

Tất cả nhân viên cần có trách nhiệm với công việc, trung thực, cẩn thận, tuân thủ

đúng quy định của kho.
2.3.

Cơ sở vật chất

Dựa vào tiêu chuẩn GSP nêu trên, công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An
đảm bảo được các tiêu chuẩn kỹ thuật, tuy nhiên vẫn có sự thiếu hụt về cơ sở vật chất kho
hàng và cần được cải thiện sớm.

21


Theo tiêu chuẩn GSP, nhà kho phải đủ rộng và cần phải có sự phân cách giữa các khu
vực để có thể đảm bảo việc bảo quản từng loại hàng hóa. Đồng thời cần phải được thiết
kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc,
nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có.
Như vậy, đối với tình trạng hiện tại của Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Tràng
An, nhóm chúng em có các đề xuất như sau:
-

Cần lắp đặt hệ thống thông gió, cửa sổ thông gió nên được che chắn bằng lưới và đặt

trên cao để phòng tránh các loại côn trùng, chuột bọ và khỏi vướng kệ.

-

Nhà kho cần được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ để có thể nắm bắt được nhiệt độ
hiện tại của kho hàng, phòng tránh những bất lợi xảy ra cho hàng hóa trong kho. Công
suất thiết kế phải đủ với phần thể tích kho được sử dụng để lưu trữ hàng và nhiệt độ
chỉ định để bảo quản hàng hóa

-

Nhà kho cần được lắp đặt hệ thống hút ẩm và hệ thống kiểm tra độ ẩm để biết được độ
ẩm hiện tại của kho hàng, trong trường hợp kho hàng ẩm quá, ảnh hưởng đến kho
hàng nên có biện pháp xử lý kịp thời. Công suất thiết kế cũng phải phụ thuộc vào thể
tích kho và nhiệt độ chỉ định.

-

Nên được trang bị thêm hệ thống Phòng cháy chữa cháy. Một nhà kho đạt tiêu chuẩn
cần có đủ các trang thiết vị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống
cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát. Hệ thống nước và vòi nước chữa
cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động. Quan trọng hơn
cả là lắp đặt hệ thống Phòng cháy chữa cháy để dập tắt lửa, hỏa hoạn nguy hiểm, hạn
chế ảnh hưởng đến người và của.

-

Nhà kho nên được lắp đặt thêm hệ thống Camera quan sát 24/24, đội ngũ bảo vệ
chuyên nghiệp, cần phải phòng ngừa, ngăn chặn những người không có phận sự vào
kho

-

Về tình trạng sắp xếp hàng hiện tại của công ty vẫn chưa hợp lý, chúng em nghĩ nhà
kho nên được trang bị thêm các kệ palet, được thiết kế thành đôi kệ với khoảng cách
giữa các đôi kệ đủ cho xe nâng di chuyển và xoay trở, tận dụng được tối đa không
gian trong kho.
22


2.4.

Cơ sở dữ liệu

Các công ty kinh doanh phân phối ngày càng phát triển thì mức độ phức tạp trong vận
hành quản lý kho hàng ngày càng cao. Trên thực tế, dù công ty nhỏ hay công ty lớn thì
các phần mềm quản lý vẫn đóng vai trò to lớn trong việc vận hành quản lý kho hàng.
Tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An có sử dụng hệ thống để quản lý
kho nhưng hệ thống quản lý kho của công ty chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý kho
chưa đáp ứng được hầu hết các nhu cầu thực tế của kho mà hiện tại vẫn phải thực hiện
trên giấy tờ nhiều. Như vậy, công ty nên cải thiện phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa
các công đoạn và hạn chế giấy tờ.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hệ thống được thiết kế để phù hợp với nhu cầu
tăng trưởng và thay đổi dịch vụ trong tương lai của công ty. Dù Công ty là một nhà kinh
doanh nhỏ hay một nhà phân phối lớp thì các phần mêm tiên tiến có thể đáp ứng được nhu
cầu của Công ty nhanh nhất, chính xác nhất trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.

23

KẾT LUẬN
Khi ngành Logistics tại Việt Nam ngày càng phát triển, các doanh nghiệp sẽ đứng trước
nhiều cơ hội cũng như thách thức mới. Cùng với áp lực cạnh tranh đến từ các công ty
nước ngoài, các doanh nghiệp trong nước cần nhanh chóng thay đổi và nâng cấp chính
mình để không chỉ đứng vững trong ngành, mà còn mở rộng phát triển hơn để cung cấp
dịch vụ chất lượng tới khách hàng. Thông qua nghiên cứu này, nhóm hi vọng sẽ đóng góp
một phần trong sự đổi mới của công ty, đồng thời là nền tảng cho những nghiên cứu
chuyên sâu trong tương lai.

24


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trường đại học Ngoại thương, GS, TS Hoàng Văn Châu, 2009, Giáo trình
Logistics và vận tải quốc tế.
2. Website của Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (Dong A Pharma),
truy cập nhày 5/3/2018.
3. Website của Công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO),
truy cập nhày 5/3/2018.
4. Website của Công ty TNHH DKSH Việt Nam, truy cập nhày 5/3/2018.
5. Bộ Y tế, 2001, Quyết định số: 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001, nguyên tắc,
“Thực hành tốt bảo quản thuốc”.

25