Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần xây dựng và nhân lực việt nam

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ
NHÂN LỰC VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Ngƣời hƣớng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. NGUYỄN NGỌC LINH
: LÊ THỊ TRANG
: 1405QTVB059
: 2014-2018
: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

1


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và
sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn Ngọc Linh – Giảng viên khoa Văn

Thƣ- Lƣu trữ đã hƣớng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn trực tiếp em hoàn
thành bài tiểu luận này. Em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Nguyễn Mạnh
Cƣờng và toàn thể thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình
giảng dạy và giúp đỡ em trong quá trình học tập tại trƣờng Đại học Nội vụ Hà
Nội.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh chị trong Phòng Hành chínhNhân sự cũng nhƣ anh chị trong công ty đã nhiệt tình hƣớng dẫn , phối hợp để
em hoàn thành tốt Khóa luận.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất
nhƣng bài báo cáo không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chƣa thấy đƣợc.
Em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài
khóa luận của em hoàn thiện hơn.

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp
tại Công ty Cổ phần Xây dựng và nhân lực Việt Nam”. Tôi xin cam đoan
đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá
trình thực hiện khóa luận.
Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018
NGƢỜI THỰC HIỆN

Lê Thị Trang


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lí do chọn đề tài ..................................................................................... 1
2. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài .............................................. 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu ......................................... 2
5. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................. 3
6. Giả thuyết khoa học ................................................................................ 4
7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài .................................................... 5
8. Bố cục của đề tài ..................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
CHƢƠNG 1. TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HỘI HỌP ......................................................................................................... 7
1.1. Khái niệm tổ chức hội họp ................................................................... 7
1.2 Các loại hình hội họp........................................................................... 7
1.2.1 Hội nghị............................................................................................ 7
1.2.2 Đại hội .............................................................................................. 8
1.2.3 Hội thảo khoa học ............................................................................ 8
1.2.4 Họp báo ............................................................................................ 9
1.2.5 Họp giao ban .................................................................................. 10
1.2.6 Họp kín ........................................................................................... 10
1.2.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh
hiệu nhà nƣớc. ........................................................................................... 11
1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp ................................... 11
1.4. Quy trình tổ chức hội họp .................................................................. 13


1.4.1 Chuẩn bị hội họp .............................................................................. 13
1.4.2 Tiến hành hội họp ............................................................................ 15
1.4.3 Kết thúc hội họp ............................................................................... 17

1.5 Nguyên tắc tổ chức hội họp ................................................................ 18
1.6 Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp .................................. 20
1.7 Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức hội họp ....................... 22
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM ......... 24
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt
Nam ........................................................................................................... 24
2.1.1 Lịch sử hình thành ........................................................................... 24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ................................................... 26
2.1.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 27
2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS 29
2.2.1. Chức năng ....................................................................................... 30
2.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 30
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Xây dựng và
Nhân lực Việt Nam ................................................................................... 32
2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và
Nhân lực Việt Nam thông qua một số cuộc họp của công ty. .................. 32
2.3.1 Một số loại hình hội họp .................................................................. 32
2.3.1.1 Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên ............................................... 33
2.3.1.2 Đại hội công đoàn ......................................................................... 43
2.3.1.3 Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo công ty ..................... 48
2.3.2 Nhận xét, đánh giá .......................................................................... 51
2.3.2.1 Ƣu điểm ........................................................................................ 51
2.3.2.2 Nhƣợc điểm................................................................................... 52
2.3.3 Nguyên nhân .................................................................................... 52


CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ
NHÂN LỰC VIỆT NAM .............................................................................. 55

3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra,
đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty. ........................................ 55
3.2 Nâng cao vai trò của ngƣời lãnh đạo( Ngƣời điều hành) trong công tác
tổ chức hội họp.......................................................................................... 56
3.3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công
tác tổ chức hội họp .................................................................................... 59
3.4 Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp ................... 61
3.5 Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty ................................ 62
KẾT LUẬN .................................................................................................... 64
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 66
PHỤ LỤC


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Nội dung

Phòng HC - NS

Phòng Hành chính – Nhân sự

HĐQT

Hội đồng quản trị

CNH- HĐH

Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa

CQHCNN

Cơ quan hành chính nhà nƣớc


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, là một cách thức
để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà
nƣớc (CQHCNN) trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt
động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ
quan mình theo quy định của pháp luật. Theo đó, họp đƣợc phân thành nhiều
loại khác nhau nhƣ họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp
tập huấn, triển khai chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên
tịch, họp tham mƣu, tƣ vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác...
Nhƣ vậy, họp là một công việc rất quan trọng và luôn gắn bó mật thiết
với các hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức, vì đó là nơi mà bầu không
khí và văn hoá của tổ chức đƣợc duy trì, là một trong những cách thức để các
tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của
tập thể”. Đó cũng là nơi mà các thành viên có thể tham gia đóng góp ý kiến,
thể hiện bản thân và tạo dựng những mối quan hệ mật thiết trong cơ quan, tổ
chức. Vì thế tổ chức một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cá
nhân cũng nhƣ cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu quả giải quyết
công việc tốt hơn.
Đối với nhà quản trị nói chung và nhà quản trị văn phòng nói riêng thì
đòi hỏi phải là ngƣời có đầy đủ năng lực, kĩ năng tổ chức, điều hành đơn vị
mình, đặc biệt là kĩ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp.
Mặc dù các cuộc họp diễn ra nhiều và ở mọi cơ quan, tổ chức không chỉ nhà
nƣớc mà còn ở các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Tuy nhiên không phải

cuộc họp nào cũng thành công và gặt hái đƣợc những kết quả nhƣ mong đợi,
đặc biệt là trong các cơ quan nhà nƣớc vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy
em mạnh dạn chọn đề tài này làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp. Với mong
muốn có thể tìm hiểu về công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây

1


dựng và Nhân lực Việt Nam nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung. Từ
đó có thể đƣa ra các giải pháp có thể áp dụng vào thực tiễn để nâng cao chất
lƣợng công tác tổ chức cuộc họp tại cơ quan, đơn vị.
2. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tƣợng nghiên cứu: Một số loại hình hội họp do Công ty Cổ phần
Xây dựng và Nhân lực Việt Nam tổ chức.
- Phạm vi nghiên cứu: Các cuộc họp do Công ty Cổ phần Xây dựng và
Nhân lực Việt Nam tổ chức từ năm 2017 đến nay.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu:
Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây
dựng và Nhân lực Việt Nam. Đồng thời đƣa ra các giải pháp phù hợp với thực
tế tại công ty để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp tại công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Tìm hiểu lí luận chung về công tác tổ chức hội họp;
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty
Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam;
+ Đƣa ra một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức cuộc
họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam trong thời kì hiện nay.
4. Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp hiện có, phƣơng pháp luận chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Mác Lê Nin và tƣ

tƣởng Hồ Chí Minh.
- Đồng thời kết hợp sử dụng các hƣơng pháp nghiên cứu sau:
+ Khảo sát, nghiên cứu tài liệu tại Phòng Hành chính nhân sự của công
ty;
+ Phƣơng pháp phân tích; Phân tích kết quả dựa trên tài liệu, báo cáo
hằng năm của công ty, phân tích các loại văn bản mà công ty đã ban hành,

2


phân tích các biên bản tổ chức hội họp tại công ty...
+ Phƣơng pháp tổng hợp;
+ Phƣơng pháp so sánh...
Ngoài ra bài nghiên cứu còn sử dụng, kế thừa thành quả của một số
công trình nghiên cứu, bài viết, tài liệu có liên quan.
5. Lịch sử nghiên cứu
Công tác tổ chức hội họp là một đề tài mở, có tầm ảnh hƣởng rất lớn
đến việc điều hành một tổ chức, có rất nhiều công trình nghiên cứu lớn trên
thế giới đã đạt đƣợc thành tựu. Còn ở Việt Nam, đề tài nghiên cứu về Công
tác tổ chức hội họp chƣa thực sự đƣợc chú trọng vì tầm nhìn tri thức còn hạn
hẹp và công tác này còn chƣa đƣợc coi trọng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có
một số công trình tiêu biểu nhƣ:
Các sách, giáo trình chuyên khảo:
+ Giáo trình Quản trị văn phòng_ Tác giả Nguyễn Thành Độ , NXB Lao
động- Xã hội. Đây là cuốn sách đƣợc nhiều giảng viên và sinh viên sử dụng
trong quá trình học và nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp cũng nhƣ các
nghiệp vụ khác của văn phòng.
+ Sách Nghệ thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Nguyễn Đình Hùng, NXB
Lao Động. Cuốn sách nghiên cứu về tác phong tổ chức hội họp, kĩ năng tổ
chức sự kiện, tổ chức các cuộc họp đối với công ty Cổ phần, công ty TNHH,

những điều cần tránh để có một cuộc họp thành công. Cuốn sách này đã đạt
đƣợc nhiều thành tựu và đƣợc độc giả nhiệt tình đón nhận.
+ Sách Thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Brian Tracy. Đây là kết quả
nghiên cứu dựa trên nhiều năm kinh nghiệm tƣ vấn về công tác tổ chức hội
họp cho các công ty hàng đầu của tác giả Brian Tracy, Trong cuốn sách này
ông đã tiết lộ những ý tƣởng đơn giản, xác thực để giúp các cuộc họp trở nên
ngắn gọn hơn, hiệu quả hơn và thỏa mãn nhu cầu của tất cả những nguwoif
tham gia.

3


Ngoài ra còn có các đề tài nghiên cứu :
+ “ Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp” Tác giả
Phạm Chí Tân, NXB Lao động- Xã hội, 2009.
+ “ Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp” Tác giả Đinh Văn Sơn,
NXB Lao động- Xã hội , 2011.
+ Đề tài “ Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng cuộc họp UBND Thực tiễn tại Huyện vị Thủy tỉnh Hậu Giang” Của Huỳnh Thị Huyền Trân.
Trƣờng Đại học Cần Thơ
+ Đề tài “Tìm hiểu một số quy trình tổ chức cuộc họp ở Tổng cục
Thuế” của Trần Thị Vân Anh Trƣờng Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức cuộc họp ở UBND -HĐND huyện
Nhƣ Thanh” của Nguyễn Thị Thoa trƣờng Đại Học nội vụ Hà Nội.
Các đề tài này đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức hội họp tại một
đơn vị cụ thể, từ đó đƣa ra những giải pháp tối ƣu cho cơ quan, tổ chức đó.
Tuy nhiên các giải pháp đƣa ra chƣa thực tế và chƣa có tính ứng dụng cao.
Bên cạnh đó có các bài báo, tạp chí viết về vấn đề này:
+ Lê Bảo Nam, 2015, Nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp _ Báo
mới
+ Nguyễn Ngọc Trinh, 2016, Chia sẻ kinh nghiệm, kĩ năng tổ chức các

cuộc họp_ Báo dân sinh
Các bài báo và những đề tài này chỉ nghiên cứu một khía cạnh nhỏ của
công tác tổ chức hội họp, mang tính nhất thời và không chuyên sâu, vì thế e
mong đề tài này tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thì sẽ
có thể giúp cho công ty nói riêng và các cơ qua công sở nói chung áp dụng
đƣợc các giải pháp để có thể nâng cao công tác tổ chức cuộc họp cho đơn vị
mình.
6. Giả thuyết khoa học
Công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực

4


Việt Nam vẫn còn một số hạn chế nhất định. Chính vì vậy nếu công tác tổ
chức cuộc họp diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thì năng suất và chất lƣợng công
việc sẽ đƣợc nâng cao.
7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lí luận: + Kết quả đạt đƣợc của đề tài có thể sử dụng làm tài
liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau này về công tác tổ chức hội
họp.
+ Làm phong phú hơn cơ sở lí luận về công tác tổ chức cuộc họp.
- Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức cuộc
họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam từ đó đƣa ra giải
pháp có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác
này tại đơn vị.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài 2 phần Mở Đầu và Kết luận đề tài đƣợc chia làm 3 chƣơng:
CHƢƠNG I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI
HỌP
Nghiên cứu về cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp, bao gồm:

Khái niệm về tổ chức hội họp, các loại hình hội họp, vai trò của hội họp, quy
trình tổ chức hội họp. Đây là cơ sở lí luận, là tiền đề để em chúng ta có thể
đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức hội họp của công ty ở chƣơng 2,
đông thời nghiên cứu sâu, làm phong phú thêm cơ sở lí luận của công tác tổ
chức hội họp.
CHƢƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
Chƣơng này nghiên cứu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và
Nhân lực Việt Nam, thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty qua một
số cuộc họp cụ thể mà công ty đã tổ chức, từ đó đánh giá ƣu điểm và hạn chế,
tìm ra nguyên nhân để thiết lập những giải pháp, đề xuất hợp lí có thể ứng

5


dụng đƣợc để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp của công ty.
CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp để nâng cao chất lƣợng tổ chức
hội họp tại công ty Cổ phần xây dựng và Nhân lực Việt nam nói riêng, và các
cơ quan đơn vị nói chung. Từ đó tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp để
đạt đƣợc kết quả và mục tiêu nhƣ mong muốn.

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP

1.1. Khái niệm tổ chức hội họp
Họp là một hình thức giao tiếp, trong đó một nhóm ngƣời tập trung
nhau lại với mục đích để thảo luận, giải quyết một vấn đề hay quyết định một
điều gì đó trong cơ quan, tổ chức, từ đó xác đinh những hành động cần phải
tiến hành và sau đó xem xét việc thực hiện chúng.Vì một cuộc họp thƣờng
liên quan đến nhiều ngƣời, nên thƣờng khác nhau về ý kiến và có thể gây nên
các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có
thể đạt đƣợc ngay. Mọi cuộc họp đều phải đƣợc chuẩn bị, cân nhắc và tiến
hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt và đạt kết quả cao.
Tóm lại “ Hội họp là một hình thức của hoạt đông quản lí, một cách
thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc
thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật”.
Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó
nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phƣơng pháp, kinh nghiệm để
tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức.
1.2 Các loại hình hội họp
1.2.1 Hội nghị
Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể
nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn
phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tới.
+ Hội nghị gồm:
 Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổ chức,
triệu tập
 Hội nghị chuyên đề: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề án tổ

7


chức, triệu tập

 Hội nghị cơ quan, đơn vị: hội nghị này do thủ trƣởng cơ quan, đơn
vị tổ chức, triệu tập
 Hội nghị ban ngành: hội nghị này do các cơ quan đầu ngành tổ chức,
triệu tập
 Hội nghị tổng kết năm
 Hội nghị dành cho khách hàng
Thông thƣờng các hội nghị sẽ có quy mô lớn, số lƣợng khách mời tham
dự đông, nội dung hội nghị có thể sẽ là khái quát, tổng hợp hoặc cũng có thể
là sẽ chuyên sâu về một vấn đề, một đề án, đề tài cụ thể nào đó. Kinh phí cho
hội nghị sẽ nhiều hơn và công tác tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nhiều so
với việc tổ chức các cuộc họp.
1.2.2 Đại hội
Đại hội là hội nghị lớn, có tính định kỳ của một tổ chức để bàn và quyết
định những vấn đề quan trọng, đƣợc tổ chức theo nguyên tắc, thể lệ
riêng, có tính nghi lễ và trọng thể cao. Ví dụ: Đại hội Đảng bộ, Đại hội công
đoàn, Đại hội đồng cổ đông,...
Đại hội thƣờng có sự tham gia của đông đảo các thành viên trong đơn
vị, tổ chức, nhằm xem xét, đánh giá, thảo luận các hoạt động của tổ chức
trong nhiệm kì đã qua, từ đó định ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ cho nhiệm kì
sắp tới. Đồng thời, thống nhất ý chí, bảo đảm cho việc thực hiện tốt những
nhiệm vụ mà đại hội đề ra; các đại biểu đƣợc mời thƣờng là những cá nhân có
địa vị, chủ chốt và có tầm ảnh hƣởng đối với tổ chức đó.
1.2.3 Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính
khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng
tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo
vấn đề một cách có cơ sở khoa học.

8

Tổ chức hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng
ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào.
Hội thảo thƣờng có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa
học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thƣơng nhân, nhà hoạt
động xã hội,… Thông tin, nội dung đƣợc thảo luận trong hội thảo thƣờng sẽ
trở thành định hƣớng giải quyết những khó khăn đang diễn ra.
Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực
tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực
tuyến là một hệ thống tƣơng tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy
quay, loa, đài…) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc
nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đƣờng truyền internet, giúp các điểm
cùng đồng thời liên lạc nhƣ đang trong cùng một phòng họp. Hội thảo trực
tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhƣợc điểm so với phƣơng thức
truyền thống nhƣ : tốn thời gian di chuyển, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở…
Thông thƣờng kết cấu của một buổi hội thảo thƣờng đơn giản, bao gồm
phần phát biểu của một số nhân vật, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ
nhƣ văn nghệ giải trí.... Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của
chƣơng trình, nó quyết định mục đích tổ chức của ngƣời tổ chức và mục đích
tham dự của ngƣời tham dự.
1.2.4 Họp báo
Họp báo là cuộc họp có các nhà báo đƣợc mời và các khách mời có
liên quan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc
doanh nghiệp. Mục đích của buổi họp báo là đƣa ra những thông tin hƣớng tới
công chúng, khách hàng. Đây là hình thức kết nối doanh nghiệp với cộng
đồng thông qua truyền thông, báo chí. Thông qua buổi họp báo, doanh nghiệp
cung cấp các thông tin cần thiết cho các thông tấn báo chí để có thể giúp cho
doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu của mình. Các thông tin mà doanh nghiệp
thƣờng đƣa ra nhƣ :

9


- Công bố sản phẩm mới
- Các hoạt động trong tƣơng lai của doanh nghiệp
- Nâng cao, phát triển sản phẩm cũ…
Lợi ích của việc tổ chức họp báo Đây là công cụ PR tốt nhất cho doanh
nghiệp khi cung cấp thong tin cho báo chí giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc
những mục tiêu truyền thông mà doanh nghiệp muốn.
1.2.5 Họp giao ban
Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm bắt tình
hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo thực
hiện giải quyết các công việc thƣờng xuyên của cơ quan, tổ chức.
Thông thƣờng các đơn vị, tổ chức sẽ họp giao ban vào cuối tuần, nhằm
xem xét lại quá trình làm việc của tổ chức trong tuần vừa qua và đề ra những
nhiệm vụ mới, phân công công việc và thống nhất ý chí và hành động nhằm
đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Họp giao ban sẽ có số lƣợng ngƣời tham dự không đông, thời gian diễn
ra không dài, quy mô tổ chức nhỏ và chủ yếu là nội bộ các cơ quan, tổ chức,
công ty. Vì vậy kinh phí dành cho các cuộc họp không lớn và công tác tổ
chức sẽ đơn giản hơn nhiều.
1.2.6 Họp kín
Là các cuộc họp nội bộ quan trọng của cơ quan, tổ chức để quyết định
một vấn đề quan trọng nào đó, thông tin trong cuộc họp phải đƣợc bảo mật.
Thông thƣờng các cuộc họp kín diễn ra ở những nơi yên tĩnh, ít ngƣời qua lại,
có sự bố trí sắp xếp đơn giản, không mang tính nghi lễ, trọng thể. Chủ yếu là
các thành viên trong nội bộ tự bàn bạc, thảo luận với nhau và đƣa ra hƣớng
giải quyết. Số lƣợng thành viên trong cuộc họp kín không nhiều, thời gian
không gò bó và không nhất thiết phải họp trong giờ hành chính. Những vấn
đề đƣợc đƣa ra trong cuộc họp có tính quyết định và ảnh hƣởng lớn đến tổ

chức. Vì vậy thông tin trong cuộc họp phải hoàn toàn đƣợc bảo mật.

10


1.2.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những
danh hiệu nhà nƣớc.
Là cuộc họp quần chúng đông đảo để tham dự một sự kiện chính trị, xã
hội quan trọng nào đó. Ví dụ : Đi dự mít tinh mừng quốc khánh, lễ kỉ niệm 20
năm thành lập công ty hay Lễ đón nhận danh hiệu Anh hùng lao động...
Thông thƣờng khi tổ chức Lễ mitting, kỉ niệm, trao tặng và đón nhận
những danh hiệu nhà nƣớc phải tuân thủ theo nghị định số 145/2013/NĐ-CP
quy định về tổ chức ngày kỉ niệm;nghi thức trao tặng, đón nhận, hình thức
khen thƣởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón và tiếp khách nƣớc
ngoài. Việc tổ chức mitting, duyệt binh hay diễu hành cũng cần thực hiện
theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Buổi lễ thƣờng có không khí vui tƣơi,
náo nhiệt và trang trọng, mang tính nghi thức cao.
1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp
- Phát huy tính dân chủ trong cơ quan, tổ chức
Các cuộc họp có vai trò hết sức quan trọng đối với cơ quan, tổ chức
nhằm tập hợp, khai thác trí tuệ của nhiều ngƣời, phát huy dân chủ của tập thể
lao động trong cơ quan, tổ chức, tạo cơ hội thể hiện sự đoàn kết của tập thể,
tạo điều kiện cho các thành viên trong công ty có thể đóng góp ý kiến, xây
dựng tập thể....từ đó tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc.
Hội họp còn là nơi để các cá nhân giữa các phòng ban, bộ phận giao
lƣu học hỏi lẫn nhau, tăng tình đoàn kết gắn bó giữa cá nhân với cá nhân, và
cá nhân với tổ chức.
- Nhà quản lý sử dụng hội họp làm công cụ phục vụ hoạt động điều
hành:
+ Tổng kết, sơ kết, đánh giá, đúc rút kinh nghiệm đối với các hoạt

động, công việc diễn ra trong thời gian vừa qua đồng thời đề ra những phƣơng
hƣớng, mục tiêu cho công việc, hoạt động thời gian tới.
+ Khen thƣởng, kỷ luật

11


Hội họp giúp thủ trƣởng cơ quan nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của
cơ quan, tổ chức mình từng tháng, từng năm, từ đó khen thƣởng những cá
nhân tập thể có thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc và kỉ luật
những cá nhân vi phạm, chƣa hoàn thành nhiệm vụ để răn đe và ổn định tổ
chức; phát huy những điểm mạnh và tìm cách khắc phụ những điểm yếu để
đƣa tổ chức phát triển.
+ Truyền đạt chủ trƣơng chính sách: Họp quán triệt những tƣ tƣởng,
chủ trƣơng, chính sách, quan điểm, giải pháp đã đề ra. Đồng thời xây dựng kế
hoạch, chƣơng trình làm việc, hành động để triển khai những quyết định đã
đƣợc thông qua; kiểm tra, thúc đẩy, đánh giá kịp thời việc triển khai các kế
hoạch công việc; chỉ đạo, ngăn chặn nhanh những hƣớng đi sai trái (nếu có).
+ Lấy ý kiến sửa đổi văn bản
Dựa vào tình hình hoạt động của công ty, lãnh đạo có những quyết định
sửa đổi văn bản sao cho phù hợp với tình hình thực tế, phát triển theo hƣớng
CNH-HĐH, và chuyên nghiệp hơn. Vì thế lãnh đạo cần tổ chức họp để lấy ý
kiến và trao đổi với các thành viên trong tổ chức để hoàn thiện việc sửa đổi
văn bản, ra quyết định ban hành những văn bản mới...
+ Ban hành Quyết định quản lí, ví dụ: Quyết định chuyển đơn vị công
tác, điều động nhân sự, bổ nhiệm, bãi nhiệm...
Tạo ra các điều kiện để tiếp cận tri thức mới : phổ biến các quan điểm,
tƣ tƣởng mới và tháo gỡ những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện
công việc, nhiệm vụ, tạo động lực làm việc và tăng năng suất làm việc.
Kerry Gleeson từng viết “Mọi ngƣời đều phải nhờ đến nhau để giải

quyết công việc nên hội họp là điều kiện lí tƣởng nhất để mọi ngƣời trao đổi
và phổ biến cái mới, nhiệm vụ mới”

12


1.4. Quy trình tổ chức hội họp
1.4.1 Chuẩn bị hội họp
- Xác định nội dung cuộc họp
Đây là công việc đầu tiên và hết sức quan trọng, vì thực tế nhiều cuộc
họp diễn ra khi chƣa xác định chính xác nội dung, chủ đề, mục tiêu, yêu cầu
đặt ra thì khi tổ chức sẽ không đạt đƣợc kết quả và lãng phí thời gian, tiền bạc
của cơ quan, tổ chức. Các cuộc họp cần đƣợc tổ chức thƣờng đƣợc xác định
trong quy chế hoạt động, kế hoạch tổ chức hội họp hàng năm của công ty , từ
đó văn phòng và các đơn vị khác trong cơ quan đề xuất với các cấp lãnh đạo
để tổ chức hội họp. Ngoài ra, khi có các công việc quan trọng cần thông báo
hoặc lấy ý kiến của mọi ngƣời, lãnh đạo sẽ giao trách nhiệm cho văn phòng
đứng ra tổ chức cuộc họp.
- Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp
Khi lãnh đạo có quyết định triệu tập, văn phòng sẽ đƣợc giao nhiệm vụ
chủ trì khâu chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức hội họp, bản kế hoạch thƣờng bao
gồm những nội dung sau :
- Mục đích, ý nghĩa
- Tên hội họp (maket, tiêu đề)
- Nội dung hội họp
- Thời gian hội họp
- Địa điểm hội họp
- Thành phần hội họp
- Kinh phí hội họp
- Tổ chức thực hiện

- Xây dựng chương trình nghị sự
Chƣơng trình nghị sự của một cuộc họp/hội nghị( hay còn gọi là lịch
trình cuộc họp là văn bản nêu rõ thông tin cần thiết về cuộc họp, nội dung
từng phần, thời gian diễn biến cuộc họp. Thông thƣờng chƣơng trình nghị sự

13


có 2 phần :
+ Những thông tin chính về cuộc họp: Chủ đề, nội dung , thời gian bắt
đầu và kết thúc, địa điểm, tên ngƣời chủ trì, thƣ kí ghi biên bản, thành phần
tham dự cuộc họp
+ Diễn biến cuộc họp: Các việc cần tiến hành trong quá trình họp, thời
gian của mỗi công việc, tên ngƣời phụ trách từng công việc, tên ngƣời( đơn vị
phối hợp thực hiện nếu có.
Khi lập chƣơng trình hội họp nên chú ý những yêu cầu sau:
+ Bản chƣơng trình càng rõ ràng, cụ thể càng tốt;
+ Không nên đƣa vào chƣơng trình cuộc họp quá nhiều nội dung, có thể
kết hợp nhiều nội dung khác nhau nhƣng phải tập trung cho chủ đề chính;
+ Trình tự diễn biến trƣớc sau và phân bổ thời gian cần hợp lí
+ Soạn chƣơng trình ngắn gọn và chỉ nên trong khuôn khổ một trang
giấy
- Soạn thảo và gửi giấy mời
Giấy mời là một trong những yếu tố cần thiết khi tổ chức một cuộc họp.
Tùy vào quy mô, hình thức, mức độ quan trọng của hội họp mà ta soạn thảo
giấy mời, công văn mời hoặc đôi khi chỉ là thông báo mời bằng lời nói.
Thông thƣờng nội dung giấy mời bao gồm:
+ Ngƣời triệu tập và chủ trì;
+ Thành phần tham dự
+ Nội dung cuộc họp

+ Thời gian, địa điểm họp
+ Những yêu cầu đối với ngƣời đƣợc triệu tập, tham dự
Đối với các cơ quan nhà nƣớc mẫu giấy mời đƣợc quy định tại thông tƣ
01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ.
Thời điểm gửi giấy mời không nên quá sớm hoặc quá muộn; cần gửi
kèm theo tài liệu cũng nhƣ những lƣu ý, chỉ dẫn cần thiết để giúp ngƣời dự

14


họp chủ động chuẩn bị trƣớc khi đến dự cuộc họp
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp
Cơ sở vật chất ở đây bao gồm:
+ Kinh phí;
+ Bố trí phòng họp;
+ Sắp xếp bàn ghế trong phòng họp;
+ Phƣơng tiện ghi chép : máy tính, giấy, bút, máy ghi âm, máy ghi
hình.
+ Thức ăn, thức uống khi giải lao;
+ Phƣơng tiện đi lại, ăn nghỉ;
+ Khác: Phòng vệ sinh, nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện....
1.4.2 Tiến hành hội họp
- Đón tiếp đại biểu
+ Bố trí lễ tân, ngƣời đón tiếp đƣa đón đại biểu, hoặc cần có chỉ dẫn để
đại biểu chủ động và đỡ mất công khi đến tham dự cuộc họp
+ Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm lập danh sách đại biểu, phát tài liệu,
hƣớng dẫn chỗ ngồi, có phòng đón tiếp dành riêng cho các khách mời quan
trọng
- Điều hành cuộc họp
+ Thông thƣờng ngƣời lãnh đạo chính là ngƣời đứng ra điều hành, dẫn

dắt cuộc họp, để mọi ngƣời thảo luận cũng nhƣ đóng góp ý kiến.
+ Mỗi cuộc họp có thể có sự lồng ghép, kết hợp giải quyết nhiều nội
dung khác nhau một cách hợp lí; Xác định tập trung cho chủ đề chính để cuộc
họp không trở nên lan man, dài dòng.
+ Khi giới thiệu đại biểu đến dự cuộc họp, thành phần tham dự, ngƣời
chủ trì, thƣ kí cuộc họp cần hết sức rõ ràng, chính xác về họ tên, chức danh,
cơ quan làm việc và theo một trình tự trƣớc sau hợp lí. Chọn cách giới thiệu
ngắn gọn, trang trọng, tránh lặp lại các từ nhƣ “ Xin trân trọng giới thiệu..”

15


vừa mất thời gian, vừa gây nhàm chán!
+ Khi cuộc họp bắt đầu nên dành thời gian giới thiệu mục đích, yêu
cầu, phƣơng pháp và những chỉ dẫn có liên quan đến cuộc họp
+ Bắt đầu làm việc đúng giờ tạo cho ngƣời dự họp một tác phong làm
việc nghiêm túc và tránh lãng phí thời gian.
+ Thực hiện thủ tục ổn định tổ chức: Duy trì trật tự phòng họp và nhắc
nhở đại biểu các chi tiết cần thiết nhƣ ngồi đúng chỗ, không làm việc riêng
trong khi đang họp.
+ Trình bày báo cáo Ngƣời chủ trì đƣợc phân công chỉ nên trình bày
tóm tắt, ngắn gọn báo cáo, đề án,.. không đọc toàn bộ văn bản vì tài liệu liên
quan đến cuộc họp đã đƣợc gửi trƣớc đến đại biểu tham dự cuộc họp.
+ Các ý kiến chỉ đạo nên xác định thật rõ các vấn đề cần bàn luận nhằm
tím kiếm những cơ hội, giải pháp cho phát triển hoạt động của cơ quan, tổ
chức.Luôn hƣớng đến tháo gỡ những khó khăn trpng công việc, tránh cãi vã,
quy kết trách nhiệm làm cuộc họp bế tắc; Nên trao đổi về những vấn đề chính,
quan trọng, không nên tập trung vào các vấn đề đã xảy ra trong quá khứ. Chú
trọng vào những giải pháp kiến nghị để tổ chức phát triển trong thời gian tới;
+ Kết luận của cuộc họp cần hết sức rõ ràng, cụ thể, nêu rõ những việc

đã đƣợc nhất trí cao trong cuộc họp, đƣợc quyết định làm cùng với biện pháp,
thời gian và sự phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Ghi biên bản
+ Lãnh đạo có trách nhiệm cử thƣ kí ghi chép biên bản nội dung cuộc
họp một cách trung thực, đầy đủ và chính xác diễn biến cuộc họp cũng nhƣ
những vấn đề đƣợc đƣa ra thảo luận trong cuộc họp; Đảm bảo đúng trình tự
của cuộc họp.
+ Một số cuộc họp quan trọng trƣớc khi cuộc họp kết thúc phải đọc lại
biên bản cuộc họp cho mọi ngƣời cùng nghe và sửa những lỗi sai trong việc
ghi chép biên bản cuộc họp; Để đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian

16


ghi biên bản, ngƣời ghi biên bản có thể ghi âm, ghi hình để làm tài liệu cho
việc ghi biên bản;
+ Nội dung chính của biên bản bao gồm :
 Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời tham dự có mặt;
 Những vấn đề đƣợc đƣa ra trình bày và thảo luận;
 Ý kiến phát biểu của ngƣời tham dự;
 Kết luận của chủ tọa và quyết định
+ Biên bản đƣợc trình bày theo mẫu, quy định tại thông tƣ số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ;
1.4.3 Kết thúc hội họp
- Thu thập thông tin, tài liệu , lập hồ sơ cuộc họp
Thông tin đƣa vào lập hồ sơ phải đầy đủ, chính xác và hoàn chỉnh,
tránh làm mất, thất lạc văn bản, tài liệu.
- Hoàn tất biên bản gửi đến những nơi có liên quan trong thời gian sớm
nhất
Đối với những cuộc họp quan trọng, biên bản cần đƣợc gửi đến các đơn

vị có liên quan kịp thời, nhanh chóng giúp cho việc triển khai công việc đƣợc
tốt hơn.
- Thông báo kết quả cuộc họp
Các cuộc họp quan trọng sau khi kết thúc cần ra thông báo kết quả, với
nội dung:
+ Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì;
+ Quyết định của ngƣời có thẩm quyền về việc giải quyết các vấn đề và
phân công trách nhiệm giải quyết;
- Văn bản hóa các nghị quyết, quyết định đã đƣợc thông qua và tổ chức
triển khai công việc theo các quyết định và kết luận đƣợc đƣa ra trong cuộc
họp, ngƣời phụ trách công tác văn thƣ có trách nhiệm soạn thảo các nghị
quyết, quyết định theo chủ trƣơng, ý kiến của lãnh đạo và kết quả của cuộc

17


họp để gửi đến các phòng ban, đơn vị có liên quan
- Tổng kết, rút kinh nghiệm: Đây là việc rất quan trọng của văn phòng
sau khi cuộc họp kết thúc, mọi ngƣời ngồi lại cùng bàn luận về những việc đã
làm đƣợc và chƣa làm đƣợc trong quá trình tổ chức cuộc họp, và rút kinh
nghiệm ở những lần tổ chức hội họp khác.
- Thanh toán, quyết toán
Bộ phận phụ trách tổ chức phải thanh toán, quyết toán tài chính với bộ
phận kế toán, những khoản kê khai phải hợp lí và có chứng từ rõ ràng, đầy đủ.
- Lập hồ sơ cuộc họp: Lập hồ sơ cuộc họp cần tập hợp đầy đủ các văn
bản nhất là các văn bản quan trọng, chủ yếu; Sắp xếp thứ tự văn bản cần theo
trình tự cuộc họp; Loại bỏ những văn bản trùng, bản thảo, bản nháp ra khỏi hồ
sơ khi đã có văn bản chính thức.
1.5 Nguyên tắc tổ chức hội họp
- Công khai, minh bạch

Hội họp là để đóng góp ý kiến, phát huy tính dân chủ, công bằng trong
cơ quan, tổ chức, nhằm giải quyết những công việc chung của tổ chức. Do
vậy việc tổ chức hội họp phải thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan, tổ
chức, phải đƣợc công khai, minh bạch, bảo đảm công bằng, dân chủ,trừ nội
dung thuộc bí mật nhà nƣớc và những nội dung khác theo quy định của Chính
phủ. Bên cạnh đó những cuộc họp kín của nội bộ cơ quan quan trọng, cần
đƣợc bảo mật thông tin thì tùy vào nội dung cuộc họp để công khai hoặc
không công khai. Nhƣng lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội
dung cuộc họp.
Các nội dung quan trọng phải đƣợc công bố tại cuộc họp của cơ quan,
tổ chức, đơn vị; Sau khi họp xong phải công bố kết quả cuộc họp và có biên
bản cuộc họp rõ ràng gửi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Một
số cuộc lới nhƣ hội nghị, đại hội mang tính quần chúng phải thông báo trên
các phƣơng tiện thông tin đại chúng; Đƣa lên trang thông tin điện tử của cơ

18