QTCL - Vòng tròn Deming

Vòng tròn Deming
I.KHÁI NIỆM.

Năm 1950, Tiến sĩ Deming đã giới thiệu cho người Nhật chu trình PDCA: lập kế hoạch -
thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act), và gọi là Chu trình Shewart để
tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng
bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30, nhưng người Nhật lại quen gọi
nó là chu trình hay vòng tròn Deming. Nội dung của các giai đoạn của vòng tròn nầy có thể
tóm tắt như sau:
P (Plan) : lập kế hoạch, định lịch và phương pháp đạt mục tiêu.
D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.
C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
A (Act): Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp
nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào vào mới.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ),
chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không
bao giờ ngừng. Cải tiến ở đây phải hiểu theo nghĩa rộng, không đơn thuần liên quan đến
giải quyết vấn đề, bởi vì nhiều khi giải quyết được vấn đề nhưng không giải quyết được
toàn bộ quá trình, giải quyết vấn đề của bộ phận nầy đôi khi lại gây ra thiệt hại cho nơi
khác.
Vòng tròn PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến
hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại,
ngày nay nó được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất
lượng sản phẩm.

II. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA VÒNG TRÒN DEMING

Trong thực tế, chu trình Deming đề cập đến công việc theo tiến trình vận động của nó chứ
không đề cập đến các vấn đề cụ thể tại các thời điểm cụ thể. Tùy theo các tình huống cụ
thể, người ta tìm cách vận dụng chu trinh PDCA cho phù hợp. Nói chung, có thể chia vòng
tròn nầy thành 6 khu vực với 6 tổ hợp biện pháp tương ứng đẫ được kiểm định trong thực

tiễn.

Vai trò của lãnh đạo được đặt ở vị trí trung tâm nói lên tầm quan trọng của nó trong
việc thực hiện chu trình Deming. Không có tham gia của lãnh đạo thì rất khó đạt được sự
chuyển biến theo hướng cải tiến. Theo Deming, quá trình cải tiến đi từ trên xuống thay vì
từ dưới lên. Lãnh đạo chính là động lực thúc đẩy chu trình tiến triển đi lên theo hình xoắn
ốc, quá trình sau lập lại quá trình trước nhưng ở một mức cao hơn giống như qui luật “phủ
định của phủ định” trong triết học duy vật biện chứng.

2.1.-Xác định các mục tiêu và nhiệm vụ

Các mục tiêu và nhiệm vụ được xác định trên cơ sở chiến lược của doanh nghiệp. Không
xác định được chiến lược của tổ chức thì không thể xác định được những nhiệm vụ của
nó.
Chiến lược hay chính sách của doanh nghiệp được ban lãnh đạo cao nhất xác dịnh dựa vào
những thông tin cần thiết, chính xác bên trong và bên ngoài bằng những luận chứng logic.
các cán bộ của bộ máy phải tiến hành thu thập các số liệu, phân tích và tạo điều kiện để
thực hiện chiến lược.
Mặt khác. cũng cần xác định nhiệm vụ trên cơ sở những vấn đề đang đặt ra cho doanh
nghiệp, sao cho đảm bảo hoạt động chung cho tất cả các bộ phận.
Sau khi xác định được chiến lược thì các nhiệm vụ phải được lượng hóa (khối lượng, tiêu
chuẩn, thời hạn hoàn thành…) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể. Các nhiệm vụ đề ra cần
phải nhằm vào một mục tiêu nhất định, rõ ràng đối với mọi người.
Các chính sách và nhiệm vụ phải được thông tin, hướng dẫn thực hiện cho đúng đối tượng.
Càng ở cấp thấp càng gần được thông tin một cách rõ ràng, cụ thể hơn. Đây chính là quá
trình triển khai chính sách và nhiệm vụ.

2.2.-Xác định các phương pháp đạt mục tiêu

Sau khi đã xác dịnh được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức

để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất. Xác định phương pháp có thể xem như tương đương
với việc tiêu chuẩn hóa, nghĩa là khi xác định một phương pháp, ta phải tiêu chuẩn hóa nó
rồi sau đó áp dụng phương pháp đó trong lý luận và thực tiễn. Mọi người cần thiết phải
hiểu rõ quá trình để làm chủ nó, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một
cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

2.3.-Huấn luyện và đào tạo cán bộ

Các cán bộ chịu trách nhiệm về việc đào tạo và giáo dục cấp dưới của mình. Trên cơ sở
những định mức, tiêu chuẩn đã xác dịnh, người thừa hành phải được hướng dẫn sử dụng
chúng một cách cụ thể. Được đào tạo, huấn luyện, con người có đủ nhận thức, khả năng tự
đảm đương công việc của mình. Việc đào tạo và huấn luyện cán bộ sẽ tạo điều kiện hình
thành những con người đáng tin cậy, có thể trao quyền cho họ. Quản trị trên
tinh thần nhân văn, dựa trên niềm tin vào con người và những phẩm chất tốt đẹp của họ.
Hệ thống quản trị lý tưởng là một hệ thống trong đó tất cả mọi người đều được đào tạo tốt,
có thể tin vào mọi người và không cần phải kiểm tra thái quá. Cũng cần
phải nhận thức rằng lòng tin phải đến từ hai phía: từ trên xuống và từ dưới lên. Lãnh đạo
tin tưởng nhân viên của mình được đào tạo, huấn luyện đầy đủ nên có thể giao công việc
cho họ thực hiện mà không cần phải kềm cặp, kiểm tra quá mức. Nếu không làm được điều
nầy, nhân viên sẽ mất đi tính sáng tạo và họ chỉ tập trung vào thực hiện các nhiệm vụ mà
lãnh đạo phân công bằng các phương pháp mà lãnh đạo qui định, mặc dù họ biết rõ có thể
có cách khác làm tốt hơn.
Mặt khác, nhân viên cũng phải tin tưởng ở lãnh đạo của mình rằng họ cũng được đào tạo
và am hiểu vấn đề nên sẳn sàng cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
Có làm được điều nầy, lãnh đạo sẽ rảnh tay hơn tập trung vào các vấn đề chiến lược như
mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm.v.v. còn nhân viên sẽ thực sự bắt tay vào thực hiện
công việc với sự tự tin, chủ động và sáng tạo.

2.4. Thực hiện công việc.

Sau khi đã xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ
đó, người ta tổ chức bước thực hiện công việc. Nhưng trong thực tế các tiêu chuẩn, quy
chế luôn luôn không hoàn hảo, và điều kiện thực hiện công việc lại luôn thay đổi. Do đó
nếu luôn tuân theo các tiêu chuẩn, quy chế một cách máy móc thì các khuyết tật, hư hỏng
vẫn luôn xuất hiện. Cần phải luôn đổi mới, cập nhật các tiêu chuẩn, quy chế và chỉ có kinh
nghiệm, trình độ, ý thức của người thực hiện mới có thể bù trừ được sự thiếu hoàn hảo của
các tiêu chuẩn, quy chế. Chính vì vậy trong quá trình thực hiện công việc
cần chú ý đến nguyên tắc tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên để không ngừng
cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận và của chung toàn hệ thống.

2.5. Kiểm tra kết quả thực hiện công việc.

Không thể tiến hành quản trị được nếu thiếu sự kiểm tra. Mục tiêu của kiểm tra là để phát
hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để có thể điều chỉnh kịp thời và
ngăn ngừa sự sai lệch đó.
Trước hết cần kiểm tra các yếu tố nguyên nhân. Tức là cần kiểm tra từng quá trình thiết kế,
cung ứng vật tư, sản xuất và cần thấy rõ các yếu tố nguyên nhân không phù hợp với các
yêu cầu đã đặt ra. Việc kiểm tra này được thực hiện bởi những cán bộ cấp
thấp. Cần thiết phải kiểm tra quá trình hay công việc khi nó đang tiến hành
cũng như dựa vào các kết qua khi hoàn tất công việc. Nếu thiếu các kết quả hay các kết quả
bị sai lệch có nghĩa là trong quá trình đã xảy ra một cái gì đó bất thường và đang có những
khó khăn nhất định.

2.6. Thực hiện những tác động quản trị thích hợp.

Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp
để tránh lặp lại những sai lệch đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã
gây nên những sai lệch. Sửa chữa và ngăn ngừa những sai lệch lặp lại đó là hai hành động
khác hẳn nhau, kể cả đối với những biện pháp đem áp dụng. Khi loại bỏ những nguyên
nhân gây sai lệch, cần phải đi đến cội nguồn của vấn đề và áp dụng những biện pháp ngăn

ngừa chúng lặp lại.
Vòng tròn Deming trong thực tế là một công cụ hữu ích để giúp chúng ta hoạch định, thực
hiện, kiểm soát công việc tốt hơn. Tuy nhiên, rất có thể khi chúng ta thực hiện xong một
chu trình P-D-C-A thì khi so sánh kết quả đạt được với các mục tiêu đề ra ban đầu, chúng
ta thấy mình chưa đạt được kết quả mong muốn. Và chính những dữ liệu và kinh nghiệm
rút ra từ chu trình trước sẽ là những yếu tố cần thiết giúp chúng ta xây dựng chu trình P-D-
C-A mới và vòng tròn được lập lại. Sau mỗi vòng tròn, kết quả công việc của chúng ta sẽ
tốt hơn, được cải tiến nhiều hơn.
Vòng tròn Deming có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực một cách có hiệu
quả.
Hãy thử vận dụng nó trước tiên vào chính ngay những công việc thường nhật của bạn, khi
đó tin chắc rằng bạn sẽ thu được những kết quả mong muốn.
Nguồn : NQ Center