Tải bản đầy đủ (.docx) (90 trang)

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.15 MB, 90 trang )

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN
HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện

: ĐINH THỊ TUYẾT NGÂN

Mã số sinh viên

: 1305QTVC043

Khóa

: 2013-2017

Lớp


: ĐH QTVP 13C

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan:
1.

Những nội dung trong khóa luận này là công trình nghiên cứu của

riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt;
2.

Các nội dung nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và chưa được

công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây; Các số liệu trong các bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn
khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo;
3.

Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá,

tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 17 tháng 4 năm 2017
Chủ nhiệm đề tài

Đinh Thị Tuyết Ngân



LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công
tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” đối
với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự
giúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế.
Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu và các phòng,
khoa của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho tôi học tập tốt trong
suốt khóa học. Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa Quản trị văn
phòng, đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng dẫn trong suốt
quá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận.
Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH nói chung,
lãnh đạo Văn phòng nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Loan – trưởng phòng Lưu
trữ của đã rất tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi
hoàn thành khóa luận của mình.
Tôi xin chúc quý thầy cô, quý Viện thành công trong công việc và cuộc sống.
Với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài không
tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự thông cảm cũng như sự đóng
góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Stt
1
2
3
4
5
6

7


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................................................... 2
3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu.................................................................................... 3
4. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................... 4
5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu.............................................................. 4
6. Ý nghĩa của đề tài...................................................................................................................... 4
7. Giả thuyết nghiên cứu............................................................................................................. 5
8. Kết cấu của đề tài....................................................................................................................... 5
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG
HỢP CỦA VĂN PHÒNG........................................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm.................................................................................................................... 6
1.1.1. Khái niệm Văn phòng....................................................................................................... 6
1.1.2. Tham mưu, tổng hợp........................................................................................................ 8
1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp..................................................................................... 9
1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp........................................................... 10
1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp................................................................. 11
1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp........................................................................ 12
1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng............................................................. 14
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN

PHÒNGVIỆNHÀNLÂMKHXH........................................................................................ 19
2.1. Khái quát về viện Hàn lâm KH XH........................................................................ 19

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển.............................................................................. 19


2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức.................................... 19
2.1.2.1. Vị trí và chức năng........................................................................................................ 20
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................. 20
2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................. 20
2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện.......................................................................... 20
2.2.1. Vị trí, chức năng:............................................................................................................. 20
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:................................................................................................... 21
2.2.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................................... 24
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm........25
2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp.
................................................................................................................................................................... 25
2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ............................................................................................. 25
2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng.................................................................................... 28
2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm
KHXH Việt Nam............................................................................................................................. 30
2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính.................................. 30
2.3.2.2. Tổng hợp-Thông tin-Biên tập................................................................................. 44
2.3.2.3. Tham mưu trong công tác pháp chế..................................................................... 46
2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp trong Công tác lưu trữ.................................................. 47
2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất............................................. 49
2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT...................................................................... 50
2.3.2.7. Tham mưu trong Công tác y tế............................................................................... 52
2.3.2.8. Tham mưu, tổng hợp Công tác tài chính-Kế toán........................................ 53
2.3.2.9. Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh.................................................... 54
2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp......................................... 55
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM


MƯU,TỔNGHỢPCỦAVĂNPHÒNGVIỆNHÀNLÂMKHXH........................ 61
3.1. Nhận xét, đánh giá.............................................................................................................. 61


3.1.1. Ưu điểm .................................................................................................
3.1.2. Hạn chế .................................................................................................
3.1.3. Nguyên nhân ........................................................................................
3.2. Giải pháp .................................................................................................
3.2.1. Hoàn thiện thể chế quy định về công tác tham mưu, tổng hợp .........
3.1.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp ........
3.1.3. Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp ........
3.2.4. Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp
70
KẾT LUẬN....................................................................................................
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây, công tác Văn phòng cũng có những
bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của xã hội.
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành toàn bộ
công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn
phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả
cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi
đó văn phòng được xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc được tình

hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu
quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn
vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của VP.
Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn
phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho
nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật,
để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. [32;1]
Tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo
quản lý. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng
hợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt
chức năng tham mưu - tổng hợp giúp lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt
Nam thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Viện tổ chức, điều
hành, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ. Với
phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã thực

1


hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác. Tuy
nhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập quốc tế ngày
càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng vẫn còn nhiều
mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu sắc và có giải pháp khắc phục kịp
thời.
Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết
thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng
cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm
KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các bạn
sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về một trong
những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứng dụng

vào công việc sau này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quan
tâm, nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiên
cứu sau:
-

Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản

trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh.
-

Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB

Thống Kê, Hà Nội
-

Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần

thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội.
-

Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội.
-

Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà

nước, NXB Giáo dục Hà Nội

-

Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay công tác Văn phòng, NXB

2


Chính trị quốc gia, Hà Nội.
-

Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

thống kê, Hà Nội.
Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về công
tác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm:
-

Văn Tất Thu(2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục

vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành
chính hiện nay, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
-

Cao Thị Thanh Hải(2016) , Nâng cao chất lượng công tác tham mưu,

tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
-

Dương Thị Thu Hà(2016), Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn


phòng Sở Tư pháp Hà Nội, Internet.
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp
tuy nhiên, qua khảo sát tôi xin khẳng định, chưa có công trình nào nghiên cứu
về công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu
3.1. Mục tiêu
Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa
được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam.
Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác
tham mưu, tổng hợp của các văn phòng của Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các khối công việc.

3.2. Nội dung nghiên cứu
Đề tài tập trung vào 2 nội dung chính:

3


-

Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng Viện

Hàn Lâm KHXH Việt Nam.
-

Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác

tham mưu, tổng hợp phục vụ Viện trong thời gian tới.

4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp...
-

Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện

chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên
quan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý.
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý

luận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan
hành chính nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng.
-

Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập

các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết.
-

Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công

tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu
đã thu thập được.
-

Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham


mưu, tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội.
5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
-

Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn

phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài nghiên cưu và thu thập số liệu,

tài liệu của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đên nay.

6. Ý nghĩa của đề tài
-

Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường

4


chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
KHXH Việt Nam. Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp có tính khả thi, áp
dụng cho cả Viện hàn lâm KHXH Việt Nam và các cơ quan khác.
-

Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các

nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề.
-

Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng


cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan.
7. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tham mưu tổng hợp của VP Viện Hàn lâm vẫn còn một số hạn
chế, khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này sẽ góp phần vào nâng
cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 3 Chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu -Tổng hợp
Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng
Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham
mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

5


Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU,
TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm Văn phòng
Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban
chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các
phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính. Hơn thế,
bất cứ cấp quản trị nào, trừ công nhân trực tiếp sản xuất đều phải làm công tác
VP và phải làm sao cho hiệu quả. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều
phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt
kết quả tối ưu. Công tác VP tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không tìm hiểu
rõ trong quá trình làm việc có thể dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến cơ

quan, tổ chức.


mỗi góc độ khác nhau, VP được hiểu theo từng nghĩa nhất định. Tuy

nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có khái niệm chung nhất về VP.
Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ
trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847]
Cũng có góc nhìn tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê trong
từ điển Tiếng Việt định nghĩa “”VP là bộ phận phụ trách các công việc liên
quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của
một cơ quan” [24;1022]
Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm,
“Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức
với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công
việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng
Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có
các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng...). Thời Trung Cổ (10001300)

6


văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của
triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ” [24;1023].
Mặc dù các quan điểm trên đưa ra là đúng, tuy nhiên chưa phản ánh
được một cách đầy đủ về VP. VP được hiểu theo 2 nghĩa cơ bản dưới đây:
-Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp tham
mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
-Nghĩa hẹp: VP là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra
hoạt động đối nội, đối nội của cơ quan, đơn vị đó. Cụ thể hơn, đây là nơi làm

việc của những người có chức vụ, tầm cỡ nghị sĩ, tổng thống, giám đốc...
Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức
năng và tính chất:
Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của
cơ quan.
Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục
vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo.
Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến hành
thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động quản lý
của lãnh đạo.
Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP


mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi. Đối với các cơ

quan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của Vp càng được nâng cao; với
các cơ quan có quy mô nhỏ, bộ máy VP sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm
nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán...
Tóm lại, “Văn phòng là bộ máy, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu
mối thông tin để trợ giúp, phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều
hành; là bộ phận đảm nhiệm chức năng hậu cần, cơ sở vật chất để phục vụ
hoạt động chung của toàn cơ quan”

7


1.1.2. Tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,
sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn,
hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu
ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua,
cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến.
Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp
mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra
những quyết định phù hợp nhất.
Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên,
quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt,”Tham mưu là góp
ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham
mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay
một tổ chức” [30; 593]. Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học,
“Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền
quyết định”. Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và
mức độ quan trọng.
Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự
với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ
huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó.
Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội. Đặc biệt,
trong công tác VP tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng
và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo.

8


Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội
dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo
mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”.
Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự
tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác.

Theo Từ điển Tiếng Việt “ Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành
một chỉnh thể”[26; 721]. Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, như tổng
hợp thông tin, tổng hợp số liệu...Để tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có
thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất.
Ts. Văn Tất Thu “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng,
các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ
thành một chỉnh thể” [28;125]. Theo quan điểm này, tổng hợp được hiểu là sự
thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang tách
rời thành một chỉnh thể thống nhất.
Như vậy, “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố
riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn
thành mục tiêu chung”
1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công
tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công
tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian
nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”. [22;96]
Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các
công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện
một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thưLưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân...

9


Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện
pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính
chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp
ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung,
công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định.
Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu

chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp
chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định.
1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý
và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Cố nhà
nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham
mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những
tham mưu đặc sệt “Thầy dùi kiểu Bàng Hồng”. Nhưng cân nhắc và đưa ra
quyết định cuối cùng là người lãnh đạo. Nói cho cùng, không thể không có
tham mưu; tuy nhiên cần chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến
thức, đủ trung thực.
Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độ
chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyết
các vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnh
đạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưu
hiến kế của người thầy vĩ đại là nhân dân.
Văn phòng các cơ quan, tổ chức có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng.
Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu
thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.
Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó
cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình

10


thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng còn thể hiện ở chỗ nó có chức
năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực
hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành,
điều phối công việc hàng ngày của cơ quan.

Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động
thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các VB quan trọng của các cơ
quan đảng và nhà nước, cụ thể như: “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ
quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu
giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ
Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa
các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng”. “Văn
phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên
cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban
thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội
đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội”... Ngoài ra, chức năng tham mưu
của văn phòng bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các quyết định của
Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của
các đơn vị chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối
cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn.
Như vậy, công tác VP nói chung, công tác tham mưu, tổng hợp nói
riêng có tầm vai trò vô cùng quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầu
góp phần vào thành công chung của cơ quan, tổ chức.
1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp

11


Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội nói chung, các hoạt động quản
lý nói riêng, giữa các bộ phận, đơn vị luôn có sự những mối quan hệ nhất định,
hay giữa các hoạt động nghiệp vụ phải đảm bảo quy trình trước sau. Có những
mối quan hệ hỗ trợ nhau để thực hiện công việc tốt hơn nhưng cũng có không ít
mối quan hệ lại gây ra sự khó khăn trong thực hiện công việc.


Cùng là chức năng của VP, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp có
mối quan hệ không thể tách rời.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri “ Văn phòng có chức năng tham mưu và
chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau,
những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà
VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp”. [30;8]
Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In
cho rằng “Chức năng của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng
hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị
trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều,
vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan
là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực”. [23;14]
Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn
đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và tham
mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác
và kịp thời. Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu.
1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt
quan trọng. Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần
phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau:
Về yêu cầu:

12


Yêu cầu tham mưu: Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ,
là hoạt động do cấp thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông
tin, xây dựng các phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thực
hiện công việc. Kỹ năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho công

tác tham mưu trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ.
-

Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động

để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết
điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục.
Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các
ý

tưởng đã tham mưu, đề xuất. Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ,

không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu.
-

Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết

luận và quyết định của lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực
sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của
lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ
đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
-

Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham

mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác
hại không lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không
sửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan,
có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước. Do đó, cần hiểu thực hiện
nghiêm túc các quy định của pháp luật.

-

Tham mưu phải đả bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin. Đồng thời phải

căn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp thông tin
hữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo.
-

Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của

người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính

13


chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là
bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo giao cho nhiệm
vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những
sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng
Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP sẽ được
quy định cụ thể trong các VB của từng cơ quan, tổ chức. Các cơ quan khác nhau
về qui mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động thì chức năng của VP cũng có sự khác
nhau, kéo theo sự khác biệt trong một số nội dung tham mưu, tổng hợp.

Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung
cơ bản sau:
Thứ nhất, Tham mưu tổ chức nhân sự
Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, VP sẽ
đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan. Nếu có cơ quan

có bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân
sự của VP. Các nội dung liên quan đến nhân sự mà VP tham mưu bao gồm:
tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giávà
đãi ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, VP có trách nhiệm tham mưu cho
lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác
VP. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ,
công chức đang làm việc. VP sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu
công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp.
Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và
các chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan
-

Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ

chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị.
-

Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới

sự tham mưu văn phòng; các nội dung xây dựng phải đảm bảo đúng nguyên
14


tắc; bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn
của cơ quan; trong thực hiện nếu có phát sinh khó khăn cần kịp thời điều
chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng
thẩm quyền của cơ quan.
Các chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của cơ quan, lãnh đạo
cũng là một trong những nội dung quan trọng mà VP tham mưu, tổng hợp.
Ngoài tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác, VP còn tham mưu, đề xuất xây dựng các quy chế về lĩnh
vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Xây dựng quy chế làm việc phải thể hiện
được trách nhiệm, quyền hạn và có sự phân công rõ ràng trong từng nhiệm vụ.
Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thức vận
động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ
thống đối với môi trường xung quanh
Thông tin là nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo. Nói rõ hơn, bản
chất của lãnh đạo là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những
quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin được xử lý. Quyết định lãnh
đạo đưa ra dựa trên những thông tin và VP tổng hợp, xử lý và cung cấp.
Những thông tin này sẽ cung cấp dữ liệu và là cơ sở để lãnh đạo đưa ra quyết
định và kiểm tra việ thực hiện quyết định. Thông tin càng chính xác, đầy đủ
thì quyết định đưa ra càng nhanh chóng và đảm bảo được các yêu cầu. Không
những thế, tham mưu tổ chức thực hiện thông tin còn góp phần gợi mở suy
nghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu quả quản lý, lãnh đạo.
Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành VB
Soạn thảo VB là công việc hằng ngày của các nhân viên VP. Mặc dù là
công việc đơn giản song công việc này đòi hỏi phải có tính chính xác cao.
Người thực hiện soạn thảo VB cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện
một cách chính xác các loại VB. Đặc biệt, người làm công tác tham mưu cho
15


lãnh đạo nội dung này cần phải nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình
nghiệp vụ và được đào tạo bài bản về chuyên môn. Có như vậy, tham mưu
tổng hợp mới đem lại hiệu quả.
Bên cạnh đó, VP cũng tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban
hành các VB về công tác kiểm tra, rà soát VB. Đồng thời, tham mưu xây dựng
các lớp bồi dưỡng về soạn thảo VB để thực hiện nhiệm vụ chính xác, đạt hiệu

quả cao.
Thứ năm, tham mưu tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức cửa cơ quan, đơn vị nào. Bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp về
công tác VT-LT có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo ban hành các VB quy
định về công tác VT-LT trong cơ quan; quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ đối với tài liệu lưu trữ cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức làm công tác VT-LT cho cơ quan và các đơn vị (nếu có).
Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác VT-LT trong cơ
quan năm qua và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt động trong năm tiếp
theo.
Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác VT-LT, VP có
nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí sao cho hợp lý.
Nhân sự có trình độ, chuyên môn giỏi sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp
xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt công tác tra tìm và sử dụng hiệu quả. Do đó,
đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp cần chú trọng vấn đề này để không
chỉ nâng cao chất lượng công tác VT-LT mà còn góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của toàn cơ quan.
Thứ sáu. Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Xây dựng cơ sở vật chất có vai trò và vị trí quan trọng trong hoạt động
của mọi cơ quan tổ chức. Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong những

16


yếu tố góp phần vào thành công của tổ chức, là công cụ hỗ trợ đắc lực để đội
ngũ cán bộ, nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, tiết kiệm. Do đó, công
tác tham mưu, tổng hợp về cơ sở vật chất là vấn đề cần được quan tâm.
Những người làm công tác này cần tham mưu với lãnh đạo để thực hiện tốt
công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị để đáp ứng được yêu

cầu công việc ngày càng phức tạp và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học
công nghệ. Tuy nhiên, khi tham mưu về công tác này cần thiết phải xem xét ở
mức độ cần thiết và tình hình thực tế của cơ quan để tránh lãnh phí.
Thứ bảy, Tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính,
tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Tài chính là vấn đề vô cùng nhạy cảm, cần phải có sự quản lý chặt chẽ
do đó cần phải chủ động tổng hợp và tham mưu một cách linh hoạt. VP có
trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phân phối và sử dụng nguồn vốn
tự có và nguồn ngân sách có trọng điểm và đúng với các nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị, tránh hiện tượng lãng phí, tham ô công quỹ. Đồng thời, tham
mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế
về quản lý, sử dụng tài chính công. Để làm được điều này, cần phải có chế độ
kiểm tra, thống kê thường xuyên và rõ ràng.
Thứ tám, tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng
Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là một
trong những nội dung quan trọng mà các VP cần tham mưu. Để công tác này
thật sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân cho
cho tổ chức, các VP cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung, ban
hành nhiều văn bản, tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị triển khai công tác thi
đua, khen thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng
và tình hình tại cơ quan, tạo chính sách khuyến khích các cá nhân hướng ứng
các phong trào thi đua. Đồng thời VP cũng cần phải đề xuất các

17


biện pháp cụ thể, liên quan đến trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, công
chức của đơn vị mình để xin ý kiến lãnh đạo xem xét, cho ý kiến.
Tiểu kết chương 1. Trong phạm vi Chương 1, tôi đã tiến hành hệ thống
hóa cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp dưới một số khía cạnh bao

gồm khái niệm, tầm quan trọng, nguyên tắc, nội dung, mối quan hệ giữa tham
mưu, tổng hợp. Tham mưu, tổng hợp là công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp và
chính xác cao. Do đó, người làm công tác này muốn làm tốt công tác này
trước hết phải hiểu được bản chất, các nguyên tắc khi tham mưu, tổng hợp.
Đồng thời, phải căn cứ vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của cơ
quan, tổ chức để lựa chọn nội dung tham mưu, tổng hợp phù hợp, giúp lãnh
đạo cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý, điều hành.

18


×