HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và
phương pháp hoàn thiện.
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, mặc dù gặp không ít những khó khăn và
trở ngại trong quá trình hình thành và phát triển nhưng Công ty vẫn luôn khẳng
định vị trí của mình và vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân bằng những
thành tích trong nhiều năm qua mà Công ty đã đạt được. Có được những thành
tích đó, phải nói đến phần lớn sự đóng góp rất quan trọng của bộ máy quản lý
nói chung và bộ máy kế toán nói riêng.
Kế toán NVL là phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng
nhất đối với một doanh nghiệp sản xuất. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác
kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết. Công việc này
giúp Công ty đạt tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận đồng thời cũng khẳng định
được vị thế của Công ty trên thương trường.
Với mong muốn hoàn thiện thêm công tác kế toán NVL của Công ty, qua
đề tài này em xin mạnh dạn trình bày những mặt tích cực và hạn chế trong công
tác kế toán NVL để tìm ra đâu là nguyên nhân và từ đó đưa ra một số ý kiến đề
xuất nhằm hoàn thiện thêm phần hành kế toàn này tại Công ty.
3.1.1. Ưu điểm.
Bộ máy tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm và
nhu cầu quản lý của Công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán còn trẻ nhưng có năng
lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Với phương châm con người là nhân tố
mang tính chất quyết định cho sự phát triển của Công ty, nên ngay từ đầu Công
ty đã tuyển chọn và đào tạo cho mình một đội ngũ lao động nói chung và đội
ngũ lao động kế toán nói riêng có phẩm chất, đạo đức tốt, nhiệt tình với công
việc. Trong phòng kế toán, sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phần
hành, không có sự chồng chéo, luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần
hành khi cần thiết. Phòng luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời, số liệu, thông tin cho
đối tượng cần quan tâm nhất là bên quản lý như giám đốc, phó giám đốc,…để
đưa ra các quyết định kinh doanh. Bộ máy làm việc khoa học, chuyên nghiệp,

vận dụng và lập chứng từ phù hợp với chế độ kế toán, cập nhật những thay đổi
về chế độ kế toán để nhanh chóng áp dụng.
Công tác kế toán trong Công ty đã được vi tính hóa, mỗi kế toán được
trang bị một máy tính hiện đại, đặc biệt, không chỉ các máy tính trong phòng kế
toán được nối mạng với nhau mà các máy tính của phòng Kế hoạch – thị
trường, phòng vật tư và phòng tài vụ cũng được nối mạng với nhau phục vụ cho
việc cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả. Phần mềm kế toán mà Công ty
đang sử dụng hiện nay là VC2001. Phần mềm được thiết kế phù hợp với hình
thức ghi sổ và đặc điểm kế toán của Công ty bởi một công ty phần mềm. Chính
vì vậy, phần mềm này đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán của Công ty
trong việc ghi chép, tính toán và lên sổ.
Công tác kế toán vật tư trước đây do có rất nhiều loại NVL nên khối lượng
công việc lớn. Nhưng từ khi áp dụng phần mềm kế toán này đã giảm thiểu công
việc của kế toán vật tư. Các loại NVL được mã hóa và việc xử lý các chứng từ
trên máy đã giúp kế toán vật tư không chỉ dễ dàng hơn trong công tác quản lý và
hạch toán mà còn trở nên đơn giản hơn và chính xác hơn, nhất là việc tính giá
trị NVL xuất kho.
Việc quản lý vật tư được Công ty rất chú trọng, không những ở khâu sản
xuất mà ở tất cả các khâu: thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ. Vật tư của
Công ty được bảo quản tại 5 kho: ANH, THAT, BICH, THU, ĐM - KT. Các
kho đều đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của 1 kho hàng và chịu sự quản lý
trực tiếp của các thủ kho.
Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm
một cách tương đối chính xác. Và đây là căn cứ cho tất cả các hoạt động liên
quan đến NVL. Phòng vật tư dựa vào định mức này để xây dựng nên kế hoạch
thu mua, dự trữ và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho sản xuất. Phòng
KCS, cũng dựa vào định mức này để kiểm tra NVL về tất cả các mặt: số lượng,
chất lượng, quy cách, chủng loại trước khi đưa vào sản xuất. Nhờ đó, NVL sản
xuất luôn đảm bảo chất lượng, giúp cho quá trính sản xuất được tiến hành liên
tục, đều đặn theo đúng kế hoạch, chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo.

Phòng vật tư cũng dựa vào bảng định mức này để so sánh tình hình phân bổ
NVL cho từng sản phẩm theo định mức và theo số liệu thực tế, để từ đó tính ra
số tiết kiệm hay lãng phí. Nếu việc sử dụng NVL là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo
chất lượng sản phẩm thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng, ngược lại, nếu NVL
bị sử dụng lãng phí, có mất mát, thất thoát, tùy theo nguyên nhân mà Công ty
tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường.
Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên rất thích hợp và
hiệu quả vì công tác kế toán của Công ty được thực hiện dưới sự hỗ trợ của
phần mềm kế toán. Do vậy, việc theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có
hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán đối với một Công ty
có quy mô lớn, chủng loại NVL nhiều, tần suất nhập, xuất NVL lớn không còn
khó khăn nữa. Mặt khác, phương pháp kê khai thường xuyên còn mang lại hiệu
quản cho quản lý trong việc phát hiện và xử lý những hư hỏng, tổn thất NVL, số
lượng vật liệu thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp
thời.
Công ty đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền để tính
giá NVL xuất kho. Theo phương pháp này, hàng ngày, kế toán chỉ theo dõi NVL
xuất kho về mặt số lượng mà không theo dõi về mặt giá trị mà giá trị của nó sẽ
được xác định vào cuối kỳ sau khi tổng hợp được NVL tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ. Nếu Công ty làm kế toán kiểu thủ công thì sử dụng phương pháp tính
giá này sẽ rất khó khăn đối với một Công ty lớn vì khi đó công việc tính toán sẽ
dồn hết vào cuối kỳ. Tuy nhiên, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác kế toán (kế toán máy) thì công việc tính giá lại rất đơn giản, đến cuối
kỳ, với mỗi loại NVL, khi mà đã nhập hết các số liệu tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ, kế toán chi việc chọn mục “tính giá trung bình” thì ngay lập tức các giá trị
các vật liệu đã được xuất kho sẽ được máy tính toán hết. Như vậy, với Công ty
CP BK Hải Hà, việc sử dụng phương pháp tính giá này là hoàn toàn hợp lý.
Tổ chức hạch toán ban đầu của Công ty được thiết kế tương đối tốt, đảm
bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý. Chứng từ được lưu trữ theo
đúng quy định hiện hành: luân chuyển chứng từ giữa phòng Kế hoạch – thị

trường, phòng vật tư, phòng kế toán và kho được thực hiện khá nhịp nhàng.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL giúp
đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất –
tồn NVL kịp thời và chính xác.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, diễn ra hàng ngày, chu kỳ
sản xuất ngắn, sản xuất ra nhiều sản phẩm một lúc, cho nên việc sử dụng hình
thức nhật ký chứng từ là phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chi tiết các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với việc vận dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng
từ, việc mở sổ kế toán và ghi chép, hạch toán về cơ bản đã được áp dụng chính
xác theo chế độ kế toán hiện hành trên cơ sở phù hợp với những đặc điểm riêng
của Công ty.
3.1.2. Nhược điểm.
Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm trên, trong công tác kế toán NVL tại
Công ty vẫn còn một số mặt tồn tại như sau:
Thứ nhất, Công ty có một số nhà máy và chi nhánh ở xa, đây là một khó
khăn cho công tác quản lý NVL vì khoảng cách địa lý sẽ không thuận lợi, việc
sản xuất có thể bị gián đoạn khi thiếu một số NVL và phải chờ vận chuyển đến,
làm cho việc kiểm kê, quản lý vật tư sẽ rất khó và tốn thời gian, hóa đơn, chứng
từ chuyển về chậm. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán vật tư và
quản lý.
Thứ hai, Công ty không sử dụng một vài loại NVL mà sử dụng rất nhiều
loại (khoảng 1.500 loại), mỗi loại lại có đặc điểm và tính chất khác nhau. Do
vậy, để quản lý và phục vụ cho công tác kế toán, Công ty đã mã hóa tất cả các
loại NVL. Mỗi mã vật tư bao gồm 2 phần: tên kho và số đếm. Nhưng việc mã
hóa này lại không thống nhất về hình thức như: có một số mã được mã hóa theo
công thức: tên kho + số đếm như THAT 243, BICH 159,.... Bên cạnh đó cũng có
một số mã lại được mã hóa theo công thức: số đếm + tên kho như 15 BICH, 57
THAT,…, giữa tên kho và số đếm khi được viết liền khi thì có dấu cách như
THAT9, 7THU,…Phần mềm kế toán máy được thiết kế trước và chỉ thực hiện
được khi có sự tác động của con người, đó là con người phải khai báo trước,

quy ước trước, và phải nhập số liệu đúng như khai báo và quy ước thì máy mới
hiểu và thực hiện đúng được. Nếu theo việc mã hóa như trên, thì việc kế toán
vật tư sẽ gặp nhiều khó khăn khi tìm lọc mã vật tư, cho việc ghi chép và quản lý
vật tư.
Thứ ba, mặc dù, hệ thống kế toán đã được trang bị hệ thống máy tính khá
đầy đủ nhưng phần mềm kế toán của Công ty vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn
yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin. Vẫn còn một số phần phải tiến
hành tính toán thủ công rồi mới nhập vào máy. Ví dụ như: việc tách thuế GTGT
từ các hóa đơn mua hàng và bán hàng vẫn phải tiến hành thủ công. Thuế tách
riêng trên máy bằng chương trình Excel, sau đó kế toán lại một lần nữa tách chi
phí không có thuế để tính giá thành, công tác kế toán bị lặp lại nhiều lần.
Thứ tư, phần lớn các phiếu xuất kho NVL được lập vào cuối tháng, còn
hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư. Mặt khác, các chứng từ
xuất rất nhiều nhưng phần lớn cuối tháng mới được gửi lên phòng kế toán, có độ
trễ về thời gian. Như vậy công việc của kế toán luôn bị dồn vào cuối tháng, cuối
quý. Điều này, không những ảnh hưởng đến phần hành kế toán NVL mà còn
ảnh hưởng đến các phần hành kế toán khác như kế toán tiêu thụ và xác định kết
quả. “Báo cáo vật tư” thường được gửi lên muộn, nên không được kế toán vật tư
dùng để ghi sổ mà hạch toán chi tiết NVL cho từng sản phẩm theo định mức,
như vậy, không phả ánh đúng được chi phí NVL thực tế xuất dùng. Báo cáo vật
tư thường chỉ được dùng cho mục đích đối chiếu, so sánh giữa số lượng NVL