Summary of PhD thesis in Economics: Organizing management accounting information system in confectionery manufacturing enterprises in Hanoi

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INTRODUCTION
1. Research motivations
With the strong development of accounting science, MAIS has also 
gradually developed. The information provided by MAIS is increasingly 
useful and shows the indispensable roles in the management activities of 
enterprises. Firstly, MAIS is a tool to help managers to estimate the plans 
and budgets to run business as well as organize resources to implement the 
plans and budgets. Besides that, MAIS is a measure to help administrators 
to evaluate the process and performance, identify the deviations and the 
causes, detect the effective solutions to improve. MAIS is also a source of 
information   to   help   administrators   make   the   right   and   timely   decisions, 
seize   the   opportunities   that   the   market   brings.   In   particular,   Vietnam   is 
receiving   a   new   wave   of   technology   brought   by   the   4th   industrial 
revolution. Therefore, businesses need to adapt and innovate MAIS to better 
meet the information needs of business administrators. Despite playing the 
important roles, MAIS has not been properly paid attention both from the 
agencies that issue State laws as well as the enterprise. 
At   the   confectionery   production   enterprises   in   Hanoi   today,   the 
organization of MAIS still has some shortcomings such as the overlapped 
arrangement of people to perform the tasks in the system is overlapped, lack 
of   rhythmic   coordination   between   individuals   and   departments   in   the 
enterprise, unclear procedures for collecting, processing data and providing 
information. That is because administrators in these kinds of enterprises 
have  not  yet  seen  the  importance  of  organizing  MAIS.  That  is  because 
administrators in these kinds of enterprises have not yet seen the importance 


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of   organizing   MAIS.   These   limitations   lead   to   the   information   that   the 
system provides not to help managers making decisions. Therefore, when 
managers   need   information   for   making   decisions   or   planning   business 
production, there is almost no reliable basis to practice.
Stemming   from   the   mentioned   issues,   the   author   chose   the   topic 
"Organizing   management   accounting   information   system   in  
confectionery manufacturing enterprises in Hanoi"   for doctoral thesis 
research.
2. Literature overview 
The   author   has   reviewed   the   domestic   and   international   kinds   of 
literature related to the research issue and divided them into two segments:
(1)   The   researches   on   the   AIS   organization   and   the   MAIS 
organization.
(2)   The   studies   on   factors   affecting   the   AIS   organization   and   the 
MAIS organization.
Thereby, the author realizes unexplained gaps following:
­ The studies have not mentioned the requirements to set up the MAIS. 
Although some studies have taken a multi­perspective approach, the studies 
have not fully and clearly shown the issue of the MAIS organization. There 
are very few studies published considering the MAIS organization with the 
trend of the information integration systems and big data.
­ The domestic studies have mainly used qualitative research methods 
to   give   the   factors   affecting   the   MAIS   organization.   Very   few   projects 
studies put forward models and test factors affecting the MAIS organization 
in manufacturing enterprises.


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­   The   studies   related   to   AIS,   MAS   though   diverse   in   types   of 

businesses. However, there has not been any study on MAIS organization in 
confectionery manufacturing enterprises in Hanoi.
3. Objectives and Missions
Objectives: The objective of the thesis is to study and propose solutions 
to perfect the MAIS organization of confectionery manufacturing joint­stock 
enterprises in Hanoi to meet management requirements in the context of 
globalization and implementation of the industrial revolution 4.0
Missions:
­  Studying  and shedding  out  theories  framework  about  the  MAIS 
organization in manufacturing enterprises in a multi­perspective approach 
(the components of the system, the information contents, the information 
function of the system) and placing it in the context of technology 4.0, the 
system integrates information. In addition to the concepts and nature of 
MAIS, clarify requirements for MAIS organization, contents of MAIS, and 
factors affecting MAIS organization in manufacturing enterprises.
­ Studying and clarifying the actuality about the MAIS organization 
and factors affecting MAIS organization in confectionery manufacturing 
joint­stock enterprises in Hanoi.
­   Researching   solutions   to   help   the   confectionery   manufacturing 
enterprises   in   Hanoi   improve   the   MAIS   organization   to   provide   useful 
information for administrators in the enterprise.
4. Object and scope 
4.1. Object


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The   thesis   researches   the   theoretical   framework   about   MAIS 
organization,   factors   affecting   the   MAIS   organization   in   manufacturing 
enterprises   as   well   as   the   actuality   of   MAIS   organization   and   factors 

affecting   MAIS   organization   in   the   confectionery   manufacturing   joint­
stock enterprises in Hanoi. 
4.2. Scope
+   Content:   The   thesis   studies   theory   và   practice   of   MAIS 
organization in enterprises. 
+   Size:   researching   at   typical   twenty­five   (25)   confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi.
+ Timeline: the thesis was conducted in the period from 2014 to 2018
5. Research questions
Question 1:  What are the requirements and contents of the MAIS 
organization in the manufacturing enterprises? Which factors are affecting 
the MAIS in enterprises?
Question   2:  What   is   the   actuality   of   MAIS   organization   in 
confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi?   Which 
factors are affecting MAIS organization in confectionery manufacturing 
joint­stock enterprises in Ha Noi?
Question 3:  Which solutions should be applied to improve MAIS 
organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha 
Noi?
Question   4:  What   recommendations   should   be   given   to   the 
Government,   authorities,   and   confectionery   manufacturing   joint­stock 
enterprises in Ha Noi enterprises do to implement solutions?


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6. Research process and method
6.1. Research process
The research process of the thesis  has  carried out in four (6) steps: 
(1) Identify research issues, (2) Determine the research objectives, object, 

and scope, (3) Select the research method, (4) Clarify theories, (5) Survey 
the current situation, (6) Proposing solutions and recommendations.
6.2. Research method
The thesis uses a combination of qualitative and quantitative research 
methods. In particular, the qualitative method is used to systematize the 
theoretical background and understand the current status of MAIS in the 
confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi.   The 
quantitative   method   is   used   to   survey   and   assess   the   factors   affecting 
MAIS in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi.
7. Scientific findings
The   thesis   has   reviewed,   set   up   and   shed   light   on   the   necessary 
theoretical   background   to   organizing   a   management   accounting 
information   system.   The   study   has   stressed   that   there   are   three   basic 
requirements   that   management   accounting   information   systems   need   to 
support when organized: (i) quality information, (ii) quality service, (iii) 
efficiency. The multi­perspective research approach identified in the thesis 
is mainly a combination of different approaches – in particular: component 
approach, content approach, information function approach. According to 
this   research   approach,   firms   have   to   organize   MAIS   following   issues: 
data; process and distribution; information technology; systems controls; 
people.   A   model   was   created   to   determine   the   effect   of   factors   on 


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management accounting information systems organization. Factors consist 
of business characteristics, organizational structure, top managers, external 
expertise.
The   thesis   has   indicated   characteristics   of   confectionery 
manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi   to   identifying   the 

necessary organization of MAIS. In the thesis, the actuality about MAIS 
organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha 
Noi was truly reflected to detect and handle the shortcomings in this kind 
of   enterprise.   The   study   has   investigated   factors   that   affect   to   MAIS 
organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha 
Noi from managers and accountants’ s points of view. It has examined the 
effect of business characteristics, organizational structure, top managers, 
external expertise on the MAIS organization.
Based   on   findings   from   using   the   mixing   of   qualitative   and 
quantitative   methods,   the   thesis   has   proposed   solutions   for   MAIS 
organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha 
Noi.   The   proposed   solutions   have   become   potential   solutions   that   are 
completely consistent with principles of MAIS organization and the new 
problem such as industry 4.0, modern management. The thesis has made 
proposals to Government organizations, training facilities, confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi to effectively implement 
the proposed solutions.
8. Structure of the thesis
The thesis is structured into 3 chapters.


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CHAPTER 1
THEORETICAL FRAMEWORK OF THE ORGANIZATION 
OF MANAGEMENT ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN 
MANUFACTURING ENTERPRISES

1.1.   Overview   of   management   accounting   information   system   in 
manufacturing enterprises
1.1.1. Concept và nature of MAIS in manufacturing enterprises
­ Concept of MAIS
MAIS is a subsystem of AIS that is in the management system of the 
enterprise,   formed   due   to   the   inevitability   of   the   need   to   keep   internal 
information secret with competitors. The information provided by the MAIS 
will help managers and executives of the enterprise to make better decisions.
Through analysis of the different approaches of the system, the thesis 
proposes the concept that "MAIS is a set of elements or components that  
interact to collect, process, store and distribute data and information for  
administrators to accomplish their goals".
­ Nature of MAIS
MAIS   is   the   connection   between   the   elements   together   to   create 
valuable   information   to   managers   in   the   business.   MAIS   consists   of 
components,   following:   Data,   process   and   distribution   information,   IT, 
system control, human resources. These interrelated components combine 
to collect, process, analyze and deliver information to users. The result of 
linking these elements is the information created for the planning, control 
and decision making of administrators at the enterprise level. MAIS has 


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interaction with the surrounding environment, so there is no only form of 
MAIS that is suitable for all types of businesses. MAIS is on the process of 
innovation to better meet the information needs of business executives.
1.1.2. Role of MAIS in manufacturing enterprises
With the strong development of accounting science, MAIS has also 
gradually developed. The information provided by MAIS is increasingly 

useful and shows the indispensable roles in the management activities of 
enterprises. MAIS is a tool to help managers to estimate the plans and 
budgets   to   run   business.   MAIS   is   a   measure   to   help   administrators   to 
evaluate   the   process   and   performance.   MAIS   is   also   a   source   of 
information to help administrators make the right and timely decisions, 
seize the opportunities that the market brings. 
1.1.3. Components of MAIS in manufacturing enterprises
The author bases on the studies of the previous authors to identify the 
components of MAIS in manufacturing enterprises. To collect, process, 
and provide useful information for administrators, the author believes that 
MAIS   has   the   following   components:   (1)   input   data,   (2)   Process,   and 
distribution information, (3) IT application, (4) System control, (5) Human 
resources.
1.2. The organization of MAIS in manufacturing enterprises
1.2.1. Concept of the organization of MAIS
The author approaches the organization of MAIS to the components. 
According to the selected approach, the concept of organization of MAIS 
is stated as follows: Organization of MAIS is arrangement elements or 
components   (input   data,   process,   and   distribution   information,   IT 
application, system control, human resources) to collect, process, store and 


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distribute   useful   data   and   information   for   administrators   to   accomplish 
goals".
1.2.2.   Requiremens   of   organization   of   MAIS   in   manufacturing  
enterprises
The   requirements   for   the   organization   of   MAIS   include:   Firstly, 
organization   of   MAIS   must   ensure   that   the   system   provides   quality 

information.   The   criteria   for   evaluating   quality   information   contain 
accurate,   complete,   appropriate,   concise.   Secondly,   the   organization   of 
MAIS must guarantee that system delivery quality service. Measures for 
service   quality   include   timeliness   and   confidentiality.   Thirdly,   the 
organization   of   MAIS   must   secure   that   the   system   is   effective.   The 
standards for evaluating the effectiveness are the degree of compatibility 
between MAIS and characteristics of enterprise, the productivity of the 
system operator. Based on the requirements of organizing MAIS, it will 
help to organize MAIS well in the enterprise.
1.2.3. Principles of organization of MAIS in manufacturing enterprises
­   Unifying   principle:   The   organization   of   MAIS   must   show 
cooperation   between   departments   to   collect,   process,   store   and   provide 
information in enterprises.
­ Appropriate principle: The organization of MAIS must be suitable 
for   the   size   and   business   characteristics   of   each   enterprise,   fit   to   the 
qualification of the staffs and must be appropriate with the level of IT 
application as well as the ability to use technical means to calculate, record 
and process information of accountants and others.


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­ Principles of thriftiness and efficiency: The organization of MAIS 
must either be implemented at the lowest cost or meet the management 
requirements.
1.2.4. Contents of  MAIS organization in manufacturing enterprises
1.2.4.1. Organizing data
­ Organizing data collection and systematization
The   data   is   the   input   source   of   MAIS,   processed   and   analyzed, 
which   will   become   useful   information   for   the   decision­making   of   the 

administrators. Organizing data collection and systematization consist of 
4   steps:   Determine   the   types   of   data   to   be   collected,   identify   data 
collection sources, define data collection methods, and specify how to 
systematize data
­ Organizing data storage
Organizing data storage is the arrangement, preservation of data in a 
complete, careful and systematic manner. MA data can be stored on two 
types of information carriers, on paper and files. The papers can be put in 
file cabinets. Meanwhile, the files can be saved in computer hardware or 
cloud applications.
1.2.4.2.   Organizing   the   processing   and   providing   management  
accounting information
MA   information   is   set   up   to   help   administrators   achieve   their 
management   goals.   Therefore,   the   processing   information   will   be 
organized   based   on   the   goals   of   the   administrators.   Accordingly,   the 
organization   of   processing   and   providing   information   to   management 
objectives will include the following: 


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(1) Organizing data processing to build standards and budgets, (2) 
Organizing   data   processing   to   support   the   implementation   control,   (3) 
Organizing data processing to support the implementation control to serve 
the inspection and evaluation, (4) Organizing data processing to support 
decision­making,   (5)   Organizing   the   provision   and   feedback.   The 
information processing organization includes the three steps as shown in 
the following diagram:
Diagram 1.3: Organizing the processing MA information

1.2.4.3. Organizing the applying information technology 
In   the   era   of   information   technology,   software,   hardware,   and 
networks have become indispensable and effective means influencing the 
operation of the system in enterprises. Organizing IT applications well is 
very important to ensure the system collect, process and provide timely 
and accurate information for administrators. Steps of the organization of 
IT applications include (1) selecting and installing IT, (2) instructing the 
operation of IT, (3) evaluating IT.
1.2.4.4. Organizing system control 
The   organization   of   system   control   is   establishing   policies   and 
procedures to ensure the system operates safely and effectively, and the 
regulations   followed.   Three   steps   of   the   system   control   organization 


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contain:   identifying  control  documents   and  procedures,  determining   the 
control contents, defining the control policy.
1.2.4.5.  Organizing human resourses in MAIS
Human resources is one of the elements of MAIS and is considered 
as a decisive factor in the success of the system. Human resources in the 
MAIS are individuals to operate and exploit the system. Organizing human 
resources organization in the MAIS includes three steps: identifying the 
MA model, identifying implementation personnel, and assigning tasks.

1.3. Factors affecting the organization of MAIS in manufacturing enterprises
1.3.1. Theories
1.3.1.1. Contingency theory
The contingency approach to the organization of MAIS shows that 
there is no best way to organize the MAIS for all types of businesses. 

Organizing   MAIS   depends   on   the   internal   and   external   operating 
environment in each enterprise.
1.3.1.2. Information economics theory
Applying the information economics theory in this study explains 
that   it   is   necessary   to   consider   the   costs   and   benefits   of   the   MAIS 
organization.   Managers   need   to   compare   costs   such   as   labor   cost, 
equipment cost to collect, process and provide information with benefits 
from correct decisions supported by MAIS. 
1.3.1.3. Diffusion of innovation theory


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The   diffusion   of   innovation   theory   is   useful   to   research   the 
organization   of   MAIS   because   companies   operate   MAIS   based   on   IT 
applications 
The theory explains that the decision to adopt IT innovations will be 
influenced   by   factors   as   business   administrators,   accountants,   IT 
infrastructure that will bring quality and success to the system.
1.3.2. Research model for factors affecting the organization of MAIS in  
production enterprises
Based   on   the   relevant   theories   and   empirical   research,   the   author 
proposes a model to study the factors affecting the MAIS organization in 
production enterprises. The dependent variable of the model is the MAIS 
organization.   The   independent   variables   are   business   characteristics, 
organization structure, top management, external expertise, IT.
CHAPTER 2
THE ACTUALITY OF  ORGANIZING MANAGEMENT 
ACCOUNTING IMFORMATION SYSTEM IN THE 
CONFECTIONERY MANUFACTURING JOINT­STOCK 

ENTERPRISES IN HA NOI

2.1.   Overview   of   the  confectionery   manufacturing   joint­stock 
enterprises in Hanoi
The thesis presents the history of the formation and development of 
the   confectionery   industry,   associated   with   the   development   of   the 
confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Hanoi,   the 
characteristics   of   production   and   business   activities,   management,   and 


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accounting   in   confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in 
Hanoi.
2.2.   The   actuality   of   organizing   MAIS   in   the  confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
2.2.1. The actuality of organizing data
All confectionary companies surveyed in Ha Noi collect planned data 
and actual data. However, only 20% (5/25) surveyed companies collect 
forecast   data.   Besides,   surveyed   companies   focus   on   collecting   more 
financial   data   than   non­financial   data.   14/25   businesses   base   on   the 
system's   ability   to   collect   data   (accounting   for   56%),   11/25   businesses 
(accounting for 44%) base on the needs of administrators to do this. 24% 
(6/25) businesses collect data from internal database resources and 76% 
(19/25) do this from departments directly. 12% (3/25) businesses collect 
data from external resources. All surveyed businesses use reports formed 
both   papers   and   electronic   documents.   These   enterprises   mainly   use 
accounts detailed levels 2 and 3, set up general codes with other systems. 
32% (8/25) enterprises implement the integration of data with a centralized 
database in the whole enterprise.

2.2.2. The actuality of organizing data processing, information distribution
2.2.2.1.   The   actuality   of   organizing   data   processing   to   establish  
standards and budgets
The results of the survey show that 24% (6/25) businesses establish 
standards that are carried out by accountants. However, these enterprises 
only build standards of direct material expenses, direct labor expenses, and 
overhead   expenses.   Others   such   as   standards   of   selling   expenses, 


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administrative   expenses   have   not   been   set.   84%   (21/25)   enterprises 
surveyed build budgets. Accountants are mainly responsible for building 
budgets   by   40%   (10/25)   enterprises   surveyed.   There   are   24%   (6/25) 
enterprises   that   accountants   make   all   kinds   of   budget   and   16%   (4/25) 
enterprises that accountants only set up some budgets such as the budget of 
consumption, direct raw material, direct labor,  overhead, capital, money.
2.2.2.2. The actuality of organizing data processing to support control of  
implementation
This content concentrates on data processing to support control of 
cost implementation at confectionery manufacturing joint­stock enterprises 
in   Hanoi.   Data   processing   to   calculate   the   actual   cost   is   carried   by 
accountants. All businesses use the method of the production process to 
determine costs. 80% (20/25) use both two methods: order­based­method 
and the production process method to determine costs. No business adopt 
an activity­based cost (ABC) method or a target cost (Kaizen) method to 
determine costs.
2.2.2.3.   The   actuality   of   organizing   data   processing   to   support  
performance evaluation
The result of the survey shows that all enterprises do data processing 

for performance evaluation. 72% (18/25) enterprises processing data for 
performance   evaluation   are   done   by   accountants   in   the   accounting 
department.   28%   (7/25)   enterprise   this   work   is   carried   by   another 
department such as the planning department, analyzing department. These 
enterprises   mostly   use   the   comparative   method,   the   ratio   method, 
associated   with   the   graphs,   charts   method.   Other   methods   such   as   the 
continuous replacement method, the balance method were not used.


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2.2.2.4. The actuality of organizing data processing to support decision  
making
The executives in the joint­stock enterprises in Hanoi often have to 
make all kinds of decisions such as decisions on the price of confectionery 
products, the number of products manufactured, sources of raw materials 
purchased,   decisions   on   adjusting   the   structure   of   production   and 
consumption   goods,   decisions   on   major   suppliers   and   customers. 
However,   only   24%   (6/25)   of   the   surveyed   enterprises   conducted   data 
processing to support decision making, and the accounting division was 
mainly responsible. 76% (19/25) of businesses that do not process data 
support decision making. Only when managers needed, they will request 
the   data   and   will   evaluate   and   analyze   it   to   make   decisions.   Data 
processing   methods   still   have   many   limitations,   so   affecting   quality 
information for decision making.
2.2.2.5. The actualiy of organizing information distribution
In   the   surveyed   enterprises,   MAIS   provides   information   at   every 
level   of   managers   in   the   business   including   the   Board   of   Directors, 
Directors,   heads   of   departments,   factory   managers.   MAIS   supplies 
information priorly or irregularly upon requests of managers. 68% (17/25) 

surveyed   enterprises   still   use   traditional   reporting   systems   to   provide 
information . 8% (2/25) of enterprises have application of modern IT, so 
apply the form of providing information through integrated information 
systems and the level of integration is full. 24% (6/25) of enterprises apply 
both mentioned ways. The feedback of MAIS is also important, but the 
reality shows that only 24% (6/25) carry out this work.
2.2.3. The actuality of organizing the applying information technology 


1

72% (18/25) of surveyed enterprises use multifunctional devices that 
combine   photos,   printing,   and   scan.   32%   (8/25)   of   enterprises   use   the 
separated   MA   module   and   the   integrated   software.   92%   (23/25)   of 
enterprises can change, upgrade the system if managers require it. This 
finger   shows   that   enterprises   decentralize   the   use   of   the   system.   100% 
(25/25) of enterprises use the intranet. 12% (3/25) of businesses use the 
internet in transactions. 28% (7/25) of businesses use websites. 12% (3/25) 
of enterprises evaluate IT during the trial operation period. 60% (15/25) of 
enterprises do evaluations at the official operation stage.
2.2.4. The actuality of organizing system control
The results of the survey show that 40% (10/25) of enterprises identify 
control documents, control procedures, descriptive reports, system flowcharts 
and programs, system manuals. Contents of system implementation process 
control, software control, and hardware control, administrative control are 
made by  80% (20/25) of enterprises. The content of data security control is 
implemented   by   100%   (25/25)   of   enterprises.   At   rate   of   over   50%,   the 
implementation of the control content is not good. The number of enterprises 
establishing control policies is 40% (10/25).
2.2.5. The actuality of organizing human resourses

100%   (25/25)   of   companies   apply   the   mixture   MA   model.   The 
number   of   employees   in   25   confectionery   manufacturing   joint­stock 
companies   in   Hanoi   is   125   people.   5.6%   (7/125)   enterprises   use 
accountants   without   accounting   training   degrees.   94.4%   (118/125) 
personnel have a suitable training degree for the job. Among them, the 
accountants who have mastered are 1.69% (2/118), who graduated from 
university is 74.58% (88/118), and who graduated from college is 17.8% 


19

(21/118) and graduated from undercollege is 5.93% (7/118). The level of 
meeting the work requirements of accountants accounts for 72% (18/25). 
60%   (15/25)   of   enterprises   have   not   yet   assigned   jobs   specifically   and 
clearly to each individuals and departments.
2.3. The actuality of factors affecting the organization of MAIS  in the 
confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
Based   on   the   theoretical   model   and   the   results   of   the   experts' 
discussion,   the   dissertation   proposes   a   research   model   with   5   factors 
affecting the MAIS organization in the confectionery manufacturing joint­
stock   enterprises   in   Hanoi,   including   the   following:   business 
characteristics, organization structure, top management, external expertise, 
IT.
The thesis suggests a scale of variables that are adjusted to match the 
actual   characteristics   of   the   confectionery   manufacturing   joint­stock 
enterprises in Hanoi.
The   overall   sampling   frame   of   the   research   project   include   25 
confectionery manufacturing enterprises joint­stock in Hanoi. The author 
determines the expected sample size of at least 115.

The thesis uses SPSS software to process data in turn to the steps: 
verifying the scale quality, analyzing discovering new factors, analyzing 
multiple linear regression.
The   results   show   that   3   factors   are   affecting   the   organization   of 
MAIS the confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi, in 
which   the   factor   of   business   characteristics   has   the   largest   impact,   the 


1

element of top management has the second most influential, the element of 
the organization structure has the third­largest impact.

2.4. Evaluating the actuality of organizing MAIS in the  confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
2.4.1. Advantages
The   data   presented   on   the   system   of   reports   comply   with   the 
regulations   of   the   competent   authority.   Businesses   organize   more 
information   modules   that   meet   the   requirements   of   administrators.   IT 
replaces the work of accountants in collecting, processing, analyzing data, 
thereby providing more useful information for administrators within the 
enterprise,   contributing   to   reducing   costs,   improving   management 
decisions. The organization of MAIS help to minimize errors in recording. 
Applying   the   mixture   accounting   model   is   suitable   for   the   business 
characteristics of the confectionery manufacturing joint­stock enterprises 
in Hanoi.
2.4.2. Limitations and root cause
The businesses have not determined detail data that need to collect 
and process to serve administrators in the enterprise. Information sources 
for MAIS are mainly from within the enterprises. Accounts and Codes are 

incomplete and not detailed. Enterprises still use a combination of data 
storage   on   paper   and   a   hard   drive.   The   retrieval   data,   methods   of 
processing and providing information are not available and inconsistent 
with the business characteristics of the confectionery manufacturing joint­
stock enterprises in Hanoi. IT infrastructure in these enterprises has not yet 


21

met   the   conditions   to   implement   modern   information   integration 
management.   The   control   of   MAIS   is   not   well   organized.   Although 
applying a mixture accounting model, there is not work separation clearly 
to individuals and departments.


1

CHATER 3
SOLUTIONS TO  IMPROVE ORGANIZING MANAGEMENT 
ACCOUNTING IMFORMATION SYSTEM IN THE 
CONFECTIONERY MANUFACTURING JOINT­STOCK 
ENTERPRISES IN HA NOI
3.1. Orientation for the development and requirements for improvement 
of the confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
3.1.1. Orientation for the development of the confectionery manufacturing  
joint­stock enterprises in Hanoi
According to Decision No. 202/QD­BCT dated 2014 January 8 of the 
Ministry   of   Industry   and   Trade   approving   the   planning   for   the 
development of Vietnam's food industry up to 2020, with a vision to 2030, 
confectionery production of nation reach 2.2 million tons by 2020 (account 

for 40.43% of the total structure of Vietnam's food industry) and reach 6.8 
million tons by 2030. All businesses focus on innovating and investing in 
production lines, upgrading application software and intelligent reporting 
modules, choosing a strategy to develop confectionery products that are 
good for health. A new distribution network is expanded.
3.1.2.  Requirements for improvement of the confectionery manufacturing  
joint­stock enterprises in Hanoi
Organizing   MAIS   in   the   confectionery   manufacturing   joint­stock 
enterprises   in   Hanoi   needs   to   comply   with   general   principles   the 
following:   Unifying   principle,   appropriate   principle,   thriftiness   and 
efficiency principle. The organization of MAIS must base on the current 
technical   equipment   and   organizational   structure   of   the   enterprise   to 


23

reorganize,   supply,   improve,   but   not   break   or   overturn   the   existing 
organizational structure that making it difficult to complete.
3.2.   Solutions   to   improve  organizing   MAIS   in   the  confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
3.2.1. Solutions to improve organizing data
The thesis proposes a process to identify the types of data that need 
to be collected. The types of data need to collect should be the interfering 
part between the information needs of the administrator and the system's 
ability to collect data. Thereby, businesses have interference to achieve the 
biggest interfering part.
The thesis also proposes a solution to exploit and manage the data 
collected well through enterprise resource planning (ERP). ERP system 
has   a   closed   process,   allowing   linking   data   from   different   parts   of   the 
enterprise, ensuring continuity and inheriting data. Thereby, MAIS assists 

in   collecting,   processing   and   supplying   information   quickly   and 
accurately.
Besides,   the   thesis   also   suggests   improving   the   accounts   and   the 
codes to help control data more rigidly and implement the data process 
more quickly.
3.2.2.   Solutions   to   improve  organizing   data   processing,   information  
distribution
The author set up the data processing to establish standards, budgets, 
evaluations, decision­making. The author also suggested the retrieval data, 
methods of processing and providing information and the types of reports 
suitable for the confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi.


1

The   solution   to   the   organization   of   providing   information   and 
feedback   has   been   clarified   as   follows:   Feedback   contents,   method   of 
collecting feedback, time of collecting feedback, feedback processing. 
3.2.3. Solutions to improve organizing the applying information technology
Based on the context of Industry 4.0, IT applications have made great 
progress. The author has proposed the application of hardware, software, 
telecommunication   networks   that   should   be   used   in   the   confectionery 
manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi to catch up 4.0 IT trend 
such as a computer with touch screen, smart handsets, specialized software 
ensure compatibility and integration, LAN, MAN network, WAN network.
3.2.4. Solutions to improve organizing system control
The   thesis   has   provided   some   suggestions   on   procedures   for 
operating MAIS, raising the awareness of information security, investing 
in information security to help the confectionery manufacturing joint­stock 
enterprises in Hanoi organize well the MAIS control.

3.2.5. Solutions to improve organizing human resourses
The Accounting department needs to coordinate with many different 
departments in the enterprise to collect, process and provide information. 
Therefore, the author gives suggestions to organize well human resources. 
In particular, the enterprise should effectively organise the coordination 
between the accounting department and the other department where the 
transactions arise as well as the managers at all levels in the enterprise 
include the IT department.
Enterprises need to assign works clearly to all individuals to help 
them understand and obey. Enterprises should improve and enhance the 


25

capacity of accountants to help them take the required positions in some 
ways such as improvement in recruitment and compensation, application 
of standards of international accountants at the enterprise.
3.3. Recommendations
3.3.1. For the State, the authorities, the training facilities
The   State   and   the   authorities   need   to   change   laws,   policies,   and 
guidance   about   the   contents   and   methods   for   the   establishment   and 
implementation of MAIS in the confectionery manufacturing joint­stock 
enterprises in Hanoi.
Universities and colleges training accounting human resources need 
to   improve   the   training   programs   and   methods,   focus   on   training   in 
practical skills. 
3.3.2. For the confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi
­   Promoting   the   participation   of   managers   in   courses,   programs 
relating   to     system   management   to   raise   their   awareness   about   the 
importance   of   MAIS,   thereby   improving   commitment,   support     in 

organizing MAIS in enterprise
­   Building   an   organizational   structure   detailly   and   defining 
responsibilities of individuals clearly