Thực trạng quản lý nguồn nhân lực tại công ty TNHH Hải Huyền-Hải Dương

1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
Thực trạng quản lý nguồn nhân lực tại công ty
TNHH Hải Huyền-Hải Dương
I. Khái khoát chung về công ty.
1.1. Lịch sử phát triển của công ty.
Công ty TNHH Hải Huyền là một công ty tư nhân do ông Nghiêm Xuân
Ân thành lập năm 1997. Trước năm 1997 công ty chỉ là một đại lý phân phối
lớn ở thành phố Hải Dương do ông Nghiêm Xuân Ân làm chủ cửa hàng,đó
là một cửa hàng bán buôn và bán lẻ với số nhân viên làm việc bao gồm: 2
nhân viên kế toán, 4 nhân viên bán hàng, 1 ô tô giao nhận hàng và 2 chiếc xe
máy. Sau những năm buôn bán trên thị trường ông Nghiêm Xuân Ân nhận
thấy nghành dịch vụ này có cơ hội phát triển và đưa lại lợi nhuận cao nên
ông đã quyết định thành lập công ty vào năm 1997 tại thành phố Hải Dương.
Lịch sử phát triển của công ty tạm chia thành ba giai đoạn:
Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn mới thành lập công ty: được sự đồng ý và
phê chuẩn của các cơ quan có thẩm quyền ông Nghiêm Xuân Ân đã thành
lập công ty phân phối có tên là Công ty TNHH Hải Huyền được đặt tại 28
Trần Bình Trọng – Thành phố Hải Dương do ông trực tiếp làm giám đốc.
Ban đầu công ty mới chỉ có một nhà kho nhỏ để chứa hàng hóa và một văn
phòng làm việc. Về phương tiện vận chuyển gồm: 5 chiếc ô tô tải loại 1,5
tấn và 3 tấn và một số phương tiện vận chuyển, đi lại khác. Còn thiết bị văn
phòng gồm có bàn làm việc, 4 máy vi tính, máy in, các đồ dùng vật dụng
phục vụ cho công tác văn phòng,số nhân viên làm việc là 50 người. Mới đầu
công ty làm ăn rất khó khăn, vấp phải nhiều trở ngại trên thị trường đặc biệt
là sự cạnh tranh của các đối thủ, nhưng đưới sự chỉ đạo của giám đốc công
ty đã dần tìm được chỗ đứng trên thị trường.
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
1
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà

Giai đoạn thứ hai là giai đoạn từ năm 2000-2005: với sự phát triển rất
nhanh chóng của nền kinh tế đặc biệt là sự phát triển knh tế của tỉnh Hải
Dương đã tạo ra cơ hội phát triển mới cho công ty, nắm bắt được điều đó
giám đốc công ty đã quyết định đầu tư mở rộng như: xây dựng thêm nhà
kho, tuyển dụng thêm nhân viên,mua thêm 4 chiếc ô tô trọng tải 1,5 tấn,một
số xe máy và các vật dụng chuyên dùng khác, nâng cấp trang thiết bị văn
phòng, cải tạo môi trường làm việc. Với sự đầu tư đúng thời điểm như vậy
công ty đã liên tiếp gặt hái được những thành công như:mở rộng thị trường,
tìm kiếm được nhiều đối tác, lợi nhuận của công ty đã tăng lên đáng kể.
Giai đoạn thứ ba là giai đoạn từ năm 2006 đến nay: công ty đã có nhiều
đổi mới cả về cơ sở vật chất và con người để phù hợp hơn với sự phát triển
của nền kinh tế trong thời kỳ mở cửa. Hiện nay cơ sở vật chất của công ty
bao gồm:
- Nhà kho gồm 8 kho chứa hàng được phân chia theo sản phẩm.
- Khu văn phòng làm việc gồm có 4 phòng trong đó có một phòng giám
đốc, một phòng kế toán, một phòng thu ngân và một phòng họp.
- Phương tiện vận chuyển gồm 9 chiếc ô tô vận tải, một số xe máy và
một số vật dụng chuyên dùng cho vận chuyển.
- Trang thiết bị văn phòng gồm 10 chiếc máy tính, một số máy in và các
thiết bị khác như bàn, ghế, tủ,…
- Số nhân viên làm việc là hơn 100 người.
Hiện tại công ty đang hoạt động rất thuận lợi và gặt hái được rất nhiều
thành công.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Hải Huyền là nhà phân phối cấp I, công ty thực hiện việc nhận
định thị trường để xác định lượng tiêu thụ hàng hóa trên thị trường tỉnh Hải
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
2
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà

Dương để từ đó đặt hàng với công ty sản xuất các mặt hàng mà công ty phân
phối. Sau khi nhận hàng công ty sẽ thực hiện việc phân phối lại cho các đại
lý trong tỉnh theo lượng hàng đã yêu cầu từ trước. Công ty hoạt động trong
lĩnh vực phân phối hàng hóa nên chức năng nhiệm vụ chính của công ty là
lấy hàng từ nơi sản xuất sau đó sẽ phân phối lại cho các đại lý và người tiêu
dùng. Ngoài ra còn có các chức năng nhiệm vụ khác như giải quyết công ăn
việc làm cho một nhóm dân cư, đóng góp thuế cho nhà nước, thực hiện các
giao dịch kinh tế, thực hiện các chiến lược mà công ty đã đề ra,… và đem lại
lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp.
1.3.Cơ cấu tổ chức công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty,được làm việc và hoạt động ở nhiều
phòng,kho khác nhau tôi rút ra được những vấn đề sau về cơ cấu tổ chức:
+ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.( Trang bên)
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
3
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà

De32

Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A

Giám Đốc
Phòng thu ngân Phòng kế toán Phòng quản lý
nhân sự
Phòng
Nestley
Phòng
Kẹo béo
Dầu ăn

Phòng
SP
Hữu
Nghị
Phòng
Sản
phẩm sữa
Phòng
Bột giặt
Dầu gội
Dầu xả
Phòng
Colgate
Phòng
Thiên
Long
Kho
Nestley
Kho
Kẹo Béo
Dầu ăn
Kho
Bột giặt
Dầu gội
Dầu xả
Kho
colgate
Kho
Thiên
Long

Kho
SP
Sữa
Kho
Hữu
Nghị
4
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
+ Giải thích về sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Vì công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối không phải trong lĩnh vực sản
xuất nên cơ cấu tổ chức của công ty có phần đơn giản, giảm bớt được các phòng
ban. Do vậy công ty chỉ có ba phòng chính là phòng kế toán,phòng quản lý nhân
sự và phòng thu ngân. Ba phòng này hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
giám đốc. Ngoài ra công ty còn bẩy phòng khác tương ứng với các kho sản
phẩm, như phòng colgate quản lý về sản phẩm colgate… Các phòng này vừa
chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc mặt khác lại chịu sự tác động từ phía nhà
sản xuất. Mỗi phòng này đều có một kho để chứa hàng hóa.
Các phòng như phòng quản lý nhân sự, phòng kế toán, phòng thu ngân có một
trưởng phòng và các nhân viên, còn các phòng như phòng colgate, phòng thiên
long, phòng về sản phẩm sữa,… đều gồm có một giám sát, một số nhân viên
bán hàng và nhân viên giao hàng, số người trong những phòng này thường giao
động từ 10 cho đến 15 người. Mỗi kho hàng có một thủ kho làm nhiệm vụ trông
giữ,nhập và xuất hàng hóa theo hóa đơn. Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ
lái xe và một số người làm công tác vệ sinh, số người này đều nằm dưới sự chỉ
đạo trực tiếp của giám đốc.
Phòng quản lý nhân sự làm các nhiệm vụ quản lý nhân viên trong công
ty,tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Phòng kế toán làm các công việc mang tính nghiệp vụ đơn thuần về kế toán.
Phòng thu ngân làm nhiệm vụ thu, chi các khoản tiền mặt, ký nợ.

Còn các phòng về sản phẩm làm các nhiệm vụ về triển khai bán hàng,triển
khai các chiến lược marketing và quản lý nhân sự phòng.
1.4. Tình trạng sản xuất kinh doanh của công ty.
Tình trạng sản xuất kinh doanh của công ty được phản ánh qua các khía cạnh
sau:
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
5
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh các năm 2005, 2006, 2007: Dựa trên các
số liệu cụ thể mà công ty đã cung cấp, dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh
doanh của công ty trong các năm 2005, 2006, 2007.
Bảng.1
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh các năm 2005, 2006, 2007.
stt Chỉ tiêu Mã số 2005 2006 2007
1 Tổng DT bán hàng và cung cấp dịch
vụ
01 412.500 456.000 504.000
2 Các khoản giảm trừ:
+ Triết khấu
+ Giảm giá hàng bán
+ Giá trị hàng trả lại
+Thếu TTĐB và thuế xuất khẩu
03
04
05
06
07
420
186

98
136
0
465
200
145
120
0
600
400
120

80
0
3 Doanh thu thuần 10 412.080 455.535 503.400
4 Giá vốn hàng bán 11 406.815 448.500 495.000
5 Lợi nhuận gộp 20 5.265 7.035 8.400
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 526 500 800
7 Chi phí tài chính 22 512 395 500
8 Chi phí bán hàng 24 525 986 1.200
9 Chi phí quản lý DN 25 554 857 950
10 Lợi nhuận thuần 30 4.200 5.297 6.550
11 Thu nhập khác 31 232 295 500
12 Chi phí khác 32 456 98 100
13 Lợi nhuận khác 40 (224) 393 400
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 5.000 5.690 6.950
15 Thuế TNDN phải nộp 51 1.400 1.593,2 1.946
16 Lợi nhuận sau thuế 60 3.600 4.096,8 5.004
( Nguồn: Công ty TNHH Hải Huyền) Đv:triệu(vnđ)
Như vậy, nhìn vào bảng trên ta có thể thấy rằng trong các năm 2005, 2006,

2007 Công ty đã đem lại cho chủ doanh nghiệp những khoản lợi nhuận khá lớn.
Điều đó chứng tỏ răng công ty đang làm ăn rất hiệu quả, có tiềm năng phát triển
lớn.
- Chiến lược phát triển của công ty.
Công ty là một nhà phân phối cấp một nên các chiến lược của công ty thường
phải chịu ảnh hưởng rất nhiều từ các chiến lược của các nhà sản xuất. Ví dụ như
chiến lược phát triển thị trường của công ty mỗi năm phải đạt từ 15 - 20% nó
chịu ảnh hưởng rất lớn từ chiến lược phát triển thị trường của nhà sản xuất từ
15% trở lên và các chiến lược khác như chiến lược marketing, tăng chiết khấu,
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
6
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
giảm giá, các dịch vụ chăm sóc khách hàng, các dịch vụ bán hàng. Tuy nhiên
dưới sức ép của thị trường và các đối thủ cạnh tranh công ty đã đề ra riêng cho
mình một kế hoạch phát triển trong tương lai. Sau đây là sự trình bày khái khoát
về kế hoạch chiến lược phát triển của công ty giai đoạn 2007- 2010:
* Các chi tiêu cần đạt được trong giai đoạn 2007- 2010 đã đề ra.
+ Lợi nhuận hàng năm tăng trung bình 15%.
+ Phải đạt được chỉ tiêu phát triển thị trường là 20% một năm.
+ Quy mô tăng trưởng của công ty phải đạt từ 10 - 15%.
+ Doanh thu tăng từ 20 - 25% một năm.
+ Lợi nhuận thu từ các hoạt động tài chính khác từ 5 - 10%.
Từ các chỉ tiêu mà công ty đã đề ra cho giai đoạn 2007 - 2010 công ty đã lập
lên một kế hoạch chiến lược cho giai đoạn 2007 - 2010 như sau:
Thứ nhất: Để đạt được quy mô tăng hàng năm từ 10 - 15% công ty phải bỏ
ra một khoản tài chính tương đối lớn dự tính vào khoảng từ 300 triệu đến 500
triệu đầu tư vào mở rộng cơ sở như xây thêm kho chứa hàng, xây thêm văn
phòng, mua thêm ô tô vận tải, thay thế các thiết bị đã cũ và mua thêm các thiết
bị khác. Công ty sẽ phải tuyển thêm nhân viên, lao động, tổ chức đào tạo nâng

cao kỹ năng cho lao động đang làm việc tại công ty để có thể đáp ứng được nhu
cầu phát triển quy mô đó.
Thứ hai: Với chỉ tiêu doanh thu đạt từ 20 - 25% mà công ty đã đề ra thì
công ty phải đạt lượng bán hàng trung bình của mỗi mặt hàng mà công ty phân
phối phải tăng từ 10 - 15%. Từ việc lượng hóa được khối lượng bán hàng tăng
từ 10 - 15% công ty sẽ đưa chỉ tiêu này xuống các phòng về sản phẩm để các
phòng có kế hoạch củ thể để có thể đạt được các chỉ tiêu đã đề ra. Ví dụ như
phòng colgate,khi đã có chỉ tiêu doanh thu tháng 11 năm 2007 phải tăng 20% so
với tháng 10 năm 2007 với doang thu tháng 10 năm 2007 là 550 triệu (vnđ).
Như vậy lượng bán tháng 11 năm 2007 tăng 20% so với tháng 10 năm 2007 tức
là lượng bán tháng 11 năm 2007 phải đạt 660 triệu (vnđ). Chỉ tiêu này sẽ được
giám sát phòng colgate phân chia cho từng thành viên bán hàng căn cứ vào năng
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
7
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
lực và tuyến bán hàng của nhân viên đó. Cùng với các chiến lược marketing của
hãng sản xuất và của công ty, các nhân viên bán hàng sẽ triển khai kết hợp với
nhiều chiến lược bán hàng khác để mỗi thành viên này đều có thể đạt được các
mức doanh thu đã được chia, để khuyến khích nhân viên đạt được chỉ tiêu công
ty thường kế hợp với nhà sản xuất trả thêm cho nhân viên bán hàng một khoản
thu nhập khác ngoài lương chính đó là lương ăn theo doanh số. Nhờ vậy mà các
chỉ tiêu bán hàng của mỗi nhân viên thông thường đều đạt được. Cách làm này
được công ty áp dụng cho cả các phòng sản phẩm khác.
Thứ ba: Để công ty đạt được chỉ tiêu phát triển thị trường vào khoảng 20%
một năm thì công ty đã phải thực hiện hàng loạt các biện pháp sau:
+ Công ty đã lập riêng cho mình một chiến lực marketing song song với các
chiến lược marketing của các hãng sản xuất để chúng có thể bổ trợ, khắc phục
những khiếm khuyết của nhau. Ví dụ như các chiến lược marketing của các
hãng sản xuất thường tìm hiểu khách hàng trên diện rộng, họ chỉ chú ý đến đặc

điểm chung nhất của khách hàng mà từ đó lập ra chiến lược marketing cho sản
phẩm. Nếu làm như vậy họ sẽ bỏ qua những đặc điểm riêng của từng vùng, từng
lãnh thổ do vậy chiến lược marketing của các hãng sản xuất sẽ không đem lại
hiệu quả cao. Để khắc phục điều này, với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trên
thị trường Hải Dương và với sự hiểu biết về thị trường này, công ty đã đề ra cho
mình một chiến lược marketing khác cùng được thực hiện song song với các
chiến lược marketing của nhà sản xuất nhằm khắc phụ những điểm yếu của
nhau, bổ trợ cho nhau để cho các chiến lược marketing này đều đem lại hiệu
quả.
+ Công ty còn cho phép nhân viên bán hàng tự do sáng tạo ra các chương trình
marketing dựa vào chương trình marketing của công ty và nhà sản xuất. Nhân
viên bán hàng là người hiểu rõ khách hàng của công ty nhất: khách hàng cần gì,
mong gi?... từ đó những người bán hàng này sẽ làm từng chương trình
marketing riêng đối với từng khách hàng. Ví dụ như: Ở chương trình marketing
của công ty và hãng sản xuất thì cứ khách hàng nào mua đơn hàng từ hai triệu
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
8
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
đồng trở lên thì sẽ được triết khấu 10%. Đối với nhiều khách hàng khi mà người
bán hàng của công ty giới thiệu có thể họ sẽ mua và thích được triết khấu bằng
tiền mặt hơn. Nhưng nhiều khách hàng họ lại không thích được triết khấu bằng
tiền mặt mà lại thích được tặng một món quà ngang giá trị. Như vậy vẫn đảm
bảo bán được hàng, lợi ích cho công ty và quyền lợi cho khách hàng.
+ Ngoài ra công ty còn thực hiện việc đào tạo cho đội ngũ bán hàng, tuyển
dụng những nhân viên marketing giỏi để phục vụ cho công ty. Công ty còn có
những chế độ ưu đãi đối với những nhân viên bán hàng tốt trong tháng, trong
năm như đặt ra các mức thưởng cho các mức doanh số bán: đạt doanh số, vượt
doanh số. Đối với một số phòng,các giám sát viên quản lý nhân viên bán hàng
chặt chẽ hơn, làm cho các nhân viên này nghiêm túc hơn trong công việc từ đó

tạo ra sự hiệu quả trong công việc.
Thứ tư: Để đạt được lợi nhuận tăng hàng năm là 15% công ty đã thực hiện
hàng loạt các biện pháp nhằm tăng thu giảm chi. Để giảm được chi phí cho
doanh nghiệp công ty đã đề ra một số biện pháp quản lý hiệu quả hơn nhằm
giảm chi phi đến mức tối đa. Ví dụ như đề ra cơ chế điều động nhân viên một
cách linh hoạt giữa các phòng nhằm tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có
trong công ty mà không phải tuyển thêm lao động.
Thứ năm: Lợi nhuận thu được từ các hoạt động đầu tư tài chính khác tăng từ
5-10%. Muốn đạt được chỉ tiêu này công ty đã đầu tư một khoản tiền để xây
dựng thêm nhà kho, ô tô chở hàng để cho thuê. Mặt khác công ty còn tận dụng
các khoản tiền nhàn dỗi đem cho vay để thu được lợi tức.
- Các chỉ tiêu kinh tế đã đạt được.
Trong năm 2007 với rất nhiều những dự định đã được công ty phác thảo trong
bản kế hoạch chiến lược như:
+ Lợi nhuận hàng năm tăng trung bình 15%.
+ Phải đạt được chỉ tiêu phát triển thị trường là 20% một năm.
+ Quy mô tăng trưởng của công ty phải đạt từ 10 - 15%.
+ Doanh thu tăng từ 20 - 25% một năm.
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
9
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đỗ Hải Hà
+ Lợi nhuận thu từ các hoạt động tài chính khác từ 5 - 10%.
Mặc dù đây không phải là một bản kế hoạch quá cao đối với công ty nhưng do
nhiều yếu tố trong đó có cả yếu tố chủ quan lẫn khách quan tác động nên công
ty rất khó khăn để đạt được các chỉ tiêu đó. Nhưng nhìn chung trong thực tế
công ty đã đạt được khoảng 80% của các chỉ tiêu trên.
- Lương.
Hiện tại công ty thực hiện việc trả lương cho công nhân viên theo hình thức
thỏa thuận có trong hợp đồng giữa nhân viên đó với công ty. Công ty sẽ có trách

nhiệm trả lương đúng kỳ hạn thường là vào đầu mỗi tháng. Công ty luôn thực
hiện đúng theo hợp đồng. Lương thực tế được trả của nhân viên gồm ba phần
chính: lương cơ bản + lương doanh số + tiền thưởng. Lương cơ bản là số tiền ấn
định sẵn được trả hàng tháng cho nhân viên theo thỏa thuận trong bản hợp đồng,
nó được áp dụng cho tất cả các nhân viên khác. Lương doanh số chính là phần
tiền thưởng được trao cho những nhân viên trong tháng đạt được doanh số bán.
Tiền thưởng là số tiền mà công ty thưởng cho nhân viên. Lương của các nhân
viên trong các phòng sản phẩm khác nhau cũng có sự chênh lệnh, nhưng sự
chênh lệch này là không đáng kể. Dưới đây là môt số bảng lương của các nhân
viên trong tháng 1 năm 2008 của công ty:

Bảng.2
Bảng lương phòng colgate
STT Họ và tên Lương CB Lương DS Tiền thưởng Tổng
1 Nguyễn Công Ích 3.000.000 2.000.000 1.500.000 6.500.000
2 Nguyễn văn Bạo 1.700.000 1.000.000 300.000 3.000.000
3 Trịnh thị Huyền 1.700.000 1.000.000 300.000 3.000.000
4 Nguyễn văn Thuận 1.700.000 500.000 300.000 2.500.000
5 Lê văn Báo 1.700.000 1.000.000 300.000 3.000.000
6 Nguyễn văn Thọ 1.700.000 300.000 300.000 2.300.000
7 Phương thế Cường 1.700.000 1.000.000 300.000 3.000.000
Sinh viên: Hà Văn Hanh Lớp: Quản lý kinh tế 46A
10