Lecture Accounting principles (8th edition) – Chapter 7: Accounting information systems

Chapter
7-1


CHAPTER  7

ACCOUNTING
INFORMATION
SYSTEMS
Accounting Principles,  Eighth Edition
Chapter
7-2


Study Objectives
Study Objectives
1.

Identify the basic concepts of an accounting information 
system.

2.

Describe the nature and purpose of a subsidiary ledger.

3.

Explain how companies use special journals in journalizing.

4.

Indicate how companies post a multi­column journal.

Chapter
7-3


Accounting Information Systems
Accounting Information Systems

Basic
BasicConcepts
Concepts
of
ofAccounting
Accounting
Information
Information
Systems
Systems
Computerized
accounting
systems
Manual
accounting
systems

Chapter
7-4

Subsidiary

Subsidiary
Ledgers
Ledgers

Example
Advantages

Special
Special
Journals
Journals

Sales journal
Cash receipts
journal
Purchases
journal
Cash payments
journal
Effects of special
journals on
general journal


Basic Concepts of AIS
Basic Concepts of AIS
The accounting information system (AIS) collects and processes 
transaction data and communicates financial information to 
decision makers.
Includes:

All steps in the accounting cycle.
Documents that provide evidence of transactions.
Manual or computerized accounting system.

Chapter
7-5

LO 1  Identify the basic concepts of an accounting information system.


Basic Concepts of AIS
Basic Concepts of AIS
Cost Effectiveness ­ Benefits must 
outweigh the costs.
Illustration 7­1 
Principles of an 
efficient and effective 
AIS.

Useful 
Output

Flexibility ­ The system should be 
sufficiently flexible to meet the resulting 
changes in the demands made upon it.
Chapter
7-6

LO 1  Identify the basic concepts of an accounting information system.

Basic Concepts of AIS
Basic Concepts of AIS

Computerized Accounting Systems
Software programs  (functions include sales, purchases, 
receivables, payables, cash receipts and disbursements, and 
payroll).
Generate financial statements.
Advantages:
 Typically enter data only once.
 Many human errors are eliminated.
 More timely information.
Chapter
7-7

LO 1  Identify the basic concepts of an accounting information system.


Basic Concepts of AIS
Basic Concepts of AIS

Computerized Accounting Systems
Choosing a software package
Entry­Level Software


Common features and benefits:
 Easy data access and report preparation
 Audit trail

Enterprise Resource Planning Systems

Chapter
7-8

LO 1  Identify the basic concepts of an accounting information system.


Basic Concepts of AIS
Basic Concepts of AIS

Manual Accounting Systems
Perform each step in the accounting cycle by hand.
Satisfactory in a company with a low volume of transactions.
Must understand manual accounting systems to understand 
computerized accounting systems.

Chapter
7-9

LO 1  Identify the basic concepts of an accounting information system.


Subsidiary Ledgers
Subsidiary Ledgers
Used to keep track of individual balances.
Two common subsidiary ledgers are:
1. Accounts receivable (customers’) 
2. Accounts payable (creditors’)

Each general ledger control account balance must equal the composite 
balance of the individual accounts in the related subsidiary ledger.

Chapter
7-10

LO 2  Describe the nature and purpose of a subsidiary ledger.


Subsidiary Ledgers
Subsidiary Ledgers
Relationship of general ledger and subsidiary ledgers
Illustration 7­3

Chapter
7-11

LO 2  Describe the nature and purpose of a subsidiary ledger.


Subsidiary Ledgers
Subsidiary Ledgers

Advantages of Subsidiary Ledgers
1.  Show in a single account transactions affecting one customer 
or one creditor.
2.  Free the general ledger of excessive details. 
3.  Help locate errors in individual accounts. 
4.  Make possible a division of labor.

Chapter
7-12

LO 2  Describe the nature and purpose of a subsidiary ledger.


Special Journals
Special Journals
Used to record similar types of transactions.
Illustration 7­5

If a transaction cannot be recorded in a special journal, the company 
records it in the general journal.
Chapter
7-13

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Review Question
Each of the following is a subsidiary ledger except the:  
a. accounts receivable ledger.
b. accounts payable ledger.
c. customer’s ledger.
d. general ledger.  

Chapter

7-14

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals
Sales Journal

Illustration 7­6

Under a perpetual inventory system, one entry at selling price in Sales Journal results in a debit 
to Accounts Receivable and a credit to Sales.
Another entry at cost results in a debit to Cost of Goods Sold and a credit to Merchandise 
Inventory.
Chapter
7-15

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Illustration 7­7

POSTING THE SALES JOURNAL

Companies make daily postings from the 
sales journal to the individual accounts  

receivable in the subsidiary ledger. 
Chapter
7-16

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Illustration 7­7

POSTING THE SALES JOURNAL

Posting to the general ledger is done 
monthly.
Chapter
7-17

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Advantages of Sales Journal
One­line entry for each sales transaction saves time. 
Only totals, rather than individual entries, are posted to the 
general ledger.
A division of labor results.

Chapter
7-18

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals
Cash Receipts Journal

Illustration 7­9

In the cash receipts journal, companies record all receipts of cash. 
The posting of the cash receipts journal is similar to the posting of the sale journal.  See 
complete Illustration 7­9 in the text.
Chapter
7-19

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Review Question
Cash sales of merchandise are recorded in the:  
a. cash payments journal.
b. cash receipts journal.
c. general journal.

d. sales journal.

Chapter
7-20

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Review Question
Which of the following is not one of the credit columns in the 
cash receipts journal:  
a. Other accounts.
b. Accounts payable.
c. Accounts receivable.
d. Sales.

Chapter
7-21

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals

Illustration 7­13

Purchases Journal

Daily postings are made from the  purchases 
journal to the accounts payable subsidiary 
ledger.
Chapter
7-22

LO 4  Indicate how companies post a multi­column journal.


Special Journals
Special Journals

Illustration 7­13

Purchases Journal

At the end of the accounting period, the 
company posts totals to the general ledger.
Chapter
7-23

LO 4  Indicate how companies post a multi­column journal.


Special Journals
Special Journals

Review Question

All of the following are advantages of using subsidiary ledgers 
except they:  
a. show transactions affecting one customer or one creditor in 
a single account.
b. free the general ledger of excessive details.
c. eliminate errors in individual accounts.
d. make possible a division of labor.
Chapter
7-24

LO 3  Explain how companies use special journals in journalizing.


Special Journals
Special Journals
Cash Payments Journal

Illustration 7­16

In a cash payments (cash disbursements) journal, companies record all disbursements 
of cash.
The procedures for posting the cash payments journal are similar to those for other journals.
Chapter
7-25

LO 4  Indicate how companies post a multi­column journal.