Lecture Accounting principles (8th edition) – Chapter 8: Fraud, internal control, and cash

Chapter
8-1


CHAPTER  8

INTERNAL
CONTROL
AND CASH
Accounting Principles,  Eighth Edition
Chapter
8-2


Study Objectives
Study Objectives
1.

Define internal control.

2.

Identify the principles of internal control.

3.

Explain the applications of internal control principles to cash 
receipts.

4.

Explain the applications of internal control principles to cash 
disbursements.

5.

Describe the operation of a petty cash fund.

6.

Indicate the control features of a bank account.

7.

Prepare a bank reconciliation.

8.

Explain the reporting of cash.

Chapter
8-3


Internal Control and Cash
Internal Control and Cash

Internal
Internal
Control
Control

Cash
Cash
Controls
Controls

The SarbanesOxley Act
Principles

Control over
cash receipts
Control over
cash
disbursements

Limitations

Chapter
8-4

Use
Useof
ofaa Bank
Bank
Making
deposits
Writing checks
Bank
statements
Reconciling the

bank account

Reporting
Reporting
Cash
Cash
Cash
equivalents
Restricted
cash
Compensating
balances


Internal Control
Internal Control
Methods and measures adopted to:
1. Safeguard assets. 
2. Enhance accuracy and reliability of accounting records.  
Reduce risk of:
a. Errors  (unintentional) 
b. Irregularities  (intentional)
Under the Sarbanes­Oxley Act, all publicly traded U.S. corporations are required to maintain 
an adequate system of internal control.
Chapter
8-5

LO 1  Define internal control.

Internal Control
Internal Control

The Sarbanes­Oxley Act
Companies must 
develop principles of control over financial reporting.  
continually verify that controls are working. 
Independent auditors must attest to the level of internal control. 
SOX created the Public Company Accounting Oversight Board 
(PCAOB).

Chapter
8-6

LO 1  Define internal control.


Internal Control
Internal Control

Principles of Internal Control

Illustration 8­1

Measures vary with
size and nature of the 
business.
management’s control 
philosophy.

Chapter
8-7

LO 2  Identify the principles of internal control.


Internal Control
Internal Control

Principles of Internal Control
ESTABLISHMENT OF RESPONSIBILITY
Control is most effective when only one person is responsible for a given 
task.

SEGREGATON OF DUTIES
Related duties, including physical custody and record keeping, should be 
assigned to different individuals.

DOCUMENTATION PROCEDURES
Companies should use prenumbered documents for all documents should be 
accounted for.
Chapter
8-8

LO 2  Identify the principles of internal control.


Internal Control
Internal Control

Principles of Internal Control

Illustration 8­3

PHYSICAL, MECHANICAL, AND ELECTRONIC CONTROLS

Physical

Mechanical 
and Electronic
Chapter
8-9

LO 2  Identify the principles of internal control.


Internal Control
Internal Control

Principles of Internal Control
INDEPENDENT INTERNAL VERIFICATION
1. Records periodically verified by an employee who is independent.
2.

Discrepancies reported to  management.

OTHER CONTROLS
1. Bond employees.
2. Rotate employees’ duties and require vacations.
3. Conduct background checks.

Chapter
8-10

LO 2  Identify the principles of internal control.


Internal Control
Internal Control

Limitations of Internal Control
Costs should not exceed benefit.
Human element.
Size of the business.

Chapter
8-11

LO 2  Identify the principles of internal control.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Receipts
Establishment of 
Responsibility

Documentation 
Procedures

Independent Internal 
Verification

Only designated personnel are 
authorized to handle cash 
receipts (cashiers)

Use remittance advice (mail 
receipts), cash register tapes, 
and deposit slips

Supervisors count cash receipts 
daily; treasurer compares total 
receipts to bank deposits daily

Segregation of Duties

Physical, Mechanical, 
and Electronic Controls

Other Controls

Different individuals receive 
cash, record cash receipts, and 
hold the cash

Store cash in safes and bank 
vaults; limit access to 
storage areas; use cash 
registers

Bond personnel who handle 
cash; require employees to take 
vacations; deposit all cash in 
bank daily

Illustration 8­5
Chapter
8-12

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.


Cash Controls
Cash Controls

Discussion Question
Q8­3. At the corner grocery store, all sales clerks make change 
out of one cash register drawer. Is this a violation of internal 
control? Why?

See notes page for discussion
Chapter
8-13

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.


Cash Controls
Cash Controls

Cash consists of coins, currency, checks, money orders, and money on 
hand or on deposit in a bank. 
Cash receipts come from: 
cash sales
collections on account from customers
receipt of interest, rent, and dividends
investments by owners 
bank loans 
proceeds from the sale of noncurrent assets
Chapter
8-14

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.


Cash Controls
Cash Controls

Discussion Question
Q8­8. The management of Sewell Company asks you, as the 
company accountant, to explain (a) the concept of reasonable 
assurance in internal control and (b) the importance of the human 
factor in internal control.

See notes page for discussion

Chapter
8-15

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.

Cashier’s Department

Over­the­Counter Receipts
Over­the­Counter Receipts
Sales Department
Illustration 8­7

Prepare daily summary
Prepare deposit slip
Cashier ring up sales
Supervisor 
1. reads register totals
2. makes cash counts
3. prepares cash count sheets
Chapter
8-16

Bank

Treasurer

Accounting

(deposit)
(verification)
(record)
LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.

Mail Receipts
Mail Receipts
Control Procedures:
Mail receipts should be opened by two people, a list prepared, and 
each check endorsed. 
Copy of the list, along with the checks and remittance advices, sent 
to cashier’s department. 
Cashier adds the checks to the over­the­counter receipts and 
prepares a daily cash summary and makes the daily bank deposit. 
Copy of list sent to treasurer’s office for comparison with total 
shown on daily cash summary.

Chapter
8-17

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.


Cash Controls
Cash Controls

Review Question
Permitting only designated personnel to handle cash receipts
is an application of the principle of:
a. segregation of duties.
b. establishment of responsibility.
c. independent check.
d. other controls.

Chapter
8-18

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Disbursements
Generally, internal control over cash disbursements is more 
effective when companies pay by check, rather than by cash.
Applications:
Voucher system
Electronic funds transfers (EFT) system
Petty cash fund

Chapter
8-19

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Disbursements
Establishment of 
Responsibility

Documentation 
Procedures

Independent Internal 
Verification

Only designated personnel are 
authorized to sign checks 
(treasurer)

Use prenumbered checks and 
account for them in 
sequence; each check must 
have an approved invoice

Compare checks to invoices; 
reconcile bank statement 
monthly

Segregation of Duties

Physical, Mechanical, and 
Electronic Controls

Different individuals approve 
and make payments; check 
signers do not record 
disbursements

Store blank checks in safes, 
with limited access; print check 
amounts by machine in 
indelible ink

Other Controls
Stamp invoices
PAID

Illustration 8­8
Chapter
8-20

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Discussion Question
Q8­14. Joe Griswold Company’s internal controls over cash 
disbursements provide for the treasurer to sign checks imprinted 
by a checkwriting machine in indelible ink after comparing the 
check with the approved invoice. Identify the internal control 
principles that are present in these controls.
See notes page for discussion

Chapter
8-21

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Review Question
The use of prenumbered checks in disbursing cash is an 
application of the principle of:
a. establishment of responsibility.
b. segregation of duties.
c. physical, mechanical, and electronic controls.
d. documentation procedures.

Chapter
8-22

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Disbursements
Voucher System 
Network of approvals, by authorized individuals, to ensure all 
disbursements by check are proper.

A voucher is an authorization form prepared for each 
expenditure.

Chapter
8-23

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Disbursements
Electronic Funds Transfers (EFT) 
Disbursement systems that uses wire, telephone, or computers 
to transfer cash balances between locations.

Chapter
8-24

LO 4 Explain the applications of internal control principles 
to cash disbursements.


Cash Controls
Cash Controls

Internal Control over Cash Disbursements
Petty Cash Fund ­ Used to pay small amounts.

Involves:
1. establishing the fund, 
2. making payments from the fund, and 
3. replenishing the fund.

Chapter
8-25

LO 5 Describe the operation of a petty cash fund.