Lecture Accounting principles (8th edition) – Chapter 24: Budgetary control and responsibility accounting

Chapter
24-1


CHAPTER  24

BUDGETARY
CONTROL AND
RESPONSIBILITY
ACCOUNTING
Accounting Principles,  Eighth Edition
Chapter
24-2


Study Objectives
Study Objectives
1.

Describe the concept of budgetary control.

2.

Evaluate the usefulness of static budget reports.

3.

Explain the development of flexible budgets and the usefulness 
of flexible budget reports.

4.

Describe the concept of responsibility accounting.

5.

Indicate the features of responsibility reports for cost centers.

Chapter
24-3


Study Objectives
Study Objectives
6.

Identify the content of responsibility reports for profit centers.

7.

Explain the basis and formula used in evaluating performance 
in investment centers.

Chapter
24-4


Preview of Chapter
Preview of Chapter
Considers how budgets are used by management to control operations
Focuses on two aspects of management control:

Budgetary control
Responsibility accounting

Chapter
24-5


Budgetary Control and 
Budgetary Control and 
Responsibility Accounting
Responsibility Accounting

The
TheConcept
Concept
of
ofBudgetary
Budgetary
Control
Control
Budget reports
Control activities
Reporting
systems

Static
StaticBudget
Budget
Reports
Reports

Examples
Use and
limitations

Why flexible
budgets?
Development
Chapter
24-6

The
TheConcept
Conceptof
of
Responsibility
Responsibility
Accounting
Accounting

Case study

Controllable vs
noncontrollable
Reporting
system

Flexible
Flexible
Budgets

Budgets

Reports
Managemen
t by
exception

Types
Typesof
of
Responsibility
Responsibility
Centers
Centers
Cost centers
Profit centers
Investment
centers
Performance
evaluation


The Concept of Budgetary Control
The Concept of Budgetary Control
A major function of management is to control operations
Takes place by means of budget reports  which compare actual 
results with planned   objectives
Provides management with feedback on operations
Budget reports can be prepared as frequently as needed
Analyze differences  between actual and planned results and 

determines causes

Chapter
24-7

  LO 1: Describe the concept of budgetary control.


The Concept of Budgetary Control
The Concept of Budgetary Control
Budgetary control involves the following activities

Chapter
24-8

LO 1: Describe the concept of budgetary control.


The Concept of Budgetary Control
The Concept of Budgetary Control
Works best when a company has a formalized reporting system  
which:
Identifies the name  of the budget report (such as the sales 
budget or the manufacturing overhead budget)
States the frequency  of the report (such as weekly or 
monthly)
Specifies the purpose  of the report
Indicates recipient  of the report

Chapter

24-9

LO 1: Describe the concept of budgetary control.


The Concept of Budgetary Control
The Concept of Budgetary Control
Schedule below illustrates a partial budgetary control system for a 
manufacturing company
Note the frequency of reports and their emphasis on control

Chapter
24-10

LO 1: Describe the concept of budgetary control.


Let’s Review
Let’s Review
Budgetary control involves all but one of the following:
a.

Modifying future plans.
Modifying future plans

b.  Analyzing differences. 
c.  Using static budgets.
d.  Determining differences between actual and planned results. 

Chapter

24-11

LO 1: Describe the concept of budgetary control.


Static Budget Reports
Static Budget Reports
When used in budgetary control, each budget included in the master 
budget is considered to be static
A static budget  is a projection of budget data at one level of 
activity
Ignores data for different levels of activity
Compares actual results with the budget data at the activity level 
used in the master budget

Chapter
24-12

LO 2: Evaluate the usefulness of static budget reports.


Static Budget Reports:  Sales Budget
Static Budget Reports:  Sales Budget
Example – Hayes Company
Budget and actual sales data for the Kitchen­mate product for 
the first and second quarters of 2008 are:

Chapter
24-13

LO 2:  Evaluate the usefulness of static budget reports.


Static Budget Reports:  Sales Budget
Static Budget Reports:  Sales Budget
Example – Hayes Company, 1st Quarter

Shows that sales are $1,000 under budget – an unfavorable result.
Difference is less than 1% of budgeted sales  ­  assume immaterial (not 
significant) to top management with no corrective action taken

Chapter
24-14

LO 2: Evaluate the usefulness of static budget reports.


Static Budget Reports:  Sales Budget
Static Budget Reports:  Sales Budget
Example – Hayes Company, 2nd Quarter

Shows that sales were $10,500, or 5%, below budget 
Material difference between budgeted and actual sales
Merits investigation ­  begin by asking the sales manager the cause(s) – consider 
corrective action
Chapter
24-15

LO 2:  Evaluate the usefulness of static budget reorts.

Static Budget Reports – Uses and Limitations
Static Budget Reports – Uses and Limitations
Appropriate for evaluating a manager’s effectiveness in controlling 
costs when:
Actual level of activity closely approximates the master budget 
activity level
Behavior of the costs is fixed in                   response to changes 
in activity
Appropriate for fixed costs
Not appropriate for variable costs

Chapter
24-16

LO 2: Evaluate the usefulness of static budget reports.


Let’s Review
Let’s Review
A static budget is useful in controlling costs when cost behavior 
is:
a.

Mixed.
Mixed

b.  Fixed. 
c.  Variable.
d.  Linear. 

Chapter
24-17

LO 2: Evaluate the usefulness of static budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Budgetary process more useful if it is 
adaptable to changes in operating 
conditions
Projects budget data for various levels 
of activity
Essentially, a series of static budgets at 
different activity levels
Can be prepared for each type of budget in 
the master budget

Chapter
24-18

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the usefulness 
of flexible budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Example – Barton Steel
Static budget for the Forging Department at a 10,000 unit level:

Chapter
24-19

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the 
usefulness of flexible budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Example – Continued
Demand increases – produce 12,000 units rather than 10,000

Chapter
24-20

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the 
usefulness of flexible budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Example – Continued 
Very large variances in budget report due to increased demand for steel ingots
Total unfavorable  difference of $132,000 – 12% over budget
 difference of $132,000 – 
Comparison based on budget data for 10,000 units ­ the original activity level 
which is not
which is    relevant
Meaningless to compare actual variable costs for 12,000 units with 

budgeted variable costs for 10,000 units
Variable cost increase with production

Budgeted variable amounts should increase 
proportionately with production

Chapter
24-21

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the 
usefulness of flexible budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Example – Continued
Budget data for variable costs at 10,000 units:

Calculate variable costs at the 12,000 unit level:

Chapter
24-22

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the usefulness 
of flexible budget reports.


Flexible Budgets
Flexible Budgets
Example – Continued :

New budget report (no change in fixed costs):

Chapter
24-23

LO 3: Explain the development of flexible budgets   and the 
usefulness of flexible budget reports.


Developing The Flexible Budget
Developing The Flexible Budget
Steps:


Identify the activity index and the relevant range of activity



Identify the variable costs and determine the budgeted variable 
cost per unit of activity for each cost



Identify the fixed costs and determine the budgeted amount for 
each cost



Prepare the budget for selected increments of activity within 

the relevant range

Chapter
24-24

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the usefulness 
of flexible budget reports.


Developing The Flexible Budget – A Case Study
Developing The Flexible Budget – A Case Study
Example – Fox Manufacturing Company
Monthly comparisons of actual and budgeted manufacturing overhead costs for 
Finishing Department
2008 master budget
Expected operating capacity of 120,000 direct labor hours
Overhead costs:

Chapter
24-25

LO 3: Explain the development of flexible budgets and the usefulness 
of flexible budget reports