Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 2 - Vũ Quốc Thông (2018)

Vũ Quốc Thông

16/09/2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 2

THIẾT LẬP HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu
• Khai báo dữ liệu danh mục
• Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục
• Nhập số dƣ đầu vào hệ thống
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống

2

1


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Những khai báo ban đầu…

3

Bài tập thực hành
Kiểm tra trên hệ thống:
Dữ liệu ABC được phục hồi từ tập tin:
THUCHANH_CTYABC_REF.mbz

4

2


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Dữ liệu danh mục
(Reference data)

5

Bài tập thảo luận
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất
hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống
danh mục khác nhau.
Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát
các danh mục cơ bản:
- Danh mục tài khoản
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

- Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên
- Danh mục kho, vật tƣ - hàng hóa
6

3


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống
kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều đƣợc
phản ánh trên các tài khoản.
VD1: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng
VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)
VD2: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng
USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)

Chi tiết theo…
7

Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên
VD. Cách xây dựng mã hóa:
Khách hàng

Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ 

KH***
NB***



NV***

Nhân viên trong công ty

8

4


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Mã

Tên KH, NCC

Địa chỉ

MST

KH002
KH003

Cty Hoa Mộc Lan
Cửa hàng số 3

1 Trương Định, Q.3
2 Ngũ Hành Sơn, ĐN

3700912800
3700149931

KH004

Khách hàng số 2

7 Châu Văn Liêm, Q.5

3700910828

NB009 Công ty Hiệp Thành 3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675
NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội
3701016959
NB011 Cty vận chuyển TMA 1 Hồ Văn Huê, Q.PN
3700431977
9

Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên
Mã
PKD
PHC

Tên đơn vị

TK chi phí lương

Phòng Kinh doanh
Phòng Hành chính nhân sự

6411
6421

Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC
Cấp tổ chức: Phòng ban
Mã

Tên nhân viên

NVLVH
NVTVC

Lê Văn Hùng
Trần Văn Chiến

NVNTH

Nguyễn Thị Hằng

Thuộc đơn vị

MST cá nhân

P. Kế toán
P. Kinh doanh

8053087549
8053095526

P. Hành chính nhân sự

10
8053064317

5


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục vật tư - hàng hóa
Nhóm
VTHH
HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa
HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa
Mã

Tên hàng hóa

Tính chất

Đơn vị tính
KG
KG

Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH)
TK kho:
1561
TK doanh thu:
5111
TK chi phí GVHB:
632
Thuế suất thuế GTGT:
10%
11

Tạo tài khoản ngân hàng
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511
Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ)
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522
Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD)
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM

12

6

Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng
danh mục

13

Xây dựng hệ thống mã hóa
• Hệ thống mã hóa
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân
loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử
dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong
HTTTKT

VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA?

14

7


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Xây dựng hệ thống mã hóa
• Vì sao phải mã hóa thông tin?
– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách

hàng; mỗi tài khoản kế toán…
– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn
hơn để mô tả thông tin. Vì sao?
– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối
tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví
dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài
khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx…
15

Bài tập thảo luận
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất.
Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra,
nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng
mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng
công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm
giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty
chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ,
Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ
Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100
khách hàng.
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần
bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao
gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự,
có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8
loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau.

Yêu cầu:
16
Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm

8


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Một số lưu ý khi xây dựng
hệ thống mã hóa

17

Khai báo dữ liệu danh mục
Tầm quan trọng của thiết lập
– chi tiết đối tƣợng kế toán
Ví dụ:
TK 131 chi tiết theo ?
TK 141 chi tiết theo ?
TK 331 chi tiết theo ?

18

9


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Số dư đầu

(Initial Balance)

19

Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX
Kì kế toán: QUÝ
Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX

20

10


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Nhập số dƣ ban đầu công ty TNHH TM ABC
Tài khoản

Ngoại
tệ

1111

131
141
1561

Dư nợ

Dư có

Dư có

VND

ngọai tệ

VND

ngoại tệ

Ghi chú

500.000.000

1121DAB
1122DAB

Dư nợ

200.000.000
USD

16.000.000

Chọn hạch toán đa tiền

tệ (Hệ thống / tùy chọn)
KH001

1.000

125.000.000

Nguyễn Văn Tư

6.000.000

- Tại kho: Hàng hóa

150.000.000

5.000kg HH04 x 10.000
5.000kg HH05 x 20.000

3411

90.000.000

331

200.000.000

41111

707.000.000

Tổng cộng

997.000.000

- Cập nhật số dư TK
1561
- Bỏ hạch toán ngoại tệ
NB004

997.000.000
21

Ghi chú

22

11


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Ghi chú

2. Thiết lập –
02 nhóm dữ liệu ?

1. Khởi tạo

23

Bài tập thực hành
In bảng cân đối số phát sinh đầu kì
/ Xuất ra Excel

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.mbz
24

12


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Sao lƣu và phục hồi dữ liệu
Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành!

25

Quản lý phát hành
hóa đơn từ hệ thống

26

13

Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Quản lý phát hành hóa đơn
- Những trƣờng hợp có phát hành hóa đơn từ hệ
thống PMKT của công ty?
- Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống
PMKT đƣợc quản lý nhƣ thế nào?

27

Quy định quản lý phát hành HĐ
Thông tƣ 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi
Thông tƣ 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa,
cung ứng dịch vụ.
Thông tƣ 39/2014/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành Nghị định
51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ
động trong việc quản lý phát hành hóa đơn.
Thông tƣ 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT
39/2014/TT-BTC.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về
HĐĐT khi bán hàng và cung cấp dịch vụ
28

14


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Các bƣớc thực hiện việc quản lý HĐ
Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn
Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn
Bước 3. Thông báo phát hành hóa đơn

29

Khởi tạo mẫu hóa đơn
Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau:
- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in
- Số liên: 3
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001
- Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T
Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên)
30

15


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Đăng ký sử dụng hóa đơn
Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau:
- Ngày đăng ký: 01/01/20XX

- Số ĐKKD: 010001120
- Về việc: xuất hóa đơn tự in
- Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in

31

Thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành
- Ngày: 01/01/20XX
- Số: TBPH00001
- Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM
Các loại HĐ phát hành
- Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Số lượng: 1000
- Từ số: 0000001, đến số: 0001000
- Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX
32

16


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Bài tập thực hành
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.mbz

33

Bài tập thực hành

34

17


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

* Bài tập thiết lập HTTTKT
Thiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dƣ
đầu cho công ty Kim Long

Sao lưu dữ liệu Kim Long, đặt tên:
THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.mbz

35

** Bài tập thực hành tổng hợp
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 –
Thiết lập hệ thống kế toán máy
Công ty TNHH TM XYZ

Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,
đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.mbz

36

18


Vũ Quốc Thông

16/09/2018

Tóm lại
• Khai báo dữ liệu danh mục
• Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục
• Nhập số dƣ đầu vào hệ thống
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống
Xem Nghị định 119/2018/NĐ-CP

37

19