Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 6 - Vũ Quốc Thông (2018)

Vũ Quốc Thông

18/06/2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 6

MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN
ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu
Trình bày một số chủ đề liên quan:
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT
• Mô hình hoạt động trên PMKT
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
• Phân loại phần mềm kế toán
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
• Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng

2

1

Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Dẫn nhập

3

từ K/T thủ công đến H/T tích hợp

4

2


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Quan điểm về kế toán máy…
Kế toán máy không những
làm giảm bớt khối lƣợng
Thế
nàoviệc,
là quan
đúng
?
công
tăngđiểm
tốc độ

xử lý,
mà còn giúp công tác kế toán
ngày càng chuyển sang
hƣớng trình bày và phân tích
thông tin. Tuy nhiên, chƣơng
trình phần mềm kế toán
không thể thay thế con ngƣời
5
trong kế toán.

Phần mềm kế toán (PMKT)

Theo bạn, PMKT là?
Công cụ ghi chép, …
Xử lý kế toán phải tuân thủ …
Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc …

6

3


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Chia sẻ kiến thức

7

Phần mềm kế toán (PMKT)
Vị trí của PMKT trong HTTTKT:
PMKT là một trong các yếu tố cấu thành
nên HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp ngƣời
làm kế toán trong việc thực hiện công việc
của mình với công cụ xử lý là máy tính
điện tử trong môi trƣờng quản trị CSDL
thích hợp.

8

4


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Vị trí của PMKT trong HTTTKT

Dữ liệu
kế toán

Thông tin
kế toán

Minh họa
bằng PMKT

9

Sự phát triển của PMKT
The evolution of accounting software

10

5


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Sự phát triển của PMKT

THE EVOLUTION OF ACCOUNTING SOFTWARE: PAST, PRESENT AND FUTURE
(The Journal of the Global Accounting Alliance)

/>
11

The evolution of accounting software

12

6


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

The evolution of accounting software

13

The evolution of accounting software

Transaction Page (TP)
(1 line/1 screen)

View
Whole Journal (V)

14

7


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

The evolution of accounting software

15

The evolution of accounting software

16

8


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

từ học thuật và N/C đến thực tế

17

Phân loại PMKT
Accounting software classification

18

9


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Accounting software classification
By the nature of transaction
>> front office và back office Accounting software
By the type of product
>> packaged or self-developed Accounting software
By the origin of the product

>> Vietnamese or foreign Accounting software

19

Accounting software classification
By the market segment (client company scope)
Foreign Acct Sw Vietnamese Acct Sw

94

10


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Accounting software classification
Horizontal v.s. Vertical Accounting Software

“Horizontal” for the one-size fits all application
“Vertical” for the industry specific solution
Reference:
-Deshmukh A. (2006) – Book
Digital Accounting: the effect of the Internet and ERP on
Accounting – page 28
- Francis J. S. – Weblink
/>21

Hệ thống bài học…

22

11


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

A. Mô hình hoạt động của PMKT
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
Ngƣời sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình
hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống. Tùy theo đặc điểm của từng
phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu
trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp

Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn trƣớc; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán
trong công đoạn sau

Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo
cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu của NSD. Từ đó,
NSD có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho
các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống 23
phần mềm khác

B. Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
Trong doanh nghiệp
Người kế toán viên
Không phải thực thao tác tính toán, ghi sổ thủ công; thông qua quy trình
hạch toán trên phần mềm, có thể ra đƣợc báo cáo chính xác
Kế toán trưởng
Tiết kiệm thời gian trong việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên các báo cáo
kế toán; cung cấp kịp thời đƣợc các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm
ngƣời quản lý yêu cầu
Giám đốc tài chính
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo
nhiều chiều khác nhau; hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động
tài chính của doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng
Giám đốc điều hành
Có đƣợc đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết
để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị; tiết kiệm đƣợc nhân lực,
chi phí và làm tăng tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên; gia tăng
thƣơng hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tƣ

Ngoài doanh nghiệp
Cơ quan thuế và kiểm toán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán tại các DN

24

12


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

C. Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
Tiêu chuẩn của PMKT
- PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc về kế toán
- PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với
những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không
ảnh hƣởng đến dữ liệu đã có
- PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
- PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Điều kiện của PMKT
- PMKT trƣớc khi đƣa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính
năng kỹ thuật theo các quy định hiện hành về kế toán
- PMKT khi đƣa vào sử dụng phải có tài liệu hƣớng dẫn cụ thể để giúp
NSD vận hành, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản
- PMKT do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải đƣợc
bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành
đƣợc công việc kế toán của một năm tài chính
25

D. Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN
- Trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học
- Xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế toán trên máy vi tính. VD. quản lý dữ
liệu và sao lƣu dữ liệu...

Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn về

nghiệp kế toán và tin học
- Xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch và tổ chức
thực hiện các khâu công việc)
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu (phân quyền truy cập và
thao tác trên hệ thống)

Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
- Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công
ty mẹ...) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần
chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho
thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo.
26

13


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

E. Phân loại phần mềm kế toán
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT front office và back office)
Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), là các phần mềm hỗ
trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và giao hàng cho khách. Một số
phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, các
PMKT front office tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán
hàng và tồn kho. Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị (phía sau văn phòng –
back office accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lƣu trữ và kết xuất
BCTC, BCQT và những phân tích thống kê tài chính.

Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói và tự viết)
PMKT đóng gói đƣợc các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm
với các tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Ƣu điểm của
PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai
rẻ. Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên
một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT.
PMKT tự viết là phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh
nghiệp với ƣu điểm đáp ứng đƣợc yêu cầu đặc thù. Tuy nhiên, với PMKT tự viết
27
chi sẽ cao, khó cập nhật và nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao khi vận hành.

E. Phân loại phần mềm kế toán (tt.)
Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT ngoài nước và trong nước)
PMKT nƣớc ngoài với ƣu điểm chất lƣợng tốt, mang tính chuyên nghiệp và công
nghệ hiện đại. Tuy nhiên, giá thành khá cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ có thể gặp khó
khăn. Ngoài ra, khi triển khai PMKT nƣớc ngoài có thể phát sinh các vấn đề về
địa phƣơng hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hƣớng dẫn, hệ thống kế toán
Việt Nam, yêu cầu về cấu hình hệ thống máy tính. Trong khi đó, các PMKT có
nguồn gốc trong nƣớc có thể có cấu trúc và công nghệ thƣờng lạc hậu hơn so với
PMKT nƣớc ngoài. Ƣu điểm của PMKT trong nƣớc là giá thành thấp, có thể bảo
hành nhanh chóng và thƣờng phù hợp với môi trƣờng kế toán VN từ ban đầu.

28

14


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

F. Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
Nguồn gốc xuất xứ
Ngƣời Sử Dụng (NSD) nên hƣớng tới những sản phẩm đã có thƣơng hiệu với
xuất xứ rõ ràng >> có lợi trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành

Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng
NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tƣ phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng

cảnh báo, tài liệu cho NSD, và khả năng bản địa hóa
Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh
NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện
hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật
NSD cần quan tâm đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả
năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng nhƣ kiểm tra các lỗi lập
trình trên phần mềm (nếu có)

Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai
NSD nên lƣu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần
mềm khác

Các yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu
Phần mềm nên có khả năng phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã
hóa dữ liệu lƣu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; chức
29
năng sao lƣu và khả năng phục hồi dữ liệu

G. Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng

Bước 1: Sau khi lựa chọn phần mềm, tiến hành đặt mua
Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính
Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống
- Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ,
hình thức sổ, pp tính giá xuất kho...)
- Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tƣ; hàng hóa...
- Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo ngƣời dùng phần
mềm, phân quyền cho ngƣời dùng hoặc nhóm ngƣời dùng
- Nhập số dƣ đầu: cho các tài khoản, các đối tƣợng chi tiết
khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tƣ, hàng hóa...
Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát
sinh vào phần mềm
Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán (chế độ
sao lƣu và phục hồi dữ liệu)
Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán
30

15


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

……
Bài đọc
Luachon_PMKT.pdf
PhanloaiPMKT.pdf
Bài nghe:
- HowtoselectAcctSoft_audio.mp3

31

Tóm lại
Trình bày một số chủ đề liên quan:
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT
• Mô hình hoạt động trên PMKT
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
• Phân loại phần mềm kế toán
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
• Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng
32

16


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Bài tập mô phỏng

Phòng kế toán
Phân vai
Thực hành…
33

Bài tập mô phỏng

34

17


Vũ Quốc Thông

18/06/2018

Bài tập mô phỏng
- Mỗi nhóm kế toán đƣợc giao bộ chứng từ kế toán.
- Các kế toán viên thao tác trên môi trƣờng thực hành.
- Kế toán tổng hợp theo dõi.
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thao tác, bổ sung một số bút toán
cuối kỳ cần thiết, ƣớc tính thuế TNDN và kết xuất bộ báo cáo
tài chính.
* Giảng viên theo dõi, đặt câu hỏi tƣơng tác với từng vị trí kế
toán trong nhóm để đánh giá quá trình thao tác.
* Giảng viên yêu cầu nhóm kết xuất các báo cáo liên quan từ
hệ thống kế toán máy để đánh giá sản phẩm thông tin.
35

18