Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại tổng cục xây dựng lực lượng công an nhân dân, bộ công an

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện chủ yếu phục vụ
cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Đây là phương tiện quan
trọng được dùng để ban hành chủ trương, chính sách; xây dựng chương trình,
kế hoạch công tác; chỉ đạo, điều hành thực hiện; báo cáo tình hình; đề đạt ý
kiến lên cấp trên; trao đổi công việc giữa các cơ quan… Văn bản cũng là cơ
sở pháp lí để giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo
cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được nhịp nhàng, thông suốt.
Trong hoạt động quản lí của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản
là một công việc quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Một văn bản
được ban hành sẽ là sản phẩm phản ánh kết quả lao động, là thước đo trình độ
chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của một tập thể
hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan. Văn bản ban hành có chất
lượng sẽ nâng cao uy tín của cơ quan và lãnh đạo cơ quan nói chung, của cán
bộ soạn thảo nói riêng; sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung của
văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ, nâng cao chất lượng
hồ sơ nộp vào lưu trữ. Ngược lại, văn bản ban hành không đảm bảo yêu cầu
đề ra chẳng những sẽ ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan mà còn
gây tổn hại đến uy tín của cơ quan, lãnh đạo cơ quan và cán bộ viên chức;
hình thức và nội dung của văn bản không thống nhất, gây khó khăn cho công
tác lập hồ sơ, làm giảm chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ.
Tuy nhiên, soạn thảo văn bản là một công việc không đơn giản, có nhiều
yêu cầu tỉ mỉ. Vì vậy, để văn bản ban hành có chất lượng, thì cán bộ soạn thảo
ngoài việc nắm chắc kiến thức về chuyên môn, còn phải nắm vững và biết cách
vận dụng các kiến thức và kĩ năng như: các yêu cầu về soạn thảo văn bản,
phương pháp thu thập thông tin và xử lí thông tin, xây dựng đề cương và bố cục
văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, văn phong đối với các loại văn

5

bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Ngoài ra, còn phải tuân thủ các quy tắc do
các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản
như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí,
đóng dấu văn bản … Tất cả các công việc trên gọi là kĩ thuật soạn thảo văn
bản, nghĩa là văn bản muốn có chất lượng, đảm bảo yêu cầu đề ra đòi hỏi phải
có kĩ thuật soạn thảo và cần phải được chuẩn hoá. Hiện nay, khi mà Đảng và
Nhà nước ta đang thực hiện cải cách hành chính thì chuẩn hoá văn bản, nâng
cao chất lượng soạn thảo văn bản là yêu cầu tất yếu để tạo nên sự thống nhất
về hình thức và nội dung; nâng cao chất lượng của văn bản.
Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (sau đây gọi tắt là Tổng
cục) là cơ quan trực thuộc Bộ trưởng Bộ Công an, có trách nhiệm thống nhất,
quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (CAND),
nhằm xây dựng lực lượng CAND là một lực lượng vũ trang, chính quy, tinh
nhuệ và từng bước hiện đại. Với chức năng, nhiệm vụ trên, cũng như nhiều cơ
quan, tổ chức khác trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước,
Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND đã ban hành rất nhiều văn bản để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong quá trình soạn thảo văn bản, Tổng
cục đã căn cứ vào các văn bản hướng dẫn như: Nghị định số 110/2004/NĐCP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn
bản và gần đây là Luật số 17/2008/QH12, về việc ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, được Quốc hội khoá 12, kì họp thứ ba công bố ngày
3

tháng 6 năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009 … Do đó, việc soạn
thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục nhìn chung đã có nhiều tiến bộ. Cụ thể,
chất lượng văn bản đã được nâng cao, văn bản ban hành đúng thẩm quyền,
đúng thể thức, không có tình trạng văn bản không có chữ kí của người có
thẩm quyền, không có ngày tháng, năm; văn bản ban hành đã bám sát với yêu

cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu… Tuy

6


nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, trong công tác soạn thảo văn bản còn
một số vấn đề chưa thống nhất cần được nghiên cứu như: cách trình bày tên
cơ quan ban hành văn bản, cách lựa chọn tên loại văn bản, cách bố cục nội
dung văn bản, cách viết hoa trong văn bản, sử dụng từ ngữ, đặc biệt còn nhiều
văn bản sai về thể thức và kĩ thuật trình bày… Mặt khác, cán bộ làm công tác
soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND lại chủ yếu là tốt
nghiệp các trường Công an (CA), chưa được bồi dưỡng kiến thức về kĩ thuật
soạn thảo nên còn gặp khó khăn, nhất là đối với cán bộ trẻ mới ra trường. Vì
vậy, để góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại Tổng cục cần có
sự nghiên cứu, tìm rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Xuất phát từ thực tế
đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục
Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” để nghiên cứu làm
luận văn Thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu của đề tài.
Nghiên cứu những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản và yêu
cầu phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực
lượng CAND, Bộ Công an. Trên cơ sở khảo sát thực tế luận văn sẽ nêu lên
những ưu điểm, tồn tại về kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục. Từ đó, đưa
ra các giải pháp góp phần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt
động quản lí tại Tổng cục được tối ưu hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình
soạn thảo văn bản, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ngôn ngữ văn phong

của văn bản.

-

Phạm vi nghiên cứu và khảo sát: văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lượng
CAND soạn thảo rất nhiều, do điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn, nên
phạm vi nghiên cứu và khảo sát của luận văn chỉ tập trung nghiên cứu về hệ
thống văn bản hành chính thông thường từ năm 2005 đến nay, do

7


các đơn vị (X12, X13, X14, X15, X24, X33, X21, X25) trực thuộc Tổng cục
Xây dựng lực lượng CAND chủ trì soạn thảo (trừ các Trường CA).
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Theo yêu cầu của đề tài, luận văn sẽ chú ý làm rõ các vấn đề sau:
-

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng
CAND, Bộ Công an.

-

Hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an soạn
thảo.

-

Kĩ thuật soạn thảo văn bản được áp dụng tại Tổng cục Xây dựng lực lượng
CAND, Bộ Công an.

-

Nhận xét các ưu điểm, tồn tại, đề xuất các vấn đề cần hoàn thiện về kĩ thuật
soạn thảo văn bản do Tổng cục chủ trì.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về lĩnh vực quản lí hành chính nhà nước nói chung và công
tác công văn giấy tờ nói riêng có thể kể đến một số tác phẩm như: Văn bản
quản lí nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của
Phó Giáo sư Vương Đình Quyền; Văn bản quản lí Nhà nước thời Nguyễn của
PGS, TS Vũ Thị Phụng, khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lí luận và thực tiễn công tác văn thư, PGS
Vương Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia 2005); Soạn thảo và xử
lí văn bản quản lí nhà nước (tái bản lần thứ tư), GS TSKH Nguyễn Văn Thâm
(Nxb Chính trị Quốc gia năm 2006); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản,
Luật gia Nguyễn Văn Thông (Nxb Thống kê năm 2001); Hướng dẫn kĩ thuật
nghiệp vụ hành chính, Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam,
Bùi Xuân Lự (Nxb Thống kê năm 2003). Ngoài ra, còn có một số loại sách
chuyên khảo như: Xây dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước, Tạ Hữu
Ánh (nhà xuất bản Lao động 1996); Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho

8


cán bộ lãnh đạo, quản lí và công chức văn phòng, PTS Nguyễn Minh
Phương, Thạc sĩ Trần Hoàng (nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, 1997).
Trong mục nghiên cứu, trao đổi và thực tiễn kinh nghiệm trên Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam cũng có nhiều bài viết như: Thể thức văn bản và
thể thức văn bản quản lí nhà nước, một số vấn đề lí luận và thực tiễn của PGS
Vương Đình Quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2004). Một số

vấn đề cần giải quyết khi áp dụng các quy định hiện hành về thể thức văn bản
của Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12/2006). Kĩ
thuật trình bày văn bản ở Uỷ ban nhân dân các quận, huyện tại Thành phố
Hồ Chí Minh, thực trạng và một số đề xuất của Nguyễn Công Quyền (Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 9/2007); Một số ý kiến về thể thức văn bản của
Hội đồng nhân dân của Nguyễn Hải Long (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 2/2009). Công tác soạn thảo văn bản trong quân đội, một số lỗi thường
gặp và những đề xuất của Chu Văn Lộc (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 8/2007)...
Liên quan đến đề tài văn bản đã có một số luận văn Thạc sĩ như: “Bước
đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ ở Việt Nam”,
của Lê Thị Nguyệt Lưu, “Nghiên cứu chuẩn hoá thể thức văn bản của các
doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của Phạm Hồng Duy, “Văn phong trong
văn bản quản lí của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt
Nam” của Đỗ Thị Thanh Như …
Tuy nhiên, vấn đề “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục
Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” là một đề tài mới và
chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài, tôi đã vận dụng các phương pháp nghiên cứu:
phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, khảo sát … Phương pháp khảo sát
được vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài.

9


Những thông tin thu được qua phương pháp này và các nguồn tài liệu tham
khảo sẽ được xử lí một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng phương pháp phân
tích tổng hợp. Ngoài ra, trong đề tài đã vận dụng một số phương pháp nghiên
cứu khác như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng…

Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều được phân tích, đánh giá, nhìn nhận
dựa trên những quan điểm mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác
Lênin, được cụ thể hoá thành nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử,
nguyên tắc tổng hợp.
7. Đóng góp của luận văn
-

Xác định sự cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục
Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an.

-

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng
cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu của luận
văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ, chiến sĩ làm công tác soạn thảo văn bản
tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an.
8. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
3 chương:
Chương 1. Những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản
Chương 2. Kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng
CAND, Bộ Công an
Chương 3. Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng
lực lượng CAND, Bộ Công an.

10


NỘI DUNG
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.1. Một số khái niệm.
1.1.1. Kĩ thuật soạn thảo văn bản
+

Kĩ thuật [36, tr.494]

Là tổng thể nói chung những phương tiện và tư liệu hoạt động của con người,
được tạo ra để thực hiện quá trình sản xuất và phục vụ các nhu cầu phi sản
xuất của xã hội như kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại...

+

Là tổng thể nói chung những phương pháp, phương thức sử dụng trong một
lĩnh vực hoạt động nào đó của con người như kĩ thuật cấy lúa, kĩ thuật cắt, tỉa
cảnh.

+

Là tính từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao như cầu thủ đi bóng rất kĩ
thuật, một giọng hát có kĩ thuật.

-

Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản như soạn thảo văn bản.
-

+

Văn bản [36, tr.1084]

Là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại thông tin văn
bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước.

+

Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống
nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn văn bản
hành chính.

-

Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm cả yếu
tố kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản. Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau
về kĩ thuật soạn thảo văn bản:

11


+

“Kĩ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong quá
trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn
thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình là những đòi
hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo
văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản” [24, tr.35].
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây
dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản. Toàn bộ
những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả

về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phù
hợp với mục đích của chủ đề ban hành. Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một
số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành:
Thứ nhất, gồm những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan
nhà nước trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản. Tuỳ thuộc vào
mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thể được quy định
bằng những quy phạm pháp luật. Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật,
Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền được trình dự án Luật
trước Quốc hội là Chủ tịch nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân
tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện
Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành
viên của Mặt trận. Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết
thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã được Quốc hội thông qua. Đó
là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn
thảo văn bản.
Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Ở nghĩa
hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thường được hiểu ở nghĩa này. Người cán bộ
soạn thảo trước tiên phải là người am hiểu lĩnh vực văn bản nói đến, có

12


chuyên môn nghiệp vụ. Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản,
ngôn ngữ thể hiện tương ứng với hình thức tên gọi của văn bản. Giá trị của
văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật
chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn
thảo. Người soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm được tích luỹ trong quá
trình soạn thảo trước “trăm hay không bằng tay quen”. Người mới bắt tay vào
việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của người đã soạn thảo trước. Những

quy tắc, những đòi hỏi này thường chỉ được thừa nhận trong thực tiễn không
mấy khi được quy định thành pháp luật.
+

“Là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ

năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn
bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [30, tr. 172].
+

“Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan và cán
bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua,
ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn bản đó”
[26, tr.4]...
Tuy nhiên, phải khẳng định là kĩ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng
trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn
và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, mà còn ở một
số ngành khoa học khác. Nhưng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và
nguồn gốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Bên cạnh những quy tắc
hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kể đến những quy
tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đường kinh nghiệm. Trong khi thừa
nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng
phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân
của người chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản. Kĩ thuật soạn thảo văn
bản được xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn. Nhưng
những tri thức đó có được vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít

13

phải thông qua con người và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia.
Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra được
những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo
những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của người
khác, cũng như những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản.
Từ các khái niệm trên có thể hiểu:
Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu về
soạn thảo văn bản như phương pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề
cương và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại
văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn
bản, như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt,
kí, đóng dấu văn bản … Ngoài ra, là những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kĩ
thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn
bản khác như văn học, sáng tác nghệ thuật. Kĩ thuật này nhằm làm cho người
nhận văn bản hiểu được mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách
nhanh nhất và chính xác nhất, để có những hoạt động phù hợp với mục đích
của việc ban hành văn bản. Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận
duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhưng cùng
chung một mục đích của người ban hành. Do đó, muốn cho hoạt động của các
chủ thể khác nhau có được những hành vi hoạt động đồng loạt như nhau, buộc
những chủ thể đó phải có nhận thức như nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài
ra, vẫn còn phải lưu lại văn bản để làm bằng chứng trong tương lai. Vì vậy, để
nâng cao chất lượng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất
định.
1.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản

14

Để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, đạt được mục đích yêu cầu đề
ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học. Có một số khái
niệm về quy trình soạn thảo văn bản như:
-

“Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành chính nhà
nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt
động của mình” [18, tr. 86].

-

“Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc
cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành” [30, tr.
192].

-

“Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước kể từ khi
bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản. Việc bố trí các bước sao
cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt được mục
tiêu đặt ra. Đồng thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết
quả bước sau chứng minh sự cần thiết của bước trước” [26, tr. 4].
Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là
các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản. Các bước
này đồng thời cũng là kế hoạch của người soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế
hoạch chung của người soạn thảo. Đối với những cán bộ mới vào nghề, các
bước tiến hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết. Sau khi kết thúc
mỗi một bước tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp. Đối với

những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự
các bước tiến hành soạn thảo có thể không cần thiết nhưng vẫn phải đảm bảo
các bước theo đúng quy định. Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công
dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình
soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình
soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống
nhau. Tuy nhiên, việc xác định một quy trình chuẩn là hết sức cần thiết, nhằm

15


trật tự hoá công tác này. Hiện nay, trong soạn thảo văn bản, mới chỉ có quy
trình chuẩn đối với văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, còn các loại văn bản hành chính
thông thường, hầu hết được xây dựng và ban hành theo các yêu cầu của hoạt
động thực hiện của cơ quan, đơn vị. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
có thể được trình bày ngắn gọn trong điều lệ ban hành và quản lí văn bản của
cơ quan.
1.1.3. Thể thức văn bản
Văn bản có rất nhiều thể loại: Nghị định, Thông tư, Quyết định, Công
văn, Báo cáo, Kế hoạch .... Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác
nhau, thể hiện đặc điểm riêng của mỗi loại văn bản. Nghị định có thể thức và
bố cục khác Thông tư, Biên bản khác với Nghị quyết và Nghị quyết khác với
Công điện ... Tuy nhiên, giữa chúng có những điểm chung tạo thành thể thức
văn bản. Thể thức này giúp ta phân biệt sự khác nhau giữa văn bản với các tác
phẩm, hay ấn phẩm khác: văn, thơ, kịch, nhạc, hoạ, sách, báo ... Có nhiều
định nghĩa hoặc giải thích về thể thức văn bản như:
-

“Thể thức văn bản quản lí nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có

trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.
Các yếu tố đó được quy định khác nhau ở từng thể loại văn bản, nhưng có
những yếu tố bắt buộc ở văn bản nào cũng phải có” [14, tr. 27].

-

“Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm bảo đảm
cho văn bản có hiệu lực pháp lí và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng
như lâu dài trong hoạt động quản lí của cơ quan” [24, tr. 57].

-

“Toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: tiêu đề, tác
giả, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ kí, dấu cơ
quan, nơi nhận, mức độ mật, khẩn (nếu có), được trình bày theo các quy định
và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lí và giá trị
thực tiễn của mỗi văn bản” [15, tr. 77].

16


-

“Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm
đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí và sử dụng được thuận lợi trong quá
trình hoạt động của cơ quan” [18, tr. 102].

-

“Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các

thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm
quyền quy định” [30, tr. 131].

-

“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất
định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư” [5, tr. 2].
Từ các định nghĩa trên về thể thức văn bản có thể hiểu:
Thứ nhất, thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối
với một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này thì văn bản
được xem như không hợp thức, việc truyền đạt các quyết định quản lí sẽ
không có hiệu quả. Theo quy định hiện hành, thể thức văn bản bao gồm: quốc
hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu văn bản; địa danh và ngày
tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung
văn bản; chữ kí của người có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận. Ngoài ra, ở
một số văn bản còn có một số thành phần như dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ
mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản.
Thứ hai, các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách
thức thống nhất như khổ giấy A4 kích thức 210 x 297 mm, phông chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ theo quy định.
Thứ ba, thể thức của một thể loại văn bản phải do cơ quan có thẩm quyền
có liên quan quy định, như thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn
số 01-HD/VPTW, ngày 02/02/1998 về thể thức văn bản của Đảng,

17

còn thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức ... thực hiện theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
– Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

1.2. Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản
1.2.1. Văn bản ban hành phải có mục đích:
Văn bản ban hành dưới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trương,
chính sách, chương trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự
việc cụ thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do vậy, văn
bản phải có mục đích rõ ràng, nghĩa là nội dung văn bản phải xoay quanh một
chủ đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Yêu
cầu này đòi hỏi khi soạn thảo văn bản phải xác định rõ mục đích ban hành,
mục tiêu và giới hạn của nó. Hay nói cách khác, phải trả lời được câu hỏi:
Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề
đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho cả quá
trình soạn thảo mà người thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí
văn bản đều phải lấy đó làm căn cứ chủ yếu để xem xét văn bản soạn thảo có
đạt được mục đích yêu cầu đề ra hay không.
1.2.2. Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền (đảm bảo tính hợp
hiến, hợp pháp):
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Hiến pháp là đạo luật cơ bản, làm
nền tảng, các văn bản dưới Luật khác như Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư,
Chỉ thị, Quyết định ... có chức năng giải thích, hướng dẫn, quy định chi tiết
việc thi hành. Muốn văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành được thống
nhất, đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh thì văn bản ban hành phải đảm bảo
tính hợp hiến và hợp pháp. Nghĩa là, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền,
nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các

18

quy định của cấp trên. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lí nhà nước được
xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung.
*

Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép sử dụng
những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban
hành văn bản. Theo quy định hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản
(Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008) thì Quốc hội ban hành
Hiến pháp, Luật, Nghị quyết; Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp
lệnh, Nghị quyết; Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định; Chính phủ ban
hành Nghị định; Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định; Hội đồng thẩm
phán Toà án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết; Chánh án Toà án nhân dân
tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng
Cơ quan ngang Bộ ban hành Thông tư ...

*

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép ban hành
văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật, chủ thể đó có
thẩm quyết giải quyết.

-

Đúng thẩm quyền về nội dung là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của văn
bản. Nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm
quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định. Chẳng
hạn như: theo phân cấp quản lí cán bộ của Bộ Công an thì Tổng cục trưởng
Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND có quyền quyết định thăng cấp, nâng
lương đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Trung tá. Nếu Tổng cục trưởng

Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND lại quyết định thăng cấp, nâng lương
đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Thượng tá, Đại tá là trái quy định,
không đúng thẩm quyền.

-

Đúng thẩm quyền về nội dung còn có nghĩa là nội dung văn bản không được
trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên. Mục
đích là để đảm bảo kỷ cương phép nước, làm cho chủ trương, chính sách,
pháp luật của Nhà nước được thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất.

19


Đồng thời, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ
quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ
quan tuỳ tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa
trên cơ sở pháp luật của nhà nước và quy định của cơ quan cấp trên, đặt “lệ
làng” lên trên phép nước.

1.2.3. Văn bản ban hành phải chính xác và khoa học
Sự chính xác và khoa học của một văn bản được thể hiện ở hai mặt: hình
thức văn bản và nội dung văn bản.
*

Về hình thức văn bản: phải thể hiện đầy đủ và trình bày đúng các thành phần
thể thức đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
– Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
như: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản; địa

danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm
quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận. Ngoài ra, một số văn bản còn có
dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, địa chỉ
trên mạng (Website), số điện thoại, số Telex, số Fax, các chỉ dẫn về phạm vi
lưu hành như “trả lại sau khi họp”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”, “dự
thảo”, “dự thảo lần ...”, kí hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành, phụ
lục kèm theo, số trang.

*

Về nội dung văn bản: sự chính xác về nội dung và cách bố cục nội dung văn
bản khoa học có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của văn bản.
Thứ nhất, nội dung của văn bản phải thể hiện được mục đích của việc ban
hành văn bản. Văn bản phải thể hiện đúng đắn thực tế khách quan. Thực tế
khách quan của văn bản được thể hiện đối với từng loại văn bản như:

20


-

Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về pháp luật, chủ trương,
chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và
quản lí thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế,
với quy luật phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết hài hoà giữa lợi
ích của nhà nước và lợi ích của quần chúng nhân dân. Nội dung văn bản đáp
ứng được yêu cầu này sẽ có tính khả thi cao và mang lại kết quả tốt. Ngược
lại, nếu các quyết định quản lí ban hành không thể hiện đúng đắn thực tế
khách quan, mang tính chủ quan, duy ý chí của cá nhân hoặc tập thể lãnh đạo,

hay vì lợi ích của một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản
đó sẽ bị hạn chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của nhà nước hoặc
gây khó khăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân nhất là đối với việc soạn
thảo các văn bản quy phạm pháp luật như Luật, Pháp lệnh, Nghị định ...
thì cần phải chính xác, theo đúng quy trình, quy định của Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật.

-

Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết, tổng kết công tác hoặc văn bản có
nội dung đề nghị, kiến nghị, trả lời ... thì phải nêu đúng tình hình thực tế,
không được thêm bớt, bịa đặt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các
thông tin và số liệu đưa vào văn bản phải qua xử lí nghiêm túc, đảm bảo tính
chính xác và đầy đủ, các ý kiến đề xuất và kết luận phải có cơ sở khoa học và
thực tế. Nếu văn bản ban hành đạt được điều đó, sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan
hoặc cơ quan hữu quan và người có trách nhiệm theo dõi, giải quyết nhận
thức được đầy đủ, đúng đắn thực chất của vấn đề, sự việc đề cập trong văn
bản, từ đó đề ra các quyết định quản lí đúng đắn, hợp lí. Ngược lại, nếu nội
dung không đảm bảo chính xác sẽ gây nên những sai lầm, thiếu sót trong việc
ra quyết định cũng như xử lí công việc cụ thể có liên quan.
Thứ hai, nội dung của văn bản phải rõ ràng, chính xác, không để người
đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.

21


Thứ ba, bố cục nội dung của văn bản phải khoa học: những vấn đề được
nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa
học, có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn. Nội dung thông tin
được sắp xếp theo trình tự hợp lí, lôgíc. Các ý không trùng lặp, thừa, tản mạn

hay vụn vặt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành, thi
hành. Sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn có tính khoa học,
chuẩn xác. Bố cục nội dung văn bản chặt chẽ theo chủ đề, các phần, các ý, các
câu liên kết với nhau tạo thành một thể thống nhất.
1.2.4. Văn bản ban hành phải bảo đảm những yêu cầu về ngôn ngữ
và văn phong hành chính
-

Về ngôn ngữ: văn bản hành chính là công cụ được dùng để truyền đạt chủ
trương, chính sách, pháp luật và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước
và các cơ quan, tổ chức khác. Do vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này
được gọi là ngôn ngữ hành chính, thuộc loại ngôn ngữ viết, được thể hiện theo
những chuẩn mực của văn viết.

-

Về cách hành văn (văn phong): chất lượng của một văn bản hành chính phụ
thuộc rất nhiều vào việc sử dụng từ ngữ và cách hành văn. Trong một văn bản
hành chính, nếu sử dụng từ ngữ chuẩn mực và có cách viết thích hợp sẽ góp
phần truyền đạt thông tin được chính xác, dễ hiểu và thể hiện được mục đích
của việc ban hành văn bản đó. Văn bản hành chính gồm nhiều loại với tính
chất và công dụng khác nhau. Do vậy, câu văn và lời văn cũng có những khác
biệt nhất định. Chẳng hạn: đối với văn bản quy phạm pháp luật đề ra các quy
tắc xử sự chung, để điều tiết quan hệ xã hội về một lĩnh vực thì một mặt nào
đó, từ ngữ phải chính xác, ý tứ phải rõ ràng, thể hiện sự khách quan và vô tư;
đối với văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành thì câu văn cần dứt
khoát, rõ ràng, lời văn cần trang trọng, nghiêm túc; đối với văn bản ban hành
với mục đích trao đổi công việc, phản ánh tình hình, đề đạt ý kiến,

22

nguyện vọng với cấp trên thì câu văn cần mạch lạc, ý tứ rõ ràng, lời lẽ phải
thể hiện sự khiêm tốn, lịch sự.
1.3. Vai trò của kĩ thuật soạn thảo văn bản đối với việc nâng cao
chất lượng văn bản.
1.3.1. Đảm bảo tính thống nhất và chuẩn mực trong việc soạn thảo
ban hành văn bản
Văn bản quản lí là phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí
của bộ máy nhà nước, chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật
pháp, tiêu biểu cho quyền lực và sự quản lí thống nhất của nhà nước. Do đó,
kĩ thuật soạn thảo văn bản tốt, sẽ góp phần chuẩn hoá văn bản, tạo nên sự
thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với
các loại văn bản được ban hành, từ đó, góp phần tạo lập một nền nếp cần thiết
trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan.
1.3.2. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính
thẩm mĩ của văn bản:
Nếu văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, nhất là đối với những
loại văn bản đã được mẫu hoá cả về hình thức và nội dung thì hiệu suất soạn
thảo và chất lượng của văn bản sẽ được nâng cao, văn bản ban hành sẽ đảm
bảo tính thẩm mỹ. Ngày nay, khi máy vi tính đã trở thành một phương tiện
được sử dụng phổ biến trong soạn thảo văn bản, với công dụng của phần mềm
Microsoft Word thì việc chuẩn hoá văn bản sẽ được thuận lợi, nâng cao thẩm
mỹ của văn bản, tăng năng suất và mang lại hiệu quả cao hơn.
1.3.3. Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản
Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng thể thức: ghi rõ tên cơ quan ban
hành văn bản; đầy đủ số, kí hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung
chính xác sẽ giúp văn thư cơ quan vào sổ công văn đi, đến; giúp lãnh đạo cơ
quan xử lí, giải quyết văn bản được nhanh chóng, chính xác, thuận tiện.

23


1.3.4. Tạo thuận lợi cho công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức
văn bản được thể hiện đầy đủ, đúng đắn sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ
chính xác cao, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ, tạo thuận lợi
cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Tóm lại, văn bản có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lí của
các cơ quan, tổ chức. Quá trình soạn thảo văn bản là một quá trình phức tạp,
bao gồm nhiều khâu, mỗi khâu có nhiều người, nhiều cơ quan tham gia với
những thẩm quyền khác nhau. Vì vậy, muốn văn bản ban hành có chất lượng,
đảm bảo mục đích sử dụng thì cần phải nghiên cứu kĩ thuật soạn thảo văn bản
và nên coi trọng công tác này trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ
chức.
Chương 2. KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC XÂY
DỰNG LỰC LƯỢNG CAND, BỘ CÔNG AN

2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng
lực lượng CAND, Bộ Công an
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Thi hành Nghị định số 250/CP ngày 12 tháng 6 năm 1981 của Hội đồng
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Nội
vụ; ngày 18 tháng 6 năm 1981, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phạm Hùng đã kí Quyết
định số 13/QĐ-BNV quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Tổng
cục Xây dựng lực lượng CAND. Trải qua 30 năm xây dựng và trưởng thành,
Tổng cục đã đảm nhiệm vai trò là cơ quan chuyên môn của Bộ Nội vụ (nay là
Bộ Công an) thống nhất quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lượng
CAND thực sự là một lực lượng vũ trang chính quy, hiện đại.
Để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, ngày 11 tháng 12 năm 2009

Bộ trưởng Bộ Công an Lê Hồng Anh đã kí Quyết định số số 4059/QĐ-BCA

24


quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục
Xây dựng lực lượng CAND. Tuy nhiên, so với trước, chức năng, nhiệm vụ cơ
bản không thay đổi.
Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND là cơ quan chuyên môn trực thuộc
Bộ trưởng Bộ Công an, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Công an thống nhất,
quản lí, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác Xây dựng lực lượng CAND;
tham mưu giúp Đảng uỷ Công an Trung ương đảm nhiệm công tác Đảng,
công tác chính trị và công tác quần chúng.
Về nhiệm vụ, Tổng cục có trách nhiệm:
-

Nghiên cứu, đề xuất các chủ trương, kế hoạch về các mặt công tác Đảng, công
tác Xây dựng lực lượng trong CAND, tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra
việc thực hiện. Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức chỉ đạo và thực hiện các chủ
trương, kế hoạch của Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ trưởng về công tác
giáo dục chính trị tư tưởng, thi đua, khen thưởng và các hoạt động văn hoá,
văn nghệ, thể dục thể thao, quân sự, võ thuật, thực hiện điều lệnh trong lực
lượng CAND theo quy định. Giúp Đảng uỷ Công an Trung ương thường
xuyên chỉ đạo, định hướng nội dung tuyên truyền về các mặt công tác Công
an; quản lí, chỉ đạo các cơ quan tuyên truyền của lực lượng CAND; phối hợp
với các cơ quan tuyên truyền của Nhà nước thực hiện công tác tuyên truyền,
giáo dục, động viên, hướng dẫn cán bộ, chiến sĩ Công an và nhân dân thực
hiện nhiệm vụ bảo vệ An ninh quốc gia và giữ gìn trật tự an toàn xã hội theo
quy định của Nhà nước và của Bộ trưởng; phối hợp với các cơ quan liên quan
tuyên truyền, đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc của các thế lực thù địch.

-

Nghiên cứu, đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ương, Bộ trưởng về tổ chức,
biên chế, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ, bố trí lực lượng, phân công, phân
cấp quản lí và các quy chế, quy trình về công tác tổ chức cán bộ trong lực
lượng CAND. Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lí tổ chức, biên chế trong

25


lực lượng CAND. Nghiên cứu đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ương, Bộ
trưởng tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện các mặt công tác cán bộ và công
tác bảo vệ chính trị nội bộ trong lực lượng CAND; trực tiếp quản lí cán bộ
theo chức năng và phân cấp của Bộ trưởng.
-

Nghiên cứu, đề xuất chế độ, chính sách, bảo hiểm xã hội phù hợp với tính
chất, đặc điểm công tác Công an. Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách,
bảo hiểm xã hội đối với sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân viên chức
trong lực lượng CAND theo quy định.

-

Thực hiện chức năng quản lí nhà nước về giáo dục, đào tạo trong lực lượng
CAND theo đúng quy định của Nhà nước và Bộ trưởng; chỉ đạo việc tổ chức
thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện trong lực lượng CAND;
thống nhất quản lí, chỉ đạo hoạt động của các Học viện, Trường Công an và
các cơ sở bồi dưỡng, huấn luyện, dạy nghề trong lực lượng CAND theo quy
định của Bộ trưởng. Giúp Bộ trưởng phối hợp với Bộ Quốc phòng và các Bộ,

ngành có liên quan thực hiện các quy định về công tác giáo dục Quốc phòng –
An ninh cho học sinh, sinh viên, cán bộ, đảng viên, công chức và các đối
tượng khác; tham gia Hội đồng giáo dục Quốc phòng – An ninh các cấp theo
quy định.

-

Thống nhất quản lí, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác nghiên cứu lịch
sử, công tác bảo tàng, bảo vệ và phát huy các di sản văn hoá CAND; tổ chức
các hoạt động nghiên cứu, biên soạn tổng kết lịch sử đấu tranh bảo vệ an ninh
trật tự trong quá trình dựng nước, giữ nước và lịch sử CAND Việt Nam.

-

Tổ chức việc sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm các mặt công tác của Tổng cục;
nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung hệ thống quy chế, quy trình công tác
về các lĩnh vực do Tổng cục phụ trách. Thực hiện việc hợp tác quốc tế về xây
dựng lực lượng CAND theo quy định của Bộ trưởng. Thực hiện công tác
thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, công tác phòng, chống tham

26


nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong Tổng cục. Xác minh, kết
luận và đề xuất giải quyết khiếu nại về lĩnh vực công tác xây dựng lực lượng
theo quy định của Bộ trưởng. Thực hiện công tác Đảng, công tác Xây dựng
lực lượng, công tác Hậu cần, Kĩ thuật, công tác nghiên cứu khoa học và tổng
kết lịch sử của Tổng cục theo quy định của Đảng uỷ Công an Trung ương và
của Bộ trưởng. Thực hiện những nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Tổng
cục Xây dựng lực lượng CAND do Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ

trưởng giao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND do Tổng cục trưởng phụ trách, có
từ 4 đến 6 Phó Tổng cục trưởng.
Tổ chức bộ máy của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND được thiết kế
như sau:
-

Văn phòng Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND (X12)

-

Cục Tổ chức cán bộ (X13)

-

Cục Chính sách (X33)

-

Cục Đào tạo (X14)

-

Cục Công tác chính trị (X15)

-

Tạp chí CAND (X24)

-

Viện Lịch sử Công an (X25)

-

Báo CAND (X21)

-

Các trường CAND (T)

2.2. Thực trạng kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng
lực lượng CAND, Bộ Công an

27


Trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu văn bản ban hành từ năm 2005 đến nay
của 8 đơn vị trực thuộc Tổng cục là Văn phòng Tổng cục, Cục Tổ chức cán
bộ, Cục Đào tạo, Cục Công tác chính trị, Cục Chính sách, Tạp chí CAND,
Viện Lịch sử Công an, Báo CAND, tôi thấy có một số vấn đề nổi bật về kĩ
thuật soạn thảo văn bản như sau:
2.2.1. Các loại văn bản do Tổng cục soạn thảo
Hiện nay, chưa có quy định về các loại văn bản quản lí nhà nước thông
thường và thẩm quyền ban hành đối với từng loại văn bản. Tuy nhiên, để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa
phương, các tổ chức chính trị, các doanh nghiệp sản xuất ... đều ban hành và
sử dụng các loại văn bản này. Qua khảo sát, tôi thấy Tổng cục Xây dựng lực
lượng CAND đã ban hành và sử dụng một số loại văn bản như:

-

Chương trình: trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực
công tác như tham mưu, tổ chức cán bộ, chính sách, tuyển sinh tuyển dụng ...
hoặc tất cả các mặt công tác liên quan đến Xây dựng lực lượng CAND. Ví dụ,
Chương trình công tác Xây dựng lực lượng CAND năm 2009 của Tổng cục
Xây dựng lực lượng CAND; Chương trình công tác tổ chức cán bộ năm 2010
của Cục Tổ chức cán bộ; Chương trình công tác chính sách năm 2010 của Cục
Chính sách ...

-

Kế hoạch: xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành
một nhiệm vụ công tác của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc. Ví dụ, Kế
hoạch triển khai tập huấn điều lệnh, quân sự, võ thuật năm 2008; Kế hoạch
của Ban Thanh niên Công an về việc triển khai các hoạt động kỷ niệm ngày
thành lập Đoàn 26/3/2008.

-

Báo cáo: để phản ánh tình hình có liên quan đến công tác xây dựng lực lượng
CAND. Ví dụ, Báo cáo công tác Tổ chức cán bộ tuần từ 22/3/2010 đến
26/3/2010; Báo cáo công tác Chính sách và Bảo hiểm xã hội tháng 3; Báo cáo
sơ kết công tác Xây dựng lực lượng 6 tháng đầu năm 2010; Báo cáo tổng kết

28


công tác Xây dựng lực lượng năm 2009; Báo cáo biến động cán bộ tháng 3;
Báo cáo tình hình tư tưởng cán bộ chiến sĩ 3 tháng đầu năm 2010; Báo cáo

tổng kết 5 năm thực hiện Thông tư số 16/TT-BCA, ngày 15/3/2005 về hợp
đồng lao động...
-

Hướng dẫn: để giải thích, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện một công việc cụ
thể. Ví dụ, Hướng dẫn công tác tuyển sinh năm 2010 vào các trường CA;
Hướng dẫn công tác tổng điều tra dân số năm 2009; Hướng dẫn công tác thi
đua khen thưởng năm 2008 ...

-

Tờ trình: để gửi lên lãnh đạo Bộ trình bày về một chủ trương, một chế độ
chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, sửa đổi chế độ chính
sách ... Ví dụ, Tờ trình đồng chí Thứ trưởng Thường trực Nguyễn Khánh Toàn
về chủ trương lấy phiếu bổ nhiệm đồng chí Giám đốc Công an tỉnh Hưng
Yên; Tờ trình các đồng chí Thứ trưởng xin ý kiến về sửa đổi một số điểm về
chế độ bồi dưỡng làm thêm giờ.

-

Công văn: dùng để giao tiếp như đề nghị, trao đổi, hỏi, trả lời, phản ánh tình
hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc ... Đây là văn bản được sử dụng
rộng rãi, mỗi năm Tổng cục ban hành khoảng hơn 5000 lượt công văn, các
đơn vị trực thuộc ban hành khoảng từ 1000 – 4000 lượt. Ví dụ, Công văn đề
nghị Tổng cục II tham gia ý kiến về việc thành lập Sở Cảnh sát phòng cháy
chữa cháy tỉnh Vĩnh Phúc; Công văn trao đổi về việc lương của đồng chí
Nguyễn Văn An; Công văn hướng dẫn thực hiện Nghị quyết số 09/NQ-ĐU
của Đảng uỷ Công an Trung ương về chiến lược cán bộ thời kì đẩy mạnh công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; Công văn trả lời Công an tỉnh Hoà Bình về
việc tiêu chuẩn chính trị để bổ nhiệm lãnh đạo cấp Đội ...

-

Quyết định cá biệt (áp dụng quy phạm pháp luật): để quy định, quyết định các
chính sách, chế độ, các vấn đề về tổ chức, cán bộ và các vấn đề khác thuộc
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Tổng cục. Đây cũng là loại văn bản được
Tổng cục ban hành và sử dụng rất nhiều, vì liên quan đến tổ chức, cán

29