Cơ sở lý luận về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

Cơ sở lý luận về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất
I. vai trò của tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ
dụng cụ (CCDC) trong doanh nghiệp sản xuất :
1. Đặc điểm và vai trò quan trọng của vật liệu, CCDC trong doanh nghiệp
sản xuất
Đối tợng lao động, sức lao động và t liệu lao động là ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất tạo nên sản phẩm. Nguyên liệu vật liệu thuộc loại đối tợng lao
động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng
chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật giá trị; về mặt hiện vật vật liệu chỉ tham
gia một lần vào chu kỳ sản xuất đồng thời khi tham gia vào quá trình sản xuất vật
liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu; giá trị
của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới
tạo ra. Về mặt kỹ thuật, vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dới nhiều trạng
thái khác nhau, phức tạp cả về đặc tính lý hoá vật chất dễ bị tác động của thời tiết,
khí hậu môi trờng xung quanh.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thờng
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm do vậy nó là yếu tố cơ
bản tác động mạnh mẽ đến giá thành sản phẩm; có thể nói cách khác chi phí về
nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản
xuất ra.
Cùng với nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, CCDC
mang những đặc điểm khác. CCDC là một bộ phận của t liệu lao động không đủ
tiêu chuẩn về mặt thời gian cũng nh mặt giá trị quy định thành tài sản cố định.
Tuy nhiên có những t liệu lao động không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian
sử dụng nhng vẫn đợc coi là CCDC nh các lán trại dụng cụ chuyên dùng cho sản
xuất , các loại bao bì có tính giá riêng, những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh,
quần áo, giày dép bảo hộ lao động. CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và
vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng bị hao mòn và
chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Dựa vào đặc điểm của

CCDC có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nên cần đợc dự trữ, bảo quản cho
quá trình sản xuất kinh doanh và cũng đợc xếp vào tài sản lu động, cũng nh đầu t
mua sắm bằng nguồn vốn lu động nh đối với vật liệu.
Từ những đặc điểm trên của nguyên vật liệu và CCDC ta nhận thấy chúng
có vị trí và vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
các doanh nghiệp. Do vậy, đòi hỏi trong mỗi doanh nghiệp sản xuất cần phải đợc
tăng cờng công tác quản lý vật liệu và CCDC.
2. Yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC
Trong điều kiện hiện nay, để quản lý tốt vật liệu, CCDC sao cho mang lại
hiệu quả cao nhất cần phải tiến hành tốt những vấn đề sau:
- Quản lý tốt về khâu thu mua vật liệu, CCDC sao cho có hiệu quả về các
mặt số lợng, chất lợng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đòi hỏi việc thu
mua phải hợp lý, phù hợp với yêu cầu sử dụng, cần lựa chọn nguồn thu mua sao
cho giá cả thấp nhất mà vẫn bảo đảm đợc yêu cầu, đồng thời tiết kiệm chi phí vận
chuyển từ đó góp phần đáng kể vào việc hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm .
- Đảm bảo về mặt chất lợng của vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất
thực hiện tiết kiệm vật t trong sản xuất, hạn chế những hao hụt, mất mát phát sinh
trong quá trình sản xuất .
- Tính toán chính xác, kịp thời, đầy đủ giá trị vật t tiêu hao trong sản xuất
sản phẩm .
Do đặc tính lý hoá của nguyên vật liệu và CCDC trong quá trình sản xuất bị
tiêu dùng toàn bộ nó thờng xuyên biến động nên việc dự trữ vật t nh thế nào để
đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại là tiền đề hết sức quan trọng. Mục
đích dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất không quá nhiều gây ứ đọng vốn,
không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất.
- Phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bảo quản; phơng tiện vận chuyển thích
hợp với tính chất, đặc điểm của từng thứ vật t nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự
hao hụt, mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển.
- Quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu, CCDC phải quán triệt nguyên tắc
sử dụng đúng mục đích quy định, đúng qui trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi

phí vật liệu trong giá thành. Mỗi doanh nghiệp sản xuất có những quy trình sản
xuất mang đặc tính khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình thực tế phát sinh của mỗi
doanh nghiệp để đề ra yêu cầu quản lý và biện pháp quản lý sao cho có hiệu quả
nhất.
3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu và CCDC:
Để thực hiện đúng chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế. Xuất
phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đã
xác định nhiệm vụ của kế toán Vật liệu, CCDC đối với các doanh nghiệp nh sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, CCDC; tính giá thực tế
của vật liệu, CCDC mua về nhập kho. Kiểm tra, đôn đốc kịp thời tình hình kế
hoạch thu mua vật t về số lợng, chủng loại, giá cả. thời hạn nhằm đảm bảo cung
cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh .
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu, hớng
dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu, CCDC từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ,
mở sổ kế toán chi tiết . Thực hiện hach toán vật liệu và CCDC đúng chế độ đúng
phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi
ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Kiểm tra việc chấp hành chế độ,
bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t, phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất
mát hoặc vật t kém phẩm chất đồng thời đa ra biện pháp xử lý kịp thời trong trờng
hợp thừa hoặc thiếu vật t. Tính toán chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa
vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh . Phân bổ chính
xác giá trị vật liệu, CCDC đã tiêu hao cho các đối tợng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, CCDC theo chế độ quy định;
lập báo cáo tổng hợp tình hình hiện có về vật liệu phục vụ cho công tác lập kế
hoạch thu mua, dự trữ vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để nhằm hạ giá thành với
mức thấp nhất (trong điều kiện có thể).
4. Những nội dung cơ bản về hạch toán vật liệu, CCDC

Để thực hiện tốt các yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC, các nhiệm vụ của
kế toán vật t thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu, CCDC phải bao gồm những
nội dung sau:
- Phân loại và theo dõi vật t theo từng thứ, từng loại riêng biệt.
- Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản, sử dụng vật t; doanh
nghiệp cần trang bị tốt hệ thống kho tàng, các trang thiết bị phục vụ tốt nhất và
nhanh nhất cho công tác nhập, xuất vật t đợc thuận lợi, kho tàng phải thoáng mát,
khô giáo, sạch sẽ tránh hiện tợng vật lý hoá làm cho vật t kém phẩm chất . Thủ
kho phải thực hiện tốt công tác hạch toán ban đầu ở kho, nếu cần thiết cử thêm
bảo vệ trông coi kho.
- Tổ chức hạch toán ban đầu thực hiện tốt công tác vận dụng chứng từ và
luân chuyển chứng từ một cách hợp lý nhất.
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hình thức sổ kế toán tổng
hợp, chi tiết một cách thích hợp.
- Xây dựng các định mức vật t cần thiết nh: Định mức dự trữ vật t tối đa, tối
thiểu định mức sử dụng vật t cũng nh định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển
và bảo quản.
- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật t cũng nh các báo cáo về
tình hình nhập - xuất - tồn vật t.
Ngoài ra, cần nắm bắt nhanh chóng thông tin trên thị trờng để đa ra những
chính sách và biện pháp giải quyết tốt nhất.
II. Phân loại, đánh giá vật liệu, CCDC
1. Phân loại nguyên liệu vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh , các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều
loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có những công dụng và đặc tính khác
nhau đòi hỏi ngời làm công tác quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật
liệu, CCDC để sử dụng đạt hiệu quả nhất.
Việc phân loại vật liệu chính là sắp xếp những nguyên vật liệu có cùng một
tiêu thức nào đó vào một loại.
Có nhiều tiêu thức để phân loại nguyên vật liệu nhng chúng ta chỉ nghiên

cứu một số tiêu thức phân loại cơ bản sau:
+ Phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, công dụng của chúng trong
quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp : Vật liệu đ-
ợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính (kể cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng lao
động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh: vải, mex, ... trong
các doanh nghiệp may, xi măng, sắt, thép... trong các doanh nghiệp xây dựng, chè
trong các Công ty sản xuất chè.
- Vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ, có tính chất làm thay đổi hình dáng,
tính chất của sản phẩm nhng đôi khi vật liệu phụ chỉ có tác dụng phục vụ cho quá
trình sản xuất nh: chỉ, cúc, mex... trong ngành may; bao bì, hộp trong các doanh
nghiệp phục vụ bao gói sản phẩm, đồ hộp.
- Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhng có tính chất lý, hoá và yêu cầu
quản lý đặc biệt, cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất tồn tại dới các trạng
thái thể lỏng, thể khí, thể rắn nh xăng, dầu, than, củi... để phục vụ cho việc sản
xuất sản phẩm, phục vụ cho các phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị.
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm để thay
thế, sửa chữa máy móc thiết bị hoặc CCDC.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và không cần lắp gắn
với quá trình xây dựng cơ bản tạo nên sản phẩm .
- Phế liệu: Là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh: vải
vụn, đầu mẩu gỗ, sắt vụn...
Trên đây là cách phân loại chính mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp
dụng, ngoài ra còn có những cách phân loại khác nh:
+ Phân loại theo nguồn hình thành: Vật liệu đợc chia thành hai loại
- Vật liệu nhập từ bên ngoài (mua ngoài): Là những vật liệu doanh nghiệp
không thể tự sản xuất đợc mà phải mua từ bên ngoài đem về nhập kho để sản
xuất sản phẩm .
- Vật liệu tự sản xuất : Là loại vật liệu mà trong quá trình sản xuất sản
phẩm doanh nghiệp tự tạo ra để sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh

doanh.
+ Phân loại theo quyền sở hữu: Vật liệu đợc chia làm hai loại
- Vật liệu tự có (thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).
- Vật liệu giữ hộ, nhận gia công (không thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp)
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, quy trình công nghệ sản xuất, mặt hàng
doanh nghiệp sản xuất cùng với việc tổ chức công tác kế toán chi tiết của từng loại
hình doanh nghiệp mà mỗi loại vật liệu đợc chia thành nhiều nhóm một cách chi
tiết hơn bởi những thứ vật liệu ở loại hình doanh nghiệp này là vật liệu chính nhng
với loại hình doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ.
Thực tế mỗi doanh nghiệp cần tìm biện pháp để phân loại theo dõi vật t cho
phù hợp với thực tế doanh nghiệp mình.
2. Phân loại CCDC :
+ Thông thờng CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất đợc chia thành 3 loại:
- CCDC dùng cho sản xuất: vật đã lắp, khuân mẫu...
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
+ Cũng nh vật liệu nếu phân chia theo nguồn hình thành thì CCDC đợc chia thành
hai nguồn lớn:
- CCDC nhập từ bên ngoài.
- CCDC tự sản xuất
+ Căn cứ vào giá trị bản thân và thời gian sử dụng thì CCDC chia làm hai loại lớn.
- CCDC phân bổ một lần (100% giá trị): thờng là những loại CCDC có giá
trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.
- CCDC phân bổ nhiều lần (phân bổ dần dần): Là những loại CCDC có giá
trị lớn và thời gian sử dụng dài.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, chức năng của CCDC trong sản xuất mà
mỗi doanh nghiệp có biện pháp phân chia và quản lý chi tiết cho phù hợp.
3. Đánh giá vật liệu, CCDC :
Đánh giá vật liệu, CCDC là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị

của vật liệu và CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân
thực và thống nhất.
Về nguyên tắc : Vật liệu, CCDC là thuộc tài sản lu động nên phải đợc đánh
giá theo giá mua thực tế của vật liệu, CCDC mua sắm, gia công, chế biến. Trong
đó, giá mua thực tế của vật liệu, CCDC là giá mua thực tế của vật liệu, CCDC
cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ (không bao gồm phần thuế GTGT) Do đặc
điểm của vật liệu, CCDC có nhiều chủng loại, thờng xuyên biến động trong quá
trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp
thời thờng xuyên, liên tục tình hình biến động và số hiện có của vật liệu, nên kế
toán vật liệu, CCDC còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh, ghi chép cho
thuận tiện.
*. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá thực tế :
Nguyên vật liệu , CCDC đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, tuỳ từng
nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, CCDC đợc xác định là khác nhau. Cụ thể:
- Đối với vật liệu, CCDC mua ngoài thì giá thực tế là giá mua (chính là lấy
trị giá ở cột cộng tiền hàng - Hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho; trờng hợp
không có hoá đơn thì chính là giá mua thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua
nguyên vật liệu nhập kho) cộng với chi phí mua thực tế phát sinh (không bao gồm
thuế GTGT) chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... trừ đi
các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
- Giá thực tế của vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá
thực tế của vật liệu, CCDC chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp vật liệu,
CCDC đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị.
- Giá thực tế vật liệu, CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực
tế của các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.
- Giá thực tế của vật hiện thu nhặt từ phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá
thực tế có thể sử dụng đợc, có thể tiêu thụ theo giá ớc tính.
Đối với giá thực tế của vật liệu và CCDC xuất kho có thể sử dụng một trong
5 phơng pháp sau:
1. Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ.

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho đợc tính trên cơ sở số
lợng vật liệu, CCDC xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn kho đầu
kỳ.
Đơn giá bình quân VL Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ
CCDC tồn kho đầu kỳ Số lợng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ
Trị giá thực tế VL, CCDC Đơn giá bình quân VL Số lợng VL, CCDC
xuất kho trong kỳ CCDC tồn kho đầu kỳ Xuất kho trong kỳ
2. Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân :
Trị giá thực tế VL, CCDC Trị giá TT VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Giá thực tế bình quân 1 đơn vị =
VL, CCDC Số lợng VL, CCDC Số lợng VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Trị giá thực tế VL, CCDC Giá thực tế bình quân Số lợng VL, CCDC
xuất kho trong kỳ một đơn vị VL, CCDC xuất kho trong kỳ
3. Theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO) :
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo
nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc với số lợng xuất kho thuộc lần
nhập trớc, số còn lại (chính bằng tổng số xuất kho từ số thuộc lần nhập trớc) đợc
tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Giá thực tế vật liệu, CCDC tồn kho
cuối kỳ là giá thực tế các lần nhập sau cùng.
4. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO) :
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập, nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập
kho lần cuối sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thành thực tế
=
=
ì
+

+
ì
=
xuất kho. Giá thực tế của vật t tồn kho cuối kỳ là giá vật t tính theo đơn giá của
những lần nhập đầu.
5. Phơng pháp giá thực tế đích danh :
Giá thực tế của vật t xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật t nhập
kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần xuất. Có
nghĩa là xuất lợng hàng thuộc lô nào với đơn giá nào thì tính theo giá thực tế của
lô hàng đó (tính cho từng loại vật t) do vậy, đòi hỏi doanh nghiệp ứng dụng phơng
pháp này phải để riêng vật t tránh xuất nhầm.
Mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn phơng pháp nào để tính giá vật t xuất kho
cần phải xem xét để lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình bởi
việc lựa chọn phơng pháp nào để phản ánh nó sẽ kéo theo sự tác động đến hàng
loạt yếu tố sau đó.
*. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá hạch toán :
Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật t lớn, giá cả biến động nhiều
việc nhập, xuất vật liệu, CCDC diễn ra thờng xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán
theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực
hiện đợc. Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán VL, CCDC nên sử
dụng giá hạch toán của vật liệu, CCDC là giá quy định thống nhất trong phạm vi
toàn doanh nghiệp và đợc sử dụng ổn đinh trong một thời gian dài. Giá hạch toán
của vật liệu, CCDC có thể là giá mua vật liệu, CCDC tại thời điểm đó hoặc có thể
xác định theo giá kế hoạch của vật liệu, CCDC đã đợc xây dựng.
Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập - xuất vật t theo giá hạch toán,
cuối kỳ hạch toán tổng hợp giá thực tế của vật liệu, CCDC luân chuyển trong kỳ
từ đó tính đổi về giá thực tế thông qua cơ sở hệ số giá vật liệu, CCDC.
Hệ số giá vật liệu, CCDC là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá
hạch toán của vật liệu, CCDC.
Cách xác định:

Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Hệ số giá VL,CCDC =