NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NHÀ
CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1. Đặc điểm khoản mục phải trả nhà cung cấp với vấn đề kiểm toán
1.1.1. Khái niệm
Theo quan niệm chung nhất, nợ phải trả bao gồm số tiền vốn mà doanh
nghiệp đi vay nhằm bổ sung phần thiếu hụt vốn kinh doanh và các khoản phải
trả khác phát sinh trong quan hệ thanh toán.
Xét theo thời hạn phải trả thì nợ của doanh nghiệp được chia thành hai
loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp
sẽ phải trả trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ hoạt động kinh doanh thông thường
nếu nó dài hơn 1 năm. Nợ dài hạn là các khoản phải trả có thời hạn trên 1 năm
hoặc nhiều hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thường.
Khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm
các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh như nguyên vật liệu, máy
móc thiết bị, điện, nước, sửa chữa tài sản cố định, bảo trì, bảo dưỡng…
Theo thời hạn thanh toán, khoản phải trả nhà cung cấp có hai loại: phải
trả nhà cung cấp ngắn hạn và phải trả nhà cung cấp dài hạn. Phải trả nhà cung
cấp ngắn hạn là khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm các yếu tố đầu vào mà đơn
vị phải thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh bình thường. Đối
với các doanh nghiệp, hầu hết các khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ
ngắn hạn. Tuy nhiên, cũng có những khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ
dài hạn. Đó là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm vật tư, hàng hóa, tài sản
mà đơn vị được phép trả góp trong nhiều năm.
Theo mối quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp, khoản phải trả nhà cung
cấp được chia thành hai loại: phải trả nhà cung cấp bên ngoài và phải trả nhà
cung cấp nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trong
cùng tổng công ty…).
Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hàng
hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Bên cạnh các khoản
nợ tiền mua hàng thì cũng có những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền

hàng cho nhà cung cấp.
Như vậy, khoản phải trả nhà cung cấp có mối liên hệ rất mật thiết với
nghiệp vụ mua hàng, là một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng và
thanh toán.
1.1.2. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
1.1.2.1. Nguyên tắc hạch toán
Theo Chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC,
khi hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
• Nợ phải trả nhà cung cấp phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải
trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã
ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch
vụ.
• Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ
trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng)
• Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn
chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá
thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp.
• Phải hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại,
giảm giá hàng bán của nhà cung cấp.
Ngoài ra, cần lưu ý đối với các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ
thì phải hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng đồng Việt
Nam theo tỉ giá quy định. Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ
được đánh giá theo tỉ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng tại thời điểm đó để
phản ánh giá trị thực của chúng.
1.1.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới khoản phải trả nhà cung cấp, kế
toán sử dụng các tài khoản:
TK 331 – Phải trả cho người bán
TK 336 – Phải trả nội bộ
TK 342 – Nợ dài hạn.

Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp.
Tài khoản 331:
Tài khoản 331 được sử dụng để hạch toán khoản phải trả ngắn hạn đối
với nhà cung cấp bên ngoài.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 như sau:
Bên Nợ TK 331 Bên Có
- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp
- Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa
nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ
- Số tiền nhà cung cấp chấp thuận giảm giá hàng
hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại
được nhà cung cấp chấp thuận giảm trừ vào khoản
nợ phải trả nhà cung cấp
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
khi kiểm nhận và trả lại nhà cung cấp.
- Số tiền phải trả cho nhà cung cấp
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ
hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ
đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá
chính thức.
Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh
số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp hoặc số tiền đã trả lớn hơn số phải trả
theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Tài khoản 336:
Đối với các khoản nợ phải trả nhà cung cấp nội bộ, kế toán sử dụng tài
khoản 336 – Phải trả nội bộ. Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên Nợ TK 336 Bên Có
- Các khoản phải trả nội bộ đã trả

- Bù trừ nợ phải trả nội bộ với phải thu nội bộ
- Khoản phải trả nội bộ phát sinh trong kỳ
Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp nội bộ
Tài khoản 342:
Để hạch toán các khoản nợ phải trả dài hạn đối với nhà cung cấp bên
ngoài, kế toán sử dụng tài khoản 342 – Nợ dài hạn. Kết cấu tài khoản này như
sau:
Bên Nợ TK 342 Bên Có
- Chuyển nợ dài hạn thành nợ đến hạn trả
- Trả nợ trước hạn
- Nợ dài hạn phát sinh trong kỳ
Số dư: Nợ dài hạn chưa đến hạn trả
1.1.2.3. Chứng từ sử dụng
Liên quan đến khoản phải trả nhà cung cấp có các nghiệp vụ ghi nhận
khoản phải trả nhà cung cấp và thanh toán với nhà cung cấp. Tương ứng với các
nghiệp vụ đó, các chứng từ được sử dụng bao gồm:
• Hoá đơn của nhà cung cấp: gồm các loại Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá
đơn bán hàng thông thường, Hoá đơn bán lẻ. Đây là chứng từ do nhà cung cấp
lập nhằm đề nghị thanh toán cho vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển giao.
• Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Lệnh chi, Uỷ nhiệm
chi…
1.1.2.4. Sổ sách kế toán áp dụng
Để hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp, kế toán sử dụng các sổ tổng
hợp và sổ chi tiết như sau:
• Sổ tổng hợp: bao gồm Sổ Cái TK 331 (336, 342), Nhật ký mua hàng.
Sổ Cái TK 331 (336, 342) được dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ
phát sinh đối với khoản phải trả nhà cung cấp trong niên độ kế toán.
Nhật ký mua hàng liệt kê danh sách các hoá đơn, tên nhà cung cấp, ngày
lập hoá đơn và số tiền trên mỗi hoá đơn.
• Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết thanh toán

với người bán bằng ngoại tệ.
Các sổ này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, dùng để theo dõi các
nghiệp vụ thanh toán với mỗi nhà cung cấp.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng Bảng đối chiếu của nhà cung cấp. Đây là
báo cáo do nhà cung cấp gửi (thường là hàng tháng) trong đó chỉ rõ các hoá đơn
mà đơn vị chưa thanh toán.
1.2. Kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo
tài chính
1.2.1. Vai trò của kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo
cáo tài chính
Trong quá trình kinh doanh, việc mua hàng trả chậm là hoạt động phát
sinh thường xuyên, từ đó mỗi doanh nghiệp đều có các khoản nợ phải trả nhà
cung cấp. Đó là các khoản nợ liên quan đến việc mua các yếu tố đầu vào nhưng
chưa trả tiền cho nhà cung cấp.
Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáo
tài chính của mỗi doanh nghiệp, có liên quan đến nhiều khoản mục khác như
tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí… Do đó, các sai phạm về khoản phải
trả nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng tới các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính, bao
gồm cả các chỉ tiêu phản ánh tài sản, nguồn vốn cũng như các chỉ tiêu phản ánh
kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Khoản phải trả nhà cung cấp có mối quan hệ trực tiếp với quá trình mua
hàng của mỗi doanh nghiệp. Do đó, nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất
kinh doanh, từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.
Khoản phải trả nhà cung cấp là một nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh
và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Sai lệch
trong việc ghi chép và trình bày công nợ với nhà cung cấp sẽ dẫn đến hiểu sai
về tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp.
Như vậy, có thể nói khoản phải trả nhà cung cấp là một trong những
khoản mục rất quan trọng trên báo cáo tài chính, nó ảnh hưởng tới rất nhiều các
chỉ tiêu khác. Sai phạm trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp

có thể ảnh hưởng tới ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính của đơn vị
được kiểm toán.
Do đó, kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp là một phần hết sức quan
trọng trong kiểm toán BCTC, là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán
báo cáo tài chính.
1.2.2. Những sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp
Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáo
tài chính. Những sai lệch về khoản phải trả nhà cung cấp có thể gây ảnh hưởng
trọng yếu đến báo cáo tài chính về các mặt:
Thứ nhất, về tình hình tài chính, các tỉ suất quan trọng trong việc đánh giá
tình hình tài chính thường liên quan đến nợ phải trả trong đó có khoản phải trả
nhà cung cấp. Do đó, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày khoản phải
trả nhà cung cấp trên báo cáo tài chính có thể làm sai lệch các tỉ suất về khả
năng thanh toán, làm cho người sử dụng hiểu sai tình hình tài chính của đơn vị.
Thứ hai, về kết quả hoạt động kinh doanh, nợ phải trả nhà cung cấp có
mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó,
những sai lệch trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp có thể
dẫn đến những sai lệch trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Xuất phát từ những rủi ro tiềm tàng nêu trên, các sai phạm thường gặp
đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp là:
Một là, khoản phải trả nhà cung cấp bị cố tình ghi giảm hoặc không được
ghi chép đầy đủ. Việc khai thiếu nợ phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết quả làm
tăng khả năng thanh toán một cách giả tạo. Đồng thời, có thể dẫn đến khả năng
chi phí không được tính toán đầy đủ, làm cho lợi nhuận cũng tăng lên một cách
giả tạo so với thực tế. Do vậy, kiểm toán viên phải quan tâm đặc biệt đến mục
tiêu Trọn vẹn – Tính đầy đủ của việc ghi chép các khoản phải trả nhà cung cấp.
Hai là, ghi khống khoản phải trả nhà cung cấp. Việc phản ánh các khoản
nợ phải trả nhà cung cấp không có thật làm thay đổi các tỉ suất tài chính, dẫn
đến sai lệch tình hình tài chính của doanh nghiệp, cũng là dấu hiệu của hành vi
gian lận rút tiền công quỹ.

Ba là, không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi
lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, kết quả kinh doanh của kỳ kế toán
không bị ảnh hưởng nhưng khả năng thanh toán thực tế của đơn vị bị hiểu sai do
các tỉ suất về khả năng thanh toán bị sai lệch.
Trên đây là các sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà
cung cấp, cũng là những vấn đề mà kiểm toán viên rất quan tâm khi tiến hành
kiểm toán khoản mục này.
1.2.3. Công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản mục gắn trực tiếp với quá trình
mua hàng, là một phần rất quan trọng cấu thành chu trình mua hàng và thanh
toán. Vì vậy, công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này không thể tách
rời kiểm soát nội bộ trong toàn bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Dưới đây
mô tả tóm tắt quy trình KSNB trong chu trình mua hàng và thanh toán:
a. Kho hàng (hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho) dựa vào nhu cầu của bộ phận
sản xuất và định mức dự trữ của bộ phận kho để lập Phiếu đề nghị mua hàng và
gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo dõi
tình hình thực hiện yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng hoàn thành, sau khi đối
chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm các chứng từ liên quan như
Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho…
b. Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu đề nghị mua hàng để xem xét chủng loại,
số lượng và các yêu cầu khác về hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà
cung cấp, chất lượng, giá cả… Sau đó, bộ phận này phát hành Đơn đặt hàng, nó
phải được đánh số thứ tự trước và lập thành nhiều liên, gửi cho nhà cung cấp, bộ
phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả.
c. Khi nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất
lượng,… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập Phiếu nhập kho (hoặc
Báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ
kho… Phiếu này phải được đánh số thứ tự trước, được lập thành nhiều liên và
chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, kế toán nợ phải trả. Nhân
viên bộ phận tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán.

d. Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận.
Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác được lập tại bộ phận này cần
được kiểm soát bằng cách đánh số liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn
kiểm tra, người kiểm tra phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của
mình. Thông thường, có các cách kiểm tra, đối chiếu như sau:
• So sánh số lượng trên Hoá đơn với số lượng trên Phiếu nhập kho (hoặc Báo cáo
nhận hàng) và Đơn đặt hàng để đảm bảo không thanh toán vượt quá số lượng
hàng đặt mua và số lượng thực nhận.
• So sánh giá cả, chiết khấu trên Đơn đặt hàng và trên Hoá đơn để đảm bảo không
thanh toán vượt số nợ phải trả cho nhà cung cấp.
e. Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp do bộ phận tài vụ thực
hiện. Sự tách tời hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do bộ phận
kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm
nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi duyệt chi, thông qua
xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra
mọi mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để
chúng không bị tái sử dụng.
f. Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa Sổ chi tiết thanh toán
với nhà cung cấp với Sổ Cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên Bảng tổng hợp
chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu, cũng như
tạo điều kiện thuận lợi khi hậu kiểm.