Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

QUẢN LÝ TỔNG THỂ
Nguyễn Anh Hào
Khoa CNTT – HV CNBCVT II
2005 - 2006


Quản lý tổng thể
• Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định
nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến
trình tạo sản phẩm của dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn
lực trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa,
nhất quán.
– Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định
(plan) và lập lịch thực hiện (schedule).
– Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực
cho công việc+phân bố thời gian cho công việc
– Lập lịch thực hiện: phối hợp tối ưu công việc+nguồn
lực+thời gian thành một thời khóa biểu.
2


Nguyên lý W5HH
•
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996

Why is the system being developed ? - hiểu việc cần làm
What will be done ? – Cần làm gì
By When ? – Khi nào thì làm
Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách nhiệm
Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu
How will the job be done technically and manegerially ? –
làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có quản
lý và có kỹ thuật
7. How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi
loại nguồn lực: ta cần nhiều đến cở nào ?
3


Cấu trúc tổng thể của một dự án
 Khởi động
dự án

Yêu cầu

Tổ chức,
stakeholders

Hiện trạng
Project Charter
Lập kế hoạch
chi tiết
Q.Lý Chất lượng
Q.Lý Phạm vi
Q.Lý Thời gian
Q.Lý Chi phí

Q.Lý Nhân lực
…

 Lập kế hoạch
tổng thể

Thay đổi yêu cầu
Thay đổi  Kiểm soát
thay đổi
kế hoạch

Baseline Project Plan
 Thực hiện
dự án

Cải tiến, khắc phục,
phòng ngừa
 Giám sát &
điều khiển

Các chuyển giao
 Kết thúc
dự án
4


Stakeholders
Là những người có một hoặc nhiều vai trò đối với dự án.
• Trưởng dự án
• Người phát triễn hệ thống :nghiên cứu các bài toán và nhu

cầu của tổ chức để quyết định cách thức mà hệ thống thông
tin và công nghệ thông tin trợ giúp cho tổ chức.
• Người sử dụng là những chuyên viên trong chuyên môn
nghiệp vụ sẽ nêu yêu cầu và nghiệm thu hệ thống
• Người quản lý (trưởng phòng, giám đốc) cung cấp nguồn
lực, quỹ và đặt ra các yêu cầu tổng quát (mức chiến lược và
chiến thuật) cho dự án
• Các chuyên gia tư vấn
5


1. Khởi động dự án
1. Xác định tính khả thi của dự án trong việc tạo ra giá trị
MOV cho tổ chức thụ hưởng
2. Thiết lập môi trường cho dự án hoạt động

6


a) Xác định tính khả thi của dự án
• Xác định vai trò / ý nghĩa của dự án đối với tổ chức
– Diễn tả các yêu cầu của tổ chức thành yêu cầu cải tiến hệ
thống mà dự án sẽ làm - đây là bước xác định những vấn
đề mà dự án sẽ giải quyết cho tổ chức.
– Định nghĩa các chuyển giao, dead-lines,… để khẳng định
giá trị mà dự án tạo ra (MOV).
• Xác định các đặc tính nổi bật của dự án để đánh giá mức độ
hữu dụng của nó đối với tổ chức (xét về chi phí, lợi ích,
công nghệ,…)
• Xác định chi phí, thời gian, độ phức tạp và rủi ro của dự án,

để ước tính khả năng thu hồi vốn cho tổ chức (S.W.O.T.).
7


S.W.O.T
~ để đánh giá năng lực của dự án và thời điểm thích hợp để
thực hiện dự án
Khả năng

Hoàn cảnh

Thuận lợi

Điểm mạnh

Cơ hội

Khó khăn

Điểm yếu

Nguy cơ

8


b) Thiết lập môi trường cho dự án
1. Thiết lập nhóm khởi động dự án
• Xác định những người quan trọng có vai trò khẳng định
yêu cầu đối với dự án (từ tổ chức thụ hưởng)

• Xác định các tác nhân và mối quan hệ với dự án.
• Xác định quyền hạn và trách nhiệm của trưởng dự án
(được nêu trong Project Charter).
2. Thiết lập quan hệ với tổ chức thụ hưởng
• Quan hệ cần thiết lập đến cá nhân trong nhóm dự án với
cá nhân được phân công trong nội bộ của tổ chức thụ
hưởng.

9


Thiết lập môi trường cho dự án (tt)
3.
•
•
4.
•
•

Thiết lập các thủ tục quản lý dự án
Các phương thức để liên lạc, báo cáo và phân công
Các thủ tục để giải quyết các thay đổi, rủi ro
Thiết lập môi trường làm việc cho dự án
Tổ chức - bố trí các công cụ, phương tiện cho dự án
Lập hồ sơ tài liệu chứa thông tin cần thiết cho các hoạt
động của dự án
– hướng dẫn, lưu đồ, biểu đồ, đặc tả,…. dùng cho tất cả
các thành viên của dự án.

10

Project Charter (tôn chỉ của dự án)
Gồm các nội dung chính sau đây:
1. Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến
2. Mục tiêu của dự án
3. Yêu cầu đối với dự án
4. Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án
5. Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies)
6. Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones)
7. Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện
8. Nơi cấp nguồn lực cho dự án
9. Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án
(trong đó có nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng dự án)
11


2, 3. Lập kế hoạch dự án
1. Xác định phạm vi và mức độ thực hiện dự án.
• Phạm vi dự án: gồm phạm vi công việc, và phạm vi sản
phẩm (chuyển giao).
• Khẳng định những gì dự án thực hiện và không thực hiện,
để bảo đãm cho dự án khả thi khi nguồn lực bị giới hạn.
2. Phân chia dự án thành nhiều công việc quản lý được
• Dự án phải được kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện
để điều chỉnh khi cần thiết. Các công việc quản lý được là
các công việc mà người quản lý có thể giám sát trạng thái
của nó để điều khiển từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
• Work Breakdown Structure (WBS) là cấu trúc để phân rã
sản phẩm và công việc tạo sản phẩm.

12


Các công việc quản lý được
Là những công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
1. Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người thực
hiện và thực hiện đúng.
2. Biết rõ hậu quả của công việc
3. Kết quả của công việc có thể đo lường được.
4. Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công việc
5. Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với các
công việc trước nó và sau nó.

13


Hoạch định dự án (tt)
3. Ước tính và hoạch định nguồn lực
• Được thực hiện từ dưới lên, ước tính cho từng công việc ở
mức chi tiết nhất lên đến mức tổng quát nhất.
• Tính nguồn lực cho từng công việc căn cứ vào kích cở
(khối lượng; mức độ nhiều ít, độ phức tạp) của công việc,
đựa trên kinh nghiệm, hoặc các công việc tương tự đã biết.
4. Lập lịch thực hiện (scheduling)
• Sử dụng nguồn lực có sẵn để ước tính thời gian thực thi
mỗi công việc trong WBS dựa trên thời gian dự kiến hoàn
tất công việc của một nguồn lực "chuẩn" (năng lực bình
quân)
14

Lịch thực hiện dự án
Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau:
1. Chỉ có những công việc quản lý được.
2. Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều được
phân công đến từng cá nhân (cùng với các công cụ và cách
thực hiện), để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án.
3. Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn cho BPP,
để bảo đảm tính khả thi của dự án (không bị vượt quá kinh
phí, thời gian,..).
4. Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công việc được
thiết lập cùng với lịch thực hiện

15


Hoạch định dự án (tt)
5. Lập kế hoạch liên lạc. gồm các thủ tục báo cáo công việc,
kênh thông tin và lịch họp để thông tin giữa những người
quản lý, thành viên của dự án, và khách hàng. Vd: Khi nào
lập báo cáo gì và cho ai. Trong kế hoạch cần quy định các
hình thức liên lạc phù hợp (bằng điện thoại, Email, họp,…)
6. Lập các tiêu chuẩn và thủ tục. Các chuẩn (standards) là
những bộ tiêu chí dùng để đo lường, đánh giá kết quả thực
hiện. Hoạt động này chủ yếu là để đặc tả các tiêu chuẩn và
thủ tục chuyển giao như cách tạo, cách kiểm tra (bởi nhóm
dự án, khách hàng) để bảo đãm dự án có chất lượng tốt, và
để phối hợp thực hiện

16

Hoạch định dự án (tt)
7. Xác định và đánh giá rủi ro. Rủi ro phát sinh từ công
nghệ mới, tâm lý không muốn thay đổi của người sử dụng,
thiếu nguồn lực hoặc năng lực hoạch định,…Quản lý rủi
ro là để tránh tác hại do rủi ro gây ra.
Công việc

Rủi ro

Mức độ
ảnh hưởng

Xác xuất
xảy ra

Xác định
yêu cầu
Xác định
yêu cầu

Tác hại

Không rõ
ràng

Cao

50 %

Rất cao

Người cần
phỏng vấn
vắng mặt

Cao

20 %

Cao

Biện pháp

Prototyping
(mẫu thử)
Lập lịch hẹn
dự phòng

17


Hoạch định dự án (tt)
8. Lập kế hoạch thu chi. Kế hoạch sử dụng kinh phí có
cân đối giữa chi phí và lợi nhuận thu được từ dự án.
9. Lập “Statement of Work” thể hiện tất cả các công
việc mà dự án cam kết thực hiện, và nêu rõ dự án phải
chuyển giao những gì. Đây là cam kết của nhóm dự án
đối với khách hàng (cơ sở của các hợp đồng).

10. Lập Baseline Project Plan (BPP). Để làm tài liệu
quản lý dự án. Tài liệu này được làm cơ sở để tiến
hành và đánh giá tất cả các công việc của dự án.

18


Baseline Project Plan (BPP)
I.
II.

Phần giới thiệu
Phần mô tả giải pháp được chọn
– Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả
từ giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục.
III. Phần đánh giá khả thi
– Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc
phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được.
IV. Kế hoạch quản lý chi tiết
– Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt,
thời gian thực hiện, hạn mức chi phí.
– Các quy tắc, ràng buộc, thủ tục.
19


Ước lượng phương án (Rating)
1. Phân rã tiêu chí và định mức 2. Cho điểm từng phương án
độ quan trọng của mỗi tiêu chí trên từng tiêu chí và tính tổng
đối với mục tiêu chung của các điểm của mỗi phương án
phương án

0.3

0.7

C1

C2

0.5

0.5

C11

C12

0.6
C21

W11= 0.3 x 0.5 = 0.15

Dự án B

Dự án A

Mục tiêu

ĐA11
0.4
C22

W22= 0.28

Tiêu chí đánh giá Ci và mức
độ quan trọng của nó, Wi

ĐA22

ĐB22

Điểm đánh giá trên mỗi tiêu chí Ci
C11

W11

C12

C21

W12

W21

C22

W22

RA = (  ĐAi * Wi ) / ( Wi )
RB = (  ĐBi * Wi ) / ( Wi)

20


Case Study
Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một phần mềm
phân tích thị trường gồm có 3 công việc : phân nhóm
khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho từng nhóm và giám
sát các đơn đặt hàng của khách.
Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi phí đầu tư
(phần cứng, phần mềm), thời gian xây dựng hệ thống và
khả năng đáp ứng của các chức năng được tích hợp vào
phần mềm.

21


Case Study. Thiết lập các tiêu chí đánh giá
0.25

Goal: p.án
tốt nhất
0.25

Chi phí

0.125

Chức năng
0.3

0.5
P.cứng

0.5

Thời gian
0.5
P.mềm
0.125

0.25

0.4
Phân khúc
0.2

0.3

In
0.15

Giám sát
0.15

~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng
(phân khúc, giám sát đơn đặt hàng, in cánh bướm) là các
tiêu chí để đánh giá các phương án, mỗi tiêu chí mang một
giá trị thể hiện mức độ góp phần vào sự hài lòng về
phương án “lý tưởng” mà công ty B.E. đang mong đợi. 22

Case study. Khảo sát các phương án thực tế
Tiêu chí đánh giá

Ph.án 1

Ph.án 2

Ph.án 3

12 tháng

6 tháng

6 tháng

$ 15.000

$10.000

$ 8.000

$ 500.000

$ 400.000

$ 300.000

Rất tốt, vì
được làm

hết toàn bộ.

Có sẵn

Có sẵn

Làm thêm

Không có

Không có

Không có

A. Thời gian
Thời gian thực hiện
B. Chi phí
Mua phần cứng
Trang bị phần mềm
C. Chức năng
Phân khúc thị trường
Giám sát đơn đặt hàng
In cánh bướm để tiếp thị

23


Case study. Đánh giá các phương án
P. án 1

P. án 2

P. án 3

Hệ số
Ci

Điểm

Ci *
Điểm

Điểm

Ci *
Điểm

Điểm

Ci *
Điểm
Điểm

0.25

-

-

-

-

-

-

0.25

4

1.0

10

2.5

10

2.5

0.25

-

-

-

-

-

-

Mua phần cứng

0.125

6

0.75

8

1.0

10

1.25

Trang bị phần mềm

0.125

6

0.75

8

1.0

10

1.25

0.50

-

-

-

-

-

-

Phân khúc thị trường

0.20

10

2.0

10

2.0

10

2.0
2

Giám sát đơn hàng

0.15

10

1.5

10

1.5

0

0

In cánh bướm

0.15

10

1.5

0

0

0

0

Tiêu chí
A. Thời gian
Thời gian thực hiện
B. Chi phí

C. Chức năng

 (điểm của mỗi tiêu chí)

1.00

7.5

8.0

7.024


Chọn phương án
Nhu cầu từ nhận

thức và từ thực tế

Nguồn lực sẵn có,
sử dụng được

Dự án đang làm và
dự án có tiềm năng

Quyết định
chọn

Môi trường của tổ
chức hiện tại

Các tiêu chuẩn
đánh giá

Kết quả chọn
1.
2.
3.
4.
5.

Chấp nhận
Từ chối
Trì hoãn
Làm lại
Bổ sung thêm từ
người sử dụng

6. Cần chứng minh

25