MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 4)

MBA trong tầm tay - Quản lí dự án
(Phần 4)

Trong một cuộc thi điền kinh, huấn luyện viên thường nhấn mạnh đến
những điều cơ bản của cuộc thi trong suốt quá trình luyện tập, vì rõ ràng là không
có một kế hoạch thi đấu nào thành công mà không nắm vững các điểm cơ bản.
Các nỗ lực trong việc thực hiện các dự án thường nhấn mạnh vào các yếu tố cơ
bản. Cho dù các chiến lược của chúng ta tốt thế nào, việc thực thi kém cỏi cũng
dẫn đến thất bại, đó là một vấn đề mang tính chiến thuật. Khi sự chắc chắn và tốc
độ thực hiện làm cho chúng ta có khả năng thay đổi chiến lược thì điều này sẽ trở
thành một sức mạnh chiến lược. Ví dụ sau đây minh họa cách thức một dự án
quản lý-đã từng chỉ là “một chướng ngại vật” lại có thể thay đổi kế hoạch của
cuộc chơi.
ƯU THẾ CHIẾN LƯỢC
Các yếu tố đã được trình bày sơ lược trong phần trước cho thấy các dự án
đóng một vai trò rất lớn trong tổ chức. Tuy nhiên, vì lý do một công ty có thể có
nhiều dự án, và nhiều dự án quan trọng, làm thế nào để làm cho các dự án trở
thành một sức mạnh chiến lược? Có hai câu trả lời cơ bản cho câu hỏi trên: Làm
tốt hơn khả năng cạnh tranh và giảm rủi ro.

Trong một cuộc thi điền kinh, huấn luyện viên thường nhấn mạnh đến
những điều cơ bản của cuộc thi trong suốt quá trình luyện tập, vì rõ ràng là không
có một kế hoạch thi đấu nào thành công mà không nắm vững các điểm cơ bản. Các
nỗ lực trong việc thực hiện các dự án thường nhấn mạnh vào các yếu tố cơ bản.
Cho dù các chiến lược của chúng ta tốt thế nào, việc thực thi kém cỏi cũng dẫn đến
thất bại, đó là một vấn đề mang tính chiến thuật. Khi sự chắc chắn và tốc độ thực
hiện làm cho chúng ta có khả năng thay đổi chiến lược thì điều này sẽ trở thành
một sức mạnh chiến lược. Ví dụ sau đây minh họa cách thức một dự án quản lý-đã
từng chỉ là “một chướng ngại vật” lại có thể thay đổi kế hoach của cuộc chơi:
· Thông qua việc sử dụng các phương pháp cải tiến và quản lý
dự án tốt, một công ty dịch vụ tài chính có thể giảm bớt chu trình phát triển

sản phẩm mới từ 14 tháng xuống còn 8 tháng. Hiện tại, công ty có thể cung
cấp sản phẩm mới với khoảng thời gian chỉ bằng 60% so với các công ty
canh tranh. Điều này tạo nên một ưu thế về chi phí (và ưu thế về lợi nhuận),
nhưng ưu thế chiến lược chính là khả năng luôn luôn mang sản phẩm đến
thị trường sớm nhất khi những cơ hội mới xuất hiện.
· Có lẽ không có một ví dụ nào tốt hơn về tầm quan trọng chiến
lược của tốc độ như trong trường hợp của các công ty sản xuất phần cứng
và phần mềm máy tính. Định luật Moore phat biểu rằng sức mạnh của máy
tính sẽ tăng gấp đôi trong khoảng thời gian 18 tháng. Đến thời điểm hiện
tại, nó vẫn còn đúng. Sự hàm ý trong định luật đối với các công ty sản xuất
phần cứng là họ phải liên tục thiết kế và phát triển sác sản phẩm mới.
Thông thường có hai hay nhiều hơn thế hệ sản phẩm mới được phát triển
đồng thời. Các công ty phát triển phần mềm cũng ở trong tình huống tương
tự, họ phải luôn làm việc cho các phiên bản phần mềm mới nhất để tận
dụng sức mạnh xử lý mới, khả năng của bộ nhớ, cũng đáp ứng với những
đổi thay trong thị trường. Trong cuộc đua phát triển sản phẩm không bao
giờ kết thúc này, công ty nào có thể luôn cung cấp được các sản phẩm tốt
nhất đến thị trường thì họ sẽ có những lợi thế. Đối với những công ty thất
bại trong việc duy trì sự phát triển, họ không chỉ bị bỏ rơi phía sau mà còn
bị loại ra khỏi cuộc đua. Quản lý dự an là một trong những năng lực cơ bản
cho phép một công ty cung cấp sản phẩm tốt hơn, nhanh hơn, và chi phí
thấp hơn.
· Một trong những yếu tố thúc đẩy cho sự phát triển nền kinh tế
trong những năm 1990 là sự cải thiện về năng suất. Công nghệ mới cho
phép các công ty hoàn thành nhiều công việc với ít nhân công hơn. Các
công ty nắm vững về quản lý dự án sẽ nhanh chóng tận dụng ý tưởng về tiết
kiệm chi phí mới mà không làm ảnh hưởng đến cac hoạt động của công ty.
Mặt khác, các công ty đang nỗ lực với từng dự án thông thường phải dành
nhiều thời gian hơn cho việc triển khai các ý tưởng mới hơn cho vấn đề tiết
kiệm chi phí . Ví dụ, các công ty có cài đặt hệ thống phầm mềm quản lý

doanh nghiệp (ERP) ( ví dụ như PeopleSoft, Baan, SAP, vfa nhiều phần
mềm khác) làm giảm chi phí về hệ thống thông tin, và quan trọng hơn là sẽ
có sự hiểu biết nhiều hơn về hoạt động của họ thông qua việc quản lý nhiều
thông tin tích hợp. Hệ thống ERP cho phép các công ty đó tinh chỉnh hoạt
động và tạo nên sự tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Việc triển khai các
công cụ và quy trình tăng năng suất thông thường la phức tạp; vì vậy, việc
quản lý dự án tốt là cần thiết. Rất nhiều công ty đã bỏ ra hàng triệu đô la để
triển khai hệ thống ERP nhưng không mang lại kết quả. Họ bị lún vào tình
huống phức tạp trong quá trình điều chỉnh phương pháp thực hiện công việc
và tương thích với hệ thống máy tính mới. Đó là một trường hợp thất bại
hoàn toàn, lãng phí tiền của, và thất bại trong việc thu được những ưu thế
cạnh tranh mà một hệ thống ERP có thể tao ra.
· Các bệnh viện và mạng lưới chăm sóc sức khỏe cũng đối mặt
với yêu cầu đổi mới nhanh chóng để tồn tại. Họ đang phải điều chỉnh và
cập nhật về thực tiễn hoạt động trong tổ chức để kiểm soát chi phí và cải
thiện các dịch vụ. Các tổ chức thành công trong việc thực hiện các kế hoạch
tái cấu trúc đã trở thành những hãng tiên phong - còn số bị thất bại phải bị
sáp nhập hay bị mua lại bởi các đối thủ cạnh tranh.
Các ví dụ trên minh họa việc thực hiện các dự án hiệu quả cho phép một
công ty đề ra nhiều mục tiêu tăng trưởng. Khi chi phí cho mỗi dự án thấp hơn và
hoạt động của chúng nhanh hơn, chúng ta có thể thực hiện các kế hoạch cải tổ
nhiều hơn – có thể là về hiệu suất, về sự thỏa mãn của khách hàng, hay các sản
phẩm mới và thị trường. Sự thực hiện tốt hơn các đối thủ cạnh tranh là một lý do
để quản lý dự án là một thế mạnh chiến lược. Việc quản ly rủi ro lại là một lý do
khác.
Mỗi một nỗ lực mới – từ việc triển khai hệ thống ERP đến việc phát triển
sản phẩm mới – luôn chứa đựng những điều không xác định, bao gồm cả các điều
tốt ( các cơ hội ) và xấu ( các rui ro). Thông thường, khi các cơ hội càng lớn, thì
các rủi ro cũng tăng lên. Chính những điều không chắc chắn này khiến chúng ta có
cảm giác lo lắng khi làm việc trên các dự án, thêm vào đó, các dự án thường bắt

đầu vơi các giả định nhiều hơn là những điều thực tế. Và các tổ chức có hoạt động
dựa trên các dự án giống như một trò đặt cược. Tuy nhiên, việc đưa các dự án
tránh xa các rủi ro cũng đồng nghĩa với bỏ đi những cơ hội. Cau trả lời là có thể
tham gia vào dự án và quản lý tốt hơn các vấn đề không chắc chắn – thực hiện
cuộc chơi nhưng cải thiện tỷ lệ thắng cuộc. Những người chơi bài đã học được
cách “đếm bài” – bằng một cách nào đó, va nhớ ra những lá bài đã được chia ra sẽ
nắm bắt được lợi thế. Họ không thắng tất cả các ván bài, nhưng họ thắng nhiều
hơn là thua, như thế đã là quá đủ và khi người ta phát hiện ra đối tượng đếm bài,
có thể sòng bac sẽ không cho anh ta tiếp tục cuộc chơi.
Các ký thuật quản lý dự án là những phương pháp làm giảm thiểu những
điều không chắc chắn, và vì vậy làm tăng khả năng thành công. Cho dù là bạn
quản lý một trung tâm về chi phí hay một trung tâm lợi nhuận, mỗi khi bạn tham
gia vào một dự án đồng nghĩa với việc bạn đang nắm rủi ro. Bạn càng có nhiều dự
án thì số các rủi ro càng tăng lên hay càng giảm tùy thuộc vào khả năng hoạch
định và quản lý dự án của bạn. Các kỹ thuật quản lý dự án làm giảm những rủi ro
theo ba cách cơ bản sau đây:
1. Dự đoán tương lai: Khi nhìn thấy được tương lai, bạn sẽ cải
thiện được khả năng thành công một cách đáng kể. Tại sao các thuyền
trưởng thường xem các bảng dự báo thời tiết một cách rất cẩn thận. Các kỹ
thuật quản lý dự án không cung cấp một bức tranh rõ nét về tương lai, mà
nó chỉ giống với các kỹ thuật về dự báo thời tiết. Chúng sử dụng các kinh
nghiệm trong quá khứ để hiểu về hiện tại và cung cấp một phạm vi xác suất
về các kết quả ơ tương lai.
2.
Sớm nhận dạng các vấn đề: Những vấn đề đơn giản, nhỏ, sẽ
dễ dàng giải quyết hơn so với các van đề lớn. Các công cụ được cấu trúc
của quản lý dự án cho phép chúng ta nhận định được các vấn đề và giải
quyết chúng. Nó bao gồm việc loại bỏ hoặc tái định hướng cho các dự án đi
sai lệch mục tiêu hay bị mất phơng hướng. Sự khác biệt ở đây là các vấn đề
đó được phát hiện sớm hơn, sau khi tiêu tốn một lượng ít hơn các nguồn lực

và vì thế làm giảm những thiệt hại.
3. Cải thiện sự giao tiếp: Không có nguyên nhân nào có thể gây
thất bại cho dự án như việc sai lệch trong giao tiếp. Cho dù là sự hiểu nhầm
trên bất cứ vấn đề gì, tại sao hay như thế nào trong việc xây dựng một sản
phẩm, thì việc thông tin sai lệch dẫn đến những lãng phí về các nỗ lực, thời
gian, tiền bạc. Mỗi một khía cạnh của quản lý dự án sẽ cải thiện được việc
truyền thông tin, từ các kỹ thuật để đạt được sự hợp tác của các bên tham
gia đến việc quản lý về phạm vi dự án và các phương pháp kiem soát chi
phí. Các nguyên tắc sẽ cung cấp một phương thức có cấu trúc và có hệ
thống để có thể hiểu biết và đồng thuận về mỗi một vấn đề: cái gì, khi nào,
như thế nào ở đâu và người nào.
Các rủi ro được làm giảm sẽ cho một dự án một khả năng chiến lược bởi vì
nó biến đổi phương trình cơ hội - rủi ro. Nó làm thay đổi các quy luật tài chính đã
tồn tại lâu dài rằng lợi nhuận cao đi đôi với rủi ro cao. Bởi vì nó cho phép các
công ty chơi các trò đặt cược lớn và giành được phần thắng nhiều hơn.
Nói tóm lại, quản lý dự án có thể là một sức mạnh chiến lược vì nó giúp
cho công ty mạnh hơn các đối thủ cạnh tranh. Nó tạo nên những dự án với chất
lượng tốt hơn, với dự báo chi phí và thời gian chính xác hơn đồng thời nhận diện
được các vấn đề sớm hơn. Vì thế nó cho phép khả năng quản lý danh mục dự án
tốt hơn – để chọn được các dự án có tỉ lệ lợi nhuận cao nhat và loại bỏ đi những dự
án không được kỳ vọng. Một sức mạnh chiến lược là khả năng cung cấp những lợi
thế cạnh tranh. Trong thế giới với những sự thay đổi nhanh chóng, vấn đề duy trì
những ưu thế trong hoạt động ngày càng trở nên khó khăn, làm tăng tầm quan
trong trong việc nắm vững những nguyên tắc về sự thay đổi.
KHẢ NĂNG CHIẾN LƯỢC
Các công ty đã nhận thấy về khả năng chiến lược của việc quản lý dự án đã
có những phản hồi bằng cách thêm vào ba thành phần: Quản lý danh mục, tính phù