MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 3)

MBA trong tầm tay - Quản lí dự án
(Phần 3)

Bình minh của thế kỷ 21 chính là sự thay đổi rộng khắp của nền kinh tế
toàn cầu. Khả năng nhanh chóng thích nghi được với sự thay đổi và quan trọng
hơn, lèo lái sự thay đổi đó, đã trở thành yếu tố sống còn cho các công ty xuyên
suốt nền kinh tế. Chương này mô tả cách thức làm thế nào để nguyên tắc quản lý
dự án phát triển và trở thành năng lực chiến lược trong các công ty ở mọi quy mô
khi tất cả chúng ta thích nghi với tốc độ thay đổi ngày càng nhanh chóng. Nội
dung của nó được tách ra thành hai phần: Phần thứ nhất cung cấp một cái nhìn
tổng thể về nguyên tắc quản lý dự án; Phần thư hai minh họa tại sao quản lý dự
án là một tiềm năng chiến lược và các công ty đang làm gì để tận dụng các công
cụ kỹ thuật quản lý dự án.

THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN: BỘ BA RÀNG BUỘC
Các chức năng của quản lý dự án cho phép nhận được sự đồng thuận về
những gì sẽ được thực hiện và xây dựng, về chi phí hay giá thành sản phẩm, và
thời gian khi nào thì sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Trong biệt ngữ về
quản lý dự án, chúng ta gọi sự cân đối giữa chi phí-thời gian-chất lượng là bộ ba
ràng buộc. Ba tham biến đó xác định các mục tiêu tổng thể của dự án, vì vậy bất
cứ một dự án nào được thực hiện đạt được các tiêu chí “đúng thời gian, đủ ngân
sách với chất lượng cao” sẽ được xem là sự thành công. Tuy nhiên, có những khó
khăn tồn tại trong mối liên hệ giữa các yếu tố đó và những yếu tố khác. Từ “cân
đối” đặt ra một sự thách đố: Chất lượng một sản phẩm mà chúng ta phát triển phụ
thuộc vào thời gian và ngân sách mà chúng ta sẵn sàng bỏ ra. Khi mối quan hệ cân
bằng giữa ba yếu tố bị tác động thì một sự thay đổi đối với yếu tố này sẽ ảnh
hưởng đến các yếu tố còn lại. Đạt được sự cân đối giữa chi phí, chất lượng và thời
gian nằm ngoài sự kiểm soát của riêng người quản lý dự án. Tất cả các bên tham
gia, đặc biệt là những người liên quan đến chọn lựa dự án, sẽ ảnh hưởng đến các
lựa chọn và sự dung hòa hình thành nên quan hệ của bộ ba ràng buộc.

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO
Nguyên tắc của quản lý dự án có thể khiến chúng ta lầm đường lạc lối. Với
tất các các phương pháp được cấu trúc và các báo cáo đặc thù, nó có thể tạo ra cho
bạn một ảo tưởng rằng nếu một người học các nguyên tắc thì chắc chắn ông ta sẽ
dẫn dắt thành công một dự án. Các dự án thông thường có rất nhiều sự xáo trộn,
chúng không thể hoàn toàn tuân theo những quy định từ bộ tài liệu đã được chuẩn
bị sẵn. Các phương pháp và cơ chế cho quản lý dự án là rất cần thiết nhưng chúng
vẫn chưa đủ.
Thiết lập một nhóm dự án để xây dựng một thứ gì đó từ con số không yêu
cầu các kỹ năng lãnh đạo và tính cách. Những nhà quản lý dự án hiệu quả là
người có khả năng:
·
Chuyển tải tầm nhìn: Các dự án bắt đầu với các vấn đề và kết
thúc bằng những sản phẩm. Họ bắt đầu với các ý tưởng không rõ ràng, và
kết quả là các các dịch vụ hay sản phẩm hữu hình. Việc dẫn dắt tất cả các
bên tham gia trên con đường của dự án đòi hỏi năng lực truyền đạt về mục
tiêu và con đường thực hiện để đạt được thành công của sự án đó.
· Động viên và truyền cảm hứng cho nhóm: Mỗi dự án – từ buổi
đầu tiên cho đến lúc kết thúc - đều thu được những ích lợi từ nhóm làm
việc với một động cơ thúc đẩy.
·
Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau trong nhóm: Một thành tố cơ
bản cho một nhóm làm việc với hiệu suất cao là sự tin tưởng, cho phép các
thành viên trong nhóm dựa vào các thành viên khác trong các vấn đề về hỗ
trợ cũng như sự phê bình nhau một cách thích đáng. Người quản lý dự án
xây dựng một tinh thần giao tiếp cởi mở và thật lòng, nhằm đẩy mạnh hơn
nữa sự tin tưởng và các mối quan hệ tốt đẹp.
·
Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài nhóm dự án:
Các khách hàng, các nhà cung cấp, các dự án khác, và các nhà quản lý cấp

cao khác đều đóng góp vào dự án nhưng không trực tiếp báo cáo cho người
quản lý dự án. Đạt được sự cộng tác ngoài thẩm quyền chính thức cũng là
một điều cần thiết đối với các nhà quản lý dự án.
·
Cụ thể hóa những điều trừu tượng: Việc chuyển một khái niệm
thành hiện thực đòi hỏi khả năng sàng lọc và diễn đạt thông qua các giả
định và tổng quát hóa để thực hiện các hành động mang tính định hướng
theo kết quả.
· Thể hiện sự kiên trì bền bỉ và lòng quyết tâm: Không phải tất cả
các dự án đều khó khăn, nhưng chỉ có một số ít là dễ. Chúng chứa đựng đầy
các vấn đề không mong đợi, đòi hỏi một nhà lãnh đạo không dễ dàng từ
bỏ.
·
Quản lý và giải quyết xung đột: Xung đột là bản chất tự nhiên
của sự thay đổi. Khi con người đấu tranh để tạo ra sản phẩm mới hay các
quy trình mới, nhóm dự án không nên trốn chạy các xung đột, mà là phải
cùng giải quyết xung đột để đạt đến một quyết định tốt nhất trong khi vẫn
giữ và duy trì các mối quan hệ đồng đội trong nhóm.
·
Biết khi nào thì thực hiện các quyết định: Phải biết cân đối giữa
nhu cầu thông tin, sự hợp tác, và tính cấp bách của tình huống.
·
Duy trì cái nhìn tổng t hể trong khi tổ chức các vấn đề chi tiết:
Các nhà quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mục tiêu
tổng thể bằng việc chỉ dẫn cho các vấn đề mang tính chi tiết.
Danh sách này có thể còn kéo dài. Bản chất tự nhiên của dự án làm cho
chúng mang tính chất rất linh động và có khuynh hướng hỗn độn. Nó yêu cầu công
ty, phải khéo léo trong việc lèo lái để giữ cho dự án và tất cả các bên tham gia
chuyển động đúng mục tiêu, đi đúng hướng, đến sự thành công.
Các nguyên tắc, hay “kiến thức” của quản lý dự án tạo nên một hệ thống

các công cụ cần thiết. “Nghệ thuật” của sự lãnh đạo nâng yếu tố “con người” của
dự án thành một ưu thế của nó. Chỉ có yếu tố “kiến thức” hay “nghệ thuật” là
không đủ. Cùng kết hợp với nhau chúng tạo thành một sức mạnh có thể vượt qua
được những trở ngại, và cho phép chúng ta đạt được bất cứ mục tiêu nào.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT NGÀNH CÔNG NGHIỆP PHÁT
TRIỂN
Các dự án mang tính tạm thời và tạo ra các sản phẩm độc nhất. Cả hai đặc
tính đó làm cho việc quản lý các dự án không chỉ khó khăn mà còn có sự khác biệt
đối với việc quản lý hoạt động đang diễn ra. Nguyên tắc quản lý dự án chứa đựng
các phương pháp, công cụ, và các khái niệm, được xây dựng một cách đặc thù để
bảo đảm mỗi một dự án đáp ứng được các mục tiêu về chi phí, thời gian và chất
lượng.
Việc sử dụng các phương pháp quản lý dự án đã phát triển mạnh mẽ trong
trong hơn một thập kỷ qua, và tất cả các dấu hiệu đều cho thấy xu hướng đó sẽ tiếp
tục. Các công cụ quản lý dự án dựa trên nền tảng máy tính liên tục tăng cường khả
năng xử lý mạnh mẽ cho phép việc áp dụng các kỹ thuật cổ điển trở thành hiện
thực. Nhu cầu về quản lý dự án tăng lên dẫn đến sự bùng nổ số lượng các trường
đại học với các cấp độ và chứng chỉ về quản lý dự án. Tuy nhiên, các yếu tố đó chỉ
đơn thuần chứng minh rằng nguyên lý này đang trở nên một kỹ năng cần thiết
trong hầu hết các tổ chức. Nguyên nhân mấu chốt của việc ứng dụng ngày càng
tăng của quản lý dự án chính là tốc độ thay đổi trong nền kinh tế của chúng ta và
môi trường mà chúng ta làm việc.
QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT ĐIỂM MẠNH CHIẾN LƯỢC
Đâu là yếu tố quan trọng nhất định hướng cho sự tăng cường sử dụng các
phương pháp quản lý dự án? Đó chính là tốc độ thay đổi không ngừng và ngày
càng mạnh mẽ đang hiện hữu trong thế giới của chúng ta ngày nay. Cho dù bạn
đang làm ở trung tâm chăm sóc sức khỏe, ở ngân hàng, dịch vụ chuyên nghiệp, sản
xuất, ngành hàng không, phần cứng hay phần mềm máy tính , viễn thông hay
ngành giải trí, bạn sẽ cảm nhận được sự thay đổi chung quanh. Bạn có thể được

thuê bởi một cơ quan nhà nước, một tổ chức phi lợi nhuận, một doanh nghiệp nhỏ,
hay hệ thống 500 tập đoàn hàng đầu của Fortune, và có thể trải nghiệm sự thay
đổi liên tục đến từ sự phát triển năng lực của máy tính và sự cạnh tranh toàn cầu.
Số lượng và hình thái của sự thay đổi quanh chúng ta có nhiều nguồn khác nhau,