Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh tây ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
............/............

BỘ NỘI VỤ
......../........

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ THANH TÂM

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
............/............

BỘ NỘI VỤ
......../........

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ THANH TÂM

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ THỦY

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình vẽ, biểu đồ
MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................... 7
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .......................................... 8
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn ..................... 8
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn .................................................... 9
7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 10
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN CẤP TỈNH ........................................................... 11
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư ............ 11
1.1.1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư .......................... 11

1.1.2. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư ..................... 14
1.2. Cơ sở pháp lý và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư .................................................................................................. 28
1.2.1. Cơ sở pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư......... 28
1.2.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư ..................... 32
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ...................................................... 34


1.3.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư ............................................................. 35
1.3.2. Bộ máy làm việc và đội ngũ cán bộ công chức .............................. 35
1.3.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư ...... 37
1.3.4. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức .................................................. 37
1.3.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.................. 38
1.4. Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác văn thư của
Ủy ban nhân dân các tỉnh ..................................................................... 39
1.4.1. Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi.................................................. 39
1.4.2. Ủy ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng............................................ 39
1.4.3. Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau ........................................................ 40
1.4.4. Bài học kinh nghiệm ....................................................................... 40
Tiểu kết Chương 1 ........................................................................................ 42
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TÂY NINH...................................................................... 43
2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh, phân cấp quản
lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Tây Ninh ................................................................................................ 43
2.1.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ............................ 43

2.1.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Tây Ninh ................................................................ 44
2.2. Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại
Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ......................................................... 45
2.2.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư ....... 46
2.2.2. Cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban


nhân dân tỉnh Tây Ninh .................................................................49
2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư ... 56
2.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ công tác văn thư .......................................................... 67
2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công
tác văn thư ...................................................................................... 69
2.2.6. Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công
tác văn thư ...................................................................................... 71
2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ..................................................... 73
2.3.1. Ưu điểm........................................................................................ 73
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân .............................................................. 76
Tiểu kết Chương 2 ........................................................................................ 80
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH ............................................... 81
3.1. Phương hướng hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2020-2025 .......... 81
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ..................................... 83
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn thư .......................................................................................... 83

3.2.2. Tăng cường bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ làm công tác văn thư ............................................................... 86
3.2.3. Tổ chức thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư ......... 87
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư................................ 89


3.2.5. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực ....................................................................................... 92
3.2.6. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý
vi phạm trong công tác văn thư.................................................... 95
3.3. Kiến nghị ................................................................................................ 98
3.3.1. Chính phủ ..................................................................................... 98
3.3.2. Bộ Nội vụ ..................................................................................... 98
Tiểu kết Chương 3 ...................................................................................... 100
KẾT LUẬN ................................................................................................. 101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................. 103
PHỤ LỤC .................................................................................................... 113


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
tại UBND tỉnh Tây Ninh” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu
nghiêm túc của chính bản thân tôi, đồng thời được sự hướng dẫn khoa học của
cô hướng dẫn TS Nguyễn Thị Thủy - Học viện Hành chính Quốc gia.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có
nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu
khoa học nào của những người đi trước.

Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin được gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến giáo viên
hướng dẫn của tôi là TS. Nguyễn Thị Thủy – người đã tận tình giúp đỡ,
hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học
viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quý báu, tạo điều
kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những
kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành được thuận lợi.
Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh Tây Ninh, Sở Nội vụ tỉnh Tây Ninh và
Phòng Hành chính – Tổ chức đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi để tôi hoàn
thành Luận văn và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Ngoại vụ đã
tạo điều kiện thuận lợi để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt
nhất.
Trân trọng cảm ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 5 năm 2020
Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Viết tắt

Viết đầy đủ

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

ĐBQH

Đại biểu Quốc hội

3

HĐND

Hội đồng nhân dân

4

QLNN

Quản lý nhà nước

5

QPPL

Quy phạm pháp luật

6

CCHC

Cải cách hành chính


DANH MỤC CÁC BẢNG
1. Bảng 2.2. Thống kê trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
2. Bảng 2.3. Kết quả khảo sát trình độ chuyên độ chuyên môn nghiệp
vụ của công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
3. Bảng 2.4. Kết quả khảo sát về kinh nghiệm công tác của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Bảng 2.5. Thống kê số lượng văn bản hành chính được ban hành tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
5. Bảng 2.7. Thống kê số lượng văn bản QPPL ban hành tại UBND
tỉnh Tây Ninh.
6. Bảng 2.8. Thống kê số lượng văn bản QPPL sai sót về nội dung, thể
thức tại UBND tỉnh Tây Ninh.
7. Bảng 2.9. Thống kê số lượng văn bản đi, văn bản đến tại UBND
tỉnh Tây Ninh.
8. Bảng 2.10. Thống kê số lượng công chức tại bộ phận văn thư của
UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng.
9. Bảng 2.11. Thống kê số lượng công chức làm công tác chuyên môn
tại UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng.

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
1. Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND tỉnh Tây
Ninh.
2. Hình 2.3. Biểu đồ nhận xét về kinh nghiệm công tác của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh TâyNinh.
3. Hình 2.5. Biểu đồ nhận xét số lượng văn bản hành chính được ban
hành tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Hình 2.6. Sơ đồ quy trình soạn thảo, ký và ban hành văn bản QPPL
tại UBND tỉnh Tây Ninh.



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công tác văn thư nói chung và quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư nói riêng tại UBND tỉnh Tây Ninh đã có nhiều chuyển biến tích cực,
từng bước đi vào nền nếp, đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của UBND tỉnh, góp phần quan trọng
trong việc xây dựng, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của công tác văn
thư, hình thành một nguồn tài liệu có giá trị để giải quyết công việc trước
mắt, đồng thời tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu lâu dài về
sau. Tuy nhiên, QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
vẫn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế từ nhận thức về vị trí và tầm quan trọng
của công tác văn thư; công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ công tác văn thư còn chậm so với quy định hiện hành đến đội
ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu
về chuyên môn, nghiệp vụ; tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công
tác văn thư chưa thống nhất, đồng bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác này còn nhiều hạn chế; công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa gắn
với đề án vị trí việc làm, vị trí công tác cũng như chưa gắn chính sách đào
tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ, công chức và đặc biệt là trong công tác đề
bạt chức vụ đối với những cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn
thư; thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý kỷ luật trong công tác văn thư
chưa được quan tâm thực hiện. Nguyên nhân của thực trạng trên, suy cho
cùng xuất phát từ công tác quản lý kém hiệu quả, từ việc xây dựng và ban
hành văn bản quản lý đến tổ chức chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ
công tác văn thư, thiếu sự thống nhất, đồng bộ cũng như nhận thức của đội
ngũ quản lý và những người phụ trách trực tiếp về vai trò của công tác văn
thư trong giai đoạn hiện nay. Cho đến nay, mặc dù nhà nước đã ban hành
nhiều văn bản quan trọng về công tác văn thư, trong đó bao gồm những văn

1


bản quy định về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, tạo cơ sở pháp lý
quan trọng để UBND tỉnh tổ chức, chỉ đạo, quản lý hiệu quả công tác văn
thư. Nhưng trên thực tế, hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư tại UBND cấp tỉnh trong đó có UBND tỉnh Tây Ninh vẫn còn nhiều bất
cập. Vì thế, việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh là
một việc làm cần thiết.
Với mong muốn đem lại cái nhìn tổng quan về hoạt động QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây
Ninh nói riêng, đồng thời đánh giá lại những mặt làm được, chưa làm được,
tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đưa ra giải pháp để tiếp tục thực
hiện hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
ngày càng tốt hơn, góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận và thực tiễn về QLNN
đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Vì vậy tác giả chọn đề tài

“Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh” để
thực hiện luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
QLNN đối với công tác văn thư không phải là hướng đề tài nghiên cứu
mới, qua nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy vấn đề này được
nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức khác nhau như giáo trình, đề tài
nghiên cứu khoa học, luận văn, bài viết, báo cáo khoa học. Tuy nhiên, tác giả
chỉ khái quát thành 02 nhóm như sau:
2.1. Một số luận văn Thạc sĩ
“Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung
ương” của tác giả Dương Thị Hoa (2018). Luận văn phân tích những mặt đã
đạt được và những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng Tổng cục Thuế Trung ương, để từ đó đề xuất giải pháp, kiến nghị đối
với công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

2


trong thời gian tới.
“QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa giai đoạn
2011- 2017” của tác giả Lê Minh Nguyệt (2018). Luận văn phân tích thực
trạng QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những
ưu điểm, tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLNN
về công tác này tại tỉnh trong thời gian tới.
“Đánh giá và đề xuất những giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ ở UBND cấp phường” Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng của tác giả Nguyễn Thị Hồng (2013). Luận văn đề cập đến những hạn
chế của công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp phường, khảo sát thực tế tại
các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội. Qua đó, đề ra các giải pháp nhằm
hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường.

“Hoàn thiện công tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách
hành chính” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Vĩnh (2018). Luận văn phân tích
thực trạng công tác văn thư tại Bộ Nội vụ, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế tồn
tại và nguyên nhân của những hạn chế để từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
trong giai đoạn hiện nay.
“QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND tỉnh Bình Phước” của tác giả Phạm Nguyệt Hoa (2011). Luận
văn đề cập đến thực trạng QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
tỉnh Bình Phước, phương hướng và giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh Bình Phước.
“QLNN về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành phồ
Hồ Chí Minh” của tác giả Phạm Văn Năm (2010). Luận văn đã đề cập đến
thực trạng QLNN về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành
phố Hồ Chí Minh, qua đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
văn thư, lưu trữ ở UBND phường trong thời gian tới.

3


“Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước tại địa phương - Thực trạng và giải pháp” Luận văn Thạc sĩ
khoa học chuyên ngành Lưu trữ của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy (2013).
Luận văn đã đề cập đến thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa
phương qua đó đánh giá vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
của Cục tại Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương.
2.2. Một số bài viết công bố trên tạp chí
“Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải
pháp” của Dương Thị Thu Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư

lưu trữ Việt Nam số 10, năm 2014. Tác giả tập trung đánh giá thực trạng lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, kinh nghiệm lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan qua thực tiễn của một số cơ
quan, tổ chức. Đồng thời, đề ra các giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
“Đổi mới chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp
ứng nhu cầu của xã hội hiện đại và công cuộc cải cách nền hành chính nhà
nước” của TS. Đoàn Thị Hòa, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 10, năm 2013.
Tác giả đánh giá vai trò của công nghệ thông tin trong công cuộc cải cách
nền hành chính nhà nước và sự cần thiết đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu
trữ để đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại. Qua đó, tác giả đề xuất một số
kiến nghị để các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và các nhà
chuyên môn quan tâm đúng mức để sản phẩm đào tạo trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp
ứng nhu cầu của toàn xã hội.
“Hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà
nước trong giai đoạn hiện nay” của ThS. Hoàng Văn Thụ, ThS. Hoàng Minh
Thơ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 8, năm 2010. Bài viết đã đánh

4


giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến từ thực tế các tỉnh phía Nam
(Quảng Ngãi trở vào), nêu nguyên nhân dẫn đến những thực trạng đó. Qua
đó, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, yếu kém
trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức nhà nước.
“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” của ThS. Lê Thanh Hùng, Tạp chí Văn thư - Lưu
trữ Việt Nam số 8, năm 2016. Tác giả nêu lên thực trạng công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Qua đó, đề xuất một số giải

pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
Lưu trữ cơ quan trong thời gian tới.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu
trữ tỉnh Thừa Thiên Huế” của Nguyễn Tất Thắng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ
Việt Nam số 2, năm 2016. Tác giả đã nêu ra những hạn chế, tồn tại trong
công tác văn thư tại tỉnh Thừa Thiên Huế và đề xuất giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thừa Thiên Huế.
“Quản lý văn bản đi theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV,
Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Thủy, Tạp chí QLNN số
01, năm 2015. Tác giả đã nêu ra những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi,
xác định nguyên nhân của những tồn tại đó và đề ra giải pháp khắc phục
những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi của các cơ quan, tổ chức.
“Vị trí, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ trong lộ trình xây dựng
Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a/NQ-CP” của Nguyễn Văn Kết, Tạp
chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2016. Tác giả đã khái quát rõ văn
thư - lưu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay và nêu lên thực trạng văn thư lưu trữ điện tử. Qua đó nêu rõ vai trò của cơ quan có chức năng quản lý nhà
nước chuyên ngành trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay.
“Văn thư - Lưu trữ điện tử và công tác đào tạo, bồi dưỡng trong thời
đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4” của Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn

5


thư - Lưu trữ Việt Nam số 4, năm 2018. Tác giả đã nêu lên thông tin tổng
quan về cuộc cách mạng 4.0, đồng thời chỉ ra những cơ hội và thách thức đối
với công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lưu trữ học cũng như những kiến
thức cần có trong chương trình đào tạo Lưu trữ tài liệu điện tử và nghiệp vụ
công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ. Qua đó, tác giả đưa một số kiến nghị để
công tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao tạo ra sản phẩm tồn tại
được trong kỷ nguyên số của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

“Cải cách hành chính trong công tác xây dựng và nâng cao chất
lượng đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ” của Vũ Hải
Thanh, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 6, năm 2013. Bài viết đưa ra những tiêu
chuẩn nghiệp vụ chức danh văn thư, lưu trữ và chế độ chính sách đối với
những người làm công tác văn thư. Xác định việc xây dựng đội ngũ công
chức, viên chức giỏi về chuyên môn, vững về tư tưởng, lập trường chính trị,
đầy đủ phẩm chất đạo đức là mục tiêu của ngành văn thư, lưu trữ vừa là
phương thức xây dựng nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
“Yêu cầu đổi mới hoạt động QLNN về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời
kỳ hội nhập và phát triển” của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6, năm 2016. Tác giả đã khái quát việc phân định chức
năng, nhiệm vụ và hoàn thiện bộ máy QLNN về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam
hiện nay. Đồng thời, nêu lên những thay đổi về đối tượng, phạm vi QLNN
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và yêu cầu đổi mới cơ quan QLNN trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải kiện toàn bộ máy QLNN
về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát
triển.
“Quản lý hồ sơ điện tử, những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của
PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2017.
Tác giả đã khái quát vấn đề mang tính lý luận liên quan đến hồ sơ điện tử,
đây là cơ sơ, căn cứ cho việc ban hành các quy chế pháp lý liên quan đến
quản lý hồ sơ điện tử được thực thi trong thực tiễn.
6


Như vậy, đã có rất nhiều bài viết, nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý
nhà nước đối với công tác văn thư ở những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên,
chưa có đề tài nào nghiên cứu về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh. Vì vậy, việc lựa chọn đề tài của tác giả đảm bảo tính mới,
không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước. Trong quá trình nghiên cứu
đề tài có tham khảo, kế thừa và phát huy những thành tựu của những công

trình nghiên cứu có liên quan. Những nghiên cứu này đã góp phần quan
trọng vào việc phân tích lý luận và thực tiễn về công tác văn thư nói chung
và QLNN đối với công tác văn thư nói riêng đã giúp tác giả có cái nhìn khái
quát và tiếp cận vấn đề nghiên cứu một cách có hệ thống cũng như phát hiện
những vấn đề mới cần bổ sung, nghiên cứu thêm mà những tác giả đi trước
chưa đề cập cũng như đối chiếu với tình hình thực tế tại UBND tỉnh Tây
Ninh, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện hoạt động
QLNN tại UBND tỉnh Tây Ninh.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công
tác văn thư của UBND cấp tỉnh; trên cơ sở đó đánh giá thực trạng QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm đề ra phương hướng,
giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
3.2. Nhiệm vụ
Để đạt được mục đích nói trên, Luận văn triển khai thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn
thư của UBND cấp tỉnh.
- Phân tích thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh
Tây Ninh.

7


- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
- Lý giải nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác

văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là QLNN đối với công tác văn thư
tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động QLNN
đối với công tác văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về thời gian: từ năm 2016 đến năm 2019.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ
giữa lý luận và thực tiễn của QLNN đối với công tác văn thư. Ngoài ra, tác
giả còn dựa vào hệ thống pháp luật của nhà nước về quản lý công tác văn thư
để đánh giá QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Tác giả vận dụng kết hợp các phương pháp sau: phương pháp điều tra
xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp
tổng hợp, phương pháp so sánh. Cụ thể như sau:
- Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra
đến bộ phận phụ trách công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu
thập số liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề nghiên cứu.
8


- Phương pháp thống kê: phương pháp này vận dụng để tổng hợp số
liệu thu thập nhằm đưa ra nhận định về thực trạng QLNN đối với công tác
văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.

- Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh
kết quả thực hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
so với yêu cầu thực tế đặt ra.
- Phương pháp phân tích: phương pháp này được vận dụng để phân
tích từng bộ phận, từng vấn đề của quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư nhằm hiểu rõ bản chất của từng bộ phận, từng vấn đề đó.
- Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả phân tích để liên kết các
thuộc tính, các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá về mặt lý luận và
thực tiễn nhằm rút ra được bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp
hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa về lý luận
Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối
với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh.
Qua đó, rà soát, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn
hoạt động QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh nói chung và
tại UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Phân tích, đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh trong thời gian qua. Qua đó, đề xuất một số giải pháp
để hoàn thiện và kết quả nghiên cứu của luận văn được sử dụng làm tài liệu
tham khảo trong nghiên cứu, học tập đối với học viên cao học và cho các nhà
quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nói chung và rộng hơn là
tại các địa phương cùng cấp khác.

9


7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ
lục, Luận văn bao gồm 3 chương:
- Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Chương 2. Thực trạng quản lý nhà nước đối với tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.
- Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.

10


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ,
thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triểu đại phong kiến
Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là
phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ
chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện
giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản…tức là làm công tác văn thư. Văn bản đã và đang được các
cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh
tế,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo

và điều hành các mặt công tác.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho
hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của
các cơ quan, tổ chức.
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác
nhau. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội
Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982 được dịch sang tiếng Việt là
công tác văn thư và công tác này được giải thích như sau: “toàn bộ công việc
về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các
công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó”.

11


Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn,
được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm
1988, “Records management”, được dịch là công tác văn thư. Records
management được giải thích như sau: quản lý văn bản là một lĩnh vực quản
lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tinh tế và hiệu quả trong
việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của
văn bản).
Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến
trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và
giải thích trong văn bản QPPL. Một định nghĩa đang được sử dụng trong
công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta, theo đó,
công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc có liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức hoặc công tác văn thư là toàn bộ các quy trình QLNN và quản
lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ.

Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập trong các tài
liệu trong nước và nước ngoài. Mặc dù khái niệm chưa đồng nhất về cách
diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên
quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Như vậy, để thống nhất
sử dụng khái niệm đã được quy định tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công
tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.
1.1.1.2. Nội dung cơ bản của công tác văn thư
Một là, soạn thảo, ký ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành
văn bản phải đảm bảo về thể thức bao gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ

12


quan, tổ chức ban hành hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và
thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung
văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký
của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành;
địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại,
fax. Bên cạnh đó, kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo theo đúng quy
định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,
vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hoạt động soạn thảo và ban hành văn
bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên và thực hiện
theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Đồng thời, trong việc ký văn bản thực hiện theo chế độ làm việc của
cơ quan tổ chức: thủ trưởng hay tập thể. Đồng thời, người ký văn bản phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành và người

đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí,
hình ảnh chữ ký số theo quy định.
Hai là, quản lý văn bản: quản lý văn bản chính là việc áp dụng các
biện pháp khoa học, nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng,
kịp thời, đảm bảo an toàn và văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử
dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư.
Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công việc cuối cùng
trong công tác văn thư cơ quan, việc lập hồ sơ đối với các văn bản đã giải
quyết xong ở cơ quan, tổ chức. Mặt khác, để hồ sơ lập ra có chất lượng, phải

13