Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 2: Kế toán tiền và vật tư

CHƯƠNG 2

KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ


Nội dung
Kế toán tiền
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Kế toán tiền đang chuyển
Kế toán vật tư
- Kế toán nguyên liệu, vật liệu
- Kế toán công cụ dụng cụ
- Kế toán sản phẩm, hàng hóa

GV. Đậu Thị Kim Thoa

39

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1 KẾ TOÁN TIỀN
Tiền mặt
tồn quỹ

Vốn bằng tiền
của đơn vị HCSN

Tiền gửi kho bạc/
ngân hàng

- Tiền Việt Nam
- Ngoại tệ
- Vàng, bạc,
kim khí quý,
đá quý

Tiền
đang chuyển

GV. Đậu Thị Kim Thoa

40

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1.1 Kế toán tiền mặt
Tài khoản sử dụng
TK 111- Tiền mặt, có 3 TK cấp 2
TK 1111- Tiền Việt Nam
TK 1112- Ngoại tệ
TK 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
TK 007- Ngoại tệ các loại

GV. Đậu Thị Kim Thoa

41

kế toán Hành chính sự nghiệp

Sơ đồ hạch toán
TK 111
TK 152,153,155
TK 461,462,465,441
Nhận các nguồn kinh phí
Chi TM mua VL, CCDC, HH
hoạt động bằng TM
TK 112
Rút tiền gửi KB/NH

TK 661,662,635,631
Xuất tiền mặt chi cho các hoạt động

về nhập quỹ TM
TK 511
Thu phí, lệ phí và các

TK 331,334,335,332…
Trả các khoản phải trả bằng TM

khoản thu khác bằng TM
TK 531,3331

TK 112
Nộp TM vào KB/NH

Thu tiền bán SP, HH, cung cấp
dịch vụ bằng TM

TK 008

TK 311, 331, 336, 342, 411,521…

Nhận
dự toán

Các khoản thu khác
GV. Đậu Thị Kim Thoa

42

Rút
dự toán

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Hoạt động
chức năng

Kho
bạc

Hoạt động
SXKD

Ngân

hàng

Đơn vị
HCSN

GV. Đậu Thị Kim Thoa

43

kế toán Hành chính sự nghiệp


Tài khoản sử dụng
TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có 3 TK cấp 2:
TK 1121- Tiền Việt Nam
TK 1122- Ngoại tệ
TK 1123- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Phương pháp hạch toán tương tự TK 111- Tiền mặt

GV. Đậu Thị Kim Thoa

44

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1.3 Kế toán tiền đang chuyển
Nguyên tắc hạch toán:
Chỉ được hạch toán vào TK này khi:

- Đã làm thủ tục chuyển tiền vào NH/KB nhưng đến cuối kỳ
chưa nhận được giấy báo Có của NH/KB
- Đã làm thủ tục chuyển tiền từ TK tại NH/KB để trả cho các
đối tượng khác nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo
Nợ của NH/KB

GV. Đậu Thị Kim Thoa

45

kế toán Hành chính sự nghiệp


Kết cấu TK 113
Bên Nợ:
- Các khoản tiền đã xuất quỹ nộp vào NH/KB hay các khoản thu
gửi NH/KB nhưng chưa nhận được giấy báo Có của NH/KB
- Các khoản tiền đã làm thủ tục chuyển trả cho đơn vị, tổ chức
khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của NH/KB
Bên Có
- Khi nhận được giấy báo Có/giấy báo Nợ của NH/KB
Số dư bên Nợ: các khoản tiền còn đang chuyển

GV. Đậu Thị Kim Thoa

46

kế toán Hành chính sự nghiệp

Ví dụ
Tại một đơn vị SN có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động SN như sau:
1.

Nhận được quyết định của cơ quan chủ quản giao dự toán chi hoạt động là
50.000.000đ

2.

Rút tiền gửi kho bạc về nhập quỹ tiền mặt 15.000.000đ

3.

Thanh toán tiền điện, nước sử dụng cho hoạt động SN tại đơn vị bằng tiền gửi
Kho bạc 5.000.000. Thuế GTGT 10%.

4.

Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ tiền mặt 10.000.000đ

5.

Nhận được ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền kiêm giấy báo Có của kho bạc để sử
dụng cho hoạt động sự nghiệp 20.000.000đ

6.

Tạm ứng cho nhân viên đi công tác 6.000.000đ bằng tiền mặt

7.

Thu phí, lệ phí bằng tiền mặt 30.000.000đ

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên
GV. Đậu Thị Kim Thoa

47

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1.4 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ
Phát sinh
tăng

Hoạt động thực hiện chức năng: tỷ giá do Bộ tài
chính công bố tại thời điểm phát sinh
Hoạt động SXKD: tỷ giá giao dịch BQLNH/ tỷ
giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua bán thực tế)
Hoạt động mua bán ngoại tệ trực tiếp: tỷ giá
giao dịch thực tế

GV. Đậu Thị Kim Thoa

48

kế toán Hành chính sự nghiệp


Phát sinh

giảm

Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá
hối đoái đã phản ánh trên sổ kế toán
(tỷ giá ghi sổ kế toán)

Giảm tiền mặt hoặc

Giảm các khoản nợ phải
thu, phải trả bằng ngoại tệ

tiền gửi KB/NH bằng ngoại tệ

Thực tế đích danh

Nhập trước- xuất trước
Nhập sau- xuất trước
Bình quân gia quyền
Thực tế đích danh

GV. Đậu Thị Kim Thoa

49

kế toán Hành chính sự nghiệp


Ví dụ
Số dư đầu kỳ
TK 1112(Kho bạc): 8.000USD (tỷ giá 21.300VND/USD)

TK 3311: 4.000 USD (tỷ giá 20.200 VND/USD)
Phát sinh trong kỳ:
Nhận được viện trợ của nước ngoài cho hoạt động sự nghiệp 2.000
USD
Cung cấp dịch vụ thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh thu bằng ngoại
tệ 5.000 USD
Trả nợ cho nhà cung cấp 4.000 USD của kỳ trước
Chi hoạt động HCSN 5.000 USD
Biết tỷ giá do BTC công bố 21.200 VND/USD
Tỷ giá ngân hàng tại thời điểm phát sinh 21.500 VND/USD
Xuất ngoại tệ theo phương pháp LIFO
Yêu cầu: a. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
b. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ (nếu có) và ghi nhận các bút toán
cần thiết
GV. Đậu Thị Kim Thoa

50

kế toán Hành chính sự nghiệp


Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái
TK sử dụng: TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái
TK 007- ngoại tệ các loại
Chỉ được ghi nhận vào TK này trong các trường hợp sau:
-

CLTG phát sinh trong kỳ của hoạt động HCSN, DA

-

CLTG do đánh giá lại số dư ngoại tệ của các khoản mục
có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động SXKD.

GV. Đậu Thị Kim Thoa

51

kế toán Hành chính sự nghiệp


Ghi nhận chênh lệch tỷ giá

Hoạt động

HCSN,DA, ĐĐH

SXKD

Chênh lệch phát sinh
trong kỳ

Lãi TG: Có TK 413
Lỗ TG: Nợ TK 413

Lãi TG: Có TK 531
Lỗ TG: Nợ TK 631

Chênh lệch tỷ giá do
Không thực hiện

đánh giá lại các TK có
đánh giá lại
gốc ngoại tệ cuối kỳ
Xử lý số dư trên
Kết chuyển vào bên
Nợ/Có TK 661, 662
TK 413 (cuối kỳ)

Lãi TG: Có TK 413
Lỗ TG: Nợ TK 413

GV. Đậu Thị Kim Thoa

52

Lãi: kết chuyển vào
bên Có TK 531
Lỗ: kết chuyển vào
bên Nợ TK 631
kế toán Hành chính sự nghiệp


Sơ đồ hạch toán kế toán- TK 413
Hoạt động HCSN, DA
TK 461,462

TK 413

TK 111,112

Tiếp nhận KP từ

CL lỗ (TGGS
NS bằng ngoại tệ
TK 152,153…
Mua bằng ngoại tệ
từ KPHĐ, KPDA

TK 152,153..
CL lãi (TGGS>TGBTCCB)
TK111,112
Mua bằng ngoại tệ
từ KPHĐ, KPDA

CL lỗ (TGGS331> TGGS111,112)
TK 331
Trả nợ

Xử lý cuối kỳ

TK 661,662

TK 661,662
K/C lãi TG

GV. Đậu Thị Kim Thoa

53

K/C lỗ TG
kế toán Hành chính sự nghiệp


Sơ đồ hạch toán kế toán- TK 413
Hoạt động SXKDPhát sinh nếu lãi ghi Có TK 531, nếu lỗ ghi Nợ TK 631
Cuối năm đánh giá lại
TK 413

TK 111,112,311

TK 111,112,311
CL lãi (TGGS > TGBQLNH)

CL lỗ (TGGS < TGBQLNH)
TK 331…
CL lỗ (TGGS > TGBQLNH)

TK 331…
CL lãi (TGGS < TGBQLNH)

TK 531

TK 631
K/C lãi TG

GV. Đậu Thị Kim Thoa

K/C lỗ TG

54

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.1.5 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Phát sinh tăng nhập quỹ, tiền gửi NH, Kho bạc
theo tỷ giá thực tế phát sinh

Chênh lệch giữa giá trị xuất với giá trị thực tế
tại thời điểm phát sinh

Hoạt động chức năng
Ghi nhận vào Nợ/ Có Thu nhập
khác (Nợ/ Có TK 5118)
GV. Đậu Thị Kim Thoa

Hoạt động SXKD
Ghi nhận vào Chi/Thu HĐ SXKD
(Nợ 631/ Có TK 531)
55

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.2 KẾ TOÁN VẬT TƯ
Nguyên liệu,
vật liệu

Vật tư

Công cụ,
dụng cụ
Sản phẩm,
Hàng hóa

GV. Đậu Thị Kim Thoa

56

kế toán Hành chính sự nghiệp


2.2.1 Kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ
Trường hợp

Giá thực tế

Mua ngoài nhập kho dùng cho Giá mua + thuế GTGT
hoạt động HCSN, DA, ĐĐH
Mua ngoài nhập kho dùng cho Giá mua + thuế GTGT (Thuế GTGT
hoạt động SXKD
theo pp trực tiếp)
Giá mua (Thuế GTGT theo pp gián tiếp)
Chi phí liên quan đến mua
NLVL, CCDC

Ghi nhận trực tiếp vào chi phí sử
dụng có liên quan (loại 661,662, 635,
631, 241)

Tự sản xuất nhập kho

Toàn bộ chi phí sản xuất

Thu hồi

Do Hội đồng định giá tài sản của đơn vị
xác định

Xuất kho

4 pp (LIFO, FIFO, BQGQ, thực tế ĐD

GV. Đậu Thị Kim Thoa

57

kế toán Hành chính sự nghiệp


Tài khoản sử dụng
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
TK 153- Công cụ, dụng cụ
CCDC lâu bền có giá trị lớn

TK 005- Dụng cụ lâu bền

Thời gian sử dụng > 1 năm

đang sử dụng

Phải theo dõi đến khi báo

TK 643- Chi phí trả trước

hỏng hoặc thu hồi

Phải phân bổ cho
> 2 kỳ kế toán

GV. Đậu Thị Kim Thoa

58

kế toán Hành chính sự nghiệp


Sơ đồ hạch toán
TK 111, 112, 312,331,
TK 152,153
461,462, 465,441
Xuất kho sử dụng cho
Nhập kho NLVL, CCDC
các hoạt động
TK 661,662,631,635,241
Xuất kho sử dụng không hết

TK 643
CCDC xuất dùng

Đkỳ phân bổ
phân bổ

Nhập lại kho

TK3318

TK 661,662,631,
635, 241

TK 341
Cấp kinh phí cho cấp dưới

Kiểm kê phát hiện thừa
Chưa xác định nguyên nhân
TK 111,112,331

KK phát hiện thiếu

Nhập kho sử dụng

TK 3118

Chưa xác định nguyên nhân

hoạt động SXKD
TK 3113
VAT khấu trừ
TK 008,009
Nhận

Rút
Đậu Thị Kim Thoa
dựGV.
toán
dự toán

TK 005
59

báo hỏng/
Khi xuất dùng kế toánKhi
Hành chính sự nghiệp
Bị mất


Sơ đồ hạch toán- nhập khẩu NLVL, CCDC
VAT theo phương pháp trực tiếp/
Không thuộc đối tượng chịu VAT

VAT theo phương pháp khấu trừ
TK 111, 112, 312,331

TK 152,153

TK 111, 112, 312,331

Nhập kho

TK 152,153

Nhập kho
TK 3337

TK 3337 Thuế NK, TTĐB

Thuế NK, TTĐB

TK 33312
TK 33312

VAT hàng NK

TK 3113

được khấu trừ

VAT hàng NK
được khấu trừ

GV. Đậu Thị Kim Thoa

60

kế toán Hành chính sự nghiệp


Ví dụ
Đơn vị sự nghiệp A nhập khẩu vật liệu X đã thanh toán bằng
chuyển khoản có giá mua 10.000 USD. Tỷ giá 20.000
VND/USD.

Thuế suất thuế nhập khẩu 25%,
thuế tiêu thụ đặc biệt 10%
Thuế GTGT 10%
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 3 trường
hợp
(1) X sử dụng cho SXKD, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
(2) X sử dụng cho SXKD, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
(3) X sử dụng cho hoạt động sự nghiệp

GV. Đậu Thị Kim Thoa

61

kế toán Hành chính sự nghiệp


Hạch toán NLVL, CCDC tồn kho cuối năm
thuộc nguồn kinh phí hoạt động
TK 152, 153

TK 6612

TK 3371

Sang năm sau xuất kho

Quyết toán NLVL, CCDC tồn kho

sử dụng/thanh lý/nhượng bán

Cuối ngày 31/12 vào chi hoạt động
của năm báo cáo
TK 5118

TK 152,153

TK111,112

Thu do thanh lý/nhượng bán

Xuất kho thanh lý/nhượng bán
đ/v NLVL, CCDC sử dụng cho
Hđ SXKD hoặc thuộc nguồn KP năm nay

Chi do thanh lý/nhượng bán
GV. Đậu Thị Kim Thoa

62

kế toán Hành chính sự nghiệp