Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
I. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học công tác quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp:
1. Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:
 Khái niệm, đặc điểm của TSCĐ:
TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu và những tài sản khác có giá trị lớn và thời gian
sử dụng lâu dài.
TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và được biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau. Xét một cách
tổng quát thì TSCĐ được chia thành hai loại: loại có hình thái vật chất cụ thể được gọi là TSCĐ
hữu hình, loại chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị gọi là TSCĐ vô hình.
Trong phạm vi bản đề án này chỉ đề cập một số vấn đề tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ
hữu hình trong doanh nghiệp.
TSCĐ hữu hình: là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể như: Đất đai, nhà cửa, vật kiến
trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng cụ quản lý, cây lâu năm, gia
súc cơ bản và các TSCĐ khác.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ đều có đặc điểm sau:
- TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ được hình thái hiện vật ban đầu cho
đến khi hư hỏng phải loại bỏ.
- Giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp…
- TSCĐ được mua với mục đích để sử dụng chứ không phải để bán, đây là một tiêu thức để
phân biệt TSCĐ với các tài sản khác và là cơ sở lý luận để tổ chức kế toán TSCĐ.
 Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:
TSCĐ giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ
sở vật chất kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau. TSCĐ là một trong
những yếu tố quyết định đến năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trường, khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là
yếu tố quan trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp.
Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng giảm khấu hao, sửa chữa TSCĐ là
nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán. Tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp
phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong
quá trình định hướng đầu tư.

Chính vì tầm quan trọng nêu trên mà việc tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ nói chung,
TSCĐ hữu hình nói riêng một cách khoa học là điều tất yếu mỗi doanh nghiệp cần làm.
2. Yêu cầu quản lý TSCĐ:
Xuất phát từ đặc điểm của TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng mà trong công tác
quản lý TSCĐ phải quản lý một cách chặt chẽ về số lượng, chủng loại TSCĐ đồng thời còn phải
quản lý chặt chẽ về mặt giá trị của TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại. Mặt khác còn phải
quản lý được hiện trạng và tình hình sử dụng TSCĐ. Chỉ khi quản lý tốt TSCĐ thì doanh nghiệp
mới sử dụng một cách hiệu quả TSCĐ.
 Những quy định về quản lý TSCĐ hữu hình:
Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích
khấu hao TSCĐ ngày 30/12/1999 có quy định về quản lý sử dụng TSCĐ hữu hình như sau:
+ Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: Mọi tư liệu lao động là từng tài sản hữu hình
có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để
cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất ký một bộ phận nào trong đó
thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả hai tiêu chuẩn dưới đây thì
được coi là TSCĐ:
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
- Có giá trị từ 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) trở lên;
Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó
mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ
thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó mà do yêu cầu quản lý, sử dụng
TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó được coi là một
TSCĐ hữu hình độc lập (ví dụ: ghế ngồi, khung và động cơ… trong một máy bay).
Đối với súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm, thì từng con súc vật được coi là một
TSCĐ hữu hình.
Đối với vườn cây lâu năm thì từng mảnh vườn cây được coi là một TSCĐ hữu hình.
+ Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình:
- TSCĐ loại mua sắm (mua mới hhoặc mua lại của đơn vị khác)
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí trước khi sử dụng – Giảm giá hàng mua (nếu có)
- TSCĐ loại đầu tư xây dựng:

Nguyên giá = Giá thành thực tế (giá được quyết toán)+ Chi phí trước khi sử dụng (nếu có)
- TSCĐ loại được cấp, được điều chuyển đến:
Nguyên giá TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến…bao gồm: giá trị trên biên bản bàn
giao hoặc trên sổ hoặc giá trị còn lại trên sổ đơn vị cấp hoặc theo đánh giá thực tế và chi phí thực
tế trước sử dụng (nếu có).
- TSCĐ loại được cho, được biếu, được tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp,
do phát hiện thừa…
Nguyên giá bao gồm: giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận; các chi phí tân
trang, sửa chữa TSCĐ; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có)
…mà bên nhận phải chi ra trước khi đưa vào sử dụng.
+ Các chi phí doanh nghiệp chi ra để năng cấp TSCĐ đươc phản ánh nâng nguyên giá của
TSCĐ đó không được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Các chi phí sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phí tổn và được hạch toán trực tiếp hoặc
phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Đối với các ngành đặc thù mà chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh không đều giữa các kỳ, các
năm, nếu doanh nghiệp muốn trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh thì phải
lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và trình Bộ tài chính xem xét, quyết định; sau khi
có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế
trực tiếp quản lý biết.
+ Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm biên bản giao nhận
TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan), được theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hoa theo
đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh số và có
thẻ riêng, được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi
TSCĐ.
Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã khấu hao hết
nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường.
Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ, mọi
trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử
lý.
+ Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp

- Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện kết hợp với đặc trưng kỹ thuật và kết cấu TSCĐ
gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
- Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: gồm 2 loại: TSCĐ tự có (TSCĐ thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp) và TSCĐ đi thuê (TSCĐ không thuộc sở hữu của doanh nghiệp)
- Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế và tình hình sử dụng gồm: TSCĐ dùng trong sản xuất
kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ xử lý.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp tự phân loại chi tiết hơn
các TSCĐ của doanh nghiệp trong từng nhóm cho phù hợp.
+ Việc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ phải tuân theo nguyên tắc đánh
giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ
Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá - Số khấu hao
trên sổ kế toán TSCĐ luỹ kế của TSCĐ
Nguyên giá TSCĐ chỉ được thay đổi trong các trường hợp sau:
- Đánh giá lại giá trị TSCĐ;
- Nâng cấp TSCĐ;
- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ;
Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi
và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao kuỹ kế của
TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành.
 Vai trò của kế toán trong công tác tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ:
Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế,
tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Để
đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của TSCĐ trên
các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị.
- Tính toán chính xác số khấu hao TSCĐ, phân bổ kịp thời và đúng số khấu hao này cho
các đối tượng có liên quan.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ, có biện pháp đưa nhanh TSCĐ
vào sử dụng kịp thời, thanh lý những TSCĐ không cần dùng…
II. nội dung hạch toán TSCĐ hữu hình:

1. Hạch toán chi tiết TSCĐ.
Hạch toán chi tiết TSCĐ là công việc không thể thiếu được trong quản lý TSCĐ ở doanh
nghiệp. Vì vậy, trong công tác quản lý cần phải thực hiện các yêu cầu sau:
- Nắm chắc được toàn bộ TSCĐ hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện vật và giá trị.
- Nắm được tình hình sử dụng TSCĐ trong bộ phận của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm các công việc đánh số
hiệu TSCĐ và thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán các địa điểm sử dụng.
*Đánh số TSCĐ: Là quy định cho mỗi TSCĐ một số hiệu tương ứng theo những nguyên tắc nhất
định. Nhờ có đánh số TSCĐ mà thống nhất được giữa các bộ phận liên quan trong việc theo dõi và
quản lý sử dụng TSCĐ theo các chỉ tiêu quản lý tiện cho tra cứu khi cần thết cũng như tăng cường
trách nhiệm vật chất của các đơn vị và cá nhân trong khi bảo quản và sử dụng TSCĐ.
*Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các địa điểm sử dụng TSCĐ:
- Chứng từ kế toán: Đối với chứng từ bắt buộc như: “Biên bản giao nhận TSCĐ”, “Thẻ tài
sản cố định”, “Biên bản đánh giá lại TSCĐ”. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, doanh
nghiệp trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp.