Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft word XP

Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

B TÀI CHÍNH
Ban QLUD Tin h c

TÀI LI U H

NG D N S

D NG

MICROSOFT WORD XP

Hà N i, tháng 2/2003

Trang 1


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

BÀI 1: T NG QUAN V WORD
1. Gi i thi u:
Microsoft Word là m t b ch ng trình so n th o ti ng Vi t trên môi
tr ng Window. Cùng v i s phát tri n c a Window, Word c ng đ c
nâng c p t các phiên b n 2.0, 5.0, 6.0 , 7.0, Word 97, 98, 2000 và XP...
Microsoft Word XP là m t ch ng trình so n th o v n b n có tính n ng
m nh, dùng đ so n th o th t , báo cáo, xây d ng các bi u m u, m u

th , các b n trình bày, sách…
2. Làm quen v i màn hình c a Word:
Sau khi kh i đ ng Microsoft Word, b n s có m t màn hình tr ng s n
sàng đ so n th o v n b n. Song tr c khi th c s làm đ c đi u gì, ta
hãy làm quen v i “bàn gi y” do Word cung c p.

Trên màn hình, nh ng dòng đ u tiên ph n trên cùng c a c a s là
nh ng dòng hi n th các thông tin quan tr ng nh t cho vi c so n th o v n
b n nh tên t p v n b n, thanh menu (b ng ch n) và các thanh công c .
Ngoài ra, b n có th nhìn th y m t th c đo, thanh tr ng thái d i cùng
c a màn hình, các thanh cu n – thanh cu n ngang ngay trên thanh tr ng
thái và thanh cu n d c n m bên ph i màn hình – và m t d u chèn n m
trong vùng so n th o ch ra v trí c a ký t ti p theo b n s gõ vào. Chúng
ta s l n l t làm quen v i các đ i t ng này.
Tên t p
Tên c a t p v n b n đ u tiên đ c đ t là Document1.doc, nh ng sau khi
b n Save tên v n b n s đ c đ i l i theo đúng tên b n đã đ t. T t c các
Trang 2


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

t p v n b n so n th o b ng Word đ u có đuôi ng m đ nh là .doc, tr khi
b n cho nó m t đuôi khác.
Thanh menu
Trong các ch ng trình ng d ng, thanh menu cho phép truy nh p vào
các l nh. Các l nh đ c nhóm l i v i nhau thành t ng nhóm có tên đ c
hi n th trên thanh menu.

Trong đó:
File
Edit
View
Insert
Format
Tools
Table
Windows
Help

Nhóm các l nh x lý t p v n b n, nh Open (m ), Close (đóng),
Save (l u )
Nhóm các l nh so n th o v n b n, nh Copy (sao), Paste (dán)
Nhóm các l nh hi n th v n b n, nh Normal (chu n), Toolbar
(Thanh công c )
Nhóm các l nh chèn vào v n b n, nh Page Number (s trang),
Picture (hình)
Nhóm các l nh đ nh d ng, nh Font (phông ch ), Paragraph
(đo n v n)
Nhóm các l nh đ thi t đ t hay kích ho t các công c
Nhóm các l nh chèn b ng bi u
Nhóm các l nh liên quan đ n hi n th c a s
Tr giúp

Có th m menu b t k b ng cách nháy chu t vào menu đó. V i các l nh
có m i tên sang ph i còn ch a thêm các l nh ph , khi di chu t đ n nó s
có m t b ng ch n ph xu t hi n. C ng có th truy nh p vào các l nh
th ng hay s d ng nh t b ng cách dùng các nút (button) trên thanh công
c (toolbar). Cách dùng này s nhanh và d dàng h n.

Thanh công c
Làm b t c vi c gì mà không có nh ng công c thích h p thì đ u t n phí
th i gian và v t v , th m chí trong nhi u tr ng h p còn không th th c
hi n đ c. Không gì d ch u và thân thi n b ng vi c b n so n th o v n
b n trên máy tính c ng gi ng nh b n c m bút vi t trên bàn gi y, m t
công vi c đã quen thu c v i b n. Chính vì v y, nh ng ng i phát tri n h
so n th o v n b n Word c g ng cung c p cho b n m t môi tr ng làm
vi c quen thu c đ th i gian làm quen c a b n v i môi tr ng làm vi c
m i đ c rút ng n m t cách t i thi u. V i Word, b n còn có th làm
đ c nhi u vi c m t cách nhanh chóng và có hi u qu mà b n không th
ng t i.
Trang 3


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Word cung c p cho ta nhi u thanh công c khác nhau đ h tr cho nhi u
công vi c, t so n th o, đ nh d ng chu n t c t i vi c thi t l p các b ng
bi u tùy thích, thi t k các hình v c ng nh chèn các hình v đã có s n
và b n còn có th t o ra nh ng hi u qu đ c bi t. Word cho phép hi n th
h n m i thanh công c khác nhau. M t vài thanh công c đ c hi n th
m t cách ng m đ nh khi cài đ t, s còn l i đ c hi n th m t cách tùy
ch n. Chúng ta có th phân các thanh công c ra làm hai lo i: c đ nh và
di đ ng.
• Thanh công c c đ nh đ c “g n” t trên xu ng d i, ngay d i
thanh menu, có th d i đáy màn hình. B n không đóng và di chuy n
đ c thanh công c c đ nh m t cách tr c ti p. Chúng luôn luôn đ c
hi n th cho b n s d ng.

• Thanh công c di đ ng đ c hi n th d i d ng m t c a s nh , v i
tên c a s (hay là tên menu) và d u đóng (d u nhân) bên ph i. Nh
tên g i c a nó, chúng ta có th “đóng” c a s này b ng cách nháy
chu t nút d u nhân và có th d ch chuy n v trí c a nó trên màn hình
b ng đ ng tác kéo và th chu t đ n thu n c ng nh thay đ i hình dáng
c a c a s (hi n nhiên ch d i d ng các hình ch nh t v i nh ng kích
th c khác nhau) t ng t nh b n t ng làm v i các c a s khác.

Th c k
Màn hình hay đánh l a con m t c a chúng ta, nh t là khi con m t c a
chúng ta b m i m t. ôi khi nh ng hình v hay câu ch đ c in ra r t
chu n, nh ng khi đ c hi n th trên màn hình, chúng b méo mó hay kích
th c c a chúng không còn gi đ c t l th c t .
h tr cho công
vi c c a ng i s d ng, màn hình c a Word còn cung c p cho ta hai
th c đo, th c đo ngang và th c đo đ ng, đ ta có th ki m tra m t
cách t ng đ i kích th c “trang vi t” c a mình. T t nhiên là không ph i
lúc nào chúng ta c ng c n t i th c. Vì v y ta có th hi n th chúng m t
cách tùy ch n. Ta có th hi n th đ c th c ngang m t cách tùy ch n
trong m i ki u View (xem), còn th c đ ng ch có đ c khi hi n th v n
b n d i ki u View/Print Layout.
hi n th th c ngang, b n hãy nháy
chu t menu View/Ruler. Còn khi th c đang đ c hi n th thì nháy
chu t t i đó th c s không xu t hi n n a.

Trang 4


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Thanh tr ng thái
d i cùng c a c a s là thanh tr ng thái. Nh ng thông tin xu t hi n
trên thanh tr ng thái tùy thu c vào công vi c mà b n đang th c hi n.
Thanh tr ng thái hi n th nh ng mô t ng n g n v l nh đ c ch n ho c
các nút trên các thanh công c . N u ta ch n m t l nh mà vi c th c hi n
h i m t th i gian m t chút, ví d nh ghi l u v n b n vào đ a c ng
(Save) thì trên thanh tr ng thái s xu t hi n nh ng thông báo cho b n bi t
công vi c đang đ c ti n hành.

D u chèn và thanh cu n
i m chèn (đôi khi ta còn g i là đi m nháy do nó nh p nháy liên t c) trên
màn hình ch ra n i xu t hi n c a ký t b n s gõ vào. Khi b n gõ liên t c
các ký t vào v n b n, màn hình s đ c cu n t trái sang ph i và t trên
xu ng d i sao cho có th nhìn th y đ c d u chèn trên màn hình. N u
mu n chèn ký t m i (hay b t k m t đ i t ng nào, ch ng h n hình v )
vào m t v trí nào đó, b n ph i di chuy n d u chèn t i v trí đó.
Chúng ta c ng có th dùng chu t đ đi u ch nh các thanh cu n bên ph i
và phía d i cùng c a màn hình đ có th nhìn th y các ph n khác c a
v n b n. Luôn luôn l u ý r ng vi c d ch chuy n các thanh cu n không
làm thay đ i v trí c a d u chèn trên v n b n. Vì v y, sau khi cu n màn
hình, n u b n mu n gõ các ký t m i vào vùng v n b n đang đ c hi n
th , b n ph i dùng chu t và nháy vào v trí m i đó. B ng không, m t khi
b n gõ ký t m i vào, màn hình s hi n th đo n v n b n có ch a d u
chèn và ký t m i đ c gõ vào s xu t hi n ch d u chèn.
3. Nguyên t c gõ v n b n:
- Các d u . , : ; !... luôn đi cùng t tr c đó sau m i đ n d u
tr ng cách t .

- Không dùng phím ENTER đ t o kho ng cách gi a các dòng
mà chúng ta có cách khác đ t o đ r ng gi a các dòng. Và
không nên dùng phím Space đ t o các kho ng tr ng.

Trang 5


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

BÀI 2: M T S

CH C N NG C

B N

1. L trang: L là kho ng cách t mép trang gi y t i c nh c a ph n v n
b n. Thông th ng Word in v n b n và hình v trong di n tích đ c gi i
h n b i các l , còn các thông tin ch a trong đ u trang hay cu i trang (k
c s trang) đ c đ a ra ngoài l . M t khi l đã đ c đi u ch nh thì các
thông s đó tác đ ng đ n toàn b v n b n. Có th s d ng l trang m c
đ nh ho c ch đ nh l trang riêng theo phong cách c a m i ng i s d ng.
thay đ i l trang ta th c hi n nh sau:
- Ch n menu File/Page Setup/Margin

Top: l trên
Left: l trái
Gutter: gáy đ đóng sách
Bottom: l d i

Right: l ph i
Gutter position: v trí gáy sách (bên trái ho c phía trên)
- Ch n kh gi y - Orientation
Landscape: kh gi y A3
Portrait: kh gi y A4
2. Thi t l p Header và Footer: tiêu đ đ u trang (header) và cu i trang
(footer) là nh ng vùng trong l đ u ho c cu i trang trong m t tài li u. Có
th chèn text ho c đ ho vào Header và Footer, ví d chèn s trang, ngày
tháng, lôgô c a đ n v (công ty), tên file, tên tác gi ...
- View/ Header và Footer

Trang 6


Tài li u h

đ

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Insert Auto Text: thêm s trang, tên tác gi v n b n, ngày, gi ,
ng d n t p...

Format Page Number: t o và đ nh d ng s trang
Page Setup: đ nh d ng l
: Chuy n gi a Header và Footer
L u ý: Có th đ nh d ng l i Font ch , thay đ i m u, t o Shading
thêm hình đ ho ... đ trang trí Header và Footer
3. Autocorrect - T đ ng phát hi n sai và s a l i: Word có th t đ ng
phát hi n l i sai chính t c a ti ng Anh, ví d ta gõ “teh” thì Autocorrect

s a l i thành “the”. Ho c hàng ngày khi đánh v n b n có r t nhi u t
trùng nhau, ta có th t o cách đánh nhanh thông qua Autocorrect. Ví d
mu n hi n t kinh t ta ch c n gõ kt.
- Tools/AutoCorrect Options

Trang 7


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Replace: đánh t vi t t t (kt)
- With: đánh t “kinh t ”
Ho c đánh t “kinh t ” vào v n b n r i tô đen nó và ch n
Tools/AutoCorrect Options, đánh t vi t t t kt vào ô Replace.
Correct two initial capitals: vi t hoa 2 kí t đ u
Capitalize first letter of sentences: vi t hoa ch đ u trong câu
Capitalize first letter of tables cells: vi t hoa ch đ u trong ô
Capitalize name of day: vi t hoa ngày
Replace text as you type: thay đ i các kí t trong AutoCorrect
(ch n m c này thì m i s a l i ti ng Anh và hi n các t trong
AutoCorrect đ c)
- Cách s d ng: đánh kt r i gõ d u cách.
4. T o AutoText: t o m t đ nh d ng s n đ khi c n g i ra và s d ng r t
nhanh. Thông th ng là m u báo cáo, công v n ho c b ng d li u...
- Gõ đo n v n b n ho c đ nh d ng c n t o
- Menu Insert->AutoText/New
t tên
- OK

- Cách s d ng: trên màn hình so n th o, gõ tên c a AutoText
v a t o, gõ F3

Trang 8


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

5. Bullets và Numbering:
i v i nh ng ph n v n b n có tính ch t li t
kê d i d ng danh sách các kho n m c, ta có th t o danh sách kho n
m c d ng ký hi u và s th t .
- Format/ Bullets và Numbering/ Bullets: các ki u Bullets có s n
hi n ra đ ch n.

Ngoài ra, ta còn có th ch n các m u khác b ng cách ch n
Customize/Character ho c Picture đ vào b ng ch n 1 ki u bullet
m i. Chú ý Indent At là v trí th t vào t l trái.
- Format/ Bullets và Numbering/Numbered: các ki u Number có
s n hi n ra đ ch n.

Ngoài ra, ta còn có th ch n các ki u đánh s khác b ng cách ch n
Customize.
Number Formamt: đ nh d ng l i cách đánh s 1.; (1); 1)...
Number Style: ki u s , la mã, abc,...
Trang 9

Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Start At: b t đ u đánh s t
Chú ý Indent At là v trí th t vào t l trái.

6. Thi t l p và s p th ng các đi m d ng (Tabs)
T n cùng phía bên trái c a th c đo b n s th y m t nút đ c g i là nút
ch n đi m d ng. Kh i đ u (theo ng m đ nh), nút đó có d ng
(dùng đ
c n th ng trái), nháy chu t đó, nó bi n thành d ng
(dùng đ c n
(dùng đ c n
th ng gi a), nháy chu t l n th hai đó nó s có d ng
th ng ph i) và cu i cùng, n u nháy chu t thêm m t l n n a, nó s tr v
d ng ban đ u. Nháy chu t nút này ta có th thi t đ t nhanh các đi m
d ng đ c n trái, c n gi a hay c n ph i v n b n. Công vi c này t ng t
nh b n làm vi c v i máy ch , t o các đi m d ng đ c n th ng ch theo
các c t. Th c hi n t ng b c sau đây giúp b n bi t cách thi t đ t các
đi m d ng t i các v trí mong mu n.
- Nháy nút ch n đi m d ng đ n khi nó ph n ánh đi m d ng c n
th ng trái .
- Trên th c, nháy đi m 1 cm. i m d ng c n th ng trái xu t
hi n.
- Nháy l i . i m d ng thay đ i thành đi m d ng c n gi a .
Trên th c, nháy đi m 5 cm.
- Nháy l i . i m d ng thay đ i thành đi m d ng c n th ng
ph i . Trên th c, nháy đi m 9 cm.
- Nh n phím Tab. Gõ C n th ng Trái.

- Nh n phím Tab. Gõ C n gi a.
- Nh n phím Tab. Gõ C n th ng Ph i.

Trang 10


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Nh n phím Enter và l p l i 3 b c cu i v i ba t Trái, Gi a
và Ph i.
Tài li u bây gi hi n th ba đi m d ng có th có trong Word nh minh
h a d i đây:
C n th ng trái
Trái

C n th ng gi a
Gi a

C n th ng ph i
Ph i

7. nh d ng v n b n: nh d ng (formatting) m t v n b n t c là dùng
các ki u dáng đ làm cho v n b n rõ ràng m ch l c và th ng nh t đ nh
d ng trong toàn b tài li u. Ki u dáng bao g m: ki u phông, kích c
phông, kho ng cách gi a các dòng, kho ng cách gi a các đo n, c n l
trái, ph i hay c n đ u 2 bên, lùi vào đ u dòng... Ki u dáng th ng đ c
áp d ng cho đ n v đo n m t cách t đ ng, n u mu n đ nh d ng ki u
khác cho m t ph n v n b n trong đo n b n ph i ch n riêng đo n đó và

đ nh d ng l i ki u phông và kích c phông.

- C n l ph i, trái, gi a, c n đ u 2 bên: tô đen đo n v n b n c n
ch nh l , ch n Format/Paragraph/Aligement, ch n

.
Ho c ch n bi u t

ng thích h p

- T o
kho ng
cách
gi a
các
đo n
v n
b n:
Format/Paragraph/Spacing, khai báo tham s vào ô Before
(kho ng cách tr c đo n v n b n) và After: (kho ng cách sau
đo n v n b n).
Trang 11


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- T o kho ng cách gi a các dòng trong đo n v n b n:
Format/Paragraph/LineSpacing:

G m các ki u Single: bình th

ng

1.5 lines: g p 1,5 l n bình th

ng

Double: g p 2 l n bình th

ng

At least, Exactly: đánh s kho ng cách c n vào ô At ho c b m
t t ng gi m d n.
- Special:

Fisrt line dòng đ u tiên th t vào: đánh s kho ng cách vào ô
By ho c b m t t ng gi m d n.
Hanging các dòng trong đo n v n b n th t vào: đánh s
kho ng cách vào ô By ho c b m t t ng gi m d n.
Ch n phông ch , c ch và ki u ch
Word cung c p cho ta hai kh n ng đ ch n phông ch , c ch và ki u
ch . Ki u ch bao g m ki u ch đ m, ki u ch nghiêng và ki u ch có
g ch d i; ngoài ra n u v i m t phông ch còn có các ki u khác, Word
c ng hi n th cho ta bi t.
Trên thanh công c đ nh d ng ta có th th y nh ng nút sau:

Mu n thay đ i phông và c ch c a các ký t , ta th c hi n các b
- Tr

c h t ta ch n các ký t đó b ng cách bôi đen

Trang 12

c sau:


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Nháy chu t nút
(tên phông ch ). Chúng ta s nh n
đ c danh sách các phông ch v i nh ng c ch đã đ c cài đ t,
nháy chu t đ ch n phông ch thích h p
- Nháy chu t nút
(c ch ) đ ch n c ch .
8. Ki m tra l i chính t ti ng Anh c a v n b n
- Tools/Spelling and Grammar: hi n ra các t g n gi ng v i t sai
máy tìm th y

Ignore Once: b qua không ki m tra t đó
Ignore all: b qua t t c các t sai tìm đ c tr c đó
Add to directory: thêm t vào danh m c
Change: thay t m i đã ch n vào v n b n
Change All: thay t m i đã ch n vào t t c các n i có t sai c a
v nb n
- AutoCorrect: t đ ng thay đ i t g i ý hi n t i

-

9. Tìm và thay t đ ng ngh a:
- Tô t c n tìm
- Tools/Language/Thesaurus

Trang 13


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Ch n t c n thay
- Ch n Replace
10. T o b ng - Table: m t table đ c t o t các hàng và các c t, giao
c a hàng và c t là m t ô. Ta có th làm đ y các ô b ng text và các hình
đ ho .
- Table/Inser Table

Number of Columns: đánh s c t c n thi t c a b ng ho c ch n
t ng gi m s c t
ch n

Number of Rows: đánh s hàng (dòng) c n thi t c a b ng ho c
t ng gi m s hàng.
Auto Format: cung c p nhanh các thi t k table có s n

Trang 14

Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Ho c ch n bi u t
c n cho b ng.

ng Insert Table trên thanh công c và tô s hàng c t

- Thay đ i đ r ng c t và dòng: dùng chu t đ vào đ ng k c t cho
đ n khi t o ra m i tên hai chi u, b m chu t kéo t ng gi m đ r ng tu
theo yêu c u.
- Thêm c t/dòng: Table/Insert

Columns to the Left: thêm c t vào bên trái con tr
Columns to the Right: thêm c t vào bên ph i con tr
Row Above: thêm dòng trên con tr
Row Below: thêm dòng d i con tr
Cells: thêm ô
- Xóa c t/dòng: tô c t/dòng c n xoá Table/Delete

Trang 15


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Table: xóa c table

Columns: xoá c t
Row: xoá dòng
Cells: xoá ô
- Tách c t: mu n chia 1 c t đã t o thành nhi u c t. Tô c t c n chia,
ch n Table/Split Cells

Number of column: khai s c t c n tách
Number of row: khai s dòng c n tách
- H p c t: tô các c t c n h p, Table/Merge Cells
- Các công th c tính toán s li u đ n gi n: đ t con tr t i v trí c n đ
k t qu , Table/Formular

Formular: tên hàm (tính t ng, tính trung bình,...)
Number Format: ki u đ nh d ng c a s
Paste Function: ch n ki u hàm
OK
- K t h p b ng và text:
Table/Table Properties
Trang 16


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Left: text s n m bên trái b ng
Center: b ng s n m bên gi a b ng
Right: text s n m bên ph i b ng
Around: text s n m xung quanh b ng
L p l i tiêu đ c a table trên các trang liên ti p: b ng d li u g m

nhi u trang, n u không có tiêu đ thì r t khó đ c d li u bên trong b ng.
hi n tiêu đ c a b ng cho t t c các trang ta làm nh sau:
- Tô vùng tiêu đ b ng
- Table/Heading Rows Repeat
11. In v n b n: sau khi hoàn thành v n b n ta ti n hành in ra gi y. Tuy
nhiên, tr c khi in có th xem tr c. T i đây ta c ng có th ch nh l , xem
nhi u trang m t lúc.
- File/Print Preview

- File/Print
Trang 17


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Name: Ch n máy in
Page Range: ch n in bao nhiêu trang
All: t t c v n b n
Current Page: in trang hi n t i
Pages: in t trang - đ n trang (ví d n u mu n in các trang 1, 3, 5
đ n 12 thì b n gõ 1, 3, 5-12)
Number of Copies: s b n in

Có th in các trang ch n, l

Có th in nhi u trang trên 1 t gi y

Ch n kh gi y: thông th

ng in d c ch n gi y A4
Trang 18


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

BÀI 3: M T S

CH C N NG NÂNG CAO

1. Chèn d li u t m t file khác: trong quá trình so n th o v n b n, ta
mu n k t h p nhi u file l i v i nhau ho c chèn thêm m t s file hình nh
vào.
t con tr t i v trí c n chèn file
- Insert/File

- Tìm đúng đ ng d n file c n chèn
- Insert
Chèn file hình nh
t con tr t i v trí c n chèn file
- Insert/Picture

- From File

Trang 19

Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Tìm đúng đ
- Insert

ng d n file nh c n chèn

2. Template
S d ng các Template có s n: Trong Word có r t nhi u m u có th dùng
đ t o m t tài li u m i nhanh chóng và d dàng. M u là t p h p các đ nh
d ng đ c thi t k s n cho vi c so n v n b n theo m t m c đích nào đó,
ví d nh : m u th , fax (Letters & Faxes); m u B n ghi nh (Memos);
m u Báo cáo (Reports)... đ c trình bày các d ng khác nhau và nhóm
l i trong k p h s Templates. S d ng các m u này nh m t s g i ý v
cách trình bày và ý chính cho tài li u m i mà b n c n t o.
- File/New/General Templates

Trang 20


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Di chuy n gi a các tab và ch n Template c n thi t
- OK
T o Template: B n có th t t o các m u cho riêng mình đ th c hi n
nhanh chóng h n các công vi c th ng ph i l p l i hàng ngày nh gi y

m i, công v n g i c p trên, ho c các b ph n ch c n ng, th , báo cáo...
ánh 1 đo n v n b n hay dùng, trang trí đ p
- File/Save As

- Save as type: ch n Document Template
- File name: gõ tên file
- Save
G i Template đã t o:
- File/New
Trang 21


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

- Ch n Template c n thi t/Creat New
3. Tr n v n b n: trong công vi c hàng ngày b n ph i t o gi y m i g i
cho nhi u ng i nhi u đ n v khác nhau. Word giúp b n ch c n gõ m t
gi y m i sau đó đi n tên ng i nh n (không ph i m t công gõ hàng lo t
gi y m i).
làm đ c đi u này ta th c hi n tr n v n b n.
- Chu n b d li u:
M t file gi y m i
M t file ch a d li u c n tr n vào gi y m i bao g m tên,
ch c danh, đ a ch , đi n tho i... c a nh ng ng i nh n gi y
m i
STT
1
2

3
4
5

Tên ng i
Nguy n S n Lâm
Tr n Hoà Bình
T Ph ng Lan
Hoàng Tu n Ng c
Bùi Minh H i

Ch c danh
Giám đ c
Tr ng phòng
V tr ng
V phó
V phó

i n tho i
a ch
9330099
Công ty ABC
9715080
Công ty ABC
9715081
V
ut
5742525
V Tài v
9630124

V H p tác

- Cách làm:
M file gi y m i
Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard
Ch n Letter
B c 1 - Starting Document: Ch n Use the current Document
B c 2 - Select Recipients: Ch n Use an existing List

Trang 22


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Ch n Browse
Ch n tên file ch a d li u tr n

Open

B

ánh d u vào nh ng tên ng
d u n u không c n
OK
c 3 –Write your letter
Ch n More Item

Trang 23

i c n g i ho c b đánh


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

Ch n các tr ng c n đ a vào gi y m i
Insert/Close
nh d ng l i các tr ng v a Insert vào (đ m, nghiêng...)
B c 4 – Preview your letter
N u mu n xem l i danh sách ng i g i gi y m i thì ch n
Edit recipient list
B c 5 - Complete the Merge
N u mu n in luôn thì ch n Printer
N u mu n ch nh s a v n b n thì ch n Edit individual
letter/All
Ch nh s a font, c ch , t o các đ ng k ...
File m i có tên Letter1, có th Save file l i
4. T o Danh sách
- Chu n b d li u:
M t file ch a d li u t o label
- Cách làm:
Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard
Ch n Label
B c 1 – Starting Doc: Ch n Use the current Document
Ch n Label Options
New Label

Trang 24


Tài li u h

ng d n s d ng Microsoft Word XP

B

B

Lable name: đ t tên label
Number across: s c t
Number down: s dòng
Vào các thông s v kho ng cách l
OK
c 2 - Select Recipients: Ch n Use an existing List
Ch n Browse

Ch n tên file ch a d li u/Open/OK
c 3 – Arrange your label
Ch n More Item
Ch n các tr ng đ a vào label/Insert
Close
Update all label

Trang 25