Tải bản đầy đủ (.pdf) (5 trang)

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (385.75 KB, 5 trang )

Thủ thuật Word 2003

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực
hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết
kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện
trong PowerPoint hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ
Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại
Customize Keyboard.

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ
xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn
phần categories là File và phần commands là FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần
Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ
hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể
Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ
hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất
việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ
hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word

Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để
soạn thảo văn bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó.
Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của
Microsoft Word. Chức năng này rất hữu ích với các bạn thường hay
làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.

Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn
vào menu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở


ra hộp thoại “Thesaurus…”.

Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô
“Replace with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ
xuất hiện ở khung dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn
bấm chọn từ đồng nghĩa đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế.

Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ
cần tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc
bấm chọn nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng
sẽ xuất hiện ở khung dưới.


Chèn âm thanh vào văn bản Word

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần
hấp dẫn hay muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn
có thể dùng Word để chèn âm thanh.

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn
file. Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo
đường dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text:
xuất hiện cùng với text.

Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng
nói. Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể
thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy
nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.



Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng
nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn
này phải không bạn.


Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác
nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có
thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng.
Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản
của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc
sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra
mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes
giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi
hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện
thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn
bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and
Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline
(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không

Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều
phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận?
Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang
cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho
thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và
bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows
và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn.
Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn
bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong
cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay
đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng
mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá),

Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm
những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form
(ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn
bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để
lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người
sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn
nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu
văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào
Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã
sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font
hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào
Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ
mặc định không, chọn Yes là xong.

Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn
Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của
Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng
PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click

chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như:
cột, paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office
Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung
lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm
chương trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm
việc.
Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình
Microsoft Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File.
Một hộp thọai sẽ xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần
chuyển đổi. Kế đến bạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút.
Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột,
bảng tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này.
Bên cạnh đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một
số trang tùy chọn ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination
Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc
chuyển đổi của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy
nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển
đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng
ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: với dung lượng
khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá
49 USD.

×