PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN.ĐỀ TÀI:QUẢN LÍ NHÀ HÀNG

Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Trường Cao đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng


ĐỀ TÀI:QUẢN LÍ NHÀ HÀNG
LỚP :15CĐ-TP2

Nhóm 13:
 Trịnh Ngọc Kim Ngân
 Bùi Thị Xuân
Nhóm13

Giáo viên hướng dẫn:
Nguyễn Văn Danh


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ
thể từng chủ đề:
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN
Hệ thống: Quản lí nhà hàng.
Người lập: Nhóm 13

Ngày lập: 27/09/2016

ST
T

Chủ đề

Yêu cầu

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

1

Qúa trình đặt
bàn và đặt thực
đơn của khách
hàng.

Biết rõ các loại bàn,số lượng ,
thực đơn và đơn giá bao nhiêu.

01/10/2016

01/10/2016

2

Qúa trình đặt
hàng với nhà
cung cấp.

Biết rõ nguồn gốc ,tên hàng và

01/10/2016
số lượng đặt hàng,chất lương an
toàn của đơn hàng.

01/10/2016

3

Quản lí các
phiếu nhập
hàng,xử lí và
nhập hóa đơn
thanh toán cho
khách(Quản lí kế
toán thu ngân).

Phân loại và quản lí theo mã
nhà cung cấp trong nhập hàng,
mã khách hàng, mã hóa đơn
trong đặt hàng ,nhập hàng và
thanh toán hóa đơn,thanh toán
tiền lương cho nhân viên.

02/10/2016

Nhóm13

02/10/2016

Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

4

Quản lí nhập
hàng vào kho và
xuất hàng khỏi
kho.

Kiểm tra và lập phiếu nhập kho
và xuất kho.

02/10/2016

02/10/2016

5

Hệ thống máy
móc ,thiết bị
,phần mềm.

Máy móc ,trang thiết bị đạt
chuẩn,chất lượng tiến tiến an
toàn hay không và những phần
mềm đang được sử dụng.

04/10/2016

04/10/2016

2.Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
a.Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Đỗ Quốc Hùng

Người phỏng vấn :Trịnh Ngọc Kim Ngân

(Quản Lí Nhà hàng)
Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương 1

Thời gian hẹn: 01/10/2016

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB)

Thời điểm bắt đầu: 9h30
Thời điểm kết thúc: 10h30

Đối tượng được hỏi là: Ban lãnh đạo quản lí ,bộ Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình
phận tiếp tân ,trợ lí quản lí nhà hàng.
độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn
 Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về hình
thức đặt bàn và đặt thực đơn của khách
hàng,quá trình đặt hàng với nhà cung
cấp.
 Cần thỏa thuận : xem qua quá trình đặt
bàn, đặt thực đơn của khách ,quá trình

Nhóm13

Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

đặt hàng với nhà cung cấp.

 Chương trình:

Ước lượng thời gian:

 Giới thiệu

1 phút

 Tổng quan về dự án

2 phút

 Tổng quan về phỏng vấn

2 phút

 Chủ đề đề cập
o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời.

20 phút

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.

15 phút

 Tổng hợp các nội dung chính.

2 phút

 Ý kiến của người được hỏi.

2 phút

 Kết thúc

1 phút
(Dự kiến tổng cộng 45 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án:- Qúa trình đặt bàn và đặt thực đơn của
khách hàng.
-Qúa trình đặt hàng với nhà cung cấp.

Nhóm13

Tiểu dự án: - Các loại bàn,số lượng ,
thực đơn và đơn giá bao nhiêu
- Nguồn gốc ,tên hàng và số
lượng đặt hàng,chất lương an toàn của
đơn hàng.


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Người được hỏi: Anh Đỗ Quốc Hùng

Ngày: 01/10/2016

(Quản lí Nhà hàng)

Người hỏi:Trịnh Ngọc Kim Ngân

I.Qúa trình đặt bàn và đặt thực đơn của khách
hàng.
Câu hỏi:

 Trả lời:

1.Anh có thể giới thiệu về tổng quan cấu trúc , của
nhà hàng được không?

Nhà hàng gồm có 5 nhân viên bảo
vệ(Luân phiên nhau trực ca sang,ca tối
theo phân công của cấp trên), một nhà
bếp gồm 12 phụ bếp và 1 đầu bếp trưởng,
tiếp tân gồm 10 người, 2 kế toán, và 2 thủ
kho (một kho thực phẩm, 1 kho tài sản),
100 nhân viên phục vụ chính thức và một
số lượng nhân viên làm viêc thời vụ.

2.Muốn đặt tiệc trong nhà hàng phải đặt trước bao
lâu? Có bắt buộc đặt cọc trước hay không?

Đặt trước khoảng 1 tháng . Khách hàng
phải đặt cọc trước 30% theo quy định của

nhà hàng.

3.Khi khách hàng đặt tiệc với số lương lớn có
chương trình khuyến mãi gì cho khách hàng hay
không?

Có những khách hàng đặt tiêc với số
lượng lớ sẽ có các chường trình khuyến
mãi riêng dựa trên số bàn khách hàng đặt.

4.Nhà hàng chủ yếu phục vụ thực đơn món ăn như
thế nào?

Với quy mô là một nhà hàng lớn chuyên
về hải sản nhà hàng Đông Phương có rất
nhiều món ăn phong phú, đa dạng và hấp
dẫn. Nhà hàng phục vụ khách hàng ăn
uống, khách có thể yêu cầu những món
ăn như những nhà hàng khác,cũng có thể
đặt tiệc liên hoan lớp, hoặc phục vụ tổ

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

chức đám cưới, hay một sự kiện nào đó
theo đơn đặt hàng, ngoài ra cũng có
những món ăn như là một vị thuốc chữa
bệnh như: gà ác hầm thuốc bắc, mì vịt

tiềm thuốc bắc.
5. Khách hàng có thể đặt bàn bằng những hình thức Khách hàng có thể đặt bàn qua điện
nào?
thoại, fax,Email hoặc đến trực tiếp(tùy
theo từng hình thức đặt bàn

6.Ai là người chịu trách nhiệm xử lí dơn đặt hàng?

 Nhân viên chịu trách nhiệm xử lí
đơn đặt hàng là nhân viên lễ tân

7.Quy
Bộ phận
phụ trách
-Nhân
viên lễ tân

trình
đặt

Các bước thực hiện:

Tiếp nhận thông tin

bàn
và
đặt

-Nhân
viên lễ tân

thực
đơn

-Nhân
viên lễ tân

của
khách

Nhóm13

Xác định khả năng
cung cấp dịch vụ

Trả lời khách hàng


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

-Nhân
viên lễ tân
-Quản lí
nhà
hàng,Giám
đốc
-Nhân
viên thu
ngân
-Nhân

viên thu
ngân
-Nhân
viên thu
ngân
-Quản lí
nhà hàng
-Bếp.
-Thu ngân

Nhóm13

Chuyển thông tin đến với những
người liên quan .

Chuẩn bị hợp đồng dịch

Ký kết Hợp đồng/Nhận đặt món

Thanh toán lần 1

Chuyển thông tin đến những
người liên quan.
Chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của
khách hàng
Thanh toán lần 2


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

8.Một số
mẫu giấy tờ
trong quy
trình đặt
bàn.

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Phiếu đặt Menu của khách:

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

9.Trường hợp khách hàng đặt bàn trực tiếp
ngoài giờ làm việc của tiếp tân nhà hàng khách
hàng có thể đặt bàn được không?

II.Qúa trình đặt hàng với nhà cung cấp

Nhóm13

Có .Tổ trưởng tổ chức ca sáng Hoặc chiều
chịu trách nhiệm thực hiện thay lễ tân

Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

1. Nguồn nhập thực phẩm của nhà hàng có đảm
bảo các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm
không?

Mọi nguồn thực phẩm của nhà hàng anh đểu
được kiểm tra kĩ trước khi nhập về nhà hàng,
mọi thứ đều đảm bảo các tiêu chuẩn, chất
lượng cũng như thời gian sử dụng của các
loại thực phẩm, các loại thức ăn như là thịt
,cá, tôm, mực đều được nhà hàng anh liên kết
với bên chăn nuôi và lò giết mổ để cho ra
những loại thực phẩm tươi sạch và an toàn.

2.Ai là người trực tiếp phụ trách kiêm tra hàng
hóa trước khi nhập?

Bếp trưởng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa
trước khi nhập.

3.Quy trình đặt hàng với nhà cung cấp

Sau khi khách hàng đặt thực đơn và đã thanh
toán đủ phí lần 1.Menu sẽ được chuyển
xuống bộ phận bếp,bếp trưởng có nhiệm vụ
thống kê và ước lượng các nguyên liệu chế
biến các món ăn thực đơn khách yêu
cầu,phân công chế biến thực phẩm ,nguyên
liệu cho các phụ bếp và nhân viên bếp, gửi

hóa đơn tới bộ phận quản lí kho và tiến hành
đặt hàng với nhà cung cấp , đáp ứng đủ trong
trường hợp bàn dự bị và thêm bàn phát sinh.

4.Ngoài menu thức ăn thức uống cần đặt với nhà Định kì mỗi tháng một lần :Các tô trưởngban
cung cấp,nhà hàng có đặt thêm các loại khác
bảo vê, lễ tân,phục vụ bàn,bếp_tạp
không?
vụ,bar,..phải gửi báo cáo choquarn lí nhà
hàng về việc kiểm tra công cụ,dụng cụ,bảo
hành, phát hiện kịp thời các hỏng hóc để kịp
thời lên kế hoặc mua săm đặt hàng với nhà
cung cấp.

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

5.Mẫu
phiếu trong
quá trình đặt
hàng với nhà
cung cấp

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Đánh giá
chung

Đây là người có kinh nghiệm nhiều năm,quản lí có hệ thống chặt chẽ, cẩn thận
,thái độ làm việc tốt nhu hòa.
b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Đặng Thanh Huyền

Người phỏng vấn: Bùi Thị Xuân

(Trưởng Kế toán nhà hàng)
Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương

Thời gian hẹn: 02/10/2016

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB) 1

Thời điểm bắt đầu: 14g15
Thời điểm kết thúc: 15g30

Đối tượng được hỏi là: Ban quản lí nhà hàng
 Cần thu thập dữ liệu: Các phiếu nhập
hàng,xử lí và nhập hóa đơn thanh toán cho
khách,quá trình nhập hàng vào kho , xuất
hàng vào kho.
 Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình quản lí
các phiếu nhập hàng,xử lí và nhập hóa đơn
thanh toán cho khách,quá trình nhập hàng

vào kho , xuất hàng vào kho.

Nhóm13

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí,
trình độ, kinh nghiệm của người
phỏng vấn


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

 Chương trình:

Ước lượng thời gian:

 Giới thiệu

1 phút

 Tổng quan về dự án

2 phút

 Tổng quan về phỏng vấn

2 phút

 Chủ đề đề cập
o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời.

15 phút

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.

15 phút

 Tổng hợp các nội dung chính.

2 phút

 Ý kiến của người được hỏi.

2 phút

 Kết thúc

1 phút
(Dự kiến tổng cộng 40 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án:- Quản lí các phiếu nhập
hàng,xử lí và nhập hóa đơn thanh
toán cho khách,quản lí trả lương cho
nhân viên(Quản lí kế toán thu ngân).
- Quản lí nhập hàng vào kho
và xuất hàng khỏi kho.

Tiểu dự án: :- Nguồn gốc ,tên hàng và số lượng
đặt hàng,chất lương an toàn của đơn hàng.
- Phân loại và quản lí theo mã nhà

cung cấp trong nhập hàng, mã khách hàng, mã
hóa đơn trong đặt hàng ,nhập hàng và thanh toán
hóa đơn.

Người được hỏi: Đặng Thanh Huyền

Ngày:02/10/2016

(Kế toán Nhà hàng)

Người hỏi:Bùi Thị Xuân

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

I.Quản lí các phiếu nhập hàng,xử lí
và nhập hóa đơn thanh toán cho
khách,quản lí trả lương cho nhân
viên(Quản lí kế toán thu ngân).
Câu hỏi:

Trả lời:

1. Khi nhà cung cấp chuyển hàng ai
sẽ là người phụ trách nhận hàng ?

Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến nhân viên
phụ trách bên bộ phận kho sẽ nhận hàng và tạo

một phiếu nhập hàng theo mẫu.

2.Mẫu phiếu nhập hàng?

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, mã
nhà cung cấp, mã hàng riêng. Hàng mới nhập về
sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu
Thông tin khách hàng có được lưu trữ
trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý.
lại hay không ?
Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày
sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính…
Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức:
+Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa nhà và
nhà cung cấp.
3.Nhà hàng xử lí hàng hóa nhập về
như thế nào?

+Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa
nhà hàng với các nhà hàng khác.
+ Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi
thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho.Mỗi mặt
hàng đều có thẻ kho riêng.
+Có. Được lưu trữ rất kĩ và một cách bảo mật .

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

4. Có thể cho biết khâu thanh toán
tiền trong nhà hàng diễn ra như thế
nào có thực sự nhanh hay không, nếu
gặm những ngày có giảm giá các món
ăn thì nhà hàng có thực sự gặp khó
khăn gì trong việc thanh toán không?

Trong khâu thanh toán thi nhà hàng thiết lập
một hệ thống thanh toán tự động, tức là khi
khách ăn xong thì các tổ trưởng sảnh chỉ việc
thông báo qua thiết bị truyền tin tên sảnh và
ngay lập tức nhân viên thanh toán nhận được
thông tin của số bàn trong sảnh đó và in ra phiếu
thanh toán.(Bao gồm cả các hóa đơn phát sinh đã
lập và gửi cho nhân viên thanh toán) .
Còn gặp những ngày có giảm giá các món ăn thì
nhà hàng đã thiết lập hệ thống giảm giá từ trước
2 ngày và kiểm tra kĩ trước khi giảm giá, nên
trong những ngày giảm giá nhà hàng không gặp
khó khăn gì hết.

5. Nhà hàng quản lí nhân viên bằng
cách nào? Hình thức thức tính lương
cho nhân viên của nhà hàng?

Nhóm13

+Nhà hàng quản lí nhân viên bằng hệ thống máy
tính và điểm danh qua phòng bảo vệ.
+ Tùy theo nhân viên đã làm lâu hay chưa . Mỗi
người một mức lương khác nhau .Ví dụ tiền
lương của nhân viên phục vụ được tính theo ca,
nếu nhân viên làm ca thì 1 ca được 90 ngàn nếu
làm đúp tiền lương được tăng thêm 15000 đồng
và 1 phần cơm.


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

6. Nhà hàng kiểm tra thống kê định
kỳ như thế nào ?

Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình
hình hoạt động của nhà hàng, tính toán xem
lượng hàng nhập, hàng dư,hàng hết để lên kế
hoạch nhập hàng mới , sử dụng tiết kiệm hợp lí
hơn.Bao gồm kiểm kê nhân viên chính thức và
cả thuế công.
Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống
kê chi tiết về tình hình của nhà hàng:
-Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc
yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê
về tình hình hoạt động của nhà hàng gửi lên ban
giám đốc.
Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo

cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng
hoặc trong khoảng thời gian cho trước.

6.Nhà hàng thống kê thông số làm
việc của nhân viên như thế nào?

- Mỗi quý , bộ phận quản lý nhân viên sẽ gửi báo
cáo chi tiết về tình trạng làm việc của nhân viên,
bộ phận kế toán sẽ kiểm duyệt và thêm tiền
thưởng cho nhân viên tích cực.

II. Quản lí nhập hàng vào kho
và xuất hàng khỏi kho.
1. .Trên phiếu kho có những thông Gồm có tên hàng , số lượng nhập, xuất tồn, ngày
tin gì?
nhập xuất , số thứ tự,vv.....

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

2.Sau khi nhập hàng về hàng được Sau khi nhập hàng từ các nhà cung cấp, nhân
lưu trữ bảo quản ở đâu?
viên phụ trách sẽ tiến hành nhập hàng vào
kho,lưu trữ và bảo quản theo từng loại hàng hóa
trong kho.Mỗi loại kho khi nhập kho đều có thủ
tục riêng bằng phiếu nhập kho.
3.Hàng hóa sẽ được xuất kho khi
nào?

Nhóm13

Khi khách hàng đến ăn tại nhà hàng, sẽ có yêu
cầu xuất các mặt hàng để chế biến món ăn hoặc
gọi đồ uống phục vụ cho khách hàng.Mỗi lần
xuất có một phiếu xuất kho riêng.


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

4. Quy trình xuất hàng hóa như thế - Nhân viên chuyển hàng từ kho ra khu chế biến,
nào?
khu tạo đồ trang trí, dụng cụ set up bàn,dụng cụ
trang trí trong các sảnh do khách đặt ,….Thống
kê số lượng hàng cần dùng,kiểm tra lập phiếu bổ
sung hàng hóa khi sắp hết hàng .

5.Mẫu các phiếu
nhập kho

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

và xuất kho

Nhóm13

Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Đánh giá chung

Đây là người có kinh nghiệm lâu năm,chu đáo, tỉ mỉ.

c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Trọng An
(Giám sát nhà hàng)

Người phỏng vấn: Trịnh Ngọc Kim
Ngân.

Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương 1

Thời gian hẹn: 04/10/2016

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB)

Thời điểm bắt đầu: 9g15

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

Thời điểm kết thúc: 9h45
Đối tượng được hỏi là: Ban quản lí nhà hàng.

 Cần thu thập dữ liệu:Thông tin về máy
móc ,trang thiết bị đạt chuẩn,chất lượng
tiến tiến an toàn hay không và những phần
mềm đang được sử dụng.

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí,
trình độ, kinh nghiệm của người
phỏng vấn

 Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình quản lí
máy móc, trang thiết bị,phần mềm.

 Chương trình:

Ước lượng thời gian:

 Giới thiệu

1 phút

 Tổng quan về dự án

2 phút

 Tổng quan về phỏng vấn

2 phút

 Chủ đề đề cập
o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời.

10 phút

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.

10 phút

 Tổng hợp các nội dung chính.

2 phút

 Ý kiến của người được hỏi.

2 phút

 Kết thúc

1 phút
(Dự kiến tổng cộng 30 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Hệ thống máy móc

Nhóm13

Tiểu dự án: Máy móc ,trang thiết bị đạt chuẩn,chất lượng


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

,thiết bị ,phần mềm.

tiến tiến an toàn hay không và những phần mềm đang được
sử dụng.

Người được hỏi:

Ngày: 04/09/2016

Nguyễn Trọng An

Người hỏi: Trịnh Ngọc Kim Ngân

(Giám sát nhà hàng)
Câu hỏi:
1.Nhà hàng có thường
nâng cấp và bảo trì hệ
thống không?

-Có, nhà hàng chúng tôi thường xuyên nâng cấp và bảo trì
hệ thống để đảm bảo phục vụ cho việc kinh doanh của kinh
doanh 1 cách tốt nhất.

2.Công việc của bộ phận
kỹ thuật là gì ?

-Phụ trách kỹ thuật của nhà hàng đảm bảo các công việc
bảo trì, kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật hàng ngày, bao
gồm điện, nước, camera, hệ thống báo động, máy chiếu,âm
thanh loa đài,micro,vv... Bộ phận còn hỗ trợ kỹ sự cố vượt

ngoài khả năng xử lý.

Nhóm13


Phân tích thiết kế hệ thố ng thông tin

3.Nhà hàng có sử dụng các -Có.Nhà hàng sử dụng các phần mềm trong quản lí:
phần mềm để áp dụng
+Thực đơn của khách hàng gồm :Gọi món,tiếp nhận yêu
trong quan lí nhà hàng hay
cầu của khách, cập nhật món ăn, lập hóa đơn thanh toán.
không?
+Hóa đơn: Nhận tiền và lưu vào sổ, lập hóa đơn thanh toán
+Báo cáo và thống kê: Báo cáo doanh thu trong ngày,trong
tuần,trong tháng,trong năm, báo cáo thực đơn trong ngày,
trong tuần, trong tháng, trong năm.
+Quản lí nhân viên,quản lí xuất nhập kho,…

4.Một
số
hình

*Giao diện nhập liệu thực đơn:

ảnh
khi sử
dụng
phần
mềm?

Nhóm13