MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TÍNH GIÁ DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẠCH ĐẰNG 10

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
THIỆN CÔNG TÁC TÍNH GIÁ DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BẠCH ĐẰNG 10
I. GIẢI PHÁP TỪ PHÍA CÔNG TY.
1 Tổ chức phối hợp tốt giữa các bộ phận tham gia vào quá trình lập giá
dự thầu.
1.1 Cơ sở đưa ra biện pháp.
Công việc lập giá dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, nó đòi hỏi
sự nhạy bén, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ lập giá và sự phối hợp
chặt chẽ, nhịp nhàng của các bộ phận có liên quan. Một trong những hạn chế
còn tồn tại trong Công ty hiện nay là việc tổ chức thực hiện công tác lập giá và
sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia vào quá trình này chưa chặt chẽ, hợp lý
dẫn đến chồng chéo trong công việc hoặc có những công việc không có người
phụ trách thực hiện do vậy hiệu quả thực hiện công tác này chưa cao. Việc tổ
chức thực hiện công tác lập giá dự thầu nhiều khi còn chưa được ban lãnh đạo
công ty quan tâm chỉ đạo sát sao, dẫn đến hiện tượng sau khi các cán bộ làm giá
tính toán được giá thành công trình, hoàn tất công việc lập giá khi trình duyệt
lại không được ban lãnh đạo công ty thống nhất và bộ phận lập giá phải tiến
hành điều chỉnh. Điều này làm cho chất lượng của công tác lập giá bị giảm và
không hiệu quả vì phải lập trong thời gian gấp rút mà đội ngũ cán bộ làm giá
mỏng và phần lớn còn ít kinh nghiệm.
Trong doanh nghiệp, bất cứ một công việc gì cũng cần có sự phối
hợp ăn ý, nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan. Nếu thực hiện
được điều này, không những giúp doanh nghiệp thực hiện công việc cách nhanh
chóng mà còn nâng cao được hiệu quả của công việc. Vì vậy, công ty cần nhanh
chóng có các biện pháp nhằm củng cố tổ chức, tăng cường sự phối hợp giữa các
bộ phận phòng ban tham gia lập giá dự thầu để Công ty có thể đưa ra mức giá
dự thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh nhất.
1.2 Nội dung của biện pháp
Công tác lập giá dự thầu trong Công ty không chỉ liên quan đến
phòng kỹ thuật, đó là công việc đòi hỏi sự phối hợp của các phòng ban khác

như: phòng nghiệp vụ kỹ thuật, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính -
kế toán, phòng quản trị kinh doanh (gồm bộ phận quản trị máy móc thiết bị và
kinh doanh vật tư), và các bộ phận, đơn vị khác. Hiện nay, Công ty đã xây dựng
được một quy trình lập giá dự thầu riêng nhưng việc phối hợp thực hiện lại chưa
chặt chẽ, nhiều lúc các bộ phận khác chỉ xem nhiệm vụ lập giá là của bộ phận
kỹ thuật, luồng thông tin trao đổi còn hạn chế, chủ yếu là các dòng thông tin
trong nội bộ Công ty. Việc thu thập thông tin về cơ bản chỉ do phòng Kỹ thuật
thực hiện thông qua đài báo, tạp chí và các mối quan hệ thân quen làm cho chất
lượng của công tác lập giá chưa cao, ảnh hưởng đến khả năng trúng thầu. Để
khắc phục tình trạng này, Công ty cần tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các
bộ phận để các luồng thông tin trao đổi thông suốt, đồng thời cũng phải có sự
sắp xếp, tổ chức lại bộ phận làm giá. Cụ thể là:
- Công việc thu thập thông tin mời thầu phải được thông báo cho tất cả các bộ
phận, phòng ban, đơn vị trong Công ty và phải được thực hiện một cách tích cực
chủ động. Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như qua mạng, phương
tiện thông tin đại chúng, từ Công ty mẹ, các tạp chí thông tin đấu thầu, các nhà
tư vấn.
- Sau khi nghiên cứu sơ bộ, nếu xét thấy Công ty có thể đáp ứng các vấn đề có
liên quan đến dự án về tính khả thi và tính hiệu quả kinh tế, Công ty sẽ tiến
hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Trước đây, công tác khảo sát hiện trường, đánh
giá điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án chủ yếu dựa trên cảm quan kinh
nghiệm. Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh thường dựa trên ý kiến chủ quan,
kinh nghiệm của cán bộ lập giá. Thiếu cán bộ làm công tác bóc tách giỏi. Để
khắc phục những hạn chế này công ty nên thực hiện nghiêm túc, kỹ lưỡng công
tác khảo sát hiện trường, đưa ra những đánh giá về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã
hội chi tiết, tỉ mỉ. Bổ sung thêm cán bộ có trình độ kinh nghiệm làm công tác
bóc tách tiên lượng giỏi.
- Tăng cường thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh thông qua các nhà tư
vấn, thông tin về chủ đầu tư, thông tin về thị trường tư liệu sản xuất, thông tin từ
các nhà cung cấp…. Đồng thời bộ phận lập giá phải có quan hệ chặt chẽ với các

phòng ban khác trong công ty để nắm bắt chế độ chính sách mới bảo đảm tính
đúng, tính đủ các loại chi phí vào giá thành.
- Để tránh tình trạng chồng chéo, ách tắc hoặc bỏ sót công việc trong quá trình
lập giá thì nên cử một cán bộ có năng lực và kinh nghiệm quản lý và chỉ đạo
thực hiện trong quá trình lập giá, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty.
Cụ thể người quản trị viên này sẽ tiếp nhận thông tin về công trình đấu thầu từ
các nguồn trong và ngoài công ty. Phân tích, đánh giá về công trình một cách
chi tiết, cụ thể, sau đó thuyết trình với ban giám đốc về vấn đề đó và cho biết
công ty có nên tham gia đấu thầu hay không. Bàn bạc và thảo luận với các cán
bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm đưa ra các chiến lược tranh thầu, để từ
đó các phòng ban có cơ sở bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ được giao.
- Phòng Tài chính - Kế toán phải thường xuyên liên hệ với bộ phận làm giá
trong quá trình lập giá, cung cấp các thông tin về tiềm lực tài chính của đối thủ
cạnh tranh, thông tin về các ngân hàng tài chính.
- Đưa ra phương pháp tính toán khoa học trong việc xác định mức giảm giá
căn cứ vào thông tin mà nhà thầu thu thập được về đối thủ cạnh tranh, các
nguồn cung ứng, mục đích tham gia đấu thầu của công ty.
1.3 Điều kiện thực hiện biện pháp
- Tuyển chọn thêm 2 chuyên gia giỏi và có kinh nghiệm trong công tác lập giá
dự thầu bổ sung cho phòng kỹ thuật.
- Công ty cần chú trọng đầu tư cho công tác thu thập thông tin cả về nhân lực
và vật lực.
- Các bộ phận tham gia vào công tác lập giá dự thầu phải có trình độ, kinh
nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao. Công ty cũng nên có sự phân công nhiệm
vụ rõ ràng cho từng phòng, ban và tăng cường chỉ đạo, đôn đốc, theo dõi.
1.4 Hiệu quả của biện pháp
Việc tổ chức thực hiện nghiêm ngặt quy trình lập giá dự thầu và tăng
cường sự phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan sẽ giúp Công ty đưa ra
được mức giá hợp lý, chính xác hơn. Việc tăng cường các luồng thông tin trong
và ngoài doanh nghiệp sẽ giúp công ty có đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác

lập giá, đảm bảo tính đúng, tính đủ, tính chính xác các khoản chi phí vào trong
giá thành từ đó đưa ra mức giá dự thầu hợp lý và có tính cạnh tranh cao. Tổ
chức, sắp xếp lại tổ làm giá sẽ giải quyết được ách tắc, chồng chéo trong quá
trình lập giá. Việc cử một quản trị viên phụ trách công tác này sẽ giúp Giám đốc
giảm gánh nặng trong việc ra quyết định tranh thầu, tạo ra sự phân công hợp lý
nhiệm vụ và trách nhiệm. Quản trị viên là người trực tiếp kề cận với công tác
lập giá dự thầu nên dễ nắm bắt và điều chỉnh hợp lý trong quá trình thực hiện,
tạo nên một êkíp hoàn chỉnh trong công tác lập giá dự thầu.
2. Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường phục vụ cho công tác lập
giá dự thầu.
2.1 Cơ sở đưa ra biện pháp
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nào có thông tin nhanh, đầy
đủ, chính xác thì sẽ có lợi thế hơn trong việc đưa ra các quyết định một cách
hợp lý và kịp thời. Điều này cho thấy ý nghĩa vô cùng quan trọng của quá trình
thu thập, phân tích và xử lý thông tin kịp thời đối với tất cả các doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu thị trường đối với Công ty có vai trò hết sức to
lớn, thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường, Công ty sẽ thu thập được chính
xác, đầy đủ, kịp thời các thông tin về gói thầu, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh,
các nhà cung ứng… các thông tin này sẽ được xử lý có hệ thống và cung cấp
cho các bộ phận có trách nhiệm đặc biệt là tổ lập giá dự thầu để đưa ra chiến
lược tranh thầu hợp lý.
Mặc dù, Công ty đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác
nghiên cứu thị trường nhưng trong thực tế nó vẫn chưa được coi trọng đúng
mức. Hiện nay ở công ty chưa có một bộ phận Marketing chính thức, độc lập
mà việc thu thập thông tin về thị trường, giá cả chỉ mang tính cục bộ (ở từng
phòng hoặc cá nhân) chưa có sự phân tích, tổng hợp và đánh giá xu hướng biến
động của chúng. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến cơ hội tham gia dự thầu và
trúng thầu của công ty. Trong quá trình lập giá dự thầu, công ty mới chỉ quan
tâm đến thông tin nội bộ mà chưa tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về khách hàng, về gói
thầu, chưa bám sát những biến động trên thị trường xây dựng, chưa nghiên cứu

kỹ lưỡng về đối thủ cạnh tranh … Dẫn đến công tác lập giá còn nhiều sai sót và
mức giá đưa ra chưa hợp lý, tính cạnh tranh chưa cao. Chính vì vậy, công ty nên
tổ chức một bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực này nhằm thu thập đầy đủ mọi
thông tin cần thiết để phục vụ công tác lập giá dự thầu và đưa ra các chiến lược
nhằm mở rộng thị trường hoạt động của công ty.
2.2 Nội dung của biện pháp
Trước đây công tác thu thập thông tin do một số cán bộ thuộc
phòng kỹ thuật, Phòng quản trị kinh doanh, bộ phận văn phòng đảm trách,
nhưng nhiệm vụ chính của họ là các công việc của phòng chuyên môn nên công
tác marketing không được quan tâm đúng mức. Đấy là những cán bộ kỹ thuật
hay kinh tế nhưng chưa qua lớp đào tạo về quản trị và marketing, kiến thức về
marketing còn sơ sài, nên hiệu quả công tác chưa cao.
Mặt khác muốn xây dựng được một bộ hồ sơ dự thầu chính xác,
đạt hiệu quả kinh tế cao, xây dựng được giá dự thầu hợp lý, trước hết công ty
cần nắm bắt đầy đủ các thông tin có liên quan.
Để khắc phục, công ty cần phải có biện pháp đào tạo số cán bộ này,
cử đi học tại các trường có chuyên ngành marketing. Công ty nên thành lập
phòng marketing và tuyển thêm nhân viên tốt nghiệp khối kinh tế chuyên ngành
marketing, có kinh nghiệm và hiểu biết về thị trường kinh doanh xây dựng.
Cơ cấu của phòng marketing gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 2
nhân viên. Phòng marketing có trách nhiệm tìm kiếm thị trường, tìm các đối tác
có năng lực để công ty có thể hợp tác, thực hiện công tác tiếp thị, tham mưu
giúp Ban giám đốc công ty công tác thị trường, đối tác hợp tác, cùng với phòng
kế hoạch và phòng kỹ thuật thi công tham gia đấu thầu dự án, lập kế hoạch đấu
thầu, chiến lược đấu thầu, cung cấp thông tin làm cơ sở lập hồ sơ dự thầu.
Để phục vụ tốt công tác lập giá dự thầu, thì phòng marketing cần thu
thập, phân tích, đánh giá các thông tin:
+ Thông tin về gói thầu: địa hình, địa lý, điều kiện tự nhiên khí hậu của
vùng có công trình thi công, các thông tin càng chi tiết, cụ thể, chính xác càng
tốt vì nó giúp cho bộ phận thiết kế kỹ thuật có biện pháp thi công hợp lý phù

hợp với điều kiện tự nhiên để bố trí lao động và huy động nguyên liệu… nhằm
rút ngắn thời gian thi công, sẽ tạo điều kiện giảm giá dự thầu.
+ Thông tin về nguyên vật liệu, nhà cung cấp: Nơi cung ứng nguyên vật
liệu có gần công trình thi công không, giá cả thị trường trong giai đoạn hiện tại
và dự đoán sự biến động giá cả vật liệu trong tương lai. Dự báo nhu cầu thiếu
hụt hoặc thừa nguyên vật liệu trong kho để có kế hoạch dự trữ, và mua sắm.
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: năng lực thực sự của đối thủ cạnh
tranh về máy móc thiết bị, nhân sự, mối quan hệ với chủ đầu tư, điểm mạnh
điểm yếu của các đối thủ, mục đích tham gia đấu thầu… để có phương án cạnh
tranh phù hợp.
Ngoài ra, phòng marketing còn phải luôn cập nhật các thông tin về chính
sách xây dựng, các thông tư hướng dẫn, các quyết định có liên quan đến công
tác đấu thầu nói chung và lập giá dự thầu nói riêng.
2.3 Điều kiện thực hiện biện pháp
- Cần phải có một chính sách thu hút lao động hợp lý, đào tạo tuyển dụng
nghiêm ngặt, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực.
- Có chế độ lương, thưởng hợp lý
- Tạo điều kiện, cơ sở vật chất cho phòng marketing làm việc, tạo môi
trường làm việc năng động, sáng tạo.
2.4 Hiệu quả của biện pháp
Thực hiện tốt công tác marketing, nghiên cứu thị trường, nghiên
cứu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp…không những giúp
doanh nghiệp mở rộng hợp tác, mở rộng địa bàn kinh doanh mà còn cung cấp
những thông tin cần thiết cho việc lập hồ sơ mời thầu nói chung và Công tác lập
giá dự thầu nói riêng. Việc thu thập đầy đủ, cụ thể, chi tiết, chính xác những
thông tin có liên quan đến gói thầu, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tra0nh, nhà cung
ứng… sẽ giúp Công ty xây dựng được mức giá dự thầu hợp lý và đưa ra được
chiến lược tranh thầu hiệu quả.
3. Hoàn thiện cơ cấu giá dự thầu
3.1 Cơ sở đưa ra biện pháp

Giá dự thầu là một chỉ tiêu quan trọng để nhà thầu đánh giá hồ sơ
dự thầu. Trong giai đoạn hiện nay, cuộc chiến về giá cả càng trở nên gay gắt và
quyết liệt, đòi hỏi công ty phải có những biện pháp nhằm xác định được một
mức giá dự thầu hợp lý.
Giá bỏ thầu và xác suất trúng thầu có quan hệ tỷ lệ nghịch với
nhau, giá càng thấp thì xác suất trúng thầu càng cao và ngược lại. Tuy nhiên,
thực tế cho thấy việc tính giá dự thầu của Công ty còn tương đối cứng nhắc.
Công ty chỉ dựa vào dự toán xây dựng cơ bản và những thông báo giá trong
từng thời kỳ để tính giá dự thầu, mà chưa tích cực chủ động tìm kiếm các nguồn
cung ứng trên thị trường với mức giá hợp lý hơn nên giá dự thầu còn cao, cơ