BÀI THUYẾT TRÌNH kỹ NĂNG GIAO TIẾP

1/16/2018

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

1. KHÁI NIỆM GIAO TIẾP

1


1/16/2018

2.TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

3. QUY TRÌNH GIAO TIẾP
Nguồn
Phản hồi

Tiếp nhận

Giải mã

Thơng điệp

BỐI
CẢNH

Mã hóa

Kênh giao
tiếp

4. CÁC QUAN ĐIỂM TRONG GIAO TIẾP

2


1/16/2018

5. NGÔN NGỮ TRONG GIAO TIẾP

A WOMAN WITHOUT HER MAN IS NOTHING

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

3


1/16/2018

TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI
(TELEPHONE ANSWERING SKILL)

1. CHUẨN BỊ GHI CHÉP

2. KHÔNG NHAI, ĂN UỐNG, HÚT THUỐC

4


1/16/2018

3. MỈM CƯỜI KHI NĨI CHUYỆN

4. NGHE MÁY TRONG VỊNG 3 HỒI CHNG

5. ĐỪNG NĨI “A LƠ”
ANH NGHE NÈ TỤC
TƯNG YÊU DẤU
ƠI!!!

5


1/16/2018

6. LẶP LẠI NHỮNG THÔNG TIN QUAN TRỌNG
OK, VẬY LÀ KỸ NĂNG MỀM HỌC
NGÀY THỨ SÁU, TỪ TIẾT 6 ĐẾN
TIẾT 9 TẠI PHỊNG N.303 ĐÚNG
KHƠNG?

7. CÁM ƠN & CHÀO TẠM BIỆT
THANK YOU
AND BYE BYE

8. ĐỂ LẠI TIN NHẮN
KHI KHÔNG THỂ NHẬN CUỘC GỌI

6


1/16/2018

KHI BẠN KHÔNG NGHE ĐIỆN THOẠI
Mẹ bạn nghĩ
SỰ THẬT LÀ:
Bạn bè nghĩ

Cha bạn nghĩ

TĨM TẮT
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Chuẩn bị: Giấy + Bút
KHƠNG: Nhai, ăn, uống, hút thuốc
Mỉm cười khi trả lời điện thoại

Nhấc máy trong vịng 3 hồi chng
Đừng chỉ nói “A Lơ”
Hãy lặp lại những thông tin quan trọng để chắc
chắn không bị sai sót
7. Cám ơn và Chào tạm biệt
8. Để lại tin nhắn khi khơng thể nghe điện thoại

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

7

1/16/2018

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
(PRESENTATION SKILL)

CHUẨN BỊ CHO BÀI THUYẾT TRÌNH
1. PHÂN TÍCH KHÁN GIẢ
• Ai là khán giả?
• Có bao nhiêu khán giả?
• Mối quan hệ giữa diễn giả và khán giả như thế nào?
• Ai là người quyết định?
• Khán giả hiểu biết đề tài ở mức độ nào?
• Khán giả nghĩ gì về đề tài này?
2. MỤC ĐÍCH THUYẾT TRÌNH
• Tại sao bạn được chọn để thuyết trình?
• Khán giả muốn gì từ bài thuyết trình này?
• Bạn muốn gì khi thuyết trình đề tài này?

CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH
•
•
•
•
•
•

Mang theo giấy ghi chú với các gạch đầu dòng
Chuẩn bị trang phục phù hợp
Kiểm tra các thiết bị hỗ trợ, chạy thử

Luyện tập với power point và chế độ canh giờ
Chuẩn bị kỹ các Phương án minh họa (video, âm thanh,…)
Chuẩn bị sẵn đáp án cho những câu hỏi mà khán giả có thể nêu ra

8


1/16/2018

LƯU Ý KHI TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Ngơn ngữ cơ thể
Giao tiếp bằng ánh mắt
Giọng nói, phát âm
Nét mặt
Tránh đứng lâu một vị trí
Tương tác nếu cần thiết
Tốc độ nói
Khơng quay lưng vào khán giả
Khơng đọc nội dung slide

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN & THUYẾT PHỤC

• Chuẩn bị
• Giữ thái độ hịa bình và tơn trọng lẫn nhau
• Lắng nghe một cách hết sức cẩn thận
• Thảo luận, khơng phải tranh cãi
• Cần có thời gian xem xét lại
• Hiểu vị trí của bạn
• Hiểu đối phương

• Mọi người đều chiến thắng

9


1/16/2018

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
Đảm bảo tính đơn giản
• Sắp xếp dữ liệu của bạn theo một trình tự logic về vấn đề được nêu
cũng như hình thức. Chắc chắn rằng chúng có thể lý giải rõ các vấn đề
theo những câu hỏi: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu và Như thế nào.
• Viết theo lối thường, theo cách mà bạn thường nói với các thành viên
trong nhóm.
• Chỉ gửi bản sao chụp cho những đồng nghiệp có liên quan trực tiếp.

10


1/16/2018

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
Đảm bảo sự ngắn gọn
• Sử dụng ngơn ngữ đơn giản dễ hiểu nếu có thể. Hãy nêu bật những vấn
đề và ý tưởng chủ đạo bằng cách sử dụng những cách thức sắp xếp số
liệu và ngữ cảnh hơn là bằng cách lặp đi lặp lại.
• Những câu, và đoạn văn ngắn sẽ giúp việc đọc chúng trở nên dễ dàng
hơn và sẽ hướng độc giả của bạn tới những phần quan trọng trong hoạt
động giao tiếp.
• Gắn kèm những chi tiết và tài liệu bổ sung vào phía cuối như là các
phần phụ lục hơn là đưa chúng vào phần văn bản chính.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

Đảm bảo tính tích cực
• Nêu trước những lợi ích khi đọc các ghi chép của bạn ("Kế hoạch này
sẽ giúp làm tăng hiệu quả của nhóm lên tới 75%").

• Nhấn mạnh phương diện tích cực trong đề xuất của bạn.
• Sắp xếp diễn đạt văn bản của bạn giúp có thể phản ánh sự hiểu biết của
bạn đối với các nhu cầu của độc giả bằng cách sử dụng nhiều cụm từ "các
quý vị" trong lời văn của mình.
• Ln ln sử dụng ngơn ngữ khơng mang tính thiên kiến và sử dụng
chủ ngữ ở dạng số nhiều, các đại từ và danh từ trung lập hay ở dạng số
nhiều và tránh các từ sở hữu.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
Hãy thực hành
• Đọc to văn bản của bạn, sửa chữa cho tới khi bạn cảm thấy hợp lý.
• Giữ lại bản sao các văn bản mà bạn thấy đặc biệt hiệu quả và hãy
thường xuyên tham khảo chúng.

11


1/16/2018

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
Thư Điện Tử (Email)

Điền đủ nội dung

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

KỸ NĂNG LẮNG NGHE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Ngừng nói
Chuẩn bị để lắng nghe
Làm cho người nói thấy thoải mái
Đừng quấy rối

Thơng cảm
Hãy kiên nhẫn
Tránh thành kiến
Nghe ý chính
Chờ đợi và quan sát những cử chỉ

12


1/16/2018

Điện
thoại

Thuyết
trình

Phản hồi

Kỹ năng
giao
tiếp
Lắng
nghe

Thuyết
phục &
Đàm
phán

Văn bản

KỸ NĂNG PHẢN HỒI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Khơng chủ quan, cá nhân
Phản hồi đúng lúc
Phản hồi đúng nội dung giao tiếp
Sử dụng từ ngữ đúng mực
Cố hết sức nói giảm nói tránh
Khen trước khi chê
Dùng số nhiều để hỗ trợ lập luận khi phản hồi

13