Tình huống quản lý nhà nước tăng cường quản lý công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng sở giáo dục và đào tạo hà giang

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
Chương trình chun viên chính
Tổ chức cho cán bộ cơng chức của tỉnh Hà Giang

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ
Tên tình huống:
“ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG”

Học viên :

VŨ QUANG

Chức vụ :

Phó chánh văn phịng

Đơn vị cơng tác :

Sở GD&ĐT Hà Giang

1


2


Nội dung:

“ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG”

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư – lưu trữ chiếm một vị trí và vai trị quan trọng trong
hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên, cơng tác văn thư, lưu trữ
hiện nay vẫn chưa phát huy được hết những vai trị và ý nghĩa vốn có của nó.
Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước làm rất tốt thì vẫn cịn một số cơ
quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các hoạt động
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các
Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm
pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động
lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được
củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng
tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ
chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó,
cơng tác văn, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp
yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước.
Đánh giá về thực trạng chung về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Hà
Giang , Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 24/3/2009 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà
Giang V/v tăng cường công tác văn thư, lưu trữ nêu rõ: “Bên cạnh những kết
quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan vẫn còn nhiều bất
1


cập như: Lãnh đạo một số Sở, ban ngành huyện, thị nhận thức chưa đầy đủ

về vị trí, vai trị công tác văn thư, lưu trữ ; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ
các cấp chưa ổn định, thống nhất; cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí cho cơng
tác văn thư, lưu trữ hạnh chế; tình trạng tài liệu tồn đọng ở các sở, ban
ngành còn nhiều; Cơng tác khai thác sử dụng tài liệu cịn nhiều hạn chế...
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm,
chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới”.
Theo Quyết định số 3858/QĐ-UB ngày 05/10/2009 của UBND tỉnh Hà
Giang về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Giang quy định vị trí, chức năng của Sở
GD&ĐT Hà Giang “là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, tham
mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực Giáo
dục và Đào tạo (trừ đào tạo nghề); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản
lý của Sở GD&ĐT trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của pháp luật và
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự chỉ đạo và uỷ quyền của
UBND tỉnh. Sở GD&ĐT chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên
chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Bộ GD&ĐT. Sở GD&ĐT có tư cách pháp nhân,
có con dấu riêng và tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước”.
Với vị trí, chức này, cơng tác văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT Hà
Giang phải xác định là nhiệm vụ quan trọng quản lý kết quả của cả một quá
trình hoạt động từ đầu vào đến kết quả đầu ra của công vụ thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo của tỉnh Hà Giang. Đầu mối
thực hiện và Văn phòng Sở GD&ĐT.
Trong những năm qua, thực hiện mục tiêu của chương trình cải cách
hành chính , Văn phịng Sở GD&ĐT Hà Giang đã có nhiều cố gắng trong việc
thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Khẳng định được Văn phịng cơ
quan hành chính nhà nước (văn phịng) là đơn vị có chức năng tham mưu giúp
lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin
2

phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm
việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ
cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp
lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác; thơng tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể
thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của
cơ quan, tổ chức... Trong đó, Cơng tác Văn thư- Lưu trữ là một trong
những hoạt động thường xuyên, hàng ngày và diễn ra liên tục của văn
phòng: biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn
bản...
Sau khi được tiếp thu các chuyên đề lý luận về quản lý hành chính Nhà
nước chương trình chuyên viên chính, lĩnh hội kinh nghiệm thực tế của các
giảng viên của Học viện Hành Chính Quốc Gia, cùng với nghiên cứu các tài
liệu, văn bản về quản lí hành chính Nhà nước, đường lối của Đảng, Chính
sách, Pháp luật của Nhà nước vận dụng vào giải quyết công việc, tình huống
cụ thể diễn ra trong quá trình làm công tác quản lý. Cá nhân tôi mạnh dạn xin
đề xuất một tình huống trong quản lý là “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” .

Đây vừa thể hiện quan điểm riêng, kết hợp giữa cơ sở lý luận và thực tiễn vận
dụng chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, vừa là bài học để mong
nhận được nhiều ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, các nhà quản lý để bản
thân có thêm vốn kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

3


Phần 1

NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

1. Hồn cảnh xuất hiện tình huống
Văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang trước đây gọi là phịng hành chính
tổng hợp được thành lập từ khi Sở GD&ĐT Hà Giang được tách ra từ Sở
GD&ĐT Hà Tuyên ( 01/10/1991) theo Quyết định số 544/QĐ-UB ngày
30/9/1991 của Uỷ Ban nhân Dân Tỉnh Hà Tun.
Văn phịng Sở GD&ĐT có chức năng, nhiệm vụ là:
“Chức năng: Giúp Lãnh đạo Sở chỉ đạo, quản lý, điều hành công tác
tổng hợp, thi đua, quản trị, hành chính, quản lý tài sản cơ quan...
Nhiệm vụ:
- Theo dõi, tổng hợp, báo cáo thường xuyên, định kỳ công tác của
ngành với Giám đốc Sở và các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan liên
quan.
- Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị các văn bản góp ý vào dự thảo văn
bản qui phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi đến lấy ý kiến. Tham mưu
cho Giám đốc chuẩn bị các kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền trong việc ban hành các văn bản qui phạm pháp luật về hoạt động
GD&ĐT. Tham mưu cho Giám đốc kiểm tra tính pháp qui của các văn bản do
Sở GD & ĐT ban hành.
- Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo thực hiện tốt công tác thi đua khen
thưởng của ngành, công tác tiếp khách, công tác đối ngoại của Sở.
- Tham mưu xây dựng chương trình cơng tác của Lãnh đạo Sở và của
Sở. Xây dựng và đôn đốc thực hiện kế hoạch cơng tác tháng, q, năm đối với
cơ quan và toàn ngành.

4


- Phối hợp với phịng Kế hoạch – Tài chính và các phòng chức năng

xây dựng kế hoạch và thực hiện việc mua sắm trang thiết bị, sửa chữa tài sản,
văn phòng phầm của cơ quan phục vụ tốt các hoạt động của văn phịng.
- Kiểm tra, đơn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo
thường kỳ và đột xuất. Là đầu mối phối hợp hoạt động của các phòng chức
năng Sở, các trường, đơn vị thuộc Sở, các Phòng Giáo dục và Đào tạo để thực
hiện có hiệu quả các nhiệm vụ của ngành.
- Thống kê, cập nhật thông tin của ngành. Thực hiện việc xử lý thống
tin, chuyển, nhận công văn, văn bản hành chính. Đánh máy, sao in và chuyển
phát văn bản đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt đúng địa chỉ, đúng thời gian.
Bảo quản các con dấu của cơ quan và thực hiện nghiêm túc nguyên tắc văn
thư bảo mật, lưu trữ theo quy định.
- Tổ chức và phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp, các ngày
lễ, ngày kỷ niệm...theo yêu cầu của ngành.
- Thực hiện tốt cơng tác tiếp dân. Sắp xếp và bố trí thời gian, địa điểm
để lãnh đạo Sở tiếp khách, tiếp dân. Hướng dẫn khách đến cơ quan công tác,
làm việc đúng địa chỉ, đúng bộ phận giải quyết.
- Xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành, thực hiện nội qui, giờ
giấc làm việc, công tác an ninh, trật tự của cơ quan.
- Chánh văn phịng (hoặc Phó chánh văn phịng được Chánh văn phòng
ủy quyền) được ký thừa lệnh Giám đốc các loại văn bản giao dịch hành chính
thơng thường gồm: Giấy mời họp thông thường; Giấy giới thiệu cho cán bộ,
nhân viên đi công tác, giải quyết công việc bình thường; Các bản sao văn bản,
lệnh điều xe, giấy đi đường...Người ký văn bản thừa lệnh Giám đốc phải chịu
trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về chữ ký của mình.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở phân công.”

5


(Trích Quyết định số 1203/QĐ-SGD ngày 18/11/2009 của Sở GD&ĐT

Hà Giang V/v ban hành quy chế làm việc của Sở GD&ĐT Hà Giang)
Với Quy mô tổ chức của Sở GD&ĐT Hà Giang hiện nay có 10 phịng
ban chun mơn, tổng 58 biên chế. Là đơn vị có chức năng quản lý nhà nước
về lĩnh vực giáo dục và đào tạo của tỉnh Hà Giang. Hàng năm, Sở GD&ĐT
tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn . Cụ thể số liệu theo báo cáo
tổng kết 3 năm gần đây là:

Năm

Văn bản đến Văn bản đi

2007

4.497

3.323

2008

5.268

3.446

2009

4.934

3.744

Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Sở GD&ĐT thực hiện theo

hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký văn
bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại văn phòng, do một cán bộ đảm
nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ
công việc, trình ký… được thực hiện tại các phịng chun mơn.
Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản cịn nhiều sai sót.
Ví dụ:
- Văn bản đến khơng qua cán bộ văn thư .
- Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và
thể thức.
- Không lập hồ sơ công việc;
- Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…

6


2. Mơ tả tình huống
Vấn đề quản lý hành chính về cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều bất
cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của
cơ quan. Hạn chế đến các hoạt động trong cơng cuộc cải cách hành chính và
quản lý cơng sở.
Những năm qua, văn phịng Sở GD&ĐT Hà Giang chưa có sự quan
tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động
lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp
vụ, trang thiết bị phục vụ cơng tác lưu trữ cịn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát
huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việc truy cập
tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến cơng tác thống kê, báo cáo…
Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ cơng việc, gây khó
khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh

mục thành phần hồ sơ, tài liệu...).
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, tồn diện cơng tác văn thư, lưu trữ
chưa dành sự quan tâm đúng mức đến công tác này.
- Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ
nội bộ trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác
quán triệt việc thực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành còn
chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng
được yêu cầu. Việc chấp hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa
nghiêm, tính răn đe đối với hành vi vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu
như chưa có.

7


- Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ. Nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy
đủ, cụ thể là: Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu
của cơ quan; Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ.

Phần 2
PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

1. Mục tiêu phân tích tình huống
Những năm gần đây, cơng tác văn thư trong cơ quan đã được quan
tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ
thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện
hành của cơ quan.
Tại văn phịng, nội dung cơng tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp

Chánh Văn phịng đơn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo
văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể
thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ
khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng
bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ
tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo
quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Những
nội dung này đã và đang thực hiện tương đối tốt.
- Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến
cơ quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình,

8


chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không
được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải
quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến không được
chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được
gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn.
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt
và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải

quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định
hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phịng,
Trưởng phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những
cơng việc sau: xem xét tồn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản
quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Văn
bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. phải được quản lý theo trình
9


tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng
để thông tin nhanh. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu
tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ
tự đăng ký.
Quá trình văn thư trong việc xử lý văn bản có thể mơ tả (hình 1)

Hình 1. Quá trình xử lý văn bản

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập
nhật văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc
vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của

10


cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên
quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay
trình tự giải quyết cơng việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có
giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ
sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo
thời hạn quy định.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay
người kế nhiệm.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa
được quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó cơng tác này cũng đang
tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp
ứng được các yêu cầu của quản lý. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
- Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan cịn
thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo,
chưa thống nhất.
- Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự.
Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và

thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều
hạn chế do cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin mới bắt đầu được hình thành và
trình độ sử dụng máy tính của cán bộ cịn yếu.
- Cơng tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng
khơng lập hồ sơ cơng việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu
11


chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá
trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu
cịn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm việc của cán bộ.

12


2. Cơ sở pháp lý
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các
văn bản quy phạm pháp luật sau:
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của
Ủy ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương.
Ngồi ra cịn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng
con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước ...
3. Cơ sở lý luận
3.1 Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư
Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về
cơng tác văn thư ghi rõ: “ Cơng tác văn thư quy định tại Nghị định này bao
13


gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.”
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói
rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng việc hành chính
hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với
công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, cơng chức trong cơ quan đều có tham gia
trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập
hồ sơ về những việc được giao giải quyết.
Vì vậy chất lượng của cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên
bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc.

Công tác lưu trữ: Cơng tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến
việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an tồn, làm cơng
cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức và xã hội.
Về cơ bản có thể hiểu, cơng tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng
con dấu trong văn thư. Cịn cơng tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ
bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học
các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã

14


hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do
đó, vai trị của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng.
Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết cơng tác cuối năm, có thể xem
xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu cơng tác đặt ra để đánh giá mức
độ hồn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp
phải… từ đó đưa ra phương hướng cơng tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm
tính khoa học trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết
phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh

nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay khơng thành
cơng, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế. Cơ quan quản lý
nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp
thời, đúng đắn các yêu cầu của cơng dân nếu khơng có đầy đủ, kịp thời thơng
tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một
trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ
quan đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà
nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp
thời, đúng đắn các yêu cầu của cơng dân nếu khơng có đầy đủ, kịp thời thơng
tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay

15


chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng,
do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện
tốt cơng tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt cơng tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có
ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Có thể xem
cơng tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện
thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ.
Tóm lại : Giữa cơng tác văn thư và lưu trữ khơng có sự tách biệt mà
có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự

liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ
hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ
thuộc, thúc đẩy nhau.
Các gian đoạn quản lý văn thư mô tả : ( hình 2)

Hình 2. Quá trình liên tục giữa văn thư - lưu trữ

3.2 Những vấn đề cần chú trọng trong công tác văn thư - lưu trữ.

16


Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư
của cơ quan, tổ chức . Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng
ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần
được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)
được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật
nhà nước ..
Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
17


- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
4. Ngun nhân dẫn đến tình huống
Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc
thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là
do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ
các năm trước. Một phần là do kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn cịn khó khăn,
chưa đạt u cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn
hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý thức trách
nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ cịn hạn chế, thiếu
tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn
đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu
này trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.

18

Nguyên nhân của tình huống xuất phát từ một số yếu tố sau :
- Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, cơng
chức: số lượng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn cịn khá “mỏng”,
Hiện tại chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Mặt khác,
nghiệp vụ của cán bộ chuyên viên tham gia các quá trình soạn thảo văn bản
trong quán trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp u cầu
cơng việc đề ra. (Hiện tại bình qn 01 ngày văn thư phải tiếp nhận và phát
hành khoảng trên dưới 20 văn bản; khoảng 70m giá tài liệu chưa được chỉnh
lý và sắp xếp, chưa tính tài liệu tích đống tại các bộ phận chun mơn)
- Bên cạnh đó là lãnh đạo các phịng chun mơn vẫn chưa hiểu rõ và
đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên
chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.
- Tình trạng cán bộ, cơng chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại,
nhưng đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng,
tích đống cịn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
- Thiếu nguồn kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ...
Một nguyên nhân quan trọng là công tác quản lý hành chính về cơng
tác văn thư lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện.
5. Hậu quả của tình huống
Hiện tượng vi phạm các quy định pháp luật về cơng tác văn thư - lưu
trữ. Các quy trình, thủ tục bị vi phạm nghiêm trọng không được chấn chỉnh.
Không tổ chức được hoạt động lưu trữ tại đơn vị, Tài liệu tích đống tại
các phịng làm việc, khơng được tổ chức phân loại nhiều năm dẫn đến tình
trạng ùn đọng, thất lạc tài liệu, khơng đảm bảo an tồn phịng cháy chữa cháy,
mất mỹ quan cơng sở...

19

Khơng khai thác được tài liệu có giá trị lưu trữ , không thực hiện được
việc nộp lưu tài liệu cho cơ quan cấp trên.

Phần 3
XỬ LÝ TÌNH HUỐNG

1. Mục tiêu xử lý tình huống
Với những vấn đề cịn tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ tại Sở
GD&ĐT Hà Giang, đặt ra cho Văn phòng Sở GD&ĐT đặt ra các biện pháp để
tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nhằm đạt được những
yêu cầu sau :
Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của
cán bộ, công chức ở một số cơ quan. Thực hiện nghiêm túc các Quy trình,
trình tự quản lý văn bản đi, đến theo đúng quy định của Nhà nước.
Hai là: Xây dựng các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng
bộ có hiệu lực thực hiện.
Ba là: Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư,
lưu trữ
Bốn là: Kiện tồn biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ
trình độ,năng lực, phẩm chất đáp ứng được u cầu đổi mới cồng tác văn thư lưu trữ.
Năm là: Thực hiện đồng bộ các chương trình áp dụng trong việc tổ
chức thực hiện cải cách hành chính, áp dụng các biện pháp điều hành, hiện
đại hố cơng sở.

20


2. Phương án xử lý tình huống
Với tình huống nêu trên trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Sở

GD&ĐT Hà Giang từ khi tái thành lập đến nay, trải qua quá trình hoạt động
thực hiện nhiệm vụ chính trị của ngành, cơng tác văn thư, lưu trữ của Sở
GD&ĐT còn nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết.
Trong điều kiện diễn ra tình huống này, một yếu tố khách quan là đội
ngũ cán bộ quản lý thiếu ổn định do việc luân chuyển cán bộ, nên công tác
văn thư, lưu trữ qua một thời gian dài không được chú trọng. Làm ảnh hưởng
không nhỏ đến hiệu quả của đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hố
cơng sở , tăng cường hiệu quả của nền hành chính và việc đổi mới lề lối làm
việc hành chính văn phịng .
Với suy nghĩ trên, tơi đã mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Sở GD&ĐT
trong chương trình thực hiện cải cách hành chính của Sở GD&ĐT cần chú
trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Sở
GD&ĐT Hà Giang.
Phương án cụ thể để thực hiện mục tiêu là:
Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ . Đẩy mạnh công tác tuyên
truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ; củng cố kiện toàn cán bộ và
hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu trữ ; thực hiện tốt việc lập hồ sơ
hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tăng cường
cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn thư - lưu trữ.
Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các trình, trình tự thực hiện các công
việc trong hoạt động văn thư - lưu trữ tại cơ quan.
3. Các giải pháp thực hiện
Để tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại Sở GD&ĐT Hà Giang
trong giai đoạn hiện nay, khắc phục được những tồn tại, hạn chế kể trên, với

21


trách nhiệm được giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT Hà
Giang tôi đã nghiên cứu, đề xuất và triển khai các giải pháp sau:

3.1. Tham mưu với lãnh đạo xây dựng các quy định tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ
a. Triển khai các văn bản pháp luật và Ban hành quy chế công tác văn
thư, lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công
tác văn thư, lưu trữ .
Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Sở GD&ĐT. Quy chế
được ban hành kèm theo Quyết định số 792 /QĐ-SGD ngày 09 tháng 11 năm
2007. Quy chế được xây dựng dựa trên các căn cứ: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ngày 04/4/2004; Nghị đinh số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ - CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia; Công văn số 260/VTLTNN - NVĐP 06/5/2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
Nội dung quy chế bao gồm : 4 chương và 40 điều.
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đến
các đơn vị phòng, ban thuộc Sở GD&ĐT. Đảm bảo mục đính yêu cầu :
Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp cơng
văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến
và giải quyết cơng việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ
gìn bí mật cơng văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc
lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Đối với cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được tồn bộ
cơng việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách
22


khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ
những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có

việc cần lập hồ sơ nhưng khơng ai, không đơn vị nào lập như hiện tượng đã
diễn ra.
Căn cứ và chức năng của từng phòng chức năng, nhiệm vụ của từng
cán bộ được phân công đảm nhận và tình hình khối tài liệu để tập hợp hồ sơ,
tài liệu lưu trữ (chỉnh lý sơ bộ).

23