Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

1

1

TĨM LƯỢC
Cơng ty TNHH DEKA là một doanh nghiệp ở Hà Nội hoạt động tương đối lâu
năm và có uy tín trong lĩnh vực phân phối trang thiết bị hóa chất y tế nhập khẩu. Qua
quá trình thực tập tại cơng ty, em đã tìm hiểu được thực tế hoạt động kinh doanh của
DEKA, phát hiện ra một số vấn đề bất cập về dự trữ và thực hiện nghiên cứu trong
khóa luận này. Cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty DEKA, và đặc biệt
là giảng viên hướng dẫn - thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm, em đã hồn thành khóa luận
tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng
ty TNHH DEKA”.
Với mục tiêu phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện
cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA, dựa trên phương pháp thu
thập sơ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp, khóa luận tiến hành nghiên cứu theo 3 phần bao
gồm: một số lí luận cơ bản về cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp,
phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH
DEKA, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ
của cơng ty TNHH DEKA. Trong đó, phần lí luận trình bày một số khái niệm có liên
quan, các nội dung chủ yếu và yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức dự trữ hàng hóa trong
doanh nghiệp. Phần thứ hai của nghiên cứu tập trung vào việc phân tích và đánh giá
thực trạng, làm rõ các ưu nhược điểm trong cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng
ty TNHH DEKA. Khóa luận cho thấy những nhược điểm lớn nhất trong dự trữ của
DEKA như: rất hạn chế trong việc ứng dụng tin học vào quản lí dự trữ, nhân lực kho
có trình độ thấp, khơng có kho hàng tạm thời hay lưu động nên tính linh hoạt thấp,…
Từ đó, ở phần ba, nghiên cứu cũng đề xuất các giải pháp cụ thể và một số kiến nghị
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức dự trữ trên cơ sở mục tiêu và định hướng của chính
cơng ty TNHH DEKA trong thời gian tới.

2

2

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thiện khố luận với đề tài:" Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng
hố của cơng ty TNHH DEKA", ngồi sự nỗ lực phấn đấu của bản thân qua quá trình
học tập tại trường Đại Học Thương Mại và thực tập tại công ty TNHH DEKA, em còn
nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, các thầy cô, cùng ban lãnh đạo và các
anh chị cô chú trong công ty DEKA.
Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô
khoa Quản trị kinh doanh, các thầy cô trong bộ mơn Quản trị tác nghiệp thương mại
cùng tồn thể các thầy cô giáo trong trường Đại Học Thương Mại đã tận tình giảng
dạy và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm đã trực
tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em tận tình trong thời gian thực hiện khoá luận này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban lãnh đạo cùng toàn thể
các nhân viên, phịng ban của cơng ty TNHH DEKA đã cung cấp thông tin và tạo điều
kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thể tích lũy kiến
thức và kỹ năng thực tế hồn thành tốt bài khố luận này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2019
Sinh viên thực hiện
Triệu Thị Lệ Giang


3

3

MỤC LỤC

4

4


5

5

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của cơng ty TNHH DEKA
Hình 2.2. Sơ đồ kho tàng cơng ty TNHH DEKA
Hình 2.3. Ảnh một góc tầng hầm tận dụng làm kho để các tài sản khơng phải là hàng
hóa tại DEKA
Hình 2.4. Hình ảnh trụ sở đồng thời là kho bãi của công ty TNHH DEKA ở địa điểm
cũ (bên trái) và địa điểm hiện tại (bên phải)
Hình 2.5. Biểu đồ mức độ đáp ứng của địa điểm kho bãi của công ty hiện nay
Hình 2.6. Đánh giá mức độ thực hiện cơng tác nhập kho của nhân viên DEKA
Hình 2.7. Ảnh hàng hóa của DEKA đã giao nhận tại tầng 1 và chờ sắp xếp vào kho
Hình 2.8. Phiếu nhập kho cơng ty TNHH DEKA
Hình 2.9. Quy tắc 5S tại cơng ty DEKA
Hình 2.10. Bảo quản và sắp xếp hàng hóa trong kho DEKA
Hình 2.11. Hàng hóa bảo quản tại kho DEKA được phân loại, dán nhãn, xếp chồng
từng loại trên các kệ để tiện theo dõi và quản lí
Hình 2.12. Kho lạnh mini bảo quản hóa chất ở tầng 5
Hình 2.13. Đánh giá về mức độ thực hiện kiểm kê hàng hóa ở DEKA

6

6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH
LIFO
FIFO
EAN
UPC
JIT

Trách nhiệm hữu hạn
Last in – first out: Nhập sau – Xuất trước
First in- first out: Nhập trước – Xuất trước
The European Article Numbering system
Universal Product Code
Just – in – time


7

7

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập như hiện nay, để tồn tại và phát triển,
các doanh nghiệp không những phải nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường kinh doanh
bên ngồi mà cịn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trong doanh nghiệp của mình.

Trong đó, cơng tác tổ chức dự trữ hàng hoá là một trong những khâu rất quan trọng,
đặc biệt là đối với những doanh nghiệp thương mại phân phối và sản xuất. Dự trữ là
một trong những hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp, chi phí dự trữ là một
bộ phận chi phí khơng nhỏ trong chi phí hoạt động, nó ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh
doanh của các công ty. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh của được diễn ra một cách
thường xuyên và liên tục, có hiệu quả thì cần phải hồn thiện tốt cơng tác dự trữ hàng
hố. Tuy nhiên trên thực tế khơng ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác này
hoặc thực hiện chưa khoa học, chưa đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinh
doanh. Việc dự trữ hàng hố khơng đủ mức cần thiết sẽ làm cho hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp bị gián đoạn. Còn nếu dự trữ hàng hố q nhiều sẽ dẫn đến tình
trạng ứ đọng hàng hố, ứ đọng vốn lưu động, gây lãng phí, tăng chi phí kinh doanh
cho doanh nghiệp.
Tình trạng về cơng tác tổ chức dự trữ hàng hố của cơng ty TNHH DEKA cũng
khơng tránh khỏi những tồn tại đó và cịn biểu hiện nhiều bất cập. Trong q trình thực
tập tại DEKA để học hỏi tích lũy các kiến thức và kỹ năng thực tế, em nhận thấy công
tác tổ chức dự trữ hàng hố có vai trị hết sức quan trọng bởi đây là một công ty
thương mại chuyên về phân phối sản phẩm các trang thiết bị y tế. Song công tác này
chưa được quan tâm đúng mức, vẫn còn nhiều tồn tại như: hệ thống kho bãi còn hạn
chế về số lượng và chủng loại, dù mới được đầu tư nhưng chưa đáp ứng được hết nhu
cầu kho bãi dự trữ hàng hoá ở hiện tại và tương lai, một số cơ sở vật chất còn bố trí
chưa hợp lí, đội ngũ nhân lực quản lý hàng hố dự trữ cịn lộ những yếu kém về cả
trình độ và số lượng…Những điều này đã ảnh hưởng không ít tới hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp như: mất hàng, sót hàng, tính tốn sai, giao hàng chưa kịp tiến
độ cho khách,... Từ đó gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh chung của cơng ty.
Vì vậy, với mong muốn giải quyết phần nào vấn đề này nhằm nâng cao hiệu quả kinh


8

8

doanh và năng lực cạnh tranh của DEKA trên thị trường, em đã mạnh dạn lựa chọn đề
tài: “Hoàn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hố của cơng ty TNHH DEKA”.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến đề tài hồn
thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp, em nhận thấy hiện nay có
khơng ít khóa luận, luận văn của các tiền bối đã viết về vấn đề này. Những cơng trình
nghiên cứu của các sinh viên năm trước cho thấy họ đã hiểu được vai trị và tầm quan
trọng của cơng tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, đi sâu vào phân tích,
đánh giá thực trạng dự trữ của các doanh nghiệp cụ thể và đề ra phương hướng cùng
một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức dự trữ hàng hố cho doanh
nghiệp đó. Có thể kể đến một số như:
Triệu Thị Thảo, lớp K50A4, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mại
năm 2018 do Thạc sĩ Đào Thị Phương Mai hướng dẫn với đề tài “Hoàn thiện cơng tác
quản trị dự trữ hàng hóa của cơng ty TNHH một thành viên sản xuất và dịch vụ thương
mại Thiên Hà”- một doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm chính là xe nâng, phụ
tùng xe và kim loại xây dựng. Nghiên cứu đã đưa ra các lí luận cơ bản về quản trị dự
trữ hàng hóa, phân tích, đánh giá thực trạng về toàn bộ các nội dung của quản trị dự
trữ ở công ty Thiên Hà, đồng thời đưa ra các kết luận về thành công và hạn chế của
cơng ty, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị dự trữ. Nội
dung đề tài là tồn bộ q trình quản trị dự trữ từ việc xác định nhu cầu, tổ chức dự trữ
đến việc đánh giá công tác dự trữ của công ty, tiếp cận theo hướng của quản trị tác
nghiệp để làm rõ các vấn đề dự trữ và đã thực hiện phân tích khá sâu tình hình cơng ty
Thiên Hà. Tuy nhiên, đề tài lại thiếu hẳn phần nội dung thứ ba: “Đánh giá công tác dự
trữ của doanh nghiệp”.
Vũ Thị Minh Phương, lớp K49A2, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương
mại năm 2017 do Thạc sĩ Lã Tiến Dũng hướng dẫn với đề tài: “Hoàn thiện cơng tác
quản trị dự trữ hàng hóa tại cơng ty cổ phần Thép miền Bắc”. Cũng bố cục tương tự đề
tài trên, tác giả đề cập tới các vấn đề lí luận cơ bản và áp dụng phân tích vào doanh

nghiệp đang dự trữ các loại nguyên vật liệu và sản phẩm thép. Phần thực trạng của đề
tài đề cập tới hai vấn đề lớn là xác định nhu cầu dự trữ và tổ chức công tác dự trữ ở


9

9

tầm khái quát, còn khá chung chung, chưa làm rõ được thực trạng dự trữ của công ty
cổ phần Thép miền Bắc.
Nguyễn Tài Kính, lớp K49A5, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mại
năm 2017 do Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm hướng dẫn với đề tài: “Hoàn thiện công
tác quản trị dự trữ của công ty TNHH Nhật Minh”. Khóa luận nghiên cứu về cơng ty
chun kinh doanh thương mại các sản phẩm nhựa phục vụ công nghiệp và các dụng
cụ gia cơng cơ khí. Nghiên cứu cho thấy tác giả đã tìm hiểu và phân tích tương đối kĩ
về công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp. Nhưng cũng mắc hạn chế giống như tác
giả Triệu Thị Thảo ở bên trên, đề tài này không hề đề cập đến nội dung đánh giá dự trữ
mà công ty Nhật Minh đang thực hiện như thế nào.
Trương Đức Tiến, lớp K47A6, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương
mại năm 2015 với đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa ở siêu thị mini
mart T&T”, chuyên dự trữ các loại hàng tiêu dùng, hàng hóa bán lẻ. Ngồi phần lí luận
cơ bản và tổng quan tình hình dự trữ hàng hóa và các giải pháp hồn thiện cơng tác
này ở siêu thị T&T, khóa luận còn đề cập được dự báo triển vọng và quan điểm nâng
cao quản trị dự trữ trong thời gian tới tại siêu thị. Tuy nhiên, các giải pháp tác giả đưa
ra chưa thực sự có giá trị để có thể cải thiện được công tác dự trữ ở công ty này.
Các đề tài nghiên cứu về công tác dự trữ hiện nay có khá nhiều và có ở các loại
hình doanh nghiệp khác nhau. Dù cùng chủ đề nhưng mỗi đề tài đã đi theo một hướng
tiếp cận khác nhau, và phần lớn là theo hướng quản trị dự trữ. Trong khi đó đề tài của
em sẽ tập trung vào các vấn đề về công tác tổ chức dự trữ của cơng ty TNHH DEKA
dưới góc độ tác nghiệp mà khơng phải nghiên cứu tồn bộ nội dung quản trị dự trữ, bỏ

qua phần xác định nhu cầu và đánh giá công tác dự trữ của doanh nghiệp. Qua tìm hiểu
em cũng nhận thấy chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức dự trữ của công ty
DEKA. Hơn nữa, một phần nghiên cứu của em sẽ đề cập tới ứng dụng tin học trong
quản trị dự trữ hàng hóa - là phần mà chưa thấy các tác giả trước nhắc tới. Do vậy, đề
tài của em tuy có sự tham khảo và trích dẫn các nghiên cứu trước, nhưng có tính kế
thừa và điểm mới mẻ. Đây là một cơng trình nghiên cứu hồn tồn độc lập của cá nhân
em và không bị trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó.


10

10
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là đề xuất một số giải pháp trên cơ sở tìm hiểu,
phân tích và đánh giá về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty
TNHH DEKA, hướng tới hồn thiện hơn cơng tác này giúp cơng ty tiết kiệm chi phí,
thời gian, nâng cao hiệu quả tồn kho và dự trữ để làm tăng hiệu quả kinh doanh chung
của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
•

Hệ thống hóa và tổng hợp một số lí luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa
như: các khái niệm có liên quan đến dự trữ, các nội dung chủ yếu và các yếu tố ảnh
hưởng đến dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp;

•

Phân tích và đánh giá thực trạng, qua đó thấy được những thành công và hạn chế công
tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng ty TNHH DEKA

•

Thơng qua q trình phân tích và đánh giá thực trạng, đề xuất một số giải pháp và
kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng ty TNHH
DEKA.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng ty
TNHH DEKA.
Phạm vi nghiên cứu:
•

Về thời gian: các năm 2016, 2017, 2018

•

Về khơng gian: cơng ty TNHH DEKA tại địa chỉ trụ sở chính: BT số 15, N06A, khu
đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

5. Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp thu thập dữ liệu

Đề tài sử dụng kết hợp cả các dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp, cụ thể là:
•

Dữ liệu thứ cấp

-

Giáo trình: Quản trị sản xuất, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, Quản trị
Logistics kinh doanh,…của trường Đại học Thương mại.

-

Khóa luận, luận văn, cơng trình nghiên cứu đi trước như: Vũ Thị Minh Phương
(2017), Hồn thiện cơng tác quản trị dự trữ hàng hóa tại cơng ty cổ phần Thép miền


11

11

Bắc; Triệu Thị Thảo (2018), Hồn thiện cơng tác quản trị dự trữ hàng hóa của cơng ty
TNHH một thành viên sản xuất và dịch vụ thương mại Thiên Hà,…
-

Các số liệu kinh doanh, bảng biểu sơ đồ từ các phịng ban và bộ phận của cơng ty
TNHH DEKA như: sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, bảng kết quả kinh doanh, bảng kê
hàng hóa, phiếu xuất nhập tồn,…

-

Dữ liệu từ Internet.

•

Dữ liệu sơ cấp
Khóa luận sử dụng dữ liệu sơ cấp bao gồm:

-

Phiếu khảo sát (phụ lục 1);

-

Phiếu phỏng vấn (phụ lục 2);

-

Các số liệu, bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh tự chụp từ quá trình tìm hiểu và tổng hợp do cá
nhân em tự thu thập.

b. Công cụ thu thập dữ liệu

Nghiên cứu đã sử dụng các công cụ: phỏng vấn sâu, quan sát hành vi, khảo sát,
phỏng vấn nhóm,…
c. Phương pháp phân tích xử lí dữ liệu

Khóa luận xử lí dữ liệu bằng phương pháp so sánh, thống kê và tổng hợp dữ
liệu. Tác giả tạo nhóm thơng tin và kết nối các dữ liệu trên máy tính, nhập liệu và thiết
kế bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ qua Excel, Word, Paint và một số cơng cụ khác.
6. Kết cấu đề tài

Ngồi tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh
mục từ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, cũng như các phần phụ lục khác, kết cấu đề tài
bao gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Một số lí luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa trong
doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa
của công ty TNHH DEKA
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ
chức dự trữ hàng hóa của cơng ty TNHH DEKA


12

12

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ
HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

CÁC KHÁI NIỆM CĨ LIÊN QUAN ĐẾN CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ
HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1

Khái niệm dự trữ
Theo Trần Văn Trang (2018, tr.234), Giáo trình Quản trị sản xuất - Đại học
Thương mại viết: “Theo dịng chảy của q trình vận hành, dự trữ được hiểu là việc
lưu trữ hàng hóa ở trong q trình sản xuất và phân phối. Dự trữ là bước đệm cần thiết
giữa mua hàng và sản xuất và giữa sản xuất và phân phối trong chuỗi vận hành, cung
ứng của doanh nghiệp”. Việc chủ động hình thành một khối lượng hàng hóa, ngun
vật liệu tập trung ở các vị trí và thời điểm nhất định nhằm thỏa mãn nhu cầu cung ứng
của sản xuất và tiêu dùng đều được coi là dự trữ.

1.1.2

Khái niệm dự trữ hàng hóa
Theo An Thị Thanh Nhàn (2018), Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh Đại học Thương mại, dự trữ hàng hóa “là sự tích lũy và ngưng đọng vật tư, nguyên
liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa tại bất kì vị trí nào trong hệ thống
logistics nhằm đáp ứng nhu cầu của sản xuất và phân phối tại doanh nghiệp”. Dự trữ
hỗ trợ cho doanh nghiệp trong cung ứng chuỗi hoạt động và duy trì tiêu dùng đều đặn.

1.1.3

Khái niệm hàng hóa dự trữ
Hàng hố dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại được hình thành khi doanh
nghiệp nhập hàng về và kết thúc khi bán hàng (giao hàng) cho khách hàng. Theo An
Thị Thanh Nhàn (2018, tr.212), Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh - Đại học
Thương mại viết: “Tất cả sản phẩm, hàng hóa được duy trì trong trạng thái tích lũy để
làm điều kiện cho kinh doanh được gọi là hàng hóa dự trữ”. Hàng hố dự trữ được
hiểu là tồn bộ hàng hoá được dự trữ ở các kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, siêu thị,
đại lý, trung tâm mua sắm… của doanh nghiệp.
Hàng hóa dự trữ được chia thành 4 loại bao gồm: nguyên vật liệu, bộ phận cấu
thành; sản phẩm dở dang; thành phẩm; dụng cụ và thiết bị.

1.1.4. Khái niệm quản trị dự trữ

“Theo cách tiếp cận chức năng, quản trị dự trữ được hiểu là quá trình bao gồm
các hoạt động hoạch định, tổ chức và kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp


13

13

nhằm đạt được các mục tiêu xác định” (Trần Văn Trang (2018), Giáo trình Quản trị

sản xuất, Đại học Thương mại).Tuy nhiên quản trị dự trữ là một hoạt động tác nghiệp
đặc thù và nên được tiếp cận ở các nội dung tác nghiệp. Theo các tiếp cận này, “quản
trị dự trữ là quá trình thiết lập một hệ thống lưu trữ và theo dõi các loại hàng hóa dự
trữ và ra quyết định về số lượng , thời gian đặt hàng nhằm tối ưu hóa hoạt động sản
xuất kinh doanh” (trích Giáo trình Quản trị sản xuất- Trần Văn Trang). Quản trị dự trữ
nói chung là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánh
giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.1.5. Khái niệm tổ chức dự trữ hàng hóa

Tổ chức dự trữ hàng hố là một trong ba hoạt động chính của quản trị tác
nghiệp dự trữ hàng hóa. Tổ chức dự trữ hàng hóa bao gồm các hoạt động: tổ chức hệ
thống kho bãi dự trữ hàng hoá, tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật và tổ
chức dự trữ hàng hóa về mặt giá trị.
1.1.6. Khái niệm dự trữ thấp nhất

Theo Lê Quân (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, Đại học Thương mại, “dự trữ thấp nhất là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp phải
có để đảm bảo hoạt động bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng
và chất lượng”. Đây là mức dự trữ để đảm bảo nhu cầu hàng hoá kinh doanh trong
khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng của doanh nghiệp.
1.1.7. Khái niệm dự trữ cao nhất

Dự trữ cao nhất là mức dự trữ tối đa mà doanh nghiệp có thể đạt được trong
một khoảng thời gian nhất định. Cũng theo Lê Quân (2010), Giáo trình Quản trị tác
nghiệp doanh nghiệp thương mại, Đại học Thương mại, “mức dự trữ cao nhất là sự cụ
thể hố chính sách mua hàng của doanh nghiệp”. Mức dự trữ cao nhất càng lớn thì
doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt cơ hội thị trường do
giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn. Ngược lại, mức dự trữ lớn nhất sẽ thấp
khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực hiện dự
trữ bằng 0.

1.1.8.

Khái niệm dự trữ bình quân
Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và dự trữ thấp nhất.
Chỉ tiêu dự trữ bình quân thể hiện mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, việc xác định
mức dự trữ bình qn và tính tốn chi phí lãi vay.


14

14
1.1.9. Khái niệm dự trữ bảo hiểm

“Dự trữ bảo hiểm là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng
khi có những biến động ngồi dự kiến như hàng hố khơng được cung ứng theo kế
hoạch, gián đoạn vận chuyển…”( trích Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp
thương mại, Đại học Thương mại). Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành dự trữ
bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường hợp khơng có hàng để triển khai hợp đồng bán
ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí tổn do phạt hợp đồng.
1.1.10. Khái niệm kho bãi dự trữ

Kho bãi dự trữ được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ
hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
CÁC NỘI DUNG LÍ LUẬN CHỦ YẾU CỦA CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

1.2.

HÀNG HĨA TẠI DOANH NGHIỆP
1.2.1. Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa
Tổ chức dự trữ kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang

thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các
cơng việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ
sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.
1.2.1.1. Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại như:
•

Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: là loại kho bãi này thường được đặt ở nơi
thu mua hoặc tiếp nhận hàng hố.

•

Kho bãi trung chuyển: là loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của
doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiện vận
chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác.

•

Kho bãi dự trữ: dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh
nghiệp. Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hàng
hố của mình. Diện tích cần có thường bao gồm:

-

Diện tích nghiệp vụ chính của kho: dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản hàng
hoá, xử lý hàng hố (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần).


15

15
-

Diện tích khác: bao gồm diện tích văn phịng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo
vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều
phương pháp khác nhau như:

•

Phương pháp kinh nghiệm: căn cứ trên định mức dự trữ bao gồm dự trữ định mức tối
đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. Để thuận tiện, doanh
nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, ngành hàng, diện
tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính…Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ
thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể.

•

Phương pháp tính theo trọng tải: áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theo
tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hoá chất xếp trên giá, kệ,
chất đống…
S = D/s
Trong đó: S: là diện tích kho bãi cần có
D: là định mức dự trữ theo ngày
s: là trọng tải trên m

•

Phương pháp tính theo thể tích: áp dụng cho những hàng hố chứa đựng và bảo quản

theo đơn vị m.
V = D/v
Trong đó: V: là thể tích cần có
D: là định mức theo ngày
v: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm.
Tương tự S,V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình qn.
Mỗi loại hàng hố nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tính
chất cơ lý hố, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanh
nghiệp cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá.
1.2.1.2. Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi,
bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư
hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ.


16

16
•

Quyết định địa điểm đặt kho bãi
Một địa điểm đặt kho bãi tốt đáp ứng các yêu cầu sau:

-

Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đủ diện
tích kho bãi theo đúng u cầu của mình.

-

Chi phí về kho bãi thấp. Chi phí kho bãi bao gồm: chi phí thuê kho, chi phí vận
chuyển, chi phí đi lại của nhân viên.

-

Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.

-

Đảm bảo an ninh, vệ sinh, mơi trường.

•

Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi
Thực tế doanh nghiệp khơng nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh
nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể
làm chi phí cố định giảm đi và bài tốn chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh
nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình.

•

Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi.
Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm
chủ yếu sau:
- Các bục, kệ, giá, tủ…
- Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng;
- Hệ thống chiếu sáng;
- Hệ thống điều hoà, hút ẩm;
- Trang thiết bị nâng hạ, bao gói;
- Trang thiết bị vệ sinh kho bãi;

- Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy;
- Trang thiết bị phục vụ quản lý dự trữ;...
1.2.2. Theo dõi và quản lí hàng hố về mặt hiện vật
Tổ chức quản lý dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng
hố vềgiá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác tổ
chức quản trị hàng hố về mặt hiện vật cịn giúp cho việc chất xếp, xuất - nhập hàng
trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong
kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá. Tổ chức


17

17

quản trị dự trữ hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động được chia
thành bốn nhóm cơng việc chính:
-

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho;

-

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa;

-

Tổ chức giao xuất hàng hóa;

-

Tổ chức kiểm kê hàng hóa;
1.2.2.1. Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Tổ chức nhận hàng hố vào kho phải đảm bảo các u cầu sau:

•

Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hố đơn
hoặc vận đơn.

•

Chuyển nhanh hàng hố từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến.

•

Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển,
bảo quản và chế biến của kho.
Mỗi loại hàng hố có những đặc điểm, tính chất riêng. Mỗi nguồn hàng khi giao
nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể:
- Tất cả hàng hố nhập kho phải có chứng từ hợp lệ.
- Tất cả hàng hoá nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm. Có một số hàng
hố cần phải được hố nghiệm.
- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hoá có lỗi thì phải tiến hành làm
thủ tục theo đúng quy định.
- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất
lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ.
- Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho
chứa, phương tiện, nhân lực, chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hoá.
- Khi thực hiện nhận hàng, cân đo, đong, đo, đếm và đối chiếu với số lượng
hàng hoá có trong hố đơn.

Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý khi nhận hàng:
- Trường hợp chứng từ không hợp lệ: phải lập biên bản có đại diện, đơi bên hữu
quan xác nhận và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời đề ra các biện
pháp xử lý kịp thời.


18

18

- Trường hợp thiếu hoá đơn: cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vào hợp đồng kế
hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để nhập phiếu nhập hàng. Trên phiếu nhập có ghi:
“Hàng nhập kho chưa có hố đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi: “Hoá đơn chưa đến”.
- Trường hợp nhận được hoá đơn mà hàng chưa đến: Nếu đã nhận trả tiền thì bộ
phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển qua bộ phận kế toán, kiểm
tra lại nội dung hoá đơn đề nghị vào sổ: “Hàng đang trên đường đi”. Nếu chưa nhận trả
tiền thì bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hoá đơn đến khi hàng hoá đến sẽ giải
quyết như khi hàng hoá và hoá đơn đến cùng một lúc.
1.2.2.2. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt
động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hố. Các hoạt
động này bao gồm:
•

Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hố
Đối với mỗi đơn vị hàng hoá, chủng loại cụ thể, được sắp xếp và một vị trí cụ
thể theo: Gian kho, ngăn, ô, hoặc thiết bị chứa đựng trong kho. Người ta có thể dùng
chữ cái, hoặc chữ số biểu hiện vị trí chi tiết cho hàng hố cụ thể.

•

Kê lót hàng hố trong kho
Đây là điều kiện để giữ gìn phẩm chất hàng hoá bảo đảm, để chống lại tác hại
của môi trường. Thực tế cho thấy những biểu hiện biến chất, giảm sút chất lượng hàng
hoá là nguyên nhân do các kho khơng thực hiện kê lót hàng hố. Mặt khác, nếu chất
xếp hàng hố khơng có vật kê lót, hàng hố sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau, khơng bảo
đảm độ thơng thống… Điều đó khẳng định việc kê lót là một yêu cầu đặt ra trong bảo
quản hàng hoá ở kho. Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là phải khơng có phản ứng
lý hố gây tác động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo vệ sinh kho, hàng hố và
khơng gây ơ nhiễm mơi trường.

•

Chất xếp hàng hố trong kho
Về thực chất là sắp xếp hàng hoá vào những nơi quy định theo từng loại cụ thể
để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt động kho được phản ánh trên những
đặc trưng sau:


19

19
-

Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng, chi tiết
sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí. Khoảng cách giữa các thiết bị
chồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với cấu trúc nhà kho…

-

Tính kinh tế, biểu hiện ở sự sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theo quy
định tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho, dung
lượng của thiết bị chứa đựng. Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kê chăm
sóc hàng hố và nắm vững được lực lượng hàng hố trong kho.

•

Điều hồ nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác bảo
quản. Nhiều loại hàng hố khơng chịu được tác động của nhiệt độ, độ ẩm dễ bị biến
chất, khơng cịn giá trị sử dụng. Điều này cho thấy độ ẩm và nhiệt độ của môi trường
bảo quản ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hố. Bởi vậy việc điều hồ nhiệt độ,
độ ẩm của môi trường là một nội dung quan trọng của bảo quản hàng hố.

•

Kiểm tra, chăm sóc hàng hố và vệ sinh kho hàng
Mục đích của cơng việc này là nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm ngun
nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá bảo quản. Để từ đó có những biện pháp xử
lý thích hợp hiệu quả. Muốn vậy, cần phải quy định thành những chế độ nội dung kiểm
tra chăm sóc hàng hố và thực hiện một cách thường xuyên nghiêm túc đối với từng
bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng.

•

Chống cơn trùng và vật gặm nhấm. Một số loại hàng hoá dễ bị hư hỏng biến chất do
các loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại. Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ý
thực hiện tốt các vấn đề sau:

-

Phải vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hàng hố trước khi đưa vào bảo
quản;

-

Phải có những phương tiện dụng cụ hố chất cần thiết để ngăn ngừa cơn trùng và vật
gặm nhấm;

-

Phải cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại để tránh sự lây lan sang các sản phẩm
khác;

-

Dùng nhiệt độ cao, hoá chất để tiêu diệt côn trùng.


20

20

1.2.2.3. Tổ chức giao xuất hàng hóa
Giao hàng là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm
vụ bán hàng hoặc điều động hàng hoá qua kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các
yêu cầu riêng của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất
lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau
đây:
-

Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ xuất theo đúng số
lượng, phẩm chất, quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ
giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá.

-

Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt cơng tác chuẩn bị.

-

Chuẩn bị hàng hố theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho.
Nếu phiếu xuất kho khơng sát với tình hình hàng hố trong kho, thì chủ kho phải đề
nghị với người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác.

-

Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm
tra số lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh
phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng
với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá.

-

Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau.

-

Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ kí của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng
xuất bán ra bên ngồi trên hố đơn xuất kho phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị và

chữ kí của kế toán trưởng.

-

Khi giao nhận hàng hoá với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp khơng bình
thường, khơng đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để
cùng nhau giải quyết.

-

Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. Nếu một
bên không chấp hành đúng thời hạn thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc không
chấp hành gây ra.

-

Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ…
thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản
kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau
này.


21

21
-

Trường hợp giao hàng thiếu hoặc không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách
hàng phát hiện ra, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ.
1.2.2.4. Tổ chức kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hố là q trình kiểm đếm và ghi chép tồn bộ dữ liệu hàng hố
và danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánh
với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và
cải tiến. Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu dự
trữ, số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn và cải
tiến.
Hiện nay có một số loại kiểm kê mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là:
kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ.
Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hóa thường xun hay khơng, nên kiểm
kê hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm
kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật, ngày
nghỉ). Việc quyết định tần suất kiểm kê phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp và
hoạt động kiểm kê có thể gay gián đoạn quá trình kinh doanh.
1.2.3. Theo dõi và quản lí hàng hố dự trữ về mặt giá trị
1.2.3.1. Phương pháp tính theo giá mua thực tế
Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này
cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa cịn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thực
hiện trên thực tế bởi vì khơng lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa nào
được mua với giá nào.
1.2.3.2. Phương pháp tính theo giá mua bình qn gia quyền
Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường áp dụng trong thực tế,
bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta có thể dễ dàng tính được giá mua bình quân
gia quyền (vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng). Giá bình quân gia quyền
được tính bằng cơng thức sau:
Giá bình qn gia quyền =
1.2.3.3. Phương pháp tính theo lơ
Theo lơ, có hai phương pháp hạch tốn hàng hóa dự trữ:

•

Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in Firs out)


22

22

Theo phương pháp này người ta định giá các lô hàng được bán (xuất) theo trình
tự lơ hàng nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lơ tiếp theo. Như
vậy hàng hóa dự trữ sẽ thuộc lơ nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lơ
đó.
•

Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out)
Ngược lại với phương pháp FIFO, theophương pháp LIFO, hàng bán ra theo
trình tự bán từ lô hàng nhập vào sau cùng dần cho đến lô hàng vào đầu tiên. Như vậy
hàng hóa dự trữ thuộc lơ nhập đầu tiên và phải hạch tốn theo giá lơ đó.
Như vậy các phương pháp hạch tốn khác nhau sẽ cho giá trị hàng hóa dự trữ
khơng giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộp
khơng giống nhau. Vì vậy các nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp hạch toán
khác nhau để quyết định giá bán ra có lợi nhất và làm thay đổi mức lợi nhuận trên sổ
sách.
1.2.4. Ứng dụng tin học trong quản trị dự trữ hàng hóa
1.2.4.1. Thẻ kho
Thẻ kho là cơng cụ dùng để ghi lại toàn bộ dữ liệu dự trữ. Thẻ kho bao gồm các
phần:

-

Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu

-

Đơn giá mua hàng

-

Đơn giá bán từng loại mặt hàng

-

Điểm đặt hàng bổ sung

-

Lượng hàng dự trữ ban đầu

-

Thời điểm cần đặt mua thêm

-

Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng

-

Ghi toàn bộ số hàng mua thêm

-

Toàn bộ số hàng đã bán được
1.2.4.2. Mã số và mã vạch
Mã số và mã vạch là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề
mặt mà máy móc có thể đọc được. Mã số và mã vạch có thể được đọc bởi các thiết bị
quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm
chuyên biệt.


23

23

Để thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lí kho
người ta thường in trên hàng hóa một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của
hàng hóa. Mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm 2 phần: mã số của hàng hóa và mã
vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc. Hiện nay trong thương mại
trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa là UPC và EAN.
Nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lí
mã mặt hàng của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm
duy nhất, không được nhầm lẫn.
1.2.4.3. Phần mềm quản lí dự trữ hàng hóa
Phần mềm quản lí dự trữ được xây dựng giúp doanh nghiệp giảm bớt các cơng
tác hành chính. Phần mềm quản trị dự trữ cho phép lập và tổng hợp nhanh chóng các
loại báo cáo chủ yếu sau:
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng nhập;
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng xuất;
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho;
- Báo cáo giá trị hàng tồn kho;
- Thẻ kho;

Với một số doanh nghiệp có kết nối với các nhà cung ứng, phần mềm quản trị
dự trữ có thể đưa ra các lệnh đặt hàng tự động khi hàng hóa dự trữ đạt mức tối thiểu.
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ
TRỮ HÀNG HĨA
1.3.1.
1.3.1.1.

Yếu tổ chủ quan
Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp
Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng nhất để
xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo cho hoat
động bán hàng. Tương thích với từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng, doanh
nghiệp sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng.

1.3.1.2.

Chính sách mua hàng của doanh nghiệp
Chính sách mua hàng của doanh nghiệp quan hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ
của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm,
lượng hàng dự trữ sẽ ở mức thấp nhất. Ngược lại, nếu doanh nghiệp mua hàng theo lô


24

24

lớn đầu cơ, tích trữ, khai thác các cơ hội thị trường thì khi đó lượng hàng dự trữ có thể
gia tăng
1.3.1.3.

Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp
Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy mơ, trình độ dự trữ
và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi. Nếu doanh nghiệp có lượng vốn lưu động lớn thì
có thể tăng mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá cả đầu vào. Ngoài ra, với nguồn lực
tài chính lớn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng dự trữ thông qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho
bãi.

1.3.1.4.

Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi của doanh nghiệp
Trên cơ sở năng lực về kho bãi thực tế, doanh nghiệp sẽ xác định mức hàng hóa
dự trữ. Với nhiều loại hàng hóa địi hỏi phải có cơ sở vật chất dự trữ chuyên biệt thì
yếu tố cơ sở hạ tầng kho bãi đóng vai trị then chốt trong xác định nhu cầu dự trữ. Đây
là khả năng đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống
cơ sở vật chất của doanh nghiệp và khả năng đi th ngồi.

1.3.1.5.

Trình độ quản lí cung ứng của doanh nghiệp
Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ
nhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng, dự trữ hàng hóa và mức độ tin học
của hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có trình độ quản lý tốt
có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữ.

1.3.2.
1.3.2.1.

Yếu tố khách quan
Khả năng cung ứng của thị trường
Khả năng cung ứng của thị trường có ảnh hưởng đến công tác dự trữ của các

doanh nghiệp. Đây là khả năng mà doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và
dịch vụ đảm bảo thực hiện kế hoạch bán ra của mình. Trong nhiều trường hợp, hàng hóa
trên thị trường khan hiếm, hoặc cung ứng trên thị trường không đáp ứng được yêu cầu
về thời gian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án
gia tăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

1.3.2.2.

Tình hình biến động giá cả trên thị trường
Tình hình biến động giá cả trên thị trường gây ảnh hưởng trực tiếp đến dự trữ.
Nếu giá cả hàng hóa ít biến động thì doanh nghiệp không cần thiết phải gia tăng dự


25

25

trữ. Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng gia tăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng
dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vào của mình.
1.3.2.3.

Quan hệ với nhà cung ứng
Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung ứng quyết định mức dự trữ. Doanh nghiệp
có quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức dự trữ. Ngượclại, một định
mức dự trữ thấp đi kèm với mối quan hệ không tốt, không chắc chắn với nhà cung cấp
thì rủi ro gián đoạn dự trữ sẽ rất cao.

1.3.2.4.

Tính thời vụ trong kinh doanh

Tính thời vụ trong kinh doanh cũng là một nhân tố ảnh hưởng. Với hàng hóa có
tính thời vụ, doanh nghiệp cần phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ.

1.3.2.5.

Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa có các tính chất vật lí, hóa học khác nhau quyết định đến
điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển khác nhau.

1.3.2.6.

Các yếu tố khác
Các yếu tố khác có thể bao gồm các yếu tố của môi trường vĩ mô như: biến
động công nghệ, luật pháp, thuế quan, chính trị,…
Nếu cơng nghệ biến đổi nhanh, doanh nghiệp phải giảm thiểu dự trữ để tránh
hành hóa bị lỗi thời, lạc hậu. Ngược lại, nếu công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể
nhập hàng hóa với khối lượng lớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào.
Các biến động về pháp luật như lệnh cấm hoặc khuyến khích kinh doanh, xuất
nhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ. Các thay đổi về thuế và các
rào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng và giá thành mua hàng.
Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
Một số yếu tố khác về điều kiện tự nhiên như độ ẩm, nhiệt độ, thời tiết, khí hậu,
… cũng có ảnh hưởng tới cơng tác tổ chức dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hóa của
doanh nghiệp.