Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ, tỉnh vĩnh long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
………./………

BỘ NỘI VỤ
………/………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TỒN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
………./………

BỘ NỘI VỤ
………/………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TỒN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN THỊ THỦY

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, đề tài luận văn: “Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” là cơng trình nghiên
cứu khoa học của riêng tơi.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc,
xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy. Khơng sao chép của bất kỳ cơng trình nào.
Các kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn chưa được công bố trong bất
kỳ cơng trình nghiên cứu nào.
Tác giả luận văn

NGUYỄN TOÀN THẮNG


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:
- Quý Thầy, Cơ của Học viện Hành chính Quốc gia
- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long
- Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh
- Ban Giám hiệu Trường Chính trị Phạm Hùng
- Cùng toàn thể đồng nghiệp, bạn bè đã tạo điều kiện giúp tác giả hồn
thành khóa học và luận văn của mình.
Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lịng biết ơn đến TS. Nguyễn Thị Thủy Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn.

Ngồi ra, tác giả cũng xin được bày tỏ lịng biết ơn và xin hứa sẽ tiếp thu
các ý kiến góp ý của q Thầy, Cơ trong Hội đồng chấm luận văn để tác giả
hoàn thiện, nâng cao chất lượng của luận văn.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả luận văn

Nguyễn Toàn Thắng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ………………………………………………………………………..1
1. Tính cấp thiết của đề tài …………………………………………………….1
2. Tình hình nghiên cứu ...……………………………………………………..3
3. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài ..……………………………………………..7
3.1. Mục tiêu ...………………………………………………………………..7
3.2. Nhiệm vụ .……………………………………………………………….7
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………….7
4.1. Đối tượng nghiên cứu ...………………………………………………….7
4.2. Phạm vi nghiên cứu ..…………………………………………………….7
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ..………………………………………………….8
5.1. Phương pháp luận ..………………………………………………………8
5.2. Phương pháp cụ thể ..……………………………………………….........8
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn ...………………………………………………9
6.1. Ý nghĩa lý luận ..…………………………………………………………9
6.2. Ý nghĩa thực tiễn ..……………………………………………………….9
7. Bố cục luận văn…..…………………………………………………………..9
Chƣơng 1 ..…………………………………………………………………….10
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ …………………10
1.1. Cơ sở lý luận…………………………………………………………...10

1.1.1. Một số khái niệm ..……..………………………………………..10
1.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ .............................................................. 11
1.1.3. Nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ ................................... 13
1.1.4. Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ................................. 13
1.1.5. Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ …………21
1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................... 23
1.3. Phân cấp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ........................ 25
1.4. Các yếu tốt ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ....................................................................... 30
1.5. Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở một số Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ các địa phƣơng.......................................................... 32
1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh .................. 32
1.5.2. Bài học kinh nghiệm .................................................................. 39


Tiểu kết chương 1 ............................................................................................ 42
Chƣơng 2 ........................................................................................................ 43
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG...................... 43
2.1. Sơ lƣợc về sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ qua các thời kỳ ................................................................................. 43
2.1.1. Vài nét về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Long .... 43
2.1.2. Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ .................................................................... 45
2.2. Tình hình quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn
thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long ....................................................................... 49
2.2.1. Tham mưu ban hành các văn bản ................................................ 49
2.2.2. Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức,
viên chức .......................................................................................................... 55
2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ ........................................ 61
2.2.4. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác lưu trữ .................................................................................. 69
2.2.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm ........................ 71
2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quản lý nhà nƣớc
đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long .... 73
2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân ............................................................ 73
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ............................................................. 75
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................ 81
Chƣơng 3 ........................................................................................................ 82
PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG .................................................................... 82
3.1. Chủ trƣơng của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc và Ủy ban nhân dân
tỉnh Vĩnh Long ............................................................................................... 82
3.1.1. Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ......................... 82
3.1.2. Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ủy ban nhân dân
tỉnh Vĩnh Long ................................................................................................. 83
3.2. Phƣơng hƣớng tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025 ..…………………..........86
3.3. Một số giải pháp .…………………………………………………. …89


3.3.1. Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công
tác văn thư, lưu trữ ………………………………….…………………………89
3.3.2. Tham mưu về kiện toàn tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm
vụ mới ………………………………………………………………………….92
3.3.3. Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc đối
với viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ …………………………………..94
3.3.4. Tiếp tục hoàn thiện các khâu nghiệp vụ ………………………..96
3.3.5. Thực hiện tốt thanh tra, xử lý sau kiểm tra ……………………. 98
3.3. Kiến nghị ........................................................................................... 100
3.3.1. Đối với Chính phủ .................................................................... 100

3.3.2. Đối với Bộ Nội vụ .................................................................... 101
3.3.3. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ................................. 103
Tiểu kết chương 3 .......................................................................................... 105
KẾT LUẬN…………………………………………………………………..106
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, là di sản đặc biệt quý giá của mỗi dân
tộc, mỗi đất nước. Đó là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá
trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các
kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã
hội. Tài liệu lưu trữ là bức tranh tái hiện sự hình thành và phát triển của đất
nước. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của cơng dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan
trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý
nhà nước. Ngày nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác lưu trữ đảm nhiệm vai trò thu thập, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên, liên tục
ở các cấp, các ngành trên phạm vi cả nước. Đến nay, các cơ quan lưu trữ đã
thu thập và đưa vào bảo quản hàng trăm ngàn mét giá tài liệu, phục vụ cho
nhu cầu khai thác sử dụng của các tổ chức, cá nhân. Trước sự phát triển

không ngừng của nguồn lực thông tin trong giai đoạn hiện nay, cơng tác lưu
trữ ngày càng đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà
nước, xây dựng thể chế hành chính nhà nước, cung cấp những thông tin, số
liệu cho nhà quản lý. Trong nhiều nguồn thông tin khác khau nhưng nguồn
thông tin từ tài liệu lưu trữ ln được xem là có tính chính xác và độ tin cậy
cao nhất. Vì vậy, Nhà nước ta luôn xem trọng công tác này là một ngành hoạt

1


động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích khơng thể thiếu
trong bộ máy quản lý của mình.
Quản lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã hội
nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng. Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng
có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật về lưu trữ; giúp xây
dựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúp
thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật và
đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện
công tác thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Nếu
khơng có sự quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ thì tài liệu lưu trữ sẽ
khơng được cơ quan, tổ chức, cá nhân chú trọng, bị mất mát, thất lạc, quản lý
tùy tiện, chiếm làm của riêng mà khơng có chế tài xử lý, không đảm bảo
nguyên tắc tập trung thống nhất và không phát huy được giá trị vốn có của
chúng.
Trong những năm qua, quản lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ trong
cả nước nói chung, tỉnh Vĩnh Long nói riêng đã được cơ quan chức năng
quan tâm nhiều hơn. Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được xây dựng theo
mơ hình thống nhất và ổn định. Đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng trưởng

thành về số lượng và chất lượng. Nhiều văn bản luật, dưới luật đã được ban
hành, đặc biệt là Luật Lưu trữ (2011), có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/7/2012, Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực đánh dấu mốc sự kiện quan
trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam. Tài liệu
lưu trữ từng bước được thu thập đưa vào bảo quản theo nguyên tắc tập trung
thống nhất. Tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng với nhiều hình thức mang
lại hiệu quả thiết thực, phát huy tác dụng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc.

2


Tuy nhiên, việc quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục
Văn thư - Lưu trữ nói chung và ở tỉnh Vĩnh Long nói riêng cũng còn những
mặt hạn chế như: tài liệu lưu trữ cịn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, cịn
tình trạng tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ
hư hỏng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa được đáp ứng kịp thời;
cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu và chưa đồng bộ; trình độ cơng chức,
viên chức làm lưu trữ cịn hạn chế. Từ đó địi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ,
sâu sát hơn của các cơ quan nhà nước đối với công tác này.
Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đối
công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích
những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục, tác giả
chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư
- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn cao học, chun ngành Quản lý
cơng.
2. Tình hình nghiên cứu
Liên quan đến đề tài, có một số cơng trình nghiên cứu đã được cơng bố
như:
Các bài đăng trên tạp chí chun ngành:

- “Quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam - thực trạng và giải pháp” - bài viết
của tác giả Nguyễn Thị Thủy và tác giả Hoàng Văn Thụ, đăng trên tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2011. Bài viết đề cập đến thực trạng tổ
chức quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam.
- “Ngành lưu trữ Việt Nam qua 5 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” - bài viết
của tác giả Vũ Thị Minh Hương, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam, số 6 năm 2012. Bài viết đánh giá 5 năm thực hiện Chỉ thị số

3


05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và đề ra nhiệm vụ trọng tâm trong
thời gian tới.
- “Trao đổi về nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư, đăng trên tạp chí
Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2015. Bài viết bàn về nội dung cơ bản
của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ.
- “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở
Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển”- bài viết của tác giả Vũ Thị
Phụng, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2016. Bài viết
bàn thêm những yêu cầu mới của hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực
văn thư, lưu trữ để góp phần làm rõ thêm sự cần thiết của sự hoàn thiện bộ
máy quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ đổi mới và hội
nhập quốc tế.
- “Vận dụng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ
Việt Nam”- bài viết của tác giả Nguyễn Quốc Dũng, đăng trên tạp chí Văn thư

- Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2017. Bài viết bàn về nội dung có tính chất lý
luận về ngun tắc quản lý tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ ở Việt
Nam ngay từ khi thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là sau
khi
Hội đồng Bộ trưởng có quyết định chính thức thành lập Phơng lưu trữ Quốc
gia Việt Nam.
- “Quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh” - bài viết của tác giả Nguyễn Thị Ly
và tác giả Lê Thị Vị, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm
2017. Bài viết đề cập đến một số nội dung: hoạt động quản lý nhà nước đối
với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình hoạt động quản lý
khối tài liệu được hình thành trong hoạt động của một số cơ quan, ban ngành
cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; đề xuất một số khuyến

4


nghị nhằm hồn thiện hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.
- “Thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành
và một số đề xuất” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư và tác giả Đặng Thị
Bích Luận, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 7 năm 2017. Bài
viết này các tác giả tìm hiểu thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ
tại một số bộ, ngành trong thời gian qua và đề xuất nhằm quản lý tài liệu
chuyên môn, nghiệp vụ hiệu quả hơn.
Các luận văn cao học:
- Đoàn Hồng Nhã (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các
cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện (từ thực tiễn
quận 8 - thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý
hành chính cơng. Luận văn đề cập đến thực trạng quản lý nhà nước đối với tài

liệu lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận 8, thành phố Hồ Chí
Minh và đề xuất các giải pháp để hồn thiện công tác quản lý.
- Phạm Ngọc Hưng (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tại
các trung tâm lưu trữ Quốc gia (từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
tại thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chun ngành Quản lý hành
chính cơng. Luận văn nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với tài liệu
lưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý nhà nước tại các
trung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và với Trung tâm lưu trữ quốc gia II nói
riêng.
- Nguyễn Thị Khánh Linh (2012), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa - Thực trạng và giải pháp,
luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính cơng. Luận văn nghiên
cứu, tổng kết và đưa ra các đánh giá về thực trạng hoạt động quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa, đề xuất

5


các giải pháp nhằm tăng cường và hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa.
- Dương Ngọc Loan (2015), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở
Ủy ban nhân dân cấp xã - Từ thực tiễn huyện Củ Chi thành phố Hồ Chí Minh,
luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính cơng. Luận văn nghiên
cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp
xã trên địa bàn huyện Củ Chi, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị
để hồn thiện cơng tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp
xã trên địa bàn huyện Củ Chi.
- Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật. Luận văn nghiên cứu,

phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Long, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hồn thiện cơng tác
quản lý nhà nước và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
- Nguyễn Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học
chuyên ngành Quản lý công. Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực
trạng cơng tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, đề xuất
các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hồn thiện cơng tác quản lý và hoạt
động lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng.
Các cơng trình đã được công bố trên cho thấy, mặc dù các tác giả tiếp
cận ở nhiều gốc độ khác nhau nhưng hầu hết đều đề cập đến tầm quan trọng
và sự cần thiết của quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. Đây là nguồn tư
liệu tham khảo quý báu đối với tác giả khi thực hiện đề tài này, và trong q
trình viết luận văn tác giả có kế thừa một số kết quả nghiên cứu đã được công
bố trên.
Song, tuy nhiên cho đến nay chưa có cơng trình nào nghiên cứu quản lý
nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh

6


Long, vì vậy đề tài này hồn tồn khơng có sự trùng lặp với các cơng trình
nghiên cứu khoa học đã được cơng bố.
3. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục đích nghiên cứu
- Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước đối với
công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn chế

và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
3.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công
tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp, hồn thiện quản lý nhà nước đối với
cơng tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
- Về thời gian: Từ năm 2013 (từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực) đến

7


năm 2017, tầm nhìn đến năm 2025.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin làm
phương pháp chủ yếu trong quá trình nghiên cứu.
5.2. Phương pháp cụ thể
Luận văn vận dụng kết hợp các phương pháp liên ngành như: phân tích,
tổng hợp, thống kê, điều tra, so sánh, đánh giá, lưu trữ học. Chẳng hạn:

- Phương pháp phân tích: thơng qua việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá
thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân.
- Phương pháp điều tra xã hội học: trực tiếp khảo sát, lập bảng hỏi đối
với công chức, viên chức trong Chi cục và các độc giả đến khai thác tài liệu
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thu thập thông tin, làm cơ sở đánh giá quản
lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Vĩnh Long. Đã trực tiếp phỏng vấn 20 người (10 người trực tiếp làm công tác
lưu trữ và 10 độc giả đến khai thác sử dụng).
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê số liệu đã thu thập, tổng
hợp, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế làm cơ sở
đề xuất giải pháp khắc phục.
- Phương pháp lưu trữ học: vận dụng các nguyên tắc, phương pháp luận
của lưu trữ học để đánh giá những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân trong
quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Vĩnh Long trong điều kiện cụ thể (so với quy định hiện hành của Nhà nước).

8


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Luận văn nghiên cứu góp phần làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà nước
đối với công tác lưu trữ nói chung, tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói
riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
- Với kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đối chiếu với các quy định
hiện hành, tác giả đã phân tích ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long và
nguyên nhân đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục nhằm góp phần hồn

thiện cơng tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ nói riêng và các Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh nói chung.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cơ quan, các nhà quản
lý trong lĩnh vực lưu trữ.
- Ngoài ra, luận văn còn là tài liệu tham khảo đối với sinh viên, học viên
cao học chuyên ngành quản lý công và những ai quan tâm đến lĩnh vực này.
7. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung đề tài
được trình bày trong 3 Chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
Chương 3: Phương hướng, giải pháp, kiến nghị hồn thiện cơng tác quản
lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long.

9


Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối
tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan hoạt động của các cơ quan,
tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản
gốc; bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh
tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ

được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua
các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và
vật mang tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học,
lịch sử và hoạt động thực tiễn [41, tr.346].
Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ đã khẳng định
là: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp”. Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh,
băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác.
[43, tr.1].
1.1.1.2. Lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức [43, tr.1].

10


1.1.1.3. Lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác [43, tr.2].
1.1.1.4. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những
vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý
và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ [39, tr.121].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [38, tr.18].
Công tác lưu trữ là tồn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp
vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [41, tr.108].
Tóm lại, cơng tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, hoạt
động của xã hội bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có
liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơng dân.
1.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ
Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, các loại tài liệu lưu trữ được
phân thành bốn loại: tài liệu văn tự thành văn (tài liệu hành chính); tài liệu
khoa học kỹ thuật và cơng nghệ; tài liệu nghe nhìn (phim điện ảnh, tài liệu
ảnh, ghi âm, ghi hình); tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số [40, tr.10].

11


- Tài liệu văn tự thành văn:
Tài liệu văn tự thành văn xuất hiện từ khi có chữ viết, được ghi trên các
vật mang tin và ghi tin khác nhau bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà
nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thơng thường. Đây là loại tài liệu
phổ biến và nhiều nhất trong các cơ quan quản lý nhà nước. Tài liệu này hình
thành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy,
in rônêô, máy tính, viết tay, được lập hồ sơ ở văn thư và nộp vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan theo quy định hiện hành [40, tr.10].
- Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật,
chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các

cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, … Tài liệu khoa học kỹ
thuật có nhiều loại như: đồ án thiết kế các cơng trình xây dựng cơ bản; tài liệu
thiết kế chế tạo máy; tài liệu về công nghệ; tài liệu về điều tra địa chất, địa
hình; tài liệu khí tượng thủy văn; tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu sáng
chế, tài liệu phát minh; tài liệu tiêu chuẩn; tài liệu quản lý khoa học kỹ thuật
[40, tr.10].
- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình):
Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình phản
ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình gồm có âm bản các bức ảnh, các
cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn
hóa, khoa học lịch sử và những ý nghĩa khác; những băng đĩa ghi âm ghi lại
những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước; các nhà hoạt
động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng; những lời ca, bản nhạc của các
nghệ sĩ xuất sắc [40, tr.11-12].

12


- Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số:
Tài liệu điện tử hình thành chủ yếu từ hai nguồn:
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thiết lập các hồ sơ điện
tử (tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân);
Số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác [40, tr.13-14].
Từ bốn loại chính trên, tài liệu lưu trữ có thể được tiếp tục chia nhỏ ra
các loại như: tài liệu ngôn ngữ học; tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ; tài liệu
văn học nghệ thuật; tài liệu dân tộc học; tài liệu vật thật (khảo cổ); tài liệu

truyền miệng; tài liệu điện tử, tài liệu đặc biệt quý hiếm… [40, tr.16].
1.1.3. Nội dung nghiệp vụ của công tác Lưu trữ
Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ (2011) quy định “Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ”. Như vậy, nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ;
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu tài liệu lưu trữ;
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thống kê tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.4. Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền
lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động
của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan
trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con
người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội [37, tr.7].

13


1.1.4.1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng
dẫn, chỉ đạo
Để quản lý thống nhất về cơng tác lưu trữ cần phải có hệ thống văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp
luật làm cơ sở pháp lý. Việc ban hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hướng dẫn phụ thuộc vào thẩm quyền của từng cơ quan. Tuy nhiên,
nguyên tắc chung là những văn bản luật không được trái với hiến pháp, văn
bản dưới luật không được trái văn bản luật, văn bản cơ quan cấp dưới không
được trái với văn bản cơ quan cấp trên, văn bản ban hành sau không được trái
với văn bản ban hành trước. Và những văn bản này phải phù hợp với hệ

thống pháp luật Việt Nam. Tất cả tạo thành một hệ thống giúp cho việc quản
lý công tác lưu trữ được thống nhất, hiệu quả.
Về thẩm quyền ban hành văn bản để quản lý công tác lun trữ gồm có:
- Ở Trung ương:
+ Quốc hội: ban hành Luật lưu trữ.
+ Ủy ban thường vụ Quốc hội: ban hành Pháp lệnh.
+ Chính phủ: ban hành Nghị định.
+ Thủ tướng Chính phủ: ban hành Quyết định, Chỉ thị.
+ Bộ Nội vụ: Ban hành Thơng tư (ngồi ra cịn có Thơng tư liên lịch do
các Bộ phối hợp ban hành).
+ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: ban hành các văn bản hướng dẫn
chỉ đạo về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc (đối với hệ thống cơ
quan nhà nước).
Ngoài ra, các bộ (ngành) như: Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước, Tổng
cục Hải quan, Bảo hiểm Xã hội đều có các quy định về bảo quản, xác định
giá trị tài liệu đối với ngành.

14


- Ở địa phương:
+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: ban hành các quyết định quy phạm pháp
luật và các văn bản khác làm cơ sở pháp lý để quản lý thống nhất công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tồn tỉnh. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ
(trước đây giao cho Văn phòng UBND tỉnh), ban hành các văn bản để hướng
dẫn, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện.
+ Sở Nội vụ: tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành và tình
hình kinh tế - xã hội, đặc điểm công tác lưu trữ địa phương. Mặt khác, Sở Nội
vụ có trách nhiệm ban hành các văn bản cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp

luật của Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để các cơ
quan cấp sở, các phòng Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định
hiện hành; giúp Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện tốt các
quy định.
+ Ủy ban nhân dân cấp huyện: Ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật và các văn bản khác để quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vi
huyện (quận, thành phố, thị xã), đảm bảo không trái với các quy định hiện
hành của nhà nước và của cơ quan cấp trên.
+ Phòng Nội vụ: tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật đồng thời có nhiệm vụ ban hành các văn bản
hướng dẫn việc thực hiện các văn bản do Ủy ban nhân dân huyện ban hành.
Trong phạm vi thẩm quyền, Phòng Nội vụ (trước đây giao cho Văn phòng
UBND quận, thành phố, thị xã) có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc việc thực
hiện của các cơ quan.
Ngồi ra, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp
huyện cần ban hành các quy chế, quy định để quản lý công tác lưu trữ thống
nhất trong nội bộ cơ quan, đồng thời để hiện thực hóa các quy định của nhà

15


nước, của các cơ quan cấp trên.
1.1.4.2. Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cơng
chức, viên chức
Về xây dựng bộ máy:
Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cần phải thiết lập được một
hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Hệ thống tổ chức
lưu trữ nhà nước bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
và các Lưu trữ lịch sử để bảo quản tài liệu lưu trữ được tổ chức thống nhất
trong cả nước.

- Ở Trung ương:
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ nhà nước [42, tr.252].
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan giúp Bộ Nội vụ thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ
quốc gia [42, tr.252]. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có nhiệm vụ tham
mưu cho Bộ Nội vụ trong xây dựng màng lưới kho lưu trữ từ trung ương đến
địa phương. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý tài liệu các cơ quan
Trung ương của các thời kỳ lịch sử. Giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
quản lý nguồn tài liệu này là các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III và IV.
Ngoài Bộ Nội vụ, ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc
Chính phủ (sau đây gọi tắt là Bộ) có Phịng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn
phòng Bộ, thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ
trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
Bộ [42, tr.253].
- Ở địa phương:
Tổ chức lưu trữ cấp tỉnh:
Sở Nội vụ là cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức

16


năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước
công tác văn thư, lưu trữ nhà nước ở địa phương [42, tr.254].
Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tại các địa phương là tổ chức trực thuộc Sở
Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân
dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử của tỉnh. Chi cục có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất với Sở Nội vụ về
tổ chức, sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cơng chức, viên chức làm công tác
lưu trữ ở địa phương. Đồng thời thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử

lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ.
Tổ chức lưu trữ cấp huyện:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhà nước ở địa phương [42, tr.254].
Ngồi ra, các cơ quan chun mơn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
và Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức bộ phận lưu trữ để quản lý tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trong thời gian hiện hành.
Tổ chức lưu trữ cấp xã:
Trước đây chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào hướng dẫn cụ thể về
tổ chức lưu trữ cấp xã. Năm 2011 khi Luật lưu trữ được ban hành (có hiệu lực
thi hành từ ngày 01/7/2012) trong đó quy định mỗi xã (phường) bố trí một
cơng chức chuyên trách (thuộc bộ phận văn phòng) để quản lý tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
Muốn quản lý tốt cơng tác lưu trữ trước hết phải có bộ máy thống nhất,
có đội ngũ cơng chức, viên chức đủ năng lực, phẩm chất để làm cơng tác lưu
trữ.
Việc bố trí sử dụng công chức, viên chức đúng chuyên môn, phù hợp với

17


ngành đào tạo, sở trường và vị trí cơng tác sẽ phát huy tối đa nhân tố con
người trong các cơ quan, tổ chức.
Trình độ của cơng chức, viên chức có tác động trực tiếp đến cơng tác
tham mưu, thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp,
cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Cơng chức, viên chức
có trình độ chun môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ năng trong công tác sẽ có
tham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý, phương pháp phân loại và sắp xếp

tài liệu của cơ quan một cách khoa học, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cơng
chức, viên chức có chun mơn thấp, thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hạn chế sẽ
ảnh hưởng không tốt đến công tác tham mưu, đề xuất, phương pháp quản lý,
phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu
quả của công tác trong thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Để đổi mới công tác lưu trữ đã đặt ra những yêu cầu to lớn và cấp thiết
đối với việc xây dựng đội ngũ công chức, viên chức. Việc xây dựng được đội
ngũ công chức, viên chức làm cơng tác lưu trữ có bản lĩnh chính trị, phẩm
chất đạo đức tốt, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy với nghề
nghiệp ngoài đào tạo, cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp,
hiệu quả. Đây là nhiệm vụ thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng, góp phần
tích cực trong việc nâng cao trình độ chun mơn, năng lực cơng tác, chất
lượng và hiệu quả làm việc của công chức, viên chức; hướng tới mục tiêu là
tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn. Thường
xuyên bồi dưỡng sẽ trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công
việc cho công chức, viên chức; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận
cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục
thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của
người cơng chức, viên chức.
Trong q trình thực hiện nhiệm vụ, các cơng chức, viên chức làm công

18