Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học viện Ngân hàng theo định hướng quy trình nghiệp vụ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (659.19 KB, 13 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

MỤC LỤC

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Danh mục các từ viết tắt
Danh mục hình vẽ
Danh mục bảng biểu
Danh mục biểu đồ, sơ đồ

Tóm tắt kết quả nghiên cứu luận văn

LỜI MỞ ĐẦU ... Error! Bookmark not defined. 
1. Tính cấp thiết của luận văn ... Error! Bookmark not defined. 
2. Mục tiêu nghiên cứu ... Error! Bookmark not defined. 
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ... Error! Bookmark not defined. 
4. Phương pháp nghiên cứu ... Error! Bookmark not defined. 
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn ... Error! Bookmark not defined. 
6. Cấu trúc của luận văn ... Error! Bookmark not defined. 
CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHIỆM VỤ NGHIÊN 
CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG VÀ ĐỊNH HƢỚNG QUY 
TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TINError! 
Bookmark not defined.

1.1. Tổng quan về công tác quản lý nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học viện Ngân
hàng ... Error! Bookmark not defined. 
1.1.1. Công tác quản lý nhiệm vụ NCKH tại các trường đại học ở Việt Nam .. Error! 
Bookmark not defined.

1.1.2. Tổng quan về Học viện Ngân hàng và chiến lược khoa học công nghệ giai đoạn
2016 – 2020 ... Error! Bookmark not defined.

1.1.3. Thực trạng công tác quản lý nhiệm vụ NCKH tại Học viện Ngân hàng Error! 
Bookmark not defined.

1.2. Định hướng quy trình nghiệp vụ trong phát triển hệ thống thông tin ... Error! 
Bookmark not defined.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

1.2.3. Bộ ký pháp mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMNError! Bookmark not 
defined.

CHƢƠNG 2 – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 
THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN 
HÀNG ... Error! Bookmark not defined. 
2.1. Quy trình Quản lý đề tài NCKH cấp Cơ sở của cán bộ, giảng viênError! Bookmark 
not defined.

2.1.1. Quy trình Xác định danh mục, tuyển chọn, phê duyệt và giao đề tài ... Error! 
Bookmark not defined.

2.1.2. Quy trình Tổ chức triển khai và kiểm tra thực hiện đề tàiError! Bookmark not 
defined.

2.1.3. Quy trình Đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện đề tàiError! Bookmark not 
defined.

2.2. Quy trình Quản lý biên soạn tài liệu phục vụ đào tạoError! Bookmark not defined. 
2.2.1. Quy trình Xác định danh mục, phê duyệt đề cương và giao chủ biên .... Error! 
Bookmark not defined.

2.2.2. Quy trình tổ chức triển khai và kiểm tra thực hiện biên soạn tài liệu ... Error! 
Bookmark not defined.

2.2.3. Quy trình Đánh giá, nghiệm thu kết quả biên soạn tài liệu phục vụ đào tạoError! 
Bookmark not defined.

2.3. Quy trình Quản lý tổ chức các sự kiện khoa học của HVNHError! Bookmark not 
defined.

2.3.1. Quy trình Quản lý tổ chức các SKKH trong kế hoạchError! Bookmark not 
defined.

2.3.2. Quy trình Quản lý tổ chức các SKKH ngoài kế hoạchError! Bookmark not 
defined.

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

3.2. Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học
viện Ngân hàng ... Error! Bookmark not defined. 
3.2.1. Yêu cầu bài toán ... Error! Bookmark not defined. 
3.2.2. Thiết kế quy trình... Error! Bookmark not defined. 
3.2.3. Thiết kế các thành phần gắn với mỗi nhiệm vụ trong quy trìnhError! Bookmark 
not defined.

3.2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu ... Error! Bookmark not defined. 
3.2.5. Thiết kế báo cáo ... Error! Bookmark not defined. 
3.3. Đề xuất, khuyến nghị cho các thành phần còn lại của hệ thốngError! Bookmark not 
defined.

3.3.1. Phần cứng... Error! Bookmark not defined. 
3.3.2. Dữ liệu... Error! Bookmark not defined. 
3.3.3. Con người ... Error! Bookmark not defined. 
3.3.4. Các quy trình thủ tục khác ... Error! Bookmark not defined. 
3.4. Đánh giá kết quả ... Error! Bookmark not defined.

3.4.1. Ưu điểm ... Error! Bookmark not defined. 
3.4.2. Hạn chế ... Error! Bookmark not defined. 
KẾT LUẬN ... Error! Bookmark not defined. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO ... Error! Bookmark not defined. 
PHỤ LỤC

1. Tính cấp thiết và mục tiêu nghiên cứu của đề tài 
1.1. Tính cấp thiết của đề tài

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

đang ngày càng phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Tuy nhiên, cơng tác quản lý quy 
trình triển khai các nhiệm vụ NCKH lại đang được thực hiện đa phần theo phương

pháp thủ công với nhiều phương tiện và cách thức liên lạc như e-mail, điện thoại, văn

bản giấy,… Điều đó khiến cho cơng tác quản lý tiến độ thực hiện các nhiệm vụ NCKH
tại Học viện gặp khá nhiều khó khăn, chưa đáp ứng được địi hỏi trong cơng tác quản lý
nói chung.

Với thực tiễn đó, luận văn “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực 
hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học viện Ngân hàng theo định hướng quy

trình nghiệp vụ” được thực hiện nhằm mục đích phát triển giải pháp tin học hóa quy

trình quản lý các hoạt động NCKH tại đây, với kỳ vọng sẽ đem lại những lợi ích thực tế
cho tổ chức, cụ thể là Học viện Ngân hàng.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu tổng quát: Luận văn được thực hiện nhằm mục tiêu ứng dụng định

hướng quy trình nghiệp vụ (Business Process Orientation – BPO) vào q trình xây dựng 
hệ thống thơng tin quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ NCKH tại Học viện Ngân hàng,

góp phần cải thiện chất lượng công tác quản lý hoạt động khoa học công nghệ gắn với
chiến lược phát triển trong giai đoạn 2016 – 2020.

Mục tiêu cụ thể: Đề tài kỳ vọng sẽ hoàn thiện quy trình thực hiện các nhiệm vụ

NCKH theo định hướng BPO, xây dựng cấu phần phần mềm trong hệ thống thông tin 
quản lý tiến độ thực hiện các nhiệm vụ NCKH trên nền tảng web và khuyến nghị, đề xuất
các yêu cầu, điều kiện tiên quyết cho các cấu phần còn lại của hệ thống bao gồm: phần 
cứng, con người, dữ liệu và các quy trình thủ tục khác.

2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chủ thể là các nhiệm vụ nghiên 
cứu khoa học với khách thể là cán bộ Viện NCKH Ngân hàng và giảng viên, sinh viên

Học viện Ngân hàng nói chung.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

NCKH với các hoạt động thông báo, xác định danh mục, tuyển chọn, giao trực tiếp, phê 
duyệt, triển khai thực hiện và nghiệm thu, thanh lý các sản phẩm NCKH tại trụ sở chính

Học viện Ngân hàng, trong giai đoạn từ năm 2016 – 2020, bao gồm: Đề tài NCKH cấp

Cơ sở của cán bộ, giảng viên; Các tài liệu phục vụ đào tạo; Các sự kiện khoa học; Đề tài

NCKH cấp Học viện của sinh viên. Còn các thành phần khác của hệ thống như: phần 
cứng, con người, dữ liệu và các quy trình thủ tục, tác giả chỉ dừng lại ở giai đoạn khuyến

nghị, đề xuất các yêu cầu. 
3. Phƣơng pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng hướng tiếp cận nghiên cứu theo khoa học thiết kế (DSRM),
nghiên cứu, tổng hợp, phân tích tài liệu, phỏng vấn và quan sát. Luận văn bám sát khung
lý thuyết về định hướng quy trình nghiệp vụ (BPO) và sử dụng hệ quản trị quy trình
nghiệp vụ Process Maker để phát triển hệ thống.

CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHIỆM VỤ NGHIÊN 
CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG VÀ ĐỊNH HƢỚNG QUY 
TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN

1.1. Tổng quan về công tác quản lý nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học viện 
Ngân hàng

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Hình 1.1. Công tác quản lý nhiệm vụ NCKH tại các trƣờng Đại học ở Việt Nam

Học viện Ngân hàng (HVNH) được thành lập theo Quyết định số
30/1998/QĐ-TTg ngày 9/2/1998 của Thủ tướng Chính phủ với tiền thần là Trung tâm Đào tạo và
Nghiên cứu khoa học Ngân hàng, từ một trường đại học chuyên đào tạo lĩnh vực Tài
chính – Ngân hàng, đã mở rộng đào tạo đa ngành. Các hoạt động nghiên cứu khoa học và
chuyển giao công nghệ của Học viện Ngân hàng cũng đã đóng góp hiệu quả vào công
cuộc phát triển khoa học cơng nghệ của ngành nói riêng và nền kinh tế nói chung. Đây là
một trong năm mục tiêu quan trọng được Học viện xác định trong Kế hoạch chiến lược
phát triển giai đoạn 2016 – 2020 với tổng thể hệ thống thông tin được xây dựng và quy
hoạch theo lộ trình rất cụ thể.

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Tuy nhiên, công tác này vẫn còn một số tồn tại. Quy chế về quản lý hoạt động
khoa học và công nghệ tại Học viện tuy đã được ban hành nhưng việc thực hiện đa phần
vẫn dùng các cách thức thủ công như liên lạc qua điện thoại, email, văn bản cứng, làm

việc trực tiếp,…; Việc theo dõi, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện
các nhiệm vụ NCKH gặp nhiều khó khăn do Viện không quản lý được tiến trình thực
hiện nhiệm vụ theo thời gian thực (đang thực hiện đến bước nào, đúng hạn hay quá
hạn,…), gây mất thời gian, công sức, lãng phí của cơng;

1.2. Định hƣớng quy trình nghiệp vụ trong phát triển hệ thống thông tin

Phương pháp “Design Science Research Methodology - DSRM” là hướng tiếp cận 
nghiên cứu theo khoa học thiết kế, rất phù hợp với các đề tài thuộc lĩnh vực hệ thống
thông tin, lĩnh vực được coi là giao thoa giữa công nghệ, quản lý và nghiệp vụ với vịng
tuần hồn gồm 6 bước chính: Xác định vấn đề, khoảng trống nghiên cứu; Giới hạn phạm
vi nghiên cứu; Nghiên cứu, đánh giá giải pháp công nghệ; Phát triển và thiết kế giải pháp
cho vấn đề nghiên cứu; Đánh giá; Kết luận.

Định hướng quy trình nghiệp vụ (Business Process Orientation – BPO) là cách

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Hình 1.2. Phƣơng pháp phát triển hệ thống thông tin theo BPO

BPMN (Business Process Modeling Notaion) là bộ ký pháp đồ họa dùng để mơ 
hình hóa quy trình nghiệp vụ. Những ký pháp này được thiết kế đặc biệt nhằm thể hiện
mối quan hệ giữa các thành phần và sự trao đổi thông điệp giữa chúng trong tổng thể quy
trình nghiệp vụ một cách dễ hiểu (BPMN, 2011).

Hình 1.3. Các nhóm ký pháp cơ bản dùng trong BPMN

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

Theo Quy chế, quản lý hoạt động khoa học và công nghệ tại HVNH là việc quản
lý cụ thể bốn nhiệm vụ chính, bao gồm: Quản lý đề tài NCKH cấp Cơ sở của cán bộ, 
giảng viên HVNH; Quản lý biên soạn tài liệu phục vụ đào tạo; Quản lý tổ chức các sự

kiện khoa học của HVNH; Quản lý nhiệm vụ NCKH của sinh viên HVNH. Trong quy chế,

từng quy trình nhỏ nhằm quản lý bốn nhiệm vụ này đều được mô tả rõ bằng lời. Tác giả
đã tiến hành mơ hình hóa và đặc tả cụ thể tổng cộng 13 quy trình quản lý trên, sử dụng bộ 
ký pháp BPMN. Đây cũng là cơ sở phân tích thiết kế, phục vụ cho việc xây dựng hệ
thống sau này. Hình 2.1 là ví dụ một quy trình thuộc cơng tác quản lý đề tài NCKH cấp
Cơ sở của cán bộ, giảng viên HVNH.

Hình 2.1. Quy trình Báo cáo định kỳ tình hình thực hiện đề tài

CHƢƠNG 3 – TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 
THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN 
HÀNG

3.1. Giới thiệu hệ quản trị quy trình nghiệp vụ - Process Maker

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

sáu bước: Khởi tạo quy trình; Thiết kế quy trình; Tạo biến; Thiết kế form; Định nghĩa các 
quy tắc; Phân công nhiệm vụ.

3.2. Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ NCKH tại Học viện 
Ngân hàng

Hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ NCKH cần đảm bảo những
yêu cầu sau: Chuẩn hóa và tin học hóa quy trình quản lý các nhiệm vụ NCKH đã mơ tả
tại phần Phân tích hệ thống; Đảm bảo quy tắc giao việc – nhận việc 1 – 1, chống chối bỏ
trách nhiệm; Cung cấp báo cáo tiến độ cho lãnh đạo các cấp; Có cơ chế nhắc việc cho các
bên liên quan khi đến hạn hoàn thành nhiệm vụ; Làm cơ sở lưu trữ thứ cấp các văn bản,
quyết định,… dưới dạng bản mềm, song song với việc lưu trữ bản cứng tại đơn vị; Dễ
dàng điều chỉnh, cải tiến quy trình; Làm tài liệu hỗ trợ công tác đào tạo nghiệp vụ cho
nhân sự Viện sau này.

Dựa vào logic luồng quy trình cùng với mối quan hệ giữa các đối tượng tham gia
vào quy trình, để đảm bảo quy tắc giao việc 1 – 1, tác giả chia 13 quy trình được mơ tả
trong phần Phân tích hệ thống thành 22 quy trình nhỏ với 01 quy trình báo cáo riêng. Mỗi 
quy trình được chia thành nhiều bước. Đối với định hướng BPO, mỗi bước được coi là
một nhiệm vụ (task). Mỗi nhiệm vụ trong quy trình sẽ gắn với một Form đi kèm với các 
biến (variables), các câu lệnh Javascript (nếu cần), các tài liệu đầu vào (Input 
Documents), các tài liệu đầu ra (Output Documents), các triggers (nếu cần), các templates

(nếu cần). Tổng số thành phần đã thiết kế gấp 2 – 5 lần tổng số lượng task của tất cả các
quy trình, do đó, lên tới hàng vài trăm thành phần. Hệ thống sử dụng công nghệ kéo thả 
linh hoạt để tạo form, liên kết các thành phần và cách thức viết một số câu lệnh ngắn
bằng ngôn ngữ PHP, Javascript để giải quyết các chức năng tính tốn, cập nhật CSDL,
gửi mail,… Từng nhiệm vụ sẽ được phân công cho một hoặc một nhóm đối tượng có
trách nhiệm thực hiện. Các văn bản, quyết định được lưu trên hệ thống theo nhiều cấp.

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Hệ thống có khả năng trả ra báo cáo tiến độ theo từng quy trình dưới dạng sơ đồ
rất trực quan. Mặt khác, hệ thống cũng cung cấp các báo cáo thống kê tiến độ của từng
loại nhiệm vụ NCKH cùng với tình trạng của nhiệm vụ đó theo năm học.

Hình 3.1. Theo dõi tiến độ theo từng quy trình

Hình 3.2. Form báo cáo tiến độ các nhiệm vụ NCKH 
3.3. Đề xuất, khuyến nghị cho các thành phần còn lại của hệ thống

Hệ thống quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ NCKH có thể tận dụng ngay nền tảng
phần cứng sẵn có tại đơn vị như server, host, hạ tầng mạng, đội ngũ nhân sự quản lý hệ

thống có kiến thức và kinh nghiệm. Tuy nhiên, Học viện cũng cần quan tâm đến vấn đề
lưu trữ, bảo mật thơng tin, đảm bảo tính tồn vẹn, xác thực, an tồn và sẵn có của dữ liệu.

Dữ liệu là vấn đề vô cùng quan trọng trong hệ thống, đặc biệt là trong bối cảnh hệ

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

thể về hệ thống thông tin của đơn vị. Hệ thống quản lý tiến độ này sẽ cần kết nối với các
hệ thống hỗ trợ như hệ thống email nội bộ, hệ thống quản trị nhân sự, cơ sở dữ liệu các
sản phẩm NCKH,… nhằm quản lý triệt để công tác khoa học và cơng nghệ tại đơn vị. Do
đó, Học viện cần xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung cho các hệ thống này, tránh tình
trạng mất mát, trùng lặp, thiếu đồng bộ, đảm bảo khả năng tích hợp dễ dàng.

Con người là thành phần then chốt của một hệ thống thông tin. Như đã đề cập, 
điểm mấu chốt trong việc áp dụng định hướng quy trình nghiệp vụ vào cơng tác quản lý
chính là việc phải thay đổi tư duy của các lãnh đạo và nhân sự trong đơn vị từ việc điều
hành hoạt động theo hướng chức năng sang hướng quy trình. Học viện cần lập kế hoạch
triển khai tuyên truyền, giúp các cán bộ, giảng viên nhận thức rõ được lợi ích, đào tạo,
nâng cao trình độ sử dụng máy tính và hiểu biết về quy trình nghiệp vụ cho tồn bộ nhân
sự. Mặt khác, đào tạo người dùng cũng là vấn đề vơ cùng quan trọng trong q trình phát
triển hệ thống. Học viện cần xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết cùng kế hoạch
tổ chức các buổi training cho từng đối tượng cụ thể: Nhân sự quản trị hệ thống; Cán bộ
quản lý; Nhân sự tại Viện NCKH Ngân hàng; Các cán bộ, giảng viên khác.

Để giúp các nhân sự trong đơn vị ý thức rõ được trách nhiệm của mình, Ban Giám
đốc Học viện cần hồn thiện các quy trình thủ tục thể hiện sự quyết tâm, cam kết tổ chức 
đi theo định hướng quy trình nghiệp vụ, đặc biệt là bằng văn bản, quy chế cũng như các
chiến lược cụ thể.

3.4. Đánh giá kết quả

Ưu điểm: Tác giả đã xây dựng đầy đủ các quy trình đề ra trong phần u cầu bài

tốn; Tích hợp tốt với hệ thống email nội bộ của Học viện; Trả ra được các báo cáo tiến
độ liên quan đến các nhiệm vụ NCKH; Lưu vết tất cả các thao tác của các tài khoản tham

gia vào hệ thống; Lưu lại tất cả các văn bản, quyết định liên quan theo các cấp;

Hạn chế: Hệ thống chưa có được kết quả kiểm thử cũng như đánh giá chính thức

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

hệ quản trị quy trình nghiệp vụ mã nguồn mở với một số chức năng bị hạn chế nên một
số quy trình, form, chức năng chưa được thuận tiện, đẹp mắt.

KẾT LUẬN 
Kết quả đạt đƣợc

Tác giả đã hồn thiện và mơ hình hóa vơ cùng trực quan, logic và dễ hiểu bộ quy 
trình quản lý các nhiệm vụ NCKH tại Học viện Ngân hàng. Hi vọng rằng, đây sẽ tài liệu

hữu ích phục vụ cơng tác đào tạo nhân sự cho đơn vị, giúp Học viện có thể dễ dàng điều
chỉnh, cải tiến quy trình, hướng tới hoàn chỉnh quy hoạch hệ thống thông tin một cách
nhanh chóng. Việc xây dựng phần mềm quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ NCKH cho 
Học viện cũng đã phần nào làm rõ hơn lý thuyết về định hướng quy trình nghiệp vụ trong
phát triển hệ thống thơng tin. Hệ thống hồn tồn có khả năng nhân rộng cho các cơng tác
quản lý tương tự tại các tổ chức, doanh nghiệp thuộc tất cả các ngành nghề, lĩnh vực. Bên
cạnh đó, để hệ thống này có thể phát huy hết tác dụng, thì tổ chức cần quan tâm đến các
đề xuất, khuyến nghị đã nêu trong luận văn về phần cứng, dữ liệu, con người và các quy 
trình thủ tục khác.

Hƣớng phát triển

</div>


NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG WEBSITE QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TÍN CHỈ CHO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG