THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI
2.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần Đóng tầu Hà Nội.
2.1.1.Đặc điểm, tình hình quản lý, cung cấp, dự trữ, sử dụng nguyên
vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thiết yếu để tiến hành sản xuất
được thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong Công ty Cổ phần Đóng tàu Hà Nội với
ngành nghề kinh doanh chính là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển nên
nguyên vật liệu chủ yếu là tôn và thép hình. Đây là loại nguyên vật liệu thuộc
kim loại nên rất dễ bị ăn mòn bởi điều kiện khí hậu nóng ẩm như Việt Nam
chúng ta.
Do dặc thù nguyên vật liệu của công ty nên để bảo quản tốt nguyên vật
liệu công ty đã xây dựng 2 bãi, 4 kho và 5 phân xưởng.
+2 bãi công ty dùng để tôn vì tôn thường mỗi lần nhập rất nhiều lại cồng
kềnh nên khó vận chuyển vào phân xưởng.
+4 kho dùng để chứa thép ,sắt, gỗ, máy móc thiết bị, xăng ……
+5 phân xưởng dùng để gia công làm nên sản phẩm của công ty .
Quy chế nội dung bảo quản sử dụng : mỗi kho được bố trí thủ kho, thủ
kho có trách nhiệm bảo quản về số lượng, chất lượng từng loại nguyên vật liệu.
Công ty gắn trách nhiệm vật chất cho từng thủ kho nhằm nâng cao hiệu quả
quản lý, đảm bảo kịp thời trong công tác nhập – xuất nguyên vật liệu.
Công tác kiểm kê kho được tiến hành 2 kỳ trong năm (đầu năm và cuối
năm) có sự phối hợp giữa các phòng chức năng : Phòng kế toán, Phòng KCS,
Phòng Vật tư nhằm phát hiện những hư hao, thiếu hụt kém phẩm chất của từng
nguyên vật liệu để trình Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo kịp thời.
Do đặc thù sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên để quá
trình sản xuất được diễn ra theo đúng tiến độ công ty luôn phải dự trữ nguyên
vật liệu ở mức dộ hợp lý so với trọng tải con tàu cần đóng.
Trong quá trìng làm sản phẩm thì thông tin về nguyên vật liệu luôn phải
đầy đủ kịp thời và chính xác muốn vậy thì kế toán nguyên vật liệu phải thực

hiện:
+ Ghi chép đầy đủ, tính toán phản ánh chính xác trung thực kịp thời về số
lượng, chất lượng và giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho .
+ Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời số lượng giá thành
nguyên vật liệu xuất kho và chấp hành tốt định mức tiêu hao.
+ Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập
hợp chi phí sản xuất kinh doanh .
+ Tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát
hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa, kém phẩm chất để công ty có biện pháp
sử lý.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
Với đặc điểm như trên thì việc sử dụng sao cho hiệu quả ,hợp lý là một
vấn đề khó khăn,Vì vậy việc phân loại là biện pháp tốt nhất góp phần giải quyết
vấn đề này.Trên cơ sở đặc điểm nguyên vật liệu cùng yêu cầu quản lý chung và
công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty đã
phân loại nguyên vật liệu thành những loại sau:
*Nguyên vật liệu chính:Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia
vào quá trình sản xuất sản phẩm góp phần cấu thành cấu thành nên thực thể con
tầu. nguyên vật liệu chính bao gồm:tôn và thép hình chiếm khoảng 90%.
*Nguyên vật liệu phụ:Tuy không cấu thành nên thực thể con tàunhưng có
tác dụng hoàn thiện hơn về hình dáng bề ngoài của con tầu.Nguyên vật liệu phụ
bao gồm:các loại sơn , ô xy, gas, que hàn.
*Nhiên liệu:Công ty thường dùng các loại nhiên liệu như:xăng A92, A76,
dầu nhờn A90, dầu diezen, các loại mỡ.
*Phụ tùng thay thế:Là các chi tiết máy móc dùng thay thế cho các máy
móc mà công ty đang sử dụng.
*Phế liệu thu hồi:Là các loại tôn, thép hình, sắt còn lại sau quá trình sản
xuất kinh doanh.
Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu Công ty đã lập bảng danh điểm
nguyên vật liệu như sau:

Bảng 2:
Đơn vị:Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội
Địa chỉ: Thanh trì - Hà Nội.
Sổ danh điểm vật tư
Danh điểm Tên quy cách, chất lượng
VL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi
chú
nhóm Danh điểm
………
TK152
TK1521
TK 1522
TK 1523
………..
…………………….
1521.01
1521.02
1521.03
1521.04
1522.01
1522.02
1522.03
1522.04
1523.01
1523.02

1523.03
1523.04
……………………
……………………
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính
Tôn tấm CT3 5 ly Nga
Tôn tấm CT3 7 ly Nga
Thép tròn φ 28 VN
Thép L50x50VN
Nguyên vật liệu phụ
Sơn
Ô xy
gas
que hàn
Nhiên liệu
Xăng A92, A76
Dầu nhờn A90
Dầu diezen
các loại mỡ
……………………….
…….
kg
kg
kg
kg
kg
kg
kg
kg

lít
lít
lít
lít
lít
………
…………
4.000
4.000
4.000
4.000
…………
…
……..
2.1.3-Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà nội.
Do doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động
nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên nên việc hạch toán giá thực
tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do
đó việc hạch toán hàng ngày công ty sử dụng giá hạch toán.
Với đặc điểm hoạt động nhập xuất không nhất quán về mặt thời gian nên
công ty tính giá nguyên vật liệu như sau:
*Với giá nguyên vật liệu nhập kho:
Trường hợp mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế
nhập khẩu nếu có cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như vận chuyển,
bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,…
(không kể thuế GTGT)
*Với giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty sử dụng giá hạch toán:
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho ghi theo 2 loại giá là giá hạch toán và
giá thực tế.
+ Nguyên vật liệu xuất trong kỳ chỉ ghi theo giá hạch toán(bảng 1).

+ Cuối kỳ sau khi tính được giá hạch toán thì kế toán nguyên vật liệu tiến
hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giá thực
tế và giá hạch toán.
Giá hạch số lượng Đơn giá
toán nguyên = nguyên vật liệu * hạch
vật liệu xuất kho xuất toán
Giá thực Giá hạch toán Hệ số
tế nguyên vật = nguyên vật * giá nguyên vật
liệu xuất kho xuất liệu
Trong đó:
+ Công thức xác định hệ số giá:
VD: Trong tháng 1/2006 có chứng từ nhập – xuất tôn tấm như sau:
+ Tồn đầu kỳ:5000 kg
+ Phiếu nhập kho số 01 ngày 2/1/2006, công ty nhập kho 10.000 kg tôn
tấm Ct3 5 ly nga, đơn giá 4200đ.
+ Phiếu xuất kho số 01 ngày 3/1/2006, công ty xuất kho 5000 kg.
Căn cứ vào các phiếu này kế toán ghi:
Giá hạch toán nguyên vật liệu xuất=5000*4000=20.000.000 đ
,
Nguyên vật liệu xuất kho
theo giá thực tế
2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG
TY
Để hạch toán chi tiết vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư.
Đầu năm phòng kế toán căn cứ vào số tồn kho của nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ cuối năm trước để mở thẻ kho theo từng danh điểm vật liệu và giao
cho thủ kho.
* Về nguyên tắc:
Hệ số Chênh lệch
giữa giá thực tế và

giá hạch toán NVL,
+
Giá thực tế của NVL
nhập kho trong kỳ
Giá thực tế của
NVL tồn đầu kỳ
=
Giá hạch toán của
NVL nhập kho trong
kỳ
Giá hạch toán của
NVL tồn đầu kỳ
+
10.000*42005000*4200
+
Hệ số lệch giữa
thực tế và giá
hạch toán NVL
1,05=
=
+
10.000*40005000*4000
21.000.000=20.000.000*1.05=
Thẻ kho
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư
Phiếu nhập kho
Sổ tổng hợp
Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn
Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất
- Ở kho chỉ hạch toán số lượng
- Kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình xuất- tồn của từng nhóm
vật tư về giá trị.
*Trình tự phương pháp sổ số dư:
Ghi chú:Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu:
* Hạch toán ở kho:
Hàng ngày khi nhận được các chứngtừ nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập,
phiếu xuất hợp lệ hợp pháp để ghi số lượng vật tư thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ 5
ngày thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập- xuất kho phát sinh theo từng vật liệu,
công cụ dụng cụ quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho Kế toán kèm theo
các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu.
Cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào
số dư. Số dư được Kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng khi
ghi sổ xong thủ kho phải gửi về phòng Kế toán để kiểm tra và tính tiền.
* Tại phòng Kế toán
Định kỳ 5 ngày nhân viên Kế toán xuống kho kiểm tra hướng dẫn việc
ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, Kế toán kiểm tra và tính giá
(giá hạch toán) theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên
phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm
vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu.
Bảng này được mở cho từng kho mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu
giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Tiếp đó cộng số tiền nhập – xuất trong
tháng đưa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật
liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư
tính bằng cách lấy số lượng tồn kho (x) theo giá hạch toán.
* Trình tự ghi sổ kế toán tháng 1/2006 như sau:
Đầu năm Kế toán mở thẻ kho và giao cho các kho: (số dư đầu năm căn

cứ vào số dư cuối năm trước). Các lần nhập xuất được lấy số liệu ở trên phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho.
Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu nới số liệi trên sổ chi tiết
2.2.1.Các chứng từ cần ở công ty là:
-Hóa đơn mua hàng
-Phiếu nhập kho
-Sổ đề nghị lĩnh vật tư
-Phiếu xuất kho
-Thẻ kho
-Phiếu giao nhân chứng từ nhập – xuất
Mọi trường hợp nhập-xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải tuân thủ
theo những quy định riêng của doanh nghiệp.
+Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào “hoá đơn bán hàng” của bên bán có xác
nhận nhập đủ hàng của thủ kho Công ty và đã được phòng KCS kiểm tra ký xác
nhận chất lượng.
Kế toán vật liệu làm phiếu nhập kho (3 liên). Hoá đơn được đính kèm
theo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hợp lệ được chuyển cho thủ kho một bản,
kế toán thanh toán 1 bản kèm theo hoá đơn, 1 bản lưu lại cuống.
+Thủ kho xuất kho: Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào sổ đề nghị lĩnh
vật tư của các phân xưởng sản xuất đã được phòng Kỹ thuật ký duyệt để làm
phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết 3 liên: 1 liên lưu tại cuống, 1 liên giao
cho thủ kho. Sau khi thủ kho phát hàng xong sẽ chuyển 1 liên phòng kế toán.
2.2.2. Cụ thể trình tự nhập kho tại Công ty cổ phần Đóng tầu Hà Nội:
*Đối với vật liệu mua ngoài:
Nguyên vật liệu của công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó chủ
yếu là mua ngoài.
Việc cung ứng vật tưcho sản xuất, cho các đối tượng khác trong công ty
do Phòng Vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ của toàn
công ty phòng Vật tư thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu.
Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu

của công ty mang về, phòng Vật tư đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã được ký
kết giữa hai bên rồi tiến hành nhập kho.
Mẫu số:01 GTKT- 3LL
Bảng 3. LU/2006B
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 1 năm 2006 Số 0099285
Đơn vị bán hàng: Công ty 189 Bộ Quốc Phòng
Địa chỉ: Hải Phòng
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Viết Tiến
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản
Đơn vị tính: đồng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
…..
1
……
……………………..
Tôn tấm CT
3
5 ly Nga
………………………..
……..
Kg
………
……….
10.000

………
…….
4200
………
…………..
42.000.000
……………
Cộng tiền hàng 42.000.000
Thuế GTGT 10% 4.200.000
Tổng cộng tiền thanh toán 46.200.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn số 0099285 trên đây kế toán làm phiếu nhập kho
theo giá thực tế:
+Nếu khi nhập kho phát hiện thiếu nguyên vật liệu so với hoá đơn thì kế
toán ghi:
Nợ TK 138(1381): Chờ sử lý
Nợ TK 138(1388): yêu cầu bồi thường
v.v……….
Có TK : 111,112,331,311: Giá thanh toán của số nguyên vật liệu
thiếu.
+Nếu nhập kho thấy nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán ghi
số thừa vào TK002 “vật tư hàng hoá giữ hộ”(nếu công ty không mua số thừa)
hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa kế toán ghi:
Nợ TK152:
Có TK 338(3388):
Bảng 4.
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO

ngày 2 tháng 1 năm 2006
Số 01
Mẫu số 01VT
QĐ số 1141-TC-CĐ-QĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC
Họ và tên người nhập: Nguyễn Viết Tiến
Theo HĐ số 0099285 ngày 2 tháng 1 năm 2006
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu
Đơn vị tính: đồng
STT
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất, vật tư
(sản phẩm hàng hoá
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
nhập
……
1
……
……………………..
Tôn tấm CT
3

5 ly Nga
……………………..
…..
Kg
……
…….
10.000
…….
……..
10.000
……..
…..
4,2
……
………….
42.000.000
……….
Cộng 42.000.000
Phụ trách
cung tiêu
(ký, họ tên)
Người giao
hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế toán
trưởng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng

đơn vị
(ký, họ tên)
*Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho :
Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thnàh phẩm của công ty ở đây là
các loại thép. Sau khi thành phẩm được sản xuất song quản đốc phân xưởng kiểm tra và phòng
vật tư viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài.
*Đối với phế liệu thu hồi:Phế liệu thu hồi của công ty là những mẫu tôn,
mẫu thép…thừa tronng quá trình sản xuất. Mặc dù chúng không còn giá trị sử
dụng trong công ty nhưng vẫn có thể bán cho các của hàng phế liệu. Do đó phế
liệu trong công ty vẫn được gom lại để thanh lý, tạo ra một khoán kha khá góp
phần nhỏ vào quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi của công ty.
2.2.3. Trình tự xuất kho nguyên vật liệu.
Tại công ty nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu
sản xuất kinh doanh, chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là “phiếu
xuât kho”. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một
kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm, phiếu xuất kho được lập
thành 3 liên:
+1 Liên: Người xin lĩnh giữ.
+1 Liên: Gửi phòng vật tư.
+1 Liên: Thủ kho gửi lên phòng kế toán.
- Căn cứ sổ đề nghị lĩnh vật tư của phân xưởng đã được ký duyệt Sổ đề
nghị lĩnh vật tư.
Bảng 5.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội