Kế toán Tài sản cố định

1
Kế toán Tài sản cố định
1. Yêu cầu quản lý
Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các
quyết định quản lý đối với đối tượng này.
Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng,
tiêu thức khác nhau như
o Kỹ thuật
 Nhà cửa vật kiến trúc
 Máy móc thiết bị công tác
 Phương tiện vận tải
o Kinh tế
 TSCĐ trong sản xuất kinh doanh
 TSCĐ dùng cho quản lý
Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho
những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết:
o Nguyên giá
o Hao mòn
o Giá trị còn lại
o Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là
 Vốn ngân sách
 Vốn tự có
Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng:
o Thời gian sử dụng
o Phương pháp khấu hao
o Phương pháp phân bổ
1
- 1 -
2
2. Hạch toán ban đầu
2.1.Phân loại và đánh giá

Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau:
- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh:
o Nhà cửa, vật kiến trúc
o Máy móc thiết bị
 Thiết bị khoan
 Thiết bị điện tử
 Phương tiện vận tải
o Dụng cụ quản lý
 Máy photocopy
 Máy in các loại
- Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp
o Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu
o Máy điều hòa nhiệt độ
Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công ty
vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình.
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu hao
bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định của nhà
nước.
2
- 2 -
Bắt đầu
Ban quản lý công ty ra quyết định
Xét duyệt
Mua/ thanh lý tài sản cố định
Đưa vào sử dụng/ thanh lý
Thẻ tài sản cố định
Lưu trữ và bảo quản
Hợp đồng giao nhận
Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm
3

2.2.Tổ chức hạch toán ban đầu
2.2.1. Quy trình tăng giảm tài sản cố định
2.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ tăng tài sản cố định:
- Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty.
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hợp đồng mua bán TSCĐ.
Chứng từ giảm tài sản cố định:
- Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ
3
- 3 -
4
- Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất.
- Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của cấp
trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định.
- Biên bản của hội đồng thanh lý.
- Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ.
Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định:
- Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm.
Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ.
Chứng từ theo dõi TSCĐ:
- Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng
tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định.
3. Hạch toán chi tiết
3.1.Sổ sách sử dụng
Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là
toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị:
- Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp.
- Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm,

các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời.
Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định
3.2.Nghiệp vụ tăng TSCĐ
Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng máy
tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1:
 Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê
duyệt.
 Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công ty.
 Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy
tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết kế đường
1
4
- 4 -
5
 Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai
đoạn này chứng từ gồm có:
o Giấy giới thiệu của công ty.
o Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua.
 Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua
hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng:
Công ty Thủy Linh
31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng
Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437
Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế:
Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng
Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:………
Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL
Đơn
giá

Thành
tiền
Bảo
hành
IBM 2668 Máy tính xách tay
IBM Thinhkpad T43
TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng
Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999
Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền
VND
15 820 VND VND 31 624 180.0
Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418
Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598
Số viết bằng chữ
Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn
năm trăm chín mươi tám đồng
Hình thức thanh toán Thanh toán ngay
Ghi chú TT ngay
Ký nhận khách hàng
(Hoặc người đại diện)
Thủ kho TLC Group
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên)
 Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế
toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế
toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4
5
- 5 -
6

3.3.Nghiệp vụ giảm TSCĐ
Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ sở
đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản lớn
hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả những
tài sản có quyết định thanh lý.
Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý.
Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã
khấu hao hết.
Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ:
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Biên bản thanh lý TSCĐ
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Số: 12
Nợ: TK 214
Có: TK 211
Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004
của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định.
I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm:
Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban
Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên
Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100
- Nước sản xuất: Đức
- Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09
- Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng
- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng
- Giá trị còn lại: 0 đồng
6

- 6 -
7
III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ
Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công ty
cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Trưởng ban thanh lý
(ký, họ tên)
IV. Kết quả thanh lý TSCĐ
- Chi phí thanh lý TSCĐ:
- Giá trị thu hồi:
- Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004
Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội
dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1
Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở
sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3.
7
- 7 -
8
Đơn vị: Công ty tư vấn Thiết kế Đường bộ Biểu 1: Thẻ tài sản
cố định
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng
8
- 8 -
Đơn vị: Phòng địa chất
Số hiệu TSCĐ: 241
Thẻ Tài sản cố định
(Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải)
Tên TSCĐ: Máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43
Nhãn, ký hiệu: Thinkpaq H11752 Chứng từ nhập: Hóa đơn số 072437 của công ty TLC

C/Suất T/Kế: Tháng, năm bắt đầu đưa vào sử dụng: 31/03/2004
Nơi sản xuất: Mỹ Nguyên giá (Đồng) 31 624 180
Năm sản xuất: 2004 Nguồn vốn đầu tư:
Địa điểm đặt: Phòng Thiết kế đường 1 Đình chỉ sử dụng ngày
Đặc điểm KT Kích thước 31,1x25,5x2,63 cm trọng lượng 2kg Lý do:
Tỷ lệ %
Khấu hao
Từ năm: ………………………...........………
Cơ bản: ………………………............……%
Sửa chữa lớn: …………………..............…%
Từ năm: ………………………………………………….........……
Cơ bản: ………………………………………………..........……%
Sửa chữa lớn: ………………………………………..……...........%
Khấu hao đã trích (Đồng)
Năm Hàng năm Cộng dồn
Cơ bản Số C/lệch Cơ bản
Xây dựng trang bị thêm Giảm tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn
Chứng từ
Số tiền
(Đồng)
Chứng từ
Số tiền
(Đồng)
Lý do Chứng từ
Số Ngày Số Ngày Số Ngày
Dụng cụ phụ kèm theo Di chuyển nội bộ
Số
TT
Tên
Quy

cách
Đơn
vị tính
Số
lưọng
Đơn
giá
Thành tiền
Chứng từ
Địa điểm chuyển đến
Số Ngày
Tình hình đánh giá lại
NT
HS đánh
giá lại
Giá sau khi
đánh giá lại
Giá tăng,
giảm
Khấu hao trước
khi đánh giá lại
Khấu hao sau khi đánh giá lại Khấu hao tăng giảm
9
BIểu 2: Sổ tài sản cố định dùng chung toàn doanh nghiệp
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng
Sổ tài sản cố định
(Đơn vị: Nghìn đồng)
Số
thứ

tự
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ
Tên, đặc
điểm, ký hiệu
TSCĐ
Nước
sản
xuất
Tháng
năm đưa
vào sử
dụng
Số hiệu
TSCĐ
Nguyên
giá TSCĐ
Khấu hao Khấu
hao đã
tính đến
khi ghi
giảm
TSCĐ
Chứng từ
Lý do
Số
hiệu
Ngày
tháng
Tỷ lệ

(%)
khấu
hao
Mức
khấu
hao
Số
hiệu
NT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
356 31/9/97
Máy khoan
XJ 100
Đức 1997 09 83 000 10 10 83 000 243 01/09/04 Máy đã cũ
…
… 34B 31/3/04
Máy tính
xách tay IBM
Mỹ 2004 241 31 624 25.0 4
…
Người ghi sổ
(Ký, học và tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên)
9
- 9 -
10
Biểu 3: Sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị
Tổng Công ty TVTK Đường bộ
Công ty TVTK GTVT

Đơn vị Phòng thiết kế đường 1
Biên bản kiểm kê
TSCĐ
Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2006
Số
TT
Thẻ
TSCĐ
Số máy Năm
SD
Tên
TSCĐ và công cụ dụng cụ
Đ/vị
tinh
Vi
tính
V/tính
x/tay
Máy
in
Điều
hòa
Phần
mềm
Loại
khác
Nguyên giá Tình trạng
Tốt Hỏng
Tài sản cố định
Cộng 2003 7 1 1 2 0 0 152 404 204

Năm 2004
Máy vi tính
8 241 H11752 Máy tính xách tay IBM
T43
Chiế
c
1 31 624 180 x
Máy in
Điều hòa
Cộng 2004 7 1 1 2 0 0 187 191 132
Năm 2006
Cộng 2006 7 1 1 2 0 0 187 191 132
(Trong năm 2004, công ty đã tiến hành thanh lý chiếc máy cũ, phòng không bổ xung thêm TSCĐ khác)
10
- 10 -
11
3.4. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ
Công ty thực hiện chính sách khấu hao theo đường thẳng, vốn là phương pháp đơn
giản nhất. Nhìn chung, giá trị khấu hao được tập hợp vào hai tài khoản chính:
 TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ, phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng
chung cho doanh nghiệp: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị dùng tại văn
phòng…
 TK 6274 phản ánh tất cả các chi phí khấu hao liên quan đến máy móc thiết bị
dùng trong sản xuất và trong quản lý chung của mỗi phòng.
Đầu kỳ (đầu quý I) kế toán dựa vào số liệu năm cũ, tạm trích khoản khấu hao TSCĐ
cho cả năm.
Cứ 6 tháng một lần, kế toán tính ra khấu hao trong kỳ, đến ngày ngày 31 tháng 12
hàng năm, kế toán lập báo cáo trích khấu hao cho toàn doanh nghiệp rồi dựa vào chứng từ
gốc đó, kế toán vào thẻ TSCĐ giá trị trích khấu hao, vào sổ chi tiết tài khoản 214 và vào
chứng từ ghi sổ, vào phần mềm máy tính.

Để cụ thể, ta hãy xem trường hợp tính khấu hao với chiếc máy tính xách tay IBM
Thinkpaq T43 mua vào ngày 31/03/2004 với mức khấu hao 4 năm và tỷ lệ hao mòn là
25%.
Tính đến cuối năm, khối lượng giá trị hao mòn trích trong vòng 9 tháng từ ngày
01/04/2004 đến ngày 31/12/2004 tính ra là:
GTHM = (NGx0.25x9)/12 = (31624180x0.25x9)/12
= 5.929.534 (đồng)
Sau khi phản ánh trên báo cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản
cố định.
Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho toàn
doanh nghiệp như một chứng từ gốc chứ không dùng các bảng phân bổ.
11
- 11 -
12
4. Hạch toán tổng hợp
4.1. Hạch toán tổng hợp
Đáng lưu ý, công ty trong năm 2004, theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày
12/12/2003 đã thực hiện một loạt bút toản chuyển hơn 400 triệu giá trị tài sản thành công
cụ dụng cụ do không đủ tiêu chuẩn xét là TSCĐ. Vì khối lượng giá trị tương đối lớn,
không muốn làm giao động quá lớn tình hình tài chính công ty, kế toán chuyển phi phí
công cụ dụng cụ này vào TK 242 phân bổ dần.
Để tham khảo chi tiết, ta hãy xem trình tự ghi sổ của một nghiệp vụ mua máy tính
của công ty như sau:
 Kế toán tổng hợp, sau khi nhận chứng từ của việc mua máy tính, vào chứng từ ghi
sổ ngày 31/03/2004:
TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 34B
CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Trích yếu Nợ Có
TK Số tiền TK Số tiền
Trả tiền mua máy tính cho Cty

Thủy Linh
211 31 624 180.0 111 34 786 927
33311 3 162 418 - -
………… …… …… …… ……
………… …… …… …… ……
Tổng cộng …… …… …… ……
Số chứng từ gốc kèm……………………………………………
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Tương tự, với nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kế toán vào chứng từ ghi sổ ngày 01
tháng 09 năm 2004
12
- 12 -