Bài giảng Quản trị học - Bài 4: Chức năng lập kế hoạch

BÀI 4
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

1
v2.0014101214


TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống:
• Cơng ty A hoạt động trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm điện tử và
linh kiện máy tính.
 Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VND;
 Số nhân viên: 30 người;
 Có trụ sở tại Hà Nội và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh,
Hải Phịng.
• Cách làm Cơng ty A theo kiểu “phi vụ” tập trung vào những dự án lớn,
chưa phát triển hệ thống bán hàng,…
• Có ý kiến cho rằng Cơng ty nên thay đổi cách làm xây dựng các kế
hoạch kinh doanh một cách bài bản hơn.
Câu hỏi:
Là một trưởng phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty A, theo bạn thì
Cơng ty A có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên như cũ? Tại sao?
Nếu cần thay đổi thì nên thay đổi như thế nào?
2
v2.0014101214


MỤC TIÊU

Kết thúc bài học viên cần biết:
• Định nghĩa cơng tác lập kế hoạch và vai

trị của nó;
• Hiểu rõ các loại kế hoạch trong tổ chức;
• Các nguyên tắc và căn cứ lập kế hoạch;
• Các bước lập kế hoạch;
• Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng
một bản kế hoạch.

3
v2.0014101214


HƯỚNG DẪN HỌC
Học viên cần:
• Ơn lại Bài 3 – Môi trường hoạt động của tổ
chức để hiểu hơn về môi trường kinh tế vĩ
mô và môi trường kinh doanh ngành; ảnh
hưởng của các môi trường này lên hoạt
động của tổ chức;
• Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản
thống kê, 1998: Chương 4: Hoạch định;
• Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ
Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999:
Chương 4: Bản chất và mục đích của cơng
việc lập kế hoạch; Chương 5: Các mục tiêu;
Chương 7: Các chiến lược và các chính sách;
Chương 8: Làm cho việc lập kế hoạch có
hiểu quả;
• Thảo luận với giáo viên và học viên về các
vấn đề chưa nắm rõ.
4

v2.0014101214


NỘI DUNG

Bài học này sẽ đề cập đến các
nội dung sau:
• Lập kế hoạch và vai trị của cơng
tác lập kế hoạch;
• Các loại kế hoạch;
• Các căn cứ, nguyên tắc và quy
trình lập kế hoạch;
• Các yếu tố ảnh hưởng đến công
tác lập kế hoạch.

5
v2.0014101214


1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
1.1. Khái niệm lập kế hoạch
• Là cầu nối cơ bản giữa hiện tại và
tương lai;
• Cần thiết cho việc thực hiện
thành cơng chiến lược;
• Phần lớn các hoạt động tổ chức,
thực hiện, điều phối và kiểm tra
phụ thuộc vào việc lập kế hoạch
tốt hay khơng;
• Là chức năng đầu tiên trong q

trình quản lý và nó liên quan đến
việc triển khai thực hiện các chức
năng quản lý khác.
6
v2.0014101214


1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo)

Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành động trong
tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định các
mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó.
• Tổ chức cần phải làm việc gì? Làm như thế nào?
• Ai làm? Khi nào?

7
v2.0014101214


1.2. LẬP KẾ HOẠCH CHÍNH TẮC – KHƠNG CHÍNH TẮC

Lập kế hoạch khơng chính tắc
(informal planning)

Lập kế hoạch chính tắc (formal
planning)

• Khơng được thực hiện dưới dạng
văn bản, các mục tiêu khơng
được/ít chia sẻ với các thành viên

khác trong tổ chức;

• Các mục tiêu cụ thể cho một thời
gian tương đối dài (một vài năm)
được xác định;

• Thường được thực hiện tại các
doanh nghiệp nhỏ, khi người quản
lý cũng là người chủ doanh
nghiệp, có tầm nhìn về những gì
muốn đạt được và cách thức đạt
đến điều đó;

• Các mục tiêu được viết thành văn
bản và chia sẻ với các thành viên
trong tổ chức;

• Khơng được thực hiện một cách
liên tục.

v2.0014101214

• Người quản lý xây dựng các
chương trình hành động cụ thể
nhằm đạt được các mục tiêu đã
được xác định.
8


1.3. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA LẬP KẾ HOẠCH

Sứ mệnh

Mục đích của
tổ chức hoặc lý
do và ý nghĩa
của sự ra đời
và tồn tại của
nó

Bản tuyên bố
về sứ mệnh

Các mục tiêu

Các bản kế
hoạch

Kết quả cụ thể mà tổ chức hay cá
nhân mong muốn đạt được trong
một khoảng thời gian xác định

Đạt được mục tiêu
(của tổ chức một cách có
kết quả và hiệu quả nhất)

Các phương
pháp để đạt
được mục tiêu
đã đề ra

Tuyên bố tổng thể về mục đích cơ bản và đặc thù và lĩnh vực hoạt
động nhằm phân biệt tổ chức với các tổ chức khác cùng trong lĩnh
vực hoạt động

9
v2.0014101214


2. TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?
• Xuất phát từ vai trị của cơng tác lập kế hoạch:
 Giúp cho tổ chức ứng phó với những tình huống bất định;
 Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên
trong tổ chức;
 Lập kế hoạch làm giảm sự trùng lặp và các hoạt động gây ra lãng phí;
 Lập kế hoạch đưa ra các mục tiêu và tiêu chuẩn được ứng dụng trong
q trình kiểm tra;
• Xuất phát từ thực tế:
 Lập kế hoạch và kết quả cơng việc;
 Theo khía cạnh khác nhau;
 Theo kinh nghiệm phát triển kinh tế thị trường ở các nước.

10
v2.0014101214


3. THẾ NÀO LÀ MỘT BẢN KẾ HOẠCH?
• Là sản phẩm của q trình lập kế hoạch;
• Bao gồm ba thành phần cơ bản:
 Mục tiêu:

 Thời gian thực hiện <1 năm;
 Theo nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable,
Reasonable, Time-bound): Cụ thể, đo lường được, có khả
năng đạt được, thực tế và thực hiện trong một khoảng thời
gian xác định;
 Chương trình (chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc);
 Ngân quỹ (thời gian, nhân sự, tài chính, …).
Bao giờ cũng có tên của các hoạt động cụ thể, mục đích, mục tiêu, nội
dung, quy mơ, địa điểm, thời gian hoạt động, người chủ trì, kinh phí cho
các thành phần cụ thể và tổng kinh phí.
11
v2.0014101214


4. MỤC TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP
• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mong
muốn đạt được trong một khoảng thời
gian xác định, là phương tiện để thực
hiện mục đích;
• Đặc trưng của mục tiêu (SMART):
 Cụ thể, rõ ràng, không được mơ hồ
(Specific);
 Đo lường được về mặt định tính, định
lượng (Measurable);
 Có thể đạt được với nguồn lực của
doanh nghiệp (Achievable);
 Thực tế để giải quyết nhu cầu của
doanh nghiệp (Realistic);
 Thực hiện trong khoảng thời gian xác
v2.0014101214

định (Timebound).

12


4. MỤC TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP (tiếp theo)
• Mục tiêu kinh tế: Được thực hiện đơn lẻ hoặc đồng thời tùy thuộc
vào quyết định của doanh nghiệp:
 Tối đa hóa lợi nhuận (doanh thu – chi phí) hay giá trị mới do
doanh nghiệp tạo ra trong trong một giai đoạn nhất định;
 Bảo đảm an toàn trong kinh doanh: Hạn chế rủi ro, phát triển
bền vững;
 Tối đa hóa sự lựa chọn cho khách hàng: Đa dạng về hàng
hóa, chủng loại;
 Giảm chi phí, tăng vịng quay vốn, nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn;
 Tối đa hóa giá trị doanh nghiệp: Giá trị mà nhà đâu tư đánh
giá về doanh ngiệp;
• Mục tiêu xã hội:
 Phục vụ tốt nhất các nhu cầu của đời sống nhân dân;
v2.0014101214

13


5. CÁC LOẠI KẾ HOẠCH

• Theo thời gian: Dài hạn (>5 năm), trung
hạn (1-5 năm) và ngắn hạn (<1năm);

• Theo phạm vi hoạt động (cấp kế hoạch):
Chiến lược (tổng thể) và tác nghiệp;
• Theo hình thức thể hiện: Chiến lược, chính
sách, chương trình, thủ tục, ngân quỹ.

14
v2.0014101214


5.1. CĂN CỨ VÀ NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH
Các căn cứ lập kế hoạch
• Các dự báo về mơi trường thực hiện kế
hoạch trong tương lai (các cơ hội, nguy cơ,
sự biến động về kinh tế xã hội nói chung,…
• Các điều kiện hiện có của tổ chức (điểm
mạnh, điểm yếu của tổ chức, điều kiện về
tiền vốn, cơ sở vật chất, thời gian,…);
• Nghiên cứu về cạnh tranh (số lượng các
đối thủ cạnh tranh, ưu thế và khả năng
cạnh tranh của họ).
15
v2.0014101214


5.2. CĂN CỨ VÀ NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH
Các nguyên tắc lập kế hoạch:
• Phải chủ động lập kế hoạch và tạo ra một mơi trường làm việc có kế hoạch
trong tổ chức;
• Phải có sự tham gia của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao
• Các mục tiêu kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết tạo thành một mạng

lưới các mục tiêu (cây mục tiêu);
• Kế hoạch phải có tính linh hoạt phù hợp với sự thay đổi của mơi trường bên
ngồi cũng như bên trong tổ chức;
• Các hoạt động triển khai kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực cho việc thực
hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận tránh sự nhầm lẫn giữa tiền đề
kế hoạch và kế hoạch;
• Phải có cơ chế để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế và phát hiện
sớm các sai lệch, đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
16
v2.0014101214


6. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Nhận thức cơ hội: Dựa trên sự hiểu
biết về: thị trường, sự cạnh tranh,
nhu cầu của khách hàng, điểm mạnh
điểm yếu của DN (SWOT).
Xác định các mục tiêu (mục
đích): Nơi doanh nghiệp muốn đến,
cái gi DN muốn thực hiện và khi nào.
Xem xét các tiền đề cơ bản: Dự
báo về nhu cầu thị trường, môi
trường hoạt động, đánh giá về trinh
độ hiện tại của DN.

Xây dựng các phương án: Dựa
trên các mục tiêu và các tiến đề cơ
bản, xây dựng nhiều phương án khác
nhau (Chi phí, luận nhuận).

Đánh giá phương án
Đề lựa chọn phương án tối ưu làm
kế hoạch;
Định tính: Sử dụng kinh nghiệm, phương
pháp phân tích suy luận. Cần thiết nhưng
chưa đủ;
Định lượng: Các yếu tố biên;
Phân tích hiệu quả dự án: NPV, IRR.
Lựa chọn phương án: Dựa theo kết quả
đánh giá phương án, chọn phương án tối ưu
làm kế hoạch
Xây dựng kế hoạch hỗ trợ: Tài chính,
vật tư, nhân sự, …
Ngân quỹ hố kế hoạch: Chuyến kế
hoạch sang dạng ngân quỹ: Số lượng, giá
bán, chí phí tác nghiệp, …

17
v2.0014101214


BƯỚC 1: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ BÊN NGỒI

Mơi trường vĩ mơ

Mơi trường quốc gia,
khu vực và tồn cầu

Những cơ hội

Các sức ép từ ngành
và môi trường liên ngành

Các yếu tố nhìn thấy được
và khơng nhìn thấy được

Những nguy cơ/đe doạ
18

v2.0014101214


BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU
Các phương pháp thiết lập mục tiêu
Xây dựng mục tiêu kiểu truyền thống:
•

Các mục tiêu chung do cấp quản lý cao nhất xác định;

•

Sau đó các mục tiêu chung được chuyền xuống mỗi cấp tiếp theo của tổ chức và
thực hiện vai trò định hướng và hướng dẫn, đồng thời cũng hạn chế hành vi cơng
việc của mỗi cá nhân;

•

Giả định rằng người quản lý cấp cao biết điều gì là tốt nhất cho tổ chức vì họ nhìn
được “bức tranh tổng thể”;

•

Nhược điểm:
 Các mục tiêu thường chung chung, mơ hồ;
 Mục tiêu của các cấp cao hơn được cụ thể hóa ở các cấp thấp hơn, nên bị nhiễu
bởi sự diễn giải của những người quản lý cấp dưới;

•

Ưu điểm:
 Nếu thứ bậc trong tổ chức được xác định rõ ràng, sẽ tạo ra một mạng lưới các
mục tiêu, tạo ra chuỗi phương tiện – kết quả;
 Mục tiêu của cấp cao hơn gắn liền với mục tiêu của cấp dưới, và mục tiêu của
19
cấp dưới chính là phương tiện để đạt được các mục tiêu của cấp trên.

v2.0014101214


BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo)
Xác định mục tiêu kiểu truyền thống
Mục tiêu của cấp
quản lý cao nhất

Mục tiêu của
người quản lý
bộ phận

Mục tiêu của
người quản lý

phòng ban

Mục tiêu của
mỗi cá nhân
nhân viên

“Chúng ta cần phải cải thiện
kết quả hoạt động của công ty”

“Tôi muốn thấy những
tiến bộ quan trọng trong
lợi nhuận của bộ phận này”

“Tăng lợi nhuận, bất kể
dưới phương thức nào”

“Không cần quan
tâm đến chất luợng:
Hãy làm thật
nhanh”

20
v2.0014101214


BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo)
Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO)
• Các mục tiêu về kết quả cụ thể do nhân viên và
những người quản lý cùng xác định;
• Những tiến bộ của q trình đạt được mục tiêu

được xem xét định kỳ;
• Phần thưởng được đưa ra dựa trên cơ sở những
tiến bộ đó;
• Thay vì sử dụng mục tiêu để kiểm tra, người
quản lý dùng nó để khích lệ nhân viên;
• MBO bao gồm 4 thành tố: Mục tiêu cụ thể, quá
trình ra quyết định có sự tham gia của nhân
viên, một khoảng thời gian rõ ràng, và phản hồi
lại kết quả thực hiện.
21
v2.0014101214


BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo)
Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO)
Ưu điểm: MBO dẫn đến việc tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và năng
suất của tổ chức;
• Giúp việc điều phối các mục tiêu và kế hoach từ trên xuống;
• Giúp xác định các thứ tự ưu tiên và mong đợi;
• Hỗ trợ việc truyền thơng theo kênh dọc và ngang;
• Đẩy mạnh việc khuyến khích và động viên người lao động;

22
v2.0014101214


BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo)

Nhược điểm:
• Khơng áp dụng được trong điều kiện môi trường thay đổi liên tục,

do cần có thời gian ổn định để nhân viên đạt được mục tiêu;
• Có xu hướng nản chí nếu khơng có sự cam kết mạnh mẽ và liên tục;
• Cần thiết xem xét đào tạo cán bộ quản lý;
• MBO q chú trọng vào việc hồn thành mục tiêu của một cá nhân
mà không quan tâm đến những thành viên khác trong đơn vị có thể
tác động ngược đến năng suất. Người quản lý cần phải sâu sát để
các thành viên khơng thực hiện những mục đích trái ngược;
• Nếu tổ chức chỉ coi MBO đơn giản là việc hồn tất thủ tục giấy tờ sẽ
khơng khích lệ được nhân viên để đạt được các mục tiêu.

23
v2.0014101214


1. Xây dựng các mục tiêu chung của tổ chức
(xây dựng dựa vào sứ mệnh của tổ chức: ROE:15%, ROS: 25%,..
& được lập bởi nhà quản lý cấp cao)

2. Xây dựng các mục tiêu của các bộ phận
(được xây dựng với sự hợp tác của các nhà quản lý cấp trung gian)

điều hành

Các bước của một chương trình MBO

BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo)

3. Xây dựng các kế hoạch hành động
(trả lời các câu hỏi tại sao, khi nào, cái gì,..
Được thiết lập bở các nhà quản lý cấp cơ sở)

4. Triển khai thực hiện các kế hoạch và
duy trì sự tự kiểm tra
(nhân viên thực hiện các hoạt động của họ, họ biết họ phải làm gì, có phương
hướng thực hiện, đo lường kết quả hồn thành mục tiêu, không cần kiểm tra
hàng ngày, những người giám sát kèm cặp và hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn)

5. Kiểm tra tiến độ định kỳ
(đảm bảo các kế hoạch được thực hiện như mong đợi và sẽ hoàn thành
các mục tiêu)

6. Đánh giá kết quả thực hiện (đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu
và các vấn đề nếu có, Khen thưởng và cơng nhận sự thành công của các
nhân viên, sự phát triển kiến thức và kỹ năng tương lai cho họ,…)
v2.0014101214

24


BƯỚC 3: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC VÀ KHẢ NĂNG
CỦA TỔ CHỨC
Xác định các điểm mạnh và các điểm yếu

25
v2.0014101214