CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU CỦA
KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1. Khái niệm.
Xét trên khía cạnh khoa học thì kế toán là khoa học về thông tin thực hiện
việc phản ánh và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính thông qua việc sử dụng
một hệ thống các phương pháp riêng biệt gồm: phương pháp chứng từ kế toán,
phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân
đối kế toán.
Xét trên khía cạnh nghề nghiệp kế toán là công việc tính toán và ghi chép
bằng con số mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định để
cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý về tài sản và sự vận động
của tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị cho những người ra
quyết định.
2.Chức năng.
- Chức năng thông tin: Kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ tài
sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị, những thông
tin của kế toán cung cấp cho phép các nhà quản lý kinh tế có được những lựa chọn
phù hợp để định hướng hoạt động của đơn vị có hiệu quả.
- Chức năng kiểm tra: Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh kế toán
sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động của đơn
vị.
3. Nhiệm vụ.
- Thu nhận, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh
toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo yêu cầu quy định của pháp luật.
4. Vai trò.
Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế tài chính,
có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính. Vai trò của kế toán được
khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định
kinh tế và chức năng của hạch toán kế toán.
- Thu nhận và cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình luân chuyển
từng loại tài sản cũng như tổng số tài sản của đơn vị. Từ đó giúp cho người quản lý
theo dõi chặt chẽ tài sản, có biện pháp khai thác, sử dụng tài sản đem lại hiệu quả
cao; đồng thời có biện pháp ngăn ngừa kịp thời các hành động có thể tổn hại đến
tài sản của đơn vị.
- Thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của
đơn vị từ khâu mua hàng, sản xuất đến khâu bán hàng, tiêu dùng. Qua đó phân tích
được hiệu quả của công tác quản lý; phát hiện và khắc phục kịp thời những thiếu
sót, đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu hơn nhằm đảm bảo sức cạnh tranh trên
thị trường.
- Thu nhận và cung cấp thông tin để đánh giá việc thực hiện các nguyên tắc
hạch toán kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Thu nhận và cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm ở bên
ngoài doanh nghiệp nhằm mở rộng mối quan hệ kinh tế, mở rộng phạm vi hoạt
động để kinh doanh có hiệu quả hơn.
- Cung cấp tài liệu để thực hiện việc kiểm tra nội bộ cũng như phục vụ cho
việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động kinh
doanh của đơn vị nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, cạnh tranh lành mạnh,
phù hợp với định hướng phát triển kinh tế của Nhà nước, chịu sự chi phối và quản
lý của Nhà nước.
- Đối với Nhà nước, hạch toán kế toán giúp Nhà nước theo dõi, tổng hợp số
liệu các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành sản xuất... Qua đó, đánh
giá sự phát triển của từng ngành kinh tế cụ thể cũng như sự phát triển của nền kinh
tế quốc dân. Nhờ đó, Nhà nước có các chính sách, quyết định về kinh tế phù hợp

với sự phát triển của đất nước.
5. Yêu cầu.
- Phải phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các chứng
từ kế toán, sổ kế toán và các báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác các thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực về hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến
khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hợp
đồng của đơn vị kế toán; số liệu phản ánh kế toán kỳ này phải tiếp theo số liệu kế
toán của kỳ trước.
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có
thể so sánh được.
- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm,
nhằm đảm bảo công tác kế toán có hiệu suất cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của đơn vị.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì các hoạt động sản xuất phải
đảm bảo liên tục, sản phẩm làm ra phải được tiêu thụ trên thị trường, đảm bảo việc
bù đắp chi phí và có lãi.
Để có được những sản phẩm đa dạng về mẫu mã, chủng loại chất lượng cao
cũng như các dịch vụ nhanh chóng gọn nhẹ thu hút hấp dẫn khách hàng, các doanh
nghiệp đều phải có đối tượng lao động. Đó là đầu vào của quá trình sản xuất, kinh
doanh dịch vụ, nó quyết định đến chất lượng và giá thành sản phẩm một mặt hang.
Đầu vào của quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ đó là nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá

trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. Trong quá trình sản xuất chi phí
về nguyên vật liệu thường là rất lớn. Do đó, nó cũng là một trong ba căn cứ để tính
giá thành sản phẩm. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trong quá trình
thu mua, dự trữ và sử dụng tiết kiệm được chi phí, hạ được giá thành sản phẩm.
- Đặc điểm của nguyên vật liệu là trong quá trình tham gia hoạt động sản
xuất kinh doanh chỉ tham gia vào một kỳ sản xuất để tạo ra sản phẩm; khi đó
nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu, giá trị chuyển dịch
một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Để sản xuất ra sản phẩm và thực hiện được công việc sản xuất kinh doanh
ngoài nguyên vật liệu các doanh nghiệp cần sử dụng các loại công cụ dụng cụ.
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh
doanh khác nhau nhưng không có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian để trở
thành tài sản cố định. Về đặc điểm vận động thì công cụ dụng cụ có thời gian sử
dụng khá dài nên giá trị cũng được chuyển dần vào chi phí của đối tượng sử dụng
nhưng do giá trị của chúng không lớn nên có thể phân bổ cho đối tượng sử dụng
trong một lần hoặc trong một số kỳ nhất định.
- Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinh
doanh, giá trị bị hao mòn dần chuyển dịch vào quá trình sản xuất kinh doanh trong
kỳ. Đặc điểm này giống với tài sản cố định, tuy nhiên công cụ dụng cụ có thời gian
sử dụng ngắn, giá trị nhỏ nên được xếp vào tài sản lưu động và được mua sắm dự
trữ bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như nguyên vật liệu …
1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, lập kịp thời số lượng, chất lượng và
giá trị thực tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ; nhập xuất tồn kho vật liệu,
công cụ dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất.
- Vận dụng đúng đắn các phương tiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ
hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất thực hiện đầy
đủ đúng chế độ kế toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ; mở các loại sổ sách,
thẻ chi tiết về vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đúng phương pháp quy trình,
giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ

nền kinh tế.
- Kiểm tra việc thực hiện thu mua và dự trữ, tiêu hao vật liệu, công cụ dụng
cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng nguyên liệu, công
cụ dụng cụ phi pháp và lãng phí.
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng chế độ
quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về việc phục vụ công tác lãnh đạo
quản lý điều hành kinh tế của việc sử dụng vật liệu.
2. Các hình thức kế toán doanh nghiệp sản xuất sử dụng.
2.1. Nhật ký - sổ cái:
- Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo
trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp
duy nhất là sổ nhật ký - sổ cái. Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi
sổ kế toán chi tiết.
- Hệ thống sổ gồm:
• Sổ kế toán tổng hợp: Sổ kế toán duy nhất là Nhật ký - sổ cái được mở cho từng
niên độ kế toán và khóa sổ hàng tháng.
• Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết.
Số lượng sổ chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ
cho quản lý kinh tế, tài chính nội bộ như: sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, thẻ
kho, …
+ Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp
chứng từ gốc), kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào Nhật ký - sổ cái. Cuối
tháng, quý, năm tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu nhằm
đảm bảo các quan hệ cân đối.
Ngoài ra, để có những thông tin chi tiết, cụ thể về tình hình tài sản, vật tư,
tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, kế toán sử dụng các
sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào sổ,
thẻ chi tiết liên quan, cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết
rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Thông thường, kế toán có thể mở các sổ chi tiết
sau:

• Sổ tài sản cố định;
• Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá;
• Thẻ kho;
• Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh;
• Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ;
• Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay;
• Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả;
• Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh …
Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở sổ Nhật ký - sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết, tiến
hành lập báo cáo kế toán.
- Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1:
(3)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Ghi quan hệ đối chiếu.
- Ưu điểm: Hình thức kế toán này mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép, vào sổ
đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
- Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có
quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính,
mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh, không thuận tiện cho việc ghi sổ.
(1)
Chứng từ gốcSổ quỹ
(1)
(1)
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết

(5)
(4)
(2)
Nhật ký - sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
(6)
(6)
Báo cáo kế toán
- Điều kiện áp dụng: Ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán
tổng hợp như: Các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã...
2.2. Nhật ký chung:
- Đặc điểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi vào sổ
nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và theo định
khoản của các nghiệp vụ đó; sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái các
tài khoản (tách rời việc ghi chép giữa hai loại sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết
vào hai loại sổ kế toán riêng biệt).
- Hệ thống sổ: Sổ nhật ký (sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - chuyên
dùng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi
tiền), các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản, sổ quỹ.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi vào Sổ nhật
ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo
các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với
việc ghi Sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được ghi vào các
sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ
gốc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ
tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp
trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời

vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau.
Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các
bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng
hợp chi tiết, được dùng để lập các báo cáo kế toán.
- Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2:
Sổ Nhật ký đặc biệt (chuyên dùng)
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
(1)
(1)
(1)
(2)
(4)
(7)
(6)
(3)
(8)
(5)
(3)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.

Ghi quan hệ đối chiếu.
- Ưu điểm: Hình thức kế toán rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện
cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế
toán.
- Nhược điểm: là việc ghi chép trùng lặp
- Điều kiện áp dụng: Các đơn vị có quy mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế
toán.
2.3. Chứng từ ghi sổ:
- Đặc điểm: Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc
đều được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng Chứng từ ghi sổ
để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ.
* Sổ cái: Là sổ phân loại ghi theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi
tài khoản được phản ánh trên một trang Sổ cái.
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ
chứng từ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và
kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trong các Sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập
xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày, tháng. Số hiệu được
đánh liên tục từ đầu tháng (năm) đến cuối tháng (năm), ngày, tháng trên chứng từ
ghi sổ tính theo ngày ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế toán chi tiết: Được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán
đã được phản ánh ở sổ kế toán tổng hợp; các sổ và thẻ hạch toán chi tiết thường
được sử dụng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết như: Sổ kế toán chi
tiết vật liệu, dụng cụ; Sổ tài sản cố định; Sổ chi phí sản xuất; Sổ chi tiết tiêu thụ; Sổ
chi tiết thanh toán …
Ngoài ra, kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ ghi sổ và
Bảng cân đối tài khoản.

• Bảng cân đối tài khoản: Là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh
trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản tổng hợp sử dụng cách ghi kép.
• Chứng từ ghi sổ: Thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp vào các
chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
mới được dùng làm căn cứ ghi vào Sổ cái.
- Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ
ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó
được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ
ghi sổ được dung để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, quý phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh
trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số
phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng
cân đối tài khoản.
Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các
bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết
được sử dụng để lập báo cáo kế toán.
- Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3:
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chừng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Chứng từ ghi sổ
(1)
(2)
Sổ (thẻ) kế toán

chi tiết
(1)
Bảng tổng hợp
chi tiết
(5)
(3)
(8)
(6)
(9)
(7)
(4)
(9)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Ghi quan hệ đối chiếu.
- Ưu điểm: Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ rang, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho
công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện
kỹ thuật tính toán hiện đại.
- Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều,
công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn
lập và gửi báo cáo kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi
loại hình đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ
làm kế toán.
2.4. Nhật ký chứng từ:
- Đặc điểm: Các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh từ chứng từ gốc đều
được phân loại hệ thống hoá để ghi vào sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp
số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào Sổ cái các tài khoản.
- Hệ thống sổ:

* Sổ kế toán sử dụng: bao gồm các nhật ký - chứng từ, các bảng kê, bảng
phân bổ, sổ, thẻ kế toán chi tiết và Sổ cái.
* Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Giống như các hình thức trên tuy nhiên các doanh
nghiệp bắt buộc phải mở các sổ chi tiết sau:
+ Sổ theo dõi thanh toán;
+ Sổ chi tiết tiêu thụ;
+ Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán;
+ Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực
tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, quý khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng
hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực
tiếp vào Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ,
bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
- Phương pháp ghi theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê
Sổ c ái
Nhật ký chứng từ
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
(1)
(1)
(1)
(2)

(2)
(4)
(5)
(5)
(3)
(5)
(3)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Ghi quan hệ đối chiếu.
- Ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được
việc ghi sổ kế toán trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường
xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập
báo cáo kế toán.
- Nhược điểm: mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán
bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thuận lợi cho việc cơ giới
hoá công tác kế toán.
- Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ
nhiều, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên,
nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao.
2.5. Kế toán trên máy vi tính:
- Đặc điểm: Công việc kế toán được thực hiện cơ bản theo một chương trình
phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm được thiết kế theo một trong bốn
hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm
kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ
sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Trong quá trình kế toán trên máy vi tính, các bộ phận có chức năng riêng
biệt trong bộ máy kế toán: Bộ phận thu nhập chứng từ và phân tích dữ liệu theo
chương trình đã được cài đặt; bộ phận quản trị cơ sở dữ liệu (tạo cơ sở dữ liệu -