THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ NHIỆT VÀ ĐIỆN LẠNH BÁCH KHO HÀ NỘI

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TỐN NGUN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CƠ NHIỆT VÀ ĐIỆN LẠNH BÁCH KHO HÀ NỘI
(POLYCO).
II.1- ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY POLYCO.
II.1.1- Q trình hình thành và phát triển.
Cơng ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (POLYTECHNICAL,
MECHANICAL, THERMAL, ELECTRICAL AND REFRIGERATION
ENGINEERING CO.,LTD) là một công ty TNHH thành lập năm 1995 theo giấy
phép thành lập số 1823/GPUP do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 5/5/
1995.Công ty hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 054705 do Uỷ ban kế
hoạch Thành phố cấp ngày 14/5/1998.
- Tên gọi chính thức: Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội.
- Tên giao dịch: POLYCO.
- Giám đốc: TS. Đinh Văn Thuận.
- Trụ sở chính: 767- đường Giải Phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội.
- Mã số thuế: 0100520122-1
- Tài khoản: 431101000218- sở giao dịch I- Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát
triển Nông thôn.
- Điện thoại: (04).8641540
- Fax: (04).8643779.
Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là 550 triệu, sau một năm hoạt
động số vốn đó đã là 1 tỷ đồng và 6 tháng sau là 3 tỷ, cho tới hiên nay thì số vốn
điều lệ đã lên tới 15 tỷ đồng. Qua hơn 7 năm hoạt động công ty càng ngày càng lớn
mạnh trong lĩnh vực cơ khí. Từ chỗ cơng ty chi có vài chục công nhân đến nay số
lao động đã là 300 tới 400 công nhân tuỳ từng thời kỳ. Năm 2000 công ty đạt giải
nhất giải thưởng “ Sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam”


( VIFOTECH 2000) và được đánh giá là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh
vực thiết kế, chế tạo, lắp đặt các thiết bị nhiệt lạnh, và các thiết bị thực phẩm trong

các nhà máy bia, nhà máy sữa...
♦ Các lĩnh vực hoạt động của công ty.
Công ty cơ nhiệt và điện lạnh Bách khoa Hà Nội ( Polyco) là công ty chuyên
thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, tư vấn kỹ thuật và chuyển giao công nghệ thuộc
các lĩnh vực chuyên ngành sau:
- Thiết bị áp lực: thiết kế, chế tạo và lắp đặt các thiết bị áp lực, các bình tách dầu,
tách lỏng, bình chứa ga, bình chứa khí nén, các tank lên men bia, bồn chứa, các thiết
bị trao đổi nhiệt...
- Lò hơi: Thiết kế, chế tạo và lắp đặt các lò hơi đốt dầu tự động, lị hơi đốt than có
cơng xuất nhỏ vừa và lớn.
- Điện lạnh: Thiết kế, chế tạo và cung cấp, lắp đặt các hệ thống lạnh có cơng suất
đến hàng triệu Kcal/ h cho các nhà máy bia, nhà máy sữa, hệ thống cấp đông nhanh và
các nhà máy sản xuất nước đá.
- Thiết bị chế biến thực phẩm: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt tồn bộ và dây
chuyển giao cơng nghệ ( theo phương thức chìa khố trao tay) cho các nhà máy bia,
cồn, rượu, sữa, hoa quả, chế biến thực phẩm.
- Điều hoà khơng khí: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hồ
khơng khí và thơng gió cho các nhà hàng, khách sạn, nhà cao tầng hiện đại, hội trường
và các nhà máy xí nghiệp.
- Điện, đo lường và tự động hoá: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ
thống điện, đo lường và tự động hố (thơng qua máy tính hệ PLC) cho các hệ thống lị
hơi, máy lạnh, điều hồ khơng khí cho các nhà máy bia, rượu, hoa quả, chế biến thực
phẩm.
- Các lĩnh vực khác: Thiết kế và lắp đặt các hệ thống xử lý nước, xử lý nước thải,
hệ thống khí nén, hệ thống thu hồi CO2 và hệ thống chiết chai.


♦ Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ các lĩnh vực hoạt động trên ta cũng có thể nhận thấy đặc điểm sản xuất
kinh doanh của công ty Polyco. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các tank lên

men , tank chứa và xử lý nước...Một mặt, công ty cung cấp các sản phẩm này trên
thị trường, mặt khác trực tiếp lắp đặt cho khách hàng và mục tiêu chính của cơng
ty là lắp đặt cho khách hàng. Việc lắp đặt cho khách hàng thông qua hợp đồng giữa
khách hàng và công ty. Đối với những hợp đồng nhỏ thì cơng ty có thể đạt được
thơng qua thoả thuận, đơn đặt hàng. Nhưng đối với những công trình lớn thì cơng
ty phải tham gia các cuộc đấu thầu.Trong 3 năm trở lại đây trung bình mỗi năm
cơng ty ký được trên 60 hợp đồng, hợp đồng thấp nhất là 10 triệu và cao nhất hiện
nay là 1.5 tỷ đồng, thời gian hồn thành một cơng trình là từ 2 tháng tới 16 tháng.
♦ Thị trường của công ty.
Tính đến nay thị trường của cơng ty Polyco đã mở rộng ra khắp cả nước từ Hà
Nội tới TP. Hồ Chí Minh. Ngồi phân xưởng sản xuất chính tại Hà Nội – Polyco
cịn có 6 chi nhánh và đại diện ở một số tỉnh dọc theo chiều dài của đất nước để
tiện cho việc phục vụ khách hàng, mỗi chi nhánh này đều có giám đốc riêng và
hạch tốn một cách độc lập. Tại Hà Nội xưởng sản xuất đặt tại khu công nghiệp
Vĩnh Tuy – quận Hai Bà Trưng, trụ sở giao dịch: 767 đường Giải Phóng- quận Hai
Bà Trưng-TP Hà Nội.
Sau đây là một số công ty đã đang là khách hàng của Polyco.
- Công ty bia Quy Nhơn.
- Công ty đường Quảng Ngãi.
- Công ty bia và nước giải khát Quảng Ninh.
- Công ty bia ong Thái Bình .
- Cơng ty sữa Việt Nam (VINAMILK)
- Cơng ty công nghiệp thực phẩm Nam Định
- Công ty rượu bia Việt Trì - (Bia VIGER)


- Công ty bia Đông Hà - Quảng Trị.
- Công ty bia Hải Phịng.
- Cơng ty thực phẩm cơng nghiệp Hà Đông.
- Công ty cổ phần bia Nghệ An.

- Công ty bia Hồ Bình
- Nhà máy rượu Sake Huế.
- Nhà máy bia Hà Thành – Cơng ty POLYCO
-

...

Tình hình hoạt động của công ty POLYCO được thể hiện qua một số chỉ tiêu
sau: ( Trích tài liệu Báo cáo KQHĐKD năm 2002 của công ty POLYCO)
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu

Số tiền

Tổng doanh thu

45.875.594.723

1. Doanh thu thuần

45.875.594.723

2. Giá vốn hàng bán

45.435.424.109

3. Lợi nhuận gộp
4. Chi phí quản lý doanh nghiệp
5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
6. Thu nhập từ hoạt động tài chính

440.170.614
21.892.000
418.278.644
31.176.380

7. Tổng lợi nhuận trước thuế

449.454.994

8. Thuế thu nhập doanh nghiệp

112.363.749

9. Lợi nhuận sau thuế

337.091.245

II.1.2- Cơ cấu tổ chức của công ty POLYCO.
Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách Khoa Hà Nội là công ty TNHH, bộ máy
của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Nhiệm vụ quản lý


được chia theo các đơn vị riêng biệt, cho phép một chức năng tận dụng được nhiều
tài năng quản lý của mỗi đơn vị, giảm bớt công việc cho lãnh đạo công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty với quyền cao nhất là Giám đốc TS. Đinh Văn
Thuận. Tiếp dưới là 6 phòng ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức
năng riêng. Các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kinh tế
kĩ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch sản xuất, thực hiện nghiêm túc
chỉ thị mệnh lệnh của ban giám đốc và có những chủ trương, biện pháp để tháo gỡ

khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong kinh
doanh cho công ty.
Sơ đồ2.1
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà nội
(POLYCO)
Giám đốc POLYCO

Phòng kế tốn
Phịng X -Phịng tổ chức hành chính kỹ Phịng kế hoạch vật tư sản xuất
N khâu
Phòng
thuật
Xưởng

*Chức năng của các phòng ban:
- Chức năng của giám đốc : Giám đốc là người điều hành cao nhất, chịu trách
nhiệm chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chế
độ, chính sách pháp luật của Nhà nước và đảm bảo mục đích của cơng ty.
- Chức năng của phịng kế tốn: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện cơng tác kế
tốn thống kê, kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài chính của cơng ty, có trách nhiệm


quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản và sử dụng vốn có hiệu quả, thanh tốn các hợp
đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời tiến hành kế
toán giá thành sản phẩm, doanh thu của công ty, cung cấp số liệu cho việc điều
hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài chính làm bào cáp quyết tốn hàng
năm, quyết tốn hàng năm với các cấp.
- Chức năng phịng kỹ thuật: Có chức năng thiết kế mẫu, kích cỡ của sản
phẩm và cách lắp đặt đối với mỗi cơng trình. Tiến hành kiểm tra chất lượng sản
phẩm được sản xuất, phân loại sản phẩm theo cấp bậc chất lượng, tiến hành kiểm

tra máy móc định kỳ , đánh giá hệ thống thiết bị của cơng ty.
- Chức năng của phịng tổ chức hành chính: Tiến hành các cơng tàc về quản
trị doanh nghiệp, tính tốn và xác định các vấn đề trong nội bộ của công ty, phục
vụ cho việc quản lý bên trong công ty như theo dõi công việc thực hiện nội quy,
chế độ của công ty, lập kế hoạch tổ chức đào tạo nâng bậc tuyển dụng lao động,
giải quyết chế độ nghỉ đối với người lao động, theo dõi bố trí đội ngũ lao động
trong cơng ty, bảo đảm sử dụng đội ngũ lao động hiện có.
- Chức năng của phòng kế hoạch vật tư: Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu
theo yêu cầu của sản xuất; tìm giải pháp tiếp cận thị trường, tiêu thụ sản phẩm;
quản lý các chi nhánh tiêu thụ; theo dõi tình hình sử dụng vật tư.
II.2- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY.
II.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn.
Do đặc điểm cơng ty có nhiều chi nhánh được đặt tại các địa bàn khác nhau
nên công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hệ thống tập trung. Các chi nhánh của
công ty được tiến hành hạch tốn độc lập tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở
đơn vị mình. Định kỳ cuối năm, lập báo cào tài chính gửi về phịng kế tốn cơng
ty để kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính tồn doanh nghiệp.


Phịng kế tốn của cơng ty có chức năng giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện
cơng tác kế tốn thống kê, kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài chính của cơng ty, có
trách nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản và sử dụng vốn có hiệu quả, thanh
tốn các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời
tiến hành kế toán giá thành sản phẩm, doanh thu của công ty, cung cầo số liệu cho
việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài chính làm báo cáo quyết
tốn hàng năm với các cấp.
Sơ đồ 2.2.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng

Kế toán tài sản bằng tiền

Kế tốnngun, vật liệu

Kế tốn tiền lương

Phịng kế tốn hiện nay có 4 người, đều có trình độ đại học, có trình độ, chun
mơn, với những nhiệm vụ khác nhau.
+ Vai trị của kế tốn trưởng: Theo dõi và giải quyết các vấn đề hàng ngày
phát sinh trong công ty, ký duyệt các giấy tờ thuộc phạm vi quyền hạn. Kế tốn
trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu sổ sách kế toán từ khâu ghi chép
ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, xem xét kiểm tra, tổng hợp
các báo cáo kế toán, bảng tổng hợp, bảng kê, báo cáo tài chính.
+ Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng
quỹ tiên mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi sự tăng giảm của tiền. Mở sổ quỹ theo
dõi thu chi tiền mặt. Hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân


hàng với sổ ngân hàng. Đồng thời theo dõi sự biến động tăng giảm TSCĐ, tổ chức
tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Kế toán tiền lương: Căn cứ vào bảng chấm cơng hàng ngày kế tốn lập
bảng tổng hợp lương thanh tốn cho các đội thi cơng, các phịng ban chức năng.
Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình thanh tốn cơng nợ với các nhà cung cấp,
khách hàng.
+ Kế toán vật liệu, thành phẩm tiêu thụ: Trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất
kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính, vào sổ chi
tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, lập bảng phân bổ vật liệu, cơng cụ
dụng cụ. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm. Hàng tháng, tính ra số
thuế phải nộp Nhà nước, số thuế được khấu trừ, xác định số thuế đã nộp và còn
phải nộp.

II.2.2. Tổ chức cơng tác kế tốn.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, chế độ hiện hành của Nhà nước mà
công tác kế tốn của cơng ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội có những
đặc điểm sau:
+ Hệ thống tài khoản công ty áp dụng : Là hệ thống tài khoản kế tốn thống
nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1177/TC/CĐKT ngày
23/12/1996.
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm. Các báo cáo tài chính cơng ty lập sau mỗi niên độ kế toán gồm:Báo cáo kế
quả kinh doanh; Bảng cân đối kế toán; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh
nghiệp, thuế GTGT; tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập.
+ Hệ thống chứng từ kế toán: được lập theo mẫu quy định của bộ tài chính từ
phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do cơng ty có nhiều loại hàng hố
khác nhau với các loại vật liệu khác nhau, chi phí vật liệu cho sản phẩm là khác


nhau, nên cần có những thơng tin chính xác, kịp thời. Vì vậy cơng ty áp dụng
phương pháp hạch tốn kiểm kê thường xuyên (KKTX)đối với hàng tồn kho. Và
phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành theo phương pháp thẻ song
song.
+ Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Xác định giá thực tế xuất kho theo giá đích danh, giá vốn hàng bán là giá trị
thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong q trình sản xuất tính vào giá thành sản
phẩm.
+ Đơn vị tiền tệ được sử dụng ghi sổ là Việt Nam đồng(VNĐ). Nếu có nghiệp
vụ liên quan đến ngoại tệ thì được quy đổi VNĐ theo tỷ giá ngân hàng cơng bố tại
thời điểm hạch tốn.
+ Hệ thống sổ kế toán: Với sự trợ giúp của máy vi tính, cơng ty áp dụng hình
thức ghi sổ Nhật ký chung.

Trình tự ghi sổ:


Sơ đồ2.3.
Hạch tốn VL tại cơng ty POLYCO

Chứng từ nhập xuất kho VL, hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển

Sổ chi tiết VL

Nhật ký chung

Thẻ kho

Sổ cái TK152

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL

Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất
kho, hoá đơn vận chuyển ...kế tốn nhập số liệu vào máy vi tính. Máy tính sẽ tiến
hành vào Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152.
Đối với nghiệp vụ mua hàng chưa trả tiền người bán thì ngồi việc phản ánh
vào Nhật ký chung đồng thời kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phải trả người bán để
theo dõi các khoản thanh toán với người bán .

Sau khi ghi vào các Nhật ký, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, cuối
thángđối chiếu với số liệu trên thẻ kho.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký lấy số liệu ghi vào sổ cái
TK152 (sau khi nhờ máy loại trừ một số nghiệp vụ ghi trùng lặp). Đơng thời kế
tốn vật liệu đối chiếu số trên sổ cái TK152 với Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
vật liệu, làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kế toán.
II.3- TÌNH HÌNH CHUNG VỀ VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY POLYCO.
II.3.1.Đặc điểm vật liệu của công ty POLYCO
Công ty POLYCO co quy mơ sản xuất trung bình, sản phẩm là các bình chứa
bằng tơn, inox với kết cấu phức tạp và nhiều kích thước khác nhau địi hỏi nhiều bộ
phận lắp ráp. Điều đó cho thấy vật liệu được dùng cũng rất đa dạng, phong phú về
chủng loại.Thực tế đó địi hỏi công ty càng cần cấp thiết tổ chức công tác quản lý,
hạch tốn q trình thu mua, vận chuyển vật liệu, bảo quản, sử dụng vật liệu hợp
lý. Việc này cịn tạo điều kiện tiết kiệm chi phí vật liệu, giảm thiểu hao hụt, hạ giá
thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, tạo ưu thế trong cạnh tranh thu hút khách
hàng. Đồng thời cũng đảm bảo nhịp độ sản xuất đều đặn theo kế hoạch.
Với một khối lượng nguyên, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại
khác nhau, mỗi loại có vai trị, cơng dụng khác nhau, muốn quản lý tốt được vật
liệu và hạch tốn chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên, vật liệu
một cách khoa học và hợp lý.ở công ty POLYCO hiện nay tồn bộ ngun, vật liệu
sử dụng trong cơng ty được chia thành 10 nhóm:
- Kim loại: tơn, thép, nhôm, gang...
- Vật liệu phụ: sơn chông gỉ, dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay thế...
- Dây đai, động cơ các loại.
- Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện...
- Nhiên liệu:khí argon, oxy...

- Dụng cụ cắt gọt: doa tay, doa máy, dao, dũa, mũi khoan các loại....
- Quy chế: bulông, đai ốc, vành đệm....
- Hố chất, dụng cụ hố chất:
- Vịng bi các loại.
- Các vật liệu khác: khoá, BHLĐ dụng cụ sản xuất...
Để phục vụ quản lý và hạch toán chi tiết thì trong từng loại lại được chia chi
tiết hơn theo từng nhóm vật liệu khác nhau.
VD: Trong nhóm kim loại có vật liệu tơn. Trong tơn lai được chia ra tơn cuộn,
tơn cây (trịn, dẹt, vng...).Tuy nhiên cơng ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán
chung cho tất cả các loại vật liệu.
II.3.2. Công tác quản lý vật liệu ở cơng ty POLYCO.
Vật liệu chiếm một vai trị quan trọng trong q trình sản xuất kinh doanh của
cơng ty. Tỷ trọng chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm khoảng 65% 75% nên sự biến động của vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Quản
lý có hiệu quả là một biện pháp để kiểm sốt được chi phí, nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lưu động cho cơng ty, duy trì sản xuất một cách liên tục. Tại công ty
POLYCO, công tác quản lý được tiến hành ngay từ khâu thu mua.
Kế hoạch thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư lập dựa trên cơ sở kế
hoạch sản xuất, đồng thời căn cứ vào định mức tiêu hao của từng sản phẩm, khả
năng sản xuất của công ty, khả năng đáp ứng để xây dựng kế hoạch thu mua vật tư
phục vụ kịp thời cho sản xuất .
Vật tư phục vụ cho q trình sản xuất của cơng ty đa dạng và nguồn cung cấp
cũng rất đa dạng trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Vật tư của công ty được
cung cấp từ thị trường trong nước và nhập khẩu từ nước ngồi. Hiện nay có nhiều
đơn vị trong nước cung cấp vật liệu cho công ty như:
+ Công ty TM & Bao bì Hà Nội.


+ Công tyTNHH Gia An.
+ Công ty TNHH Phúc An.
+ Công ty Phát triển dịch vụ kỹ thuật.

+ Công ty TM Việt Anh.
+ Cơng ty cổ phần khí cơng nghiệp.
+ Cửa hàng Trần Thế Liên.
+ Nhà máy chế tạo điện cơ.
+ Cơng ty cơ khí An Ngãi
+ Cơng ty TNHH Hoà Phát
+ Cửa hàng Quỳnh Hoa
...
Đối với thị trường nước ngồi hiện nay cơng ty thường nhập khẩu vật liêu của
các nước : Đức, Nga, Nhật, Úc, Singapo, Thái lan...
Với nhứng khách hàng thường xun có kí hợp đồng mua bán, công ty chủ
yếu áp dụng phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả
tiền ngay.
Theo quy định của công ty, khi mua nguyên vật liệu u cầu phải có hố đơn
đỏ do Bộ tài chính phát hành kèm theo trong ít trường hợp mua của cá nhân khơng
có hố đơn thì người bán phải có giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số
lượng, đơn giá, thành tiền...
Với vật liệu mua trong nước: tuỳ theo yêu cầu mà vật liệu được chuyển thẳng
đến cơng trình hay nhập kho cơng ty.
Với vật liệu nhập từ nước ngồi: hầu hết được nhập kho của cơng ty trước khi
đưa vào sản xuất hay chuyển tới công trình .Sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất
lượng, quy cách, mẫu mã, vật liệu được nhập kho. Căn cứ vào kế hoạch , hợp đồng
của khách hàng và nhu cầu của từng đội thi cơng kế tốn tiến hành chuyển vật liệu.
Những vật liệu này phải chịu thuế nhập khẩu.


Khâu tổ chức kho tàng bảo quản vật liệu cũng là một khâu quan trọng trong
công tác quản lý vật tư. Việc bảo quản không tiến hành khoa học, cẩn thận sẽ dẫn
đến tình trạng mất mát, hao hụt, kém phẩm chất. Điều đó ảnh hưởng tới q trình
sản xuất và chất lượng sản phẩm. Kho của công ty được thiết kế cùng với xưởng

sản xuất, kho được trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết như máy tính, cân,
thước...
Trên cơ sở nghiên cứu, tính tốn mức tiêu hao từng loại vật liệu, phịng kỹ
thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng sản phẩm dựa
trên cơ sở định mức kinh tế hoặc khoán vật liệu cho từng bộ phận sản xuất quản lý
tránh lãng phí.
Nói đến cơng tác quản lý khơng thể khơng nói đến vai trị của thủ kho. Bởi
thủ kho ngồi trách nhiệm quản lý và bảo quản nguyên, vật liệu có trong kho, cịn
phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình biến động ( nhập,
xuất) của từng loại vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi vào thẻ
kho, khi hết báo cho phòng kế hoạch vật tư. Trong điều kiện nào đó, thủ kho cịn
có trách nhiệm phát hiện các trường hợp vật liệu tồn đọng lâu ngày trong kho gây
ra tình trạng ứ đọng vốn của cơng ty. Trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng
vật liệu khi kiểm kê mà có thể bị mất hoặc thất lạc, thì phải chịu bồi thường vật
chất tuỳ thuộc mức độ.
Đối với công nhân:
+ Khi nhận chi tiết thành phẩm hoặc bán thành phẩm để lắp ráp hoặc gia công
sửa chữa ...phải kiểm tra sơ bộ số lượng, quy cách ...(nứt, vỡ, không đạt yêu cầu kỹ
thuật ). Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất
mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm.
+ Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca làm việc không để
chi tiết bừa bãi mà phải xếp gọn lại hoặc gửi lại kho


II.3.3. Đánh giá vật liệu.
 Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Vật liệu của công ty được cung cấp chủ yếu bằng nguồn mua ngoài, giá thực
tế vật liệu mua ngồi được xác định:
Giá thực tế
Giá mua

Chi phí
Thuế nhập khẩu
=
+
+
vật liệu nhập kho
trên hố đơn
Thu mua
(nếu có)
Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển( th ngồi), chi phí bốc dỡ, thuê
kho bãi, bảo quản....
Đối với vật liệu thuê ngồi gia cơng chế biến:
Giá thực tế
VL nhập kho

Giá xuất
kho

=

+

Chi phí
gia cơng

+

Chi phí
vân chuyển...

Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế là giá ước tính theo giá thị trường.
 Giá thực tế vật liệu xuất kho.
Hiện nay công ty đang sử dụng giá đích danh để xác định giá vật liệu xuất
kho.
Trị giá thực tế
VL xuất kho

=

đơn giá thực tế
VL nhập kho

X

Số lượng VL
xuất kho

Ví dụ 1:
Trong tháng 3/2003, có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu như sau:
1/3: Tồn đầu tháng : sắt U100x6 SL 15 cây; đơn giá: 249542đ/cây
3/3: Nhập sắt của công ty TNHH Trung Dũng:
sắt U 80 x 6 SL:35 cây; Đơn giá:196190đ/cây
U 63x63 SL: 8 cây; Đơn giá: 160000đ/cây
U 80x80 SL : 5 cây; Đơn giá: 271429đ/cây
5/3: Xuất vào sản xuất cơng trình Nghệ An
U80x6 : 20 cây
U100x6: 7 cây


U80x80: 3 cây

GT thực tế vật liệu xuất kho = 20*196.190 + 7*249.542 +3*271.429 = 6.484.881
II.4- KẾ TOÁN THU MUA VÀ NHẬP KHO VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
POLYCO
II.4.1.Thủ tục thu mua và nhập kho.
Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau và tiến hành thu mua từ nhiều
nguồn khác nhau trên thị trường trong và ngoài nước. Quá trình thu mua nhập kho
vật liệu ở cơng ty POLYCO như sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, các đội thi công lập
phiếu yêu cầu nhập vật liệu phục vụ sản xuất. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế
hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liêu.
Bộ phận cung ứng (thuộc phòng kế hoạch vật tư) tiến hành nghiên cứu thị
trường, tìm kiếm nhà cung cấp, chất lượng , giá cả, tham khảo giá từ đó đưa ra
quyết định chọn nhà cung cấp tối đa. Sau khi có nhà cung cấp và được sự phê
chuẩn của kế tốn trưởng và trưởng phịng kế hoạch, bộ phận cung ứng tiến hành
công tác thu mua.
Theo quy định của cơng ty thì khi mua hàng cán bộ thu mua phải có hố đơn
mua hàng và hố đơn mua hàng của công ty như sau:


Mẫu số:01/GTKT- 3LL.

HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày:1 tháng 3 năm 2003.
Kí hiệu: MA-2003
Số: 017603
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lê Thị Sanh.
Địa chỉ: Số 141- Trương Định- Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Điện thoại: : (04).6240856
Họ tên người mua hàng: Anh Tiệu

Đơn vị : Công ty POLYCO
Địa chỉ: 767đường Giải phóng – Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Số tài khoản: 431101000218
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt.
MST: 0100520122-1
ST

Tên hàng hóa,

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

T
A
1

Dịch vụ
B
Tale 2 ly đen

C
Tấm

5

2
1x2
218.250 1.091.250

2

Tale 3 ly đen

Tấm

3

320.100 960.300

3

Tale 4 ly đen

Tấm

4

160.050 640.200

4
Tale 1 ly đen
Tấm
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 10%
Tổng tiền thanh toán:

4

92.150

Tổng số tiền viết bằng chữ:

năm đồng
Người mua hàng.
(Đã kí)

1

Thành tiền

368.600
3.060.350
306.035
3.366.385

Ba triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn ba trăm tám

Kế tốn trưởng
Đã kí)

Thủ trưởng đơn vị
(Đã kí)


Đối với vật liệu có tính phức tạp, địi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt về các thơng
số kỹ thuật thì khi có giấy báo nhận hàng, phịng kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm
vật liệu trước khi nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách và lập
biên bản kiêm nghiệm vật tư;
Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản
kiểm nghiệm vật tư ( nếu có), bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho , thành 3 liên.
sau khi người phụ trách cung ứng kí tên và chuyển xuống kho để làm căn cứ kiểm
nhận vật tư.

Đơn vị: Công ty POLYCO.
Bộ phận: xưởng VĩnhTuy.
Mẫu số 01-VT

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 2 tháng 3 năm 2003.
Số: 128
Nợ: 152
Có:111
Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu
Theo chứng từ số 017603 ngày 1 tháng 3 năm2003.
Nhập tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO.
Stt
A
1

Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư SP
B
Tale 2 ly đen

Mã
số

2

Tale 3 ly đen

Tấm

3

3

320.10

960.300

3

Tale 4 ly đen

Tấm

4

4

160.05

640.200

4

Tale 1 ly đen
Cộng

Tấm

4

4

92.150

368.600
3.060.350

C

ĐV
tính
D
Tấm

Số lượng
Theo
Thực
chứng từ
nhập
1
2
5
5

Đơn
giá

Thành tiền

3
4 =(3)x(2)
218.25 1.091.250

Nhập, ngày 2 tháng 3 năm 2003.
Phụ trách cung tiêu
(Đã kí)

Người giao hàng
(Đã kí)

Thủ kho
(Đã kí)


Đơn vị: Công ty POLYCO.
Bộ phận: xưởng VĩnhTuy.
Mẫu số 01-VT

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 3 tháng 3 năm 2003.
Số: 210
Nợ: 152
Có:331
Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu
Theo chứng từ số 017613 ngày 3 tháng 3 năm2003.
Nhập tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Cơng ty POLYCO.
Stt

A
1

Tên, quy cách,
phẩm chất, vật tư
SP, hàng hố
B
Sắt U80x6

Mã
số

ĐV
tính

C

D
Cây

Số lượng
Theo
Thực
chứng từ nhập
1
2
10
10

2

Sắt V5x6

Cây

2

2

93.120

186.240

3

Sắt U100x6

Cây

2

2

254.14

508.280

4

Sắt V63x6

Cây

3

3

162.96

488.880

5

SắtU140x6

Cây

2

2

430.68

861.360

Cộng
Phụ trách cung tiêu
(Đã kí)

Đơn

giá

Thành
tiền

3
4=3x2
199.82 1.198.920

3.243.680
Nhập, ngày 3 tháng 3 năm 2003
Người giao hàng
(Đã kí)

Thủ kho
(Đã kí)

Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư
nhập kho, ghi sổ thực nhập vào phiếu và người giao hàng cùng ký vào từng liên.
Nếu khi kiểm nhận vật tư thủ kho phát hiện thừa hay thiếu, không đúng quy cách


thì thủ kho cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho người phụ trách
cung ứng biết để xử lý.
Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho vật liệu, thủ kho giao liên 1 và hoá đơn cho
người giao hàng để làm thủ tục thanh toán. Liên 2 giữ lại ghi thẻ kho và sau đó
chuyển lên phịng kế toán ghi sổ kế toán. Liên 3 gửi về phòng kế hoạch vật tư.
Chỉ tiêu số lượng và chất lượng được theo dõi cả trên phiếu nhập kho và sổ
chi tiết để tiện cho việc quản lý và hạch tốn chi phí.
II.4.2. Hạch tốn chi tiết nhập kho vật liệu.

Sau khi thủ tục nhập kho hoàn thành:
Tại kho: Hàng ngày khi tiếp nhận các chứng từ đã đầy đủ chữ ký phản ánh số
thực nhập của vật liệu, thủ kho tiến hành phân loại từng thứ , từng loại vật liệu và
ghi số lượng thực tế vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho.
Tại phịng kế tốn; Định kỳ 10 ngày, thủ kho sau khi xem xét, phân loại cho
từng chứng từ theo thứ tự, chuyển lên phịng kế tốn để ghi sổ. Kế toán tiến hành
định khoản ngay trên phiếu nhập kho để tiện cho cơng tác hạch tốn sau này. cột
thành tiền được kế toán ghi theo giá ghi trên hoá đơn.
Kế tốn tiếp nhận các chứng từ và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng
từ và nhập số liệu của các phiếu nhập kho vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ chi tiết vật liệu với
thẻ kho của thủ kho. Trong trường hợp co sai lệch, kế toán và thủ kho cùng kiểm
tra và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo theo dõi và ghi chép chính xác tình hình tăng
giảm của vật liệu.
II.4.3.Hạch tốn tổng hợp nhập kho vật liệu
Như đã trình bày ở trên , vật liệu của công ty POLYCO hiện nay rất đa dạng
về chủng loại và được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau trên thị trường.

Vì

thế, phần hành kế tồn thanh tốn với người bán chỉ độc lập tương đối với phần


hành kế toán vật liệu. Kế toán thanh toán và kế toán vật liệu được tổ chức phối hợp
với nhau nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ, kìp thời tình hình thanh tốn với người
bán cũng như tình hình biến động vật liệu.
Sau khi hoàn thành việc đưa số liệu các chứng từ nhập kho vào máy kế toán
vật liệu chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn cho kế toán thanh toán để theo dõi các
khoản chi cho vật liệu và các khoản phải thanh toán với nhà cung cấp. Việc theo
dõi các khoảnt phải thanh toán, , đã thanh toán với nhà cung cấp, được kế toán theo

dõi trên sổ chi tiết thanh tốn với người bán (TK 331).
Cơng ty POLYCO sử dụng hình thức Nhật ký chung trong đó Nhật ký chung
phản ánh các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên theo trình tự thời gian. Cùng với
việc theo dõi ngun, vật liệu trên TK152 kế tốn cịn phải theo dõi các tài khoản
liên quan. Với những vật liệu mua trả tiền ngay thì kế tốn vào sổ cái TK 111, hoặc
trả tiền qua chuyển khoản thi kế toán theo dõi TK 112, nếu vật liệu mua chưa trả
tiền người bán thì kế tốn theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp,kế toán vật
liệu hạch toán:
BT1:

Nợ TK 152

3.060.350

Nợ TK 133

306.035

Có TK 111
BT2:

3.366.385

Nợ TK 152

3.243.680

Nợ TK133

324.368

CóTK 331

3.568.048

Tại cơng ty POLYCO hiện nay có hai hình thức chủ yếu sau:
+ Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
+ Thanh toán bằng tiền vay.
Ví dụ 2: Ngày 8/3 cơng ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo hoá đơn
số 047978 ngày 21/2 tổng tiền hàng là 177.287.800đ bằng tiền vay ngắn hạn:
100.000.000đ cịn lại thanh tốn bằng chuyển khoản:


Nợ TK 331

177.287.800

Có TK 311

100.000.000

Có TK 112

77.287.800

Với nhứng khoản giảm giá hàng mua công ty được hưởng do mua nhiều,
thanh tốn trước hạn...cơng ty sẽ hạch tốn giảm giá vật liệu nhập kho.
Nợ TK 111, 112

: Người bán trả bằng TM hoặc TGNH

Nợ TK 331

: người bán chấp nhận giảm giá

Có TK 152 : khoản giảm giá được hưởng.
Ví dụ 3: Ngày 8/3 cơng ty thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp và được giảm giá
1%:
Nợ TK 112

1.772.878

Có TK 152

1.772.878

Việc hạch toán này đúng theo quy định của chế độ kế toán, phản ánh đúng giá
trị của vật liệu, tuy nhiên nêu vật liệu đó đã xuất dùng rồi thì sẽ gây cho kế tốn
một số phức tạp trong việc hạch toán, ghi sổ lại.
Đối với những vật liệu cơng ty nhập khẩu từ nước ngồi, cơng ty phải chịu
thuế nhập khẩu. Căn cứ vào giấy thông báo thuế, tờ khai nhập khẩu của cục hải
quan gửi đến, kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ và ghi sổ
theo bút toán:
Nợ TK 152

: Nguyên liệu, vật liệu.

Có TK 3333 : Thuế suất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
II.4.4.Hạch toán xuất kho vật liệu.
II.4.4.1.Thủ tục xuất kho vật liêu.

Tại cơng ty POLYCO có 1 kho quản lý vật liệu đặt kề bên xưởng sản xuất.
Khi xưởng sản xuất có nhu cầu về vật liệu phục vụ sản xuất, thống kê phân xưởng
viết đơn xin lĩnh vật tư, kê khai rõ danh điểm vật liệu cần lĩnh với đầy đủ số lượng,
quy cách, yêu cầu về chất lượng vật liệu( dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất của


phân xưởng), và có sự xác nhận của bên tổ chức sản xuất kèm với phiếu xuất kho
do tổ chức sản xuất lập. Phiếu xuất kho này được lập làm 3 liên trong đó bộ phận
lĩnh vật tư giữ 1 liên, còn lại 2 liên chuyển cho thủ kho để ghi thẻ kho. Khi lĩnh vật
tư người lĩnh phải đem theo phiếu xuất kho xuống kho để thủ kho ghi lại số thực
xuất vào phiếu xuất kho và thẻ kho.
Đơn vị: Công ty POLYCO.
Bộ phận: xưởng VĩnhTuy.
Mẫu số 02-VT

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 2 tháng 3 năm 2003.
Số: 210
Nợ: 154
Có:152
Họ tên người nhận hàng: Anh Tiệu
Lý do xuất kho: làm cơng trình Hệ nấu Nghệ An.
Xuât tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO.
Stt
Tên, nhãn hiệu, quy
MS Đơ
Số lượng
cách, phẩm chất
n Yêu Thực
vật tư, sản phẩm

vị cầu xuất
1
2
3
4

Que hàn KST 308 2ly
Que hàn KST 308 2ly6
Que hàn KST 308 3ly2
Que hàn KST 308 4 ly
Cộng

Kg
kg
kg
kg

60
80
240
300

60
80
240
300

Đơn
giá

Thành
tiền

61.595
57.230
55.775
54.805

3.695.700
4.578.400
13.386.00
16.441.50
38.101.600

Tổng sổ tiền viết bằng chữ:Ba tám triệu một trăm linh một ngàn sáu trăm đồng.
Xuất, ngày 2 tháng 3 năm 2003.
Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu
Người nhận
Thủ kho
sử dụng.
(Đã kí)
(Đã kí)
(Đã kí)
(Đã kí)
Sau 10 ngày, thủ kho thu lại toàn bộ phiếu xuất kho của các bộ phận tính ra
tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu với số ghi trên thẻ kho, rồi kí vào 3 liên. Một liên
người phụ trách vật liệu tại bộ phận sản xuất giữ lại để theo dõi. Một liên gửi ban


tổ chức sản xuất để lưu. Một liên thủ kho giữ ghi thẻ kho rồi chuyển lên phịng kế

tốn.
II.4.4.2. Hạch toán chi tiết vật liệu.
Tại kho: thủ kho thực hiện mở các thẻ kho. Khi nhận chứng từ xuất kho thủ
kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày, thủ kho phải tính
ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. 10 ngày, thủ kho chuyển tồn bộ
chứng từ về phịng kế tốn làm chứng từ ghi sổ. Để đảm bảo chính xác của số vật
liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho. Vật
liệu của công ty nhiều nên công ty không tiến hành kiểm tra thường xuyên mà chỉ
thực hiện kiểm kê vào cí năm
Đơn vị: Cơng ty POLYCO.
Bộ phận: xưởng VĩnhTuy.

Mẫu số 06-VT

THẺ KHO
Ngày lập thẻ:1 tháng 3 năm 2003.
Tờ số:19
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: sắt cây.
Đơn vị tính: Cây
Stt Chứng từ
Diễn giải
SH
NT
1
2
3
4
5
6

013826
090416
017606
017613
017613

Người lập biểu
( Đã kí)

8/3
9/3
10/3
11/3
11/3

Tồn đầu tháng3
Nhập vât tư
Xuất làm CTQ/Ngãi
Nhập vật tư
Nhập vật tư
Xuất vật tư
Cộng P/S tháng3
Tồn tháng 3

Ngày Số lượng
N- X Nhập Xuất
50
45
31
168

249

168
213

Xác
Tồn nhận
20
70
25
56
224
56

56
Ngày 31 tháng 3 năm 2003
Kế tốn trưởng
( Đã kí)


Tại phịng kế tốn: Sau khi nhận được các chứng từ, phiếu xuất kho, kế tốn
tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành định khoản,
ghi sổ. Số liệu của các chứng từ được nhập vào máy tính. Kế tốn chỉ tiến hành
nhập dữ liệu về số lượng xuất từng loại vật liệu máy tính tự động tính ra giá vật
liệu xuất kho theo phương pháp giá thực tế, đồng thời máy tự vào sổ chi tiết vật
liệu. Kế toán căn cứ vào cột đơn giá và thành tiền để ghi vào đơn giá trên phiếu
xuất kho. Sổ được đóng thành quyển. Cuối tháng, kế toán tập hợp tất cả các chứng
từ nhập xuất vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Máy tự động
chuyển số liệu và lập bảng in ra , bảng này là cơ sở để đối chiếu với sổ cái TK152.