HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ
DOANH NGHIỆP FAST
3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả
kinh doanh tại Công ty
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán
khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lí kế toán đa dạng về qui mô, hình thức sở
hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phần mềm kế toán của Việt
Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang
tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lí kế toán đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Được thành lập từ năm 1991, Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp
FAST không ngừng phát triển lớn mạnh cả về kinh nghiệm, kĩ thuật, năng lực
trong kinh doanh và ngày càng khẳng định thương hiệu FAST trên khắp cả nước
và đang vươn ra tầm quốc tế. FAST hiện là công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh
vực phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và quản trị toàn diện
doanh nghiệp. Với mục tiêu chiến lược là xây dựng được một nhóm các khách
hàng thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và
dịch vụ chất lượng cao của FAST. Với sự cố gắng của mình, FAST đã được trên
3.000 khách hàng tín nhiệm là nhà cung cấp phần mềm kế toán và quản trị kinh
doanh cho doanh nghiệp mình. Sản phẩm của FAST đã liên tục được trao tặng 8
huy chương vàng tại các triển lãm tin học quốc tế, 2 giải thưởng công nghệ thông
tin Việt Nam (VAIP) của hội Tin học Việt Nam, đạt giải thưởng Sao Khuê của
Hiệp hội phần mềm Việt Nam.
Để có được những thành công như trên là nhờ sự cố gắng của tất cả các bộ
phận phòng ban và toàn thể nhân viên trong Công ty. Trong đó có sự đóng góp vô
cùng quan trọng của Bộ máy kế toán.
3.1.1. Những ưu điểm
Về phần mềm kế toán sử dụng
Là doanh nghiệp cung cấp phầm mềm kế toán , FAST vô cùng thuận lợi khi sử
dụng chính các sản phẩm của mình phục vụ cho việc quản lí quá trình kinh doanh
của công ty. Kể từ năm 2009, phần mềm được áp dụng kế toán máy cho tất cả các

đơn vị là Fastbook 2.5 thay cho Fast Accouting trước đây.
FastBook được thừa kế hầu hết các tiện ích cũng như các tính năng của Fast
Accouting đã được thị trường tín nhiệm. Đồng thời được tích hợp thêm một số tính
năng mới nhằm mục đích đơn giản hoá các qui trình xử lí dữ liệu nhằm phù hợp
hơn với các hoạt động của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chế độ tài chính, kế toán và thuế: FB cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các qui
định mới nhất của Bộ Tài chính , quyết định 15/2006/QĐ – BTC, quyết định
48/2006/QĐ- BTC.
Quản lí công nợ: FB cho phép quản lí công nợ chi tiết đến từng khách hàng và nhà
cung cấp.
Quản lí số liệu liên năm: FB cho phép quản lí số liệu liên năm. Người sử dụng có
thể lên các báo cáo công nợ, báo cáo liên quan đến các khách hàng, nhà cung cấp,
công trình xây dựng… của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó
mới ghép các báo cáo lại với nhau.
Báo cáo phân tích số liệu của nhiều kì khác nhau: FB cung cấp 1 loạt các báo cáo
phân tích số liệu của nhiều kì hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều
cột. Số liệu của mỗi kì được in ra ở một cột riêng.
Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kì báo cáo là ngày, tuần, tháng, quí, năm và
số lượng kì so sánh là tuỳ ý. Có các báo cáo so sánh giữa các kì kế toán kế tiếp và
cùng kì nhưng so sánh giữa các năm.
Báo cáo nhanh hàng tuần, tháng, quí: FB có chức năng hỗ trợ báo cáo nhanh hàng
tuần, tháng, quí phục vụ hiệu quả cho quản trị nội bộ.
Như vậy với việc sử dụng kế toán máy, công việc kế toán hằng ngày diễn ra nhanh
chóng, thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí.
Hơn nữa, vì FB lại chính là một sản phẩm của công ty,nên có thể dễ dàng xử lí,
khắc phục nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.
Khi có sai sót cần sửa chữa như nhập sai số liệu…kế toán có thể dễ dàng sửa chữa
ngay trên máy tính.
Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại công ty đã được xây dựng dựa trên hệ

thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành và được chi tiết một cách rất cụ thể theo
nhu cầu kinh doanh và quản lí của công ty. Nó được coi là xương sống của toàn bộ
chương trình kế toán. Công ty chi tiết tài khoản một cách hợp lí để theo dõi toàn bộ
hoạt động của Công ty. Các tài khoản được mã hoá một cách vừa đơn giản ,dễ
hiểu, vừa đảm bảo phản ánh chính xác nội dung và bản chất của các tài khoản, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí cũng như việc phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, tập hợp số liệu kế toán:
- Các tài khoản hạch toán chi phí TK 627, TK 641, TK642 được chi tiết rất cụ
thể theo từng khoản mục chi phí và theo yếu tố, được hạch toán theo mã bộ
phận và nhân viên, tạo điều kiện cắt giảm chi phí này, tăng chi phí khác có
hiệu quả cho sản xuất kinh doanh.
- Các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận được theo dõi riêng trên
các tài khoản chi tiết của TK 632(6329), TK 512(51239), TK 911(9119), các
tài khoản chi tiết này cũng được hạch toán theo mã bộ phận.
- Các tài khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ để dễ
dàng theo dõi, quản lí tình hình thanh toán đối với từng khách hàng và nhà
cung cấp.
Về chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty nhìn chung đều đáp ứng
được yêu cầu quản lí và kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ được sử
dụng tuân thủ đúng mẫu hướng dẫn hoặc bắt buộc của Bộ Tài Chính, có đầy đủ
tiêu chí theo qui định như: chữ kí của các bên liên quan, các chỉ tiêu trên chứng từ
được lập và ghi chép đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí và hợp pháp
của chứng từ kế toán.
Ngoài các các chứng từ theo qui định và hướng dẫn của Bộ Tài Chính, Công ty
cũng xây dựng thêm danh mục chứng từ cho phù hợp với tình hình tổ chức và kinh
doanh của mình, như:
• Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ ( 1429)
• Bảng trích chi phí phải trả
• Các bút toán xử lí số dư (write off small balances )

• Các chứng từ phải trả nội bộ ( 336)
• Các chứng từ phải thu nội bộ (136 )
• Các bút toán tăng giảm nguồn vốn, phân bổ lãi lỗ
• Bút toán bù trừ công nợ.
Đến cuối mỗi tháng, các chứng từ phát sinh đều được phân loại và lưu trữ theo
tháng hoặc theo năm một cách cẩn thận, khoa học. Công ty đưa ra nguyên tắc lưu
trữ chứng từ rất cụ thể như sau:
- Chứng từ gốc được phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo từng loại chứng từ:
phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hóa đơn đầu ra, công nợ phải trả,
bảng lương, bảng khấu hao. Mỗi loại ctừ nêu trên được lưu riêng.
- Mỗi loại chứng từ gốc nêu trên được phân tách theo từng tháng. Tùy theo số
lượng phát sinh ở từng chi nhánh và độ lớn của file/kẹp lưu trữ của từng loại
ctừ mà mỗi file/kẹp có thể lưu trữ từng tháng, quý, 6 tháng hay cả năm. Gáy
của file/kẹp phải đề rõ tên loại ctừ và thời gian tháng năm của ctừ.
- Chứng từ sẽ gồm có: chứng từ hạch toán kế toán in từ phần mềm và được ký
theo quy định và kèm theo các ctừ gốc (bản chính hoặc bản phôtô).
- Mỗi tháng sẽ có in bảng kê các ctừ hạch toán của mỗi loại và kẹp vào phía
trên của các tập chứng từ hạch toán + ctừ gốc. Các bảng kê này cũng sẽ
được ký theo quy định.
Về sổ sách kế toán
Việc áp dụng hình thức Nhật kí chung tại Công ty là hoàn toàn phù hợp, vì đây là
Doanh nghiệp vừa, số lượng tài khoản nhiều, yêu cầu quản lí cao và dễ dàng áp
dụng kế toán máy.
Công ty có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng
yêu cầu kế toán theo qui định cũng như phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh
của Công ty. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố theo qui định của chế
độ sổ kế toán. Thực hiện đúng các qui định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa
sổ kế toán theo qui định.
Về hệ thống báo cáo
Liên quan đến các phần hành kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh

doanh , Công ty đều yêu cầu phải lập các báo cáo phản ánh một cách cụ thể và
tổng hợp được tình hình chi phí, doanh thu và kết quả trên nhiều góc độ khác nhau.
Đối với kế toán chi phí, phần mềm kế toán FAST do chính công ty thiết kế và sử
dụng có thể cung cấp các báo cáo chi phí chi tiết theo tiểu khoản, theo khoản mục
phí hay theo từng vụ việc. Đối với kế toán doanh thu cũng có một hệ thống các báo
cáo bán hàng chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ, chi tiết theo hợp đồng, theo
khách hàng, các báo cáo so sánh bán hàng giữa các kỳ khác nhau…
Ngoài ra, để phục vụ cho việc quản trị nội bộ, Công ty còn yêu cầu lập các báo
cáo nhanh hàng tuần, tháng, báo cáo định kì hàng quí.
Báo cáo định kỳ hàng quí
- Báo cáo chi phí theo khoản mục và theo bộ phận
- Báo cáo số dư công nợ phải thu
• Số dư công nợ phải thu của khách hàng
• Số dư công nợ phải thu nội bộ.
- Báo cáo số dư công nợ phải trả
• Số dư công nợ phải trả cho người bán.
• Số dư công nợ phải trả nội bộ.
Báo cáo nhanh hàng tuần, tháng
Đây là báo cáo cho ban giám đốc, các bộ phận lập theo mẫu bộ phận, sau đó post
lên Fast- manager (mạng quản lí nội bộ) theo thời hạn qui định, Kế toán FHO tổng
hợp lại theo mẫu công ty.
Bảng 3.1: Báo cáo nhanh hàng tuần.
Báo cáo nhanh hàng tuần bộ phận Báo cáo nhanh hàng tuần công ty
STT Chỉ tiêu báo cáo STT Chỉ tiêu báo cáo
1 Thu tiền bán hàng 1 Thu tiền bán hàng
2 Giảm trừ 2 Giảm trừ
3 % 3 % giảm trừ
4 Thực thu 4 Thực thu
5 Ký kết 5 % Cty
6 Giảm trừ 6 Ký kết

7 % 7 Giảm trừ
8 Thực ký 8 % giảm trừ
9 Doanh thu 9 Thực ký
10 Giảm trừ 10 % Cty
11 % 11 Doanh thu
12 Doanh thu thực 12 Giảm trừ
13 Số dư TM + NH 13 % giảm trừ
14 Số dư Tiền gửi 14 Doanh thu thực
15 Kì hạn TT 15 % Cty
16 Số dư TM + NH