THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC
I.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.Đặc điểm tổ chức quản lý:
1.1.Quá trình hình thành và phát triển:
Tên công ty: công ty cổ phần Hà Bắc
Địa chỉ : 27 khu ga thị trấn Văn Điển
Công ty cổ phần Hà Bắc tiền thân là một xí nghiệp may do cơ chế thị trường
cùng với sự đòi hỏi ngày càng mở rôngj và nâng cao của nghành may mặc. Để đảm
bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thích ứng với nền kinh tế thị
trường hiện nay. Ngày 26 tháng 10 năm 1998, Tổng giám đốc liên hiệp hội may
mặc đã ký quyết định số 631/QĐ/TCCB cho phép xí nghiệp cổ phần hóa xí nghiệp
may thành công ty cổ phần Hà Bắc. Đến ngày 16/12/1998, Bộ trưởng Bộ công
nghiệp nhẹ phê duyệt phương án cổ phần hoá nhằm mở rộng quy mô sản xuất.
Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày ghi trong quyết định
chuyển thể từ xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc QĐ3404/1998/QĐ-
BCNN ngày 16/12/1998. Ngày 20/6/1998 đại hội đồng cổ đông thành lập và bầu ra
hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Công ty chính thức đi vào thực hiện theo luật
công ty(nay là luật doanh nghiệp) từ 1/1/1999 như quy định tại điều 19 của nghị
định 44/4998/NG-CP. Ngày 20/6/1999 của chính phủ. Trong suốt thời gian qua
mặc dù mới thành lập trong thời gian ngắn, nhưng được sự chỉ đạo trực tiếp của xí
nghiệp. Công ty đã sớm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cũng như các chi
nhánh.
Theo điều lệ quy định, vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 3 tỷ. Trong
đó 40% là tỷ lệ cổ phần nhà nước. 10,6% là tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động
trong công ty, 49,4% là tỷ lệ cổ phần bán cho đối tượng khác.
Trong vòng 4 năm đầu hoạt động mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công
ty luôn cố gắng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời không ngừng củng cố năng
suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ không ngừng cải tiến chất lượng, mẫu
mã sản phẩm của công ty không chỉ tiêu thụ được trong nước mà còn được xuất
khẩu sang Liên Xô và một số nước khác.

Cho đến nay công ty đã có được thị trường ổn định và đã tạo ra được hàng
với nhiều mẫu mã đẹp, mới lạ để xuất khẩu và bán trong thị trường nội địa. Điều
đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trường.
1.2. Chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty:
Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu, vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuất và
tiêu thụ. Công ty đã đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, mang lại cho ngân
sách quốc gia một lượng ngoại tệ không nhỏ nhờ xuất khấu các mặt hàng sản xuất.
Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau:
- Quần áo bò
- Quần áo sơ mi bò mài
- Áo sơ mi cao cấp
- Áo khoác các loại
- Quần áo trẻ em
- Thị trường tiêu thụ sản phẩm:
Sản phẩm của công ty được thiết kế đẹp, hợp kiểu dáng và thị hiếu người
tiêu dùng nên thị trường tiêu thụ của nó rất rộng. Có thể chia ra làm hai khu vực
sau:
+ Thị trường nội địa: Những sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là quần âu, áo sơ mi
cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em, áo Jackét…với kiểu dáng và kích thước phù
hợp nên được người tiêu dùng ưa chuộng. Công ty cũng chú trọng đặt đại lý ở các
nơi trên toàn quốc nhưng chủ yếu là các khu vực thành thị, đông dân cư vì đa số
hàng của công ty đều ở mức trung bình và cao cấp.
+ Thị trường xuất khẩu: sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm một tỷ trọng
khá cao khoảng 40% tổng giá trị sản xuất.
2.Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc :
Công ty cổ phần Hà Bắc đi theo loại hình tổ chức kinh doanh, mua bán
hàng hoá với các đối tác trong nước và nước ngoài. Thực hiện việc nghiên cứu
thị trường, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thương
mại, trực tiếp quản lý các mặt hàng thiết yếu của doanh nghiệp, hướng dẫn, kiểm
tra và quản lý kho đồng thời cùng phòng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng,

giải quyết tồn kho đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu văn phòng công ty cũng
là trung tâm thương mại thực hiện mọi giao dịch của công ty.
- Phòng tài vụ:là phòng quản lý, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế
toán, thống kê của công công ty, phân phối và điều hoà vay vốn để phục vụ sản
xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý kinh tế-tài
chính, quyết toán và phân tích kết qủ kinh doanh, xử lý các tồn đọng ttong sản
xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện kế hạch
thu, vhi tài chính của các đơn vị trực thuộc.
- Phòng tổ chức cán bộ: là nơi quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộ như lưu
chuyển nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, quy định mức lương hợp lý cho
mỗi người, quyết định lựa chọn, sa thải, đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ
đãi ngộ cho nhân viên.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty:
3.1.Tổ chức bộ máy kế toán:
có thế nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công táckts giúp cho ban
giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong tổ chức bộ máy kế toán
công ty gồm năm thành viên:
- Kế toán trưởng: là người phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết
toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những
bấy hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt
quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và của công ty.
- Phó phòng kế toán: là người thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểm tra, xét
duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi
hoạt động của chi nhánh.
- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ thực hiện
đầy đủ quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc cuả
mình.

- Hai kế toán viên còn lại kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định,
chi phí, công cụ dụng cụ, lương, thuế, công nợ nội bộ, mua bán , thống kê.
3.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
Kế toán
TSCĐ v chià
phí công cụ
lao động
Kế toán
các
khoản
tiền, vốn,
Kế toán mua
bán v thà ống
kê
Kế toán theo
dõi các chi
nhánh
Thủ quỹ
Phó phòng kế
toán
Kế toán
trưởng
3.3.Hình thức kế toán vận dụng:
Đối với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình
thức sổ kinh tế kế toán theo hình thức nhật ký chung có thể cho rằng đây là hình
thức kế toán được áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc sử
dụng công tác kế toán bằng máy tại công ty.
3.3.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: để quản lý tốt hạch toán nguyên
vật liệu trong ký kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ
kiểm toán của nhà nướ, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh

doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế toán nhật
ký chung. Hình thức nàyđược áp dụng theo quy định QĐ 1141/TC/CĐKT ngày
1/11/1995 của bộ tài chính theo hình thức này kế toán mở các sổ theo dõi sau:
Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ nguyên vật
liệu kế toán tiến hành mở sổ :
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu
+ Báo cáo sổ phát sinh các tài khoản
+ Bảng kê phát sinh
Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết. Căn
cứ vào các sổ, bản kê kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Công ty áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ số
1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12.
Nguyên tắc đánh giá vật tư, tài sản công ty theo phương pháp đích danh nghĩa là
vật thị trườngư được xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế như thế nào thì xuất
cũng theo giá đó. Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên:
mỗi khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư,
hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư xuất vào các tài
khoản liên quan. Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho.
Giá thực tế
hàng tồn kho
= Nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ - Xuất trong kỳ
-Công ty nốp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷ giá
thực tế dể hạch toán ngoại tệ.
3.3.2.Sơ đồ hình thức nhật ký chung:
Quy trình tổ chức của hình thức này như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi hàng kỳ:
Đối chiếu:

II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC:
1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty:
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
Các báo cáo kế
toán
Bảng cân đối t ià
khoản
Sổ cái
Nhật ký chung
Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán
chi tiết
- Đặc điểm :
Công ty cổ phần Hà Bắc sản xuất hàng may mặc nguồn nguyên vật liệu của
công ty chủ yếu nhập kho theo từng lô hàng, cây hàng.
- Phân loại nguyên vật liệu ở công ty : vật liệu của công ty bao gồm
nhiều loại có nội dung khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức
hạch toán tổng hợp cũng hạch toán chi tiết tới từng loaị, từng thứ nguyên vật liệu
phục vụ cho sản xuất nên kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại
nguyên vật liệu dựa trên nội dungkt và vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật
liệu cụ thể là:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ
sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải, mex…
+ Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên
thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng như chỉ, cúc,
khoá…
+ Nhiên liệu: bao gồm dầu phu, xăng, dầu diezel… dùng để cung cấp cho
đội xe cơ giới vận chuyển hay chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban
đi liên hệ công tác.

+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị
như là vòng bi, mô tơ…
Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty đã
phân loại một cách khoa học và được thể hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu.
2.Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty
2.1.Tổ chức chứng từ:
2.1.1.Khi nhập kho vật liệu:
Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường là do công ty tự thu
mua.
Giá vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vật chuyển, - Thuế nhập
bốc dỡ khẩu( nếu có)
Khi thu mua nguyên vật liệu nhập kho thủ tục chứng từ được tiến hành như
sau:
- Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hoá đơn, và “ bản kê nhận
hàng”( biểu 1) có xác nhận của hai bên. Trong trường hợp nếu phát hiện thừa,
thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê thủ kho sẽ báo cáo cho
phòng kế hoạch đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn
cứ giải quyết với bên cung cấp thủ kho không được tự ý nhập vật liệu nếu chưa có
ý kiến của phòng kế hoạch.
Phòng kế hoạch căn cứ vào “bản kê nhận hàng” có xác nhận của hai bên và
căn cứ vào “ hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vạt liệu “ phiếu nhập kho” (biểu
2), phiếu phập kho được lập thành ba liên:
+ Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch
+ Liên 2: đưa cho kế toán ghi sổ
+ Liên 3: cán bộ cung tiêu( người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh
toán.
BIỂU 1: BẢN KÊ NHẬN HÀNG
Đơn vị bán: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám
Ngày…tháng….năm……
STT Tên hàng

Số lượngHĐ
(m)
Số lượng thực tế
(m)
1
2
3
4
5
Vải ngoài
Vải lót thân phin
Xốp
Vải phối 210T
Lót 190T
1200
120
200
210
200
1200
120
200
210
200
Bên giao hàng
(ký và ghi rõ họ tên)
Bên nhận hàng
(ký và ghi rõ họ tên)
BIỂU 2:
Đơn vị: công ty CPHB

Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển
Số: 40
Nợ: 152
Có: 331
Mẫu số: 01-VTQĐ số:
1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 14 tháng 9 năm 2000
Họ tên người giao hàng: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám
Theo hoá đơn số : 034009 ngày 3/9/2000
Nhập tại kho : công ty
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất, vật tư
(sản phẩm, hàng hoá)
Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo
CT
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1
2

3
4
5
Vải ngoài
Vải lót thân phin
Xốp
Vải phối 210T
Lót 190T
UF340
UF 340
2003
2003
BM2002
m
m
m
m
m
1200
120
200
210
200
1200
120
200
210
200
30.000
10.000

5.000
15.000
12.000
36.000.000
1.200.000
1.000.000
3.150.000
2.400.000
Cộng 43.750.000
Nhập ngày 11 tháng 9 năm 2000
Phụ trách cung tiêu
(hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
2.1.2.Khi xuất vật liệu:
Công ty cổ phần Hà Bắc là một công ty sản xuất may mặc nên nguyên vật
liệu chủ yếu sử dụng cho mục đích cắt may. Giá vật liệu xuất kho được xác định
theo phương pháp nhập trước xuất trước. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như
sau:
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của công ty, phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất
kho( biểu 03) cho phân xưởng yêu cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng lô sản
phẩm nên công ty không sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Nếu vật liệu lĩnh
ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu được lập
thành 3 liên:
- Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch

- Liên 2: chuyển cho kế toán ghi sổ
- Liên 3: giao cho người nhận vật liệu
BIỂU 3:
Đơn vị: công ty CPHB
Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển
Số: 31
Nợ: 621
Có: 152
Mẫu số: 02-VTQĐ
số: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 9 năm 2000
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Huệ…..Địa chỉ: PXSX
Lý do xuất kho : sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho : công ty
ST
T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất, vật
tư ( sp, hàng hoá)
Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực

xuất
A B C D 1 2 3 4
1
2
3
4
Vải ngoài
Vải lót thân phin
Xốp
Vải phối 210T
UF340
UF340
2003
2003
m
m
m
m
1.000
100
100
50
1000
100
100
50
30.000
10.000
5.000
15.000

30.000.000
1.000.000
500.000
750.000
Cộng 32.250.000
Xuất ngày 15 tháng 9 năm 2000
Phụ trách bộ phận sử
dụng
(ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu
(ký, họ tên)
Người nhận hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
2.2.Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc:
Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán thường sử dụng tỷ giá thực
tế để tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho. Ngoài ra trong công tác hạch
toán biến động nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai
thường xuyên để hạch toán cho nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho hay tồn kho
cuối kỳ. Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số tài khoản theo đúng quy định ban hành. Để phản
ánh nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152-NVL tài
khoản này trong công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhằm phản ánh
các nguyên vật liệu nhập kho công ty, xuất kho cho sản xuất, thu hồi phế liệu trong
quá trình thu mua, sản xuất cho từng đối tượng, từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
Công ty tiến hành chi tiết tài khoản 152 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK1521-NVL
chính đó là các nguyên vật liệu chủ yếu để may mặc, TK1521-NVL phụ đó là các

loại NVL tham gia gián tiếp vào quy trình tạo ra sản phẩm.
Cấu trúc: nội dung của TK152 cũng được phản ánh theo đúng kết cấu, nội
dung quy định